STATUTENWIJZIGING VERENIGING
EWB/2021.0389.01
STATUTENWIJZIGING VERENIGING
Xxxxx, zes september tweeduizend drie en twintig , verscheen voor mij, xx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx, notaris te Gennep:
de xxxx XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX, geboren te Helvoirt op drie juni negentienhonderd zevenenvijftig, wonend op 6591 EL Gennep, Xxxxxxxxxxx 00, gehuwd, in deze akte handelend als bestuurder en schriftelijk gevolmachtigde van de vereniging VERENIGING EUROCRIS, statutair gevestigd te Amsterdam, met adres 0000 XX Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 000, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 34177755, hierna te noemen: de Vereniging, en als zodanig volgens deze verklaring deze Vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigend.
De verschenen persoon, handelend als gemeld, verklaarde het navolgende
INLEIDING
1. De Vereniging is rechtsgeldig opgericht op dertien juni tweeduizend twee.
2. Sinds de oprichting van de Vereniging zijn de statuten van de Vereniging niet gewijzigd. Er is geen bestuursbesluit tot wijziging van de statuten genomen dat nog niet is uitgevoerd.
3. Het bestuur van de Vereniging besloten de statuten van de Vereniging te wijzigen. Het stuk waaruit dit besluit blijkt, wordt aan deze akte gehecht.
4. De verschenen persoon is door de bestuursvergadering gemachtigd om deze statutenwijziging bij notariële akte vast te leggen.
STATUTENWIJZIGING
Als gevolg van het besluit tot statutenwijziging komen de statuten met onmiddellijke ingang te luiden als volgt:
Artikel 1 – Naam en zetel
1. De vereniging draagt de naam: Vereniging euroCRIS.
2. De vereniging is gevestigd in de gemeente Amsterdam.
Artikel 2 – Doel en missie
1. Missie
De vereniging heeft geen winstoogmerk en heeft ten doel het internationaal erkende platform te zijn voor alles wat te maken heeft met actuele onderzoeksinformatiesystemen (CRIS) en het gebruik daarvan voor onderzoeksinformatiebeheer. De vereniging dient haar leden en de wereldwijde onderzoeksgemeenschap, en bevordert het werkgebied door levenslange professionele ontwikkeling, het delen van kennis, en door het koesteren van een gevoel van echte gemeenschap.
2. Doel
De vereniging fungeert als internationaal platform voor alle individuen, onderzoeksfinancierende organisaties, onderzoeksuitvoerende organisaties en bedrijven die geïnteresseerd zijn in onderzoeksinformatie om informatie, kennis en ervaring te bespreken en te delen, alsmede om oplossingen en technologieën te ontwikkelen gericht op een optimaal beheer en gebruik van onderzoeksinformatie. De vereniging is verantwoordelijk voor het onderhoud van standaarden en documentatie over “beste practices”, alsmede voor het verstrekken van advies aan alle wetenschappelijke, nationale of internationale instanties in alle zaken die betrekking hebben op CRIS.
3. Realisering van doelstelling
De vereniging tracht haar doel onder meer te bereiken door de internationale onderzoeksinformatiegemeenschap te ondersteunen door middel van de volgende concrete initiatieven:
- Bevorderen en verbeteren van communicatie en interactie tussen CRISen, zij het op institutioneel, lokaal, regionaal, nationaal of internationaal niveau;
- Onderhouden en publiceren van het CERIF (Common European Research Information Format) (meta)datamodel en -uitwisselingsnorm en alle andere normen die door de vereniging worden onderschreven;
- Organiseren en beheren van de vergaderingen van de leden en reeksen van CRIS-conferenties en andere evenementen;
- Ontwikkelen en bijhouden van een wereldwijde Directory of Research Information Systems (DRIS);
- Zorgen voor een bron van deskundigheid op het gebied van CRIS voor de leden en voor derden in het kader van zakelijke afspraken die op dat moment worden gemaakt;
- Strategische partnerschappen aan te gaan met andere organisaties die actief zijn op het gebied van onderzoeksinformatie, op basis van een wederzijds overeengekomen Memorandum of Understanding (MoU);
- De CRIS-gemeenschap koesteren door regelmatig gebruik te maken van online communicatiemiddelen zoals de euroCRIS-website, communicatie via sociale media, webinars, mailinglijsten, digitale nieuwsbrieven, en dergelijke;
- Een forum te bieden voor het verkennen en benutten van nieuwe en opkomende concepten en technologieën op het gebied van onderzoeksinformatiebeheer (waaronder gegevenskwaliteit, normen, semantiek, enzovoort);
- De totstandbrenging van (inter-)nationale op CRIS gebaseerde infrastructuren te bevorderen.
Artikel 3 - Lidmaatschap
1. Lid van de vereniging kunnen zijn elke rechtspersoon of natuurlijke persoon die belangstelling heeft voor CRIS. De vereniging stelt geen geografische beperkingen.
2. De vereniging kent twee soorten leden:
a. Institutioneel lid
Een universiteit (departement), een wetenschappelijke academie, een onderzoeksraad, een (inter)nationale wetenschappelijke instelling of vereniging van dergelijke instellingen, een informatiecentrum, een organisatie die onderzoek financiert, een adviesorgaan of een ander type openbare of particuliere organisatie die betrokken is bij de beleidsvorming, de productie, het gebruik of de evaluatie van CRIS.
Een Institutioneel Lid mag maximaal vijf (5) vertegenwoordigers in euroCRIS activiteiten hebben. Institutionele vertegenwoordigers worden vermeld op de pagina over het lidmaatschap op de euroCRIS-website.
Het bestuur kan besluiten de status van vooraanstaand institutioneel lid toe te kennen op basis van bijzondere bijdragen aan euroCRIS, bv. donaties, sponsoring van evenementen, uitlenen van personeel. Vooraanstaande Institutionele Leden zullen afzonderlijk worden afgebeeld in het ledenbestand van euroCRIS, hun logo's zullen op geschikte plaatsen op de euroCRIS-website worden weergegeven, maximaal vijf (5) afgevaardigden zullen gratis toegang hebben tot relevante evenementen en hun steun zal worden vermeld.
b. Individueel lid
Elke persoon die betrokken is bij of geïnteresseerd is in CRIS en die geen institutioneel lid wenst te worden, maar wel de steun van zijn instelling wenst. Institutionele en individuele leden zijn volwaardige leden en hebben stemrecht naargelang het aantal betaalde lidmaatschappen (cf. Statuten 3.2 en 9.2) Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar.
4. Aanvragen voor een lidmaatschap kunnen online bij het Bestuur worden ingediend. Het Bestuur zal, met inachtneming van de door de Algemene Vergadering vastgestelde procedures, aanvragen voor het lidmaatschap beoordelen. Het bestuur bepaalt, in overeenstemming met de hierin beschreven richtlijnen, wie in aanmerking komt voor het lidmaatschap, welke
kwalificaties het lidmaatschap heeft en welke andere richtlijnen van toepassing zijn. Het bestuur besluit aldus over het al dan niet lid worden van het aspirant lid.
5. De secretaris van het bestuur houdt een ledenregister bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen. Als een lid heeft ingestemd met de oproeping tot een algemene vergadering door middel van communicatie langs elektronische weg, wordt het adres dat door het lid voor dit doel is bekend gemaakt, in het ledenregister opgenomen.
Artikel 4 – Einde lidmaatschap
1. Het lidmaatschap eindigt door:
- door opzegging door het lid;
- door het overlijden van het Individuele lid;
- door opzegging door de vereniging;
- door ontzetting
2. De opzegging van het lidmaatschap gaat in aan het einde van het boekjaar waarin de opzegging is gedaan. Indien het lidmaatschap in de loop van een jaar eindigt, wordt de jaarlijkse bijdrage niet gerestitueerd. Er moet een opzeggingstermijn van ten minste vier weken in acht worden genomen. In uitzonderlijke omstandigheden kan het bestuur besluiten hiervan af te zien. Desalniettemin zal onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging mogelijk zijn:
a. indien redelijkerwijs niet kan worden verlangd het lidmaatschap te laten voortduren;
b. binnen een maand nadat een besluit waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, ter kennis van een lid is gekomen of is medegedeeld (tenzij het een wijziging van financiële rechten en verplichtingen betreft);
c. binnen een maand nadat een lid in kennis is gesteld van de omvorming van euroCRIS in een andere rechtsvorm of van een fusie.
Indien de opzegging van het lidmaatschap niet tijdig heeft plaatsgevonden, wordt het lidmaatschap voortgezet tot het einde van het volgende jaar.
3. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging vindt plaats door het bestuur, door middel van een schriftelijk bericht aan het lid, met vermelding van de reden(en) van opzegging.
Opzegging is mogelijk:
- als een lid niet meer voldoet aan de statutaire vereisten voor het lidmaatschap; of
- als een lid - ondanks schriftelijke aanmaning - zijn verplichtingen ten opzichte van de vereniging niet nakomt; of
- als een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid als bedoeld in artikel 3 van deze statuten wordt ontbonden; of
- wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Bij het opzeggingsbesluit wordt ook de datum van beëindiging van het lidmaatschap vastgesteld. De contributie voor het lopende jaar blijft verschuldigd.
4. Ontzetting uit het lidmaatschap (anders dan na schorsing) vindt plaats door het bestuur, door middel van een schriftelijk bericht aan het lid, met vermelding van de reden(en) van de ontzetting.
Ontzetting is alleen mogelijk als een lid in strijd handelt of heeft gehandeld met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt of heeft benadeeld.
De ontzetting gaat onmiddellijk in. De contributie voor het lopende jaar blijft verschuldigd.
5. Binnen één maand nadat het lid van het besluit tot opzegging of ontzetting in kennis is gesteld, kan dat lid tegen dat besluit in beroep gaan bij de algemene vergadering en daar verweer voeren. Het bestuur is verplicht hiertoe de
algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na ontvangst van het beroepschrift. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid waarvan het lidmaatschap is opgezegd, geschorst.
6. Aan de eis van schriftelijkheid van een opzegging of een bericht van ontzetting wordt niet voldaan als de opzegging of het bericht van ontzetting uitsluitend elektronisch is gecommuniceerd.
7. Het lidmaatschap eindigt niet 'automatisch' wanneer het betreffende lid niet langer voldoet aan de voor het zijn van lid gestelde kwaliteitseisen. In dat geval is opzegging van het lidmaatschap op de hiervoor beschreven wijze nodig.
8. Een lid kan door het bestuur voor een periode van ten hoogste drie maanden worden geschorst. Schorsing met de mogelijkheid van latere ontzetting uit het lidmaatschap zal worden uitgevoerd indien een lid:
a. Handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van euroCRIS.
In geval van onredelijk handelen zal het lidmaatschap worden geschorst voor een door het bestuur te bepalen termijn van niet meer dan zes (6) maanden;
b. Het niet betalen van de jaarlijkse contributie na een laatste aanmaning in het jaar volgend op het jaar waarin de contributie verschuldigd was.
9. Indien de contributie niet binnen een maand na de tweede en laatste aanmaning is voldaan, wordt het lidmaatschap voor een (1) jaar geschorst.
10. Het bestuur zal het lid zo spoedig mogelijk van de voorgenomen schorsing in kennis stellen onder vermelding van de gronden waarop het besluit is gebaseerd. Het betrokken lid heeft het recht om binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van schorsing in beroep te gaan bij de bestuursvergadering van euroCRIS.
11. Gedurende de periode van schorsing verliest het lid het recht deel te nemen aan een ledenvergadering, alsmede toegang tot de ledenfaciliteiten en stemrecht, maar blijft tijdelijk op de mailinglist staan. Gedurende deze periode van schorsing
kan het lid derhalve zijn lidmaatschapsrechten niet uitoefenen. Zijn lidmaatschapsverplichtingen blijven bestaan.
12. Binnen één maand nadat het lid van het besluit tot schorsing in kennis is gesteld, kan dat lid tegen dat besluit in hoger beroep gaan bij de algemene vergadering en daar verweer voeren. Het bestuur is verplicht hiertoe de algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na ontvangst van het beroepschrift. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het lid geschorst.
13. In geval van beroep door een lid kan het Bestuur van de EuroCRIS de schorsing of ontzetting slechts herroepen bij een besluit dat ten minste twee derde (2/3) van de positieve stemmen omvat.
Artikel 7 – Contributie van de leden
1. De leden betalen een jaarlijkse contributie, waarvan de hoogte wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Daarbij kunnen de leden verplicht worden een opdracht tot automatische betaling van de periodieke bijdrage te verstrekken.
De leden kunnen daarbij in categorieën worden ingedeeld die een verschillende contributie betalen.
2. Het bestuur is bevoegd om, wegens bijzondere omstandigheden, een lid geheel of gedeeltelijk ontheffing te verlenen van het betalen van contributie in enig
jaar.
3. De algemene vergadering kan besluiten dat de jaarlijkse contributie in gedeelten kan worden betaald en kan daaraan voorwaarden verbinden.
Artikel 8 – Bestuur: samenstelling en benoeming
1. De vereniging wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf natuurlijke personen. De algemene vergadering stelt het aantal bestuursleden vast en kan een profiel vaststellen waaraan een te benoemen lid dient te voldoen, hierbij moet worden gestreefd naar de
benoeming van een bestuurder met gespecialiseerde deskundigheid die relevant is voor de activiteiten van euroCRIS.
Het bestuur heeft een voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het bestuur bepaalt zelf wie uit de bestuursleden tot voorzitter wordt benoemd, terwijl de algemene vergadering het recht heeft de secretaris en penningmeester te benoemen.
De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon worden verenigd.
Voor ieder van hen kan het bestuur uit zijn midden een plaatsvervanger aanwijzen, die bij ontstentenis of belet de functie vervult van degene voor wie hij als plaatsvervanger is aangewezen.
Een niet-voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden.
Het bestuur draagt er zorg voor dat de algemene vergadering zo spoedig mogelijk in de vacatures kan voorzien. In het geval er een vacature is, blijft het bestuur bevoegd.
2. De benoeming van bestuursleden als bedoeld onder 2 vindt plaats uit een voordracht aan de algemene vergadering. Het bestuur is bevoegd een voordracht op te maken.
De voordracht kan twee personen voor elk te vervullen plaats bevatten. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de algemene vergadering meegedeeld. De voordracht is niet bindend.
3. a. Bestuurders worden benoemd voor een periode van twee jaren en zijn steeds herbenoembaar.
Bestuurders treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens rooster aftredende bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar, Het bestuur kan bepalen dat een eerste benoemingsperiode die op grond van het rooster van aftreden drie jaar is of korter is dan drie jaar, bij de toepassing van de eerste zin van dit artikellid niet in aanmerking wordt
genomen.
b. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd. Wanneer als gevolg hiervan de eerste benoemingsperiode van de in de vacature benoemde drie jaar is of korter is dan drie jaar, kan het bestuur bepalen dat deze benoemingsperiode niet in aanmerking wordt genomen bij de toepassing van onderdeel a van dit lid.
Artikel 9 – Bestuur: einde functie, schorsing, belet en ontstentenis
1. Een bestuurslidmaatschap eindigt:
- door aftreden van een bestuurslid;
- door verloop van de termijn waarvoor het bestuurslid is benoemd;
- door overlijden van een bestuurslid;
- door ondercuratelestelling van een bestuurslid of onder bewindstelling van zijn gehele vermogen;
- wanneer het bestuurslid niet langer lid is van de vereniging;
- als de bestuurder niet meer voldoet aan de vereisten in het profiel als opgenomen in artikel 8 lid 1 om als bestuurder te kunnen worden benoemd;
- door ontslag van het bestuurslid op grond van een besluit van de algemene vergadering bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is;
- wanneer het bestuurslid in staat van faillissement wordt verklaard, een regeling in het kader van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing wordt verklaard of hij surseance van betaling verkrijgt;
een en ander met inachtneming van het hierna bepaalde.
2. Een bestuurslid kan te allen tijde door de algemene vergadering worden
geschorst. Deze schorsing vindt plaats bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.
De schorsing beloopt ten hoogste drie maanden en kan door de algemene vergadering eenmaal met die termijn worden verlengd. Volgt gedurende de schorsing geen ontslag, dan is de schorsing na het verloop van de termijn geëindigd. Het bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich in de betreffende algemene vergadering te verantwoorden en kan zich daarin door een raadsman laten bijstaan.
3. Xxxxxxx van ontstentenis of belet van een of meer bestuurders berust het bestuur tijdelijk bij de overblijvende bestuurders. Xxxxxxx van ontstentenis of belet van alle bestuurders of de enig
bestuurder, xxxxxx het bestuur tijdelijk bij een of meer door de algemene vergadering aan te wijzen persoon of personen. Voor de gedurende deze periode verrichte bestuursdaden worden de aangewezen persoon of personen met een bestuurder gelijkgesteld. Tevens wordt hierbij rekening gehouden met het in artikel 8 lid 1.
Artikel 10 – Bestuur: bijeenroeping, vergaderingen, besluitvorming
1. Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar, waarvan eenmaal in de periode dat de algemene vergadering plaatsvindt. Iedere bestuurder is bevoegd een vergadering van het bestuur bijeen te roepen.
2. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur vindt schriftelijk plaats, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, de dag van bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend, onder opgave van de dag, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering en van de te behandelen onderwerpen (agenda).
3 De bestuurder die voor dit doel een adres aan de vereniging bekend heeft
gemaakt, kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres gezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
4. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden op de plaats en het tijdstip, te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept. Een vergadering kan ook online plaatsvinden mits alle bestuursleden hiermee instemmen. Een stemgerechtigd lid kan zijn stemrecht ook uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel, op voorwaarde dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Het bestuur kan voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Deze voorwaarden worden bij de oproeping bekend gemaakt. Een voorwaarde kan zijn dat het stemgerechtigde lid rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen op de vergadering en het stemrecht kan uitoefenen.
5. Als wordt gehandeld in strijd met een van de bepalingen van de twee vorige leden kan het bestuur toch rechtsgeldige besluiten nemen, als alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
6. Een bestuurder kan aan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen om zich in de vergadering te laten vertegenwoordigen. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht.
Een bestuurder kan alleen één medebestuurder in de vergadering vertegenwoordigen.
7. In de vergaderingen van het bestuur heeft iedere bestuurder één stem. Voor zover in deze statuten geen andere meerderheid is voorgeschreven,
worden de besluiten door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen en er ten minste twee/derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Is het vereiste aantal leden niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen waarin het besluit kan worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen, onafhankelijk van het aantal op deze vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden. Bij de oproeping – die ten minste zeven dagen voor de nieuwe vergadering moet plaatsvinden - voor de nieuwe vergadering moet worden vermeld dat en waarom een besluit kan worden genomen, onafhankelijk van het aantal op de vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden. De hiervoor bedoelde tweede vergadering wordt niet eerder dan twee weken en niet later dan drie weken na de eerste vergadering gehouden.
Artikel 11 - Bestuur: leiding van de vergaderingen, notulen, besluitvorming buiten vergadering
1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur; bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden.
3. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering over de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
4. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de secretaris of een daartoe door de voorzitter van de
vergadering aangewezen persoon.
De notulen worden - nadat zij zijn vastgesteld - door de voorzitter en de notulist van de vergadering ondertekend.
5. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen als alle bestuurders zich schriftelijk vóór het voorstel hebben verklaard.
Onder een schriftelijke verklaring wordt ook begrepen een langs elektronische weg gezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht, aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
Artikel 12 – Bestuur: taken en bevoegdheden
1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Iedere bestuurder is tegenover de vereniging verplicht tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Het bestuur is onder andere verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging en van alles met betrekking tot de werkzaamheden van de vereniging, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vereniging kunnen worden gekend. Het bestuur is verplicht de bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
2. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk schuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor de schuld van een derde verbindt. Het bestuur heeft voorafgaande schriftelijke goedkeuring nodig van de algemene vergadering voor het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten als hiervoor omschreven. Deze beperking van de bevoegdheid van het bestuur kan aan
derden worden tegengeworpen.
3. Het bestuur is niet bevoegd tot het aanvaarden van nalatenschappen, tenzij dit plaatsvindt onder het voorrecht van boedelbeschrijving.
4. De algemene vergadering kan bij een daartoe strekkend besluit duidelijk te omschrijven besluiten van het bestuur aan haar goedkeuring onderwerpen. Een dergelijk besluit van de algemene vergadering wordt onmiddellijk aan het bestuur medegedeeld. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen en door derden geen beroep worden gedaan.
Artikel 13 – Vertegenwoordiging
1. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging.
2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan
a. de voorzitter samen met de secretaris, mits gezamenlijk handelend.
b. de voorzitter samen met de penningmeester, mits gezamenlijk handelend.
c. de secretaris samen met de penningmeester, mits gezamenlijk handelend.
3. De in beide vorige leden van dit artikel opgenomen bevoegdheid van het bestuur en bestuurders tot vertegenwoordiging van de vereniging bestaat ook als tussen de vereniging en een of meer bestuurders een tegenstrijdig belang bestaat.
4. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van incidentele dan wel doorlopende volmacht aan een of meer bestuurders en/of aan anderen, zowel samen als afzonderlijk, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
5. In alle gevallen waarin de vereniging een tegenstrijdig belang heeft met een of meer bestuurders kan de algemene vergadering een of meer personen aanwijzen om de vereniging te vertegenwoordigen.
6. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging en de met haar verbonden organisatie. De
bestuurder heeft onverminderd het bepaalde in de vorige volzin - wel het recht de desbetreffende vergadering van het bestuur bij te wonen, met dien verstande dat hij niet wordt meegerekend bij de bepaling van het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders met betrekking tot het betreffende bestuursbesluit. Wanneer op grond van het bepaalde in de eerste volzin van dit artikel geen enkele bestuurder aan de besluitvorming kan deelnemen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
Artikel 14 – Verslaggeving en verantwoording
1. Het boekjaar van de vereniging is gelijk aan het kalenderjaar.
2. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, verlenging van deze termijn door de algemene vergadering uitgezonderd, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders. Ontbreekt de ondertekening van een of meer van hen, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt.
3. Het bestuur legt de jaarstukken ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering.
Wordt over de getrouwheid van deze stukken geen verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 Burgerlijk Wetboek overgelegd, dan worden daaraan voorafgaand de jaarstukken gecontroleerd door een door de algemene vergadering te benoemen controlecommissie van ten minste een lid die geen deel mag uitmaken van het bestuur. Een lid van de controlecommissie kan ten hoogste twee achtereenvolgende jaren zitting hebben in de controlecommissie. De jaarstukken worden ten minste één maand vóór de jaarvergadering door het bestuur aan het auditcomité toegezonden
Het bestuur is verplicht om de controlecommissie inzage te geven in de gehele boekhouding en de daarop betrekking hebbende bescheiden en om alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. Als de commissie dat voor een juiste vervulling van haar taak noodzakelijk acht, kan zij zich laten bijstaan door een externe deskundige.
De commissie brengt van haar onderzoek verslag uit aan de algemene vergadering, vergezeld van een advies tot al of niet goedkeuring van de jaarstukken.
Nadat de jaarstukken zijn goedgekeurd door de algemene vergadering wordt het voorstel gedaan om kwijting te verlenen aan het bestuur voor de door hem daarmee afgelegde rekening en verantwoording.
4. In een vergadering te houden vóór de afloop van het boekjaar stelt het bestuur een begroting van de baten en lasten van het volgende boekjaar vast.
De begroting wordt opgemaakt door de penningmeester en aan alle bestuurders gezonden uiterlijk in de voorlaatste maand van het boekjaar voorafgaand aan het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft.
5. Het bestuur stelt een beleidsplan vast en actualiseert dit beleidsplan periodiek. Het beleidsplan geeft inzicht in de door de vereniging te verrichten werkzaamheden, de wijze van werving van gelden, het beheer van het vermogen van de vereniging en de besteding daarvan.
Artikel 15 – De algemene vergadering: bevoegdheid en jaarvergadering
1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen. De algemene vergadering bepaalt het algemene beleid van de vereniging.
2. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar, tenzij het bestuur een andere termijn vaststelt - wordt een algemene vergadering - de jaarvergadering die binnen de vereniging wordt aangeduid als “jaarlijkse
bedrijfsvergadering” - gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan
de orde:
a. het verslag van het bestuur over het afgelopen boekjaar;
b. het voorstel tot het al of niet goedkeuren van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar;
c. het voorstel tot verlenen van kwijting aan het bestuur;
d. de benoeming van de leden van de controlecommissie voor het nieuwe boekjaar;
e. de benoeming van bestuursleden als er in het bestuur vacatures bestaan; en
f. voorstellen van het bestuur of de leden, zoals aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering, zoals
- het formeel bevestigen van de verkozen raad van de euroCRIS;
- euroCRIS te besturen en de werkzaamheden ervan te leiden;
- toewijzing van taken aan de raad;
- het verslag van het bestuur en het financieel verslag te onderzoeken;
- te bepalen op welke gebieden de taakgroepen hun werkzaamheden zullen verrichten en de oprichting of voortzetting van taakgroepen te bevestigen of af te wijzen;
3. Uiterlijk één maand voor het verstrijken van het boekjaar, legt het bestuur de begroting voor het komende boekjaar ter inzage van de leden.
Artikel 16 – De algemene vergadering: oproeping
1. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur.
Een aantal leden, samen bevoegd tot het uitbrengen van ten minste een tiende deel van de stemmen, kan het bestuur schriftelijk verzoeken een algemene vergadering bijeen te roepen binnen vier weken na dat verzoek. Als het bestuur niet binnen veertien dagen na ontvangst van dat verzoek de uitnodiging tot de vergadering heeft laten uitgaan, kunnen de verzoekers zelf de vergadering bijeenroepen.
Aan de eis van schriftelijkheid van het verzoek bedoeld in de vorige alinea wordt ook voldaan als het verzoek elektronisch is vastgelegd.
2. De oproeping tot de algemene vergadering vindt plaats door middel van:
- een publicatie in het verenigingsorgaan; of
- een schriftelijk bericht aan de adressen van de leden volgens het ledenregister.
De bijeenroeping kan, als een lid hiermee instemt, ook plaatsvinden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door het lid voor dit doel is bekend gemaakt.
Uitnodigingen voor vergaderingen van de leden, anders dan de jaarlijkse algemene vergadering, moeten aan elk lid per (elektronische) post worden verstuurd en moeten de datum, de vorm (persoonlijk/online), het tijdstip en het doel van die vergadering bevatten.
3. De termijn van oproeping bedraagt ten minste dertig dagen, de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend.
4. Naast de plaats, datum en tijd van de vergadering, moet de oproeping een agenda bevatten waaruit blijkt welke onderwerpen aan de orde worden gesteld.
Artikel 17 – De algemene vergadering: toegang en stemrecht
1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle niet-geschorste leden van het bestuur en van de vereniging. De vergadering kan – al dan niet op verzoek van het bestuur -- besluiten ook andere personen tot (een deel van) de vergadering toe te laten. Geschorste leden en leden van wie het lidmaatschap is opgezegd of die uit het lidmaatschap zijn ontzet, hebben toegang tot dat deel van de vergadering waar het beroep tegen schorsing, opzegging of ontzetting aan de orde is. Deze hebben – indien zij daarom verzoeken – ook spreekrecht. De tijdsduur van dit spreekrecht kan door de vergadering worden beperkt.
2. Elke institutionele vertegenwoordiger en elk individueel lid van EuroCRIS
beschikt over één stem. Een geschorst lid heeft geen stemrecht.
3. Een stemgerechtigd lid kan een ander stemgerechtigd lid volmacht geven namens hem te stemmen. Deze volmacht moet schriftelijk worden gegeven en vóór de stemming aan het bestuur worden overgelegd. Aan de eis van schriftelijkheid van de volmacht wordt voldaan als de volmacht elektronisch is vastgelegd. Eén lid kan niet meer dan twee andere leden vertegenwoordigen.
Artikel 18 – De algemene vergadering: besluitvorming
1. Voor zover in deze statuten niet anders is bepaald wordt een besluit genomen met een normale meerderheid van stemmen van de in de vergadering aanwezige en vertegenwoordigde leden.
Xxxxxx en ongeldige stemmen tellen niet mee voor de besluitvorming maar tellen wel mee voor het bepalen van een in deze statuten voorgeschreven quorum.
2. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of, als de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvond, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
3. Als bij stemming over de verkiezing van personen bij eerste stemming geen meerderheid wordt verkregen, dan zal een nieuwe stemming plaats hebben. Als ook dan geen meerderheid verkregen wordt, zal bij een tussenstemming worden beslist tussen welke personen zal worden herstemd.
Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan is het voorstel verworpen.
4. Als de stemmen staken over een voorstel dat niet over de verkiezing van
personen gaat, is het voorstel verworpen.
5. Alle stemmingen vinden mondeling plaats, tenzij de voorzitter of ten minste drie leden vóór de stemming laat of laten weten een schriftelijke stemming te verlangen.
Schriftelijke stemming vindt plaats bij ongetekende, gesloten stembriefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk tenzij een lid hoofdelijke stemming verlangt.
Een stemgerechtigd lid kan zijn stemrecht ook uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel, op voorwaarde dat de stemgerechtigde via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd.
Het bestuur kan voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Deze voorwaarden worden bij de oproeping bekend gemaakt. Een voorwaarde kan zijn dat het stemgerechtigde lid rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen op de vergadering en het stemrecht kan uitoefenen.
Een stemgerechtigd lid kan zijn stem voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel uitbrengen, maar niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering. Een dergelijke stem wordt gelijkgesteld met stemmen die gedurende de vergadering worden uitgebracht. Een stem die op die wijze is uitgebracht, kan niet worden herroepen.
6. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering, als dit met voorkennis van het bestuur is genomen.
7. Als in een vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kunnen - mits met algemene stemmen - geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, ook al is het onderwerp niet of niet op de voorgeschreven wijze bij de oproeping aangekondigd of heeft de oproeping niet op rechtsgeldige wijze plaatsgevonden.
Artikel 19 – De algemene vergadering: leiding en notulen
1. Een algemene vergadering wordt geleid door de voorzitter van de vereniging. Ontbreekt de voorzitter, dan wijst het bestuur een ander bestuurslid aan als voorzitter van de vergadering. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
2. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter van de vergadering daartoe aangewezen persoon notulen gehouden, die door de voorzitter en de notulist door ondertekening worden vastgesteld.
Artikel 20 – Statutenwijziging
1. De statuten van de vereniging kunnen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering. Wanneer aan de algemene vergadering een voorstel tot wijziging van de statuten zal worden gedaan, moet dat steeds bij de oproeping tot de algemene vergadering worden vermeld. Een voorstel tot wijziging van de statuten kan worden gedaan door het bestuur of op verzoek van ten minste tien procent van de leden en moet schriftelijk worden ingediend bij het bestuur uiterlijk dertig (30) dagen voor de jaarlijkse algemene vergadering.
2. Degenen die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen en tevens per e-mail aan alle leden worden gezonden. Dit afschrift moet ter inzage liggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Een besluit tot statutenwijziging moet worden genomen in een vergadering met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen. In die vergadering moet ten minste een/derde van de leden
aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Is het vereiste aantal leden niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan meteen een nieuwe algemene vergadering worden bijeengeroepen waarin het besluit kan worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen, onafhankelijk van het aantal op deze vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden.
4. Een statutenwijziging wordt van kracht onmiddellijk nadat deze in een notariële akte is vastgelegd. Iedere bestuurder is bevoegd om een statutenwijziging bij notariële akte vast te leggen.
Een authentiek afschrift van de akte van wijziging en een doorlopende tekst van de gewijzigde statuten moeten worden neergelegd bij het handelsregister.
Artikel 21 - Fusie, splitsing, omzetting
Op een besluit van de algemene vergadering tot fusie of splitsing in de zin van titel 7 van Boek 2 Burgerlijk Wetboek en op een besluit van de algemene vergadering tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm overeenkomstig artikel 2:18 Burgerlijk Wetboek, is het bepaalde in het vorige artikel zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing, onverminderd de eisen van de wet.
Artikel 22 - Ontbinding
1. De vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het in deze statuten bepaalde over een besluit tot statutenwijziging is van overeenkomstige toepassing op een besluit tot ontbinding met dien verstande dat het besluitmoet worden genomen in een vergadering met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen. In die vergadering moet ten minste drie/vierde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Bij het besluit tot ontbinding wordt de bestemming van een eventueel batig liquidatiesaldo vastgesteld.
Als de vereniging op het tijdstip van haar ontbinding geen baten meer heeft,
houdt zij op te bestaan. In dat geval doet het bestuur daarvan opgave aan het handelsregister.
De boeken en stukken van de ontbonden vereniging blijven gedurende zeven jaren nadat de vereniging heeft opgehouden te bestaan onder bewaring van de door het bestuur bij het besluit tot ontbinding aangewezen persoon. Binnen acht dagen na het ingaan van zijn bewaarplicht moet de aangewezen bewaarder zijn naam en adres opgeven aan het handelsregister.
2. De vereniging wordt bovendien ontbonden door:
- insolventie nadat de vereniging in staat van faillissement is verklaard of door opheffing van het faillissement wegens de toestand van de boedel;
- een daartoe strekkende rechterlijke uitspraak in de bij de wet genoemde gevallen.
Artikel 23 - Vereffening
1. Het bestuur is belast met de vereffening van het vermogen van de vereniging, voor zover bij het ontbindingsbesluit geen andere vereffenaar(s) is (zijn) aangewezen.
2. Na het besluit tot ontbinding bevindt de vereniging zich in liquidatie.
De vereniging blijft na haar ontbinding voortbestaan als en voor zover dit voor de vereffening van haar vermogen nodig is.
Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten voor zoveel mogelijk en nodig van kracht.
In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moet 'in liquidatie' aan de naam van de vereniging worden toegevoegd.
3. Een batig saldo na vereffening krijgt een bestemming die zoveel mogelijk in overeenstemming is met het doel van de vereniging.
Deze bestemming wordt vastgesteld bij het ontbindingsbesluit, of bij het ontbreken daarvan, door de vereffenaar(s).
De vereffening eindigt op het tijdstip waarop geen aan de vereffenaars
bekende baten meer aanwezig zijn.
De vereniging houdt bij vereffening op te bestaan op het tijdstip waarop de vereffening eindigt. De vereffenaars doen daarvan opgave aan het handelsregister.
Artikel 24 – Reglementen
1. De algemene vergadering kan een of meer reglementen vaststellen.
2. Een reglement kan nadere regels geven over onder meer het lidmaatschap, de introductie van nieuwe leden, de contributie, de werkzaamheden van het bestuur, werkgroepen of commissies, en de vergaderingen. Een reglement mag niet in strijd zijn met de wet of met de statuten en mag geen bepalingen bevatten die bij statuten behoren te worden geregeld.
3. Conflicten binnen de vereniging zullen worden voorgelegd aan een ad-hoc groep die door het bestuur wordt bijeengeroepen en waarvan de leden neutrale partijen bij het geschil zijn, maar voldoende kennis bezitten om het geschil op te lossen. De groep brengt verslag uit aan het bestuur. Dit verslag geldt voor partijen als bindend advies. Dit laat onverlet dat dit conflict aan de rechter kan worden voorgelegd. Van een conflict is sprake als een lid of een orgaan van de vereniging dit als zodanig bestempelt.
SLOT
De verschenen persoon is mij, notaris, bekend.
De identiteit van de verschenen persoon is door mij, notaris, aan de hand van het vermelde en daartoe bestemde document vastgesteld.
Waarvan akte is verleden te Gennep op de datum als in het hoofd van deze akte vermeld.
De zakelijke inhoud van deze akte is door mij, notaris, aan de verschenen persoon medegedeeld en toegelicht. Vervolgens heeft de verschenen persoon verklaard op volledige voorlezing van de akte geen prijs te stellen, tijdig voor het verlijden van de inhoud van deze akte te hebben kennis genomen en met de inhoud ervan in te
stemmen.
Vervolgens is deze akte onmiddellijk na beperkte voorlezing door de verschenen persoon ondertekend, waarna deze akte onmiddellijk door mij, notaris, is ondertekend.
*
(Volgt ondertekening)
UITGEGEVEN VOOR AFSCHRIFT
mr. E.H. Xxxxxxxxx Xxxxx, notaris.