NVWA-instructie: Waarmerken Fytosanitair Certificaat
NVWA-instructie: Waarmerken Fytosanitair Certificaat
Versie: 4.6
Dit document is een bijlage bij hoofdstuk 4 van het uitvoeringsprotocol behorende bij de Meerjarige overeenkomst Plantkeur tussen LNV en de keuringsdiensten
Inhoudsopgave
2. Het Fytosanitair certificaat (informatie) 5
2.2 De International Plant Protection Convention (IPPC) 5
2.4 ISPM no. 7 ‘EXPORT CERTIFICATION SYSTEM’ 5
2.5 ISPM no. 12 ‘GUIDELINES FOR PHYTOSANITARY CERTIFICATES’ 5
2.6 NIET FYTOSANITAIRE VERKLARINGEN 7
3. Controle(s) voorafgaand aan het waarmerken 8
3.1 Controleren, raadplegen en checklist 8
3.2 Register landenoverzicht exporteisen 8
3.4 Fytosanitair goedgekeurd, voldoen aan de eisen 9
3.5 Inspectiebiljet en geldigheidsduur 9
3.6 Controleren van origine van het product en originewijziging 10
3.7 Wijzigen van de bestemming 10
3.8 Controle van onderliggende documenten 10
3.9 Raadplegen bij export van zaaizaden 11
3.10 Raadplegen bij export van groenten en fruit 11
3.11 Controleren bij export van pootaardappelen 11
3.12 Raadplegen bij gebruik verpakkingshout 11
3.13 Export naar de Russische Federatie 11
3.14 Gebruik checklist voor controle volledig en correct invullen fc 11
3.15 Bijschrijvingen voor re-export (na export) 11
3.16 Afstrepen van vakken op het fc 11
3.18 Bijlagen; fc nummer en datum vermelding 12
4.2 Werkwijze waarmerken fytosanitair certificaat bij Export 13
4.3 Werkwijze vervangend fytosanitair certificaat (Replacement) 14
4.4 Werkwijze waarmerken fytosanitair certificaat bij re-export 15
4.4.2 Fytosantair certificaat voor re-export ((model 20/20d)) 16
4.4.3 Fytosanitair Certificaat van het land van verzending 16
4.4.4 Fytosanitair Certificaat ‘Kopie conform Origineel’ 16
4.4.5 Fytosanitair certificaat voor export (model 1/1d) 16
4.5 Bepalen van de te volgen werkwijze bij re-export. 17
Schema: inspectie *) en certificeren voor re-export 19
5. Handelswijze fc model 2 (voor PSI-artikelen) naar de VS en Canada. 20
6. Overige zaken met betrekking tot het fytosanitair certificaat 22
6.3 Kopie certificaat (Kopie conform origineel) 22
6.4 Verklaringen / Attesten 22
6.6 Kopie bestemt voor de waarmerkende organisatie, de houder van certificaten of de USDA (VS) / CFIA (Canada) 23
6.7 Bewaartermijn exporteur-kopie van gewaarmerkte certificaten 23
7. Certificaatkenmerken in e-CertNL 24
Bijlage 1: Het Pre exportcertificaat 25
Pre exportcertificaat – Nederlands model 27
Pre-exportcertificaat - EU model 28
Bijlage 2: Fytosanitair certificaat voor export 29
Bijlage 3: Fytosanitair certificaat voor herverzending 30
Bijlage 4: Certificaat voor verzending van PSI-artikelen naar Canada en de Verenigde Staten 31
1. Inleiding
Dit document is een bijlage bij het uitvoeringsprotocol Plantkeur, hoofdstuk 4 Eisen aan de uitvoering van fytosanitaire inspecties.
Deze instructie is bedoeld voor medewerkers van de Keuringsdiensten en de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit, die fytosanitaire certificaten waarmerken.
Met behulp van deze instructie kunnen zij op een uniforme wijze:
- Beoordelen of een fytosanitair certificaat vereist is,
- Beoordelen of het juiste type (model) fytosanitair certificaat wordt gebruikt,
- Beoordelen of een fytosanitair certificaat correct en volledig is ingevuld,
- In geval van re-export vaststellen welke certificerings-situatie van toepassing is - en/of een fytosanitair certificaat verstrekt kan worden,
- Een fytosanitair certificaat waarmerken.
- Een Pre-exportcertificaat waarmerken
In deze instructie wordt achtereenvolgens behandeld:
- Wat het fytosanitair certificaat is en wat met betrekking tot dit document in internationaal verband is geregeld.
- Welke controles er uitgevoerd dienen te worden voordat het certificaat kan worden verstrekt (waarmerken).
- De handelswijze met betrekking tot het waarmerken van fytosanitaire certificaten.
- Vaststellen welke situatie van toepassing is in geval van re-export.
- Overige van belang zijnde zaken met betrekking tot het waarmerken van fytosanitaire certificaten.
Benamingen
- In deze instructie wordt daar waar mogelijk voor het ‘fytosanitair certificaat’ de afkorting fc gebruikt.
- In deze instructie wordt voor het fytosanitair certificaat voor herverzending de gangbare benaming ‘re-exportcertificaat’ gebruikt.
- In deze instructie wordt voor het pre-uitvoercertificaat (benaming in EU Verordening (EU) 2016/2031) de term Pre-exportcertificaat gebruikt. Dit is ook de benaming die door Nederland op het document gebruikt wordt.
- Met de term ‘afgifte van het certificaat’ wordt niet het fysiek overhandigen van het document ( deze zijn immers bij exporteurs in voorraad). Bedoeld wordt het geldig maken van het certificaat middels het plaatsen van stempel, handtekening en datum op het document (= waarmerken).
Naast deze instructie wordt er bij het waarmerken / controleren van fytosanitaire certificaten gebruik gemaakt van de bij deze instructie behorende checklist ‘Eisen aan fytosanitair certificaat bij export’ Tab 21 07
De instructie behandeld uitsluitend de ‘papieren versie’ van het document. De electronische versie of het electronisch certificeren behoort niet tot de scope van dit document.
2. Het Fytosanitair certificaat (informatie)
2.1 Informatie
Dit hoofdstuk is bedoeld als informatie over het fytosanitair certificaat (hierna aan te duiden als fc). Hier zijn ter informatie de belangrijkste kaders en bijbehorende bronnen vermeld. In de hoofdstukken 3 t/m. 6 zijn deze nader uitgewerkt als de van toepassing zijnde intructie.
2.2 De International Plant Protection Convention (IPPC)
Het fc is het document waarmee fytosanitaire diensten met elkaar communiceren over zendingen planten en/of plantaardige producten die van het ene land naar het andere gebracht worden. In de IPPC van de Food and Agricultural Organization van de Verenigde Naties zijn afspraken gemaakt over de (verplichte) tekst van het document en het gebruik van het document in het internationale handelsverkeer.
E.e.a. is vastgelegd in International Standards for Phytosanitary Measures (ISPM). In algemene bewoordingen in ISPM no. 7 ‘Export certificerings systemen’ (2016) en meer specifiek geformuleerd in ISPM no. 12 ‘Richtlijnen voor fytosanitaire certificaten’ (2017) Deze IPPC documenten zijn de basis voor (de update van) deze instructie. De belangrijkste, algemene elementen uit de ISPMs zijn hierna vermeld. Voor definities van de in de ISPMs gebruikte termen wordt verwezen naar ISPM 5 ‘Glossary of phytosanitary terms.’
Link naar ISPMs: xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxx/
2.3 De Europese Unie
De door de EU-lidstaten te gebruiken fc’s voor export en re-exporten en het pre export- certificaat. zijn wat betreft, tekst, afmetingen, opmaak en afmetingen van de vakken alsmede de kleur van het papier en kleur van de drukinkt voorgeschreven en vastgelegd in bijlage VIII van VERORDENING (EU) 2016/2031 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD.
2.4 ISPM no. 7 ‘EXPORT CERTIFICATION SYSTEM’
Voorwaarden voor het fc volgens ISPM 7:
a. fc’s moeten voldoen aan het IPPC model.
(De Europese Unie verplicht de lidstaten bij export gebruik te maken van het IPPC- model en bij import zijn uitsluitend certificaten volgens IPPC model toegestaan.)
b. Fytosanitaie certificaten zijn de gedocumenteerde zekerheid dat het certificeringsproces zoals beschreven onder het IPPC is uitgevoerd.
c. Afgifte van fytosanitaire certificaten moet gebaseerd zijn op officiële informatie van het importerende (= bestemmings)land.
2.5 ISPM no. 12 ‘GUIDELINES FOR PHYTOSANITARY CERTIFICATES’
Voorwaarden voor het gebruik van het fc volgens ISPM 12:
d. fc’s worden afgegeven met het doel aan te geven dat zendingen planten, plantaardige producten of andere gereguleerde producten voldoen aan nader gespecificeerde fytosanitaire invoervoorwaarden. En daarbij geldt dat deze in overeenstemming zijn met de fytosanitaire verklaring zoals vermeld op het certificaat. Fytosanitaire certificaten worden uitsluitend voor dit doel afgegeven.
e. Een fc (inclusief deze voor re-export) kan alleen worden afgegeven door een (overheids)functionaris die technisch gekwalificeerd is en daartoe gemachtigd is door de NPPO (National Plant Protection Organization).
f. Het is gebruikelijk dat een fc voor export wordt afgegeven door de NPPO van het land waar de planten, plantaardige producten of gereguleerde producten zijn gegroeid of verwerkt.
g. Het is gebruikelijk dat een fc voor re-export afgegeven wordt door de NPPO van het land waar de re-export vandaan plaatsvindt. (Dit is niet een land zoals bedoeld onder f.) Voorwaarde is dat de zending niet heeft blootgestaan aan risico van besmetting én voldoet aan de invoervoorwaarden van het land van bestemming én het export
certificaat (origineel) of een copie conform origineel gewaarmerkt exemplaar is aanwezig.
h. In geval van re-export: Verlangt het land van waar de re-export plaatsvindt geen fc voor het betreffende product(bij import), maar het land van bestemming wel èn aan de voorwaarden kan worden voldaan middels een aanvullende inspectie of laboratoriumtoets; door het land van re-export wordt in, plaats van een fc voor re- export, een fc (voor export) afgegeven waarbij het land van origine tussen haakjes vermeld wordt.
i. Fc’s worden met de zending meegezonden of indien overeengekomen tussen betrokken landen via post / koeriersdiensten verzonden. Het gebruik van electronische certificaten is mogelijk, mits gebruik gemaakt wordt van gestandardiseerde taal en structuur van het bericht en uitwisselingsprotocollen. (NB. Electronsch certificeren is geen scope van deze instructie)
j. Fc’s kunnen een beperkte geldigheidsduur hebben. ( = periode tussen datum afgifte en datum verzenden). NPPOs kunnen hiervoor bepalingen vastleggen.
k. Er moeten procedures zijn / gevolgd worden in geval van vervangende fc’s ( zgn. replacement fc’s), waarmerken kopie conform origineel en aanbrengen van wijzigingen op fc’s.
l. Niet geldige(= niet volledig ingevulde, niet ondertekende en niet gewaarmerkte) en frauduleuze certificaten worden niet geaccepteerd.
m. Het fc dient voldoende informatie te bevatten waarmee de zending waartoe het behoort eenduidig kan worden geidentificeerd.
n. fc’s (inclusief deze voor re-export) dienen uitsluitend informatie te bevatten die gerelateerd is aan fytosanitaire zaken.
Zij bevatten geen verklaringen waarmee aangegeven wordt dat voldaan is aan voorwaarden met betrekking tot bepaalde eisen die gelden voor de productie (zoals biologisch, bio, organic etc), dieren- en mensengezondheid, residuen van gewasbeschermingsmiddelen, radioactiviteit of commerciële informatie zoals Letters of Credit.
Voor dergelijke verklaringen zie hierna onder NIET FYTOSANITAIRE VERKLARINGEN.
o. Voor het maken van referenties tussen de verschilende documenten die een zending begeleiden is het toegestaan een notitie bij het fc te voegen die het fc linkt met andere begeleidende documenten. ( LC, Bill of lading, Cites certificaten enz.) Een dergelijke notitie maakt geen onderdeel uit van het fc. (De NVWA wijkt hier af en staat toe dat het ongenummerde vak boven vak 9 gebruikt wordt voor dergelijke vermeldingen)
p. Bijlagen bij het fc blijven beperkt tot die gevallen waarbij de (verplicht) te vermelden informatie niet in de beschikbare ruimte op het fc kan worden vermeld. Bijlagen (die fytosanitaire informatie bevatten) dragen het nummer van het fc en zijn gelijk aan het fc voorzien van een datum, stempel en handtekening. Op het fc wordt in de betreffende ruimte(n) vermeld dat de te vermelden informatie in een bijlage is vermeld.
Indien een bijlage uit meer dan 1 pagina bestaat, wordt vermeld uit hoeveel pagina’s de bijlage bestaat. Alle pagina’s van de bijlage zijn voorzien van een paginanummer. Bijlagen bevatten geen informatie waarvan vermelding op het fc niet is toegestaan.
q. fc’s worden volledig ingevuld. Vakken waar geen informatie wordt vermeld, worden voorzien van het woord ‘none’ of worden afgestreept.
r. Bijschrijvingen (‘additional declarations’) op het fc bevatten uitsluitend informatie die voorgeschreven is door de fytosanitaire autoriteit van het importerende land en die niet elders op het fc is vermeld. Bijschrijvingen die op het fc vermeld moeten worden staan vermeld in de geldende versies van de landendocumenten die door de NVWA worden samengesteld en/of zijn opgenomen in e-CertNL voor de producten die middels dit programma gecertificeerd worden. Bijschrijvingen kunnen ook worden
vermeld in een door de NVWA verstrekte instructie voor invoervergunning. (op basis van een sjabloon of handmatig opgesteld document)
In afwijking op vermelding van bijschrijvingen voor het importerende land, kunnen bijschrijvingen worden opgenomen welke nodig zijn voor re-export vanuit het land van bestemming. Van deze bijschrijving moet aannemelijk zijn dat deze gebaseerd is op een eis van een “opvolgend” land van bestemming. E.e.a conform de geldende landeneisen of instructie voor invoervergunning.
s. fc’s bevatten uitsluitend informatie over behandelingen indien deze zijn voorgeschreven door het bestemmingsland en bedoeld zijn om aan de fytosanitaire voorwaarden te voldoen. Alleen behandelingen waarvoor in Nederland een toelating is mogen worden uitgevoerd voor dit doel en vermeld worden.
In afwijking hierop mag voor zaaizaden informatie over behandelingen worden opgenomen als:
1. deze nodig is voor re-export vanuit het land van bestemming. Van deze informatie moet aannemelijk zijn dat deze gebaseerd is op een eis van een land van uiteindelijke bestemming. E.e.a conform de geldende landeneisen of instructie voor invoervergunning.
2. de behandeling niet als zodanig is voorgeschreven maar diende om aan een eis (bijvoorbeeld “partij vrij van schimmel”) te voldoen.
Mogelijke vermeldingen bij de behandeling zijn weergegeven in de 6-talen woordenlijst.
t. Gewaarmerkte kopieen van fc’s (‘Kopie conform origineel’) kunnen op verzoek van de exporteur verstrekt worden. Deze vervangen het originele fc niet, maar zijn bedoeld voor gebruik in geval van re-export. (zie 4.4.4)
2.6 NIET FYTOSANITAIRE VERKLARINGEN
Er zijn landen die verklaringen eisen op het fc die in strijd zijn met ISPM 12. (Zie hier voor onder 2.4 n). Nederland verstrekt dergelijke verklaringen niet middels het fc. Met fc wordt bedoeld, de modellen certificaten die in dit document als bijlagen zijn opgenomen. (Overheids)instanties, andere dan de NVWA en de gemandateerde keuringsdiensten, mogen geen verklaringen verstrekken onder de titel ‘fytosanitair certificaat’.
De NVWA kan op verzoek exportverklaringen voor levensmiddelen verstrekken. ( ‘Fit for human consumption’).
Verklaringen ‘radiation free’ kunnen uitsluitend verstrekt worden mitsj de exporteur hiervoor monsters heeft laten onderzoeken.
Aanvragen voor deze verklaringen. kunnen gedaan worden via het emailadres: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx
3. Controle(s) voorafgaand aan het waarmerken
3.1 Controleren, raadplegen en checklist
In dit hoofdstuk is aangegeven welke zaken voorafgaand aan het waarmerken van een fc achteréénvolgens geraadpleegd en/of gecontroleerd dienen te worden. Voor de controle van de gegegevens die op het fc vermeld zijn dient gebruik gemaakt te worden van een checklist. (Eisen aan fytosanitaire certificaten Tab. 21 07)
3.2 Register landenoverzicht exporteisen
Raadpleeg het Register Landenoverzicht exporteisen bij het desbetreffende land of:
a. Voor het te exporteren product een invoerverbod van toepassing is. Dan niet waarmerken.
b. Voor het te exporteren product een certificaat vereist is; indien er geen certificaat vereist is dan wordt er geen certificaat gewaarmerkt.
Daarbij is het volgende van toepassing:
• Indien niet bekend is of een fc wordt vereist, wordt in beginsel géén fc afgegeven. Om toch voor afgifte van een certificaat in aanmerking te komen, dient de exporteur de noodzaak hiervan aan te tonen. Dit is mogelijk met een document afkomstig van de fytosanitaire autoriteit van het importerende land. Uit dit document moet blijken, dat een certificaat wordt vereist en welke fytosanitaire eisen van toepassing zijn.
• Het is mogelijk dat een zending na export wordt gere-exporteerd en dat (alleen) voor het uiteindelijke land van bestemming een fc is vereist. In dergelijk geval kan een fc gericht aan beide landen verstrekt worden (inclusief de bijschrijvingen die door het eindbestemmingsland vereist worden).
c. Een invoervergunning noodzakelijk is.
Zie Tab 02 09-1: procedure “verwerken invoervergunning voor export.”
d. Voor het te exporteren product een inspectie vereist is.
(Raadpleeg ingeval van diverse produkten tevens tab 14 02 Inspectie en certificeren diverse produkten)
• Indien een fc wordt vereist en het land stelt geen specifieke eisen of er zijn geen eisen bekend of te achterhalen, dan dient de zending geïnspecteerd te worden conform de basisnormen voor het betreffende product. Deze liggen vast in het NVWA register ‘basisnormen < naam productgroep>’.
• Indien geen basisnormen zijn beschreven terwijl er wel een fc vereist is, moet in beginsel worden geïnspecteerd om de identiteit van de zending vast te stellen. Indien een bedrijf herhaaldelijk hetzelfde product exporteert en er geen twijfels zijn over de identiteit van de producten, mag het certificaat afgegeven worden zonder een fytosanitaire inspectie uit te voeren.
• Indien voor een product wel een fc vereist is, maar geen inspectie. (geldt uitsluitend voor de sector diverse producten, waarbij het ‘Register Inspectieplicht bij diverse producten’, tab 14 02 van toepassing is.) Dus: het hierna vermelde is niet van toepassing in geval het snijbloemen betreft die niet geinspecteerd worden, maar wel gecertificeerd.)
Verzeker je er (zonodig) van dat het te certificeren product daadwerkelijk aanwezig is. Met producten die niet fysiek in Nederland aanwezig zijn hebben de NVWA en keuringsdiensten geen bemoeienis en/of verantwoordelijkheid. Voor dergelijke zendingen wordt geen fc verstrekt. (Bedoeld worden zendingen die door een (Nederlandse) handelaar verhandeld worden van land A naar land B, zonder dat deze zendingen in Nederland komen.)
e. Het juiste model fc gebruikt wordt èn of een duplicaatmodel gebruikt wordt. Gebruik van duplicaatcertificaten (D-modellen) is uitsluitend toegestaan in geval dit volgens de landeninformatie is voorgeschreven. In andere gevallen geen duplicaatcertificaten waarmerken.
3.3 Invullen certificaat
Controleer of:
a. het fc in één taal is ingevuld, zie voor de te gebruiken taal het register landeneisen. Daarbij geldt dat een Cites bijschrijving altijd in de Engelse taal vermeld wordt.
Voor te hanteren termen in de talen Engels, Xxxxxx, Xxxxx, Duits, Portugees dient de 6-talige woordenlijst (tab 21 07-2) te worden gehanteerd.
NB: bij het gebruik van voorgedrukte certificaten (NAW gegevens in vak 1) geldt dat de taal voor de overige vakken kan afwijken van deze gebruikt in vak 1. E.e.a om te voorkomen dat er per te gebruiken taal met NAW voorgedrukte certificaten gebruikt moeten gaan worden.)
b. het fc in machineschrift is ingevuld, met een lettergrootte 7 of hoger. De letter- grootte mag niet kleiner zijn dan dit van de voorgedrukte tekst in de vakken. Alle vakken worden ingevuld met hetzelfde lettertype.
Handgeschreven, in blokletters, is toegestaan tenzij uit de landeneisen anders blijkt.
c. op het fc geen doorhalingen en of wijzigingen (zie 6.2) zijn aangebracht.
3.4 Fytosanitair goedgekeurd, voldoen aan de eisen
Controleer aan de hand van de hiervoor overgelegde documenten of een exportzending
fytosanitair is goedgekeurd en/of voldoet aan de gestelde eisen:
Indien waarmerken van het fc niet aansluitend, aan de inspectie plaatsvindt, controleert de keuringsdienst:
a. of de inspectiegegevens niet eerder, binnen de geldigheidstermijn voor het waarmerken van een certificaat, gebruikt zijn.
b. identiteit, aantallen, gewicht en bestemming op het certificaat overeenkomen met de gegevens van de eerder uitgevoerde inspectie.
3.5 Inspectiebiljet en geldigheidsduur
Controleer of een geldig inspectiebiljet aanwezig is.
De geldigheidsduur van het inspectiebiljet is product afhankelijk, maar maximaal 4 weken voor niet ingevroren produkten. De geldigheidsduur van de gewaarmerkte paklijst is gelijk aan die van het inspectiebiljet.
De geldigheidsduur van het inspectiebiljet is voor:
Let op: Voor bestemming Russische Federatie gelden voor een aantal producten afwijkende geldigheidsperioden, zie hiervoor tab 20 05.
a. Snijbloemen, siertakken, snijgroen: 3 dagen
b. Stekmateriaal, in vitro materiaal, zaailingen: 8 dagen
c. Potplanten, perkplanten, sierfruit: 8 dagen
d. Potplanten Zwitserland: 14 dagen (ivm Cites)
e. Boomkwekerij-artikelen
(incl. vaste planten met bovengrondse delen): 14 dagen partijen in het voorraadregister: 8 dagen
f. perkplanten 8 dagen
g. waterplanten 14 dagen
x. xxxxxxxxxxxx 14 dagen
i. Consumptie aardappelen: 14 dagen
j. Pootaardappelen, incl. miniknollen: 17 dagen
k. Bloembollen: (m.u.v. ingevroren bollen) 28 dagen
l. Vaste planten (ondergrondse delen, in rust) 28 dagen
m. Ingevroren producten (< -1° C) 1 jaar
n. Diverse producten (productgroep)
Uitgezonderd ingevroren producten) 14 dagen
o. Groenten en Fruit (m.u.v. siervruchten) 8 dagen, m.u.v.; Sinaasappel, mandarijn en citroen, appel, peer,
meloen en watermeloen, banaan (groene), kiwi, ananas, kokosnoot, avocado, druif, pruim, perzik, abrikoos, nectarine, ui, knoflook, peen, witlof,
spruitkool en sluitkool 28 dagen
p. Begaste boomstammen 28 dagen
Voor e-CertNL zijn diverse ketenregisters beschikbaar. Deze registers vervangen het papieren inspectie biljet. Exportgeschikte partijen worden in een register geplaatst en kunnen in e-CertNL gebruikt worden. Aan partijen in een ketenregister is een geldigheid gekoppeld.
In e-CertNL kunnen zgn. mix-producten worden vermeld in één orderregel. Bij samenstellende producten met een verschillende geldigheidsduur van de exportinspectie geldt voor de gehele orderregel de geldigheidsduur van het product in de mix met de kortste geldigheidsduur.
3.6 Controleren van origine van het product en originewijziging
Controleer de origine van het product.
Het te gebruiken model certificaat is mede afhankelijk van de origine van het product. Voor in Nederland geimporteerde producten (incl. deze uit EU-lidstaten) geldt dat de origine kan wijzigen indien deze producten ( na een teeltperiode in Nederland) gere- exporteerd gaan worden. Voor een aantal producten zijn termijnen vastgesteld voor de teeltperiode in Nederland, waarna de origine wijzigt in Nederland. De volgende termijnen zijn van toepassing:
Let op!: Voor producten vallende onder CITES geldt: fytosanitair wijzigt de origine conform het hierna vermelde. Originewijziging is niet van toepassing voor de bijschrijving in het kader van CITES.
Vegetatief vermeerderd voortkwekingsmateriaal 4 weken *
Kruidachtige vaste planten 4 weken
Houtige gewassen 1 volledige vegetatiecyclus Planten van Citrus, Fortunella en Poncirus 2 maanden
Bonsai planten 2 maanden
Potplanten 4 weken
* Van deze periode mag worden afgeweken indien de periode tussen import van het materiaal tot aan klaar voor aflevering iets korter is.
Er moet hierbij wel sprake zijn van een in Nederland uitgevoerde teelt (dus niet alleen opslag in bijvoorbeeld een koelcel)
3.7 Wijzigen van de bestemming
Raadpleeg bij wijziging van de bestemming opnieuw het Register “Landenoverzicht exporteisen” i.v.m. andere en/ of aanvullende eisen.
3.8 Controle van onderliggende documenten
Controleer afhankelijk van het te (re-)exporteren product het/ de volgende documenten:
a. Leveranciersdocument,
b. Plantenpaspo(o)rt(en),
Voor plantenpaspoortplichtige producten geldt: indien export plaatsvindt rechtstreeks vanaf het productiebedrijf, waarbij het fc met de zending meegaat, dan is de aanwezigheid van het plantenpaspoort niet verplicht. De aanwezigheid van het fc geeft de vereiste fytosanitaire garantie.
Vindt er voorafgaande aan export, verkeer van planten plaats (= o.a. levering van het ene aan een ander bedrijf) dan is de aanwezigheid van het plantenpaspoort wel verplicht.
c. Eigenverklaring,
d. Bewijs warmwater behandeling,
e. Spoelbewijs voor landen met een grondeis.
f. Controleer …. of aan de exporteisen volgens het Register “Landenoverzicht exporteisen” wordt voldaan.
g. Attesten of officiële verklaringen: In geval van waarmerken van materiaal van origine niet-NL.
Verklaringen (bijschrijvingen) kunnen worden gedekt door officiële schriftelijke verklaringen van bijvoorbeeld veldinspecties of toetsen door het land van oorsprong.
Deze kunnen overlegd worden bij de exportinspectie. (Het gaat hierbij dus uitsluitend om verklaringen afgegeven door de fytosanitaire dienst van het land van oorsprong.)
h. Pre-exportcertificaat voor officiele verklaringen over materiaal dat uit een andere EU- lidstaat afkomstig is en via Nederland geexporteerd gaat worden. (Zie Bijlage 1)
i. In geval van re-export het fc van het land van oorsprong of een gewaarmerkte kopie (‘kopie conform origineel)
3.9 Raadplegen bij export van zaaizaden
a. Register ”landenoverzicht exporteisen”
b. Tab 18 01 Bijlage “Certificeren Zaaizaden”,
c. Tab 18 02 Register “Codering Zaaizaden”,
d. Tab 18 03 Register “Schadelijke organismen in Zaaizaden”,
e. Tab 18 04 Register “Erkende zaaizaadbedrijven-status overzicht”.
3.10 Raadplegen bij export van groenten en fruit
Tab 12 08 Register “Inspectieplichtige producten bij (re-)export van groenten en fruit”.
3.11 Controleren bij export van pootaardappelen
Controleer, indien dit document verplicht is of model 14 (NAK verklaring pootgoed) conform landeneis aanwezig is en is ingevuld. (Afgifte van dit document voor bestemmingen waar dit document niet verplicht is, is ter beoordeling en verantwoordelijkheid van de NAK.)
3.12 Raadplegen bij gebruik verpakkingshout
Wordt verpakkingshout gebruikt raadpleeg
Tab 16 02 Register “Landenoverzicht verpakkingshout”.
3.13 Export naar de Russische Federatie
Controleer of het certificaat conform Tab 20 05 Aanvullende eisen aan FC bij (re)export naar de Russische Federatie is ingevuld.
3.14 Gebruik checklist voor controle volledig en correct invullen fc
Gebruik Tab 21 07 checklist “Eisen aan fytosanitair certificaat bij export”
3.15 Bijschrijvingen voor re-export (na export)
Het is toegestaan dat op het fc bijschrijvingen worden vermeld die niet gebaseerd zijn op de eisen van het land van besteming, maar bedoeld zijn voor een land waar de zending (na export) wordt herverzonden. In dergelijk geval moet aannemelijk gemaakt kunnen worden dat deze bijschrijving gebaseerd is op een eis van een “opvolgend” land van bestemming. E.e.a conform de geldende landeneisen of instructie voor invoervergunning.
3.16 Afstrepen van vakken op het fc.
Controleer of de hieronder vermelde vakken zodanig zijn afgestreept dat er geen toevoegingen kunnen plaatsvinden ná het waarmerken.
a. fc model 1 en 20: vak 8, 9, en 11. Van vak 12 t/m 17 dient elk vak afgestreept te worden.
b. fc model 2: vak 8, 9, 11 en 12. Van vak 13 t/m 17 dient elk vak afgestreept te worden.
De (resterende) ruimte(n) dient op de volgende wijze te worden afgestreept.
• Handmatig.
• Digitaal door na de tekst streepjes te typen t/m de volgende hele regel zoals hierna is weergegeven:
-
• D.m.v. het invulsjabloon, waarmee automatisch wordt afgestreept.
• D.m.v. e-CertNL gegenereerde certificaten worden automatisch afgestreept.
• Bijlagen: bijlagen (zie 3.15) zijn onderdeel van het fc, resterende ruimte afstrepen zoals dit ook voor het fc van toepassing is.
Let op!:
Elke aanvulling, wijziging of doorhaling op het fc (na het waarmerken) maakt het document ongeldig.
3.17 Bijlagen bij het fc
Controleer of de bijlagen bij het fc en in voorkomend geval of een aangehechte lijst aan de gestelde eisen voldoen.
Bijlage(n): Alle aangehechte informatie die volgens voorschrift op het fc behoort te worden vermeld en waar op het certificaat naar wordt verwezen. Bijlagen mogen alleen gebruikt worden als de ruimte op het fc van enig vak (met name de vakken 8 en 11 en in voorkomend geval 12 t/m. 17) onvoldoende is voor de informatie die er vermeldt dient te worden. Indien een vak onvoldoende ruimte biedt zijn 2 opties toegestaan: volledige tekst op een bijlage vermelden of eerst de ruimte in het vak benutten en de resterende tekst op de bijlage vermelden. De bijlage is een blanco A4 (zonder bedrijfslogo, etc.) en bevat uitsluitend informatie die anders op het fc zou worden vermeld.
Het programma e-CertNL genereert in geval dit aan de orde is, automatisch bijlage(n) die aan de gestelde eisen voldoen en plaatst daarbij de volledige informatie op de bijlage.
Indien het fc voldoende ruimte biedt voor vermelding van de noodzakelijke informatie / gegevens mag er geen gebruik gemaakt worden van bijlage(n).
In geval het noodzakelijk is dat er gebruik gemaakt wordt van bijlage(n) dan mag de volledige informatie die vermeld dient te worden in het betreffende vak op de bijlage geplaatst worden. In het vak wordt verwezen naar de bijlage(n).
In geval het fc bestemd is voor de Russische Federatie is het verplicht zo veel mogelijk informatie op het fc te vermelden en uitsluitend het deel dat niet op het fc vermeld kan worden op een bijlage te plaatsen. (met een verwijzing naar de bijlage)
Alle pagina’s van de bijlage worden gewaarmerkt (onder aan de pagina en laatste pagina altijd direct onder het einde van de tekst ( dit is ook van toepassing bij door e-CertNL gegenereerde bijlagen, waarbij laatste pagina in de daarvoor bestemde ruimte wordt gewaarmerkt.) Zie ook 4.2.
3.18 Bijlagen; fc nummer en datum vermelding
Controleer of het fc nummer en de datum op de bijlage(n) staat.
a. Beide gegevens dienen overéén te komen met deze op het fc.
b. Anti-dateren is niet toegestaan. ( In dit kader wordt datumvermelding plus of min 1 kalenderdag van de datum van waarmerken niet beschouwd als anti dateren.)
c. Indien niet akkoord dan wordt niet gewaarmerkt.
d. Indien akkoord ga naar 4. Waarmerken; 4.1. Werkwijze waarmerken fytosanitair certificaat voor export.
4. Waarmerken
Het waarmerken (= afgifte van het document) volgt op (3) controle van de gegevens.
4.1 Inleiding
Waarmerken van fytosanitaire certificaten kan worden onderscheiden in:
a.- het waarmerken van verschillende modellen certificaten *);
- het pre-exportcertificaat, zie Bijlage 1.
- het fytosanitair certificaat voor export (model 1/1d), zie 4.2
- het fytosanitair certificaat voor re-export (model 20/20d), zie 4.4.2
- Een bijzonder type certificaat is het gecombineerde export/re-export certificaat voor pre-shipment geinspecteerde producten naar de VS en Canada (model 2) zie 5.
*) Voor het gebruik in e-CertNL zijn de vermelde modellen beschikbaar, zonder voorgedrukt nummer.
b.- het waarmerken van certificaten in specifieke situaties: daarbij kan onderscheid gemaakt worden in:
- waarmerken van certificaten in geval van een vervangend certificaat, zie 4.3
- waarmerken van certificaten ‘kopie conform origineel’. Zie 4.4.3
4.2 Werkwijze waarmerken fytosanitair certificaat bij Export
4.2.1 Plaats datum, handtekening en waarmerkstempel op het certificaat en indien van toepassing op de bijlagen.
• Plaats je handtekening.
• Stempel rechtsonder in vak 18. Zet het rechtop zodat je naam duidelijk leesbaar is.
• Zet het stempel altijd deels door de handtekening heen (maakt het scannen van het stempel lastiger). Authenticiteit, ofwel echtheid van handtekeningen moet geverifieerd kunnen worden.
• Stempel de kopie met de rode balk en de kopie met de blauwe balk zodanig dat nagegaan kan worden wie het fc gewaarmerkt heeft.
Let op!:
Waarmerken en ondertekening vindt uitsluitend plaats in de kleuren blauw of groen.
Schema: Verplichte handelingen (=ja) bij het waarmerken van fc’s.
Origineel (incl. duplicaat = 2e origineel) | Hand- tekening | Hand- tekening | ||||
ja | ja | ja | ja | ja | ja | |
Kopie rode balk is voor waarmerkende organisatie. | nee | ja | nee | nee | ja | nee |
Kopie blauwe balk is voor exporteur. | nee | ja | nee | nee | ja | nee |
Kopie bestemd voor USDA/CFIA | nee | ja | nee | nee | ja | ja |
*) Bijlagen: elke pagina waarmerken (= stempelen en ondertekenen) Dit geldt ook voor de door e-CertNL gegenereerde bijlagen.
Tot de bijlagen behoren voor VS en Canada tevens invoice en summary sheet (zie ook 5.3)
Zijn kopieën nodig, b.v. voor Kamer van koophandel (K.v.K) / een replacement of voor de Amerikaanse USDA verstrek dan een gewaarmerkte fotokopie van het origineel.
4.2.2 In geval het een Duplicaat certificaat betreft (duplo model)) (voor gebruik van dit type fc zie onder 3.1.e.)
• Stempel en plaats handtekening.
• Denk aan eventuele bijlagen! Deze zijn ook in duplo (D).
4.2.3 Certificaat en bijlagen mogen aan elkaar geniet worden.
4.2.4 Geef origine(e)l(en) ...en kopie blauwe balk aan de exporteur
4.2.5 Hecht – in geval er één of meer bijlagen zijn - altijd een kopie van de bijlage(n) aan de kopie met de rode balk.
4.2.6 Zorg ervoor dat voor iedere rode balk het daarbijbehorende inspectieresultaat en alle overige relevante documenten te traceren zijn.
Relevante documenten zijn:
a. Een bewijs dat een exportzending fytosanitair is goedgekeurd.
b. Verklaringen en bewijzen door derden, inclusief het pre-exportcertificaat.
c. (Gewaarmerkte) Bijlagen van het fc
d. Een door afdeling COA van de NVWA goedgekeurde instructie voor invoervergunning in geval van afwijkende exporteisen.
Zaaizaden: onder “te traceren” mag worden verstaan het tot 12 maanden na certificering op het bedrijf beschikbaar hebben van de betreffende documenten (papier en/of elektronisch).
4.3 Werkwijze vervangend fytosanitair certificaat (Replacement).
Let op:
- Voor het afgeven van replacements voor zendingen bloembollen voor Japan gelden beperkingen met betrekking tot de frequentie, zie 4.3.5.
- Voor Marokko geldt een afwijkende tekst voor het aangeven dat het een replacement fc betreft: Zie hiervoor de landeninformatie.
- Voor de Russische Federatie geldt een werkwijze conform Tab 20.01 Exportinspectie Russische Federatie -werkinstructie.
Het komt voor dat een certificaat zoek raakt of in het buitenland niet wordt geaccepteerd (bijv. vanwege het ontbreken van een vereiste bijschrijving) en dat er een vervangend certificaat verlangd wordt.
In bepaalde situaties kan een vervangend fc worden opgemaakt. Het vervangende certificaat is, met uitzondering van de niet correcte of ontbrekende gegevens, identiek aan het eerder afgegeven certificaat.
4.3.1 De exporteur dient hiervoor een schriftelijk verzoek (brief, fax, emailbericht) in bij de keuringsdienst. Dit verzoek voldoet aan de volgende voorwaarden:
a. de reden dient genoemd en toegelicht te worden;
b. ondertekend door of namens de exporteur;
c. de exporteur treft geen schuld;
d. aanwezigheid van een kopie van het te vervangen certificaat (blauwe balk) en het vervangende certifcaat.
4.3.2 Uitsluitend leidinggevenden of hiertoe gemachtigden kunnen in de volgende situaties
besluiten tot de afgifte van een vervangend certificaat:
a. het adres van de ontvanger is anders als vermeld ;
b. product omschrijving is niet correct;
c. plaats van binnenkomst is een andere als vermeld;
d. bijschrijving op het certificaat is onjuist of ontbreekt én de verlangde bijschrijving is opgenomen in het register “landenoverzicht exporteisen” of een instructie voor invoervergunning;
f. het fc is zoekgeraakt;
g. land van herkomst is niet correct;
h. vermelding foutief containernummer;
i. vermelding verkeerde hoeveelheid;
j. vermelding onjuist LC- of permitnummer op het fc.
k. Bij overzeese export per container ( van met name pootaardappelen) komt het voor dat 1 of meer op het fc vermelde containers niet tegelijkertijd verscheept kunnen worden. Voor de achtergebleven containers kan een vervangend fc. verstrekt worden
In overige gevallen legt de keuringsdienst de verzoeken voor de afgifte van een vervangend certificaat voor aan afd. Regie team fytosanitair van de NVWA
4.3.3 Laat de betreffende exporteur zijn kopie van het te vervangen certificaat tonen.
a. Controleer of het oorspronkelijke certificaat terecht is afgegeven volgens punt 3.1.
b. Controleer vervolgens of de gegevens op het vervangende certificaat, identiek zijn aan het eerder afgegeven certificaat, met uitzondering van de gegevens die gewijzigd of aangevuld moeten worden. Voer deze controle uit met behulp van de kopie met rode balk.
c. Zet als afgiftedatum de datum waarop het vervangend certificaat wordt verstrekt. (niet anti dateren!)
d. Vermeld in het vakje boven vakje 9: "Ter vervanging van certificaatnummer ... en datum afgifte of Ter vervanging van……… datum…….", gesteld in de taal die voor het bestemmingsland is voorgeschreven, zie voor de te gebruiken tekst de 6-talige woordenlijst (checklist 21 07-2)
ISPM 12 gebruikt hier de term ‘’Additional declaration” voor de te vermelden tekst bij vervanging van een fc. Dit betekent dat de tekst geplaatst mag worden in vak 11.
e. Archiveer de kopie rode balk van het vervangend certificaat samen met, een kopie van het oorspronkelijke certificaat.
4.3.4 Voor zendingen die reeds zijn gecertificeerd én geexporteerd en waarvoor verzocht wordt alsnog een verklaring te verstrekken (bijvoorbeeld omdat de partij gere-exporteerd gaat worden) wordt geen ‘replacement certificate’ verstrekt.
Een verklaring wordt in de vorm van een attest verstrekt voor de betreffende partij(en) (zie verder 6.4).
4.3.5 De afgifte van een vervangend certificaat voor zendingen bloembollen voor Japan is wat betreft de frequentie aan de volgende regels gebonden:
- Een verzoek om een replacement wordt inhoudelijk beoordeeld.
- Betreft het de afgifte van een replacement om een fout te corrigeren welke door de keurmeester van de keuringsdienst opgemerkt had moeten worden, dan wordt het replacement fc afgegeven. Het betreft met name de vermeldingen die op het fc staan en welke gekoppeld zijn aan de zending als zodanig (zoals bijschrijvingen, botanische namen e.d.) en welke onafhankelijk zijn van het exacte doel van de zending (dus adressering van de consignee, point of entry, wijze van vervoer e.d. vallen hier niet onder).
- Betreft het de afgifte van een replacement om een fout te corrigeren, welke door de exporteur is gemaakt en welke betrekking heeft op achterliggende documenten, dan wordt maximaal éénmaal per exporteur per kalenderjaar een dergelijk verzoek gehonoreerd. De BKD houdt bij aan welke exporteurs een replacement is afgegeven.
- Zoekgeraakte certificaten mogen altijd worden vervangen. Het vervangende certificaat is in dat geval identiek aan het zoekgeraakte certificaat.
4.4 Werkwijze waarmerken fytosanitair certificaat bij re-export.
4.4.1 Inleiding
Afhankelijk van de situatie die zich voordoet kan of moet er een bepaalde wijze van gebruik van fc’s plaatsvinden en daarmee het waarmerken van fc’s.
Hierna zijn de 3 situaties aangegeven voor het gebruik/waarmerken van certificaten in geval van re-export, teweten:
4.4.2 Het fytosanitair certificaat voor re-export (model 20/20d)
4.4.3 Fytosanitair certificaat ‘Kopie conform origineel’
4.4.4 Fytosanitair certificaat voor export (model 1/1d).
4.4.2 Fytosantair certificaat voor re-export ((model 20/20d))
In beginsel wordt er bij re-export zendingen een model ‘fc voor re-export’ gebruikt. Dit is het fc model 20. (officiële Nederlandse benaming is ‘fytosanitair certificaat voor herverzending’)
Dit type certificaat kan uitsluitend verstrekt worden in geval een fc voor export van het land van verzending of een fotokopie van het fc dat gewaarmerkt is ‘Kopie conform origineel’ (zie 4.4.3 en 4.4.4) aanwezig is. Beide certificaten begeleiden de zending.
Op het re-exportcertificaat wordt het nummer van het certificaat van het land van oorsprong vermeld zie invullen model 20 re-export. (checklist Tab 21 07)
4.4.3 Fytosanitair Certificaat van het land van verzending.
In geval re-export plaats vindt middels een re-export certificaat + een exportcertificaat van het land van verzending (zie 4.4.2) is het toegestaan dat de NAW gegevens van de exporteur (vak 1) onleesbaar gemaakt worden. Dit kan (uitsluitend) plaatsvinden door het afplakken van de NAW gegevens op het originele exemplaar; van dit fc een fotokopie te maken. De fotokopie wordt gestempeld ‘kopie conform origineel’ (zie 4.4.4). Het originele exemplaar wordt ingenomen door de Keuringsdienst.
Het is bekend dat niet alle bestemmingslanden deze werkwijze accepteren; er dient dan ook rekening gehouden te worden met mogelijke problemen bij het binnenbrengen in het bestemmingsland.
Het is niet toegestaan andere wijzigingen op het fc van het land van verzending aan te brengen.
4.4.4 Fytosanitair Certificaat ‘Kopie conform Origineel’
De mogelijkheid bestaat in plaats van het origineel van het fc waarmee een zending in de Europese Unie is binnengebracht de zending (geheel of gedeeltelijk) te re- exporteren met een ‘kopie conform origineel’ gewaarmerkte fotokopie + (origineel) re-exportcertificaat.
(Denk hierbij aan het in gedeelten herverzenden van de oorspronkelijke zending, waarvoor men meerdere exemplaren van het fc, waarmee een zending in de Europese Unie is binnengebracht, nodig heeft)
Hiertoe worden één of meer fotokopieën van het fc waarmee de zending in de EU is binnengebracht voorzien van een stempel en de tekst ‘Kopie conform origineel’
De kopie heeft hiermee dezelfde status als een origineel exemplaar.
a. Waarmerk ‘kopie conform origineel’ op naar keuze voorzijde of achterzijde van de fotokopie
b Voeg één van de hieronder genoemde zinnen in de voorgeschreven taal toe Frans: Pour copie conforme
Duits: Kopie konform Original Engels: Copy in conformity with Spaans: Copia conforme al original
c. Vermeld de datum van ondertekening
d. Plaats de handtekening.
4.4.5 Fytosanitair certificaat voor export (model 1/1d).
Het kan voorkomen dat een zending Nederland (of de EU) is binnengebracht zonder fc van het land van verzending. Reden voor het ontbreken van het fc kan zijn dat er voor het betreffende product bij invoer in de EU geen fytosanitaire eisen gelden en daarmee het product niet fc- plichtig is bij invoer. Er kunnen ook andere redenen zijn voor het ontbreken van het certificaat. Onafhankelijk van de reden van ontbreken geldt het volgende:
In geval het bestemmingsland voor het betreffende product wel een fc vereist bij invoer kan in deze situatie gebruik gemaakt worden van een ‘fc voor export’ (model 1) Dit is uitsluitend toegestaan indien aan de invoervoorwaarden van het bestemmingsland kan worden voldaan. (zie hierna)
Als origine wordt het land van oorsprong vermeld.
In de volgende gevallen wordt in plaats van een ‘fc voor re-export’ altijd een ‘fc voor export gebruikt’:
a. in geval een zending is blootgesteld aan fytosanitair risico,
b. in geval een zending de identiteit en/of integriteit verloren heeft,
c. in geval een zending zodanig is bewerkt/verwerkt dat het andere natuurlijke eigenschappen heeft verkregen.
d. in geval een zending gedurende minimaal één groeiseizoen in Nederland is gegroeid. De periode welke als groeiseizoen gezien wordt is productafhankelijk. (zie 3.6)
4.5 Bepalen van de te volgen werkwijze bij re-export.
Met behulp van het schema op pagina 18 is het mogelijk te bepalen wat er kan/moet gebeuren in geval van een re-export zending. (zie begeleidende tekst na het schema).
a. Stel met behulp van het schema ‘inspectie en certificeren’ dat afgebeeld is op pagina 19 vast hoe er gehandeld moet worden en of het mogelijk is een fc te verstrekken.
b. Stel vast of een inspectie uitgevoerd dient te worden voorafgaand aan het afgeven van een re-export certificaat.
Er wordt uitsluitend een inspectie uitgevoerd indien de zending blootgesteld is aan fytosanitair risico en/of er zwaardere eisen gelden voor het bestemmingsland. (zie hierna c.) Met name de wijze en plaats van opslag zijn maatgevend voor het fytosanitair risico. (Het gestelde is ook van toepassing in geval van herverpakken: zie hierna bij e.)
Bij opslag in koelruimten (geconditioneerde ruimten) en ruimten waar geen andere producten zijn opgeslagen én er geen kans op besmetting met quarantaine organismen is (vanuit aangrenzende ruimten of de omgeving) wordt er geen inspectie uitgevoerd
Zijn de condities gedurende opslag en/of deze op de plaats van herverpakken zodanig dat er een fytosanitair risico is opgetreden wordt altijd een inspectie uitgevoerd.
N.B. Voor bestemming Russische Federatie wordt er altijd een inspectie uitgevoerd.
c. Stel vast of het certificaat dat afgegeven is in het land van oorsprong voldoet aan de eisen van het land van bestemming. Stel daarbij ook vast of de invoereisen van het land van bestemming ‘lichter’ of ‘zwaarder’ zijn dan de invoereisen geldend voor de EU.
Raadpleeg hiervoor Tab 08 03 Equivalentie van eisen en dekkingen bij export.
• Lichtere of gelijkwaardige eisen
De eisen gesteld met betrekking tot betreffende organismen zijn gelijk of ‘lichter’ dan deze voor invoer in de EU. B.v. partij vrijheid i.p.v. gebiedsvrijheid en/ of minder organismen vermeld met dezelfde of lichtere eisen. Dit betekent dat het certificaat van het land van origine voldoet aan de eisen van het bestemmingsland. Er vindt geen inspectie plaats.
• Zwaardere eisen
Op de quarantainelijst van het bestemmingsland komen organismen voor die niet vermeld zijn op de quarantainelijst van de EU en/of het betreft hezelfde organisme met zwaardere eisen b.v. gebiedsvrijheid i.p.v. partijvrijheid en/ of meer organismen met eisen daarvoor.
In geval er sprake is van meer stringente (zwaardere) eisen of eisen die niet gelden voor de EU, betekent dit dat het fc van het land van origine niet of slechts gedeeltelijk voldoet.
d. Beoordeel (indien aanwezig)het fc waarmee de zending in de EU is binnengebracht: het fc kan (aanvullende) informatie bevatten: In het vak ‘additionele verklaring’ (additional declaration) is, indien dit van toepassing is, aangegeven welke dekking(en) zijn gegeven voor de bijzondere eisen. (Dit zijn eisen die vermeld staan in Bijlage VII van Uitvoeringsverordening (EU) 2019/2072.
e. Stel vast of de zending is herverpakt. Ongeacht de eisen die gelden voor het bestemmingsland in het register ‘landenoverzicht exporteisen’, is het van belang of
de zending na invoer is herverpakt. Is de zending herverpakt dan betekent dit dat er geïnspecteerd moet worden. Het gestelde onder b is ook hierbij van toepassing. Ongeacht of de eisen van het bestemmingsland, lichter, gelijk of zwaarder zijn dan deze van de EU vindt er een inspectie plaats; er wordt daarbij geïnspecteerd op alle organismen die voorkomen op de quarantaine-lijst van het bestemmingsland
f. Vergelijk de invoereisen (en quarantaineorganismen) voor de betreffende planten en/of plantaardige producten van het bestemmingsland met deze van de EU (Uitvoeringsverordening (EU) 2019/2072). Doe dit aan de hand van het register ‘landenoverzicht exporteisen’ en bepaal de ‘inhoud’ van de inspectie. (Op welke organimsen te inspecteren, welke eisen gelden hierbij, zijn er laboratorium- toets(en) vereist enz.)
Afhankelijk van de eisen die het bestemmingsland stelt voor de betreffende organismen kan er inspectie plaatsvinden.
Daarbij is het volgende van toepassing:
a. Er vindt een inspectie plaats gericht op de organismen die niet vermeld zijn in de quarantainelijst van de EU. Deze organismen zijn in het Register “landenoverzicht exporteisen” vermeld onder ‘Specifieke eisen’.
b. Zijn de eisen echter van dien aard dat middels een visuele inspectie en/of laboratoriumonderzoek niet voldaan kan worden aan de gestelde eisen, dan kan er geen re-export certificaat verstrekt worden. (Te denken valt hierbij aan verklaringen betreffende: regio, gebied of perceel en veldinspecties enz.)
Schema: inspectie *) en certificeren voor re-export
*) Inspectie = visuele beoordeling en/of laboratoriumonderzoek.
5. Handelswijze fc model 2 (voor PSI-artikelen) naar de VS en Canada.
5.1 Algemeen
Dit fc is gebaseerd op bilaterale afspraken tussen Nederland en de VS en tussen Nederland en Canada. Het fc wordt uitsluitend gebruikt voor export en re-export van pre- shipment geinspecteerde planten en/of plantaardige producten.
Voor het invullen van het fc model 2 is in de ‘Checklist waarmerken fytosanitair certificaat’ tab 21 07 een apart hoofdstuk opgenomen. Raadpleeg deze checklist voor zaken die specifiek gelden voor dit model certificaat.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op specifieke zaken voor het waarmerken van dit fc én handelswijze met het certificaat ná het waarmerken.
5.2 Bestemming Canada
Bij re-export via Nederland dient een gewaarmerkte fotokopie van het buitenlandse fc (of het origineel) met certificaat model 2 meegezonden te worden naar Canada.
Bij luchtvracht dient het certificaat bij de psi-inspectie aanwezig te zijn, zodat de exporteur het document na CFIA-waarmerkstempel direct met de zending mee naar Canada kan sturen. Zendingen gecombineerd met niet psi-artikelen dienen deze apart verpakt te worden en voorzien van aparte fytosanitaire certificaten.
Bij zeevracht gecombineerd met niet psi-artikelen dienen deze te worden voorzien van aparte fytosanitaire certificaten. De PSI en NON-PSI kunnen in één container verscheept worden. NON-PSI producten worden ge-exporteerd met fc model 1.
Bij zendingen dienen de certificaten (het origineel, kopie bestemd voor CFIA, en eventuele buitenlandse certificaten) met een factuur vóór verzending gestuurd worden naar het Canadese psi-kantoor dat gevestigd is bij Anthos, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX te Hillegom.
Na ondertekening door de Canadese inspecteur wordt het certificaat met bijlage(n) per post retour verstuurd indien een retourenveloppe beschikbaar is. Anders worden de documenten afgehaald in Hillegom.
De exporteur zorgt zelf voor verzending van de documenten naar de importeur of broker in Canada.
Re-export naar Canada via USA
Het is mogelijk om direct bij export certificering voor USA een extra Model 2 te laten waarmerken voor re-export naar Canada. Dit kan de gehele of een gedeelte van de zending betreffen.
Dit extra "certificate for re-export purposes" exemplaar moet voldoen aan de volgende eisen.
• Op dit certificaat in vak 8 worden exact dezelfde gegevens ingevuld als het origineel.
• In vak 4 worden zowel USA als Canada aangekruist en de verwijzing "certificate for re-export purposes of: [origineel certificaat nummer]".
• Tevens in vak 5 alleen een waarmerkstempel zetten ter bevestiging van de twee bestemmingen.
5.3 Bestemming USA
Algemeen: Gecombineerde zendingen van psi en non-psi zijn voor USA niet mogelijk.
Bij luchtvrachtzendingen moet het fc bij de psi-inspectie reeds zijn gewaarmerkt door de Nederlandse inspecteur, daar de invoice door het psi-team wordt gewaarmerkt.
Waarmerk na de exportinspectie het fc + 2 maal "invoice summary / summary sheet". Op het document is het fc nummer vermeld. Het document mag voorzien zijn van een bedrijfslogo.
Dan kan het PSI-team ook het fc en de bijlagen waarmerken. Een van de gewaarmerkte invoices begeleidt de luchtvrachtzending naar de USA.
Bij zeevrachtzendingen dient het gezondheidscertificaat na het laden van de containers naar het USDA-kantoor te Hillegom te worden gestuurd. Daar het certificaat niet met de zending mee gaat, moet er op alle uitvoerdocumenten die de zending begeleiden, aangaande de inhoud vermeld worden "pre-cleared flowerbulbs".
Pakketten die door de exporteurs per post of koerier worden verzonden, moeten voorzien zijn van een speciaal adres label, verkrijgbaar bij Anthos te Hillegom. Op het dit label dient het certificaatnummer als volgt te worden vermeld, Pc number Na
inspectie van het pakket wordt het reeds gewaarmerkte certificaat ingenomen en zal de USDA-ambtenaar en stempel en handtekening op het label plaatsen. Het USDA-kantoor ontvangt het certificaat + invoice summary/ summary sheet.
6. Overige zaken met betrekking tot het fytosanitair certificaat
6.1 Geldigheidsduur
De geldigheidstermijn van het fc is 14 dagen, tenzij door de wetgever van het bestemmingsland anders wordt aangegeven. Dit betekent dat verzending binnen 14 dagen plaats moet vinden, te rekenen vanaf de datum van waarmerken. Afwijkende geldigheidstermijnen zijn indien van toepassing vermeld in het register ‘landenoverzicht exporteisen’.
6.2 Wijzigingen
a. Fc’s waarop wijzigingen zijn aangebracht, voordat waarmerken heeft plaatsgevonden, worden niet gewaarmerkt.
b. Aanvullingen, wijzigingen en doorhalingen maken een reeds gewaarmerkt certificaat
ongeldig.
c. Correcties aangebracht na het waarmerken van het fc zijn niet toegestaan. (Met correctie wordt hier bedoeld een wijziging of aanvulling van één of meer gegevens op het fc, die is/zijn voorzien van een waarmerkstempel en bijbehorende handtekening.)
6.3 Kopie certificaat (Kopie conform origineel)
De reden waarom een 'copy' van een certificaat verstrekt kan worden is 'Validation and trace-back'.
Met validatie wordt hier bedoeld dat in geval een importerende NPPO (National Plant Protection Organisation) vragen heeft over de echtheid van een certificaat. In dergelijk geval kan de exporterende NPPO een kopie verstrekken.
'Trace-back' heeft (vooral) te maken met kunnen nagaan of een fc daadwerkelijk is afgegeven en bijvoorbeeld door welk kantoor. Normaliter gaat deze communicatie tussen de NPPOs van het importerende en exporterende land.
Er zijn twee mogelijkheden van kopie conform origineel. Te weten:
a. Een gewaarmerkte kopie van het oorspronkelijke fc in combinatie met het re-export fc. (model 20)
b. Een gewaarmerkte kopie van een gewaarmerkt Nederlands certificaat.
Een bijzondere kopie is het duplicaat (D) van een certificaat. Dit is een 2e origineel.
Zodra meerdere NPPOs (bv. bij transit of re-export) betrokken zijn, kan het noodzakelijk zijn om duplicaten te verstrekken. Voor dit doel zijn beschikbaar de fc modellen 1D, 2D en 20D.
Alle vermelde gegevens, alsmede datum, stempel van de waarmerkend ambtenaar en handtekening moeten volledig identiek zijn aan het eerste certificaat. Het kan daarbij voorgeschreven zijn dat één van de certificaten gericht moet worden aan de NPPO van het land waar de doorvoer plaatsvindt.
6.4 Verklaringen / Attesten
In die gevallen dat de autoriteiten van het ontvangende land een verklaring verlangen wordt dit alleen door de afdeling Expertise Team fytosanitair van de NVWA verzorgd.
Verklaringen van elders in de EU geteelde producten blijken uit:
- Het EU pre-exportcertificaat (zie bijlage 1) of
- een attest van de fytosanitaire dienst van het land waar de productie heeft plaatsgevonden. Dit attest dient te worden verstrekt voor beoordeling aan de afdeling Expertise Team fytosanitair. Na goedkeuring door dit team kan het gebruikt worden bvoor de afgifte van een fc.
Dit attest dient te zijn voorzien van:
a. de partij gegevens
b. de groeiplaats
c. gegevens m.b.t uitgevoerde beoordelingen cq. verklaringen
d. plaats en datum van waarmerken
e. naam, handtekening inspecteur
f. waarmerkstempel van de fytosanitaire dienst van het land van productie of verstrekt op papier (met briefhoofd) van de officiële dienst.
Verklaringen over producten die onderzocht zijn buiten de EU (= derde landen); Bij exportcertificering worden soms uitslagen van buitenlandse laboratoria getoond, om te kunnen voldoen aan een onderzoeksverplichting. Is bij exportcertificering een uitslag van een laboratoriumonderzoek noodzakelijk, dan worden alleen laboratorium uitslagen of verklaringen geaccepteerd die:
a. zijn verstekt door de officiële fytosanitaire instantie van het betreffende land (een verklaring van een fytosanitaire dienst uit het betreffende land waaruit blijkt dat de partij is getoetst en vrij is bevonden van organisme X),
b. afkomstig zijn van enig (privaat) laboratorium mits vergezeld door een aanvullende verklaring van de officiële fytosanitaire dienst.
6.5 Legalisatie
Een aantal landen eist dat certificaten na waarmerken door de Kamer van Koophandel en/of door het consulaat of ambassade van het bestemmingsland worden gelegaliseerd. Zij stellen daarbij de eis dat alle de zending begeleide documenten origineel worden getekend. Informatie hieromtrent kan worden verkregen bij de Kamers van Koophandel.
6.6 Kopie bestemt voor de waarmerkende organisatie, de houder van certificaten of de USDA (VS) / CFIA (Canada)
Dit zijn kopie certificaten met hetzelfde nummer en bevatten identieke informatie van het origineel. Dit kunnen rode -, blauwe - en/of groene balken zijn.
Let op!
Indien een andere invulmogelijkheid dan de PC gebruikt wordt, dan is carbonpapier noodzakelijk om gelijke kopieën te verkrijgen.
6.7 Bewaartermijn exporteur-kopie van gewaarmerkte certificaten.
Exporteurs dienen van de gebruikte fytosanitaire certificaten, de voor de houder van het certificaat bestemde kopie (kopie met de blauwe balk aan de onderzijde) gedurende tenminste 1 jaar in de bedrijfs-administratie te bewaren. te rekenen vanaf de datum van waarmerken. Deze bewaartermijn is ook van toepassing voor certificaten die met E- certNL zijn opgemaakt.
7. Certificaatkenmerken in e-CertNL
De sjablonen in e-CertNL waarmee de fytosanitaire certificaten ingevuld worden, worden voorzien van een barcode voor het certificaatnummer.
Tevens wordt het certificaat voorzien van een QR-code met een link naar de pagina (xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxx/xxxxx/xxxxx.xxxxx) waar het certificaat kan worden gecontroleerd/opgevraagd als pdf uit e-CertNL.
Voorbeeld
Bijlage 1: Het Pre exportcertificaat
Wettelijk kader:
Het pre-exportcertificaat is een EU-intern document. Het is vermeld in de Plantgezondheids verordening (EU) 2016/2031 – artikel 102 en afgebeeld in Bijlage VIII Deel C.
In tegenstelling tot het export- en re-exportcertificaat gelden voor dit document geen IPPC regels. Het document wordt in geen van de relevante ISPMs vermeld. Buiten de EU heeft het document geen status.
Doel:
Middels een geharmoniseerd document uitwisselen van de vereiste fytosanitaire informatie, tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar de planten, plantaardige producten of andere materialen zijn geteeld, geproduceerd, opgeslagen of verwerkt en de bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar deze worden uitgevoerd. Deze informatie vormt de basis voor de afgifte van een fytosanitair certificaat.
De bevoegde autoriteiten van de lidstaat waar de planten, plantaardige producten of andere materialen zijn geteeld, geproduceerd, opgeslagen of verwerkt, bevestigen dat die planten, plantaardige producten of andere materialen voldoen aan specifieke fytosanitaire voorschriften met betrekking tot één of meer van de volgende aspecten:
- de afwezigheid of aanwezigheid onder een specifieke drempel, van bepaalde plaagorganismen.
- De oorsprong in of op een specifiek veld, productiefaciliteit, productieplaats of gebied.
- De status van een plaagorganisme in het veld, in de productiefaciliteit, op de productieplaats, in het gebied of het land van oorsprong.
- Het resultaat van inspecties, het nemen van monsters van en het uitvoeren van tests.
- De fytosanitaire procedures die zijn toegepast bij de productie of verwerking.
Het Gebruik:
- Afgifte vindt plaats op verzoek van de professionele marktdeelnemer door de bevoegde autoriteit. (In Nederland zijn de keuringsdiensten de bevoegde autoriteiten.)
- Afgifte kan alleen plaatsvinden zolang de planten, plantaardige producten of andere materialen zich in de bedrijfsruimten van de professionele marktdeelnemer bevinden. Of,
indien zij deze bedrijfsruimten hebben verlaten op voorwaarde dat inspecties en, waar nodig, bemonsteringen zijn uitgevoerd die bevestigen dat de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen beantwoorden aan één of meer van de hiervoor vermelde fytosanitaire voorschriften.
- Het pre-exportcertificaat vergezelt de betrokken planten, plantaardige producten of andere materialen tijdens het verkeer ervan binnen het grondgebied van de Unie. (Tenzij er sprake is van electronische uitwisseling tussen lidstaten.)
- Het pre-exportcertificaat wordt voorzien van de naam, handtekening en waarmerkstempel van de bevoegde functionaris. Tevens wordt de plaats en datum van afgifte vermeld.
- Het pre-exportcertificaat is wat gegevens en formaat geharmoniseerd en in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/2031, Bijlage VIII deel C.
- Het door Nederland gebruikte model kan middels e-CertNL gemaakt worden. Dit model is afgebeeld op pagina 32. (Het Nederlandse model wijkt af van het EU-model, daarmee is meer ruimte verkregen voor het vermelden van informatie over de zending / partij.
Geldigheidsduur:
De geldigheidsduur van de verklaringen op het pre exportcertificaat zijn productafhankelijk, voor zaaizaden kan dit meerdere jaren zijn, voor andere producten zal dit vrijwel altijd maximaal 1 groeiseizoen zijn.
Wat kan niet ?
- Pre exportcertificaten van andere lidstaten vervangen door een Nederlands exemplaar.
- Pre exportcertificaten waarmerken ‘copy conform origineel’
Wat kan wel ?
- Afboeken van de hoeveelheid vermeld op een pre exportcertificaat.
- In vak 7 (Other official information): het land van (export) bestemming vermelden.
- Een kopie van het pre exportcertificaat gebruiken, waarbij het volgende van toepassing is:
- 1. Een kopie en een elektronische versie van het pre-exportcertificaat wordt geaccepteerd indien het FRN (fytosanitair registratienummer nummer) erop vermeld is. Zonder dit nummer is de kopie ongeldig.
- 2. Een kopie en een elektronische versie is 2 weken geldig (tellen vanaf waarmerk datum) en moet de zending begeleiden. (zie ook 3)
- 4. Op het originele pre-exportcertificaat met FRN nummer kunnen partijen worden afgeschreven. Deze moeten overeenkomen met de aantallen op de kopieën.
Afhandelen exportinspecties door bevoegde autoriteit
- Het bedrijf toont het origineel (of kopie) pre-exportcertificaat aan de bevoegde autoriteit.
- De bevoegde autoriteit controleert de inhoud van het pre-exportcertificaat. Na akkoord wordt een gestempelde afschrijflijst toegevoegd bij het gestempelde pre-exportcertificaat. Zo wordt voorkomen dat het pre-exportcertificaat nogmaals aangeboden wordt en meerdere afschrijflijsten, per pre-exportcertificaat in omloop komen.
- Het bedrijf maakt bij het opmaken van het certificaat gebruik van deze pre- exportcertificaten en afschrijflijsten. Ze schrijven de hoeveelheden hierop af. Dit is eigen verantwoordelijkheid van het bedrijf.
- Tijdens een inspectie controleert de bevoegde autoriteit de pre-exportcertificaten niet inhoudelijk. Per inspectiebezoek wordt bij minimaal 1 pre-exportcertificaat de afschrijving / aantallen gecontroleerd.
- Zodra een pre-exportcertificaat “op” is wordt het door de bevoegde autoriteit
ingenomen.
Pre exportcertificaat – Nederlands model
Pre-exportcertificaat - EU model
( EU lidstaten gebruiken een op deze afbeelding gelijkend document, met specifieke herkomstkenmerken. Het belangrijkste verschil met de NL versie: vak 6 )
Bijlage 2: Fytosanitair certificaat voor export
(model 1(D)/ voor gebruik met e-CertNL)
Bijlage 3: Fytosanitair certificaat voor herverzending
(per 14-12-2019)
(model 20: re-exportcertificaat) voor gebruik met e-CertNL
Bijlage 4: Certificaat voor verzending van PSI-artikelen naar Canada en de Verenigde Staten
(model 2 voor gebruik met e-CertNL)