Overeenkomst provinciebestuur Oost-Vlaanderen – EEC vzw
Overeenkomst provinciebestuur Oost-Vlaanderen – EEC vzw
Het provinciebestuur van Oost-Vlaanderen, hierna te noemen "de provincie", met zetel in het Provinciehuis Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx, vertegenwoordigd door de Deputatie, waarvoor optreden de heren Xxxxx Xxxxx, Gouverneur-Voorzitter en Xxxxxx Xx Xxxx, Provinciegriffier, in uitvoering van de beslissing van de Provincieraad van (datum) enerzijds,
en
Ename Expertisecentrum vzw, hierna te noemen "EEC" met zetel Xxxxxxxxxxx 00-00, 0000 Xxxxxxxxxx, vertegenwoordigd door de heer Xxxx-Xxxxxx Xxx Xxx Xxxxxx, Voorzitter en xxxxxxx Xxx Xxxxx, Secretaris-Penningmeester, anderzijds,
zijn overeengekomen wat volgt:
Hoofdstuk I – algemene bepalingen Artikel 1 - doel van de overeenkomst
§1. De provincie wil bijdragen tot het optimaliseren van de statutaire doelstelling van het EEC en wenst de uitstraling inzake erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie van het EEC te ondersteunen en verbindt zich daarom ertoe, onder bepaalde voorwaarden en binnen de perken van de kredieten op de provinciale begroting, financiële ondersteuning te verlenen in de vorm van een jaarlijkse werkingssubsidie en een jaarlijkse projectsubsidie.
§2. Het EEC verbindt zich ertoe met de projectsubsidies projecten op het vlak van erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie in Oost-Vlaanderen te helpen uitbouwen, zowel zelfstandig als in samenwerking met andere partners, projecten op vlak van erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie in het buitenland te helpen uitbouwen en uitwerken en de internationale faam en deskundigheid op het vlak van erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie te bestendigen en verder uit te bouwen.
Het EEC verbindt zich er verder toe met betrekking tot de realisatie van de projecten kwaliteitscriteria na te komen.
Het EEC verbindt er zich tenslotte toe op vraag van de provincie kosteloos advies te verstrekken. Het stelt tevens kosteloos haar expertise inzake erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie ter beschikking van de provincie.
De rechten en verplichtingen van partijen overeenkomstig §1 en §2 worden in deze overeenkomst nader omschreven.
§3. Bovendien geeft de provincie in bruikleen aan het EEC een onroerend goed, gekend tussen partijen onder de naam het Huis t' Ename, gelegen Xxxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxx (Xxxxxxxxxx), met het oog op de vestiging van zijn burelen. Het goed is eigendom van de provincie. Daartoe wordt een afzonderlijke bruikleenovereenkomst afgesloten tussen partijen. Deze overeenkomst werd eveneens door de provincieraad in zitting van (datum in te vullen) principieel goedgekeurd.
Partijen komen overeen dat deze overeenkomst en de bruikleenovereenkomst waarvan sprake in voorgaande alinea afzonderlijk volledig uitwerking kunnen hebben, met dien verstande dat de maximale duur van de bruikleenovereenkomst wordt beperkt tot de maximale duur van deze overeenkomst en dat de bruikleenovereenkomst door de provincie kan worden opgezegd bij opzegging van deze overeenkomst.
Artikel 2 - controle
Partijen verklaren uitdrukkelijk de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake controle op de toekenning en aanwending van toelagen van toepassing op de werkings- en projectsubsidies omgeschreven in deze overeenkomst.
Hoofdstuk II – Verbintenissen van de provincie Artikel 3 – werkingssubsidie
§1. Binnen de perken van de daartoe op de begroting van de provincie Oost-Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst verbindt de provincie zich ertoe om jaarlijks aan het EEC een werkingssubsidie toe te kennen van 144.345 EUR. Een deel van deze werkingssubsidies kan worden aangewend voor de verloning van de directeur van het EEC.
§2. 50% van deze werkingssubsidie wordt uitbetaald uiterlijk op 30 juni van elk jaar.
De overige 50 % wordt uitbetaald na verantwoording zoals bedoeld in het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies.
§3. De subsidie wordt gestort op rekening 068 - 2235589 - 57 van het EEC.
Artikel 4 - projectsubsidie
§1. Binnen de perken van de daartoe op de begroting van de provincie Oost – Vlaanderen goedgekeurde kredieten en overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst verbindt de provincie zich ertoe om, uitsluitend voor projecten behorend tot één van de categorieën omschreven in §2 van dit artikel, jaarlijks projectsubsidie toe te kennen, met dien verstande dat het maximumbedrag dat jaarlijks in totaal aan projectsubsidie wordt toegekend 205 178 EUR bedraagt.
De toekenning is afhankelijk van het indienen van een projectdossier door het EEC, overeenkomstig artikel 7,§1.
§2. Een project waarvoor projectsubsidies wordt verleend moet behoren tot één van de volgende categorieën :
a. Voorbereidend onderzoek voor en de presentatie van sites, zowel in binnen - als buitenland
b. De organisatie van congressen en colloquia
c. Educatieve en culturele programma's voor universiteitsstudenten en professionals, voor studenten van alle leeftijden en de uitbouw van educatieve netwerken en programma's
d. Technologie met als doel hetzij het aanbieden van een praktische oplossing voor technische problemen die opduiken bij de ontwikkeling van specifieke projecten voor erfgoedpresentatie hetzij de geschiktheid en robuustheid van de gebruikte methodes, technieken en uitrusting bij het uittesten van interpretatieve technologieën in concrete situaties onderzoeken
e. de uitgave van publicaties, zowel schriftelijk als digitaal
§3. De uitbetaling van de projectsubsidie gebeurt in schijven, in eerste instantie op basis van het begrote bedrag, vermeld in het projectdossier overeenkomstig artikel 7,§1. Na afloop van het project en naar aanleiding van de uitbetaling van de laatste schijf zal de
verrekening in meer of in min plaatsvinden op basis van de daadwerkelijk gemaakte en verantwoorde kosten overeenkomstig het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies en zal desgevallend het teveel betaalde door de provincie worden teruggevorderd.
§4. De hoegrootheid van elke schijf is afhankelijk van de looptijd van het project, zoals blijkt uit het projectdossier overeenkomstig artikel 7,§1.
De modaliteiten van uitbetaling worden als volgt vastgesteld :
a. projecten met een maximale looptijd van 1 jaar : 50 % uiterlijk binnen 1 maand na voorlegging van het projectdossier, de overige 50 % na afloop van het project op voorwaarde van verantwoording overeenkomstig het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies
b. projecten met een looptijd van meer dan 1 jaar : 35 % uiterlijk binnen 1 maand na voorlegging van het projectdossier, het resterende percentage wordt jaarlijks pro rata in functie van de resterende looptijd van het project uitbetaald op voorwaarde van tussentijdse verantwoording hetzij van de initiële schijf, hetzij van alle voorgaande schijven, naar gelang van het geval, overeenkomstig het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies
§5. De projectsubsidie wordt gestort op rekening 068 - 2235589 - 57 van het EEC.
Artikel 5 – bijkomende faciliteiten voor bepaalde projecten
§1. De provincie verbindt er zich toe, volgens beschikbaarheid, aan het EEC kosteloos de geëigende ruimtes in het thans nog in opbouw zijnde museum, gekend door partijen onder de werkbenaming "Erfgoedcentrum" en eigendom van de provincie, gelegen te 9700 Ename, Lotharingenstraat, thans kadastraal gekend onder 4e afdeling, sectie A, perceel nrs. 272 M, 275 M en 272 T, ter beschikking te stellen voor de organisatie van congressen en colloquia, respectievelijk voor educatieve of culturele programma 's, op basis van de data of de periode vermeld in het projectdossier overeenkomstig artikel 7,§1.
§2. De in §1 vermelde faciliteiten worden ten vroegste ter beschikking gesteld op het ogenblik dat het gebouw instapklaar is en de bedoelde ruimtes volledig functioneel zijn. Vertraging in de voortgang van de bouwwerken, in de afwerking of een andere omstandigheid onafhankelijk van de wil van de provincie kan onder geen enkel beding aanleiding geven tot schadevergoeding lastens de provincie.
§3. Indien er verschillende aanvragen zijn voor dezelfde data of dezelfde periode krijgt het EEC voorrang. Deze voorrang geldt niet ten opzichte van het Provinciaal Archeologisch Museum (PAM) en het Vlaams Instituut voor Onroerend Erfgoed (VIOE). Indien zich een dubbele of een meervoudige boeking zou voordoen, bepalen het EEC, het PAM en het VIOE in onderling overleg wie van de ruimtes mag gebruik maken. Het EEC deelt dit mee aan de provincie.
Indien het EEC de ruimtes gebruikt staat het uitsluitend in voor de boeking van de zalen bij de verantwoordelijke. De verdere voorwaarden en modaliteiten van ingebruikname zullen worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst tussen het EEC en de provincie.
Onbeschikbaarheid van de ruimtes wegens eerdere boeking of een andere omstandigheid onafhankelijk van de wil van de provincie kan onder geen enkel beding aanleiding geven tot schadevergoeding lastens de provincie.
Hoofdstuk III – Verbintenissen van het EEC Artikel 6 – aanwending van de subsidies
Het EEC verbindt er zich toe werkingssubsidie niet aan te wenden voor de realisatie van projecten en projectsubsidie uitsluitend aan te wenden voor het specifieke project waarvoor subsidies werd toegekend.
Artikel 7 – projectsubsidies
§1. Het EEC verbindt zich ertoe telkens een projectdossier in te dienen dat volgende gegevens bevat : een omstandige begroting van het project, een uitvoerige beschrijving van het project overeenkomstig de categorieën vermeld in artikel 4, §2 met vermelding van de wijze waarop het project zal worden gerealiseerd en de looptijd van het project.
§2. Het EEC verbindt er zich toe met betrekking tot de diverse categorieën vermeld in artikel 4, §2 volgende kwaliteitscriteria na te komen :
a. De presentatie van sites : correcte toepassing van de principes voor doeltreffende publieksontsluiting, sociale betrokkenheid en duurzaamheid
b. De organisatie van congressen en colloquia : samenbrengen van academici, erfgoedprofessionals en beleidsmakers met het oog op reflectie over belangrijke thema's in het publieke erfgoed en de rol van het erfgoed in de samenleving van vandaag
c. Educatieve en culturele programma's : programma's op maat van het doelpubliek volgens aangepaste didactische methodes
d. Technologie : maximale praktische toepasbaarheid
e. Publicaties: de wetenschappelijke correctheid en toegankelijkheid afgestemd op het doelpubliek
Artikel 8 – adviesverlening
Het EEC verbindt er zich toe op vraag van de provincie kosteloos advies te verstrekken inzake erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie.
Het stelt tevens kosteloos haar expertise inzake erfgoedontsluiting en erfgoedpresentatie ter beschikking van de provincie.
Het EEC bezorgt uiterlijk 6 maanden na het einde van elk project aan de provincie een eindrapport, waarin de resultaten van het project in functie van de gebruikte methodes worden beschreven. In de mate dat dit dienstig is voor de provincie en op haar vraag mag de provincie dit eindrapport kosteloos aanwenden voor andere projecten. De modaliteiten van dit gebruik worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst tussen partijen, rekening houdend met de rechten van derden.
Artikel 9 – vermelding van de verleende steun
§1. Het EEC verbindt er zich toe met betrekking tot de projecten, waarvoor projectsubsidie werd toegekend, steeds te vermelden dat het project werd gerealiseerd met de steun van de provincie Oost – Vlaanderen, zowel op de website alsook in de schriftelijke en
mondelinge communicatie met andere projectpartners en met het publiek. Bovendien moet, waar mogelijk, het logo van de provincie Oost-Vlaanderen worden aangebracht.
§2. Het EEC verbindt er zich toe 25 exemplaren van elke publicatie gratis ter beschikking te stellen van de provincie.
Hoofdstuk IV – Duur van de overeenkomst en opzegging Artikel 10 – duur
Deze overeenkomst treedt in werking op 1 juli 2006, met uitzondering van artikel 3 dat in werking treedt op 1 januari 2007, en eindigt op 31 december 2023. Elk van de partijen kan evenwel onder de voorwaarden bepaald in artikel 11 de overeenkomst opzeggen vóór afloop van de voorgaande termijn.
Artikel 11 – opzegging
§1. De provincie kan deze overeenkomst jaarlijks opzeggen, met uitzondering van het eerste jaar van de provinciale beleidsperiode na de inwerkingtreding van de overeenkomst. De opzegging gebeurt bij aangetekend schrijven uiterlijk 31 maart. De poststempel geldt als bewijs. Een aldus gegeven opzegging heeft uitwerking met ingang van 1 januari van het daaropvolgende jaar, behoudens wat betreft de projectsubsidies voor de op datum van de opzegging ingediende projecten met een looptijd langer dan 1 jaar. Voor deze projecten heeft de opzegging pas uitwerking na afloop van de in de projectaanvraag voorziene looptijd zonder dat deze looptijd drie jaar mag overschrijden vanaf de indiening van het projectdossier, overeenkomstig artikel 7
§1.
De provincie kan deze overeenkomst eveneens te allen tijde en met onmiddellijke ingang opzeggen bij aangetekend schrijven in geval van vrijwillige of gerechtelijke ontbinding van het EEC als vzw. Het EEC verbindt zich ertoe de provincie onmiddellijk van de beslissing van de Algemene Vergadering, respectievelijk de rechtbank van 1ste aanleg bij aangetekend schrijven op de hoogte te brengen. In geval van opzegging worden de vaststaande en eisbare subsidies, onverminderd verantwoording overeenkomstig het reglement van 12 oktober 2005 met betrekking tot de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen en de reservevorming met provinciale subsidies, pro rata verrekend en overgemaakt aan de vereffenaar(s).
§2. Het EEC kan deze overeenkomst jaarlijks opzeggen. De opzegging gebeurt bij aangetekend schrijven uiterlijk 31 maart. De poststempel geldt als bewijs. Een aldus gegeven opzegging heeft uitwerking met ingang van 1 januari van het daaropvolgende jaar.
Hoofdstuk V – Geschillen en bevoegdheidsclausule Artikel 12
Geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst die niet in der minne kunnen worden geregeld, worden uitsluitend beslecht door de rechtbanken te Gent.
Deze overeenkomst werd opgemaakt op … in 2 exemplaren te Gent. Elke partij erkent één ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.
Namens de Provincie Xxxx-Xxxxxxxxxx,
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxxx Xxxxx
Provinciegriffier Gouverneur-Voorzitter
Namens het Ename Expertisecentrum vzw,
Xxxx-Xxxxxx Xxx Xxx Xxxxxx Xxx Xxxxx
Voorzitter Secretaris-Penningmeester