OVEREENKOMST
OVEREENKOMST
tussen de Vaartkapoen vzw en de gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek ter uitvoering van het lokaal cultuurbeleidsplan 2020 - 2025
OVEREENKOMST XXXXXX
Xx Xxxxxxxx Xxxx - Xxxx - Xxxxxxxxx Xxxxx xxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx-Xxxx-Xxxxxxxxx
Hier vertegenwoordigd door haar College van Burgemeester en Schepenen in wiens naam handelen Mevr. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, schepen bevoegd voor Nederlandstalige Cultuur; en de Xxxx Xxxxxxx XXXXXXX, adjunct-gemeentesecretaris,
Volgens de nieuwe gemeentewet artikel 109 en 110, In uitvoering van de beraadslaging van
de gemeenteraad, in zitting van XXXXX….
en
De Vaartkapoen vzw Xxxx Xxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxx – Xxxx – Molenbeek ON: BE0449 229 764
Hier vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxxxxx, in zijn hoedanigheid van centrumverantwoordelijke, gemachtigd om het Gemeenschapscentrum te vertegenwoordigen en te verbinden in de uitvoering van de beslissing dienaangaande van het Bestuur.
Wordt het volgende overeengekomen:
Artikel1 – Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar, te starten bij de goedkeuring van deze overeenkomst door de gemeenteraad en eindigend bij de start van het nieuwe Cultuurbeleidsplan 2026 – 2031.
Deze overeenkomst kan jaarlijks door beide partijen worden beëindigd. De partij die de overeenkomst wil beëindigen, zal dit voor 1 oktober van het lopende kalenderjaar via een aangetekend schrijven melden aan de andere partij. De overeenkomst wordt via deze procedure stopgezet op 1 januari van het volgende kalenderjaar.
Zonder tegenbericht van één van de partijen wordt deze overeenkomst stilzwijgend verlengd, telkens met een periode van één jaar.
Artikel 2 – Doel van de overeenkomst
In het kader van haar geïntegreerd cultuurbeleidsplan 2020 – 2025 heeft de gemeente Sint – Xxxx – Molenbeek m.n. de dienst Nederlandstalige cultuur en de dienst Nederlandstalige bibliotheek met De Vaartkapoen vzw een intensieve samenwerking tot stand gebracht, die een methode hanteert die mensen van Sint – Xxxx – Molenbeek laat groeien en ruimte geeft via cultuur. Deze samenwerking wil deze groei en ruimte mogelijk maken door in te zetten op:
- Eigen ruimte die een openheid voor ontmoeting stimuleert
- Burgerruimte die inspirerend is voor burgerschap
- Partnerruimte die innoverend is voor experiment en creatie
Deze doelstelling wordt uitgebreid beschreven in het Cultuurbeleidsplan 2020-2025, goedgekeurd door de gemeenteraad van 24 november 2019.
Artikel 3 – methode
Om bovenvermelde uitdagingen te bereiken, zetten de dienst Nederlandstalige Cultuur en de dienst Nederlandstalige bibliotheek en De Vaartkapoen hun samenwerking verder via een jaarlijks actieplan in het kader van het geïntegreerd cultuurbeleidsplan 2020 - 2025, goedgekeurd door de gemeenteraad van 20 november 2019. Het actieplan van het lopende jaar en het voortgangsrapport van het afgelopen werkjaar worden geadviseerd uiterlijk op 15 maart door de gemeentelijke cultuurraad.
a. samenwerkingsplan
Binnen het jaarlijks actieplan wordt in overleg met de cultuurbeleidscoördinator, de bibliothecaris en de centrumverantwoordelijke van de Vaartkapoen jaarlijks de gezamenlijke of ondersteunende activiteiten bepaald. Dit wordt vertaald in een samenwerkingsplan. Voor dit samenwerkingsplan wordt jaarlijks een bedrag van 10.000 € voorzien. Met deze middelen wordt een overheadkost (administratie, personeelsinzet, uitrusting) van 20% gedekt. Met de resterende 80% worden specifieke projecten en activiteiten georganiseerd, zoals beschreven in het samenwerkingsplan en volgens de te bereiken doelstellingen van het beleidsplan 2020
- 2025 die in het jaarlijkse actieplan zijn genoteerd.
b. infrastructuur
Ter realisatie van de doelstellingen van het geïntegreerd beleidsplan 2020 – 2025, kunnen zowel de Vaartkapoen, de bibliotheek als de Nederlandstalige cultuurdienst de infrastructuur gratis gebruiken. Deze infrastructuur betreft de gemeentelijke culturele ruimten en de infrastructuur van De vaartkapoen vzw.
Artikel 4 – Administratieve modaliteiten
De toekenning van de middelen gebeurt binnen volgend kader en onder volgende voorwaarden:
- Uiterlijk op 10 januari van het lopende jaar worden het jaarlijks samenwerkingsplan opgemaakt.
- Uiterlijk op 1 maart wordt het actieplan van het lopende jaar en het voortgangsrapport van het afgelopen werkjaar voorgelegd aan de bevoegde raden, zijnde de cultuurraad en beheerraad van de bibliotheek voor advies en de
beheerraad van De vaartkapoen ter goedkeuring, conform de doelstellingen van het Cultuurbeleidsplan 2020 – 2025 van de gemeente Sint-Xxxx-Molenbeek;
- Het samenwerkingsplan maakt geen onderwerp uit van het advies de cultuurraad en de beheerraad van de bibliotheek;
- Uiterlijk op 1 april van het volgende jaar bezorgt De vaartkapoen het financieel verslag dat toelichtingen geeft bij de besteding van de financiële middelen die de gemeente ter beschikking heeft gesteld en motiveert het gebruik ervan, inclusief een door de Algemene Vergadering van het centrum goedgekeurde balans en jaarrekening. Tevens vermeldt dit verslag de nominatieve samenstelling van de Algemene Vergadering en van het Bestuur.
- Deze middelen zullen pas worden uitbetaald en op basis van een factuur:
o 50% na indiening van het jaarlijks samenwerking met begroting;
o 50% na indiening van de verantwoording van het project;
- De betaling gebeurt na goedkeuring van de gemeentelijke begroting door de gemeentelijke overheid en de voogdijoverheid.
Indien De vaartkapoen zijn verplichtingen niet of slechts gedeeltelijk nakomen, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen om af te wijken van deze modaliteiten.
Artikel 5 – Voorwaarden van de financiële middelen
De financiële middelen worden toegekend overeenkomstig de bepalingen van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. De Vaartkapoen VZW verbindt zich ertoe om de ontvangen gelden te gebruiken voor de uitvoering van de hele verwezenlijking van het project en dit op doeltreffende en transparante wijze.
De Gemeente behoudt zich bovendien het recht om, na afspraak genomen te hebben met de verantwoordelijke van de Vaartkapoen VZW, de correcte bestemming van de toelage te controleren. De gemeente heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te doen controleren. De Vaartkapoen VZW verbindt zich ertoe geen enkele daad te stellen of houding aan te nemen die de uitoefening van dit controlerecht in het gedrang kan brengen.
Overeenkomstig artikel 7 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, verbindt de Vaartkapoen VZW zich ertoe om de bedragen van de toelage die niet zouden gebruikt zijn overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst, alsook in de volgende gevallen, terug te betalen:
− wanneer de Vaartkapoen VZW de financiële middelen niet aanwendt voor het doel waarvoor deze hem werd toegekend;
− wanneer de Vaartkapoen VZW de vereiste bewijsstukken door de Gemeente niet aflevert;
− wanneer de Vaartkapoen VZW zich verzet tegen de controle van de Gemeente.
Artikel 6 – samenwerking op vlak van communicatie
De Vaartkapoen en de gemeente Sint Xxxx Xxxxxxxxx zullen op al het promotionele drukwerk en elektronische communicatiemiddelen van de gezamenlijke of ondersteunde activiteiten melding maken van de samenwerking door het zichtbaar vermelden van de
respectievelijke logo’s (De vaartkapoen, de gemeente en de Nederlandstalige cultuurdienst
en/of desgevallend de Nederlandstalige bibliotheek) en de zin “in het kader van een
samenwerking tussen De Vaartkapoen en de Gemeente Sint Xxxx Xxxxxxxxx en met steun
van de schepen van Nederlandstalige cultuur, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx”.
Artikel 7 – Toepasbaarheid en Jurisdictie
Deze overeenkomst valt onder het Belgische recht. Iedere betwisting inzake de toepassing van de interpretatie van voorliggende overeenkomst valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Opgesteld te Sint – Xxxx – Molenbeek, op …….
In 2 exemplaren waarvan elke partij erkent er één ontvangen te hebben. Voor De Vaartkapoen vzw
Xxxxxx XXXXXXXX Centrumverantwoordelijke
Voor de gemeente:
De Adjunct – gemeentesecretaris, de afgevaardigde schepen,
Xxxxxxx XXXXXXX Xxxxxx XXXXXX XXXXXXXXX
schepen van Nederlandstalige Cultuur