Administratief medewerker van de algemeen afgevaardigde van de Vlaamse Regering in Londen (m/v) - Voltijds
Het Departement internationaal Vlaanderen werft aan in contractueel dienstverband:
Administratief medewerker van de algemeen afgevaardigde van de Vlaamse Regering in
Londen (m/v) - Voltijds
Afdeling: Diplomatiek Netwerk Beleidsdomein: internationaal Vlaanderen
Standplaats: Xxxxxxxx Xxxxx, 0X Xxxxxxxxx Xxxxxx – Xxxxxx W1G OLD
FUNCTIECONTEXT
Het Departement internationaal Vlaanderen (DiV) staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaams buitenlands beleid en het beleid inzake internationaal ondernemen, toerisme en internationale samenwerking. Daarnaast zorgt het departement ook voor de uitvoerende taken van het beleidsveld buitenlands beleid en de controle op de uitvoer, invoer en doorvoer van strategische goederen. Tot DiV behoren eveneens meerdere diplomatieke afvaardigingen van de Vlaamse Regering in het buitenland, waaronder Londen.
Je takenpakket situeert zich binnen de Algemene Afvaardiging van de Vlaamse Regering in Londen. Je geeft ondersteuning aan de Algemeen Afgevaardigde die in zijn/haar ambtsgebied het rechtstreekse, diplomatieke aanspreekpunt is voor de Britse autoriteiten.
Deze vacature ontstaat door 1 jaar loopbaanonderbreking van een vast aangeworven personeelslid. De functie zou ten laatste moeten worden ingevuld vanaf 21 augustus 2016 met een voorziene duur van 1 jaar. Er wordt bij voorkeur nog voorzien in een opleidingsperiode vooraf, zodat de overdracht zo vlot mogelijk kan verlopen. Kandidaten moeten er rekening mee houden dat deze tijdelijke overeenkomst eindigt met het aflopen van de loopbaanonderbreking van het vast aangeworven personeelslid. Het contract leidt niet tot een vaste aanwerving.
JE TAKENPAKKET
• Het verzorgen van het persoonlijk secretariaat van de algemeen afgevaardigde.
• Het uitvoeren van allerhande administratieve taken (typwerk, kopieerwerk, telefonische contacten) om bij te dragen tot een efficiënte werking van de afvaardiging.
• Verzamelen, verifiëren en verwerken van informatie nodig voor de dossierbehandeling.
• Beheer van het klassement zodat de nodige documenten snel en gemakkelijk terug te vinden zijn.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de andere diensten binnen Flanders House (nl. Flanders Investment & Trade en Toerisme Vlaanderen).
• Behartigen van het financiële beheer, met name van het werkingsfonds van de algemeen afgevaardigde.
• Het bijdragen aan de organisatie van de activiteiten die de algemene afvaardiging organiseert of waar deze bij betrokken is.
• Opstellen van berichten voor de website en sociale media, inclusief opvolging ervan, in samenwerking met andere collega’s
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES
• Je hebt ervaring met het uitvoeren van administratieve taken in een internationale omgeving.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Engels en Nederlands.
• Je kan vlot typen.
• Je hebt een goede kennis van de courante pc-toepassingen met een grondige kennis van Word, Outlook, PowerPoint en Excel en je kan databases in Access aanmaken en bewerken.
• Je hebt organisatietalent.
• Je bent in staat de boekhouding te beheren van een klein kantoor.
• Professionele ervaring met websites en sociale media is een pluspunt.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
• Betrouwbaar
• Streeft naar voortdurend verbeteren
• Zin voor orde en netheid
• Nauwgezet
• Resultaatgericht
• Flexibel
JE INTERACTIEVE COMPETENTIES
• Discreet
• Klantvriendelijk
• Luistervaardig
• Stipt
ONS AANBOD
Wij bieden je een contractuele functie aan voor bepaalde duur (voltijdse prestaties).
Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (salarisschaal B212). Je bruto- en nettomaandsalaris kan je berekenen via xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxx-xxx-xx- vlaamse-overheid/salarissimulator. Het exacte bedrag is afhankelijk van je relevante ervaring.
Je krijgt ook een Lunch Allowance van ca. 90 GBP per maand en een London Weighting van ca. 395 GBP per maand.
Je hebt recht op 35 vakantiedagen plus officiële feestdagen. Er wordt soms gevraagd naar flexibiliteit in de werkuren, maar avond- en weekendwerk kan gecompenseerd worden. Indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon- en werkverkeer, heb je recht op de terugbetaling van je abonnement. Bovendien wordt je een hospitalisatieverzekering aangeboden.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
MEER WETEN ?
Voor extra informatie over inhoudelijke voorwaarden kun je contact opnemen met
Xxxxx Xxx Xxxxx, Adjunct Algemeen Afgevaardigde van de Vlaamse Regering in Londen. Email: xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.xx
HOE SOLLICITEREN?
Solliciteren kan tot en met zondag 19 juni 2016
In jouw kandidatuur motiveer je duidelijk waarom je denkt in aanmerking te komen voor de betrekking. Je voegt tevens een curriculum vitae bij jouw kandidatuurstelling.
Indien wij jouw kandidatuur verder in aanmerking nemen na de screening van de ons toegestuurde CV’s van alle kandidaten, zullen wij jou via e-mail op de hoogte brengen van de verdere stappen in de procedure / uitnodigen voor een gesprek.
Je stuurt jouw kandidatuur via mail naar: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.xx
SELECTIEPROCEDURE
De volledige selectieprocedure vindt plaats in Londen. Kandidaten houden er rekening mee dat de Vlaamse overheid geen tussenkomst voorziet in verplaatsingskosten voor deelname aan deze selectie.
• Screening CVs en interviews vanaf 20 juni 2016