HANDLEIDING RAAS-WEBTOEPASSING

Binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin willen we werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen.

De RaaS-webtoepassing van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (VAZG), past binnen die doelstellingen. Concreet betekent dat:

- dat u als voorziening via de webtoepassing de nodige gegevens aanlevert opdat VAZG de tegemoetkoming

kan vaststellen

o in het kader van de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’

o die u als woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf in een woonzorgcentrum, voor de bewoners mag factureren aan de zorgkassen (= de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf)

o die u als centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning voor de gebruikers mag factureren aan de zorgkassen (= de basistegemoetkoming voor zorg in centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning)

- dat u de gegevens op elk moment elektronisch kunt nakijken;

- dat u in de webtoepassing de bedragen (en hoe die tot stand zijn gekomen) kunt raadplegen.

! Vanaf het facturatiejaar 2023 zal u het bedrag en de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra niet langer via RaaS, maar via het e-loket kunnen raadplegen onder het luik ‘eCalcura’.

1 Helpdesk webtoepassing RaaS

De helpdesk is opgedeeld in een helpdesk voor functionele (inhoudelijke) vragen en een voor technische vragen.

• De functionele vragen worden opgelost door functionele experten. Per functioneel domein is er een e- mailadres voorzien. Voor ouderenvoorzieningen is dat e-mailadres: XxxX@xxxxxxxxxx.xx.

• Met vragen over het gebruikers- en toegangsbeheer kan je contact opnemen met het federale contactcenter van eHealth .

2 Toegang tot de webtoepassing RaaS

Op xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxxx-xxx- gezondheidstoepassingen vindt u alle informatie over hoe u toegang krijgt tot de toepassing en hoe u de nodige gebruiksrechten instelt.

3 Inloggen in de webtoepassing RaaS

De webtoepassing is bereikbaar via een webbrowser (zoals Mozilla Firefox, Edge of Google Chrome) op het volgende URL-adres: xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/XxxX. Hierna klikt u rechts op de pagina op ‘Naar

RaaS’. U hoeft hiervoor geen specifieke software te installeren op uw computer. Het is aan te raden een recente versie van uw browser te installeren.

Wanneer u de URL van de webtoepassing ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in de webtoepassing gebeurt met uw elektronische identiteitskaart (eID): stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer, en voer vervolgens uw PIN-code in. U kunt ook inloggen via itsme.

Let op dat u bij het inloggen in de keuzelijst “Binnen de organisatie” kiest voor de subafdeling “Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin”.

Het hele proces van toegangsbeheer is uitvoerig beschreven op de website van VAZG: xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxxx-xxx- gezondheidstoepassingen

4 Webtoepassing RaaS

VOORAF

Gegevens van vóór 1 januari 2019 zijn overgenomen

VAZG heeft de toepassing op 1 januari 2019 volledig overgenomen van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV). De gegevens die vóór 1 januari 2019 in de toepassing aanwezig waren, zijn hierbij overgenomen.

Meer zien op de schermen van de toepassing

Pas het percentage van weergave op het scherm aan als u bepaalde woorden in de toepassing niet volledig goed weergegeven ziet op het scherm (aanbevolen resolutie van het scherm is 1280 x 1024 pixels, of hoger).

Vertaalslag

De webtoepassing is in essentie nog altijd dezelfde toepassing die voor 1 januari 2019 op het RIZIV draaide.

Hierdoor zijn een aantal woorden, meestal uit technische overwegingen, niet omgezet naar terminologie die in Vlaanderen wordt gebruikt.

De belangrijkste verschillen zijn:

Terminologie in webtoepassing	Terminologie in Vlaanderen
Eindeloopbaan	Vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan
ROB-KVB	Centrum voor kortverblijf
CDV	Centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning
Centrum voor dagverzorging	Centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning
Forfaitgeschiedenis	Geschiedenis van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf en van de basistegemoetkoming voor zorg in centra voor dagverzorging met bijkomende erkenning
Bedrag forfait	Bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf
Aantal bedden/Bed types	Aantal erkende woongelegenheden/entiteiten – aantal erkende gebruikers Types woongelegenheden en gebruikers

STARTSCHERM

Na het inloggen komt u op de startpagina terecht:

ONDERSTEUNING VOOR HET VERMIJDEN VAN HET INGEVEN VAN FOUTIEVE GEGEVENS

In de toepassing zijn verschillende controles ingebouwd, die u helpen om de gegevens zo correct mogelijk in te geven.

Enkele voorbeelden:

ALGEMENE GEGEVENS

Klik in de linkerkolom op “Algemene gegevens”.

U krijgt nu volgend scherm:

Het tabblad ‘Gegevens van de voorziening’

Hier ziet u een overzicht van

− De officiële naam van uw voorziening

− De erkenningsdatum

− In voorkomend geval de sluitingsdatum

− De sector

− De Gemeenschap/het Gewest

− De bevoegdheidscode

− De taalrol

− De plaats

− Het actuele aantal erkende woongelegenheden/verblijfseenheden (“Huidig aantal bedden per categorie”)

Deze gegevens hebben wij ingevuld en kunt u zelf niet aanpassen.Als u van oordeel bent dat één van die gegevens niet correct is, neemt u contact op met ons. Gebruik hiervoor het e-mailadres voor functionele vragen (XxxX@xxxxxxxxxx.xx).

De overige gegevens vult u zelf aan of kan u aanpassen door rechts onderaan op ‘Aanpassen’ te klikken:

− Het RSZ(PPO)-nummer: het nummer van de sociale zekerheid van uw voorziening

− De gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voltijdse prestaties: een cijfer in dat overeenstemt met de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties in uw voorziening. Dat cijfer kan niet hoger zijn dan 38.

− De startdatum van die gemiddelde wekelijkse arbeidsduur.: de startdatum sinds wanneer de

gemiddelde wekelijkse arbeidsduur voor voltijdse prestaties uit dit aantal uren bestaat

− Een eerste en tweede contact e-mailadres.

Opgelet: de startdatum van de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur kan nooit in de toekomst vallen.

Bevestig de ingevoerde gegevens door onderaan rechts op het woord ‘Bewaren’ te klikken.

Hoeveel e-mailadressen moet de voorziening in de toepassing inbrengen ?

Bij de registratie van een nieuwe voorziening brengt VAZG het e-mailadres in dat de voorziening heeft gecommuniceerd in het proces van erkenning.

Dat e-mailadres ziet de voorziening op het tabblad ‘Contactgegevens’ bij ‘Contactpersoon’. Een

voorziening kan dat e-mailadres wel wijzigen, maar nooit leeg laten.

Daarnaast kan de voorziening nog drie andere e-mailadressen in de toepassing inbrengen: twee op het tabblad ‘Gegevens van de voorziening’ en één op het tabblad ‘Contactgegevens’ bij ‘Directeur’.

In ieder veld mag u slechts één e-mailadres inbrengen.

Wij bevelen aan dat elke voorziening ten minste twee e-mailadressen in de toepassing ingeeft, die op een verschillende server worden verwerkt. Bijvoorbeeld één e-mailadres in de voorziening zelf die werkt op server X en één e-mailadres bij een medewerker van de voorziening die werkt op server Y. Dit om zoveel als mogelijk veilig te stellen dat een communicatie, die nu nog enkel digitaal gebeurt en geen verzending van papieren documenten meer met zich mee brengt, ook effectief door de voorziening wordt opgepikt.

Vanuit dezelfde bezorgdheid bevelen wij ook aan dat de voorziening vier emailadressen in de toepassing inbrengt, als de voorziening zelf geen generiek e-mailadres gebruikt waarop verschillende medewerkers van de voorziening toegang hebben.

Zorg ervoor dat u de e-mailadressen in de toepassing up-to-date houdt.

Het tabblad ‘Bankgegevens’

Op het tabblad ‘Bankgegevens’ vindt u de gegevens terug die het Agentschap Zorg en Gezondheid gebruikt om

u de financiële tegemoetkoming te betalen, als u er recht op hebt.

U kunt wijzigingen aanbrengen door onderaan rechts op ‘Aanpassen’ te klikken.

Vergeet niet om onderaan rechts op ‘Bewaren’ te klikken nadat u (gewijzigde) gegevens hebt ingevuld.

Opgelet: BE moet altijd in hoofdletters zijn, zo niet weigert het betalingssysteem van de Vlaamse overheid het bankrekeningnummer.

Het tabblad ‘Contactgegevens’

Vul op het tabblad ‘Contactgegevens’ de gegevens in of wijzig ze door onderaan rechts op ‘Aanpassen’ te klikken:

Vergeet niet om onderaan rechts op ‘Bewaren’ te klikken nadat u gegevens hebt ingevuld.

Merk op dat u nog twee andere mailadressen kan inbrengen in het tabblad ‘Gegevens van de voorziening’ (zie punt 4.4.1).

Het tabblad ‘Betalingsgeschiedenis’

Het tabblad ‘Betalingsgeschiedenis’ geeft u een overzicht van de tegemoetkomingen ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ en ‘derde luik’. Het derde luik gaat niet verder dan 2018-2019, aangezien het derde luik werd opgeheven met ingang van 1 januari 2019.

Het overzicht bevat, per lijn, volgende informatie:

• Id: een identificatienummer;

• Referentieperiode: de referentieperiode waarop de berekening betrekking heeft;

2017-2018 wil bijvoorbeeld zeggen dat het om een berekening gaat die betrekking heeft op de referentieperiode van 1 juli 2017 t.e.m. 30 juni 2018.

• Type betaling:

- de normale volgorde voor ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ is ‘Eindafrekening’; ‘Voorschot 3’; ‘Xxxxxxxxx 0’; ‘Xxxxxxxxx 0’; “Voorschot 2’

- voor ‘derde luik’ is er nog enkel de ‘Eindafrekening 2018-2019’

• Berekend: een bedrag in euro waarop u recht heeft

• Berekeningsdatum;

• Betaald bedrag in euro:, dit is het bedrag in euro als recht, verminderd met wat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen;

• Datum betaling: dit is de datum waarop de communicatie naar de voorziening werd gestuurd;

• Memodatum: dit is de datum waarop het betaald bedrag op het bankrekeningnummer van de voorziening staat;

• RC (rekening-courant) voor betaling: het bedrag in euro dat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen;

• RC na betaling: het bedrag in euro dat de voorziening nog in schuld;

• IBAN: het rekeningnummer van de voorziening waarop het verschuldigde bedrag werd gestort;

• Een beschrijving;

• Een PDF-document met verdere informatie en een begeleidende brief. In dat document verneemt u ook welke de betaalmomenten zijn voor de tegemoetkomingen.

Het tabblad ‘Forfaitgeschiedenis’

Het tabblad ‘Forfaitgeschiedenis’ geeft

• voor de voorzieningen die enkel woonzorgcentrum, al dan niet met centrum voor kortverblijf zijn: een overzicht van de basistegemoetkoming voor zorg in het woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf;

• voor de voorzieningen die enkel centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning zijn: een overzicht van de basistegemoetkoming voor zorg in het centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning;

• voor de voorzieningen die woonzorgcentrum, al dan niet met centrum voor kortverblijf, en centrum

voor dagverzorging met bijkomende erkenning zijn: een overzicht van de basistegemoetkoming voor zorg in het woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf (standaard is aan de rechterkant de knop “Forfait” geselecteerd) en de basistegemoetkoming voor zorg in het centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning (selecteer hiervoor aan de rechterkant de knop “Forfait cdv”).

Vanaf het facturatiejaar 2023 zal u het bedrag en de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra niet langer via RaaS, maar via het e-loket kunnen raadplegen onder het luik ‘eCalcura’. We verwijzen hiervoor naar de handleiding eCalcura .

Het overzicht bevat, per lijn, volgende informatie:

• Startdatum: dit is de datum vanaf dewelke het bedrag dat in de kolom “Bedrag forfait” of “Bedrag forfait

cdv” staat, mag worden gefactureerd aan de zorgkassen;

• Einddatum: dit is de datum tot dewelke het bedrag dat in de kolom “Bedrag forfait” of “Bedrag forfait cdv” staat, mag worden gefactureerd aan de zorgkassen;

• Communicatie datum: dit is de datum waarop Xxxx en Gezondheid het bedrag van de tegemoetkoming

heeft gecommuniceerd;

• Bedrag forfait of Bedrag forfait cdv: dit is het bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (Bedrag forfait) of het bedrag van de basistegemoetkoming voor zorg in centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning (Bedrag forfait cdv) dat u aan de zorgkassen mag factureren;

• Een PDF-document met verdere informatie en een begeleidende brief.

Het tabblad ‘Certificaten’

Telkens u één van de certificaten wijzigt, krijgt Zorg en Gezondheid hiervan via de RaaS- webtoepassing een melding. Die melding geldt als bewijs van aanmelding en is de referentiedatum voor eventuele herberekeningen van tegemoetkomingen.

Voorbeeld: Zorg en Gezondheid ontvangt op 23 september 2019 melding dat een voorziening het attest functie dementie heeft geregistreerd. De basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf wordt dan herberekend met ingang van het ontstaan van het recht en ten vroegste op 1 september 2019.

Door het certificaat aan te vinken verklaart u dat u aan de voorwaarden voor financiering van dat certificaat voldoet (cfr. infra).

Als u een certificaat wilt toevoegen doet u het volgende:

• Klik op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf.

• Klik op ‘Kiezen’ in de kolom “Beschrijving”.

• Selecteer het passende certificaat en vul de startdatum in. Klik in de kolom “Aanpassen” op het groene

vinkje.

U kan een certificaat aanpassen door op het potloodje onder ‘aanpassen’ te klikken.

Volgende certificaten kan u toevoegen:

• Attest eindeloopbaan

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord m.b.t. de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ toepast. Het ontbreken van dat attest heeft tot gevolg dat de compenserende tegemoetkoming in het kader van de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ tot nul wordt herleid.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Attest sociaal akkoord

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening de sociale akkoorden toepast. Het ontbreken van dat attest heeft tot gevolg dat alle tegemoetkomingen berekend ten laste van de Vlaamse overheid tot nul worden herleid.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Palliatieve

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel C van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Attest nosocomiaal

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel B2 van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Attest functie dementie

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening voldoet aan de voorwaarden voor financiering van deel H van de basistegemoetkoming zorg woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Attest aanvullende financiering ondersteunend personeel

• Dit attest is niet meer van toepassing vanaf de referentieperiode 1 juli 2020 t.e.m. 30 juni 2021.

• Attest titel of beroepsbekwaamheid

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening in de geselecteerde referentieperiode prestaties heeft van verpleegkundigen die u niet in de RaaS- webtoepassing kan registreren en die recht hebben op de titel en beroepsbekwaamheid.

• Het gaat hier om de verpleegkundigen die recht hebben op de premie voor titels of beroepsbekwaamheden met één van de volgende contracttypes:

▪ loontrekkende fiscale, sociale en generatiepact

▪ vervanger verpleegkundige opleiding;

▪ vervangers bijkomend verlof 50+;

▪ artikel 60 OCMW-wet;

▪ jobcreatie 2011-2013;

▪ leercontract.

• U berekent voor deze werknemers de prestaties tijdens de referentieperiode en geeft het

aantal VTE in onder ‘Attest titel of beroepsbekwaamheid’.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

• Attest aantal gebruikers dagverzorging voor eerste controle (enkel voor centra voor dagverzorging met bijkomende erkenning):

• U vult hier het aantal gebruikers van het centrum voor dagverzorging in op de laatste dag van de maand die volgt op de erkenning. Als er op de laatste dag van de maand die volgt op de

erkenning geen gebruikers aanwezig zijn (bv. omdat dit een feestdag is), dan vult u het aantal gebruikers in op de voorafgaande of eerstvolgende dag waarop wel gebruikers aanwezig zijn.

• Attest zorgkundige

• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening in de geselecteerde referentieperiode prestaties heeft van zorgkundigen die niet in de RaaS- webtoepassing kunnen worden geregistreerd.

• Het gaat hier om zorgkundigen met één van de volgende contracttypes:

▪ loontrekkende fiscale, sociale en generatiepact

▪ vervanger verpleegkundige opleiding;

▪ vervangers bijkomend verlof 50+;

▪ artikel 60 OCMW-wet;

▪ jobcreatie 2011-2013;

▪ leercontract.

• U berekent voor deze werknemers de prestaties tijdens de referentieperiode en geeft het

aantal VTE in onder ‘Attest zorgkundige’.

• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.

Het certificaat “Leidinggevende functie in de zorg” is niet meer van toepassing vanaf de referentieperiode 1 juli

2020 tot en met 30 juni 2021.

Het certificaat “Attest aanvullende financiering ondersteunend personeel” is niet meer van toepassing vanaf de referentieperiode 1 juli 2020 t.e.m. 30 juni 2021.

Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel C van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering van de palliatieve functie)?

De woonzorgcentra, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf, moeten de volgende voorwaarden vervullen:

1° het opstellen van een intentieverklaring waarin het beleid wordt beschreven dat de zorgvoorziening van plan is te volgen op het vlak van vroegtijdige zorgplanning, de palliatieve verzorging en levenseindezorg;

De verklaring wordt op grote schaal verspreid en wordt bezorgd aan elk personeelslid, als ook aan de bewoners van het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf. Op vraag van het agentschap wordt deze verklaring aan het agentschap bezorgd. De nieuwe woonzorgcentra stellen die verklaring op en verspreiden ze binnen de zes maanden na hun erkenning. De verklaring dient eveneens opgenomen te worden op de website of op de onthaalbrochure van het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijbehorend centrum voor kortverblijf.

2° het aanwijzen binnen het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf van een verantwoordelijke. Deze persoon dient een specifieke opleiding te hebben gevolgd op vlak van vroegtijdige zorgplanning, de palliatieve verzorging en levenseindezorg en in bezit te zijn van een bachelordiploma;

3° een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst sluiten met een palliatief netwerk of een erkende dienst voor palliatieve zorgen.

Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel B2 van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering voor producten en materiaal ter voorkoming van nosocomiale ziekten)?

Het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf, moet het bewijs kunnen geven dat het interne richtlijnen hanteert en dat er regelmatig gebruik is van producten en materieel dat leidt tot een betere hygiëne, in het bijzonder van de handen, ter voorkoming van nosocomiale ziekten. Het correcte gebruik, overeenkomstig de richtlijnen, van deze producten en dit materieel, is een voorwaarde voor de toekenning van de basistegemoetkoming voor zorg in een woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf.

Aan welke voorwaarden moet de voorziening voldoen voor financiering van deel H van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf (de financiering van de bijkomende vorming van het personeel op het vlak van dementie)?

De woonzorgcentra moeten de volgende voorwaarden vervullen:

1° het opstellen van een intentieverklaring waarin het beleid wordt beschreven dat de woonzorgcentra van plan is te volgen op het vlak van personen met dementie;

De verklaring wordt op grote schaal verspreid en aan elk personeelslid, als ook aan de bewoners van het woonzorgcentrum of centrum voor kortverblijf bezorgd. Op vraag van het agentschap wordt deze verklaring aan het agentschap bezorgd. De nieuwe woonzorgcentra stellen die verklaring op en verspreiden ze binnen de zes maanden na hun erkenning. De verklaring dient eveneens opgenomen te worden op de website van het woonzorgcentrum, in voorkomend geval met het bijhorend centrum voor kortverblijf.

2° het aanstellen van een verantwoordelijke voor de ten lasteneming binnen het woonzorgcentrum van de problematiek inzake dementie en van de opleiding van het personeel.

Het tabblad ‘Conventies’

Als u een conventie wilt toevoegen doet u het volgende:

• Klik op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf

• Klik op ‘Kiezen’ in de kolom “Beschrijving”.

• Selecteer de passende conventie en vul de startdatum in. Klik in de kolom “Aanpassen” op het groene

vinkje.

U kan een conventie aanpassen door op het potloodje onder ‘Aanpassen’ te klikken.

Volgende conventies kan u toevoegen

• Conventie Alternatieve Zorgen

• Conventie Huntington

• Conventie MS/ALS

Hoe zit dat met de ‘Alternatieve Zorgen’ ?

Een ouderenvoorziening die een projectovereenkomst heeft afgesloten met het RIZIV, moet die projectovereenkomst in de toepassing melden in het tabblad “Conventies”. Gedurende de looptijd van de overeenkomst moet u bij de prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed met toepassing van de projectovereenkomst, invullen onder de kolom “waarvan uren alt. zorg”.

Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV.

Hoe zit dat met de comapatiënten, de ziekte van Huntington, de ziekte 'multiple

sclerose' (MS) en de ziekte ‘amyotrofe laterale sclerose’ (ALS) ?

Is uw bewoner comapatiënt of lijdt uw bewoner aan de ziekte van Huntington, multiple sclerose (MS) of amyotrofe laterale sclerose (ALS) en valt die bewoner onder de toepassing van een conventie? Dan is er een globale financiële tegemoetkoming ten laste van de federale overheid.

U moet in die gevallen bij prestaties van uw medewerkers de tijd die de medewerkers hebben besteed aan de comapatiënt of de bewoner die lijdt aan de ziekte van Huntington, MS of ALS invullen onder de kolom “waarvan uren Huntington, MS/ALS en/of Coma”.

Jaarlijks zal Zorg en Gezondheid de door de voorzieningen ingebrachte gegevens overmaken aan het RIZIV.

Het tabblad ‘Bed types’

In dit tabblad kunt u de historiek van de bed types die werden geregistreerd raadplegen.

Het tabblad ‘Voorzieningstypes’

In dit tabblad kunt u het type van voorziening dat werd geregistreerd raadplegen.

PERSONEEL

Klik in de linkerkolom op “Personeel”.

U krijgt nu volgend scherm:

Het tabblad ‘Personeel’

In het tabblad ‘Personeel’ kunt u medewerkers toevoegen. U vult hier de officiële naam in van de medewerker zoals deze voorkomt op de identiteitskaart. Dit voor zowel de voornaam als de familienaam. Vervolgens geeft u ook het rijksregisternummer van de desbetreffende medewerker in.

U registreert in de RaaS-webtoepassing de volgende medewerkers:

1) De medewerkers in een zorgberoep;

Onder ‘zorgberoep’ vallen:

- verpleegkundigen,

- zorgkundigen,

- personeel reactivering.

Om als zorgpersoneel in de RaaS-webtoepassing geregistreerd te mogen worden moet men

- zowel over de vereiste erkenning en/of visum beschikken om het zorgberoep te mogen uitoefenen;

Alvorens u zorgpersoneel toevoegt xxxxx xxx u aan om op de website van de FOD Volksgezondheid na te gaan of diegene voor wie een erkenning en/of visum vereist is dit ook effectief heeft. Zonder die erkenning en/of visum mogen zij immers hun beroep niet uitoefenen. Het gaat om verpleegkundigen, zorgkundigen, kinesitherapeuten en paramedisch personeel. Opgelet, dit geldt ook voor interimpersoneel en zelfstandigen met een ondernemingscontract.

- effectief zorgtaken of handelingen uitvoeren in direct contact met de bewoners.

Op de volgende pagina kan u enkele voorbeelden terugvinden.

2) De begeleiders wonen en leven. U brengt deze in met de kwalificatie “animator”;

3) De logistiek medewerker in de zorg;

Deze medewerkers mogen ten vroegste vanaf 1 juli 2021 geregistreerd worden en enkel indien ze bijkomend tewerkgesteld worden als nieuwe tewerkstelling of door middel van contractuitbreiding en voldoen aan de opleidingsvoorwaarden die door de minister worden bepaald.

4) De werknemers die moeten worden aangegeven in het kader van de compenserende financiering van

de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’.

5) De coördinerend en raadgevend arts.

In het kader van de toepassing van de General Data Protection Regulation (GDPR) (Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)) mogen in de RaaS-webtoepassing de persoonsgegevens van de medewerkers met een van de volgende contracttypes niet meer worden ingegeven:

• loontrekkende fiscale, sociale maribel en generatiepact;

• vervanger verpleegkundige opleiding;

• vervangers bijkomend verlof 50+;

• artikel 60 OCMW-wet;

• jobcreatie 2011-2013;

• leercontract.

Hierop is wel een uitzondering, met name als een werknemer die onder één van die contracttypes hierboven valt recht heeft op ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ (zie punt 4 hierboven). In dat geval registreert u in RaaS enkel het contract. U geeft geen prestaties op.

Tip: sluit de contracten af van de werknemers die niet meer in de RaaS-webtoepassing mogen worden ingebracht. Zo vermijdt u dat die werknemers nog bij de prestaties zullen worden weergegeven.

Effectieve zorgtaken uitvoeren - rechtstreekse bewonerszorg, begeleiding en ondersteuning

Om als zorgpersoneel in de RaaS-webtoepassing geregistreerd te kunnen worden moet men niet alleen over de vereiste erkenning en/ /of visum beschikken om het zorgberoep te mogen uitoefenen, maar moet men ook effectief zorgtaken of handelingen uitvoeren in direct contact met de bewoners. Het moet dus gaan over rechtstreekse bewonerszorg, begeleiding en ondersteuning.

Het gaat dus over de basiszorgequipe op de werkvloer en niet over administratieve of middenkaderfuncties. Uiteraard kunnen ook de eersten in lijn, zoals de hoofdverpleegkundige of de hoofdparamedicus meetellen gezien zij als eersten in lijn de rechtstreekse bewonerszorg coördineren.

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden ter verduidelijking :

⮚ een maatschappelijk assistent die de begeleiding doet van bij de inschrijving tot aan het overlijden van de bewoner: voorbereiding, uitvoering en opvolging van het opnamedossier, sociale opvang en begeleiding van de bewoners in hun veranderde leefomstandigheden en de problemen dat dit met zich meebrengt, contacten met de familie en dit alles in overleg met het zorgpersoneel valt binnen het zorgteam en kan in aanmerking komen als reactiveringspersoneel. Deze prestaties mogen worden ingegeven in de RaaS-webtoepassing en komen in aanmerking voor de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg;

⮚ een sociaal verpleegkundige of maatschappelijk assistent die enkel verantwoordelijk is voor het opname- en ontslagbeleid van de bewoners of louter andere administratieve taken heeft valt niet binnen het zorgteam en komt niet in aanmerking als reactiveringspersoneel. Dit personeelslid mag niet in de RaaS-webtoepassing worden meegedeeld als reactiveringspersoneel voor de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg.

⮚ Een hoofdverpleegkundige of ander zorgpersoneel met een leidinggevende functie:

- Bestaat hun taak voornamelijk uit zorg dan kunnen zij in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd onder een zorgfunctie.

- Bestaat hun taak deels uit zorg en deels administratieve taken, dan moet in de RaaS-webtoepassing het contract worden opgesplitst in een zorgfunctie en in “Andere A1+universitair” indien ze rechten hebben op eindeloopbaan.

- Bestaat hun taak voornamelijk uit administratieve taken dan komen de prestaties niet in aanmerking voor de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg. De gegevens mogen niet ingebracht worden tenzij de betrokkene rechten heeft op eindeloopbaan.

⮚ Een verpleegkundige (of anderzorgpersoneel) die bijvoorbeeld is aangeworven als kwaliteitscoördinator en dus geen zorgtaken uitvoert kan enkel ingegeven worden als ‘Andere A1’ of ‘Andere A2’ indien er rechten eindeloopbaan zijn.

⮚ Een loontrekkende, statutaire en zelfstandige directeur met een visum als verpleegkundige die géén zorgtaken uitvoert mag in de RaaS-webtoepassing niet meegedeeld worden met de kwalificatie verpleegkundige.

⮚ Een coördinator van een centrum voor dagverzorging : het contract dient te worden opgesplitst in zorg- en administratieve taken. De contracten administratieve taken mogen nog slechts beperkt in de RaaS-webtoepassing worden ingevuld. Hiervoor geldt hetzelfde principe als in de WZC’s.

⮚ Voor een zorgkundige die tewerkgesteld is in zowel het woonzorgcentrum als centrum voor dagverzorging moet het contract uitgesplitst worden en moet uit de arbeidsovereenkomst duidelijk zijn hoeveel uren men in het woonzorgcentrum en hoeveel uren men in het centrum voor dagverzorging is tewerkgesteld.

⮚ Voor een werknemer die deeltijds als onthaalmedewerker en deeltijds als begeleider wonen en leven is tewerkgesteld, kan u enkel de prestaties meedelen die in de deeltijdse functie als begeleider wonen en leven zijn gepresteerd.

Hoe voegt u een medewerker toe?

Kklik op het groene kruisje links van het woord “Toevoegen” of op het woord “Toevoegen” zelf:

U krijgt nu onder de woorden “Voornaam”, “Achternaam” en “Rijksregisternummer” nieuwe velden, waarin u

de gegevens van een nieuwe werknemer kunt inbrengen.

U bevestigt de ingebrachte gegevens door op het groene vinkje te klikken in de kolom “Aanpassen”. De geboortedatum wordt automatisch ingevuld.

U moet eerst de voornaam en daarna de achternaam van de medewerker intypen. Typt

u toch eerst de achternaam en daarna de voornaam, dan kunt u dat zelf niet meer aanpassen zodra u op het groene vinkje van “Aanpassen” hebt geklikt. Stuur in dat geval een e-mail naar XxxX@xxxxxxxxxx.xx om dit te laten corrigeren.

Heeft een medewerker een bisnummer en moet dit nadien in een Rijksregisternummer

worden gewijzigd ? Stuur in dat geval een e-mail naar XxxX@xxxxxxxxxx.xx. U kunt dat namelijk niet zelf aanpassen.

Als u een nieuwe medewerker hebt toegevoegd, klikt u op het vergrootglas-icoon in de kolom ‘Details’. U krijgt

dan volgend scherm:

Wij overlopen nu de 3 delen ‘Contracten’, ‘Extra functies’ en ‘Eindeloopbaan’.

A. Contracten

Klik onder het woord ‘Contracten’ op het woord ‘Toevoegen’:

Vul volgende gegevens in:

• Startdatum

• Einddatum (indien van toepassing)

• Datum anciënniteit

• Type

• Kwalificatie

• Uren

• Uren verv. eindeloopbaan:hier vult u het aantal uren van het contract in dat de werknemer vervanger

is met toepassing van de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’.

Als de werknemer geen vervanger is ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ mag u niet vergeten om 0 bij “Uren verv. eindeloopbaan” in te vullen.

• Uren CDV bij start: dit veld is enkel van belang ingeval van een eerste erkenning als centrum voor

dagverzorging met bijkomende erkenning. U vult dan ook enkel in dat geval een getal in die kolom in, zijnde het aantal uren van het contract van de werknemer dat wordt toegewezen aan het centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning. In de andere gevallen moet u verplicht 0 in dat vak invullen.

• Recht EL. U vinkt dit veld aan als de werknemer recht heeft op de maatregel ‘vrijstelling van

arbeidsprestaties en eindeloopbaan’.

• Deeltijds

Eerste erkenning centrum voor dagverzorging

In geval van een eerste erkenning centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning, dient u ‘Uren CDV bij start’ in te vullen. Vergeet niet om in de andere gevallen bij ‘Uren CDV bij start’ 0 in te vullen, anders krijgt u een foutmelding!

Opgelet: tijdens het invullen van deze informatie kan het voorvallen dat u de boodschap “Gelieve geldige data in te vullen” krijgt, doorgaans komt dit omdat er een waarde in elke cel verwacht wordt, vul hier dus in voorkomend geval een 0 in bij Uren verv. eindeloopbaan en Uren CDV bij start.

Bij het contracttype ‘student – arbeidsovereenkomst’ kan de voorziening niet zelf uren als

vervanger eindeloopbaan registreren. Stuur hiervoor een e-mail naar XxxX@xxxxxxxxxx.xx.

Nieuw ! Vanaf het 1ste kwartaal 2019 kan een vervanger van wie het vervangingscontract eindigt binnen de 3 maanden opnieuw als vervanger in dienst wordt genomen, met verhoging van het aantal uren in het vervangingscontract

Opgelet: bepaalde contracten komen niet in aanmerking als vervanger eindeloopbaan, zie voor meer info de brief van 26 juni 2019 met als referentie TFO/2019/11. U kan alle brieven vinden op de website xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx .

Als een werknemer met contracttype ‘jobcreatie 2011-2013’ recht heeft op ‘premie’ of ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’, registreert u het contract als ‘loontrekkende fiscale, sociale maribel en generatiepact’.

De personeelsleden voor reactivering moeten beschikken over ten minste een van de kwalificaties opgesomd in artikel 431 van het besluit van 30 november 20181 of over een kwalificatie die daarmee gelijkgesteld is door de bevoegde overheid.

Het is aan de voorziening om te bewijzen dat het diploma is gelijkgesteld.

Meer informatie over de gelijkstelling van de vroeger behaalde graden en diploma’s met de

graden van bachelor en master kan u hier terugvinden: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxx-xxxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxx-xx-xx-xxxxxxx- bachelor-masterstructuur#sociale-promotie.

Hieronder vindt u voor elke kwalificatie hoe u deze in de RaaS-webtoepassing moet inbrengen.

Kwalificatie	Te registreren in RaaS
master of science in de revalidatiewetenschappen en kinesitherapie;	Kinesitherapeut
gegradueerde in de kinesitherapie, op voorwaarde dat dit diploma is behaald vóór 1 november 2002 en de erkenning als kinesitherapeut is aangevraagd vóór 1 september 2019;	Kinesitherapeut
bachelor in de logopedie en de audiologie	Logopedist
master of science in de logopedische en de audiologische wetenschappen;	Logopedist
bachelor in de ergotherapie;	Ergotherapeut
master of science in de ergotherapeutische wetenschap;	Ergotherapeut
bachelor in de sociale readaptatiewetenschappen;	Maatschappelijk assistent
bachelor in de voedings- en dieetkunde;	Diëtist
gegradueerde in de orthopedagogie;	Orthopedagoog
gegradueerde in de orthopedagogische begeleiding;	Orthopedagoog
bachelor in de orthopedagogie;	Orthopedagoog

1 Besluit van de Vlaamse Regering van 30 november 2018 houdende de uitvoering van het decreet van 18 mei 2018 houdende de Vlaamse sociale bescherming.

bachelor in de orthopedie;	Orthopedie
bachelor in de pedagogie van het jonge kind;	Pedagoog
master of science in de pedagogische wetenschappen;	Pedagoog
master of science in de psychologie;	Psychologie
bachelor in de toegepaste psychologie;	Psychologie
gegradueerde in het maatschappelijk werk;	Maatschappelijk assistent
gegradueerde in het sociaal- cultureel werk;	Maatschappelijk assistent
bachelor in het sociaal werk;	Maatschappelijk assistent
master of science in het sociaal werk;	Maatschappelijk assistent
master of science in het sociaal werk en het sociaal beleid;	Maatschappelijk assistent
bachelor in de gezinswetenschappen;	Gezinswetenschappen
master of science in het management, zorg en beleid in de gerontologie;	Gerontoloog
bachelor in de psychosociale gerontologie na het volgen van een bachelor-na- bacheloropleiding;	Gerontoloog
bachelor in de mondzorg;	Mondzorg
master of arts in de muziek, afstudeerrichting muziektherapie;	Muziektherapeut
master of arts in de dans;	Drama, dans en creatieve therapie
master of arts in het drama;	Drama, dans en creatieve therapie
bachelor in de creatieve therapie na het volgen van een bachelor-na-bacheloropleiding;	Drama, dans en creatieve therapie
master of arts in de theologie en de religiewetenschappen;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in de protestantse theologie en religiestudies;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in de wereldreligies;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in samenleving, recht en religie;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in de moraalwetenschappen;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in de wijsbegeerte en de moraalwetenschappen;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
master of arts in de wijsbegeerte;	Theologie, religie en moraalwetenschappen
bachelor in de zorgtechnologie;	Audioloog/zorgtechnoloog
bachelor in wellbeing- en vitaliteitsmanagement;	Wellbeing- en vitaliteitsmanagement
bachelor in de toegepaste gezondheidswetenschappen;	Toegepaste gezondheidswetenschappen
bachelor in sport en bewegen;	Sport en bewegen
master of science in de lichamelijke opvoeding en de bewegingswetenschappen;	Lichamelijke opvoeding en de bewegingswetenschappen
bachelor in de podologie	Podoloog

Is het verplicht om de uren vrijstelling van arbeidsprestaties om te zetten in vervangende tewerkstelling?

Uw voorziening dient de collectieve overeenkomst of het raamakkoord toe te passen.

Moet iemand die gekozen heeft voor vrijstelling van arbeidsprestaties in dezelfde kwalificatie vervangen worden?

Neen, de voorziening is volledig vrij in de keuze van kwalificatie van de vervanger(s).

Verantwoord maatschappelijk ondernemen impliceert evenwel dat de voorziening verantwoorde keuzes maken, rekening houdend met de opdrachten waarvoor de voorziening staat.

B. Extra functies

Hier registreert u:

1) De referentiepersoon dementie

Door de gegevens van de referentiepersoon dementie in de RaaS-webtoepassing te registreren verklaart u dat de persoon voldoet aan voorwaarden om in aanmerking te komen voor een financiering van referentiepersoon dementie. U kan deze voorwaarden terugvinden op xxxxx://xxx.xxxx-xx- xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx

2) Het functiecomplement

Door de gegevens te registreren verklaart u dat de persoon voldoet aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een financiering van het functiecomplement en dat u dit functiecomplement aan de betrokkene betaalt. U kan de voorwaarden voor het functiecomplement terugvinden op xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxxxx- co%C3%B6rdinatoren-hoofdparamedici-en .

3) De gegevens van het contract van de coördinerend en raadgevend arts: de startdatum van het ondernemingscontract en de eventuele einddatum van het ondernemingscontract.

U registreert alle coördinerend en raadgevende artsen die in uw voorziening actief zijn.

Voor de CRA maakt u geen contract aan in het deel ‘contract’., het volstaat om dit enkel bij ‘extra functies’ te registreren. U hoeft geen uren in te vullen. Een CRA kan geen eindeloopbaan hebben.

Door de gegevens van de CRA in de RaaS-webtoepassing te registreren verklaart u dat u voldoet aan de erkenningsvoorwaarden betreffende de CRA. U kan de erkenningsvoorwaarden terugvinden in artikel 33/1 van de bijlage 11 van het besluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.

C. Eindeloopbaan

Als het om een medewerker gaat op wie de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ van toepassing is, klikt u bovendien onder ‘Eindeloopbaan’ ook op ‘Toevoegen’.

Vul volgende gegevens in:

• Datum keuze

• Begin recht

• Einde recht

• Leeftijdscategorie

• Uren premie

• Uren vrijstelling

U moet steeds zowel een getal invullen in het veld ‘uren premie’ als in het veld “uren vrijstelling”. U vult een 0 in in het vakje dat niet van toepassing is, anders krijgt u de foutboodschap “gelieve geldige data in te vullen”

Opgelet: dit gaat over de regeling ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ vervat in

het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 (regeling voor 45+, 50+ en 55+). Dit heeft niks te maken met de regeling 50/52/55, ook wel bekend als de BONOBO-regeling.

Enkel verpleegkundigen kunnen nog kiezen voor de premie. U kan daarom enkel voor

verpleegkundigen de keuze ‘premie’ aanduiden.

Indien een zorgkundige recht heeft op een premie uit het verleden, neemt u contact op met

XxxX@xxxxxxxxxx.xx .

Het tabblad ‘Coördinerend en raadgevend arts’

Hier krijgt u de informatie omtrent de coördinerend en raadgevend arts die u bij “Personeel details”, “Extra functies” heeft ingevoerd.

Vanaf 1 juli 20212 is de uitbreiding van de financiering van de CRA voor alle bewoners van het woonzorgcentrum én centrum voor kortverblijf geïntegreerd in de berekening van deel F van de basistegemoetkoming voor zorg.

Om recht te hebben op de financiering via deel F van de basistegemoetkoming voor zorg (BTZ) moet er voldaan zijn aan de erkenningsvoorwaarden betreffende de coördinerend en raadgevend arts .

Door de gegevens van de CRA in de RaaS-webtoepassing te registreren verklaart u dat u voldoet aan die erkenningsvoorwaarden.

U kan de erkenningsvoorwaarden terugvinden in artikel 33//1 van de bijlage 11 van het besluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.

Wanneer het ondernemingscontract wordt stopgezet zonder onmiddellijke aanwerving van een andere CRA, heeft u (tijdelijk) geen recht meer op het deel F tot er opnieuw een CRA is.

Het tabblad ‘Referentiepersoon dementie’

Hier krijgt u de informatie omtrent de referentiepersonen dementie die u bij “Personeel details”, “Extra functies”

heeft ingevoerd.

Opgelet het is belangrijk dat u bij de contracten de gegevens van het contract correct inbrengt.

Bv. Indien de referentiepersoon dementie voltijds werkt als verpleegkundige moet u bij contracten onder uren 38u/week invullen en in het tabblad referentiepersoon dementie het aantal uren als referentiepersoon

2 Merk op dat de uitbreiding van de financiering van de CRA naar alle bewoners van het woonzorgcentrum én centrum voor kortverblijf reeds geldt vanaf 1 juli 2020. Tijdens de overgangsperiode van 1 juli 2020 tot en met 30 juni 2021 verliep de financiering enerzijds via deel F van de basistegemoetkoming voor zorg (voor de bewoners in woongelegenheden woonzorgcentrum met bijkomende erkenning) en via een aparte betaling door het agentschap (voor de bewoners in woongelegenheden woonzorgcentrum zonder bijkomende erkenning en voor de bewoners in woongelegenheden centrum voor kortverblijf). Meer info kan u terugvinden in de brief TFOTPK/2021/04 van 10 mei 2021. U kan alle brieven vinden op de website xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxx- financiering-ouderenzorg .

dementie. Indien u een andere referentiepersoon dementie aanstelt dient u eerst een einddatum in te brengen in de lijn extra functies alvorens u de nieuwe referentiepersoon dementie kan aanduiden.

Het tabblad ‘Functiecomplement’

Hier krijgt u de informatie omtrent het functiecomplement die u bij “Personeel details”, “Extra functies” heeft

ingevoerd.

AANGIFTE

Klik in de linkerkolom op “Aangiftes”.

U krijgt nu volgend scherm:

Aangiftes

U kunt hier de gegevens van de werknemers die u heeft aangegeven of van plan bent om aan te geven voor een bepaald trimester raadplegen.

Aan de linkerkant ziet u dat ‘Aangiftes’ drie onderverdelingen heeft:

• Prestaties

• Gefactureerde dagen

• Bevestiging van kwartalen

Prestaties

Kies het trimester waarvoor u de prestaties wenst in te geven. U krijgt dan een scherm dat er als volgt uitziet:

Klik voor elke werknemer helemaal rechts op het icoontje in de kolom ‘Aanpassen’.

U kunt nu afhankelijke van de situatie ‘Gepresteerde dagen’, ‘Niet-betaalde dagen’ of ‘Betaalde uren’ inbrengen. Voor voltijds loontrekkende of statutaire werknemers moet u steeds zowel de kolom gepresteerde dagen als de kolom niet-betaalde dagen inbrengen.

Vergeet niet om de gegevens op te slaan door rechts op het groene vinkje te klikken.

Xxxx op dat onder ‘Gepresteerde dagen’ of ‘Betaalde uren’ wordt verstaan: alle dagen of uren

waarvoor de voorziening geld aan de werknemer verschuldigd is. In de openbare sector valt een statutair personeelslid met ziekte pas onder ‘Niet-betaalde dagen’ vanaf het ogenblik dat dat personeelslid in disponibiliteit is wegens ziekte.

Medewerkers met prestaties CDV, nomenclatuur, alternatieve zorg, Huntington, MS/ALS en comapatiënten

• Links van de eerste verticale streep vult u het totaal van de prestaties in.

• Rechts van die eerste verticale streep vult u dan “Waarvan uren” in. Hier is het altijd in uren uitgedrukt, ook als links van de eerste verticale streep de prestaties in dagen werden ingevuld.

U vult in de kolommen “Waarvan uren “ het aandeel aan uren van de medewerker die besteed wordt aan CDV, nomenclatuur, alternatieve zorg, Huntington, MS/ALS en comapatiënten.

Aangezien deze prestaties reeds gefinancierd worden, komen ze niet aanmerking voor een financiering van de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra.

Voorbeeld

⮚ Een persoon werkt zowel voor het woonzorgcentrum als voor het centrum voor dagverzorging.

U vult onder 'Gepresteerde dagen' of 'Betaalde uren' het geheel van de gepresteerde dagen of betaalde uren in, met inbegrip van de dagen of uren in het centrum voor dagverzorging.

In de kolom 'waarvan uren CDV' vult u dan het aandeel aan gepresteerde uren voor het centrum van dagverzorging in.

⮚ Een loontrekkend kinesitherapeut rekent voor bewoners in de afhankelijkheidscategorie O en A nomenclatuur aan.

U vult onder 'Gepresteerde dagen' of 'Betaalde uren' het geheel van de gepresteerde dagen of betaalde uren in, met inbegrip van de dagen of uren die onder nomenclatuur vallen.

In de kolom 'Nomenclatuur' vult u dan het aandeel aan gepresteerde uren die onder

nomenclatuurprestaties vallen in.

Centra voor dagverzorging die een eigen RaaS-webtoepassing dienen in te vullen.

U vult in de kolom betaalde uren het totaal aan gewerkte uren in, ook voor de voltijdse werknemers. In de kolom “Waarvan uren CDV” vult u het aantal gepresteerde uren in, exclusief de uren gepresteerd in het kader van de vervanging van de eindeloopbaanmaatregelen in.

Specifieke instructies voor het inbrengen van prestaties van extra ingezet zorgpersoneel tijdens de COVID-19-periode.

Prestaties die u via het e-loket meedeelde kan u niet inbrengen in de RaaS-webtoepassing

In het kader van de financiële maatregelen i.v.m. de COVID-19-crisis kon u o.a. de prestaties van extra ingezet zorgpersoneel meedelen via het e-loket. Prestaties die u via het e-loket meedeelde, mag u uiteraard niet nogmaals meedelen via de RaaS-webtoepassing. Dubbele financiering is immers uitgesloten.

U kan via het e-loket steeds raadplegen welke gegevens u in het e-loket hebt meegedeeld.

Interimreactiveringspersoneel in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf

Reactiveringspersoneel tewerkgesteld via een interimonderneming komt normaal niet in aanmerking voor een financiering via de basistegemoetkoming voor zorg.

Tijdens de periode van 13 maart 2020 tot en met 30 september 2021 kan u deze prestaties uitzonderlijk wel opgeven voor een financiering via de basistegemoetkoming voor zorg in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf. Opdat deze prestaties zouden meegenomen worden bij de berekening van de basistegemoetkoming voor zorg, registreert u het interimcontract in de RaaS-webtoepassing uitzonderlijk als contracttype “student – arbeidsovereenkomst”.

Zoals hierboven aangehaald kan u de prestaties van reactiveringspersoneel tewerkgesteld via een interimonderneming die u in het kader van COVID-19-maatregelen meedeelde via het e-loket, uiteraard niet nogmaals meedelen via de RaaS-webtoepassing.

Prestaties medewerkers centrum voor dagverzorging met bijkomende erkenning

Een centrum voor dagverzorging met een bijkomende erkenning kan een compensatie van de basistegemoetkoming voor zorg ontvangen voor de verminderde bezetting omwille van COVID-19. Ook centra voor dagverzorging met een bijkomende erkenning die genoodzaakt zijn om te sluiten om dienst te doen als cohortafdeling of omdat het personeel tewerkgesteld wordt in een andere voorziening zoals bv. een woonzorgcentrum krijgen de basistegemoetkoming voor zorg gecompenseerd die ze ten gevolge van de sluiting van de centra voor dagverzorging niet kunnen factureren.

Aangezien het normpersoneel van de centra voor dagverzorging blijvend gefinancierd wordt via deze compensatie, moeten ook hun prestaties in de RaaS-webtoepassing verder bij het centrum van dagverzorging worden ingevoerd opdat er geen dubbele subsidiëring zou plaatsvinden.

Inzet vanuit andere sectoren

Medewerkers vanuit de diensten voor gezinszorg, aanvullende thuiszorg en oppashulp en ook medewerkers uit voorzieningen voor personen met een handicap, kinderdagverblijven, bijzondere jeugdhulp, centra voor algemeen welzijnswerk, centra voor ambulante revalidatie, centra voor geestelijke gezondheidszorg, … kunnen tijdens de COVID-19-periode in woonzorgcentra en centra voor kortverblijf worden ingezet.

De prestaties die door deze medewerkers verricht werden, worden gesubsidieerd via de bestaande reguliere manier. U kan deze prestaties niet inbrengen in de RaaS-webtoepassing. Bovendien mag u deze prestaties niet meedelen in het het e-loket. Dubbele financiering blijft immers uitgesloten.

Specifieke instructies voor het tijdelijk inbrengen van prestaties van zorgpersoneel omwille van een tekort op de arbeidsmarkt

De volgende prestaties komen normaal niet in aanmerking voor een financiering via de basistegemoetkoming voor zorg:

- prestaties van zelfstandig verpleegkundigen met een ondernemingscontract;

- prestaties van verpleegkundigen verbonden aan een andere zorgvoorziening via een uitleningsovereenkomst waarover afspraken bestaan tussen de sociale partners;

- prestaties van interim zorgkundigen

- prestaties van zelfstandig zorgkundigen met een ondernemingscontract.

Omwille van tekorten op de arbeidsmarkt, komen deze prestaties voor de periode van 1 juli 2021 tot en met 30 juni 2023 uitzonderlijk wel in aanmerking.

Voor verpleegkundigen verbonden aan een andere zorgvoorziening via een uitleningsovereenkomst, registreert u het contract in de RaaS-webtoepassing als contracttype “ zelfstandige (ondernemingscontract).

Prestaties die u in het kader van COVID-19 meedeelde via het e-loket, mag u uiteraard niet nogmaals meedelen via de RaaS-webtoepassing.

Er dient benadrukt te worden dat deze personeelsinzet een tijdelijke en geen structurele oplossing mag zijn. Er wordt van de voorziening verwacht dat ze de zoektocht naar eigen loontrekkend en statutair personeel verderzet.

Zorgpersoneel tewerkgesteld via projectsourcing komt niet in aanmerking voor een financiering via de basistegemoetkoming voor zorg. U mag deze prestaties dus niet meedelen in de RaaS-webtoepassing.

Specifieke instructies voor het inbrengen van prestaties van logistiek medewerkers in de zorg

Via het deel A2 ontvangen woonzorgcentra een financiering voor het tewerkstellen van bovennormpersoneel.

Normaal komt voor het deel A2 enkel zorgpersoneel in aanmerking. Omwille van de krapte op de arbeidsmarkt komen vanaf 1 juli 2021 ook logistiek medewerkers in de zorg structureel in aanmerking als bovennormpersoneel. Hun prestaties worden meegenomen bij de berekening van het deel A2 vanaf het facturatiejaar 2023.

Om de prestaties van de logistiek medewerker in de zorg te kunnen meedelen in de RaaS-webtoepassing moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

1° het gaat om een bijkomende tewerkstelling die ten vroegste ingaat op 1 juli 2021. Het moet dus gaan om een nieuwe aanwerving of contractuitbreiding na 30 juni 2021. Bovendien mag de logistiek medewerker in de zorg niet worden tewerkgesteld als vervanger eindeloopbaan;

2° de logistiek medewerker in de zorg is tewerkgesteld met een contract van onbepaalde duur volgens de loonkostvergoeding passend bij de functie-inhoud zoals overeengekomen in collectieve arbeidsovereenkomsten en protocollen;

3° de logistiek medewerker in de zorg moet voldoen aan de opleidingsvoorwaarden die de minister bepaalt. Meer informatie kan u terugvinden in de brief met referentie TFO/2022/07 en TFO/2022/08 van 15 juli 2022. Alle brieven kan u vinden op de website xxxxx://xxx.xxxx-xx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx- ouderenzorg .

Indien aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, registreert u het contract in de RaaS-webtoepassing als

contracttype logistiek medewerker in de zorg. U gebruikt hiervoor dus niet het contracttype ’logistiek assistent’.

Gefactureerde dagen

Kies het trimester waarvoor u de gefactureerde dagen wenst in te geven. U krijgt dan een scherm dat er als volgt uitziet:

‘Dagen niet rechthebbenden’ = dagen voor bewoners die niet VSB verzekerd kunnen zijn (bv. oud-ambtenaar van een Europese instelling).

Xxxxx de gevraagde inlichtingen in en klik vervolgens op “Bewaren”.

Opgelet: Opnamedagen ziekenhuis:

1. houdt verband met infrastructuursubsidies. Dit betekent: verplicht in te vullen voor voorzieningen met infrastructuursubsidies; facultatief voor de andere voorzieningen

2. brede interpretatie: alle dagen effectief verblijf in ziekenhuis

Opgelet: dagen F = dagen F+Fd+D of dagen Fp

Hier dient u de dagen in te vullen voor ALLE gebruikers van uw centrum voor dagverzorging waarvoor u een basistegemoetkoming voor zorg gefactureerd heeft.

Voor een centrum voor dagverzorging met een bijkomende erkenning voor de opvang van zorgafhankelijke personen brengt u dus de gefactureerde dagen in zowel van gebruikers met een afhankelijkheidscategorie F als van gebruikers met een afhankelijkheidscategorie Fd of D.

Voor een centrum voor dagverzorging met een bijkomende erkenning voor personen met een ernstige ziekte brengt u de gefactureerde dagen in van gebruikers met een afhankelijkheidscategorie Fp.

COVID-19: Welke gefactureerde dagen dienen we door te geven in RaaS? De werkelijk gefactureerde dagen in referentieperiode ? Of moet er ook rekening gehouden worden met de leegstandsdagen, de dagen verminderde bezetting of dagen van sluiting?

U geeft in RaaS enkel de effectief gefactureerde ligdagen door. U houdt dus geen rekening met de

leegstandsdagen, de dagen van verminderde bezetting of dagen van sluiting.

Vanaf 1 juli 2021 is er voor de financiering3 niet langer een onderscheid tussen bewoners in de

afhankelijkheidscategorie B, C of Cd in enerzijds woongelegenheden met bijkomende erkenning en anderzijds woongelegenheden zonder bijkomende erkenning (het vroegere onderscheid ROB/RVT).

Pas vanaf 1 januari 2023 zal ook in het digitale opname- en facturatieproces het onderscheid tussen woongelegenheden woonzorgcentrum zonder en met bijkomende erkenning opgeheven worden.

U deelt u in RaaS de gefactureerde dagen mee zoals u deze aan de zorgkassen gefactureerd heeft. U hoeft dus de gefactureerde dagen voor bewoners in ROB en RVT niet samen te tellen.

Opgelet: MS – ALS – Huntington - coma: die patiënten aangeven bij FED-zorgprofielen!

Bevestiging van kwartalen

Vooraleer u “Bevestiging van kwartalen” doet, is het van belang dat u goed de rapporten nakijkt. Wij behandelen het punt “Bevestiging van kwartalen” bijgevolg na 4.7 Rapporten.

3 Inzake de erkenning en de facturatie blijft dit onderscheid nog bestaan tot en met 31 december 2022.

RAPPORTEN

In de toepassing zijn er rapporten beschikbaar, die u toelaten om na te gaan of alle ingebrachte gegevens voor een trimester ook volledig correct zijn.

U vindt zes rapporten terug als u links klikt op “Rapporten”.

• Overzicht eindeloopbaankeuzes

• Overzicht eindeloopbaan vervangers

• Overzicht prestaties personeel

• Overzicht verzorgingspersoneel (dit is het overzicht van de zorgkundigen)

• Overzicht creatie van tewerkstelling

• Overzicht titels en beroepsbekwaamheden: dit rapport bevat alle medewerkers die de voorziening ooit in de RaaS-webtoepassing heeft geregistreerd, dus ook diegenen die bijvoorbeeld uit dienst zijn.

Om het rapport van een bepaald trimester te downloaden, selecteert u eerst het trimester in kwestie.

U kunt de rapporten in PDF of in Excel downloaden. Vooral de excelbestanden kunnen handig zijn, omdat u hieruit de gegevens kunt kopiëren en anders selecteren in de vorm of volgorde zoals u dit wenst. Dit laat u toe om de gegevens die u heeft ingevoerd na te kijken.

Het zevende rapport vindt u terug als u links klikt op “Bevestiging van kwartalen”. Ook hier kan u de rapporten in PDF of Excel downloaden.

BEVESTIGING VAN KWARTALEN

Als u links klikt op “Bevestiging van kwartalen”, krijgt u volgend scherm:

U krijgt nu volgend scherm:

Klik voor het kwartaal dat u wenst te bevestigen, op Nog te bevestigen.

U krijgt dan volgende tekst op het scherm:

Klik op Bevestigen als u er zeker van bent dat de gegevens die u heeft ingebracht voor dat kwartaal correct zijn.

U krijgt dan volgende tekst:

Als u nu op “OK” klikt in het kader, bevestigt u de gegevens voor het betrokken trimester.

U krijgt dan het volgende scherm te zien met de datum van bevestiging:

Heropening van trimesters

1. Een trimester dat u u vóór 16 oktober heeft bevestigd, kan u ten allen tijde vóór 16 oktober laten heropenen door Xxxx en Gezondheid. U vraagt de heropening via een e-mail naar XxxX@xxxxxxxxxx.xx

2. Nadat u een eerste voorlopige berekening van de financiering in het kader van de eindeloopbaanmaatregelen en de basistegemoetkoming zorg heeft ontvangen, heeft u vanaf deze datum 30 dagen de tijd om wijzigingen aan te brengen in de RaaS-webtoepassing. U stuurt hiervoor een e-mail naar XxxX@xxxxxxxxxx.xx. Na ontvangst van deze e-mail zal het

Agentschap de trimesters nog éénmaal openzetten. De trimesters moeten opnieuw bevestigd zijn uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de eerste voorlopige berekeningen.

Bv.: U ontvangt de eerste voorlopige berekeningen op 16/10, dan heeft u tot uiterlijk 16/11 de tijd om de trimesters te laten openstellen, de correcties aan te brengen en te herbevestigen.

Moet de voorziening elk trimester gegevens aanleveren?

Neen, dat is niet verplicht.

Een voorziening mag na elk trimester gegevens aanleveren. Wij bevelen dat wel sterk aan. Als u de gegevens na elk trimester aanlevert, hoeft u op dat tijdstip de gegevens van dat trimester nog niet te bevestigen.

Voorzieningen moeten wel tegen 30 september van elk kalenderjaar de gegevens van de referentieperiode van 1 juli van het voorliggend kalenderjaar tot 30 juni van het lopend kalenderjaar, bevestigen

Ik heb de gegevens niet tijdig aangeleverd. Wat gebeurt er nu ?

Als u de gegevens op 30 september niet bevestigd hebt, ontvangt u begin oktober een brief waarin erop wordt gewezen dat er vanaf 16 oktober een sanctie van vermindering van 25% van de basistegemoetkoming voor zorg in het woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf en de basistegemoetkoming voor zorg in het centrum voor dagverzorging voor het eerste kwartaal van het volgend facturatiejaar zal worden toegepast.

In de tweede helft van oktober berekent en communiceert Zorg en Gezondheid de tegemoetkomingen aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters af die nog niet door de voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Voorzieningen die voor de start van de berekeningen nog openstaande trimesters hebben, ontvangen enkel een berekening ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door Xxxx en Gezondheid kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen.

In december berekent en communiceert Zorg en Gezondheid opnieuw tegemoetkomingen aan de voorzieningen. Hiervoor sluit Zorg en Gezondheid opnieuw ambtshalve de trimesters af die op dat tijdstip nog niet door voorzieningen werden bevestigd. De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben aangeleverd. Voorzieningen die voor de start van de berekeningen nog openstaande trimesters hebben, ontvangen enkel een berekening ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’. . Na de communicatie heropent Zorg en Gezondheid ambtshalve de trimesters waarvoor voorzieningen nog geen gegevens hadden bevestigd voor de aanvang van de berekeningen.

Voorzieningen die na de berekeningen van december nog niet-bevestigde trimesters hebben, moeten ons de datum laten weten waarop de gegevens voor alle trimesters van de referentieperiode werden opgeleverd.

Wij geven dit hierbij ook nog eens schematisch weer:

Moet de voorziening de gegevens die per trimester worden aangeleverd ook nog eens op papier bevestigen?

Neen, dit is niet langer nodig. Gegevens bevestigd in de toepassing, hebben juridisch dezelfde waarde als gegevens die op papier worden bevestigd vanwege het toegangsbeheer tot de toepassing.

CONTROLE EN SANCTIEBEPALINGEN

Worden de gegevens die de voorziening bevestigt, gecontroleerd?

Ja. Jaarlijks kruist Zorg en Gezondheid in november de gegevens die de voorzieningen hebben aangeleverd met de gegevens die beschikbaar zijn in eCad, de digitale databank die de gegevens bevat met betrekking tot het visum van verpleegkundigen en de erkenning van zorgberoepen.

Zorg en Gezondheid controleert ook of de werknemersgegevens die de voorziening aanlevert, overeenkomen met de gegevens in de databank van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Bij voorrang worden alle voorzieningen die vragen om een heropening van een trimester aan een dergelijke controle onderworpen.

Zorg en Gezondheid werkt verder samen met zorginspectie voor gerichte controles. Zorg en Gezondheid kan ook contact opnemen met de sociale inspectie (arbeidsinspectie).

De voorzieningen zijn reglementair verplicht alle documenten ter beschikking te stellen die nodig zijn om controles efficiënt te laten verlopen.

5 Informatieveiligheid

EUROPESE VERORDENING: BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER GEGEVENS

Is de Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing op de aanlevering van gegevens?

De Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing op de aanlevering van de personeelsgegevens van de medewerkers die in de toepassing worden aangegeven.

Dit betekent dat twee aandachtspunten gerespecteerd moeten worden:

1. Medewerkers die niet worden meegenomen voor de uitvoering van de reglementering, mogen niet worden aangegeven in de toepassing.

Dit is het gevolg van de toepassing van de proportionaliteitsregel die moet worden gerespecteerd.

2. Medewerkers die in de RaaS-webtoepassing worden geregistreerd, hebben het recht op inzage en correctie van de gegevens die hen betreffen.

Op de website van Zorg en Gezondheid wordt dat recht uitdrukkelijk vermeld. Een medewerker die inzage in zijn gegevens wenst, vraagt bij de voorziening zijn gegevens op. Als die medewerker een correctie van die gegevens wenst, vraagt die medewerker dat ook aan de voorziening. Zorg en Gezondheid kan ook bij dat proces betrokken worden als een medewerker een klacht indient.

TOEGANGEN IN DE APPLICATIE

Kan ik een medewerker van de voorziening enkel toegang geven tot een deel van de toepassing?

Neen, dat is niet mogelijk. Wat welke medewerker van de voorziening mag doen en niet mag doen, hoort tot de interne regels van elke voorziening.

BEVEILIGING VAN GEGEVENS

Is de digitale communicatie van Zorg en Gezondheid naar de voorziening beveiligd?

Ja. Documenten die persoonsgegevens bevatten zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van de voorziening die ook werkelijk toegangsrechten hebben op de toepassing.

Document Metadata

Table of Contents

HANDLEIDING RAAS-WEBTOEPASSING

Document Metadata