OVEREENKOMST/MACHTIGING VOOR HET OPTREDEN ALS DIRECT VERTEGENWOORDIGER

OVEREENKOMST/MACHTIGING VOOR HET OPTREDEN ALS DIRECT VERTEGENWOORDIGER

As mentioned in article 33a, sub 5 of the Wet op de omzetbelasting 1968 (the Dutch VAT Code).

Ondergetekenden,

De Opdrachtgever / Direct Vertegenwoordigde Bedrijfsnaam:

Adres:

Postcode / Plaats:

Land: Nederland

KvK nummer*:

Website:

Email:

AEO: Ja Nee AEO-registratie nummer: Telefoonnummer: BTW-identificatienummer:

Contactpersoon: EORI-nummer:

Identificatie type: Identificatie nummer:

De Expeditie onderneming / Direct Vertegenwoordiger Bedrijfsnaam: Van der Helm-Hudig Rottedam B.V. Adres: Xxxxxxxxxxxxx 00

Xxxxxxxx / Xxxxxx: 2635 BT Den Hoorn

Land: Nederland

XXXX.xx: NL001427520 AEO-F xxx.xx: 0000966

Contactpersoon:

Partijen verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

Opdrachtgever machtigt en verleent opdracht aan de Expeditie onderneming, artikel 18 e.v. van het Douanewetboek van de Unie (Verordening nr. 952/2013/EU), tegen de overeengekomen vergoeding, de in de douanewetgeving - en voor zover mogelijk uit andere wetgeving - voorgeschreven aangiften te verrichten ‘in naam en voor rekening van’ Opdrachtgever. Deze machtiging en de opdracht geldt voor de door/ten behoeve van de Opdrachtgever aangebrachte goederenzendingen en voor welke zending(en) de Opdrachtgever de bescheiden/informatie aan de Expeditie onderneming heeft verstrekt. Deze machtiging en opdracht omvat alle handelingen en communicaties tot en met de beëindiging van de verificatie en in verband met de uitreiking van de mededeling van de douaneschuld.

Daarnaast machtigt de Opdrachtgever de Expeditie onderneming en verleent opdracht aan de Expeditie onderneming tot:

- Zowel het doen van verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding als het indienen van bezwaarschriften in verband met onjuiste gegevens in de aangifte ten opzichte van de informatie zoals verstrekt ten tijde van het verlenen van de opdracht;

- Het op verzoek van de Opdrachtgever overgaan tot zowel het doen van verzoeken tot terugbetaling/kwijtschelding als het indienen van bezwaarschriften omdat onjuiste informatie is verstrekt ten tijde van het verlenen van de opdracht;

- Het indienen van bezwaarschriften voor zover het correcties betreft tot de beëindiging van de verificatie;

- De opdrachtgever heeft geen bezwaar tegen de betaling van restituties, andere taken, enz. rechtstreeks van de autoriteiten naar de bankrekeningen van de expediteur / directe vertegenwoordiger.

Het doen/indienen van overige verzoeken, bezwaarschriften en het instellen van beroep dient per geval separaat te worden overeengekomen.

LET OP; In verband met de machtiging is de Opdrachtgever verplicht een bewijs van het bestaan van de onderneming, de huidige vestigingsplaats en wie bevoegd is om deze onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen aan de Expeditie onderneming te overleggen (bijvoorbeeld een actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister of een verklaring van de onderneming waaruit de bevoegdheid van de persoon die de volmacht verleent blijkt).

Indien de Opdrachtgever een particulier betreft dient deze een kopie van zijn paspoort / identiteitskaart te overleggen.

Artikel 1. ALGEMENE BEPALINGEN

1.1 Tenzij anders overeengekomen, zijn op de verhouding tussen partijen de Nederlandse Expeditie voorwaarden1 van toepassing, inclusief de arbitrageclausule. Van toepassing is dan de laatste versie van de Nederlandse Expeditie voorwaarden die geldt op het moment van het verrichten van de handelingen/werkzaamheden.

1.2 De volgende bijlagen vormen onderdeel van dit contract:

- Bijlage A) De Nederlandse Expeditie voorwaarden.

- Bijlage B) Checklist ‘benodigde informatie en documenten’.

1.3 Tenzij anders overeengekomen zal de Direct Vertegenwoordiger op basis van de hem bekende informatie - indien het belang van de Opdrachtgever daarmee wordt gediend -, aanwezig zijn bij monsternemingen en fysieke opnames2.

1.4 De Direct Vertegenwoordiger is - indien hij dit zo spoedig mogelijk kenbaar maakt - gerechtigd om het verrichten van handelingen en werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst / machtiging, te weigeren.

Artikel 2. VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN

2.1 De Opdrachtgever is verplicht alle benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens nodig voor het uitvoeren van deze overeenkomst (ook per individuele zending/transactie) aan de Direct Vertegenwoordiger te verstrekken die mede op basis van de toepasselijke regelgeving en deze overeenkomst kunnen worden verlangd.

2.2 De Direct Vertegenwoordiger dient van de Opdrachtgever de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens te verlangen waarvan het belang om een juiste aangifte te verrichten bij hem redelijkerwijs bekend is.

2.3 De Direct Vertegenwoordiger zal op basis van bovengenoemde gegevens de aangifte verrichten.

Artikel 3. ZEKERHEIDSTELLING / BETALING VAN RECHTEN

3.1 Tenzij anders overeengekomen zal voor de zekerheidstelling en de betaling van rechten, heffingen en belastingen aan de Belastingdienst / Douane gebruik worden gemaakt van de faciliteiten van de Direct Vertegenwoordiger.

1 De Nederlandse Expeditie voorwaarden, gedeponeerd door de FENEX ter griffie van de arrondissementsrechtbanken te Amsterdam en Rotterdam, zijn tevens raadpleegbaar op xxx.xxxxx.xx onder ‘voorwaarden’.

2 Raadzaam is dat partijen nagaan of nadere afspraken wenselijk zijn in verband met de aard van de producten etc.

Artikel 4. ADMINISTRATIEVERPLICHTING

4.1 De Direct Vertegenwoordiger is op basis van de aan hem verstrekte vergunning ‘elektronisch aangeven’ verplicht een administratie te voeren, waarin per aangifte de (originele) documenten en bescheiden moeten worden bewaard. De Opdrachtgever is verplicht gedurende dezelfde periode een afschrift van de door hem verstrekte documenten en bescheiden te bewaren.3

4.2 Onverlet artikel 4.1 is de Opdrachtgever wettelijk verplicht alle gegevens met betrekking tot de aangifte, de bescheiden en de overige gegevens met betrekking tot de transactie te bewaren in zijn administratie voor zover die behoren bij de aangifte.3

Artikel 5. DUUR EN BEËINDIGING/INTREKKING VAN DE OVEREENKOMST/MACHTIGING

5.1 Deze overeenkomst/machtiging wordt aangegaan/geldt voor…:

Onbepaalde tijd, ingaande per de datum van ondertekenen. Indien 2 maanden voorafgaand aan het verstrijken van de overeenkomst/machtiging de overeenkomst/machtiging niet is geannuleerd/ingetrokken, wordt de overeenkomst/machtiging telkens verlengd voor een periode van 2 jaar.

OF

In afwijking van het bovenstaande wordt de overeenkomst gesloten en is de machtiging geldig voor:

Een bepaalde tijdsperiode, dat wil zeggen effectief vanaf ..........................................

geannuleerd/ingetrokken met ingang van ..........................................

OF

De overeengekomen verzending van de volgende goederen met

referentie: ..........................................

5.2 Opzegging/intrekking dient per aangetekende brief te geschieden.

5.3 Hetgeen wordt bepaald in deze overeenkomst/machtiging blijft, voor zover relevant in verband met het voldoen aan verplichtingen van overheidswege, ook na opzegging/intrekking van de overeenkomst/machtiging gelden.

5.4 De Direct Vertegenwoordiger is gerechtigd deze machtiging ook na intrekking - in het kader van eventuele controles van overheidswege - te bewaren.

Artikel 6. DERDEN

6.1 De Expeditie onderneming is gerechtigd de uitvoering van deze overeenkomst/machtiging te laten geschieden door hierna genoemde derde.

Bedrijfsnaam:

Adres:

Postcode en Plaats:

Land:

EORI No.: AEO-F Xxx.Xx.:

6.2 Bovengenoemde derde kan zich beroepen op de Nederlandse Expeditie voorwaarden (inclusief de arbitrageclausule).

6.3 De benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens, waaronder deze machtiging, dienen aan bovengenoemde derde ter beschikking te worden gesteld.

3 De bewaartermijn geldt voor een periode van 7 jaar na de datum waarop het douanetoezicht is beëindigd.

Artikel 7. Veiligheidsverklaring t.a.v. handelspartners inzake de AEO (Authorized Economic Operator)

De Europese Unie heeft criteria opgesteld om “Veiligheid” van de gehele supply chain in de internationale handel te verhogen. De AEO-certificering is een van de belangrijkste maatregelen om dit doel te bereiken. Samen met onze relaties/business partners streven wij naar een veilige supply chain, met betrekking tot de AEO guidelines, 11 Maart 2016.

• In opdracht van geautoriseerde marktdeelnemers (AEO’s) vervaardigde, opgeslagen, verzonden of vervoerde goederen, die worden afgeleverd bij een AEO of voor aflevering in ontvangst worden genomen van een AEO,

- Worden vervaardigd, opgeslagen, voorbereid en geladen in beveiligde bedrijfsruimte en op beveiligde laad- en verzendingsplaatsen.

- Beveiligd worden tegen onrechtmatig ingrijpen tijdens het *vervaardigen, opslaan, voorbereiden, laden en transporteren.

• Betrouwbaar personeel wordt ingezet voor het vervaardigen, *opslaan, voorbereiden, laden/lossen en/of transporteren van de opgegeven goederen.

• Wij zullen de zakelijke partners, welke namens ons bedrijf optreden, eveneens in kennis stellen dat zij zorg moeten dragen voor de veiligheid van de toeleveringsketen, zoals hierboven vermeld.

*NOTE: Voor nadere uitleg, zie bijlage.

Artikel 8. Nalevingregels t.b.v. Export van Goederen

8.1 De opdrachtgever bevestigd, dat men een niet-overdraagbare verplichting heeft om alle informatie te verstrekken aan de Directe Vertegenwoordiger, welke benodigd is voor de correcte uitvoer van goederen conform de nalevingsregels zoals vermeldt in artikel 8.2, waaronder exportvergunningen en overige hieraan gerelateerde verklaringen en/of verordeningen.

8.2 De opdrachtgever begrijpt en bevestigd, dat aanvullende commerciële kosten en civielrechtelijke en strafrechtelijke sancties kunnen worden opgelegd door de desbetreffende autoriteiten, voor het maken en overleggen van valse of frauduleuze verklaringen, alsmede voor de schending van de toepasselijke wetten of -regelgeving betreffende export, zoals vermeldt in ITAR, EAR99 en dual- use verordening 428/2009/EG.

8.3 Goederen welke zijn onderworpen aan een exportvergunning en uitsluitend zijn geautoriseerd voor export naar een specifiek land en uiteindelijke bestemming, zijn enkel bestemd voor gebruik door de uiteindelijke geadresseerde en/of eindgebruiker, zoals uitdrukkelijk vermeldt in de uitvoervergunning.

8.4 De opdrachtgever begrijpt en garandeert dat deze goederen niet mogen worden doorverkocht, overgedragen, doorgevoerd mogen worden naar enig ander land of persoon, hetzij in hun oorspronkelijke vorm, hetzij nadat ze in andere goederen zijn opgenomen, dan naar de geadresseerde en/of eindgebruiker zoals vermeldt in de export-uitvoervergunning, zonder eerst de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de bevoegde autoriteit te hebben verkregen.

8.5 De opdrachtgever, haar dochtermaatschappijen en haar gemachtigde agenten, met inbegrip van haar functionarissen en werknemers welke betrokken zijn bij het afhandelen van deze specifieke goederen, verklaren hiermede te voldoen aan alle toepasselijke wet en –regelgeving.

Opdrachtgever, rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

Volledige naam:

Functie:

Datum en plaats:

Handtekening (en stempel):

Expeditie onderneming, vertegenwoordigd door:

Volledige naam: Functie:

Datum en plaats: Handtekening (en stempel):

BIJLAGE B - CHECKLIST: DIRECTE VERTEGENWOORDIGING BENODIGDE INFORMATIE EN DOCUMENTEN

De Opdrachtgever dient de benodigde bescheiden, inlichtingen en gegevens tijdig (voor het moment van de aangifte) en correct aan de Direct Vertegenwoordiger te leveren. Onderstaande checklist is samengesteld om aan te geven over welke informatie en documenten de Direct Vertegenwoordiger over het algemeen dient te beschikken. Indien de aangifte reeds is verricht en de Opdrachtgever beschikt over andere bescheiden, inlichtingen en gegevens dan verstrekt dan wel vermeld in de aangifte, dient hij de Expeditie onderneming hierover zo spoedig mogelijk te informeren.

ALGEMEEN

• Actueel uittreksel van de inschrijving van de onderneming in het Handelsregister (inschrijving van de onderneming en procuratie).

• N.A.W.-gegevens van de Importeur / Geadresseerde en zijn BTW-id. nummer4.

BENODIGDE DOCUMENTEN EN BESCHEIDEN

• Exemplaar van de factuur / waarde verklaring.

• (Kopie) Vervoersdocument (bijvoorbeeld B/L of CMR).

• Certificaten van oorsprong/herkomst (afhankelijk van regelgeving).

• Overige certificaten (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld gezondheidscertificaten).

• (Kopie) Vergunningen (afhankelijk van regelgeving, bijvoorbeeld invoervergunningen, vergunning economische douaneregeling, bijzondere bestemmingen, vrijstelling van rechten bij invoer en/of andere belastingen bij invoer).

De Direct Vertegenwoordiger zal onder meer de volgende bescheiden van de Opdrachtgever kunnen verlangen:

• Paklijst(en).

• Productspecificatie.

• Kopie van koopovereenkomst.

GEGEVENS BENODIGD VOOR DE AANGIFTE

De volgende informatie en bescheiden kunnen van de Opdrachtgever worden verlangd:

Met betrekking tot de zending:

• Leveringsvoorwaarden (Incoterms 2010).

• Containernummer.

• Vervoerswijze aan de grens en Vervoerswijze binnenland.

• Land van verzending en Land van oorsprong.

• Plaats van de goederen.

• BTI of BOI, indien aanwezig.

• Goederenomschrijving(en) en/of Goederencode(s).

• Verpakkingseenheid, colli.

• Merken en nummers.

• Brutogewicht en Nettogewicht (per goederencode).

4 Indien deze niet tevens de opdrachtgever is.

Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde I (gebaseerd op de transactiewaarde)

• Leveringskosten tot plaats van binnenkomst, rekening houdend met vervoer, kosten van het laden en van handelingen in verband met het vervoer en verzekering.

• Leveringskosten na aankomst in de EU (plaats van binnenkomst).

• Kosten voor constructiewerkzaamheden, installatie, montage, onderhoud of technische bijstand welke na de invoer zijn verricht.

• Andere kosten die in de prijs zijn inbegrepen (rente, reproductierechten, inkoopcommissies, in EU gemaakte opslagkosten en kosten voor het bewaren in goede staat, quotakosten en ‘sales’ tax).

• Douanerechten en belastingen die in de Gemeenschap zijn verschuldigd bij de invoer/verkoop in de EU en reeds in de prijs zijn inbegrepen (bijvoorbeeld bij DDP).

Ten behoeve van het vaststellen van de douanewaarde II (gebaseerd op de transactiewaarde)

De volgende informatie dient, voor zover van toepassing, kenbaar te worden gemaakt aan de Direct Vertegenwoordiger, namelijk indien;

• Er geen koopovereenkomst van ‘verkoop voor uitvoer naar het douanegebied van de EU’ is.

• Er meerdere verkopen hebben plaatsgevonden waaruit blijkt dat de goederen voor de EU zijn bestemd.

• De verkoper uit een latere verkoop een deel van de opbrengst krijgt.

• De koper en de verkoper op enigerlei verbonden zijn (filiaal, aandelenbelangen etc.).

• Er een factuuronderzoek heeft plaatsgevonden (datum en uitspraak).

• Er kortingen op de prijs zijn, die vaststaan op het moment van invoer.

• De volgende kosten ten laste van de koper komen, maar niet zijn niet inbegrepen in de koopprijs

- Commissies (met uitzondering van inkoopcommissies).

- Courtage.

- Verpakkingsmiddelen en het verpakken.

• Goederen en diensten die gratis of tegen verminderde prijs door de koper zijn geleverd voor gebruik in verband met de ingevoerde goederen.

• De koper royalty’s en licentierechten dient te betalen, hetzij rechtstreeks of zijdelings, ingevolge de voorwaarden van de verkoop.

• Verkoop onderworpen is aan een regeling waarbij een deel van de opbrengst van de latere wederverkoop, overdracht of gebruik van de ingevoerde goederen rechtstreeks of zijdelings ten goede komt aan de verkoper.

OVERIGE

Indien de Opdrachtgever reeds beschikt over bepaalde informatie die van belang is of kan zijn voor de aangifte dient de Direct Vertegenwoordiger hierover te worden ingelicht. Te denken valt aan bijvoorbeeld:

• In- en Uitvoerregelingen, bijzondere regelingen bij invoer (Wet wapens en munitie, Opiumwet, etc., antidumpingheffingen, compenserende heffingen, etc.)

Hoewel deze lijst met zorg is samengesteld is hetgeen hierboven beschreven geen limitatieve opsomming.

BIJLAGE C - AEO VEILIGHEIDS VERKLARING

Geachte relatie,

De Europese Unie heeft eisen opgesteld om de veiligheid en beveiliging van de gehele aanvoerketen in de internationale handel te vergroten. De AEO-certificering is een van de belangrijke maatregelen om dit te realiseren.

Door het behalen van de AEO-status krijgen deelnemers in de internationale handelsmarkt bepaalde privileges betreffende douaneafhandeling van inkomende en uitgaande zendingen. Privileges als deze resulteren in minder fysieke controles en controles op documenten. Ook voorrang bij fysieke controles behoren tot één van de privileges.

Van der Helm-Hudig heeft zich bewezen aan alle eisen te respecteren om deze AEO-status te bereiken en is er trots op te worden gecertificeerd door de douane als Authorized Economic Operator (AEO). Hiermee zijn wij officieel aangewezen als een ‘veilig en betrouwbaar’ bedrijf in de logistieke keten! Ons AEO-certificaat omvat zowel douanevereenvoudigheden en veiligheid.

Het verkrijgen en behouden van de AEO-status vraagt om het uitgebreid controleren en vastleggen van interne bedrijfsprocessen. Wij doen dit o.a. door het bijhouden van gedetailleerd Kwaliteit Management Systeem en de daarbij behorende interne- en externe audits. Zo is ons K.M.S. onlangs ge-audit door TüV Rheinland B.V. waarmee wij wederom het ISO 9001:2015 certificaat hebben mogen ontvangen.

Een veilige aanvoerketen is waar wij, samen met onze relaties, naar blijven streven. Bij het streven naar een veilige aanvoerketen zijn wij ook afhankelijk van de veiligheidsnormen van onze handelspartners voor wat de veiligheid betreft van de goederen die zij onder zich hebben en de diensten welke zij voor ons verrichten. Het is essentieel dat wij als AEO gecertificeerd bedrijf ons bewust zijn van alle rollen in onze toeleveringsketen(s) en dat wij onze invloed op de veiligheid kunnen aantonen aan de hand van de betrekkingen met onze handelspartners.

AEO guidelines, March 2016:

2.V.5.3. Security requirements for business partners

Article 28 (1) (d) UCC IA stipulates that security and safety standards in relation to business partners shall be considered to be appropriate if “the applicant has taken measures allowing to clearly identify his business partners and to ensure, through implementation of appropriate contractual arrangements or other appropriate measures in accordance with the applicant’s business model, that those business partners ensure the security of their part of the international supply chain.” An AEO is primarily responsible for its part of the supply chain, for the goods which are in its custody, and for the facilities it operates. When granted, the AEO status only relates to the person that applied for it.

However, the AEO is also dependent on the security standards of its business partners to ensure the security of the goods in their custody. It is essential that an applicant is aware of all roles in its business partners’ supply chain(s) and that he or she makes any possible effort to ensure that its business partner is complying with the security AEO requirements. It is expected that any applicant will ensure that his or her business partners are aware of their security and safety obligations and requirements and endeavor, where appropriate and feasible depending on their business model, to have written contractual agreements or other appropriate measures in place. The applicant should therefore, if necessary, when entering into contractual arrangements with a business partner, make any possible effort to ensure that the other contracting party assesses and enhances their supply chain security and includes details as to how this is to be achieved and provide evidence of it.

Management of risk related to business partners is also essential. Therefore, the applicant should retain documentation in support of this aspect to demonstrate its efforts to ensure that its business partners are meeting these requirements or, alternatively, have taken mitigating actions to address any identified risks. Als Authorized Economic Operator dienen wij alle documenten te bewaren welke dit aspect ondersteunen, zodat wij een bewijs kunnen leveren van onze inspanningen om ervoor te zorgen dat onze handelspartners aan deze eisen voldoen of dat zij risico beperkende maatregelen hebben getroffen ten aanzien van vastgestelde risico’s.

Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.