SITUERING
Bijlage 1 bij het Collegebesluit houdende de goedkeuring van de modelovereenkomst tussen de Brusselse gemeenten en de Vlaamse Gemeenschapscommissie betreffende het lokaal cultuurbeleid: overeenkomst Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek tussen de gemeente [gemeente] en de Vlaamse Gemeenschapscommissie
SITUERING
Samen met vzw Cultuurconnect in Vlaanderen continueert de Vlaamse Gemeenschapscommissie het beheer van het bestaande bovenlokaal bibliotheeksysteem voor de Brusselse openbare bibliotheken. Dit gebeurt voortaan binnen de contouren van een op Vlaamse schaal opgezette gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken. De VGC sloot hiervoor een overeenkomst met vzw Cultuurconnect.
De gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek omvat:
Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS)
Doel van het EBS is een grondige vernieuwing van de digitale infrastructuur en een doorgedreven verdere schaalvergroting. Dit moet ervoor zorgen dat de gebruikers van de openbare bibliotheken in Brussel een betere dienstverlening krijgen, dat er een meer (kosten)efficiënt beheer mogelijk wordt, en dat bibliotheken de kans krijgen om sneller te innoveren en sterker samen te werken.
Het nieuwe EBS zal de stabiele, uniforme processen (zoals catalografie, inventarisbeheer, besteladministratie, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer, rapportage en statistieken) van de deelnemende bibliotheken ondersteunen, en daarmee een randvoorwaarde invullen voor verdere innovatie.
Open Vlacc
Het EBS is gebaseerd op de titelgegevens van Open Vlacc. Dat is een databank van metadata over de fysieke collecties van de openbare bibliotheken. Open Vlacc ondersteunt de openbare bibliotheken op drie vlakken: (1) catalogiseren van de collecties op Vlaams niveau waardoor tijd vrij komt in de lokale bibliotheken voor andere taken, (2) ondersteunen van collectievorming en -verwerking en (3) presentatie van de collectie aan het publiek: een zoekomgeving waarin de catalogus verrijkt wordt met andere databronnen.
Bibliotheekwebsites
De bibliotheekwebsites vormen de frontend van de digitale bibliotheekdiensten voor het publiek en zijn tegelijk ook een instrument voor de promotie van de diensten van de lokale bibliotheek. Hierbij worden alle bibliotheekdiensten en -informatie (online catalogus, self-service omgeving voor online
verlengen, reserveren,... nieuwspagina’s, edm.) geïntegreerd in één nieuwe online publieksomgeving. Het Mijn Bibliotheek profiel dat toegang geeft tot de self-service omgeving wordt ook gebruikt om de toegang tot andere toepassingen te verzorgen zoals onder meer digitale collecties. Die andere toepassingen zijn niet inbegrepen in deze overeenkomst. De gehele omgeving is vormgegeven met open technologie (api’s), zodat hierop eigen ontwikkelingen mogelijk zijn.
De structurele verbetering en uitbreiding en open architectuur van Bibliotheekwebsites maakt verdere (kosten)efficiënte vernieuwing en integratie van online publieksdiensten mogelijk.
Basispakket verrijkende content
Het is een grote uitdaging om de fysieke en digitale bibliotheekcollecties de nodige zichtbaarheid te geven op het internet. In aanvulling op de titelgegevens wordt daarom bepaalde verrijkende content (extra inhoudelijke beschrijvingselementen) aangeboden. Typisch gaat het om fragmenten of informatie over werken, auteurs of onderwerpen in de catalogus die bibliotheekgebruikers helpen bij het gidsen en oriënteren doorheen de collectie, zoals covers, samenvattingen, flapteksten, recensies,…
Hervorming model interbibliothecair leenverkeer (IBL)
De dienstverlening waarbij gebruikers in hun eigen bibliotheek materialen van andere bibliotheken kunnen aanvragen, noemen we interbibliothecair leenverkeer (IBL). Door gebruik te maken van IBL kunnen bibliotheken hun gebruikers een ruimere collectie ter beschikking stellen.
Cultuurconnect zal samen met de VGC een nieuw toekomstgericht Vlaams IBL-model ontwikkelen met als krachtlijnen: de gebruiker staat centraal; het systeem is efficiënter; het systeem faciliteert en versterkt de samenwerking tussen bibliotheken.
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN
Art. 1. Voorwerp van deze overeenkomst
§ 1. De overeenkomst strekt ertoe de wederzijdse afspraken over beheer, planning en financiering vast te leggen voor de samenwerking tussen de gemeente [gemeente] en de VGC in het kader van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken, bestaande uit volgende digitale toepassingen: het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS); Open Vlacc; de Bibliotheekwebsites; het basispakket verrijkende content; en de hervorming van het model voor interbibliothecair leenverkeer (IBL). Met deze overeenkomst wordt een kader gegeven aan: (1) de formalisering van de samenwerking; (2) de structurele uitrol van het project, inclusief de migratie van de huidige projecten; (3) het financieringsmodel, inclusief de recurrente bijdragen.
§ 2. Deze overeenkomst vervangt vanaf het moment dat zij ingaat alle mogelijke eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het Provinciaal Bibliotheeksysteem, Bibliotheekwebsites, Bibliotheekportalen, Mijn Bibliotheek, Open Vlacc en het Basispakket verrijkende content, tenzij anders bepaald. De bepalingen betreffende het Bibliotheeksysteem gaan pas in op het moment van de aansluiting (go-live) op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem.
§ 3. De VGC heeft met betrekking tot het voorwerp van de overeenkomst op haar beurt een overeenkomst gesloten met vzw Cultuurconnect.
Art. 2. Verplichtingen en verbintenissen
§ 1. Voor de uitvoering van zijn opdracht kiest Cultuurconnect voor cocreatie met het werkveld en tal van partners binnen en buiten de ruime cultuursector. De VGC maakt als partner gebruik van en is betrokken bij de dienstverlening die Cultuurconnect in uitvoering van zijn drie operationele doelstellingen aanbiedt. De VGC blijft haar regierol en ondersteuning ten aanzien van de Nederlandstalige Brusselse openbare bibliotheken uitoefenen, en treedt vanuit deze regierol ten aanzien van Cultuurconnect op als ‘single point of contact’ (SPOC) in de contacten met de gemeenten van het Brussels hoofdstedelijk gewest.
§ 2. Het volgende schema geeft de grote lijnen van de partnerrelatie weer tussen Cultuurconnect en de VGC, rekening houdend met de voornoemde geïntegreerde regierol van de VGC ten aanzien van de Brusselse gemeenten.
TAKEN | VGC | CULTUURCONNECT |
Overeenkomst | Vertegenwoordiging Brusselse bibliotheken, met inbegrip van het sluiten van convenanten met lokale besturen en Muntpunt. | Vertegenwoordiging en representatie in de zakelijke relatie met de leverancier(s) van de systemen. Cultuurconnect is in deze het aanspreekpunt. |
Resultaatsverbintenis met Cultuurconnect, inclusief marktconform Service Level Agreement (SLA), gebruiksvriendelijke Terms of Service (ToS) en een exitclausule. | Opnemen van de resultaatsverbintenis die de relatie tussen Cultuurconnect en de VGC regelt en definieert, naar analogie van de verbintenissen die Cultuurconnect heeft afgesloten met haar leveranciers. | |
Garanderen en continueren van kwalitatieve en innovatieve dienstverlening aan de Brusselse bibliotheken. | Garanderen van kwalitatieve en innovatieve dienstverlening aan de cel OBIB van de VGC en de Brusselse bibliotheken. | |
Communicatie | VGC zorgt voor de specifieke communicatie met de Brusselse bibliotheken wat betreft implementatie, uitrol en exploitatie. | Cultuurconnect zorgt voor de globale communicatie voor de Vlaamse bibliotheken wat betreft implementatie, uitrol en exploitatie. |
VGC zorgt samen met Cultuurconnect voor een crisiscommunicatiepakket zodat er een operationeel opvangnet | Cultuurconnect zorgt samen met VGC voor een crisiscommunicatiepakket zodat er een operationeel opvangnet klaar staat bij technische |
klaar staat bij technische implementatieproblemen. | implementatieproblemen. | |
Implementatie | VGC neemt een regierol op voor de aanmaak van de gemeenschappelijke lidkaart voor de Brusselse bibliotheken. Hierbij wordt rekening gehouden met mogelijke technische vereisten die het EBS stelt. | Cultuurconnect maakt het mogelijk dat er gemeenschappelijke lidkaarten binnen een regionaal verband kunnen worden gebruikt. |
VGC faciliteert testen en ondersteunt hierbij de Brusselse bibliotheken. | Cultuurconnect organiseert en coördineert testen in het kader van het bedrijfsklaar maken van de systemen. | |
VGC volgt de onderhoudstaken en de activiteiten van de servicedesk van Cultuurconnect voor de Brusselse bibliotheken mee op. VGC neemt een inhoudelijk gespecialiseerde rol op binnen de onderhoudstaken en servicedesk van Cultuurconnect. | Cultuurconnect staat in voor onderhoudstaken en servicedesk. Alle informatie m.b.t. de ondersteuning van de Brusselse bibliotheken wordt ter opvolging gedeeld met de cel OBIB van de VGC. | |
Exploitatie | VGC zorgt voor opvolging, coaching, nazorg (inclusief evaluatie) ten aanzien van de Brusselse bibliotheken met het oog op de integrale benadering van de ondersteuning en omwille van de lokale korte-lijnrelatie. | Cultuurconnect organiseert en coördineert de permanente opleidingen voor de medewerkers van de Brusselse bibliotheken én de betrokken medewerkers van VGC. |
Innovatie | VGC geeft als vertegenwoordiger van de Brusselse bibliotheken binnen het consortium Cultuurconnect / openbare bibliotheken input voor de visieontwikkeling rond innovaties. | In samenspraak met Cultuurconnect worden innovaties opgestart en ondersteund. |
VGC faciliteert en ondersteunt hierbij de Brusselse bibliotheken. | Cultuurconnect organiseert en coördineert innovaties. | |
VGC zorgt voor opvolging, coaching, nazorg ten aanzien van | Cultuurconnect organiseert en coördineert de opleidingen voor de |
de Brusselse bibliotheken met het oog op de integrale benadering van de ondersteuning en omwille van de lokale korte-lijnrelatie. | medewerkers van de Brusselse bibliotheken én de betrokken medewerkers van de VGC. | |
Gegevensbescherming | VGC en Cultuurconnect maken afspraken rond hun respectieve verplichtingen en verantwoordelijkheden aangaande de bescherming van persoonsgegevens. VGC treft dienaangaande ook de nodige regelingen met de Brusselse bibliotheken/gemeentebesturen. | Cultuurconnect sluit verwerkersovereenkomsten af met de verschillende dienstverleners, die terzake als verwerkers optreden van persoonsgegevens die via de systemen worden verwerkt. |
Art. 3. Inspraakmodel
§ 1. De gemeenschappelijke basisinfrastructuur is van en voor de deelnemende bibliotheken. Zij krijgen dan ook inspraak in de sturing, praktische organisatie, de functionele ontwikkeling en de verdere uitbouw van de omgeving die ze in belangrijke mate cofinancieren. Dit gebeurt via een Consortiumgroep, een Stuurgroep en Werkgroepen.
§ 2. Vanuit haar regierol treedt de VGC binnen hogergenoemde inspraakorganen ten aanzien van Cultuurconnect op als ‘single point of contact’ (SPOC) voor de gemeenten van het Brussels hoofdstedelijk gewest en als vertegenwoordiger van de Brusselse Nederlandstalige openbare bibliotheken. De VGC kan derden mandateren om namens of samen met haar deze vertegenwoordigende rol uit te oefenen.
Art. 4. Contractuele aansprakelijkheid
§ 1. De VGC is aansprakelijk voor de directe schade die resulteert uit de uitvoering of niet-uitvoering van deze overeenkomst en die te wijten is aan een aan de VGC toewijsbare fout of nalatigheid bij de uitvoering van deze overeenkomst. Er zal hierbij dus steeds moeten aangetoond worden dat de schade in rechtstreeks verband staat tot de fout of nalatigheid.
§ 2. De gemeente is aansprakelijk voor alle schade die de VGC lijdt als gevolg van een aan de gemeente toerekenbaar handelen of nalaten in strijd met deze overeenkomst.
§ 6. Overmacht zal de betekenis en de gevolgen hebben die het Belgische gemeen recht hieraan geeft.
Art. 5. Verwerking van persoonsgegevens
§ 1. Per 25 mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht – ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. In de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek worden op grote schaal persoonsgegevens van leners verwerkt.
§ 2. Cultuurconnect, de VGC en de gemeenten maken onderlinge afspraken aangaande de verwerking en bescherming van persoonsgegevens, die als Bijlage 1.1 bij deze overeenkomst worden gevoegd.
Art. 6. Gebruiksrechten
Art. 6.1 Algemeen
§ 1. De systeemomgeving en de software gebruikt voor de gemeenschappelijke basisinfrastructuur, alsook de licenties die, in het kader van de instap van de bibliotheken in de gemeenschappelijke basisinfrastructuur, door Cultuurconnect ter beschikking worden gesteld, blijven te allen tijde eigendom van Cultuurconnect, of van diens licentiegevers.
§ 2. De licenties die de VGC bij toepassing van deze overeenkomst verwerft, zijn steeds niet-exclusief en beperkt overdraagbaar, namelijk in de gevallen vermeld onder §3 en §4. Buiten deze gevallen verleent Cultuurconnect de VGC niet het recht om de licenties verder te verdelen aan derden.
§ 3. De VGC zal deze licenties sublicenciëren aan de Brusselse gemeenten die instappen in de gemeenschappelijke basisinfrastructuur.
§ 4. Indien de gemeente voor haar openbare bibliotheekwerking een beroep doet op een organisatie (een vzw, autonoom gemeentebedrijf of ander verzelfstandigd agentschap) kunnen de licenties verdeeld worden aan deze organisatie mits er een overeenkomst bestaat tussen de gemeente en de organisatie en deze overeenkomst toegevoegd wordt aan deze overeenkomst. De gemeente garandeert in dat geval dat dergelijke overeenkomst toegevoegd wordt aan de overeenkomst die zij sluit met de VGC.
§ 5. De gemeente dient er naar beste vermogen over te waken dat de licenties niet buiten de grenzen van deze overeenkomst door derden kunnen worden gebruikt of misbruikt, evenals dat de licenties slechts toegankelijk zijn voor diegenen die ze om operationele reden nodig hebben in functie van de uitvoering van de overeenkomst. De gemeente dient de VGC onverwijld en via enig daartoe dienstig communicatiemiddel, in te lichten over elke inbreuk door derden met betrekking tot de verleende licenties.
§ 6. Deze algemene bepalingen gelden, behoudens concretiseringen en specifieke afwijkingen ervan in de artikelen 6.2 tot 6.4 hieronder.
Art. 6.2 Data afkomstig van de VGC en/of de gemeenten
§ 1. Cultuurconnect heeft het recht om de data afkomstig van de VGC en/of de gemeenten die in de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur worden toegevoegd te gebruiken conform het bepaalde in § 3 tot en met 8.
§ 2. Het begrip ‘data’, zoals in dit artikel beschreven, betekent alle inhoudelijke gegevens (zoals bv. titelbeschrijvingen, annotaties, samenvattingen, tracks, bezitskenmerken, plaatskenmerken, lenersgegevens), met inbegrip van vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens, die via de VGC en/of de gemeenten ter beschikking worden gesteld aan Cultuurconnect ter uitvoering van deze overeenkomst. Voor de toepassing van dit artikel worden onder ‘inhoudelijke gegevens’ enerzijds alle reeds bestaande inhoudelijke gegevens afkomstig uit de digitale bibliotheekomgeving van de
VGC, en anderzijds alle tijdens de duur van deze overeenkomst nog op te stellen inhoudelijke gegevens begrepen.
§ 3. Het gebruiksrecht vermeld in § 1 is overdraagbaar en niet-exclusief, voor zover dit geen financiële gegevens betreft.
§ 4. Het gebruiksrecht vermeld in § 1 omvat het recht om de data op de volgende wijzen te exploiteren:
a. De opname van het geheel van de data in de gemeenschappelijke basisinfrastructuur of een ander werk zoals databank, boek, documentatiemap, multimediawerk, …, zodat de data (met uitzondering van vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens en financiële gegevens) ook ter beschikking komen voor gebruik door andere gemeenten/bibliotheken die aansluiten op de gemeenschappelijke basisinfrastructuur, en de verspreiding van laatstgenoemde creaties.
b. De grafische reproductie van de data in om het even welke vorm en voor om het even welk doel en de verspreiding van de tot stand gebrachte exemplaren in functie van specifieke doelen (bijvoorbeeld collectiemanagement).
c. De verveelvoudiging van een deel of het geheel van de data via geluids- en/of beelddragers (onder meer via het internet) en de openbaarmaking en de verspreiding van de aldus tot stand gebrachte verveelvoudigingen.
d. Het bewerken van de data conform onder meer de catalografische regelgeving.
e. Het verwijderen van de data wanneer deze gegevens niet langer actueel of foutief zijn.
f. Het recht om, indien de data geëxploiteerd worden overeenkomstig de hierboven genoemde exploitatiewijzen en hierdoor exemplaren van het werk tot stand komen, deze exemplaren te verhuren of uit te lenen aan derden.
§ 5. Het gebruiksrecht vermeld in § 1 omvat eveneens het recht om de data te exploiteren in functie van het tot stand brengen van nodige of wenselijke ontwikkelingen en/of koppelingen met andere systemen, teneinde de dienstverlening onder deze overeenkomst aangepast te houden aan actuele (technologische) ontwikkelingen en tendensen, of in functie van bovenlokale culturele doeleinden of verdere innovatie van het lokaal cultuurbeleid. Het algemeen belang van dergelijke ontwikkelingen en/of koppelingen zal hierbij steeds duidelijk aanwezig moeten zijn, en dit zal voorafgaandelijk ook steeds besproken worden via het inspraakmodel vermeld in art. 3.
§ 6. Het gebruiksrecht vermeld in § 1 omvat het recht om alle of een gedeelte van de rechten bedoeld in §3, 4 en 5, verder te verdelen aan derden en om in verband met de totaliteit of een gedeelte van deze rechten al dan niet exclusieve licenties te verlenen aan derden.
§ 7. Het gebruiksrecht vermeld in § 1 geldt voor de volledige duur van deze overeenkomst.
§ 8. Voor het gebruiksrecht vermeld in § 1 is Cultuurconnect geen enkele vergoeding verschuldigd.
§ 9. In de mate dat ten aanzien van de data rechten zouden gelden, waarborgt de gemeente dat Cultuurconnect het gebruiksrecht zoals beschreven in dit artikel kan uitoefenen, zonder dat dit een
inbreuk uitmaakt op rechten van derden. De gemeente vrijwaart de VGC voor alle mogelijke vorderingen wegens inbreuken op rechten van derden in het kader van het gebruik van de data, op voorwaarde dat dit gebruik conform de bepalingen in dit artikel gebeurt. De VGC zal de gemeente onmiddellijk schriftelijk informeren over vorderingen van derden en geen schikking ter zake treffen zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van de gemeente, welke op eerste verzoek vrijwillig zal tussenkomen in enige procedure die tegen de VGC wordt ingesteld.
§ 10. De VGC verleent aan de gemeente een niet-exclusieve en beperkt overdraagbare (zie art. 6.1,
§2) licentie op alle reeds bestaande data van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur die niet van de gemeente afkomstig zijn, met uitzondering van vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens en financiële gegevens, en alle tijdens de duur van deze overeenkomst nog op te stellen inhoudelijke gegevens van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur die niet van de gemeente afkomstig zijn, met uitzondering van vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens en financiële gegevens.
§ 11. Het verlenen van de licentie aan de gemeente, vermeld in §10, omvat het recht om de data bedoeld in §10 op de volgende wijzen te exploiteren:
a. Het recht om nieuwe inhoudelijke gegevens toe te voegen aan de gemeenschappelijke basisinfrastructuur.
b. Het recht om lokale bezits- en plaatskenmerken toe te voegen, aan te passen en te verwijderen aan titelbeschrijvingen in de gemeenschappelijke basisinfrastructuur.
c. Het recht tot grafische reproductie in om het even welke vorm en voor om het even welk doel en de verspreiding van inhoudelijke gegevens van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur waaraan de eigen lokale bezits- en plaatskenmerken zijn gekoppeld (bijvoorbeeld in functie van initiatieven rond collectiemanagement en statistieken).
d. Het recht tot opname van (een gedeelte van) de inhoudelijke gegevens van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur waaraan de eigen lokale bezits- en plaatskenmerken gekoppeld zijn (ongeacht de taal van het werk) in een documentatiemap, boek, multimediawerk, … en de verspreiding van laatstgenoemde creaties.
§ 12. De licentie, verleend ingevolge de bepalingen van §10 en §11, wordt verleend voor de volledige duur van deze overeenkomst.
§ 13. Voor het verlenen van de in §10 en §11 vermelde rechten is de gemeente aan de VGC geen enkele vergoeding verschuldigd.
Art. 6.3 Data afkomstig uit externe gegevensbronnen
§ 1. Op het geheel van de gegevens die via Open Vlacc ter beschikking worden gesteld gelden intellectuele eigendomsrechten en databankrechten. De licentie van de gemeenten/openbare bibliotheken is dienaangaande integraal onderworpen aan de bepalingen uit de Gebruikersovereenkomst Open Vlacc (zie Bijlage 1.2 bij deze overeenkomst).
§ 2. Op het geheel of een gedeelte van de gegevens die in het basispakket verrijkende content ter beschikking worden gesteld, berusten auteurs- en databankrechten. De licentie van openbare
bibliotheken is dienaangaande integraal onderworpen aan de bepalingen van de overeenkomsten die Cultuurconnect overeenkomt met contentpartners. De basisvoorwaarde is dat het basispakket verrijkende content enkel bruikbaar is in niet-commerciële toepassingen die het publieksbereik van een of meer openbare bibliotheken in Vlaanderen of Brussel bevorderen. Het bevorderen van het publieksbereik van een of meer openbare bibliotheken in Vlaanderen of Brussel moet in de toepassing zichtbaar zijn voor het publiek en een belangrijke functie zijn van de toepassing.
Art. 6.4 API’s
§ 1. Cultuurconnect zal mogelijkheden voorzien om data en functionaliteiten van de systeemomgeving en de software gebruikt voor de gemeenschappelijke basisinfrastructuur via API’s op een gestructureerde manier beschikbaar te stellen aan de VGC en de gemeente. Indien de gemeente via API’s gebruik wil maken van data dan dient ze hiervoor een aparte overeenkomst te sluiten met de VGC.
Art. 7. Algemeen kostenmodel
§ 1. De algemene kosten voor steden en gemeenten die intekenen op de gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken is bepaald op 0,24 euro per inwoner van de stad of de gemeente per jaar (inclusief BTW). Deze basisprijs is berekend op basis van startjaar 2018. In geval van instap in elk volgend jaar wordt op deze basisprijs meteen een indexering doorgevoerd overeenkomstig de bepalingen in artikel 21. De instapprijs bestaat dan uit deze geïndexeerde basisprijs.
§ 2. Het kostenmodel gaat in vanaf 1 januari 2021. Tot dan blijven de huidige tarieven gelden.
§ 3. De in dit tarief ingesloten deelname aan de gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken omvat naast het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (incl. het gebruik van Open Vlacc), ook de vernieuwde Bibliotheekwebsite (met de online catalogus, de self-service omgeving van Mijn Bibliotheek, en de verrijking van het basispakket verrijkende content).
§ 4. De in dit tarief ingesloten deelname aan de gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken omvat niet:
a. De kosten voor de lokale hard- en software in de bibliotheek.
b. De kosten voor het netwerk.
c. De kosten om zelfbedieningsautomaten in de bibliotheek te koppelen met het nieuwe bibliotheeksysteem.
d. Lokale licenties voor maatwerk.
e. De integratie van nieuwe bijzondere collecties zoals vermeld onder artikel 12.
f. Nieuwsbrievenabonnement voor de vernieuwde bibliotheekwebsites: Er is een Mailchimp integratie voorzien binnen de contouren van deze overeenkomst, maar de gemeente is zelf verantwoordelijk voor het aanmaken, beheren en betalen van een eigen account bij Mailchimp.
HOOFDSTUK 2. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. EENGEMAAKT BIBLIOTHEEKSYSTEEM
Art. 8. Opzet en functionaliteiten
§ 1. Doel van het Eengemaakt Bibliotheeksysteem is om door de aankoop en implementatie van een bestaand systeem dat reeds zijn diensten heeft bewezen, een grondige vernieuwing van de digitale bibliotheekinfrastructuur en een doorgedreven verdere schaalvergroting te kunnen realiseren. Dit moet ervoor zorgen dat de gebruikers van de Vlaamse openbare bibliotheken een betere dienstverlening krijgen, een meer (kosten)efficiënt beheer mogelijk wordt en bibliotheken de kans krijgen sneller te innoveren en sterker samen te werken.
§ 2. Het nieuwe Eengemaakt Bibliotheeksysteem ondersteunt de stabiele, uniforme processen zoals catalografie, inventarisbeheer, bestellen, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer, rapportage en statistieken, en vult daarmee een randvoorwaarde in voor innovatie op andere terreinen.
§ 3. Het bibliotheeksysteem is open, de noodzakelijke koppelingen met andere bestaande en te ontwikkelen modules van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur kunnen worden gerealiseerd in functie van maximale integratie en gebruikscomfort voor de burger en bibliotheekmedewerker.
§ 4. Binnen het Eengemaakt Bibliotheeksysteem zullen door Cultuurconnect de volgende belangrijke vernieuwingen worden ontwikkeld, waarvan de uitvoering en planning wordt afgestemd met de stuurgroep:
a. Voorzien van een functie om persoonsgegeven in het systeem te updaten aan de hand van het rijksregister;
b. Ontwerpen van functionaliteiten en workflows om diverse samenwerkingsvormen qua lidmaatschap en uitleenmodaliteiten tussen bibliotheken mogelijk te maken;
c. Introductie van een Business Intelligence tool voor data-analyse en -visualisatie;
d. Realisatie van een betere koppeling met de Bibliotheekwebsites;
e. Verdere automatisering van het bestelproces;
f. Voorzien van een functie waarmee leners aan elkaar gekoppeld kunnen worden zodat de circulatietransacties door een andere lener beheerd kunnen worden;
g. Proefproject rond de integratie met de gemeentelijke boekhouding;
h. Proefproject rond de optimalisatie van de interactie tussen bibliotheeksysteem en self- service automaten;
i. Vernieuwing van de digitale functies voor interbibliothecair leenverkeer;
j. Sterkere integratie met de voorzieningen voor centrale catalografie, de motor van de gemeenschappelijke basisinfrastructuur.
§ 5. De VGC treft in overleg met de deelnemende gemeenten harmoniserende maatregelen om het gebruik van het EBS zo efficiënt mogelijk te maken voor de bibliotheken en hun gebruikers.
§ 6. Nieuwe ontwikkelingen maken onderdeel uit van de productstrategie die door de Stuurgroep wordt voorbereid en door de Consortiumgroep wordt vastgelegd.
Art. 9. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
§ 1. Cultuurconnect en de VGC staan in en zijn bevoegd voor:
a. de implementatie, terbeschikkingstelling en doorontwikkeling van het centrale systeem (hard- en software)
b. het technisch beheer en recurrente onderhoud
c. de autorisaties
d. de migratie van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem
x. xx xxxxxxxx en beveiliging van de data
f. de opleiding en ondersteuning van de gebruikers van het systeem
§ 2. De deelnemende gemeenten staan in en zijn bevoegd voor:
a. de verbinding en de beveiliging van de communicatie tussen de lokale bibliotheek/bibliotheekpost en de centrale servers
b. de verbinding tussen hoofdbibliotheek en andere vestigingspunten
c. het lokale netwerk van de bibliotheek, d.i. het netwerk binnen de hoofdbibliotheek en/of het filiaal of de uitleenpost
d. de lokale hardware (PC’s, scanners, printers, routers, …)
e. de internetverbinding naar de werkstations voor het publiek
f. alle burotica- en andere toepassingen die geen deel uitmaken van het EBS
g. communicatie met en ondersteuning van eindgebruikers
§ 3. Cultuurconnect publiceert op haar website richtlijnen voor lokale hardware en netwerk die zijn samengesteld met het oog op een optimale, veilige en performante werking van het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Het niet volgen van de richtlijnen impliceert dat de optimale werking van het systeem in dat geval niet gegarandeerd kan worden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in deze gevallen geheel bij de gemeente.
§ 4. De deelnemende gemeenten verbindt zich ertoe:
a. uitsluitend de door de EBS-Werkgroepen opgestelde lijsten van ledencategorieën, uitleensoorten en mediumsoorten te gebruiken (de invulling van die ledencategorieën, uitleensoorten en mediumsoorten is wel instelbaar per bibliotheek)
b. haar volledige ledenbestand en nieuwe leden aan het centrale ledenbestand van het EBS toe te voegen
c. haar volledige titelbestand en nieuwe titels aan het centrale titelbestand van het EBS toe te voegen
d. alle gegevens met betrekking tot haar bezit aan de catalogus van het EBS toe te voegen
e. haar bezitsgegevens te onderhouden en actueel te houden
f. inzake catalografie het Open Vlacc achtergrondbestand en regelwerk te gebruiken
§ 5. Alle (toekomstige) bevoegdheden die niet expliciet werden toegewezen onder dit artikel worden in onderling overleg tussen de partijen toegewezen.
Art. 10. Planning en fasering
§ 1. Het Eengemaakt Bibliotheeksysteem zal ontstaan uit de gefaseerde migratie van (1) de vijf provinciale bibliotheeksystemen waarvan Cultuurconnect het beheer en onderhoud vanaf 1 januari 2018 heeft overgenomen, (2) het bovenlokale bibliotheeksysteem van de Vlaamse Gemeenschapscommissie van Brussel en (3) de lokale bibliotheeksystemen van deelnemende bibliotheken die momenteel niet zijn aangesloten op een bovenlokaal platform.
§ 2. Cultuurconnect en de VGC streven binnen de algemene projectplanning naar best vermogen naar volgende timing voor de migratie naar het EBS:
a. Migratiegolf 1 (PBS Limburg) en Migratiegolf 2 (PBS Oost-Vlaanderen) in 2019
b. Migratiegolf 3 (PBS West-Vlaanderen) en Migratiegolf 4 (PBS Brussel - VGC) in 2020
c. Migratiegolf 5 (PBS Vlaams-Brabant) en Migratiegolf 6 (PBS Antwerpen) in 2021
Art. 11. Gegevensbestanden
§ 1. Cultuurconnect verbindt zich ertoe om in functie van de vooropgestelde planning een overzicht te bezorgen van alle gegevensbestanden die nodig zijn om de migratie naar het EBS uit te voeren.
§ 2. De VGC verbindt zich ertoe om in functie van de vooropgestelde planning aan Cultuurconnect toegang te geven tot alle gegevensbestanden die nodig zijn om de migratie naar het EBS uit te voeren.
§ 3. De VGC verbindt zich ertoe om in te staan voor de kost van de export van de gegevensbestanden.
§ 4. Cultuurconnect garandeert de vertrouwelijkheid en de integriteit van de door de VGC aangeleverde gegevensbestanden tijdens de migratie en daarna, en voorkomt fouten en ongeautoriseerde wijzigingen in de data.
Art. 12. Bijzondere collecties
§ 1. Er kunnen speciale lokale collecties van de openbare bibliotheek of andere beherende instellingen toegevoegd worden aan het EBS onder volgende voorwaarden:
a. In het geval het gaat over een andere instelling moet deze samenwerken met de gemeente. Bij samenwerking met de gemeente moet een overeenkomst ‘aansluiting speciale collectie’ opgemaakt worden tussen de gemeente en de beherende instelling. Deze overeenkomst moet opgemaakt en gesloten wordt conform de template en basisvoorwaarden die dienaangaande door Cultuurconnect opgelegd worden. De VGC zal in haar relatie tot de gemeente controle uitoefenen op de opvolging en correcte uitvoering hiervan.
b. De collectie moet
1) documentair zijn (uitzondering: spelotheekmateriaal)
2) gratis raadpleegbaar zijn voor het publiek
3) zichtbaar zijn in de webcatalogus
c. Bij de invoer van speciale collecties in het EBS wordt dezelfde software gebruikt als het EBS en wordt er ingevoerd volgens de Open Vlacc regelgeving. De invoer gebeurt door catalografen van de openbare bibliotheek, een netwerkcatalograaf of kan uitzonderlijk gedelegeerd worden aan een medewerker van de beherende instelling die voldoende catalografisch geschoold is.
d. De openbare bibliotheek is eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de invoer, voert steekproeven uit en blokkeert indien nodig beschrijvingen.
e. Er wordt een collectie aangemaakt binnen de openbare bibliotheek (de beherende instelling wordt dus geen aparte bibliotheek in het EBS en het uitleenreglement wordt afgestemd op dat van de openbare bibliotheek).
§ 2. Naast de basisvoorwaarden bepaald in §1 behoudt de VGC zich het recht voor in overleg met de gemeente te beslissen over het wel of niet aansluiten van een speciale collectie. In onderhandeling met de gemeente worden verdere afspraken gemaakt rond kostenverdeling en takenpakket. Deze afspraken worden opgenomen in de overeenkomst ‘aansluiting speciale collectie’ die een addendum vormt van deze overeenkomst.
Art. 13. Open Vlacc
§ 1. Het EBS is gebaseerd op de gegevens van Open Vlacc. Open Vlacc is een databank van metadata over de fysieke collecties van de openbare bibliotheken. Open Vlacc ondersteunt de openbare bibliotheken op drie vlakken: (1) catalogiseren van de collecties op landelijk niveau waardoor tijd vrij komt in de lokale bibliotheken voor andere taken, (2) ondersteunen van collectievorming en - verwerking en (3) presentatie van de collectie aan het publiek: een zoekomgeving waarin de catalogus verrijkt wordt met andere databronnen.
§ 2. Cultuurconnect zorgt er voor dat de databank van Open Vlacc zo actueel en volledig mogelijk is, sluit daartoe overeenkomsten met invoerpartners en voert zelf data in.
§ 3. De modaliteiten voor het gebruik van de data van Open Vlacc wordt bepaald in een gebruikersovereenkomst in Bijlage 1.2.
§ 4. Zoals bepaald in artikel 7 omvat het algemeen kostenmodel voor de gemeenschappelijke basisinfrastructuur ook de kosten voor het gebruik van Open Vlacc.
HOOFDSTUK 3. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. BIBLIOTHEEKWEBSITES
Art. 14. Opzet en functionaliteiten
§ 1. De bibliotheekwebsites vormen de frontend van de digitale bibliotheekdiensten voor het publiek en zijn tegelijk ook een instrument voor de promotie van de diensten van de lokale bibliotheek. Alle bibliotheekdiensten en -informatie worden geïntegreerd in één vernieuwde online publieksomgeving. Dit moet ervoor zorgen dat de gebruikers van de Vlaamse openbare bibliotheken een betere dienstverlening krijgen, een meer (kosten)efficiënt beheer mogelijk wordt en bibliotheken de kans krijgen sneller te innoveren en sterker samen te werken.
§ 2. Bibliotheekwebsites zal de collectie en diensten van de deelnemende bibliotheken op een hedendaagse manier vlot doorzoekbaar maken en etaleren, informatie en inspiratie publiceren met een sterke gebruikerservaring, bibliotheekleden een hedendaagse self-service omgeving aanbieden met diensten zoals uitleningen bekijken, verlengen, reserveren, lijsten maken. Het Mijn Bibliotheek profiel dat toegang geeft tot de self-service omgeving wordt ook gebruikt om de toegang tot andere (betalende) digitale diensten te verzorgen zoals onder meer digitale collecties.
§ 3. Bibliotheekwebsites wordt geoptimaliseerd voor mobiel gebruik en voor de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) niveau AA voor toegankelijke websites.
§ 4. Bibliotheekwebsites biedt publieksinterfaces en webservices aan die ontwikkeld worden op basis van een bestaande data- en systeemarchitectuur. Het maximaal loskoppelen van opslag en presentatie moet toelaten om bij de interface-ontwikkelingen flexibel in te spelen op trends, gebruikersinzichten en nieuwe bibliotheekdiensten.
§ 5. Bibliotheekwebsites zal ook ingezet worden voor de overkoepelende Vlaamse website xxxxxxxxxxx.xx en voor de portaalsite Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
§ 6. De open architectuur van de Bibliotheekwebsites maakt het mogelijk om op een (kosten)efficiënte wijze vernieuwingen inzake online publieksdiensten te ontwikkelen en te integreren. Er worden op structurele basis nieuwe verbeteringen en uitbreidingen aan het platform voorzien.
§ 7. De bibliotheekwebsites hebben een inbegrepen configuratiemogelijkheid om een Franse en Engelse navigatie aan te bieden aan de gebruikers van de Bibliotheekwebsites als ondersteuning voor hun gebruik van die websites. Dit omhelst niet de volledige vertaling van alle data die gebruikt en getoond wordt op het bibliotheekwebsiteplatform.
§ 8. Bibliotheekwebsites voorziet in de mogelijke integratie van een Nieuwsbrieftoepassing. De gemeente is zelf verantwoordelijk voor het aanmaken, beheren en betalen van een eigen account bij Mailchimp.
Art. 15. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
§ 1. Cultuurconnect staat in en is bevoegd voor:
a. de implementatie, terbeschikkingstelling en doorontwikkeling van het centrale systeem (hard- en software)
b. het technisch beheer en recurrente onderhoud
c. de autorisatie van de lokale websitebeheerder
x. xx xxxxxxxx en beveiliging van de data
e. de opleiding en ondersteuning van de gebruikers van het systeem
§ 2. De deelnemende gemeenten staan in en zijn bevoegd voor:
a. Content en media die wordt toegevoegd op de bibliotheekwebsites, inclusief het respecteren van geldende wetgeving terzake (bijv. bij het embedden van social media, het tonen van foto’s, het aanmaken en verwerken van contact- en inschrijvingsformulieren, edm.)
b. Het aanmaken, beheren en betalen van een eigen account bij Mailchimp in functie van het nieuwsbrievenabonnement (optioneel)
c. Het verlenen van toegang aan contentmedewerkers door de lokale websitebeheerder
§ 3. Cultuurconnect publiceert op haar website richtlijnen voor lokale hardware en netwerk die zijn samengesteld met het oog op een optimale, veilige en performante werking van het Eengemaakt Platform Bibliotheekwebsites. Het niet volgen van de richtlijnen impliceert dat de optimale werking van het systeem in dat geval niet gegarandeerd kan worden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in deze gevallen geheel bij de gemeente.
§ 4. Alle (toekomstige) bevoegdheden die niet expliciet werden toegewezen onder dit artikel worden in onderling overleg tussen de partijen toegewezen.
Art. 16. Basispakket verrijkende content
§ 1. Het is een grote uitdaging om de fysieke en digitale bibliotheekcollecties de nodige zichtbaarheid te geven op het internet. Daarom integreert Cultuurconnect bepaalde verrijkende content in Bibliotheekwebsites. Deze verrijkende content is vrij (zonder login) toegankelijk voor de gebruiker.
Typisch gaat het om fragmenten of informatie over werken, auteurs of onderwerpen die bibliotheekgebruikers helpen bij het gidsen en oriënteren doorheen de collectie.
§ 2. De verrijkende content heeft vaak een licentiekost. Cultuurconnect sluit daartoe overeenkomsten met contentpartners. Door de onderhandeling over de gebruiksprijs voor een grote groep afnemers in samenaankoop op te nemen, kunnen er betere voorwaarden en kortingen bekomen worden. Wijzigingen aan het basispakket zullen voorafgaandelijk steeds besproken worden via het inspraakmodel vermeld in artikel 3.
HOOFDSTUK 4. BIJZONDERE BEPALINGEN M.B.T. DE HERVORMING VAN HET MODEL VOOR INTERBIBLIOTHECAIR LEENVERKEER (IBL)
Art. 17. Voortzetting huidige IBL-werking
§ 1. De dienstverlening waarbij gebruikers in hun eigen bibliotheek materialen uit andere bibliotheken kunnen aanvragen, noemen we interbibliothecair leenverkeer (IBL). Door IBL kunnen bibliotheken hun gebruikers een ruimere collectie ter beschikking stellen.
§ 2. De VGC blijft instaan voor de financiering van de werkingskosten van Impala voor de Nederlandstalige Brusselse openbare bibliotheken. Impala is het Belgische elektronische IBL- bestelsysteem voor bibliotheken dat functioneert als clearinghouse voor de betalingen tussen de bibliotheken, en behandelt al de bijhorende opvolging en administratie daarrond. De hogergenoemde werkingskosten bestaan uit: “technische kosten” (de kosten voor het gebruik van Impala) en “kwartaalfacturen en kredietnota’s” (de kosten die de bibliotheken onderling aan elkaar aanrekenen).
Art. 18. Uitrol nieuw IBL-model
§ 1. Cultuurconnect ontwikkelt in opdracht van de Vlaamse overheid in overleg met de VGC een nieuw toekomstgericht IBL-model dat geënt is op de gemeenschappelijke basisinfrastructuur. Er wordt voorzien in een gefaseerde overgang van het bestaande naar het nieuwe model.
HOOFDSTUK 5. FINANCIERING
Art. 19. Financiering van de kosten
§ 1. Cultuurconnect factureert de kosten aan de VGC. De VGC rekent de kosten op haar beurt door aan de gemeente.
§ 2. De kostenverdeling ten laste van de gemeente gebeurt op basis van 30% van het actuele inwoneraantal van de gemeente op 1 januari van het voorgaande kalenderjaar, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Dit inwonertal zal worden vastgelegd en als basis dienen voor de herberekening van de verdeelsleutel. Bijlage 1.3 geeft een overzicht van de kosten ten laste van de gemeente.
Art. 20. Schuldvorderingen
§ 1. De VGC stelt gedurende de looptijd van deze overeenkomst in juni van elk jaar een schuldvordering op voor de gehele onkostenbijdrage van dat jaar.
§ 2. De gemeente draagt er zorg voor dat de schuldvorderingen uiterlijk binnen zestig werkdagen zijn betaald door bijschrijving op het bankrekeningnummer van de VGC.
Art. 21. Prijsaanpassingen
§ 1. De eventueel gewijzigde bedragen voor het volgende jaar worden vastgelegd in de loop van september van het lopende jaar. Wijzigen zijn mogelijk naar aanleiding van:
a. een aanpassing van de SLA’s tussen Cultuurconnect en zijn dienstverleners bedoeld in art. 1
§3;
b. een uitbreiding van de functionaliteit en/of diensten;
c. prijsaanpassingen in de contracten met de dienstverleners bedoeld in art. 1 §3;
§ 2. De in paragraaf 1 vermelde aanpassingen worden steeds vooraf goedgekeurd binnen het inspraakmodel dat Cultuurconnect hiervoor opzet, zoals omschreven in artikel 3. De formele kennisgeving hiervan gebeurt bij afzonderlijk schrijven.
§ 3. Op de tariefzetting onder deze overeenkomst is de volgende indexeringsformule van toepassing: P1=P0*(I1/I0)
waarbij:
P0 = 0,24 euro
P1 = Herziene prijs
I0 = gezondheidsindex op 1 januari 2018.
I1 = gezondheidsindex van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing.
De jaarlijkse indexaanpassing gebeurt telkens op 1 januari, op basis van het indexcijfer van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing. De eerste indexaanpassing gebeurt op 1 januari 2019. De instapprijs wordt dus bepaald door het jaar van instap (zie ook artikel 7).
HOOFDSTUK 6. DUUR VAN DE OVEREENKOMST EN SLOTBEPALINGEN
Art. 22. Duur van de overeenkomst
§ 1. De Overeenkomst loopt vanaf het moment van ondertekening tot 31/12/2025.
§ 2. Beide partijen kunnen de overeenkomst tussentijds beëindigen, voor de eerste keer tegen 31 december van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarin de overeenkomst ondertekend is, en daarna tegen 31 december van elk daaropvolgend kalenderjaar, mits voorafgaand overleg en mits minimaal één jaar voor 31 december van het desbetreffende kalenderjaar een opzegging gebeurd is. De opzegging wordt bij aangetekende brief betekend. De datum van verzending geldt hierbij als datum van opzegging.
§ 3. In geval van opzeg van deze overeenkomst door één van beide partijen krijgt de gemeente de beschikking over alle gegevensbestanden, aangeleverd in een algemeen gebruikelijk formaat, die de gemeente moet toelaten de werking van haar Nederlandstalige openbare bibliotheek voort te zetten.
§ 4. De exportkosten verbonden aan het opzeggen van deze overeenkomst zijn ten laste van de partij die de overeenkomst opzegt.
Art. 23. Slotbepalingen
§ 1. Tenzij anders voorzien, kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren of langs elektronische weg indien de ontvangst van de elektronische mededeling door de bestemmeling wordt bevestigd.
§ 2. Op initiatief van één van de partijen en na formeel akkoord van alle partijen kunnen bepalingen van deze overeenkomst worden aangepast. Deze wijzigingen worden neergeschreven in een addendum, dat onlosmakelijk deel uitmaakt van onderhavige overeenkomst.
§ 3. Partijen bevestigen bij de onderhandeling en het opstellen van de onderhavige overeenkomst te goeder trouw te hebben gehandeld, en verbinden er zich toe bij de uitvoering ervan te goeder trouw te blijven handelen.
§ 4. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In voorkomend geval verbinden de partijen er zich toe om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit op de gemeenschappelijke bedoeling van partijen en op de geest van de onderhavige overeenkomst in het algemeen.
§ 5. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.