Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en KU Leuven over de werking van KADOC – KU Leuven als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en KU Leuven over de werking van KADOC – KU Leuven als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
KU Leuven, vertegenwoordigd door xxxx. xx. Xxx Xxxx, rector KU Leuven, xxxx. xx. Xxxx Xxxxxxxxxx, voorzitter KADOC, en xxxx. xx. Xxx Xxxxxxxxxxx, directeur KADOC, optredend voor haar KADOC;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1. Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media
5° KADOC- KU Leuven: de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is een onderdeel van de rechtspersoon KU Leuven, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2. Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan KADOC- KU Leuven als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. KADOC-KU Leuven is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het landelijke niveau. KADOC voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een landelijk niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
KADOC-KU Leuven geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op landelijk niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. KADOC-KU Leuven voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. VERDIEPING. KADOC-KU Leuven verdiept de collecties, expertises en werking.
1.1 KADOC-KU Leuven verwerft jaarlijks minimum 200 erfgoedgehelen, zowel analoog als digitaal (archief, audiovisuele collecties, erfgoedbibliotheek), binnen de criteria van zijn collectieplan (dat in 2024 volgens de modellen van de sector wordt herschreven), bewaart ze duurzaam, ontsluit 80 % van de erfgoedgehelen definitief en valoriseert ze maximaal.
1.2. Dankzij een evenwicht tussen en complementariteit van de profielen en expertises van zijn medewerkers behoud en beheer realiseert KADOC-KU Leuven een optimale ontsluiting en kwaliteitsvolle dienstverlening. KADOC-KU Leuven versterkt zijn digitale expertise en de inbedding ervan binnen de organisatie door de aanwerving van twee nieuwe medewerkers met een uitgesproken digitaal profiel.
1.3. KADOC-KU Leuven (archief en erfgoedbibliotheek) verrijkt de online metadata van zijn collecties door het toekennen van trefwoorden, het leggen van links en het verdiepen van beschrijvingen, met bijzondere aandacht voor erfgoed met een lokale dimensie en erfgoed betreffende Centraal-Afrika.
1.4. KADOC-KU Leuven (archief en erfgoedbibliotheek) waardeert, her-evalueert en ontzamelt delen van zijn collectie, op basis van het geactualiseerde collectieplan en in nauw overleg met de betrokken cultureel-erfgoedgemeenschappen en andere deskundigen. In het bijzonder betreft het erfgoedgehelen van niet-gouvernementele organisaties voor ontwikkelingssamenwerking, erfgoedgehelen van organisaties en personen die samenhangen met het domein ‘Zorg’ en eerder verworven bibliotheekcollecties.
1.5. Om de ontsluiting en valorisatie van zijn collecties en het erfgoed m.b.t. zijn themaveld te versterken, verricht KADOC-KU Leuven kwaliteitsvol onderzoek, onder meer door de realisatie van minimum zes fundamentele onderzoeksprojecten en één meerlagig publicatieproject n.a.v. 50 jaar KADOC-KU Leuven.
1.6. KADOC-KU Leuven verzekert in samenwerking met diverse partners, in het bijzonder PARCUM, een integrale dienstverlening aan beheerders van religieus erfgoed, in het bijzonder de katholieke religieuze instituten en parochies en de protestants-evangelische gemeenschappen, onder meer door de sensibilisering en ondersteuning van minimaal 30 katholieke religieuze instituten en parochies en 5 protestants-evangelische gemeenschappen en door de organisatie van minimaal één lokale of regionale vormingssessie per jaar.
1.7. KADOC-KU Leuven verdiept zijn immaterieel-erfgoedwerking door de met zijn collecties en erfgoedgemeenschappen verbonden immaterieel-erfgoedpraktijken verder te documenteren, te onderzoeken en zichtbaar te maken, de betrokken traditiedragers te ondersteunen en hen toe te leiden naar de beleidsinstrumenten inzake immaterieel erfgoed, onder meer door een jaarlijkse netwerkbijeenkomst voor processieorganisatoren en door het verdere onderhoud van de website ‘Kapelletjes in Vlaanderen’ in samenwerking met PARCUM.
2. VERRUIMING. KADOC-KU Leuven verruimt zijn werking door de religieuze diversiteit in Vlaanderen en Brussel te capteren en zichtbaar te maken.
2.1. Aan de hand van een geactualiseerd collectieplan en in nauwe samenspraak met de betrokken cultureel-erfgoedgemeenschappen verruimt KADOC-KU Leuven (archief en erfgoedbibliotheek) zijn collecties, zodat ze de ingrijpende transformaties van het religieuze landschap in Vlaanderen en Brussel sinds de jaren 1960 blijven weerspiegelen, onder meer door prospecties en contacten met minimum tien geloofsgemeenschappen per jaar, door interviews met (sleutel)figuren en de captatie van nieuwe media.
2.2. KADOC-KU Leuven versterkt zijn expertise en erfgoedwerking in cocreatie met cultureel diverse geloofsgemeenschappen en hun middenveld in Vlaanderen en Brussel door minimum één cocreatief project. KADOC-KU Leuven bouwt aan de hand van innovatieve en participatieve methodieken, zoals bv. scanathons, memoryscreenings, storytelling, podcasts…, een structurele werking uit rond collecties en erfgoedgemeenschappen van divers religieus erfgoed.
2.3. KADOC-KU Leuven ontwikkelt zijn werking rond diversiteit tot een “best practice” die actief met het veld wordt gedeeld. Dat gebeurt door deelname aan het lerend netwerk Mondelinge Geschiedenis, door het delen van informatie op de Erfgoedwijzer en de organisatie van vormingssessies i.s.m. FARO. Het brede publiek maakt kennis met de werking via publieksmomenten en publicaties op xxxxxxxxxxxx.xx. Publicaties en onderzoeksrapporten worden ruim gedeeld.
2.4. Voortbouwend op zijn bestaande expertise en in cocreatie met islamitische geloofsgemeenschappen focust KADOC-KU Leuven op de ontsluiting van de geschiedenis en het erfgoed en hun impact op samenleving en cultuur. Het werkt hiertoe samen met minimum vier middenveldorganisaties uit deze geloofsgemeenschappen.
3. VERNIEUWING. KADOC-KU Leuven voegt nieuwe dimensies aan zijn werking toe.
3.1. KADOC-KU Leuven innoveert de werking van zijn leeszaal waarbij digitale en fysieke dienstverlening worden gecombineerd met het oog op een diverse doelgroepenwerking. Het bouwt een digitale leeszaal uit en creëert een erfgoedbelevingsruimte.
3.2. KADOC-KU Leuven heeft een specifieke doelgroepenwerking die inzet op een divers gebruikerspubliek, onder wie studenten, internationale onderzoekers, lokale historici, kinderen en jongeren, en neemt daartoe gerichte initiatieven.
3.3. KADOC-KU Leuven past nieuwe concepten en methodieken toe in het beheer van zijn collecties en versterkt op die manier de toegankelijkheid en deelbaarheid van zijn collecties en de betrokken gegevens. Dat gebeurt onder meer door de toepassing van een methode voor de archivering van documentaire informatie en nieuwe media, door het leggen van verbindingen met , het gebruik van Wikimedia-platformen en het stimuleren van het gebruik van datasets in digital humanities. KADOC-KU Leuven werkt hiervoor samen met technische partners als meemoo en Archiefpunt.
3.4. KADOC-KU Leuven doet vernieuwend interdisciplinair onderzoek over de sociale en culturele impact van religie in de 19de-20ste eeuw. Het ontwikkelt nieuwe thematische velden en methodologieën en vernieuwt zijn onderzoeksinstrumentarium, in het bijzonder ODIS.
3.5. KADOC-KU Leuven verbindt erfgoed met kunst. KADOC-KU Leuven nodigt hiervoor jaarlijks een gastcurator of artist in residence uit, organiseert minimum één cultureel evenement per jaar en ontvangt minimum één extern kunstproject per jaar. Daarvoor maakt KADOC-KU Leuven onder meer gebruik van de mogelijkheden van zijn in 2025 gerestaureerde kapel.
3.6. KADOC-KU Leuven realiseert jaarlijks minstens twee publieksevenementen, waaronder tentoonstellingen, die het KADOC-KU Leuven -erfgoed en -themaveld verfrissend belichten, uitdagend ontsluiten en duurzaam voor een divers publiek presenteren.
3.7. KADOC-KU Leuven heeft een bijzondere aandacht voor het erfgoed van zorg en welzijn. Het werkt samen met museum Dr. Guislain binnen de landelijke dienstverlenende rol aan innovatieve verbindingen tussen de erfgoed-, zorg- en welzijnssector en de onderzoekswereld.
4. VERBINDING. KADOC-KU Leuven verbindt zijn collecties en expertise met die van andere actoren, zowel lokaal als internationaal.
4.1. KADOC-KU Leuven deelt via zijn dienstverlening zijn collecties en expertise op een kwaliteitsvolle manier met een divers publiek van erfgoedgeïnteresseerden uit binnen- en buitenland. KADOC-KU Leuven beantwoordt jaarlijks minimum 1500 informatievragen of verzoeken tot raadpleging.
4.2. In samenspraak met partners en cultureel-erfgoedgemeenschappen deelt KADOC-KU Leuven zijn kennis met verschillende doelgroepen, onder meer via jaarlijkse seminaries, lezingen en rondleidingen en de creatie van een KADOC-KU Leuven Academy voor een breed publiek op een toegankelijke manier.
4.3. KADOC-KU Leuven neemt internationale initiatieven om het onderzoek over de sociale en culturele impact van religie in de moderne samenleving (vanaf 1750) te stimuleren en de valorisatie van het erfgoed dat ermee verband houdt te maximaliseren, onder meer door de organisatie van minimum twee internationale conferenties per jaar, de deelname aan minimum vier internationale netwerken, de uitgave van minimum twee publicaties per jaar en het onthaal van minimum twee stagiaires en/of fellows per jaar.
4.4. KADOC-KU Leuven communiceert met zijn diverse cultureel-erfgoedgemeenschappen en de brede samenleving over alle aspecten van zijn werking, dat op een crossmediale, laagdrempelige en eigentijdse wijze, onder meer door een maandelijkse e-nieuwsbrief, een r- newsletter die minimaal vijf keer per jaar verschijnt, het halfjaarlijkse erfgoedmagazine Koorts, een organisatiewebsite en een erfgoedwebsite en tientallen berichten op sociale media.
4.5. KADOC-KU Leuven is een open huis met bijzondere aandacht voor inclusie, kwetsbare doelgroepen en toegankelijkheid. Daartoe neemt KADOC-KU Leuven jaarlijks minimum vijf initiatieven.
4.6. KADOC-KU Leuven continueert en verduurzaamt zijn werking met betrekking tot gedeeld erfgoed, met bijzondere aandacht voor de samenwerking met partners en herkomstgemeenschappen in Congo, Rwanda en Burundi, onder meer door de ontsluiting
van minimum drie collecties en het uitvoeren van minimum drie onderzoeksprojecten op dat terrein.
5. VERSTERKING. KADOC-KU Leuven versterkt de zakelijke werking om op een efficiënte, duurzame en kwaliteitsvolle wijze te functioneren in al zijn aspecten.
5.1. KADOC-KU Leuven ontwikkelt zich verder als een goed bestuurde en performante organisatie, in een voortdurende interactie tussen cultureel-erfgoedgemeenschappen, erfgoedsector en academische wereld. Het organiseert daartoe minimaal twee keer per jaar een Adviesraad (met zijn erfgoedgemeenschappen), één keer per jaar een Expertenforum (met de erfgoedsector), zes keer per jaar een vergadering van het Bureau en vier keer per jaar een vergadering van de Wetenschappelijke Commissie (met de academische wereld). De samenstelling van deze organen wordt aangepast aan de nieuwe accenten en noden.
5.2. KADOC-KU Leuven beheert zijn infrastructuur en financiële middelen op een kwaliteitsvolle, duurzame en toekomstgerichte wijze. KADOC-KU Leuven streeft ernaar zijn structurele werkingssubsidies vanuit het erfgoeddecreet met minimaal 15 % aan te vullen. Via cultureel ondernemerschap zet het onder meer in op externe financiering. Hierover rapporteert het jaarlijks binnen het jaarverslag en financieel verslag.
5.3. KADOC-KU Leuven bestudeert drie opties voor een uitbreiding van zijn depotruimte, met name aanpassing van bestaande ruimte, samenwerking rond een erfgoeddepot en opslag bij een commerciële partner.
5.4. KADOC-KU Leuven versterkt zijn digitaal collectiebeleid, onder meer door de uitbreiding van de digitale expertise van zijn medewerkers. Concreet betekent dat de aanwerving van 2 VTE met een digitaal profiel, de digitalisering van zijn collecties in een professioneel labo, de verdere uitbouw van zijn digitaal depot, de beschrijving en het ter beschikking stellen van de collecties in geautomatiseerde systemen en kennisopbouw rond AI. Daartoe ontwikkelt KADOC-KU Leuven minimum twee erfgoedprojecten op dat domein en werkt het samen met andere expertisehouders.
5.5. KADOC-KU Leuven digitaliseert de werkprocessen horend bij zijn diverse functies. Daartoe worden toepassingen ontwikkeld en onderhouden en systemen opgezet en beheerd, onder meer op het vlak van administratie (bv. administratieve databank), communicatie (bv. websites en nieuwsbrieven), financiën (bv. SAP en Popsy) en onderzoek (bv. ODIS).
5.6. Vanuit verwondering en in een open klimaat werken medewerkers en vrijwilligers van KADOC-KU Leuven samen, bouwen ze kennis en expertise op en delen die onderling. Dat gebeurt onder meer door halfjaarlijkse vormingssessies en minimum twee personeelsactiviteiten per jaar, door structureel te communiceren over de werking in al zijn aspecten en het werken in zeven transversale werkgroepen.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert (zie doelstelling 5.2).
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering (zie doelstellingen 3.3 en 5.4).
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten: 1° Versterk de focus op uitwisselbaarheid en open data binnen het digitale beleid van de
organisatie, bijvoorbeeld ook voor een databank als ODIS. Zie doelstellingen 3.3. en 5.4.
2° Stem het collectieplan sterker af op gangbare voorbeelden uit de sector, zoals FARO en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) die aanbieden. Zie doelstelling 1.1.
3° Breng de inbreng vanuit de KU Leuven in de werking van KADOC-KU Leuven duidelijker in beeld in de rapportering. Zie doelstelling 5.2.
4° Ontwikkel de huidige werking rond diversiteit (inclusief de waardevolle plannen voor de komende jaren) tot een best practice die actief met het veld gedeeld kan worden. Zie doelstelling 2.3.
KADOC-KU Leuven engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. KADOC-KU Leuven engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 2.904.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Bepalingen over het beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap en topstukken Afdeling 1. Beheer van de Collectie Vlaamse Gemeenschap
Art. 11. KADOC-KU Leuven beheert met zorg de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap die onder het beheer van de organsatie vallen. De rapportage in het kader van deze bewaargevingsovereenkomst zal verlopen via de jaarlijkse verantwoording vermeld in artikel 17 van deze overeenkomst.
1° Bij elke communicatie over de stukken uit de Collectie Vlaamse Gemeenschap wordt volgende creditline gebruikt, gevolgd door het logo van de Vlaamse Gemeenschap: Collectie (naam bewaarnemer) – Collectie Vlaamse Gemeenschap
Collection (naam bewaarnemer) – Collection Communauté Flamande Collection (naam bewaarnemer) – Collection Flemish Community
2° KADOC-KU Leuven vermeldt op zijn website een verwijzing naar de Collectie Vlaamse Gemeenschap bij de betreffende stukken, alsook een rechtstreekse link naar de website van de Collectie Vlaamse Gemeenschap. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx- erfgoed/collectie-vlaamse-gemeenschap
Afdeling 2. Beheer van topstukken
Art. 12. KADOC-KU Leuven beheert met zorg de topstukken die onder het beheer van de organisatie vallen, conform de bepalingen in het Topstukkendecreet.
Hoofdstuk 6. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 13. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 14. KADOC-KU Leuven moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 15. KADOC-KU Leuven maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt die resultaten bekend in het Topstukkendecreet.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 16. KADOC-KU Leuven erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 7. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 17. KADOC-KU Leuven bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt.
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag;
4° De rapportage in het kader van de bewaargevingsovereenkomst, vermeld in artikel 11, indien van toepassing.
De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als KADOC-KU Leuven voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 18. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 19. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie;
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 20. KADOC-KU Leuven engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
KADOC-KU Leuven verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet- exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 21. Indien in het kader van artikel 20 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 8. Sanctionering
Art. 22. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 9. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 23. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Pagina 10 van 11
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 24. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor KADOC-KU Leuven,
Xxx Xxxx (Signatur e)
Digitally signed by Xxx Xxxx (Signature) Date: 2024.01.25
11:04:00 +01'00'
Xxxxxxxxxx
Xxxx
Digitaal ondertekend door Xxxx Xxxxxxxxxx Datum: 2024.01.22
17:26:54 +01'00'
Rector KU Leuven Xxxx. xx. Xxx XXXX
Voorzitter Xxxx. xx. Xxxx XXXXXXXXXX | Directeur Xxxx. xx. Xxx XXXXXXXXXXX |
Xxx Xxxxxxxxxxx (Authentic ation)
Digitally signed by Xxx Xxxxxxxxxxx (Authentication) Date: 2024.01.23
16:48:02 +01'00'
Pagina 11 van 11