Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
I. – Toepassingsgebied
Iedere opdracht gegeven aan BFKS BV, vertegenwoordigd door haar bestuurder, de xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx, impliceert van rechtswege de instemming met onderhavige algemene voorwaarden. De uitgevoerde prestaties gebeuren volgens de bijzondere voorwaarden bepaald in een eventuele overeenkomst (bv. de opdrachtbrief) en volgens de hierna vermelde voorwaarden die integraal deel uitmaken van de overeenkomst met de cliënt.
Uitgebreidere voorwaarden worden eveneens gestipuleerd in de opdrachtbrief die wordt ondertekend door zowel de cliënt als de beroepsbeoefenaar.
Wanneer in deze algemene voorwaarden verwezen wordt naar BFKS BV, wordt verwezen naar de BV BFKS, met maatschappelijke zetel te 3201 Langdorp, Xxxx Xxxxxxxxxxxx 000X, ingeschreven bij de KBO en in het RPR Leuven onder het nummer ON0897.417.967.
Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen BFKS BV en de cliënt.
In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.
Behalve in de punten waarin de algemene voorwaarden strenger zijn opgesteld.
Specifieke aanvullende / individuele afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard.
Overeenkomstig het gemeen recht kan BFKS BV enkel aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door haar werden aanvaard.
Voor aansprakelijkheden na de stopzetting van de opdracht door de cliënt kan BFKS BV nooit aansprakelijk gesteld worden.
II. – Sluiten van het contract
2.1 Aanvang van de overeenkomst:
Bij gebrek aan een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst gesloten en treedt deze in werking:
- ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief ontvangt en op zijn beurt medeondertekent;
- ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de opdracht begint uit te voeren, op verzoek van de cliënt, wanneer die uitvoering door uitzonderlijke of dringende omstandigheden op een eerder tijdstip begint.
Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, zijn alle professionele relaties tussen partijen onderworpen aan deze algemene voorwaarden en aan de opdrachtbrief, waarvan de bepalingen geacht worden te zijn gesloten tussen de partijen, voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden bezorgd.
2.2 Eventuele overdracht van de overeenkomst
In geval van overdracht van deze overeenkomst, met name ingevolge een overdracht van cliënteel, aan een door het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants) (hierna ‘het ITAA’) erkende rechtspersoon, licht de beroepsbeoefenaar de cliënt uiterlijk binnen vijftien dagen na de overdracht schriftelijk in over de volledige gegevens van de overnemer, met inbegrip van zijn inschrijvingsnummer in het openbaar register van het ITAA.
De cliënt en de beroepsbeoefenaar erkennen en aanvaarden dat de overeenkomst gewoon wordt voortgezet met de overnemer zoals ze oorspronkelijk door de partijen werd gesloten.
III. – Beëindiging van de overeenkomst
De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen te allen tijde deze overeenkomst en/of de aan de opdrachtbrief verbonden mandaten beëindigen door middel van een per post aangetekende opzeggingsbrief en met inachtneming van de hierna uiteengezette modaliteiten.
De beëindiging door de cliënt kan gebeuren door de opvolger van de beroepsbeoefenaar die daartoe door de cliënt naar behoren is gemachtigd.
De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
3.1. Recurrente opdrachten
3.1.1. Definitie
Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: alle opdrachten die terugkerend zijn en die niet voldoen aan de definitie van ‘niet-recurrente opdrachten’ in artikel 3.2.1.
3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst
Behalve bij een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst voor een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.
Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen door middel van een per post aangetekende opzeggingsbrief.
Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.1 en 4.2 hieronder) of een tegenstrijdig beding in de opdrachtbrief, geldt, wanneer de beroepsbeoefenaar en/of de cliënt een einde maakt/maken aan het contract, een opzeggingstermijn van: 14 kalenderdagen (na verzending van de aangetekende zending). Tijdens de opzeggingsperiode blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden van kracht.
Tenzij de partijen xxxxxx xxxxxxxxx, heeft de beëindiging van het contract, zelfs indien een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, de onmiddellijke stopzetting tot gevolg van de diensten van de beroepsbeoefenaar voor de voorbereiding van de jaarrekening van het boekjaar dat voorafgaat aan de beëindigingsdatum.
3.2. Niet-recurrente opdrachten
3.2.1. Definitie
Niet-recurrente opdrachten zijn eenmalige en niet-terugkerende opdrachten waarvan de uitvoering een einde maakt aan de opdracht.
3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst
Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor een bepaalde duur te zijn gesloten.
Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de uitvoering van de overeengekomen diensten.
De cliënt heeft op grond van artikel 1794 B.W. en desgevallend in afwijking van artikel 2004 B.W. het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan BFKS BV van de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden, te verhogen met een bijkomende schadevergoeding gelijk aan 30% van het ereloon met betrekking tot het niet uit te voeren of uitgevoerde deel van de opdracht.
3.3. Afhandeling
Bij het einde van de overeenkomst worden alle boeken en documenten, die eigendom zijn van de cliënt, ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn mandataris middels het opmaken van een gedateerde en ondertekende inventaris in evenveel originele exemplaren als er partijen zijn.
Het einde van de opdracht:
- leidt tot de onmiddellijke intrekking van alle mandaten die zijn verleend voor de indiening van de belastingaangiftes in de PB, Ven.B. en btw-aangiftes, neerlegging van de jaarrekening of vertegenwoordiging (bv. elektronisch mandaat voor toegang tot het UBO-register, )
- vereist dat de cliënt al zijn boekhoudkundige stukken van de beroepsbeoefenaar onmiddellijk terugneemt.
BFKS BV is gerechtigd de administratieve kosten van deze aflevering in rekening te brengen.
3.4 Erelonen (enkel bij forfaitaire facturatie)
De forfaitaire erelonen blijven verschuldigd tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).
Het lopend jaarlijks/driemaandelijks forfait wordt omgezet in een maandelijks forfait dat van toepassing is tot het einde van de opdracht (met of zonder opzeggingstermijn).
IV. – Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)
4.1. In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de samenwerking onmogelijk maken, zoals:
a. omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen;
b. omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken;
c. (een) kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verplichtingen zoals omschreven in deze algemene voorwaarden (punt 6.2) en in de opdrachtbrief;
d. In geval van WCO, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt;
e. Wijziging in het risicoprofiel van de cliënt;
f. Gebrek aan (tijdige) betaling door de cliënt;
g. Andere redenen staan beschreven in de opdrachtbrief.
De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan de cliënt worden meegedeeld.
Naargelang van de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een ingebrekestelling aan de cliënt.
4.2. In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.
4.3. De cliënt kan de overeenkomst op elk moment zonder opzegging noch vergoeding beëindigen wanneer de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft bij het uitvoeren van zijn verplichtingen, zoals beschreven in deze algemene voorwaarden (punt 6.1) en desgevallend in de opdrachtbrief. In ieder geval moet de cliënt zijn beslissing laten voorafgaan door een schriftelijke ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.
4.4. Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke en aangetekende kennisgeving en met onmiddellijke ingang, ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.
V. – Schorsing van de uitvoering van de verbintenissen
In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van een of meerdere van zijn verplichtingen, bijvoorbeeld bij niet-betaling van de erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7, is BFKS BV gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen te schorsen of uit te stellen tot de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
De beroepsbeoefenaar licht de cliënt hierover schriftelijk in, de eerste aanmaning voor nog openstaande erelonen is hiervoor voldoende
Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, dringende en noodzakelijke werkzaamheden moeten worden verricht ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop. Doch kan de
beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor enig nadelig gevolg m.b.t. de schorsing of uitstel van uitvoering ten aanzien van haar cliënt.
Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten met betrekking tot de reeds verrichte werkzaamheden.
VI. – Rechten en verplichtingen van de partijen
6.1. Rechten en verplichtingen van de beroepsbeoefenaar
Met uitzondering van de naleving van wettelijke termijnen (voor zover de cliënt al zijn in artikel 6.2 vermelde verplichtingen is nagekomen), is de verbintenis die de beroepsbeoefenaar ten opzichte van zijn cliënt aangaat een middelenverbintenis. De beroepsbeoefenaar voert de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid en met de vereiste zorg uit.
Hij waakt erover dat de diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.
De beroepsbeoefenaar kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.
Evenmin is zij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór haar tussenkomst.
De beroepsbeoefenaar kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor enig nadelig gevolg door tekortkomingen van de cliënt inzake deze overeenkomst, noch inzake beslissingen die genomen zijn door de cliënt of zijn aangestelde derden m.b.t. boekhoudkundige, fiscale, administratieve verplichtingen en de desbetreffende wetgeving.
De uitvoering van de opdracht is - behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief - niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.
Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelden hem meedelen, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar voor het uitvoeren van de opdracht naar eigen inzicht een beroep doet op onderaannemers of medewerkers die over de vereiste competenties en kwalificaties beschikken.
6.2. Rechten en verplichtingen van de cliënt
Met betrekking tot de opdracht die aan de beroepsbeoefenaar wordt toevertrouwd, verbindt de cliënt zich er nauwgezet toe om samen te werken en om alle documenten, gegevens en inlichtingen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, nauwkeurig en tijdig te verstrekken.
De cliënt verbindt zich er bovendien toe:
- De werkzaamheden die hem desgevallend overeenkomstig de opdrachtbrief zijn toegewezen uit te voeren;
- De beroepsbeoefenaar tijdig alle gegevens, gebeurtenissen of ontwikkelingen te melden die de uitvoering van de opdracht kunnen beïnvloeden;
- De beroepsbeoefenaar alle correcte, nauwkeurige en geactualiseerde informatie en elke latere wijziging ervan die een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar impliceert, te bezorgen, meer bepaald en zonder volledig te zijn, met betrekking tot een aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn kaspositie, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit uiterlijk binnen de 15 dagen na de kennisname van deze informatie of na de wijziging ervan door de cliënt;
- Schriftelijk te bevestigen dat de bezorgde documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn, als de beroepsbeoefenaar hem dat vraagt;
- Te controleren of de documenten en overzichten die door de beroepsbeoefenaar worden opgemaakt, overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem bezorgde inlichtingen, en als dat niet zo is, dit onmiddellijk aan de beroepsbeoefenaar te melden;
Als hij dit niet doet, is de beroepsbeoefenaar vrijgesteld van aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die door de wetten, reglementen en akkoorden worden opgelegd voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht zouden vallen.
Bovendien moet de cliënt de beroepsbeoefenaar onmiddellijk elke verandering van zijn contactgegevens melden, alsook elke verandering binnen zijn uiteindelijke begunstigden.
Tot slot verbindt de cliënt zich ertoe de beroepsbeoefenaar elke niet-betaling ten aanzien van gelijk welke fiscale, sociale administratie of gelijk welke andere schuldeiser te melden vanaf de eerste overschrijding van de vervaldag.
VII. – Erelonen
7.1. Vaststelling van de erelonen en kosten
De kosten en erelonen worden vastgesteld zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan deze algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.
7.2. Betalingsvoorwaarden
Facturen en/of ereloonnota's zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na de facturatiedatum.
Elke vertraging in de betaling geeft van rechtswege, zonder dat een ingebrekestelling nodig is, aanleiding tot:
a. de toepassing van een verwijlintrest tegen het tarief dat is vastgesteld in artikel 5 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties;
b. een conventionele vergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt vastgesteld op 10% van de onbetaalde bedragen, met een minimum van (120,00) euro.
Vertragingen in de uitvoering van zijn opdracht die niet toe te schrijven zijn aan de beroepsbeoefenaar verhinderen de maandelijkse forfaitaire facturatie niet.
7.3. Voorschotten
De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden in de definitieve kosten- en erelonenstaat in rekening gebracht. De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht voor met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald werd door de cliënt.
7.4. Betwisting van kosten- en erelonenstaat
Alle betwistingen van kosten en erelonen moeten binnen de 15 dagen na facturatiedatum bij aangetekend schrijven worden geformuleerd. Indien de beroepsbeoefenaar geen (tijdige) betwisting ontvangt, wordt de niet-betwiste schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag ervan onbetwistbaar verschuldigd. De cliënt wordt bovendien geacht akkoord te gaan met de gefactureerde diensten.
VIII. – Aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar
8.1. Beperking van aansprakelijkheid
De beroepsbeoefenaar waakt erover dat de diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.
De beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen - desgevallend met terugwerkende kracht - van deze wets- en reglementsbepalingen.
Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de beroepsfouten en vergissingen die vóór de inwerkingtreding van de opdrachtbrief door eender wie zouden zijn begaan.
Tot slot kan de beroepsbeoefenaar overeenkomstig het gemene recht alleen aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem zijn aanvaard.
Aan de beroepsbeoefenaar en aan de cliënt wordt ook gevraagd om elkaar, en zoveel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen te bezorgen.
De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen die door zijn beroepsverzekeringscontract worden gedekt, behalve in geval van een fout begaan met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden of bij de uitvoering van bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants.
Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van de Vennootschap beperkt tot een vergoeding van maximum het bedrag (exclusief btw) van het honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht, indien deze periode korter is dan een jaar, wanneer het gaat om een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van dezelfde aard.
8.2. Verzekering van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar heeft zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringsovereenkomst die werd goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants.
De hierboven vermelde beperkingen van aansprakelijkheid zijn ook van toepassing op vorderingen die op grond van de uitvoering van de opdracht worden gericht tegen alle personen, vennoten, leidinggevenden en/of zelfstandige medewerkers, die in de zin van de verzekeringsovereenkomst de hoedanigheid van verzekerde hebben.
Wanneer twee of meerdere schadegevallen het gevolg blijken te zijn van dezelfde fout, zullen ze worden geacht één enkel geval van aansprakelijkheid te vormen en de aansprakelijkheid zal bijgevolg beperkt zijn tot het hoogste aansprakelijkheidsbedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.
Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepaling geeft schade die voortvloeit uit (a) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen, (b) een verlies, beschadiging of misbruik van gegevens of (c) een indirect verlies of gevolgschade geen aanleiding tot vergoeding.
IX. – Plaats van uitvoering van de opdracht en bewaring van de stukken
De stukken, boeken en documenten mogen worden verplaatst. De beroepsbeoefenaar mag ze bijhouden voor de tijd die nodig is om zijn opdracht(en) uit te voeren. De cliënt heeft altijd het recht om ze te raadplegen, ofwel persoonlijk ofwel via (een) aangestelde(n) of gevolmachtigde(n), die in het bezit zijn van een schriftelijke volmacht, op voorwaarde dat deze stukken, boeken en documenten eigendom zijn van de cliënt.
Het is de verantwoordelijkheid van de cliënt om de boekhoudstukken en -documenten te bewaren en ze terug te halen zodra de beroepsbeoefenaar hem meldt dat ze beschikbaar zijn. De beroepsbeoefenaar verbindt zich ertoe de boekhoudkundige stukken regelmatig ter beschikking van de cliënt te stellen.
X.- Beroepsgeheim en witwassen
De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of werknemers, moeten in het kader van de hen toevertrouwde opdrachten het beroepsgeheim naleven overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Bij wijze van uitzondering ontheft de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme de beroepsbeoefenaar van zijn beroepsgeheim.
De cliënt bevestigt dat hij op de hoogte is van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld
en de financiering van terrorisme en verbindt zich ertoe hem onmiddellijk alle in het kader van die wetgeving vereiste informatie en/of documenten te bezorgen.
XI. – Privacy – gegevensverwerking
De cliënt erkent dat hem werd gemeld dat zijn persoonsgegevens door de beroepsbeoefenaar worden verwerkt met het oog op het contractuele en administratieve beheer van zijn dossier, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving die aan de beoefenaar wordt opgelegd en voor de uitvoering van de tussen hen overeengekomen opdrachten.
De cliënt is ervan op de hoogte dat de privacyverklaring van de beroepsbeoefenaar altijd toegankelijk is op zijn website: xxxx@xxxx.xx
XII. – Toepasselijk recht en geschillenregeling
De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden geregeld door het Belgische recht.
De partijen zijn ervan op de hoogte dat in geval van een geschil tussen hen de mogelijkheid bestaat om een alternatieve methode van geschillenbeslechting te proberen.
Zij doen eerst het nodige om elkaar het onderwerp van hun vragen of geschillen schriftelijk te melden.
Bij gebrek aan een onderling akkoord over een alternatieve methode van geschillenbeslechting vallen alle onopgeloste geschillen, van welke aard ook, onder de bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement Leuven.