Aanvullende voorwaarden ArboNed

Aanvullende voorwaarden ArboNed

1. Informatie verstrekken en medewerking verlenen

1.1. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren aan ArboNed van de in het Opdrachtformulier/ offerte opgesomde gegevens, binnen de daartoe gestelde termijnen en op de daartoe aangegeven wijze.

1.2. De Opdrachtgever is tevens verantwoordelijk voor het tijdig en op de juiste wijze doorgeven van alle wijzigingen van de in artikel 1 lid 1 bedoelde gegevens.

1.3. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan Werknemers, alsmede voor het opleggen van de verplichtingen aan Werknemers.

1.4. De Opdrachtgever verleent ArboNed toegang tot zijn onderneming en stelt ArboNed in staat een goed inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering en de arbeidsomstandigheden door inspectie en onderzoek ter plaatse, en door het voeren van gesprekken met Werknemers.

1.5. Indien de overeengekomen Diensten in het bedrijf van de Opdrachtgever plaatsvinden, zal de Opdrachtgever, indien ArboNed daar tijdig om verzoekt, kosteloos personeel, materiaal en werkruimte ter beschikking stellen.

1.6. Kosten in verband met het vragen en beoordelen van inlichtingen, waaronder begrepen het vragen van inlichtingen bij de curatieve sector en het opvragen van medische dossiers bij de voormalige arbodienst, alsmede kosten verbonden aan door ArboNed op grond van (wettelijke) regelingen in te schakelen derden, komen, ook indien hierover geen voorafgaand overleg met de Opdrachtgever heeft plaatsgevonden, in ieder geval voor rekening van de Opdrachtgever.

1.7. Indien de werkgever de keuze heeft gemaakt dat de registratie van de medische en administratieve gegevens plaatsvindt in een systeem wat niet valt onder het kwaliteitssysteem van ArboNed, vrijwaart de werkgever dienaangaande ArboNed voor schade en aansprakelijkheid indien dit systeem tekortschiet in haar verantwoordelijkheid de registratie van de medische en administratieve gegevens, nauwkeurig en adequaat te verrichten.

2. Geheimhouding en anonimiteit

2.1. Partijen zijn over en weer verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in het kader van het sluiten van een overeenkomst of het uitvoeren van een overeenkomst verkrijgen of hebben verkregen.

2.2. ArboNed is verplicht alle medische informatie en informatie van vertrouwelijke of persoonlijke aard, waar zij kennis van neemt, strikt vertrouwelijk te behandelen en zorgvuldig te (doen) bewaren.

2.3. ArboNed zal een geheimhoudingsverplichting, zoals beschreven in artikel 2 lid 1 en lid 2, opleggen aan al haar werknemers en aan alle bij de uitvoering van een overeenkomst ingeschakelde derden.

2.4. De verplichting als beschreven in artikel 2 lid 1 geldt niet voor zover Partijen verplicht zijn informatie te verstrekken op grond van de wet, een bindende uitspraak van een rechter of van een ander overheidsorgaan. Voor zover mogelijk zal de openbaarmakende partij echter vóór de openbaarmaking met de andere partij in overleg treden over de vorm, inhoud en wijze van openbaarmaking.

2.5. ArboNed zal de Opdrachtgever niet mededelen welke Werknemers gebruik hebben gemaakt van een Arbeidsomstandigheden Spreekuur of zich hebben onderworpen aan een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek, noch mededelingen doen dienaangaande die herleidbaar zouden kunnen zijn tot individuele Werknemers. ArboNed zal slechts in algemene zin de aard van de problemen, die in dit spreekuur aan de orde of uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, met de Opdrachtgever bespreken. ArboNed staat hierbij in voor de volledige anonimiteit van de betrokken individuele Werknemer(s).

2.6. In geval van een aanstellingskeuring bepaalt de te onderzoeken persoon of hij de uitslag van de keuring (als eerste) wenst te vernemen en of er mededelingen aan de Opdrachtgever mogen worden gedaan met betrekking tot de uitslag van de keuring. De Opdrachtgever is ArboNed de kosten van de aanstellingskeuring verschuldigd, ongeacht of de Opdrachtgever de uitslag van de keuring al dan niet verneemt.

3. Dossierbeheer en -inzage

3.1. ArboNed zal van de Werknemers, die zij in het kader van de tussen Partijen gesloten overeenkomst onderzoekt of begeleidt, een (medisch) dossier bijhouden.

3.2. Op de in het medische dossier opgenomen medische en persoonsgegevens is het privacyreglement van ArboNed van toepassing. Dit reglement ligt ter inzage bij ArboNed en wordt op verzoek van de Opdrachtgever of van een Werknemer toegezonden.

3.3. Naast ArboNed heeft slechts de Werknemer recht op inzage in zijn medische dossier. Zowel de Opdrachtgever als andere derden kunnen slechts inzage in het medische dossier krijgen, indien zij daartoe een schriftelijke, specifiek voor de betreffende situatie verleende, machtiging van de Werknemer overleggen.

4. Uitsluiting Werknemers

4.1. ArboNed is gerechtigd Werknemers die de normale omgangs- en fatsoensnormen niet in acht nemen, middels schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving aan de Opdrachtgever, met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling, uit te sluiten van dienstverlening, zonder dat deze uitsluiting aanleiding geeft tot aanpassing van de door de Opdrachtgever aan ArboNed verschuldigde vergoeding.

4.2. ArboNed aanvaardt in het in artikel 4 lid 1 omschreven geval geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die ten gevolge van de uitsluiting voor de Opdrachtgever dan wel voor de Werknemer ontstaat.

5. Verplichtingen en gevolgen van het opzeggen van een overeenkomst, onder meer overdracht van medische dossiers

5.1. Indien ArboNed de overeenkomst wenst op te zeggen, zal zij de Opdrachtgever onverwijld middels een aangetekend schrijven op de hoogte stellen. De Opdrachtgever is verplicht zowel de (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte Werknemer(s) ten behoeve van wie ArboNed tot dan toe de verzuimbegeleiding verzorgde alsmede de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging van de onderneming van de Opdrachtgever, onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen van een opzegging door ArboNed.

5.2. Indien, na het opzeggen van een overeenkomst door een der Partijen, medische dossiers dienen te worden overgedragen aan een andere arbodienst, dan is hieraan voorafgaand persoonlijke en schriftelijke toestemming van de betrokken Werknemers vereist.

5.3. Indien ArboNed medische dossiers overdraagt aan een andere arbodienst, is ArboNed gerechtigd aan de Opdrachtgever de hiermee verband houdende kosten in rekening te brengen.

5.4. In geval van overdracht van medische dossiers aan een andere arbodienst vervalt daarmee iedere aansprakelijkheid van ArboNed ter zake.

5.5. ArboNed is gerechtigd pas aan overdracht van medische dossiers mee te werken, nadat alle door de Opdrachtgever aan ArboNed verschuldigde bedragen, inclusief de kosten die verband houden met de overdracht, zijn voldaan.

5.6. Indien na opzegging van een overeenkomst geen medische dossiers (kunnen) worden overgedragen, dan is de Opdrachtgever voor het bewaren van de betreffende dossiers aan ArboNed een redelijke vergoeding verschuldigd, welke vergoeding ArboNed

desgewenst ineens aan de Opdrachtgever in rekening zal brengen.

6 Vergoedingsgrondslag (aantal werknemers, verzuimpercentage) en verrekening

6.1 Voor zover de aan ArboNed verschuldigde vergoeding gebaseerd is op het aantal werknemers dat bij de opdrachtgever in dienst is, wordt deze vergoeding in eerste instantie berekend op basis van het aantal werknemers dat, op het moment dat ArboNed de overeengekomen diensten aanvangt in dienst is bij de opdrachtgever.

6.2 Aan het begin van ieder kalenderjaar, in ieder geval voor 1 maart, verstrekt de opdrachtgever een door een accountant gewaarmerkte kopie van de verzamelloonstaat van het voorgaande kalenderjaar. ArboNed berekent, aan de hand van de gegevens uit bovengenoemde verzamelloonstaat, de daadwerkelijk verschuldigde vergoeding voor komend jaar. Het aantal werknemers per ingang contract(verlengings) datum is hier leidend.

6.3 Indien naar aanleiding van de verstrekte verzamelloonstaat blijkt dat de berekende daadwerkelijk verschuldigde vergoeding met meer dan 5% afwijkt van de totale reeds gefactureerde vergoeding over het afgelopen betreffende kalenderjaar, dan vindt verrekening plaats met de opdrachtgever.

6.4 Als de opdrachtgever in gebreke blijft ten aanzien van het verstrekken van de verzamelloonstaat, staat het ArboNed vrij om, na een ingebrekestelling, waarin de opdrachtgever een begunstigingstermijn van twee weken wordt vergund, bij wijze van boete, het laatst bekende aantal werknemers te verhogen met een maximum van 25%.

6.5 Onder verzuimpercentage wordt verstaan: het aantal verzuimdagen van alle werknemers in kalenderdagen in de verslagperiode als percentage van het aantal beschikbare kalenderdagen van alle werknemers in de verslagperiode, waarbij een week gelijk is aan zeven dagen per persoon. De eerste verzuimdag is de dag waarop volgens de aangifte de werknemer voor het eerst wegens ziekte niet werkzaam is voor de opdrachtgever of tijdens het werk ziek naar huis vertrekt. De laatste verzuimdag is de dag vóór de dag waarop de werknemer weer in staat is volledig het werk te hervatten.

6.6 Als het verzuimpercentage van invloed is op wat de opdrachtgever aan ArboNed verschuldigd is, wordt bij het aangaan van een overeenkomst uitgegaan van de door de opdrachtgever verstrekte informatie met betrekking tot het verzuimpercentage over het kalenderjaar, voorafgaand aan het jaar waarin een overeenkomst tot stand komt.

6.7 Als een overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd, wordt voor de berekening van de verschuldigde vergoeding voor volgende jaren telkens uitgegaan van het eerste door ArboNed, op grond van haar eigen gegevens, vastgestelde verzuimpercentage.

6.8 De opdrachtgever wordt geacht de juiste gegevens (werknemersaantallen) spoedig (binnen een maand) door te geven aan ArboNed. ArboNed kan periodiek om uw gegevens vragen ter verifiëring van de actuele beschikbare gegevens. Op basis van de actuele cijfers vindt verrekening plaats met de opdrachtgever.

6.9 Indien de opdrachtgever binnen een maand zijn juiste gegevens (werknemersaantallen) doorgeeft aan ArboNed zal dit meegenomen worden in de verrekening. Indien de opdrachtgever de juiste gegevens aanlevert langer dan een maand geleden dan zal correctie plaats vinden tot maximaal een maand terug. De bepalingen 6.2,6.3,6.4, 6.10 blijven van toepassing.

6.10 Het staat ArboNed vrij om, in het kader van het bepalen van de aan ArboNed verschuldigde vergoeding, een onderzoek in te (laten) stellen naar de juistheid van de door de opdrachtgever verstrekte gegevens. Wanneer blijkt dat de opdrachtgever onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt, zijn

Aanvullende voorwaarden ArboNed

de kosten van het onderzoek voor rekening van de opdrachtgever en is ArboNed gerechtigd om met terugwerkende kracht de juiste tarieven en prijzen in rekening te brengen alsmede om de overeenkomst op te zeggen.

6.11 De begeleiding van een werknemer wordt gedurende de eerste twee jaren van de verzuimperiode uitgevoerd. Bij volledige werkhervatting of bij beëindiging van het

dienstverband worden de activiteiten beëindigd. ArboNed kan op verzoek van de Opdrachtgever op basis van losse verrichtingen diensten verlenen aan werknemers die langer dan twee jaar arbeidsongeschikt zijn. Deze dienstverlening is niet opgenomen in het Comfortabel abonnement en zullen separaat gefactureerd worden.

6.12 ArboNed houdt zich het recht voor bestaande langdurige verzuimgevallen op basis van losse

verrichtingen te begeleiden. De activiteiten die voor deze verzuimgevallen uitgevoerd worden, worden apart gefactureerd.

6.13 Indien huisbezoek en spoed spreekuur gedekt zijn in een standaard abonnement (dus niet onderdeel vormend van een apart afgesloten module) dan is het aantal beperkt tot 10% per jaar, gebaseerd op het werknemersaantal bij aanvang (en/ of verlenging) van het contract.