Doelen

Contract- en leveranciersmanagement bij de gemeente Enschede

Xxxxxx Xxxxx

Inkoopadviseur gemeente Enschede

Doelen

• Het in beeld brengen (monitoren) van de stand van zaken van gemaakte contractafspraken

• Toetsen of beleidsdoelstellingen zijn behaald

• Bijsturen?

Van beleid naar resultaat

(Gemeentelijk)

beleid

Uitgangspunten-

notitie

Aanbestedings-

proces

Uitvoer

Monitoring

Werkproces contract

• Melding inkoop bij kennispunt inkoop

• Bepalen inkoopprocedure

• Opstellen bestek + concept contract

• Afsluiten contract

• Overdracht contract naar contractbeheer

• Contractmanagement

Belangrijk

• Vooraf bepalen wie straks contractbeheerder wordt

• Betrek contractbeheerder vroegtijdig bij opstellen specificaties (dus ook laten toetsen)

• Betrek leerervaringen uit marktonderzoek en monitoring bij nieuwe afspraken

Kort

Middel

Lang

Partner-

schap

Contract leverancier

Gemeentelijk beleid

Van verplichting tot beleidsinstrument

0 1 2 3 4 5 6 7 jaar

Afsluiten contract

• Gezamenlijke actie van kennispunt en contractbeheerder

• Feestelijke afsluiting?

Overdracht naar contractbeheer

• Contract wordt vastgelegd in Planon en Facilitor

• Contractbeheerder neemt proactief contact op met gecontracteerde

Contractmanagement van

Wmo hulpmiddelen

Het managen van je contract!

Contractmanagement van

Wmo Hulpmiddelen

• Aanbesteding met 6 regio gemeenten

• 2 leveranciers geselecteerd

• Individuele contracten per gemeente

• Implementatie gezamenlijk

• Gezamenlijke contractmonitoring

Werkwijze

• Per gemeente 1 vertegenwoordiger

• Altijd vooroverleg met gemeenten

• Gezamenlijk overleg gecontracteerde

• Hanteren actie- en besluitenlijst

Monitor aspecten

- Contract algemeen

- Vestiging/organisatie

- Werkproces

- Social return

- Producten

- Management informatie

Contracten

• Overgang van oude contract(en) naar nieuwe:

– Bestaande klanten blijven zoveel mogelijk bij zelfde leverancier.

– Nieuwe klanten kunnen kiezen tussen beide leveranciers (zorgloket).

– Zoveel mogelijk alles van 1 merk

Vestiging/organisatie

• 1 centraal depot in de regio

• Uitwisseling hulpmiddelen in de regio

• Digitaal systeem

Werkproces

• Communicatie intern en extern (klant)

• Rekening houden met implementatieperiode

• Afspraak = afspraak

Social return

• Inschakelen WWB/WSW

• Medewerkers van de SW overgenomen

• Proactief bemiddelen tussen vraag en aanbod in de regio

Producten

• Wijzigingen in producten

• Productontwikkeling

• Benchmark tussen gemeenten

Marap/monitoring

• Factuur controle

• Verzamelfacturen

• Rapportage naar 1 centraal punt

De praktijk....

• Overleg 1 keer per kwartaal leverancier

• Tussentijds overleg gemeenten

• Toepassen malus

De resultaten tot nu toe

m.a.w. wat levert monitoring op?

• Eenduidige contractafspraken

• Eenduidigheid in tariefstelling

• Betere producten

• Eenduidige werkinstructies

• Meedenken in beleidsontwikkelingen:

i.v.m. bezuinigingen

Vervolg resultaten

• Hoe meer inkoopvolume hoe meer sturing interne proces bij leverancier

• Nieuwe facturatie systematiek

• Aandacht leidt tot betere relatie met leverancier

• Efficiënter communiceren

Toekomstige ontwikkelingen

• Totaal inzicht leveranciersbestand

• Leveren van maatwerk

• Vaststellen klantsegmenten

Maatwerk in aandacht

Item	Hoog	Xxxxxxxxx	Xxxx
Type opdrachtverlening	Contract	Contract	Opdrachtverlening
Bonus/malus	Ja	Soms	Nee
Management info	Ja	Soms	Nee
Contractmonitoring	6 keer per jaar overleg	4 keer per jaar overleg	2 keer per jaar overleg
Social return	Pro actief	Neutraal	Neutraal

Indeling voor maatwerk

• Leveranciersgericht

• Klantgericht

• Productgericht

• Servicegericht

Vragen?