Verwerkersovereenkomst

Verwerkersovereenkomst

Inleiding

Deze verwerkersovereenkomst is gebaseerd op de Verwerkersovereenkomst 3.0 van het Privacy Convenant Onderwijs. In deze Verwerkersovereenkomst wordt vastgelegd welke gegevens er worden gedeeld met Talenteon en met welk doel. Wat er gebeurt met deze gegevens, hoe Talenteon ervoor zorgt dat de gegevens veilig worden bewaard en hoe lang de gegevens worden bewaard. Deze Verwerkersovereenkomst is onlosmakelijk onderdeel van de Algemene Voorwaarden van Talenteon.

Overeenkomst

De Onderwijsinstelling en Talenteon ( Verwerker ), hierna gezamenlijk ook aan te duiden als: “Partijen” en afzonderlijk als “Partij”.

VERKLAREN, OVERWEGENDE DAT:

(a) Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan voor het aanmaken van leerling- en docentenaccounts die toegang geven tot onderwijsmateriaal en leerling-antwoorden, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.

(b) Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.

ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1: Definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

a. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;

b. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;

c. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;

d. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;

e. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;

f. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;

g. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;

h. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);

i. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;

j. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;

k. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;

l. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;

m. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;

n. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;

o. Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;

p. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;

q. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;

r. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;

s. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);

t. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;

u. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en

betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);

v. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst

1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.

2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.

3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.

Artikel 3: Rolverdeling

1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.

2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.

3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.

4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten1 die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.

5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.

6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.

Artikel 4: Privacyconvenant

1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens

1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.

2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.

3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.

Artikel 6: Vertrouwelijkheid

1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt

1 Zie voor een voorbeeld de Aanpak IBP bij xxxxx://xx.xx/XXXxxxxxxxxx

er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.

2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:

a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;

b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of

c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.

3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.

4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.

Artikel 7: Beveiliging en controle

1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:

a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;

b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;

c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO- normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.

3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.

5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.

6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:

a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.

b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.

c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.

d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden- verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.

e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.

Artikel 8: Datalekken

1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.

2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.

3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.

4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.

5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.

6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.

7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.

8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.

9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.

Artikel 9 Bijstand

1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:

a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG

vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;

b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;

c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;

d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;

e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.

2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.

Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte

1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkers-overeenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.

Artikel 11: Inschakeling Subverwerker

1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkers- overeenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.

2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.

3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkers-overeenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens

1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.

2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.

3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkers- overeenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

Artikel 13: Aansprakelijkheid

1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:

a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of

b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder

betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.

Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.

2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.

3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.

Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst

1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.

2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.

3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.

4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.

5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

Artikel 15: Duur en beëindiging

1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.

2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.

BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER, Talenteon Educatieve Uitgeverij

Talenteon is een educatieve uitgeverij die verschillende digitale producten en diensten aanbiedt voor gebruik in het onderwijs waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met deze persoonsgegevens om te gaan.

Talenteon onderschrijft het Privacyreglement van haar brancheorganisatie, de GEU, en het

‘Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 2.0’. In dit convenant is tussen aanbieders van leermiddelen en de onderwijssectorraden vastgelegd dat een onderwijsinstelling in juridische zin de ‘verantwoordelijke’ is voor de verwerking van persoonsgegevens. Daardoor hebben en houden onderwijsinstellingen zeggenschap over de gegevens die binnen

leermiddelen worden verwerkt. Talenteon is een ‘bewerker’, die uitvoering geeft aan de opdracht van een onderwijsinstelling.

De afspraken die hiervoor gelden, zijn vastgelegd in de Bewerkersovereenkomst van Talenteon. Deze Privacy Bijsluiter vormt een onlosmakelijk onderdeel van de Bewerkersovereenkomst. In deze bijsluiter richten wij ons tot u als onderwijsinstelling om u meer specifiek te informeren over onze digitale leermiddelen en de bijbehorende gegevensverwerkingen. Daardoor wordt duidelijk welke opdracht u als onderwijsinstelling geeft aan Talenteon om gegevens te verwerken. Deze Privacy Bijsluiter stelt u tevens in staat om ouders en leerlingen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens.

A. Algemene informatie

Naam product en/of dienst	Deze privacy bijsluiter heeft betrekking op de digitale leeromgeving “Aprendis” van Talenteon
Naam Verwerker en vestigingsgegevens	Talenteon Agro Business Park 69 6708 PV Wageningen
Xxxx naar leverancier en/of productpagina	xxx.xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xx
Beknopte uitleg en werking product en dienst	De elektronische leeromgeving (Aprendis) biedt plaats aan diverse onderwijsmethoden zoals de Talentenmap, het Loopbaandossier, LeerPro, etc. In alle producten voeren leerlingen, docenten, mentoren en decanen persoonlijke gegevens en antwoorden bij opdrachten of beoordelingsformulieren. Docenten hebben inzicht in de antwoorden van gebruikers bv. om de voortgang van het leerproces te kunnen controleren maar ook ten behoeve van reflectie-gesprekken en LOB activiteiten.
Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw)	Basisonderwijs, pro, vmbo, mavo, havo, vwo
Xxxxxxxxxx	Xxxxxxxxxx, mentoren, docenten, decanen, onderwijsondersteunend personeel, medewerkers van de Verwerker.

B. Omschrijving specifieke diensten

Talenteon maakt een onderscheid tussen verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst, en optionele verwerkingen.

1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.

Bij het gebruik van onze digitale leeromgeving Aprendis zal er altijd sprake zijn van de volgende verwerkingen:

a. Importeren en verwerken van leerling- en onderwijspersoneelsgegevens t.b.v. het aanmaken van accounts.

b. Het verstrekken van de door Talenteon aangemaakte accountgegevens van onderwijspersoneel en leerlingen op basis van de aangeleverde gegevens aan de daarvoor verantwoordelijke contactpersoon bij de onderwijsinstelling.

c. Opslag van door de gebruikers ingevoerde gegevens/opdrachten in de elektronische leeromgeving “Aprendis”.

d. Beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de verwerkte persoonsgegevens

2. Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt Optionele verwerkingen die geen onlosmakelijk onderdeel vormen van het gebruik van de digitale leeromgeving zijn:

a. Het koppelen van de digitale leeromgeving met leerling administratiesystemen van de onderwijsinstelling.

b. Het bewaren en toegankelijk houden van loopbaandossiergegevens t.b.v. leerlingen die na hun schoolcarrière gebruik wensen te blijven maken van hun loopbaandossier. Daartoe dienen zij, uiterlijk 1 maand voor de afsluittermijn van het gebruikeraccount, expliciet opdracht te geven. Wanneer betrokkenen deze opdracht geven is de Onderwijsinstelling niet langer de Verantwoordelijke in de zin van de AVG.

C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens

Verwerker is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen, (tevens) leverancier van een School- en Leerlinginformatiemiddel. De volgende doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van deze producten en diensten zijn van toepassing:

a. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;

b. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;

c. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens.

d. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;

e. de organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers of het geven van school- en studieadviezen, waaronder:

• het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;

f. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;

g. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;

h. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel, Verwerkte Persoonsgegevens.

i. de continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;

j. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.

k. De uitvoering of toepassing van een andere wet

D. Categorieën en soorten persoonsgegevens

Categorieën

Toelichting

Omschrijving van de verwerkte persoonsgegevens

Geautoriseerde gebruikers kunnen inloggen op Xxxxxxxx.xx. Bij het inloggen in deze elektronische leeromgeving worden gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd. Na inloggen kan de gebruiker opdrachten uitvoeren, formulieren invullen, reeds ingevulde gegevens bekijken en verwijderen. Docenten hebben eveneens inzicht in de ingevulde gegevens van de aan hen gekoppelde leerlingen. Bij het werken met Aprendis worden de volgende gegevens gebruikt: naam instelling, voornaam, tussenvoegsel, achternaam,

	rol, e-mailadres, klas/groep, leermiddellicenties
Optionele persoonsgegevens	Leerlingen kunnen een profielfoto uploaden en hun geslacht aangeven. In een enkele opdracht van de Talentenmap wordt de leerling om gezondheidgegevens gevraagd. Een leerling is niet verplicht deze vragen te beantwoorden. Gebruikers kunnen een e-mailadres invoeren/aanleveren. Dit e- mailadres kan worden gebruikt om een nieuw wachtwoord aan te maken of op te vragen.
Soorten van gegevens	Via onze digitale leermiddelen worden ‘bijzondere persoonsgegevens’ verwerkt in de zin van artikel 16 van de Wbp. Dit betreft gezondheidsgegevens die bepalend kunnen zijn voor de studiekeuzes.
Bewaartermijn	Talenteon verwijdert de verkregen persoonsgegevens uiterlijk zes maanden na afloop van het account.

Soort persoonsgegevens	Toelichting
Voornaam, tussenvoegsel en achternaam	De naamgegevens van gebruikers worden gebruikt om een gebruiker te identificeren en in de juiste klas te kunnen plaatsen. Voor docenten is het van belang te weten met welke leerlingen ze te maken hebben.
E-mailadres	Het e-mailadres wordt enkel gebruikt in het geval een leerling of docent het wachtwoord vergeten is. In dat geval wordt een e-mail naar het ingevulde adres gestuurd met een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
Geslacht, Pasfoto	Het geslacht en de pasfoto van de leerling wordt gebruikt om de gebruiker een persoonlijke omgeving te bieden. Dit bepaalt de herkenbaarheid en de aanspreekvorm van de applicatie.
Klasnaam/groepsnaam	Leerlingen worden toegevoegd aan klassen en/of groepen zodat de juiste licenties kunnen worden toegekend en de docent/mentor toegang kan krijgen tot de aan hen toebehorende klas.
Naam instelling	Leerlingen dienen gekoppeld te worden aan de juiste instelling en vervolgens aan de juiste klas om te kunnen bepalen aan welke docenten en licenties ze gekoppeld worden.
Rol	De rol bepaald welke mogelijkheden de gebruikers hebben. Leerlingen kunnen alleen eigen werk toevoegen en aanpassen, terwijl docenten ook inzicht hebben in leerlinggegevens.
Licenties	De toegewezen licenties worden bepaald op basis van de overeenkomst die gesloten is met de school en bepalen tot welke leermiddelen de leerlingen en docenten toegang hebben.
Antwoorden	Gebruikers beantwoorden vragen of werken aan opdrachten en slaan gegevens op. Deze gegevens dienen een educatief doel. Docenten met een account hebben inzage in antwoorden van leerlingen binnen hun organisatie.
Gezondheidsgegevens	In een onderdeel van de Talentenmap worden gezondheidgegevens opgevraagd die het leren van de leerling kunnen belemmeren. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het kiezen van een passend vakkenprofiel en/of een passende vervolgopleiding en hebben daarmee betrekking op het welzijn van de betrokkene. Deze gegevens vallen onder Artikel 19 Vrijstellingsbesluit Wbp, paragraaf 5

E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:

Persoonsgegevens worden door Talenteon verwerkt binnen Nederland. Een overzicht van de plaats van opslag en verwerkingen door subbewerkers die worden ingeschakeld door Talenteon treft u hieronder.

F. Subverwerkers

Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

Naam	Omschrijving	Land van opslag en verwerking
True BV	hostingpartij	Nederland

G. Contactgegevens

Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: Talenteon, Xxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, 085-3012041.

Ook kunt u terecht op onze website: xxx.xxxxxxxxx.xx

G. Versie

Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 3 januari 2019.

BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7 Verwerkersovereenkomst

I. Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de Verwerking van Persoonsgegevens.

Verwerker hanteert een autorisatiebeleid om te bepalen wie toegang moet hebben tot welke gegevens. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

a. (groepen van) medewerkers die toegang hebben tot welke Persoonsgegevens:

• Medewerkers van de klantenservice en helpdesk hebben toegang tot licentie informatie op schoolniveau en inzage van licentie informatie op niveau van de onderwijsdeelnemer. Medewerkers van de helpdesk, klantenservice en trainers hebben toegang tot individuele gebruikersgegevens en/of (tussen‐)resultaten om op onderwijsdeelnemer/eindgebruiker niveau te helpen met het koppelen van licenties of ondersteuning te bieden bij het gebruik.

• Analisten/deskundigen op het gebied van ontwikkeling van lesmateriaal en/of onderzoek hebben toegang tot resultaten van gebruik van leermiddelen.

• IT ‐beheerders hebben toegang tot de databases.

b. handelingen die deze medewerkers uitvoeren met de Persoonsgegevens:

• Administratieve handelingen in het kader van de werking van leermiddelen en licenties;

• Ondersteuning van de eindgebruiker

• Analyse van het lesmateriaal, gericht op verbetering van het materiaal, ontwikkeling en optimalisatie van lesmateriaal, opsporing en verbetering van fouten in de werking van het digitale leermiddel, analyse en onderzoek m.b.t. studiekeuze- en loopbaanoriëntatie;

• Handelingen m.b.t. de beveiliging, continuïteit en optimalisatie van ICT-systemen.

II. Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking

Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen

• Talenteon heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.

• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.

• Talenteon heeft een procedure opgesteld voor communicatie bij informatiebeveiligingsincidenten

• Ontwikkelingen in het veld van privacy en security worden gevolgd. Hieronder valt ook bijvoorbeeld: de AVG, de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens, en de Europese Verordening Dataprotectie, en betrokkenheid bij de GEU rondom het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen.

• Talenteon heeft een geautomatiseerde procedure voor het vernietigen van gebruikeraccounts met alle bijbehorende gebruikergegevens. Bij het aanmaken van een gebruikeraccount wordt een account einddatum ingesteld gebaseerd op de duur van de overeenkomst plus drie maanden. Vier maanden voor de einddatum van een account wordt de gebruiker en/of school geattendeerd op het aanstaande einde van het account. Bij uitblijven van een verlening wordt het account automatisch verwijderd. Bijbehorende antwoorden en gegevens van het gebruikeraccount worden eveneens automatisch vernietigd of geanonimiseerd bewaard.

• Backups worden bewaard door de hostingpartij in een adequate beveiligde ruimte en alleen gebruikt om bij calamiteiten de levering van Aprendis te garanderen. Eventuele persoonsgegevens in backups blijven bestaan totdat de backups worden gerecycled. De maximale termijn van het recyclen van een backup bedraagt 1 jaar.

Medewerkers

• Met medewerkers zijn geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.

• Talenteon stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.

• Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan noodzakelijk is voor hun functie.

Beveiliging en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie

• Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in een gesloten, fysiek beveiligde omgeving met bescherming tegen bedreigingen van buitenaf.

• Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op apparatuur waarbij maatregelen zijn

genomen om de apparatuur fysiek te beveiligen en de continuïteit van de dienstverlening

te verzekeren.

• Er worden dagelijks backups gemaakt ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening. Deze backups worden vertrouwelijk behandeld en bewaard in een gesloten omgeving.

• De netwerkomgeving waarbinnen gegevens worden verwerkt is strikt beveiligd.

Daarbij

worden verkeersstromen gescheiden en zijn maatregelen geïmplementeerd tegen misbruik en aanvallen.

• De omgeving waarbinnen persoonsgegevens worden verwerkt wordt gemonitord.

• Er wordt voor inlogprocessen gebruikgemaakt van versleutelde verbindingen. De uitwisseling van persoonsgegevens aan derden in opdracht van de onderwijsinstelling vindt versleuteld plaats

• De netwerkomgeving waarbinnen gegevens worden verwerkt is beveiligd door o.m. proxy’s en

firewalls. Daarbij worden maatregelen geïmplementeerd tegen misbruik en aanvallen.

III. Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de Onderwijsinstelling.

De systemen van Talenteon worden jaarlijks gecontroleerd op veiligheid door een externe partij. Daarnaast voorziet het beveiligingsbeleid van Talenteon in interne processen om kwetsbaarheden te identificeren.

Rapportage

Talenteon rapporteert periodiek met een frequentie van tenminste één maal per jaar, uiterlijk in juli aan SCOPE Scholengroep over de door Talenteon genomen maatregelen aangaande de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en eventuele aandachtspunten daarin. Dit rapport wordt per e-mail verstuurd aan

xxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. In het geval u beveiligingsrisico’s constateert, dan verzoeken wij u contact op te nemen met Talenteon via 085-3012041

Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging

In het geval er een datalek en/of incident met betrekking tot beveiliging is geconstateerd, wordt er, binnen 24 uur na constatering, telefonisch en/of per e-mail contact opgenomen met de onderwijsinstelling.

De volgende informatie zal worden gedeeld in geval van een incident:

• Datum en tijdstip constatering

• Samenvatting incident

• Kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens)

• De oorzaak van het beveiligingsincident;

• De maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen;

• Benoemen van betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de mate waarin;

• De omvang van de groep betrokkenen;

• Het soort gegevens dat door het incident wordt getroffen (met name bijzondere gegevens, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties);

• De wijze waarop monitoring en identificatie van incidenten plaatsvindt;

• Tenzij anders overeengekomen, verzorgt Verantwoordelijke een eventuele melding aan de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

Versie

Deze bijlage is voor het laatst bijgewerkt op 3 januari 2019.

Deze Beveiligingsbijlage maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0, een initiatief van de PO-Raad, VO- raad, MBO Raad de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u hier: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.