Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Stad Gent over de werking van De Wereld van Kina als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Stad Gent over de werking van De Wereld van Kina als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
Stad Gent, met zetel op het stadhuis te 9000 Xxxx, Xxxxxxxxxx 0, vertegenwoordigd door de gemeenteraad, waarvoor optreden xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, Schepen van Onderwijs, Opvoeding, Gezinsbeleid en Outreachend Werken en xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx, algemeen directeur en die handelen in uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 29 januari 2024.
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° De Wereld van Kina: de omschrijving en benaming van het museum waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon ‘Stad Gent’, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan De Wereld van Kina als bovenlokaal ingedeeld museum.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten
Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. De wereld van Kina is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het bovenlokale niveau. De Wereld van Kina voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een bovenlokaal niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
De Wereld van Kina geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op bovenlokaal niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. De Wereld van Kina voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. De wereld van Kina vernieuwt haar museumconcept met duidelijke themalijnen en een aansluitend collectieplan.
1.1. De wereld van Kina tekent een vernieuwd museaal masterplan uit voor de toekomst waarin de lijnen worden uitgezet op vlak van presentatie, tijdelijk tentoonstellingsbeleid en publiekswerking.
1.2. Door benchmarking en werkbezoeken versterkt De wereld van Kina haar relatie met andere instellingen uit de natuureducatieve en cultureel-erfgoedsector, bijvoorbeeld met het GUM of Eperon d’Or.
1.3. De wereld van Kina grijpt het jubileumjaar 2024 - 2025 aan als kans, hefboom en experiment voor het nieuwe inhoudelijke masterplan. Participatieve projecten zoals een oogstfeest met de buurt dragen daartoe bij.
1.4. Voortvloeiend uit de vernieuwing van het museumconcept, verscherpt het museum zijn collectieprofiel en schrijft het verzamelbeleid uit in een geactualiseerd collectieplan. Er is expliciet aandacht voor minstens één waarderingstraject en een prioriteitenplan.
2. De wereld van Kina verduurzaamt haar zorg en beheer van de collectie, presentaties en middelen. Dat doet het museum digitaal waar kan, analoog waar nodig.
2.1. De wereld van Kina versterkt de zorg voor de collectie op een kwaliteitsvolle manier, zowel voor de niet-levende als levende collectie. Dit omvat acties op vlak van depotorganisatie, calamiteitenbeheer, registratieprocedures, metadatamodellen, opslag en cleaning van data.
2.2. De wereld van Kina draagt zorg voor en onderhoudt de permanente tentoonstellingen. Dit gaat zowel om de zorg voor de planten en dieren in de Tuin als de (vaak onderhoudsintensieve interactieve) tentoonstellingen binnenshuis.
2.3. De wereld van Kina draagt zelf zorg voor natuur en milieu door een aantal doelstellingen van de Stad Gent rond de Sustainable Development Goals (SDG’s) te onderschrijven. Het museum integreert die doelstellingen in een eigen actieplan rond duurzaamheid en klimaatzorg.
3. De wereld van Kina versterkt de dialoog met haar publiek en erfgoedpartners.
3.1. Naast analoge en interactieve museumpresentaties ontsluit De wereld van Kina de collectie steeds meer digitaal. Het museum is pilootpartner bij Meemoo voor de nieuwe Vlaamse erfgoeddatabank en focust op digitale fotografie van de collectiestukken. Zo kunnen bezoekers de collectie beter raadplegen en gebruiken en faciliteert en stimuleert het museum wetenschappelijk onderzoek.
3.2. Een meer divers publiek vindt de weg naar het museum door een bredere waaier aan activiteiten. Dat gaat onder meer om het vrijetijdsaanbod voor gezinnen, de oprichting van een kinderpanel en een aanbod rond mentaal welzijn.
3.3. De wereld van Kina maakt structurele connecties met de cultureel-erfgoedsector en aanverwante domeinen om de kans op samenwerkingen en slagkracht op vlak van collecties en onderzoek, communicatie en financiën te vergroten. Dit gaat bijvoorbeeld over thematische netwerken binnen de Gentse musea, de middenveldactoren, een adviesraad en expertengroepen.
3.4. De wereld van Kina breidt de mooie participatieve werking van de Tuin uit naar het Huis, door verbinding te zoeken met buurtorganisaties en partners in de omgeving van het Sint- Pietersplein.
4. De wereld van Kina werkt zoveel mogelijk drempels weg voor een toegankelijke fysieke museale ervaring.
4.1. De ervaring van de bezoeker begint al vóór het fysieke bezoek binnen de museummuren. Het museum maakt dit zo toegankelijk mogelijk voor iedereen. Dit door verbeteringen aan de website, de signalisatie, klantvriendelijk onthaal en meertaligheid.
4.2. De bezoeker beleeft het bezoek in een gastvrije en veilige omgeving. Dit realiseert het museum door meer nadruk te leggen op kindvriendelijkheid bij de medewerkers en meer inclusieve faciliteiten aan te bieden.
4.3. Iedereen is welkom in De wereld van Kina. Het museum werkt verder om de toegang zo laagdrempelig mogelijk te houden voor iedereen, van buurtbewoners tot mensen met een fysieke of financiële beperking.
5. De wereld van Kina professionaliseert en moderniseert haar zakelijke en organisatorische werking.
5.1. De wereld van Kina verbetert de financiële opvolging door periodieke budgetopvolgingen en - projecties.
5.2. De wereld van Kina werkt samen met het departement Facility Management aan een veilige en toegankelijke omgeving voor medewerkers en bezoekers. Infrastructurele werkzaamheden in de museumlocaties hebben een impact op de dagdagelijkse werking en op het behalen van doelstellingen.
5.3. De wereld van Kina draagt zorg voor de mensen die haar missie uitvoert en optimaliseert de onderlinge samenwerking door personeelsbevragingen en initiatieven voor positieve teamcohesie. Ook informatiedoorstroom, goede termijnplanning, digitale vaardigheden, kennisborging en een kwaliteitsvol vrijwilligersbeleid zijn belangrijke onderdelen van deze doelstelling.
5.4. De wereld van Kina start een structurele inhaalbeweging op het vlak van informatiebeheer en digitale archivering.
5.5. De wereld van Kina verzamelt meer en gestructureerder data om de werking intern en extern te meten, te evalueren en waar nodig bij te sturen.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten:
1° Zet effectief in op waardering en bouw ervaring op met de concrete waarderingstrajecten, die in het collectieplan benoemd worden.
2° Blijf inspanningen doen om de bewaaromstandigheden van de collectie te verbeteren.
3° Grijp het jubileumjaar effectief aan om op een participatieve wijze het museum en de presentatie te herdenken. Zorg voor de begeleiding door een adviesraad van diverse experten;
4° Zet in op het stimuleren en faciliteren van onderzoeken.
5° Zorg voor voldoende maatschappelijke relevantie en werk ook rond natuur-educatieve thema’s zoals de klimaatproblematiek. Betrek hier, naast kinderen, ook volwassenen bij.
De Wereld van Kina engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. De Wereld van Kina engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 211.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Communicatie
Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 11. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 12. De Wereld van Kina moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de
cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 13. De Wereld van Kina maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt deze resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 14. De Wereld van Kina erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 6. Toezicht en Evaluatie
Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 15. De Wereld van Kina bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien die verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) een overzicht van de kosten en de opbrengsten;
b) het verslag van de persoon die door het bestuur belast is met het financieel toezicht, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van het overzicht van de kosten en de opbrengsten;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt;
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag. De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als De Wereld van Kina voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en die organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 16. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 17. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie.
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie.
Afdeling 5. Participatie aan onderzoek
Art. 18. De Wereld van Kina engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
De Wereld van Kina verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet- exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 6. Delen van informatie
Art. 19. Indien in het kader van artikel 18 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 7. Sanctionering
Art. 20. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 8. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 21. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 22. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor de Stad Gent,