Toelichting mediation
Toelichting mediation
Mediation zoals bedoeld in het Convenant ter instelling van een Onafhankelijke Geschilleninstantie voor Geschillenoplossing en -beslechting Zorgcontractering
Mediation:
Welke stappen dient u te nemen voorafgaand aan een mediation?
1) U sluit met de wederpartij de overeenkomst voor NAI mediation. Een model van de mediationovereenkomst treft u bijgaand aan.
In de mediationovereenkomst is tussen partijen opgenomen dat partijen overeenkomen dat zij hun geschil zullen proberen op te lossen overeenkomstig het op het moment van het aanvragen van de mediation geldende Mediationreglement van het Nederlands Arbitrage Instituut en de volgende bepalingen:
a. Het aantal mediators is één;
b. De mediator wordt benoemd conform de lijstprocedure van het NAI. De termijn voor het retourneren van de mediatorlijst door de partijen wordt gesteld op drie werkdagen na toezending van de lijst door het NAI. Indien de lijst binnen die termijn niet door (één van) de partijen is geretourneerd vindt rechtstreekse benoeming plaats door de administrateur van het Nederlands Arbitrage Instituut;
c. Nadat de benoeming van de mediator heeft plaatsgevonden zal de mediator met de partijen binnen drie werkdagen een mediationcontract ondertekenen op een nader door de mediator te bepalen plaats;
d. Indien partijen niet binnen twee weken na benoeming van een mediator tot een vergelijk zijn gekomen zullen partijen in overleg treden en onderzoeken of zij een arbitrageovereenkomst of een bindendadviesovereenkomst sluiten dan wel hun (resterende) geschilpunten voorleggen aan de overheidsrechter;
e. De procedure zal worden gevoerd in de Nederlandse taal en de communicatie tussen partijen, het NAI en de mediator vindt plaats via e-mail.
f. Het NAI is bevoegd de vaststellingsovereenkomst, dit is de overeenkomst die de oplossing van het geschil beschrijft, zonder vermelding van de namen van de partijen en met weglating van verdere gegevens welke de identiteit van de partijen zouden kunnen openbaren, te laten publiceren, tenzij een partij tot uiterlijk twee maanden na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst bezwaar maakt tegen publicatie;
g. Iedere partij draagt de mogelijke eigen kosten van juridische bijstand.
Toelichting op de mediationovereenkomst tussen partijen:
a) In de modelovereenkomst tussen partijen is standaard uitgegaan van de benoeming van één mediator. Mochten partijen hiervan willen afwijken, dan dienen zij dit nader overeen te komen. Houdt u er rekening mee, dat de benoeming van twee mediators aanzienlijk meer kosten met zich meebrengt dan de benoeming van één mediator.
b) In afwijking van het NAI Mediationreglement is er voor gekozen om de benoeming van de mediator gelijk via de lijstprocedure te laten plaatsvinden, in plaats van de partijen eerst gezamenlijk de mogelijkheid te geven om tot benoeming van een mediator te komen. De lijstprocedure houdt het volgende in: bij de benoeming van één mediator stelt de administrateur van het NAI een lijstje op met drie namen
van mogelijke mediators. Op de lijst wordt melding gemaakt van het beroep dat de mediator bekleedt, bijvoorbeeld hoogleraar, advocaat, huisarts, directeur etc. De lijst wordt vervolgens gezonden aan ieder der partijen met het verzoek op de lijst de voorkeur van de partij aan te geven door middel van nummering van de personen en bij bezwaar tegen een persoon kan de naam van deze persoon op de lijst worden doorgehaald. De bewerkte lijsten dienen binnen drie werkdagen aan het NAI te worden geretourneerd. Het NAI legt de bewerkte lijsten vervolgens naast elkaar en gaat op basis daarvan over tot uitnodiging van een mediator. Een naam die op de lijst is doorgehaald zal niet als mediator worden benoemd.
g) De kosten van juridische bijstand betreffen de kosten die u maakt wanneer u zich bijvoorbeeld laat bijstaan door een advocaat of een juridisch adviseur.
Deze kosten betreffen niet de NAI administratiekosten of het depot waaruit de kosten van de mediator worden voldaan. Voor zowel de NAI administratiekosten en het depot geldt dat beide partijen ieder de helft betalen / storten, zo zegt het NAI Mediationreglement.
2) Nadat de mediationovereenkomst tussen partijen is gesloten dient u vervolgens een mediationaanvraag in bij het NAI. Het formulier dat u kunt gebruiken voor het indienen van de mediationaanvraag treft u hierbij aan. De mediationaanvraag kan door alle partijen gezamenlijk worden ingediend danwel door één of meer van hen. In het laatste geval zal het secretariaat de andere betrokken partij(en) vragen haar of hun bereidheid te bevestigen om het geschil door middel van mediation op te lossen. Die vraagt wordt ook gesteld indien de partijen reeds bij overeenkomst hadden afgesproken eventuele geschillen op te lossen door mediation.
De mediationaanvraag dient de volgende gegevens te bevatten (artikel 3.3 Mediationreglement):
I. Een korte, duidelijke omschrijving van het onderwerp van het geschil;
II. De namen en contactgegevens (het adres, de woon-, vestigings-, of gewone verblijfsplaats, alsmede het telefoonnummer en e-mailadres en indien van toepassing het btwnummer) van elk der betrokken partijen;
III. Een korte omschrijving van de op te lossen geschilpunten en de daarbij betrokken wederzijdse belangen van de betrokken partijen.
In die mediationaanvraag kunt u de voorkeur voor de hoedanigheid van de mediator opgeven. Dient dit een jurist te zijn of juist een persoon die kennis heeft op een bepaald vakgebied binnen de zorg of anderszins?
3) Na indiening van de mediationaanvraag zal het NAI, wanneer de aanvraag niet gezamenlijk is ingediend, de andere betrokken partij(en) vragen, haar of hun bereidheid te bevestigen om het geschil door middel van mediation op te lossen en verzoekt het NAI deze partij(en) te berichten aan het NAI of ook zij een voorkeur hebben voor de hoedanigheid van de mediator.
4) Wanneer de vraag onder drie bevestigend wordt beantwoord zal worden overgegaan tot benoeming van de mediator middels de lijstprocedure. De lijstprocedure is hierboven bij de modelovereenkomst reeds ter sprake gekomen.
5) Na de benoeming van de mediator zal op een korte termijn een bijeenkomst worden belegd tussen de mediator en de partijen, welke bijeenkomst er toe dient dat tussen de mediator en elk der partijen een overeenkomst van opdracht wordt gesloten (de mediationovereenkomst tussen partijen en de mediator), die er in voorziet dat de mediator de NAI-mediation zal gaan leiden. De mediationovereenkomst tussen partijen en de mediator wordt getekend tijdens die bijeenkomst. Door ondertekening van die mediationovereenkomst begint de mediation (artikel 5 NAI Mediationreglement).
6) De op de mediation toepasselijke procedureregels worden door de mediator in overleg met de partijen gedurende de in artikel 5 bedoelde bijeenkomst en daarna vastgesteld. Zij worden schriftelijk vastgelegd in de gesloten mediationovereenkomst tussen partijen en de mediator.
7) De volgende procedureregels zijn reeds van toepassing conform het NAI Mediationreglement:
a. Het is de partijen toegestaan zich tijdens de mediation door raadslieden, experts en andere adviseurs te laten bijstaan, alles na voorafgaande mededeling aan de mediator en de overige partij of partijen en mits ieder van dezen schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan het NAI Mediationreglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 van het reglement neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding.
b. Het is de mediator toegestaan zich tijdens de mediation door een secretaris te laten bijstaan (tenzij een van de partijen daartegen uiterlijk op het moment van ondertekening van de mediationovereenkomst tussen de partijen en de mediator bezwaar maakt) mits deze schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan het reglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 van het reglement neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding.
c. Het is de mediator toegestaan met elk der partijen afzonderlijk te spreken, of te corresponderen, of zich door één of meer der partijen op andere wijze te doen informeren, dit alles nadat het voorstel daartoe is besproken met alle partijen.
d. De partijen zullen tussen hen lopende procedures schorsen en geschorst houden en geen nieuwe procedures beginnen tenzij schorsing mocht leiden tot het voltooien van een wettelijke verjarings- of vervaltermijn, een nieuwe procedure noodzakelijk is ter voorkoming daarvan of als zij gezamenlijk in aanwezigheid van de mediator anders besluiten.
e. Indien de partijen een lopende mediation geheel of gedeeltelijk willen beëindigen om hun geschil of een deel daarvan vervolgens door arbitrage of bindend advies te laten beslechten, is het de mediator niet toegestaan in zodanige arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure als arbiter, bindend adviseur of secretaris op te treden, tenzij alle partijen uitdrukkelijk instemmen met het beoogde optreden van de mediator in de
arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure.
8) Het einde van de mediation. De mediation kan op drie verschillende manieren eindigen:
I. Partijen hebben hun geschil opgelost en de mediation eindigt door de ondertekening van een vaststellingsovereenkomst gevolgd door een mededeling daarvan door de mediator aan het NAI secretariaat;
II. Doordat de mediator schriftelijk aan de partijen, met afschrift aan het NAI secretariaat, te kennen geeft dat de mediation is geëindigd zonder dat een vaststellingsovereenkomst is gesloten;
III. Doordat één der partijen de mediationovereenkomst tussen partijen en de mediator schriftelijk opzegt aan de andere partij(en) en aan de mediator, met afschrift aan het NAI secretariaat.
9) De kosten.
De aan de mediation verbonden kosten bestaan uit (i) de administratiekosten van het NAI en (ii) de kosten en het honorarium van de mediator.
i. De administratiekosten worden door het secretariaat vastgesteld nadat de aanvraag is ingediend. De vaststelling van de administratiekosten geschiedt op basis van de schaal die in de appendix bij de modelovereenkomst tussen partijen is opgenomen. Indien de administratiekosten niet kunnen worden berekend op grond van deze schaal beslist de NAI administrateur.
Is de aanvraag door alle betrokken partijen gezamenlijk ingediend dan worden de administratiekosten, zo nodig met inachtneming van ieders aandeel, aan de
aanvragende partij of partijen in rekening gebracht. Is de aanvraag niet door alle betrokken partijen ingediend, dan stelt het secretariaat het door de aanvrager of aanvragers te betalen gedeelte van de administratiekosten vast en brengt dat aan hem of hen, zo nodig met inachtneming van ieders aandeel, in rekening. Het restant wordt aan de overige betrokkene(n) in rekening gebracht, nadat van hem of hen een mededeling is ontvangen waarin wordt bevestigd bereid te zijn om het geschil door middel van mediation op te oplossen.
Restitutie van geheel of gedeeltelijk betaalde administratiekosten vindt niet plaats.
Na ontvangst van de administratiekosten zal het NAI overgaan tot benoeming van de mediator.
ii. Zodra de mediator benoemd is, stelt het secretariaat, onder vaststelling van ieders aandeel, het bedrag vast (het depot), dat door de partijen aan het secretariaat ter beschikking moet worden gesteld tot zekerheid van de betaling van het door de mediator in rekening te brengen honorarium en van zijn kosten. Over een gesteld depot wordt geen rente vergoed. Het depot wordt door partijen bij helfte gestort.
Het secretariaat is te allen tijde, al dan niet op verzoek van de mediator, gerechtigd een aanvullend depot te vragen van één of meer der partijen.