De ondergetekenden:
Samenwerkingsovereenkomst Twentse Koers (1)
De ondergetekenden:
De navolgende rechtspersonen:
a. Gemeente Almelo, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de heer
E.J.F.M. xxx Xxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
b. Gemeente Borne, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de xxxx X. Xxxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
c. Gemeente Dinkelland, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de heer
X.X. Xxxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 28 maart 2023.
d. Gemeente Enschede, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de xxxx X. Xxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
e. Gemeente Haaksbergen, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester de heer R.G. Xxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
f. Gemeente Hellendoorn, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder mevrouw A.F. Xxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
g. Gemeente Hengelo, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder mevrouw
M.J.G.F. Xxxxxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
h. Gemeente Hof van Twente, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder xxxxxxx X. Xxxxxx-Xxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
i. Gemeente Losser, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder xxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
j. Gemeente Oldenzaal, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de xxxx
X. Xxxxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
k. Gemeente Rijssen-Holten, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de xxxx X. Xxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
l. Gemeente Tubbergen, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder mevrouw
H.M.N. Xxxxxxx-Xxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 28 maart 2023.
m. Gemeente Twenterand, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de heer
X.X. Xxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
n. Gemeente Wierden, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder de heer
J.J.A. xxx Xxxxxx, op basis en ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester d.d. 4 april 2023.
o. Coöperatie Xxxxxx, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter raad van bestuur/CEO de heer W.J. Xxx, die handelend ter uitvoering van het besluit van de raad van bestuur d.d. 24 maart 2023.
p. Provincie Overijssel, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door gedeputeerde de heer
X.X. xx Xxxxx, op basis van het besluit van het college van gedeputeerden en commissaris van de koning d.d. 4 april 2023.
q. Openbaar lichaam SamenTwente, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter de Heer C.F.M. Xxxxxxxx, die handelt ter uitvoering van het besluit van het dagelijks bestuur d.d 29 maart 2023.
Hierna gezamenlijk aan te duiden als ‘Partijen’. Partijen a. tot en met n. afzonderlijk te noemen ‘de gemeenten’, o. afzonderlijk te noemen ‘,Zorgverzekeraar(s)-zorgkantoor’, p. afzonderlijk te noemen ‘Provincie Overijssel’, q. afzonderlijk te noemen ‘SamenTwente’.
Overwegende dat:
a. Partijen per juni 2019 een domein overstijgende netwerksamenwerking zijn aangegaan met als doel de gezondheid van de Twentse inwoners te versterken en ondersteuning en zorg voor alle inwoners beschikbaar, betaalbaar en toegankelijk te houden.
b. Alle partijen in december 2021 bestuurlijk overeenstemming hebben bereikt over de bestuurlijke kaders en uitgangspunten rondom de visie, uitgangspunten en governance van deze netwerksamenwerking Twentse Koers, zoals vastgelegd in het Framework Twentse Koers d.d. 8 december 2021.
c. Alle partijen hebben het inhoudelijke programma verankerd in de agenda Twentse Koers 2022-2027, die zij op 2 maart 2022 hebben vastgesteld.
(1) Deze samenwerkingsovereenkomst kent een privaatrechtelijke grondslag, omdat dit past in het karakter van de samenwerking: een netwerksamenwerking.
Verklaren als volgt te zijn overeengekomen:
Hoofdstuk 1: Inleidende bepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling
a. Twentse Koers: de domein overstijgende netwerksamenwerking tussen partijen op het gebied van gezondheid, welzijn, zorg en wonen. Daarbij staat netwerksamenwerking voor het wendbare en opgavegerichte karakter van de samenwerking. De Twentse Koers is een ‘coalition of the willing’ en werkt programmatisch.
b. Partijen: partijen die deelnemen aan de netwerksamenwerking en ook eigenaren zijn van de Twentse Koers in de zin van dat zij verantwoordelijkheid voelen en nemen voor het succes van de Twentse Koers.
c. Programmaorganisatie: de programmaorganisatie van de Twentse Koers zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze samenwerkingsovereenkomst.
d. Agenda: het inhoudelijke meerjarig programma van de Twentse Koers onderverdeeld naar thema’s en projecten.
e. Deelnemer(s): De bestuurlijk vertegenwoordigers namens Partijen.
f. Gastheerorganisatie: Openbaar Lichaam SamenTwente.
Artikel 2 Onderwerp en doel van de netwerksamenwerking
1. De Twentse Koers betreft een strategische domein overstijgende netwerksamenwerking tussen Partijen, vertaald in een meerjarig programma. Op deze manier bevorderen we de integrale samenwerking op het snijvlak van zorg, welzijn en wonen. Door initiatieven, krachten en inzet slim te verbinden in de regio, versterken we de slagvaardigheid in het realiseren van de juiste zorg op de juiste plek voor inwoners van Twente en daarmee het behouden van een passend en houdbaar aanbod van zorg en ondersteuning in Twente. Hiermee wordt de gezondheid, welzijn en kwaliteit van leven van Twentse inwoners vergroot.
2. Binnen de netwerksamenwerking wordt gewerkt volgens het principe ‘coalition of the willing’. Dat betekent dat Partijen binnen de Agenda op project niveau kunnen bepalen of zij deelnemen of niet.
3. De Twentse Koers betreft een regionale strategische samenwerking, waarbij de uitvoering lokaal plaatsvindt. Dit betekent dat er lokaal impact wordt gemaakt en resultaten lokaal landen. De Twentse Koers is daarmee dienend aan lokale belangen en behoeftes. De Deelnemers zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor de (lokale) uitvoering.
4. Partijen werken hierbij overeenkomstig de visie en uitgangspunten zoals vastgesteld in het Framework Twentse Koers d.d. 8 december 2021.
Hoofdstuk 2: Netwerksamenwerking
Artikel 3 Overlegstructuur van de Twentse Koers
De Twentse Koers kent een overlegstructuur bestaande uit (zie visualisatie in bijlage 1):
a. Bestuurlijk overleg Twentse Koers;
b. Ambtelijk overleg Twentse Koers;
c. Programmateam Twentse Koers;
d. Programmaoverleg Twentse Koers;
e. Projectteams.
Artikel 4 Bestuurlijk overleg
1. Er is een bestuurlijk overleg (BO) Twentse Koers.
Doel en status
2. Doel van het BO is:
a. visie- en strategievorming tussen de Deelnemers op proces en majeure ontwikkelingen en thema’s die de domein overstijgende samenwerking tussen alle Partijen betreffen. De Agenda is hiervoor in beginsel leidend;
b. regievoering op en bestuurlijke monitoring van de voortgang van de Agenda.
3. Thema’s die in het BO aan de orde komen hebben altijd een strategisch en/of tactisch karakter. Voorbeelden daarvan zijn: landelijke wetgeving en beleidskaders, strategische ontwikkeling van de netwerksamenwerking, grote subsidieaanvragen (> 150.000 euro) en vaststellen dan wel bijstellen van de Agenda en bestaande financiering.
4. Het BO kan een besluitvormend (Agenda, subsidieaanvragen, jaarrekeningen), opiniërend/ beeldvormend, oordeelsvormend en/of adviserend karakter hebben, afhankelijk van het besproken onderwerp en de fase waarin de bespreking van dat onderwerp zich bevindt.
5. Afhankelijk van de status van agendapunten in het BO, maakt het BO procesafspraken. Dat kan betekenen: een advies aan het AO/programmateam/de programmamanager, het instellen van een bestuurlijke werkgroep om een thema te verdiepen, of het in routing brengen van een kader stellende visie/strategie richting de lokale colleges/raden/bestuur van Partijen.
6. De inhoudelijke aansturing van de programmamanager vindt plaats door het BO (opdrachtgever). De uit het werkgeverschap voortvloeiende rechten en plichten, waaronder het nemen van rechtspositionele besluiten, berusten bij de gastheerorganisatie. De gastheerorganisatie laat zich ten aanzien van het nemen van rechtspositionele besluiten, adviseren door het BO.
Deelnemers en frequentie
7. Gezien het strategische karakter van dit overlegplatform komt het BO minimaal drie keer per jaar bijeen. In het geval van onvoorziene strategische ontwikkelingen kan de voorzitter het BO tussentijds bijeenroepen.
8. De Deelnemers van alle 17 Partijen vormen tezamen het BO. Partijen wijzen hiervoor elk één deelnemer en een plaatsvervanger aan.
9. Het BO wordt ambtelijk voorbereid en ondersteund door de programmamanager Twentse Koers. Deze programmamanager treedt op als eerste adviseur van het BO als geheel.
10. De agenda van het BO wordt door de programmamanager in afstemming met het AO en in samenspraak met de voorzitter van het BO voorbereid. Deelnemers in het BO kunnen zelf suggesties aandragen voor de agenda.
11. Bij het BO kunnen op uitnodiging van de voorzitter derden aansluiten, bijvoorbeeld in de rol van inspirator, voor een technische toelichting of als toehoorder om bestuurlijke discussies/ visievorming uit eerste hand te vernemen.
Voorzitterschap en besluitvorming
12. Het BO wijst uit zijn midden een voorzitter en één plaatsvervangend voorzitter aan.
13. Een vergadering van het BO vindt alleen doorgang als minimaal de helft van de Deelnemers aanwezig is en alle type Partijen (gemeenten, Zorgverzekeraar(s)- zorgkantoor, Provincie, SamenTwente) vertegenwoordigd zijn. Wanneer dit niet het geval is belegt de voorzitter minimaal één week later een nieuwe vergadering. Voor deze vergadering geldt er geen quorum.
14. Elke Partij heeft één stem. Besluiten van het BO worden genomen met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen met dien verstande dat voor het vaststellen dan wel bijstellen van de Agenda en voor besluiten met financiële consequenties voor één of meer Partijen unanimiteit is vereist.
15. Als de stemmen staken, wordt het voorstel een volgende bijeenkomst (bijgesteld) opnieuw ingebracht. Als de stemmen wederom staken is het voorstel verworpen.
16. Leden van het BO hebben, binnen de inhoudelijk en financieel door hun colleges/raden/bestuur meegegeven kaders behorende bij de Agenda, het mandaat om te besluiten naar hetgeen nodig is om de doelen van de netwerksamenwerking te realiseren. Leden van het BO maken geen gebruik van hun mandaat wanneer er een redelijke verwachting kan bestaan dat er sprake is van politieke of bestuurlijke gevoeligheid.
17. Van alle overleggen van het BO wordt een afspraken- en besluitenlijst bijgehouden die ter informatie beschikbaar wordt gesteld aan Partijen.
Gemeentelijke portefeuilleverdeling – bestuurlijk trekkers themalijnen
18. Vanuit de gemeenten geldt een bestuurlijke taakverdeling. Daarmee ontstaat voor de verschillende themalijnen in de Agenda bestuurlijk trekkers. De bestuurlijk trekkers zijn voor de desbetreffende themalijn het bestuurlijk aanspreekpunt voor partners en medewerkers van de programmaorganisatie. Bestuurlijk trekkers zien toe op de inhoudelijke voortgang van de projecten binnen de desbetreffende themalijnen en zitten thema specifieke bestuurlijke overleggen voor. Ook zijn deze bestuurlijk trekkers verantwoordelijk voor het meenemen van alle Deelnemers met betrekking tot het thema.
19. De bestuurlijk trekkers worden door de programmamanager en betreffende themaleider tijdig betrokken om bestuurlijk richting te geven, kaders te stellen of te klankborden op bestuurlijk gevoelige onderwerpen en projecten uit de betreffende themalijnen. Hiervoor worden in overleg met de desbetreffende bestuurlijk trekkers periodiek overleggen ingepland.
20. De bestuurlijk trekkers worden aan het begin van elke gemeentelijke bestuursperiode vastgesteld. Deelnemers kunnen zich hiervoor verkiesbaar stellen voor een themalijn, waarna de bestuurlijk trekkers worden benoemd door het BO. Bij het eventueel wegvallen van een bestuurlijk trekker gedurende een bestuursperiode wordt er vanuit het BO een nieuwe kandidaat gezocht en benoemd.
21. Voor elke themalijn zijn maximaal twee bestuurlijk trekkers actief.
Artikel 5 Ambtelijk overleg
1. Er is een Ambtelijk overleg (AO) Twentse Koers.
2. Het AO dient als klankbord en adviesplatform voor de programmamanager, het programmateam en het BO. In het AO vindt de voorbereiding van het BO plaats. De agendastukken van het BO worden doorgenomen, eventuele hoogtepunten en knelpunten worden afgestemd en nieuwe initiatieven evenals voortgang en monitoring van de Agenda worden besproken.
3. Leden van het AO kunnen vanuit hun lokale positie ingezet worden voor het gesprek met Deelnemers of ambtelijke vertegenwoordigers uit de programma- of projectteams, om te reflecteren op discussiepunten om tot collectieve keuzes te komen vanuit een regionaal strategisch belang.
4. Het AO bestaat uit de leden van het programmateam, aangevuld met één medewerker vanuit de gemeenten die niet lid zijn van het programmateam. Hierdoor zijn alle 17 Partijen ambtelijk vertegenwoordigd in het AO Twentse Koers.
5. Het voorzitterschap AO is belegd bij één van de gemeentelijke leden en wordt jaarlijks volgens alfabetische volgorde van de gemeenten gerouleerd. De vicevoorzitter wordt jaarlijks belegd bij de persoon die het daaropvolgende jaar de rol van voorzitter vervult.
6. De AO leden hebben geen inhoudelijke portefeuille. Van het AO wordt een collectieve (goed voor zowel lokaal als regionaal) blik verwacht, integraliteit in denken en wordt de verbinding met de brede interne organisatie bewaakt.
7. De AO leden zijn ambtelijk aanspreekpunt voor hun organisatie en daarmee contactpersoon voor hun deelnemer in het BO evenals voor de programmaorganisatie.
8. Het AO komt minimaal vier keer per jaar bijeen, ten minste ieder kwartaal en minimaal twee weken vóór een bijeenkomst van het BO, ter agendavoorbereiding en -bespreking.
9. De AO leden streven naar consensus bij hun adviesbepaling. Als sprake is van afwijkende adviezen tussen de AO leden, worden de diverse ambtelijke adviezen door de programmamanager transparant ingebracht bij het BO.
10. Van de overleggen van het AO wordt een afsprakenlijst bijgehouden, welke ter informatie wordt gedeeld met het BO.
Artikel 6 Programmateam
1. Er is een programmateam Twentse Koers.
2. Het programmateam Twentse Koers heeft tot doel om te komen tot integraliteit in de aanpak, uitvoering en resultaten van de diverse projecten en processen, zoals vastgelegd in de Agenda.
3. De programmamanager is de voorzitter van het programmateam. Naast deze voorzitter is één medewerker vanuit elk type partij lid van het programmateam, namelijk één persoon vanuit Zorgverzekeraar(s)-zorgkantoor, één persoon vanuit SamenTwente, één persoon vanuit Provincie Overijssel en twee personen vanuit de 14 Twentse gemeenten, namelijk de voorzitter en vicevoorzitter van het AO. Elk type organisatie draagt zelf een persoon aan. Deze persoon spreekt vanuit hun eigen organisatie(s).
4. Het programmateam bespreekt met elkaar de voortgang van de Agenda, het proces en eventuele knelpunten/ risico’s daarin. Leden van het programmateam hebben een signalerende en initiërende rol, leggen – waar dit kan – verbinding met hun eigen organisatie en houden de projecten in de gaten waarvoor hun eigen organisatie aan de lat staat.
5. Het programmateam komt gemiddeld maandelijks bij elkaar, in ieder geval minimaal twee weken voor elk AO en BO. De programmamanager bepaalt eventueel hogere frequentie van overleg van het programmateam.
6. Het programmateam en de programmamanager worden ondersteund door de programmasecretaris en een management assistent, welke zorgdragen voor de vastlegging van afspraken en besluiten van de veelheid aan overlegvormen.
Artikel 7 Programmaoverleg
1. Er is een programmaoverleg Twentse Koers.
2. Het programmaoverleg heeft tot doel om te komen tot integraliteit in de aanpak en uitvoering van de diverse projecten en processen zoals vastgelegd in de Agenda en verbinding te leggen en betrokkenheid te houden tussen en met de medewerkers van de Programmaorganisatie.
3. Het programmaoverleg bespreekt met elkaar de voortgang en eventuele knelpunten, risico’s en (grote) wijzigingen/doorontwikkelingen in de lopende themalijnen en projecten binnen de Agenda.
4. De programmamanager is de voorzitter van het programmaoverleg. Naast deze voorzitter nemen daaraan op indicatie leden van het programmateam en medewerkers van de Programmaorganisatie deel, zoals themaleiders, projectleiders en communicatiemedewerkers. De voorzitter bepaalt in overleg met de medewerkers de samenstelling van het programmaoverleg.
5. De programmamanager bepaalt de frequentie van het programma overleg, in principe één keer per maand.
6. Van alle programma overleggen wordt een voortgangs-, afsprakenlijst bijgehouden.
Artikel 8 Gastheerschap
1. SamenTwente is gastheerorganisatie voor de Twentse Koers.
2. In de rol van gastheer verleent SamenTwente aan de Twentse Koers:
a. werkgeverschap ten behoeve van de medewerkers van de Programmaorganisatie;
b. huisvesting en andere (organisatorische) voorzieningen;
c. ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoering, waaronder het financieel beheer, met inachtneming van de daarvoor binnen de gastheerorganisatie gehanteerde kostenstructuur.
3. De dienstverlening van SamenTwente aan de Twentse Koers wordt nader omschreven en vastgelegd in een tussen SamenTwente en de programmamanager namens Partijen te sluiten dienstverleningsovereenkomst (DVO) gelijk aan de duur van deze Samenwerkingsovereenkomst. Jaarlijks wordt deze geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Deze wordt ter informatie gedeeld met het AO en het BO.
Artikel 9 Mandaat
1. Om de doelen van de Twentse Koers te realiseren en om uitvoering te geven aan de Agenda verlenen Partijen volmacht, met inachtneming van artikel 4, 16, 17 en 18, machtiging en/of mandaat aan:
a. de programmamanager, met inachtneming van het bepaalde in deze samenwerkingsovereenkomst en eventuele aanvullende instructies vanuit het BO, namens Partijen besluiten te nemen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen te verrichten. Van deze bevoegdheden kan de programmamanager ondermandaat, volmacht of machtiging verlenen aan medewerkers van de Twentse Koers;
b. SamenTwente (dagelijks bestuur) om als penvoerder, namens Partijen, met inachtneming van het bepaalde in deze samenwerkingsovereenkomst en eventuele aanvullende instructies vanuit het BO, subsidies aan te vragen, rekening houdend met de daarvoor geldende specifieke subsidievoorwaarden. Van deze bevoegdheden kan SamenTwente ondermandaat, volmacht of machtiging aan de programmamanager verlenen, dat hierbij door SamenTwente aan de programmamanager wordt verleend.
c. het BO om algemene instructies of instructies per geval te geven, voor de uitoefening van de bevoegdheden bedoeld onder a en b van dit artikellid.
2. De programmamanager geeft Partijen, het BO en het AO uit eigen beweging periodiek en desgevraagd alle inlichtingen die zij wensen over de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid.
3. De programmamanager oefent de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid niet uit, wanneer er een redelijke verwachting kan bestaan dat er sprake is van politieke of bestuurlijke gevoeligheid. Hiervan is in ieder geval sprake wanneer een partij dit meldt.
4. Een melding als bedoeld in het derde lid, wordt teruggelegd en besproken in het BO. Het BO neemt waar nodig een procesbesluit.
Artikel 10 Stukkenstroom bij besluitvorming door Partijen
1. Het BO is verantwoordelijk voor het opstellen van de documenten van en over de Twentse Koers, waar besluitvorming door Partijen over nodig is, die daarom buiten de reikwijdte van het mandaat, als bedoeld in artikel 4 lid 16, vallen. Deze stukken worden voorzien van een college-/bestuursvoorstel in platte tekst en komen tot stand via de programmamanager, in afstemming met het AO.
2. Na instemming op de stukken van het BO stuurt de programmamanager, mede uit naam van de voorzitter, de stukken naar de AO leden die de stukken voor bestuurlijke besluitvorming door Partijen op route brengen.
3. De AO leden informeren de programmamanager wanneer de besluitvorming in hun college/het bestuur te verwachten is en bewaken de voortgang van de besluitvorming binnen de Partijen.
Artikel 11 Wederzijdse rechten en plichten
1. Partijen dragen zorg voor een zorgvuldige, tijdige en juiste informatievoorziening die noodzakelijk is voor, althans van invloed is op, omstandigheden die samenhangen met een rechtmatige en doelmatige uitvoering van de te verrichten taken binnen de Twentse Koers.
2. Onder het gestelde in het eerste lid wordt ook verstaan een wijziging van bestaande wet- en regelgeving, dan wel het voornemen tot het opstellen van nieuw beleid, en ook
omstandigheden die naar verwachting politieke, maatschappelijke of juridische gevolgen kunnen hebben.
3. Partijen spreken elkaar aan als zij van mening zijn dat de invulling van de Twentse Koers aanpassing en/of verbetering behoeft.
4. Partijen kunnen elkaar gevraagd en ongevraagd adviseren over zaken die te maken hebben met de uitoefening van de te verrichten taken binnen de Twentse Koers.
5. Partijen committeren zich aan de afspraken die in het kader van de Twentse Koers met derden worden gemaakt.
Artikel 12 Rechten en plichten netwerksamenwerking
1. De Twentse Koers kan ten behoeve van de realisatie van de visie en uitgangspunten genoemd in artikel 2, met goedkeuring van het BO, de samenwerking zoeken met derden.
2. De Twentse Koers werkt conform het bepaalde in deze samenwerkingsovereenkomst, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 3: Programmaorganisatie
Artikel 13 Programmamanager
1. Er is een programmamanager Twentse Koers. De programmasecretaris is de plaatsvervanger van de programmamanager, in geval van ziekte, verlof of tijdelijke vervanging.
2. De programmamanager Twentse Koers wordt (op basis van een profielschets) benoemd en aangestuurd door het BO. De programmamanager krijgt een dienstverband binnen SamenTwente. De programmamanager is de hoogste ambtenaar van de Twentse Koers en rapporteert, mede namens het programmateam, rechtstreeks en legt (inhoudelijk) verantwoording af aan het BO.
3. De programmamanager is eerste adviseur van het BO en bereidt in die hoedanigheid met de voorzitter van dit overleg de (bestuurlijke) agenda voor.
4. De programmamanager is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de Agenda. Daarbij is de programmamanager aanspreekbaar op aspecten als tijdigheid, voortgang, kwaliteit, integraliteit en kostenbeheersing.
5. Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen geeft de programmamanager leiding aan de Programmaorganisatie en heeft daarmee de bevoegdheid om de Programmaorganisatie ambtelijk te besturen en te bezetten op basis van kwaliteit en capaciteit, binnen de bestuurlijke kaders en in nauwe afstemming met het AO. Voor de bezetting wordt rekening gehouden met de bestuurlijke financiële kaders voor de Twentse Koers en een evenredige afspiegeling. Hierbij geldt dat in principe eerst geschikte medewerkers van Partijen worden ingezet en dat eventueel pas daarna externe capaciteit wordt aangezocht/ingehuurd.
6. De programmamanager is voorzitter van het programmateam en het programmaoverleg en stuurt in dat overleg op voornoemde aspecten als tijdigheid/voortgang, kwaliteit, integraliteit en kostenbeheersing. Discussiepunten uit het programmateam legt de programmamanager voor advies tijdig voor aan het AO. Waar het bestuurlijke aspecten betreft schaalt de programmamanager verder op naar het BO.
7. De programmamanager legt ieder half jaar verantwoording af (met voorbespreking in het programmateam en AO) aan het BO over inhoudelijke voortgang, resultaten, risico’s, capaciteitsinzet en financiën.
Artikel 14 Thema- en projectmedewerkers
1. Er zijn verschillende thema- en projectmedewerkers werkzaam voor de Programmaorganisatie. In principe is voor elke themalijn in de Agenda één themaleider actief. Een themaleider is verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van de projecten binnen de desbetreffende themalijn. Daarnaast kunnen er binnen een themalijn nog specifieke projectleiders en -medewerkers werkzaam zijn.
2. Voor iedere themalijn, en wanneer gewenst daarbinnen voor specifieke projecten, ligt een thema-/projectplan ten grondslag. Hierbij wordt verbinding gelegd met het eventueel aanvragen of verantwoorden van subsidies. In de thema-/projectplannen staan de verschillende resultaatgebieden, planning, benodigde capaciteit, kwaliteit en daaraan gerelateerde kosten nader uitgewerkt. De thema-/projectplannen worden jaarlijks bijgewerkt.
3. De thema-/projectplannen worden door de programmamanager beoordeeld op integraliteit en bestuurlijke kaders. De projectplannen worden gedeeld met en besproken in het AO.
4. Ten behoeve van de aanstellen van de thema- en projectmedewerkers gelden de volgende kaders:
a. Bezetting van de thema- en projectmedewerkers vindt primair plaats naar kwaliteit en beschikbare capaciteit van betrokken medewerkers vanuit Partijen.
b. Bij de invulling van de thema- en projectmedewerkers wordt rekening gehouden met een afspiegeling vanuit de verschillende Partijen.
c. De programmamanager stemt een profiel en capaciteitsraming af met het programmateam.
Artikel 15 Personele inzet Partijen
1. Partijen kunnen aan de Programmaorganisatie medewerkers beschikbaar stellen voor het uitvoeren van de werkzaamheden waarmee het behalen van de doelstelling genoemd in artikel 2 van voorliggende samenwerkingsovereenkomst wordt nagestreefd.
2. In geval van langdurige afwezigheid, zwangerschap en ziekte hierbij inbegrepen, kan een partij zorgdragen voor vervanging in personele zin. Dit geldt ook voor de leden van het programmateam en AO.
3. Werknemers die vanuit Partijen worden ingezet binnen de Programmaorganisatie worden gedetacheerd bij de Gastheerorganisatie en blijven daarmee in loondienst van de betreffende Partij. Nieuw aan te trekken medewerkers/ externe inhuur uitsluitend ten behoeve van de Twentse Koers komen in loondienst van de Gastheerorganisatie c.q. daarvoor treedt de Gastheerorganisatie op als contractpartij.
Hoofdstuk 4: Financiële bepalingen
Artikel 16 Financiering basis Programmaorganisatie
1. Partijen hebben een personele begroting opgesteld voor de basis Programmaorganisatie, die in bijlage 2 is opgenomen bij deze overeenkomst en jaarlijks zal worden geïndexeerd aan de hand van de door SamenTwente gehanteerde indexatie uitgangspunten. Jaarlijks, voor 1 december van enig jaar, wordt de personele begroting geactualiseerd en geaccordeerd door het BO.
2. De kosten voor het in stand houden van de basis Programmaorganisatie worden met externe middelen gefinancierd.
Artikel 17 Financiering thema- en projectorganisatie
1. Partijen hebben voor de periode 2022-2027 een Agenda vastgesteld.
2. De thema’s en projecten uit de Agenda worden gefinancierd met externe middelen.
3. De besluitvorming met betrekking tot de financiering van thema’s en projecten is voorbehouden aan de besturen van partijen die deelnemen aan het desbetreffende project, als voor een kostendekkende thema- of projectbegroting ook een financiering van deze partijen is vereist.
Artikel 18 Risico’s en aansprakelijkheid
1. Het BO doet er alles aan om risico’s en aansprakelijkheid zoveel mogelijk te beperken.
2. Partijen erkennen en accepteren de risico’s, waaronder in ieder geval verstaan:
a. financiële risico’s, o.a. door de afhankelijkheid van subsidies;
b. aansprakelijkheid.
3. Partijen dragen gezamenlijk het financieel risico voor:
a. schade die ontstaat als gevolg van de besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen die namens haar worden genomen binnen de Programmaorganisatie of de onder haar vallende medewerkers;
b. onverwachte financiële tekorten van de Twentse Koers waarvoor binnen de Twentse Koers geen dekking aanwezig is,
met dien verstande dat:
a. voor de gemeenten een onderverdeling plaatsvindt aan de hand van inwonersaantal, en;
b. het risico met betrekking tot projecten als bedoeld in artikel 17, gedragen wordt door de deelnemende partijen aan het desbetreffende project.
Hoofdstuk 5: Inwerkingtreding, looptijd, wijziging
Artikel 19 inwerkingtreding en looptijd
1. Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van de dag van gelijktijdige ondertekening door Partijen, dan wel met ingang van de dag waarop de laatste ondertekening door een partij heeft plaatsgevonden.
2. Deze overeenkomst eindigt op 1 januari 2027.
3. Deze overeenkomst kan worden verlengd bij gelijkluidend besluit van Partijen.
4. Uiterlijk 6 maanden voor de einddatum treden Partijen met elkaar in overleg over eventuele verlenging.
5. Als de overeenkomst niet wordt verlengd, verdelen Partijen de daaruit voortvloeiende (frictie- en desintegratie)kosten volgens dezelfde verdeelsleutel als bedoeld in artikel 18.
6. Voor het vaststellen van de (frictie- en desintegratie)kosten vraagt het BO advies van een onafhankelijke externe deskundige.
7. Het advies van deze deskundige is voor Partijen bindend.
8. Het BO stelt op basis van het deskundigenadvies de daarin voor de Partijen omschreven financiële verplichtingen vast.
9. Partijen zijn gehouden om binnen zes maanden na vaststelling door het BO, de in het deskundigenadvies omschreven financiële verplichtingen aan de gastheerorganisatie te voldoen.
10. Het BO is samen met de programmamanager belast met het voorbereiden en uitvoeren van deze afrekening.
Artikel 20 tussentijdse opzegging
1. Een Partij kan tussentijds opzeggen tegen 1 januari van enig jaar, met inachtneming van een opzegtermijn van 12 maanden.
2. Als een Partij wenst op te zeggen maakt hij dit schriftelijk kenbaar aan de overige Partijen.
3. Na ontvangst van opzegbrief vraagt het BO, voor het in kaart brengen van de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties van de tussentijdse opzegging en het vaststellen van de (frictie- en desintegratie)kosten advies van een onafhankelijke externe deskundige. Daarbij geldt als uitgangspunt dat:
a. de opzeggende Partij de (frictie- en desintegratiekosten)kosten draagt die het rechtstreekse gevolg zijn van de opzegging, dit inclusief overheadkosten die daarvan het gevolg zijn, mogelijke schaalnadelen en/of nadelige gevolgen in de sfeer van subsidies;
b. de overige partijen geen financieel nadeel van de opzegging ondervinden.
4. Het advies van deze deskundige is voor Partijen bindend.
5. Het BO stelt op basis van het deskundigenadvies de daarin voor de opzeggende Partij omschreven financiële verplichtingen vast.
6. De opzeggende Partij is gehouden om binnen zes maanden na vaststelling door het BO, de in het deskundigenadvies omschreven financiële verplichtingen aan de gastheerorganisatie te voldoen.
7. Het BO doet redelijkerwijs al het mogelijke om de kosten voor de opzeggende Partij zo laag mogelijk te houden.
8. Het BO is samen met de programmamanager belast met het voorbereiden en uitvoeren van deze afrekening.
Artikel 21 wijziging
1. Als zich gedurende deze overeenkomst omstandigheden voordoen, die niet in redelijkheid voorzienbaar waren ten tijde van de ondertekening van deze overeenkomst en die wezenlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van deze overeenkomst, zullen Partijen met elkaar in overleg treden over de vraag of deze omstandigheden noodzaken tot wijziging van de overeenkomst.
2. Partijen treden in overleg binnen 28 kalenderdagen nadat een partij de wens daartoe onder opgave van de in het vorige lid bedoelde onvoorziene omstandigheden per mailbericht dan wel per brief schriftelijk te kennen heeft gegeven aan de programmamanager en voorzitter van het BO.
3. Wijzigingen van en aanvullingen op deze samenwerkingsovereenkomst zijn slechts geldig als zij schriftelijk zijn aangegaan op basis van unanieme besluitvorming van Partijen.
Hoofdstuk 6: Overige bepalingen
Artikel 22 Geschillenregeling
1. Geschillen worden in onderling overleg opgelost.
2. Als één of meer Partijen van oordeel zijn dat er sprake is van een geschil over de naleving van deze overeenkomst kan (kunnen) deze partij(en) per mailbericht dan wel per brief schriftelijk aan de andere Partijen voorstellen om over het door deze partij(en) omschreven geschil met elkaar in overleg te treden.
3. Het BO komt binnen één maand na melding van een geschil bijeen om over het geschil met elkaar en de desbetreffende partij(en) te overleggen.
4. Als het geschil niet in het BO wordt opgelost, zullen Partijen het geschil met behulp van mediation proberen op te lossen, conform het reglement van de Mediation Federatie Nederland, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation.
5. Als het geschil niet met behulp van mediation wordt opgelost, wordt het geschil voorgelegd aan de Rechtbank Overijssel, conform het burgerlijk recht.
6. Op deze samenwerkingsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Artikel 23 Toetreding van andere partijen
1. Partijen staan open voor de mogelijkheid dat andere partijen toe treden tot deze overeenkomst. Toetreding is slechts mogelijk op basis van een unanieme besluitvorming van Partijen.
2. De in het eerste lid mogelijk gemaakte toetreding zal worden geëffectueerd door middel van een zowel door Partijen als door toetredende nieuwe partij(en) ondertekend Addendum bij deze overeenkomst.
Aldus overeengekomen en getekend in zeventienvoud,
Gemeente Almelo, d.d. 4 april 2023 de heer E.J.F.M. Xxx Xxxxxx wethouder
Gemeente Borne, d.d. 4 april 2023 de xxxx X. Xxxxxxxx
wethouder
Gemeente Dinkelland, d.d. 28 maart 2023 de heer X.X. Xxxxxxxx
wethouder
Gemeente Enschede, d.d. 4 april 2023 de xxxx X. Xxxxxxx
wethouder
Gemeente Haaksbergen, d.d. 4 april 2023 de heer R.G. Welten
burgemeester
Gemeente Hellendoorn, d.d. 6 april 2023 mevrouw A.F. Dubbink
wethouder
Gemeente Hengelo, d.d. 4 april 2023 mevrouw M.J.G.F. Luttikholt wethouder
Gemeente Hof van Twente, d.d. 4 april 2023 xxxxxxx X. Xxxxxx-Xxxxx
wethouder
Gemeente Losser, d.d. 4 april 2023 xxxxxxx X. Xxxxxxxxxxx wethouder
Gemeente Oldenzaal, d.d. 4 april 2023 de xxxx X. Xxxxxxxx
wethouder
Gemeente Rijssen-Holten, d.d. 4 april 2023 de xxxx X. Xxxxx
wethouder
Gemeente Tubbergen, d.d. 28 maart 2023 mevrouw H.M.N. Xxxxxxx-Xxxxxx wethouder
Gemeente Twenterand, d.d. 4 april 2023 de heer X.X. Xxxxxx
wethouder
Gemeente Wierden, d.d. 4 april 2023 de heer J.J.A. ter Keurst
wethouder
Coöperatie Menzis, d.d. 24 maart 2023 de heer W.J. Bos
CEO - Voorzitter raad van bestuur
Provincie Overijssel, d.d. 4 april 2023 de heer X.X. xx Xxxxx
gedeputeerde
Openbaar Lichaam SamenTwente, d.d. 29 maart 2023 de heer C.F.M. Bruggink
voorzitter