Reglement Africa Classic Tanzania 2023
Reglement Africa Classic Tanzania 2023
Definities
1. Organisatie:
Het evenement wordt georganiseerd door Emolife Events & Consultancy BV, in opdracht van The Event Foundation en ten behoeve van Amref Flying Doctors.
2. Evenement:
Africa Classic Tanzania 2023 vindt plaats van 7 tot en met 14 oktober 2023 in Tanzania. Het evenement is geen wedstrijd maar een fondsenwervend evenement ten gunste van Amref Flying Doctors.
3. Deelnemer:
Dit is iedere persoon die op enigerlei wijze, direct of indirect een overeenkomst met de Organisatie sluit voor zijn deelname aan het Evenement.
4. Inschrijfgeld:
Het door de Organisatie in rekening gebrachte bedrag om deel te kunnen nemen aan het Evenement.
5. Startbedrag:
Het minimumbedrag dat een Deelnemer bij elkaar dient te verzamelen aan sponsorgeld om deel te kunnen nemen aan het Evenement. Het sponsorgeld, zoals omschreven in dit reglement, betreft een gift.
Algemeen
1. De voorwaarden zoals omschreven in dit reglement zijn van toepassing op deelname aan alle (al dan niet middels een tussenpersoon tot stand gekomen) evenementen waarbij de Organisatie als directe of indirecte partij betrokken is.
2. Door middel van de inschrijving verklaart de Deelnemer zich onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van dit reglement.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover de Organisatie zich daartoe uitdrukkelijk schriftelijk akkoord heeft verklaard.
4. Uitdrukkelijk worden door de Organisatie de door Deelnemers toepasselijk verklaarde algemene voorwaarden verworpen.
5. Omdat de Deelnemer projecten bezoekt van Amref Flying Doctors, is deze Code of Conduct van toepassing.
Deelname en inschrijving
1. Inschrijving geschiedt uitsluitend op de wijze en onder de voorwaarden die in dit reglement zijn bepaald.
2. Inschrijving geschiedt via het digitale inschrijfformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx. Inschrijven kan via de aanmeldpagina van de website.
3. Deelname aan het Evenement is alleen mogelijk als het inschrijfgeld is voldaan.
4. Betaling van het inschrijfgeld geschiedt middels iDeal of creditcard.
5. Het inschrijfgeld kan in in een keer voldaan worden bij inschrijving, of in 2 termijnen. Bij inschrijving wordt direct de eerste termijn voldaan, voor de tweede termijn ontvang je een een betaalverzoek die uiterlijk 49 dagen voor het evenement voldaan moet zijn. In het geval de deelnemer in aanmerking komt voor een korting, wordt de korting in mindering gebracht op de inschrijfgeld of verspreid over de drie termijnen verrekend.
6. Bij inschrijving dient direct een eerste aanbetaling, of het volledige inschrijfgeld voldaan te worden.
7. Inschrijving voor het Evenement is persoonlijk. Het startnummer is niet overdraagbaar.
8. De inschrijving tot deelname staat open voor een ieder die de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt op de dag van deelneming.
9. Jongeren van 16 en 17 jaar mogen alleen deelnemen als zij schriftelijke toestemming van de ouder/voogd aan de Organisatie overhandigen en op de route begeleid worden door een volwassene.
10. Deelnemers kunnen deelnemen als team of als individuele Deelnemer.
11. De Deelnemer wordt niet medisch gekeurd door de organisatie. De Deelnemer realiseert zich, dat vanwege het uitdagend karakter van het evenement zware eisen aan zijn/haar fysieke en psychische conditie worden gesteld. De organisatie verplicht een voorafgaande medische controle; bij twijfel met betrekking tot de gezondheid wordt afgeraden om mee te doen.
12. De Deelnemer verklaart dat hij voldoende gezond is om aan het Evenement deel te nemen.
Startbedrag
1. Iedere Deelnemer dient minimaal € 5.000,- sponsorgeld op te halen, anders kan niet deel worden genomen aan het Evenement.
2. Deelnemers geven voorafgaand aan hoeveel zij verwachten op te halen voor het Evenement.
3. Mocht het minimaal te behalen bedrag 2 weken voor de start van het Evenement niet bij elkaar zijn, dan treedt de Deelnemer vóór 1 oktober in contact met de Organisatie en overlegd op welke manier hij kan deelnemen aan het Evenement.
4. Deelnemers worden door de Organisatie van deelname uitgesloten indien zij niet voldoende sponsorgeld, zijnde € 5.000,-, hebben voor het verkrijgen van het startbewijs. In dit geval zijn Deelnemers verplicht de kosten van het arrangement, zijnde € 2.399,- te voldoen. Indien deze kosten al zijn betaald hebben Deelnemers geen recht op enige vorm van creditering. De Organisatie zal hiervoor facturen overleggen.
Spelregels
1. Het is niet toegestaan deel te nemen aan het Evenement met een fiets met elektrische hulpmotor.
2. Deelnemers hebben respect voor elkaar en de natuur en leven het reglement na.
3. De lokale (verkeers)regels en verkeerstekens blijven tijdens de route onverkort van kracht.
4. Deelnemers zijn verplicht alle aanwijzingen van politie en de Organisatie op te volgen.
5. Deelnemers waken over hun eigen veiligheid en de veiligheid van anderen.
6. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het opnemen van de tijd.
7. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk om tijdens het Evenement het besluit te nemen eventueel de deelname te beëindigen.
8. De Organisatie kan besluiten om tijdslimieten in te stellen en Deelnemers uit de strijd te halen indien deze limieten niet gehaald worden.
9. Het hinderlijk laten spelen van draagbare radio toestellen e.d. is verboden.
10. Deelnemers wordt afgeraden koptelefoons te gebruiken.
11. Tijdens het Evenement is het Deelnemers verboden op enigerlei wijze voorwerpen voorhanden te hebben die in redelijkheid een gevaar kunnen opleveren of een ernstige mate van hinder kunnen veroorzaken voor andere Deelnemers.
12. Deelnemers mogen zich niet aanstootgevend of gevaarzettend te gedragen of te kleden.
13. Passeren is alleen toegestaan indien hierdoor geen hinder ontstaat voor andere Deelnemers.
14. Deelnemers mogen geen afval op en rond de route weggooien.
15. Het verstrekte startnummer dient duidelijk zichtbaar gedragen te worden.
De route
1. Africa Classic Tanzania wordt verreden van 7 tot en met 14 oktober 2023 in Tanzania.
2. De route is niet uitsluitend toegankelijk voor de Deelnemers van het Evenement. Deelnemers dienen daarom rekening te houden met ander verkeer.
3. Deelnemers dienen zich tevoren bekend te maken met de route en worden aan de start geacht bekend te zijn met de route.
4. Het is verboden om als Deelnemer van de route af te wijken.
5. Deelnemers dienen de Organisatie te informeren als ze onverhoopt zijn verdwaald.
6. Deelnemers kunnen de Organisatie niet aansprakelijk stellen voor het feit dat ze zijn verdwaald.
7. De Organisatie kan besluiten om de route aan te passen, te verkorten of de tocht geheel af te gelasten indien de (veiligheids)situatie dit, naar het oordeel van de Organisatie, noodzakelijk maakt.
8. De Organisatie behoudt zich tevens het recht voor om start en/of finishtijden en/of plaatsen te wijzigen.
9. Deelnemers of eventuele belanghebbenden kunnen bij een besluit van de Organisatie als bedoeld in de vorige twee alinea’s van dit artikel, geen aanspraak maken op schadevergoeding of terugbetaling van het Inschrijfgeld en sponsorgeld.
Voorbereiding
1. Deelnemers doen vrijwillig mee aan het Evenement.
2. Deelnemers dragen zelf zorg voor een adequate voorbereiding en toereikende lichamelijke conditie om deel te nemen aan het Evenement. In geval van twijfel adviseert de organisatie dat de deelnemer zich bij de voorbereiding laat begeleiden door een deskundige trainer.
3. De Organisatie is niet aansprakelijk voor lichamelijk letsel, opgedaan tijdens het Evenement wegens onvoldoende voorbereiding van de Deelnemer of de fysieke gezondheid van de Deelnemer.
Materiaal
1. Deelnemers dragen tijdens het Evenement een geldig identiteitsbewijs bij zich.
2. Iedere Deelnemer is daarnaast verplicht om de benodigdheden op de door de Organisatie verstrekte checklist mee te nemen.
3. De materialen die door de Deelnemers worden gebruikt om aan de tocht mee te doen, dienen aan de wettelijk gestelde eisen te voldoen en mogen geen gevaar opleveren voor de (mede)deelnemers.
4. In geval van problemen met het materiaal, dienen de Deelnemers zelf de basis reparaties uit te kunnen voeren.
5. Deelnemers dragen zelf zorg voor goede kleding, materiaal en schoeisel voor elk type weer.
6. Deelnemers dienen er zelf voor te zorgen dat ze gedurende het Evenement een mobiele telefoon bij zich hebben met het nummer van de Organisatie en de EHBO post.
7. Startnummers en eventueel bestelde wielershirts worden voorafgaand aan het Evenement uitgedeeld.
Medische verzorging
1. De Organisatie van het Evenement draagt zorg voor eerste hulp bij ongelukken. Hieronder wordt verstaan het verrichten van zogenaamde eerste hulp of het toepassen van noodinterventies.
2. Als een Deelnemer lichamelijk letsel oploopt, wordt hier altijd melding van gemaakt bij de Organisatie.
3. Een Deelnemer mag nooit alleen achterblijven op de route. Als iemand door bijvoorbeeld verwondingen of uitputting niet verder kan, is een mededeelnemer verplicht hulp in te schakelen van de EHBO post en bij het slachtoffer te blijven. Het slachtoffer mag niet zonder toestemming van de hulpverlening worden verplaatst als het gaat om ernstig letsel.
Annulering en afgelasting
1. Indien een Deelnemer om welke reden dan ook beslist om niet meer deel te nemen aan Africa Classic, is teruggave van het volledige inschrijfbedrag en eventuele andere gemaakte kosten niet mogelijk. Onderstaande annuleringsvoorwaarden zijn van kracht:
De Deelnemer heeft het recht zijn deelname te annuleren door middel van een schriftelijke bevestiging. In geval van annulering zijn onderstaande bedragen verschuldigd;
a. Bij annulering tot 30 april: € 200,-;
b. Bij annulering tussen 1 mei en 30 juni 2023: € 1000,-;
c. Bij annulering tussen 1 juli en 31 augustus 2023: € 1500,-;
d. Bij annulering vanaf 1 september 2023: het volledige inschrijfgeld ad € 2.399,-;
In geval van annulering voorafgaand aan het evenement zijn er met betrekking tot het sponsorgeld twee opties:
- Sponsorbedrag wordt in overleg met de organisatie doorgeschoven naar een volgende editie in het volgend kalenderjaar
- Sponsorbedrag gaat naar Amref Flying Doctors ter financiering van haar doelen
2. In geval van uitval van de Deelnemer tijdens het evenement is teruggave van het sponsorgeld niet mogelijk.
3. In het geval de Deelnemer onvoldoende sponsorgeld ophaalt en door de organisatie wordt besloten de Deelnemer uit te sluiten van deelname, is de Deelnemer verplicht het volledige inschrijfgeld te voldoen.
4. Als het Evenement onverhoopt door overmacht wordt verplaatst naar een andere datum, en de Deelnemer wil geen gebruik maken van de geboden nieuwe datum, is de Organisatie niet verantwoordelijk voor gemaakte kosten van de Deelnemers, waaronder het Inschrijfgeld. Ook heeft de Deelnemer geen recht op teruggave van het sponsorgeld.
5. Als het Evenement onverhoopt door overmacht wordt afgelast, is de Organisatie niet verantwoordelijk voor gemaakte kosten van de Deelnemer, waaronder het inschrijfgeld. Ook heeft de Deelnemer geen recht op teruggave van het sponsorgeld.
6. Indien de Deelnemer een afwijkend reisschema rechtstreeks boekt via TUI geldt het volgende: De in rekening gebrachte meerkosten vallen buiten het via Emolife geboekte standaard arrangement en komen volledig voor eigen rekening van de Deelnemer. In geval van annulering van het arrangement en/of de vlucht(en) worden de aan TUI betaalde meerkosten volledig aan de Deelnemer doorbelast.
Vervoer
1. Voor alle deelnemers worden retour vliegtickets door de organisatie geboekt via TUI.
2. In overleg met de organisatie kan de heen- of terugvlucht gewijzigd worden. Eventuele extra kosten die voortkomen uit wijziging van de standaard geboekte tickets, zijn voor rekening van de deelnemer en loopt via TUI.
Verzekering
1. Deelnemers zijn verplicht zelf een aansprakelijkheidsverzekering, reisverzekering en ongevallenverzekering af te sluiten die adequate dekking biedt ter zake de deelname aan dit Evenement. De deelnemers worden er op gewezen, dat de standaard dekking in de meeste gevallen onvoldoende is en er dus een aanvullende verzekering dient te worden gesloten.
2. De Organisatie raadt sterk aan een annuleringsverzekering af te sluiten met sportblessure dekking.
3. Indien Deelnemers verzuimen een adequate verzekering af te sluiten komt dit voor hun eigen risico, de Organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld.
Aansprakelijkheid en vrijwaring Organisatie
1. Deelnemers zijn zich ervan bewust dat deelname aan dit Evenement veel risico’s en gevaren met zich kan meebrengen. Dit zijn, maar niet beperkt tot: lichamelijke verwondingen zoals maar niet beperkt tot letsel aan gezicht, lichaam en ledematen, geestelijk letsel, blijvende handicaps, of het niet (geheel) uit kunnen blijven oefenen van een beroep.
2. Deelnemers zijn zich bewust van de risico’s en gevaren wegens nalatigheid, onachtzaamheid of onervarenheid van andere Deelnemers.
3. Deelname geschiedt geheel voor eigen rekening en risico.
4. De Organisatie is slechts aansprakelijk voor door een Deelnemer geleden schade als die het rechtstreeks en uitsluitend gevolg is van opzet of grove schuld van de Organisatie, met dien verstande dat alleen die schade voor vergoeding in aanmerking komt waarvoor de Organisatie is verzekerd en voor zover deze schade door die betreffende verzekering wordt gedekt.
5. De aansprakelijkheid van de Organisatie wordt in ieder geval (maar niet beperkt tot) uitgesloten voor:
● schade ten gevolge van handelen van derden, waaronder begrepen door de Organisatie ingeschakelde derden zoals leveranciers, hulpverleners, huurders/pachters van delen van de route en de door deze derden ingeschakelde personen;
● schade ten gevolge van het niet opvolgen door de Deelnemer van door de Organisatie ingeschakelde functionarissen gegeven instructies en van het niet naleven van algemene normen van openbare orde, de spelregels, veiligheid en fatsoen;
● schade ten gevolge van verlies, beschadiging of diefstal van aan de Deelnemer toebehorende en naar het Evenement meegebrachte goederen;
● (gevolg)schade ten gevolge van wijzigingen in de start en finishtijden van het Evenement;
● schade op enigerlei wijze veroorzaakt door andere Deelnemers van het Evenement;
● schade direct of indirect aan wie of wat dan ook ontstaan als direct of indirect gevolg van enig gebrek of enige hoedanigheid of omstandigheid aan, in of op enig roerend of onroerend goed waarvan de Organisatie houder, (erf)pachter, huurder danwel eigenaar is of dat anderszins ter beschikking van de Organisatie staat;
● gevolgschade en indirecte (bedrijfs)schade aan de zijde van een Deelnemer.
6. De Organisatie is nimmer aansprakelijk voor door een Deelnemer geleden schade die is ontstaan ten gevolge van overmacht aan de zijde van de Organisatie. Onder overmacht wordt mede verstaan elke van de wil van de Organisatie onafhankelijke omstandigheid ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst tussen de Organisatie en de Deelnemer reeds als mogelijkheid te voorzien die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert alsmede voorzover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgeweld, burgeroorlog, oproer, rellen, pandemieën, terreur en terreurdreiging, optreden van politie en/of brandweer, werkstaking, transport moeilijkheden, brand, en andere ernstige storingen in de Organisatie en/of op de route, weersomstandigheden en om welke reden dan ook niet functionerend openbaar vervoer alsmede de omstandigheid dat een Evenement vanwege het feit dat de voor het Evenement benodigde vergunningen niet zijn verleend c.q. deze zijn ingetrokken geen doorgang kan vinden dan wel krachtens een daartoe gegeven bevel van het bevoegde gezag afgelast dient te worden.
Diskwalificatie
1. Een Deelnemer kan worden gediskwalificeerd van deelname aan het Evenement indien:
● de Deelnemer het startbedrag of inschrijfgeld niet heeft voldaan;
● deel wordt genomen aan het Evenement zonder (een juist) startnummer;
● de Deelnemer van de route afwijkt;
● de Deelnemer naar mening van de Organisatie de spelregels overtreedt;
● de Deelnemer naar mening van de Organisatie medische problemen heeft;
● de Deelnemer naar mening van de Organisatie ongeoorloofd gedrag vertoond;
● de Deelnemer naar mening van de Organisatie (verkeers)regels overtreed;
● de Deelnemer naar mening van de Organisatie aanwijzingen van de politie, Organisatie of de medische staf niet opvolgt.
2. De Deelnemer of eventuele belanghebbende kan bij een besluit van de Organisatie, de medische staf of de politie, als bedoeld in de vorige alinea van dit artikel, geen aanspraak maken op schadevergoeding of terugbetaling van het inschrijfgeld en sponsorgeld.
Privacy
1. Deelnemers gaan akkoord met eventueel gebruik van zijn beeltenis in drukwerk, op internet, foto, film, video e.d. voor promotionele doeleinden van het Evenement of andere, door The Event Foundation georganiseerde Evenementen zonder daarvoor vergoeding te claimen.
2. Deze opnames kan de Organisatie gebruiken de jaren daaropvolgend om Africa Classic te promoten. Mocht een Deelnemer hier bezwaar tegen hebben, dan dient hij of zij dit vóór aanvang van het Evenement aan te geven.
3. Deelnemers gaan akkoord met het verstrekken van hun persoonlijke gegevens aan het doel waar zij voor fietsen; Amref Flying Doctors.
Informatievoorziening
1. Alle Deelnemers worden van informatie voorzien door middel van e-mails, post en telefonisch contact.
2. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het ontvangen van deze informatie (het gebruik van het juiste e-mailadres, lezen van de nieuwsbrieven, aanwezig zijn bij bijeenkomsten, enz.).
Huisstijl
1. Deelnemers mogen de huisstijl (logo, advertenties, basistekst enz.) van het Evenement gebruiken voor promotie en sponsorwerving. Het is niet toegestaan de huisstijl te gebruiken voor andere doeleinden dan sponsorwerving, noch aanpassingen en veranderingen aan te brengen. Deelnemers dienen bij twijfel contact op te nemen met de Organisatie.
2. Voor gebruik van het officiële Africa Classic logo of merknaam verwijzen wij naar de handleiding op de website xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx.
Toepasselijk recht
1. Op de verhouding tussen de Deelnemers en de Organisatie is alleen Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan een bevoegde rechter in Nederland, ongeacht waar het Evenement wordt gehouden.
Niet voorzien
In gevallen waar dit reglement niet in voorziet, beslist de Organisatie.