Contract
1. Algemeen
In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereen- komst onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: VITALI & VAN DE GRAAF ADMINISTRATIE- EN BELASTINGADVISEURS B.V. statutair gevestigd te Egmond aan den Hoef en kantoorhoudende aan Xxxxxxxxx 00 te 1934 RA Egmond aan den Hoef en alle aan gelieerde entiteiten.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Opdrachtnemer: VITALI & VAN DE GRAAF ADMINISTRATIE- EN BELASTINGADVISEURS B.V. statutair gevestigd te Egmond aan den Hoef en kantoorhoudende aan de Mosselaan 69 te 1934 RA Egmond aan den Hoef en alle aan gelieerde entiteiten.
1.6 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.7 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
1.8 Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
1.9 Subverwerker: degene die de Verwerker bijstaat in de Verwerking van Persoonsgegevens;
2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst
2.1 Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de
verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
2.5 Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.
3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.
4. Geheimhouding
4.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
5. Geen verdere verstrekking
5.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.
6. Beveiligingsmaatregelen
6.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
6.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6.3 De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
7. Toezicht op naleving
7.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub- verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
7.2 Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid
1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:
7.3.1 alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;
7.3.2 toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.
7.4 Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.
8. Datalek
8.1 Zo spoedig mogelijk nadat Xxxxxxxxx kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
8.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.
9. Sub-verwerkers
9.1 Verantwoordelijke geeft toestemming voor het gebruik van Subverwerker(s) die door Verwerker worden ingeschakeld voor het verlenen van de Diensten. Verantwoordelijke verleent zijn goedkeuring voor de Subverwerker(s) zoals gespecifieerd op xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/.
9.2 In het geval dat Verwerker voornemens is nieuwe of meer Subverwerkers in te schakelen, zorgt Verwerker ervoor dat xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/ geupdate wordt. Verantwoordelijke zorgt voor periodieke raadpleging van xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/. Indien Verantwoordelijke redelijke grond heeft om bezwaar te maken tegen het gebruik van nieuwe of meer Subverwerkers, dient Verantwoordelijke Verwerker daarvan onmiddellijk schriftelijk binnen 14 dagen na ontvangst van de Kennisgeving Subverwerker in kennis te stellen. In het geval dat Verantwoordelijke bezwaar maakt tegen een nieuwe of andere Subverwerker, en dat bezwaar niet onredelijk is, zal Verwerker redelijke inspanningen verrichten om wijzigingen in de Diensten beschikbaar te stellen aan Verantwoordelijke of een commercieel redelijke wijziging aan te bevelen in de configuratie van Verantwoordelijke of het gebruik door Verantwoordelijke van de Diensten ter voorkoming van Verwerking van Persoonsgegevens door de nieuwe of andere Subverwerker waartegen bezwaar is gemaakt, zonder Verantwoordelijke daarbij onredelijk te belasten. Indien Verwerker die wijziging niet binnen een redelijke termijn beschikbaar kan stellen, welke termijn niet meer zal bedragen dan zestig (60) dagen, mag Verantwoordelijke het getroffen deel van de Overeenkomst van Dienstverlening beëindigen, echter uitsluitend met betrekking tot die Diensten die niet door Verwerker kunnen worden verleend zonder het gebruik van de nieuwe of andere Subverwerker waartegen bezwaar is gemaakt door middel van schriftelijke kennisgeving aan Verwerker.
9.3 Verwerker legt dezelfde gegevensbeschermings- verplichting als genoemd in deze overeeenkomst contractueel op aan alle Subverwerkers. De overeenkomst
tussen Verwerker en Subverwerker biedt met name voldoende garanties voor doorvoering van de Technische en Organisatorische Beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in Annex 2, voor zover die Technische en Organisatorische Beveiligingsmaatregelen van belang zijn voor de door de Subverwerker verleende diensten.
9.4 Verwerker kiest de Subverwerker met de nodige zorg.
9.5 Indien zo'n Subverwerker zich bevindt in een Derde Land, zal Verwerker op schriftelijk verzoek van Verantwoordelijke, een EU-modelcontract (Verantwoordelijke > Verwerker) aangaan ten behoeve van Verantwoordelijke (op naam van Verantwoordelijke), krachtens Besluit 2010/87/EU. In dit geval instrueert en machtigt Verantwoordelijke Verwerker om Subverwerkers instructies te geven uit naam van Verantwoordelijke en om gebruik te maken van alle rechten van Verantwoordelijke jegens de Subverwerkers op basis van het EUmodelcontract.
9.6 Verwerker blijft aansprakelijk jegens Verantwoordelijke voor nakoming van de verplichtingen van Subverwerker, in het geval dat Subverwerker zijn verplichtingen niet nakomt. Verwerker is echter niet aansprakelijk voor schade en vorderingen voortvloeiend uit instructies van Verantwoordelijke aan Subverwerkers.
10. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen
10.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
10.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
10.3 Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.
10.4 Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.
11. Duur en beëindiging
11.1 Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Xxxxxxxxx de opdracht heeft van Xxxxxxxxxxxxxxxxx om Xxxxxxxx te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van
Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.
11.2 Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
11.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.
11.4 Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 11 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
11.5 De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.
11.6 Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 11 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.
12. Nietigheid
12.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.
13. Toepasselijk recht en forumkeuze
13.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn vestigingsplaats heeft.
ANNEX 1 GEGEVENS EN DOELEINDEN
Gegevens
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waar- onder maar niet uitsluitend, kunnen vallen salarisadministratie en financiële verslaglegging:
1. Naam (initialen, achternaam)
2. Telefoonnummer
3. E-mailadres
4. Geboortedatum
5. Woonplaats
6. Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
7. Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
8. NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke
In het kader van personeelsadministratie:
9. Betaalgegevens
10. Salarisgegevens
11. Contractgegevens
12. Fiscale gegevens
13. Pensioengegevens
14. Partner gegevens, waaronder BSN van partner
15. Kinder(en) gegevens, waaronder BSN van kind(eren)
16. Opleidings- en beroepsgegevens
17. Functionering en beoordeling gegevens
18. Verlof- en verzuimgegevens
19. Lease gegevens
Doeleinden
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:
1. De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Xxxxxxxxxxxxxxxxx een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
2. het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel Subverwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
3. het gegevens- en technische beheer, ook door een Sub- verwerker;
4. de hosting, ook door een Subverwerker.
Categorieën van betrokkenen
De Gegevens die verwerkt worden betreffende volgende categorieën van betrokkenen:
1. Werknemers van Verantwoordelijke
2. Klanten van Verantwoordelijke
ANNEX 2 BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Beveiligingsmaatregelen
De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:
• Een procedure voor back-up en herstel
• De netwerkverbindingen zijn beveiligd
• Toegangscontrole door middel van persoonlijke toegangscode en wachtwoorden en tweestapsverificatie.
• Controle van toegang tot de persoonsgegevens door middel van logbestand van aanmelden
• Bevoegdheden zijn toegewezen aan beperkte personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast
• Geïmplementeerd beveiligingsbeleid (incl. periodieke controle en implementatie van wijzigingen hierop)
• Verklaring van geheimhouding in contracten
• Camera toezicht zowel binnen als buiten
• Subverwerkersovereenkomst met derden