Algemene voorwaarden VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht
Algemene voorwaarden VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht
RTR Events wordt in de algemene voorwaarden aangeduid met organisator.
RTR Events
Laan Copes van Cattenburch 62 2585 GC Den Haag
De deelnemer aan de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht wordt aangeduid met exposant.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de deelname van exposant aan de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht. Indien de exposant tevens algemene voorwaarden hanteert, zullen deze algemene voorwaarden prevaleren.
1. Inschrijvingsvoorwaarden
a. De exposant bevestigt met het verzenden van de inschrijving te willen deelnemen aan de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht. Met inschrijving geeft de exposant aan op de hoogte te zijn van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden en de deelnamevoorwaarden.
b. Aan de inschrijving kunnen geen rechten worden ontleend. De organisator is gerechtigd de aanvraag, zonder opgaaf van reden en zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn aan de exposant, niet in behandeling te nemen.
c. De exposant dient op het inschrijvingsformulier alle velden in te vullen, de pakket keuze aan te geven en het te exposeren product, dienst of activiteit te omschrijven. De organisator heeft het recht, zonder enige vorm van schadevergoeding verplicht te zijn, producten en diensten die niet op het inschrijfformulier vermeld zijn en die de organisator op grond van de algemene voorwaarden en/of de deelnamevoorwaarden of overige criteria niet toelaatbaar acht, te weigeren en/of van de beurs te verwijderen.
d. Aan deelname wordt geen exclusiviteit verbonden.
2. Behandelingsprocedure aanvraag standruimte
a. De organisator stelt de exposant binnen vier weken op de hoogte van de status van de inschrijving voorzien van volledige informatie. Indien de inschrijving akkoord is, wordt deze omgezet in deelname.
b. In overleg met de exposant is de organisator gerechtigd de door de exposant opgegeven standruimtevoorkeur te wijzigen. De organisator is in geen geval een schadevergoeding verschuldigd aan de exposant.
c. De organisator is gerechtigd de beursplattegrond en hiermee de locatie van de stand van de exposant te wijzigen. Aan verzonden beursplattegronden kunnen door de exposant geen rechten worden ontleend.
d. Na vaststelling van de standruimte is de organisatie in geval van moverende redenen gerechtigd de standruimte te wijzigen dan wel in te trekken. De organisator is in geen geval een schadevergoeding verschuldigd aan de exposant.
e. Zonder schriftelijke toestemming van de organisatie mag de exposant de hem toegewezen stand-, service- of bergruimte voor geen ander doel gebruiken dan waarvoor deze is gehuurd. Onderverhuur van ruimte – al dan niet tegen betaling – is verboden.
f. De exposant draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan de organisator aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de exposant redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan de organisator worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig door de exposant aan de organisator zijn verstrekt, heeft de organisator het recht de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten aan de exposant door te rekenen.
g. De organisator is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat de organisator is uitgegaan van de door de exposant verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheden of onvolledigheid voor de organisator kenbaar behoorden te zijn.
3. Betalingsvoorwaarden
a. Na inschrijving ontvangt de exposant van de organisator een voorloopnota. Het bedrag dient binnen vijf werkdagen na dagtekening te zijn overgemaakt op het rekeningnummer zoals vermeld op de factuur. De voorloopnota is opgebouwd uit de inschrijvingskosten en 25% van de deelnamekosten voor de door de exposant gereserveerde standruimte en,
indien van toepassing, uniforme standbouw.
b. Resterende deelnamekosten dienen binnen 14 kalenderdagen na dagtekening van de factuur te zijn overgemaakt op het rekeningnummer zoals vermeld op de factuur en zal uiterlijk 30 kalenderdagen voor opbouw evenement verzonden worden.
Resterende deelnamekosten zijn opgebouwd uit de kosten voor het door de exposant gereserveerde standruimte/ business point en de kosten voor de door de exposant opgegeven aanvullingen, indien van toepassing, minus de voorloopnota genoemd in 3.a, indien van toepassing.
c. 60 kalenderdagen voor opbouw evenement zal de organisator geen voorloopnota meer verzenden. Exposanten die na deze periode inschrijven, ontvangen alle kosten op een factuur.
d. In alle gevallen dienen de deelnamekosten voorafgaand aan de dag van de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht te zijn overgemaakt.
e. De organisator is gerechtigd reeds vastgestelde standruimte te wijziging of in te trekken indien de exposant niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet. Indien geen beroep wordt gedaan op de annuleringsvoorwaarden, behoudt de organisator aanspraak op volledige vergoeding van deze bedragen.
f. Indien de exposant niet aan zijn betalingsverplichting voldoet, zal de organisator een incassobureau met de verdere invordering belasten. Alle (buiten) gerechtelijke incassokosten zijn in dat geval voor rekening van de exposant, evenals de wettelijke rente vanaf de datum in verzuim.
g. In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de exposant zijn de vorderingen van de organisator op de exposant onmiddellijk opeisbaar.
4. Annuleringsvoorwaarden
a. Op grond van bijzondere omstandigheden (overmacht) heeft de organisator het recht de data voor het evenement te wijzigen of het evenement te doen annuleren, zonder dat de exposant aanspraak maakt op enige vorm van schadevergoeding. Reeds gemaakte deelnamekosten zullen bij annulering worden teruggestort, binnen vier weken na de officiële bekendmaking.
b. De exposant kan niet eenzijdig zijn inschrijving intrekken dan wel wijzigen. De organisator willigt een verzoek tot annulering in op voorwaarde dat de betreffende exposant een annuleringsvergoeding afdraagt. Deze vergoeding bestaat in ieder geval uit:
• bij annulering van 365 tot 182 kalenderdagen vóór de eerste opbouwdag de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht brengt de organisator 50% van de totale deelnemingskosten in rekening.
• bij annulering van 182 tot 62 kalenderdagen vóór de eerste opbouwdag de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht brengt de organisator 75% van de totale deelnemingskosten in rekening.
• bij annulering van 62 tot 31 kalenderdagen vóór de eerste opbouwdag van de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht brengt de organisator 100% van de totale deelnemingskosten in rekening.
• bij annulering vanaf 31 kalenderdagen vóór de eerste opbouwdag van de VvE & Vastgoedonderhoud Beurs Utrecht brengt de organisator 120% van de totale deelnemingskosten in rekening.
Onder deelnamekosten worden verstaan de kosten die de exposant aan de organisator dient te vergoeden voor deelnemersbijdrage, de standhuur en, indien van toepassing, de uniforme standbouw, en alle opgegeven extra’s via het formulier “Aanvullingen op inschrijving” te vermeerderen met BTW.
5. Aansprakelijkheid
a. De organisator is in geen geval aansprakelijk voor schade veroorzaakt aan stand-/bouwmateriaal, goederen van en/of personen werkzaam op de beurs, tenzij de schade veroorzaakt is door personeel van, of personeel werkzaam in opdracht van de organisator. In ieder geval zal de aansprakelijkheid van organisator beperkt zijn tot tweemaal de door exposant voor deelname aan organisator betaalde vergoeding.
b. Exposanten zijn verantwoordelijk en dienen zich te verzekeren tegen alle schade die door toedoen of nalatigheid van zichzelf en/of eigen personeel wordt veroorzaakt aan stand-/bouwmateriaal, goederen van en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de organisator.
c. Schade en/of ongevallen dienen direct gemeld te worden aan de organisator.
6. Aanvullende voorwaarden
a. Aan mondelinge afspraken kunnen geen rechten worden ontleend. Alle schriftelijke afspraken zijn bindend.
b. De organisator heeft het recht om tegen de exposant die handelt in strijd met de algemene voorwaarden, deelnamevoorwaarden en/of de
uitvoeringsvoorschriften / technisch reglement, of exposanten door of namens de organisator verstrekte aanwijzingen niet opvolgen, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst, één of meer van de volgende maatregelen te nemen, op kosten van de exposant:
1. met onmiddellijke ingang de toegang tot het evenementen- en beursterrein te weigeren;
2. exposanten stand te doen sluiten en/of ontruimen;
3. de tentoongestelde goederen, alsmede al hetgeen is opgebouwd en aangebracht, onder zich te houden zonder dat de exposant recht kan doen gelden op enige restitutie of vergoeding van schade.
c. Naast de hierin genoemde voorwaarden zullen exposanten tevens alle wettelijke regelingen met betrekking tot de verkoop aan consumenten, hygiëne, veiligheid, slijterij- en horeca exploitatie in acht te nemen. Exposant vrijwaart organisator van elke aanspraak die een derde kan doen gelden als gevolg van het niet respecteren van deze regelingen door exposant.
7. Wijziging, uitleg en vindplaats van de voorwaarden
a. Ingeval van uitleg van de inhoud en strekking van deze algemene voorwaarden, is de Nederlandse tekst daarvan steeds bepalend.
b. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van het totstandkomen van de overeenkomst.