VRIJWILLIGERSHANDLEIDING
VRIJWILLIGERSHANDLEIDING
sc Heerenveen
INHOUD
Inleiding 2
Definities en fiscale regels 3
2.1 Definitie vrijwilliger 3
2.2 Vrijwilliger of werknemer 3
Wat kun jij van ons verwachten? 5
3.1 Algemeen 5
3.2 Feesten en jubilea 5
3.3 Vrijwilligersvereniging 6
3.4 Vrijwilligerscoördinator 6
3.5 Afdelingen 7
3.6 Informatievoorziening 8
3.7 Verzekering en RI&E 8
3.8 Xxxxxxxxxxxxxxxx 0
Wat wij van jou verwachten? 10
4.2 Registratie vrijwilligers 10
4.3 Werkvoorschriften 11
4.4 Overige verwachtingen 11
4.5 Ziekte en vakantie 11
4.6 Verklaring omtrent gedrag (VOG) 12
Tenslotte 13
INLEIDING
sc Heerenveen heeft een hele schare vrijwilligers achter zich staan. De club heeft zelfs de grootste vrijwilligersorganisatie van alle voetbalclubs in het Nederlandse betaald voetbal. Onze vrijwilligers vormen de basis van onze club. Omdat zoveel vrijwilligers zich inzetten voor sc Heerenveen heeft de club een handleiding opgesteld. Daarin staat wat jij van de organisatie sc Heerenveen mag verwachten en wat de organisatie van jou mag verwachten.
Vrijwilligers worden door de hele organisatie en voor vele werkzaamheden ingezet. Vooral tijdens de thuiswedstrijden in het Xxx Xxxxxxx stadion zijn vele vrijwilligers actief. Van de stewards, verreweg de grootste groep, tot de vrijwilligers die in
de rust het veld prepareren. Maar ook buiten de thuiswedstrijden om zijn vele vrijwilligers actief.
Definities vrijwilliger
Maar wanneer ben je precies vrijwilliger bij sc Heerenveen? In de vrijwilligershandleiding hanteren wij voor het begrip vrijwilliger onze eigen definitie en de definitie van de Belastingdienst. Deze laatste is van belang omdat de Belastingdienst strikte regels kent waaraan wij ons, als professionele organisatie, dienen te houden. In hoofdstuk 2 gaan we hier uitvoerig op in. In hoofdstuk 3
en 4 gaan we in op wat jij als vrijwilliger van sc Heerenveen kan verwachten en andersom.
De vrijwilligershandleiding begint enigszins formeel en theoretisch, maar het is goed dat vooraf duidelijk is hoe en waarom sc Heerenveen zo werkt. Uiteraard zijn wij altijd bereid om uw vragen te beantwoorden als je vragen hebt na het doorlezen van de handleiding.
Maart 2021
Bestuur sc Heerenveen
DEFINITIES EN FISCALE REGELS
2.1 Definitie vrijwilliger
Een vrijwilliger is iemand die uit vrije wil en onbetaald werkzaamheden verricht.
Zijn of haar motivatie om als vrijwilliger actief te zijn voor sc Heerenveen kan verschillend zijn, maar de verbondenheid met de club en de onderlinge verbondenheid is een gezamenlijke overeenkomst.
De werkzaamheden van een vrijwilliger worden aangeduid als vrijwilligerswerk. Vrijwilligerswerk is het geheel van activiteiten:
• die op vrijwillige basis worden uitgevoerd,
• zonder een financiële beloning,
• in georganiseerd verband,
• met een maatschappelijk doel en voor anderen.
In bovenstaande komt naar voren dat het onbetaald is, maar dat in sommige gevallen wel een onkostenvergoeding mogelijk is. Hier komt dan de Belastingdienst om de hoek kijken.
Volgens de Belastingdienst is een vrijwilliger “iemand die niet in fictieve dienstbetrekking is en die niet ‘bij wijze van beroep’ werkt voor een van de volgende organisaties”:
• een organisatie die geen aangifte vennootschapsbelasting hoeft te doen;
• een sportorganisatie;
• een algemeen nut beogende instelling (ANBI).
Bij een sportorganisatie en een ANBI zijn de rechtsvorm en het wel of niet hoeven doen van aangifte vennootschapsbelasting niet van belang. Dankzij deze uitzondering kan sc Heerenveen, als besloten vennootschap en belastingplichtige voor de vennootschapsbelasting, toch vrijwilligers inzetten. Gelukkig wel, want zoals in de inleiding al is
aangegeven, vormen de vrijwilligers de basis van onze club.
VRIJWILLIGERS ZIJN DE BASIS VAN ONZE CLUB
4 vrijwilligershandleiding sc Heerenveen
2.2 Vrijwilliger of werknemer
Een belangrijk kenmerk van een vrijwilliger is dat hij of zij onbetaald werk doet en dat een eventuele (onkosten)vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk. Is dit wel het geval en is degene aan wie deze vergoeding wordt betaald aan te
xxxxxx als een werknemer, dan gelden namelijk de normale regels voor de loonheffing.
Als sc Heerenveen willen wij te allen tijde voorkomen dat wij loonheffing en andere heffingen moeten inhouden over jouw onkostenvergoedingen. De hoogte van het bedrag is van belang, maar óók de vraag of iemand is aan te merken als een werknemer. Dit laatste is het geval als er sprake is van een zogenaamde dienstbetrekking.
In het algemeen is er sprake van een dienstbetrekking als:
• de arbeidsrelatie gebaseerd is op een overeenkomst, schriftelijk, mondeling of stilzwijgend en,
• er sprake is van een gezagsverhouding en,
• er persoonlijke arbeid wordt verricht.
Bij de uitvoering van bepaalde werkzaamheden door bepaalde vrijwilligers is al snel sprake van een gezagsverhouding. Immers, de organisatie van bijvoorbeeld een thuiswedstrijd of een evenement is aan vele regels gebonden vanuit
veiligheidsoogpunt (gezagsverhouding).
Deze regels kunnen inhouden dat een vrijwilliger een bepaalde cursus of opleiding moet hebben afgerond of over de nodige ervaring moet
beschikken. Daardoor kan bijvoorbeeld een steward niet zomaar door een andere persoon vervangen worden (persoonlijke arbeid). De meeste vrijwilligers zijn al zolang bij de club betrokken dat de wetgever en/of de Belastingdienst hier misschien wel
een stilzwijgende en mondelinge overeenkomst in ziet.
De Belastingdienst heeft dit ingezien en heeft daarom normen gesteld aan de (vrijwilligers)vergoeding. Als sc Heerenveen zich houdt aan deze
Kijk voor meer informatie op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/ wps/wcm/connect/bldcontentnl/ belastingdienst/prive/werk_en_ inkomen/werken/werken-als- vrijwilliger.
normen, dan is er altijd sprake van een vrijwilligersvergoeding en is de heffing van loonheffing, inkomstenbelasting en mogelijk andere inhoudingen nooit een discussie. Hier heeft sc Heerenveen baat bij, maar ook de vrijwilliger. Ook jij zit niet te wachten op discussies met de Belastingdienst.
vrijwilligershandleiding sc Heerenveen 5
WAT KUN JIJ VAN ONS VERWACHTEN?
3.1 Algemeen
Onbetaald werk betekent nog niet dat je onkosten moet maken voor jouw vrijwillige werkzaamheden. Onkosten, mits noodzakelijk voor de uitvoering van jouw werkzaamheden, worden altijd vergoed door sc Heerenveen. Maar om te voorkomen dat je allerlei bonnetjes moet bewaren en/of elke kilometer moet registreren of iets dergelijks, is de vrijwilligersvergoeding door de Belastingdienst ingevoerd en wordt deze als zodanig uitgevoerd door sc Heerenveen. Om het jou gemakkelijker te maken.
Bij sc Heerenveen werken we op de volgende manier:
Xxx je jonger dan 23 jaar? Je ontvangt dan maximaal € 2,50 per uur met een maximum van € 15,- per activiteit.
Xxx je 23 jaar of ouder? Je ontvangt dan maximaal € 4,50 per uur met een maximum van € 15,- per activiteit.
Daarnaast ontvang je maximaal € 125,- per maand en niet meer dan € 1500,- per jaar.
Voor vrijwilligers die een bijstandsuitkering ontvangen geldt een aangepaste maximale vergoeding.
Vindt de gemeente het noodzakelijk in het kader van re-integratie dat er meer wordt uitbetaald, dan is dit mogelijk.
Hiervoor is dan wel een schriftelijke verklaring van de gemeente nodig.
Bij sc Heerenveen heb je een contactpersoon. De contactpersoon is de betaalde functionaris van sc
Heerenveen waarmee xxx samenwerkt of waarvoor je werkzaamheden uitvoert en die (eind)verantwoordelijk is voor de inzet van de vrijwilliger.
sc Heerenveen is jou, als vrijwilliger, zeer erkentelijk. Naast onze waardering biedt sc Heerenveen zijn vrijwilligers een gemeenschap: jij bent immers onderdeel van de voetbalclub sc Heerenveen waar jij fan van bent.
Daarnaast ben je op jouw eigen manier en op jouw eigen wijze dienstbaar
aan de maatschappij. Je verricht jouw vrijwilligerswerk in een prettige, veilige, stimulerende en professionele omgeving.
3.2 Feesten en jubilea
sc Heerenveen wil zijn waardering laten blijken door twee keer per jaar een evenement voor jou en alle
andere vrijwilligers te organiseren: een inloopborrel in december en tegen het einde van het seizoen een afsluitend vrijwilligersfeest. Dit feest wordt voor jou als vrijwilliger georganiseerd, maar ook anderen die dag en nacht klaar staan voor sc Heerenveen worden hiervoor uitgenodigd. Immers, met zijn allen maken wij de club.
Aan de gebruikelijke jubilea, zoals bijvoorbeeld verjaardagen, maar ook bij ziekte, zwangerschap en/of andere privéomstandigheden wordt aandacht besteed. Als je 12,5 jaar, 25 jaar of zelfs 40 jaar vrijwilliger bent geweest dan ontvang je een mooie verrassing.
6 vrijwilligershandleiding sc Heerenveen
3.3 Vrijwilligersvereniging
Voor de vrijwilligers is speciaal een vereniging opgericht:
Vrijwilligersvereniging sc Heerenveen. Deze vereniging heeft een eigen bestuur en is volledig zelfstandig ten opzichte van sc Heerenveen.
De vereniging heeft als doel:
• het vormen van een platform voor de vrijwilligers die zich inzetten voor de betaaldvoetbalorganisatie sc Heerenveen;
• het vormen van de (onderlinge) samenwerking tussen de vrijwilligers en de betaaldvoetbalorganisatie
sc Heerenveen.
Vrijwilligerszijnbijinschrijving automatischlidvande vrijwilligersverenigingvansc Heerenveen. Je voert de vrijwilligerswerkzaamheden uit voor sc Heerenveen en sc Heerenveen betaalt de onkostenvergoedingen uit.
De vereniging is er uitsluitend om jouw belangen te vertegenwoordigen. Het belangrijkste medium hiervoor
is de mogelijkheid om middels verkiezingen, georganiseerd door de vereniging, een kandidaat te kiezen die zitting neemt in het bestuur van Stichting Sportclub Heerenveen. De stichting is de aandeelhouder van s.c. Heerenveen Holding B.V. die op zijn beurt weer de aandelen houdt van S.C. Heerenveen B.V. (het ‘voetbalbedrijf’), zijnde de organisatie waarvoor jij vrijwilligerswerkzaamheden verricht.
Als vrijwilliger heb je geen invloed op de bedrijfsvoering van sc Heerenveen, maar middels de vereniging heb je wel
3.4 Vrijwilligerscoördinator
De vrijwilligerscoördinator is degene die de verbinding verzorgt tussen sc Heerenveen en de vrijwilligersvereniging. Hij of zij is in dienst van de club, maar verleent
namens sc Heerenveen ondersteuning in het vrijwilligersbeleid: zowel naar de betaalde (professionele) organisatie alsmede naar de onbetaalde (vrijwilligers)organisatie toe.
De vrijwilligerscoördinatie is niet betrokken bij de operationele aansturing van de werkzaamheden van de vrijwilligers, maar geeft uitvoering aan het vrijwilligersbeleid, de ondersteuning en de zorg van alle vrijwilligers die actief zijn voor sc Heerenveen.
een verenigde stem.
vrijwilligershandleiding sc Heerenveen 7
3.5 Afdelingen
Iedere vrijwilliger is belangrijk voor sc Heerenveen. Voor een praktische uitvoering zijn de vrijwilligers verdeeld over de verschillende afdelingen bij sc Heerenveen. Elke afdeling heeft een afdelingshoofd en hij of zij is het contactpersoon voor jou als vrijwilliger bij de club. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de afhandeling van de uitbetaling van jouw vrijwilligersvergoeding.
We onderscheiden binnen sc Heerenveen de volgende afdelingen:
Voetbalafdeling
Hieronder vallen alle vrijwilligers die actief zijn binnen onze jeugdopleiding. Hierbij kun je denken aan gastouders, chauffeurs, teammanagers.
Veiligheidsafdeling
Hieronder valt de stewardorganisatie en andere vrijwilligers die betrokken zijn bij de wedstrijdorganisatie.
Facilitaire afdeling
Hieronder vallen de vrijwilligers die actief zijn op facilitair gebied. Denk hierbij aan schoonmakers van het stadion, maar ook de vrijwilligers van het veldonderhoud.
Commerciële afdeling
Hieronder vallen alle vrijwilligers die actief zijn op commercieel gebied. Ook de vrijwilligers die zelfstandig verenigd zijn onder Aktie ’67 vallen onder commerciële zaken.
Kidsclub
Hieronder vallen alle vrijwilligers die actief zijn op het gebied van jeugdactiviteiten.
Maatschappelijke afdeling (MVO)
Hieronder vallen alle vrijwilligers die actief zijn op maatschappelijk gebied.
Naast de in de bovenstaande lijst genoemde functies zijn er nog vele werkzaamheden, al dan niet gevormd tot een functie, denkbaar van mensen die niet direct werkzaamheden verrichten voor sc Heerenveen en daarom ook buiten de definitie en dus buiten de vrijwilligershandleiding vallen, maar wel van toegevoegde waarde zijn. Te denken valt aan bijvoorbeeld de actieve leden van de supportersverenigingen FeanFan en Nieuw Noord tijdens wedstrijden of de commerciële inspanningen van de bestuursleden van de OSSH.
Omdat bovenstaande lijst niet-limitatief is, is aanvulling mogelijk als kan worden aangetoond dat de werkzaamheden nadrukkelijk, structureel en duurzaam voor sc Heerenveen zijn en geheel vrijwillig worden uitgevoerd.
De vrijwilligers van Aktie’67 die zelfstandig verenigd zijn binnen de vereniging Aktie’67 vallen ook onder het algemene beleid van sc Heerenveen.
8 vrijwilligershandleiding sc Heerenveen
3.6 Informatievoorziening
Minimaal viermaal per jaar wordt een algemene vrijwilligersnieuwsbrief aan jou verstuurd. Hiermee ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Daarnaast heeft
de site van sc Heerenveen een eigen vrijwilligersomgeving (www. xx-xxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxxx/
vrijwilligers) en ontvang je de officiële persberichten, zodat je niets hoeft
te missen. Daarnaast heb je recht op functionele informatie die nodig is om jouw werkzaamheden goed uit te voeren. Deze informatievoorziening loopt via jouw contactpersoon.
3.7 Verzekering en RI&E
sc Heerenveen streeft ernaar dat xxx xxxx werkzaamheden in een veilige omgeving kunt uitvoeren. Naast een professionele organisatie en een professionele omgeving waarin jij werkt en aan meewerkt, worden aan bepaalde typen vrijwilligersfuncties ook cursussen of opleidingen aangeboden of zelfs verplicht gesteld.
Verzekeringen
Mocht er om wat voor reden toch schade ontstaan dan heeft sc Heerenveen een
collectieve ongevallenverzekering ‘vrijwilligers’ afgesloten.
Daarnaast kent sc Heerenveen een aansprakelijkheidsverzekering met betrekking tot werkgeversaansprakelijkheid en voor schade die vrijwilligers onder ‘werktijd’ veroorzaken aan derden.
Het vrijwilligerswerk is onderdeel van het Risico Inventarisatie & Evaluatie- plan dat periodiek door sc Heerenveen wordt geëvalueerd volgens de hiervoor geldende wet- en regelgeving.
3.8 Leeftijdsgrenzen
sc Heerenveen kent, behoudens voor stewards, in principe geen leeftijdsgrenzen voor vrijwilligers. Wel worden de grenzen gehanteerd zoals deze ook blijken uit wet- en
regelgeving: kinderen van 13 tot en met 15 jaar mogen lichte en eenvoudige werkzaamheden uitvoeren, jongeren van 16 en 17 jaar mogen iets zwaardere werkzaamheden uitvoeren zonder gevaar of gevaarlijke stoffen. Vanaf
18 jaar is er in principe geen beperking meer.
Ook is alleen voor stewards een maximumleeftijd ingesteld omdat de aard van de werkzaamheden hierom vraagt.
• Stewards buiten het Xxx Xxxxxxx stadion en verkeersregelaars:
18 tot en met 65 jaar
• Stewards binnen het Xxx Xxxxxxx stadion: 18 tot en met 70 jaar
vrijwilligershandleiding sc Heerenveen 9
WAT WIJ VAN JOU VERWACHTEN?
4.1 Algemeen
Kenmerkend voor een vrijwilliger is het ontbreken van een gezagsverhouding.
Een werknemer kent deze gezagsverhouding wel en kan hierop aangesproken en eventueel afgerekend worden. Bij een vrijwilliger kan dit niet. Dit betekent niet dat een vrijwilliger geen verantwoordelijkheden heeft.
Een vrijwilliger heeft verantwoordelijkheden en wij verwachten dan ook van jou dat je je inzet zoals met jou is afgesproken. Als betrokkenen willen we allemaal werken aan een beter sc Heerenveen en daar hoort het nakomen van afspraken bij.
4.2 Registratie vrijwilligers
Er zijn diverse wegen die kunnen leiden tot jouw registratie als
vrijwilliger. Hetzij via oproepen op onze internetsite of een ander medium,
op verzoek van een medewerker van sc Heerenveen, mogelijk via een andere vrijwilliger of wellicht omdat
je zelf hebt aangegeven dat je graag vrijwilliger wilt worden.
Na aanmelding vindt er altijd eerst een gesprek plaats tussen jou en jouw contactpersoon. Ook is het
mogelijk dat de vrijwilligerscoördinator hierbij aanwezig is, of dat een eerste kennismakingsgesprek met hem of haar wordt gevoerd.
Als beide partijen, jij en sc Heerenveen, tot samenwerking willen komen
dan zal een aantal administratieve handelingen verricht moeten worden, waaronder het invullen van het ‘Registratieformulier vrijwilligers’.
Deze en andere handelingen die je vooraf moet uitvoeren, worden jou uitgelegd door jouw contactpersoon binnen sc Heerenveen of door de vrijwilligerscoördinator.
Vervolgens word je opgenomen in de vrijwilligersdatabase. De gegevens in deze database worden gebruikt
voor het goed laten functioneren van het vrijwilligersbeleid en zullen nooit gebruikt worden voor en door derden, tenzij dit vooraf met jou schriftelijk
is overeengekomen. Uiteraard zullen wij eventueel wel gegevens moeten verstrekken aan door de overheid aangewezen controleambtenaren.
Als je besluit, om wat voor reden dan ook, te stoppen met vrijwilligerswerk dan willen wij je vragen om dit tijdig kenbaar te maken zodat sc Heerenveen naar vervanging kan zoeken en het
een en ander administratief kan afhandelen. Door het ontbreken van een overeenkomst tussen jou als vrijwilliger en sc Heerenveen (een van de kenmerken van een vrijwilliger), kan sc Heerenveen geen opzegtermijn hanteren.
Wij willen je daarom wel vragen om zo mogelijk uiterlijk vier weken voordat je wilt stoppen, dit kenbaar te maken aan jouw contactpersoon.
10 vrijwilligershandleiding sc Heerenveen
4.3 Werkvoorschriften
Bepaalde typen vrijwilligersfuncties, waaronder stewards, dienen zich te houden aan allerlei (veiligheids)voorschriften, ingesteld door bijvoorbeeld de overheid, de KNVB, sc Heerenveen en/of anderen. Voor deze, maar ook andere vrijwilligers, zijn handboeken, draaiboeken en protocollen beschikbaar die je ontvangt voor een correcte en veilige uitvoering van jouw vrijwilligerswerk.Eventuele cursussen en opleidingen kunnen als onderdeel van het vrijwilligerswerk ook verplicht worden gesteld vanuit sc Heerenveen.
vrijwilligershandleiding sc Heerenveen 11
4.4 Overige verwachtingen
Voor alle vrijwilligers geldt dat zij zich gedragen naar wat de maatschappij als ‘normaal’ beschouwd en wat
past binnen de fatsoensnormen van sc Heerenveen. Als vrijwilliger ben je een visitekaartje van sc Heerenveen. Naast representatief gedrag past ook representatieve kleding en andere uitingen. Hierbij is de eigen
verantwoordelijkheid van de vrijwilliger van groot belang.
Sommige typen vrijwilligersfuncties, waaronder stewards en rondleiders, vragen om specifieke kleding die daarom beschikbaar wordt gesteld door sc Heerenveen en ook eigendom blijft van sc Heerenveen. Deze beschikbaar gestelde kleding is duidelijk herkenbaar en past binnen de fiscale regels ten aanzien van bijvoorbeeld de grootte van de logo’s. Hiermee is dus geen sprake van een verstrekking.
Jouw contactpersoon, eventueel ondersteund door de vrijwilligerscoördinator, is
verantwoordelijk voor het correct nakomen van de in dit hoofdstuk beschreven verwachtingen, maar ook voor de andere zaken zoals in de vrijwilligershandleiding benoemd. Als dit leidt tot een tegengesteld belang met jou dan bestaat de mogelijkheid dat je je wendt tot de
vrijwilligersvereniging. Natuurlijk blijf je altijd zelf verantwoordelijk voor je eigen daden.
4.5 Ziekte en vakantie
Bij ziekte, vakantie of een andere geplande afwezigheid willen wij je vragen om dit tijdig door te geven aan jouw contactpersoon. Bij een ongeplande afwezigheid graag zo spoedig mogelijk, zodra je in de gelegenheid bent.
4.6 Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Voor iedere vrijwilliger die actief is met of werkt in de nabijheid van jeugd(spelers), zijnde kinderen jonger dan 18 jaar, wordt verzocht om een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat jouw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. In overleg met jouw contactpersoon wordt deze
VOG aangevraagd en deze zal ook door de club worden vergoedt.
Een vrijwilliger krijgt in ieder geval een VOG als hij of zij geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor de betreffende functie. Meer informatie kun je vinden op de site van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Voor stewards vraagt sc Heerenveen, nadat zij de opleiding hebben doorlopen en door de KNVB zijn gecertificeerd, een zogenaamde ‘oranje pas’ aan bij de politie. Voordat de politie deze pas verstrekt vindt ook eerst een screening plaats door de politie.
12 vrijwilligershandleiding sc Heerenveen
Tenslotte
Op basis van de vrijwilligershandleiding is de vraag gerechtvaardigd of al deze tekst nodig is. Jij wilt immers jouw club, sc Heerenveen, gewoon ondersteunen en lekker bezig zijn. Met deze handleiding poogt sc Heerenveen uitvoering te geven vanuit zijn positie en verantwoordelijkheid.
Natuurlijk is niet alles te vatten in één document en ook deze handleiding zal van tijd tot tijd aangepast moeten worden aan nieuwe feiten en omstandigheden of gewoon omdat verbeteringen nodig zijn. Iedere aanvulling of aanpassing van jouw kant is dan ook welkom.
Met z’n allen moeten wij uitvoering geven aan het vrijwilligersbeleid en daar ben jij en is deze handleiding onderdeel van. Heel veel succes en vooral plezier gewenst met jouw vrijwilligers.
Tige tank.