Vlaamse overheid

	Voorafgaande opmerkingen	O.a. de eventuele afwijkingen op de uitvoeringsregels en informatie over vragen en inlichtingen bij de opdrachtdocumenten.
1	Voorwerp van de opdracht	De beknopte omschrijving van de opdracht met de voornaamste aandachtspunten, en de relevante (wettelijke) bepalingen en documenten.
2.1 – 2.2	Aanbestedende overheid Plaatsingsprocedure	Informatie over de aanbestedende overheid en de plaatsingsprocedure die toegepast wordt.
2.3	Voorwaarden voor selectie	De voorwaarden waar de inschrijver aan dient te voldoen om in aanmerking te komen voor deze opdracht. Dit bevat o.m. de selectiecriteria.
2.4	Gunningscriteria	De gunningscriteria die de aanbestedende overheid zal hanteren om tot de keuze van de economisch meest voordelige offerte te komen.
2.5	Opmaak van de offerte	Een overzicht van de in te dienen stukken en o.m. de elementen die van belang zijn voor opmaak van de offerteprijzen.
2.6	Indiening van de offerte	De regels voor een tijdige en correcte indiening van de offerte, en hoe deze moet ondertekend zijn.
3	Technische voorschriften	De omschrijving van de prestaties die uitgevoerd moeten worden in het kader van deze opdracht.
4	Uitvoering	De uitvoeringsregels voor deze opdracht, waaronder de borgstelling, de betaling van de prestaties, sancties en oplevering.

DEFINITIES

Voor de toepassing van de administratieve bepalingen wordt in de opdrachtdocumenten verstaan onder:

• de aanbestedende overheid: de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap, waarvan de administratieve entiteiten deel uitmaken die overeenkomstig 2.1 belast zijn met enerzijds de opvolging van de plaatsingsprocedure (het agentschap Facilitair Bedrijf), en anderzijds de opvolging van de raamovereenkomsten (het agentschap Facilitair Bedrijf en het Agentschap Audit Vlaanderen) overeenkomstig de taakverdeling voor leiding en toezicht (zie 1.2.3).

• de inschrijver: de onderneming die een offerte indient voor dit bestek;

• de raamovereenkomst: de overeenkomst tussen de aanbestedende overheid en de deelnemer die tot stand komt middels de sluiting van deze opdracht. De raamovereenkomst legt de basisvoorwaarden vast voor alle bestellingen die door de respectievelijke bestellers op deze raamovereenkomst worden geplaatst;

Per perceel komt een aparte raamovereenkomst tot stand. Wanneer dit bestek verwijst naar ‘de raamovereenkomst’, worden hiermee de onderscheiden raamovereenkomsten per perceel bedoeld. Elke bepaling is individueel van toepassing op de afzonderlijke raamovereenkomsten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

• de besteller: elke entiteit die een bestelling plaatst op de raamovereenkomst;

• een bestelling: een op de raamovereenkomst gebaseerde opdracht die door een besteller op de raamovereenkomst wordt geplaatst. De plaatsing van de opdracht op de raamovereenkomst geschiedt d.m.v. een bestelbrief in geval van toepassing van de cascade of in geval van rechtstreekse toewijzing, of d.m.v. de sluitingsbrief in geval van toepassing van de mini-competitie.

• de deelnemer: de inschrijver met wie de raamovereenkomst zal gesloten worden en die in aanmerking komt voor de gunning van bestellingen;

• de opdrachtnemer/dienstverlener: de deelnemer aan wie een bestelling gegund wordt na toepassing van de regels voor de plaatsing van bestellingen (zie 4.2).

AFWIJKINGEN KB UITVOERING

De artikelen van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013 waarvan dit bestek afwijkt, zijn:

- Art. 25 – Borgtocht: in afwijking van art. 25 KB Uitvoering worden - niet tegenstaande deze raamovereenkomsten worden gegund aan meerdere deelnemers – borgtochten gesteld op het niveau van de raamovereenkomsten. Deze afwijking is ingegeven vanuit de verwachting dat heel wat bestellingen via de cascade aan de best geplaatste deelnemers zullen worden toegewezen. Om de administratieve lasten te verlagen wordt er van de 3 best gerangschikte deelnemers per perceel een borgtocht gevraagd die degressief daalt naargelang de rang van de deelnemer in de cascade. Indien een bestelling wordt toegewezen aan een deelnemer die geen borgtocht heeft gesteld op het niveau van de raamovereenkomst (bv. middels een mini- competitie), dan zal de borgtocht desgevallend op het niveau van de bestelling moeten gesteld worden.

- Art. 44 – In gebreke blijven en sancties: gelet op de specifieke context en werkmethoden die eigen zijn aan de auditsector en om de bestellers toe te laten om de deelnemers te bewegen tot een hoogwaardige en kwalitatieve uitvoering van de auditopdrachten, wordt een specifiek sanctioneringssysteem ingevoerd m.b.t. de rangschikking van de deelnemers in de cascade (zie punt 4.6.3). Het toepassen van de sancties bedoeld in dit sanctioneringssysteem vereist in afwijking van art. 44 KB Uitvoering geen voorafgaande ingebrekestelling of bijbehorende termijn voor verweer. Deze afwijking is nodig om de bestellers toe te laten op korte termijn en op daadkrachtige wijze op te treden tegen deelnemers die matig of slecht presteren of blijk geven van een verminderd engagement. Matig of slecht uitgevoerde audits brengen de geloofwaardigheid en de continuïteit van de auditwerkzaamheden in het gedrang, wat op zijn beurt gevolgen heeft voor de geloofwaardigheid van de Vlaamse overheid. Snel en adequaat optreden is dus van belang. Deze afwijking is tevens nodig omdat sommige redenen die aanleiding geven tot het toepassen van de sanctie (bijvoorbeeld het frequent afwijzen van bestellingen om capaciteitsredenen), geen tekortkomingen zijn in de zin van art. 44 KB Uitvoering, maar wel duidelijk wijzen op een verminderd engagement van de betrokken deelnemer en/of verminderde kwaliteit/geschiktheid t.o.v. initiële bepaling van de cascadevolgorde die de goede uitvoering van de raamovereenkomst in de weg staan. Een voorafgaande ingebrekestelling en bijbehorende termijn voor verweer zijn in het licht van deze sancties weinig relevant omdat de sanctie enkel wordt toegepast in geval sommige omstandigheden zich herhaaldelijk voordoen en tijdelijk is. Bovendien beschikt de deelnemer over de mogelijkheid om te reageren telkens nadat hij in kennis is gesteld dat een welbepaalde omstandigheid zich voordeed, i.e. telkens nadat er wordt overgegaan tot de volgende deelnemer in de cascade, dan wel de uitvoering als gebrekkig werd bevonden.

VRAGEN EN INLICHTINGEN BIJ DE OPDRACHTDOCUMENTEN

Er kunnen over deze opdracht vragen gesteld worden via onderstaande kanalen tot uiterlijk 15 dagen voor de ontvangst van de offertes:

1. Via mail: xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx.

Bij het indienen van de vragen dient het besteknummer als referentie vermeld te worden.

2. Via het forum op e-Notification: zie de pagina van de bekendmaking van deze opdracht op e-Notification, tabblad Forum.

Inschrijvers worden erop gewezen dat:

o men ingelogd moet zijn op e-Notification om het forum te gebruiken;

o het aangewezen is om geen gevoelige bedrijfsinformatie op te nemen in een vraag, omwille van de zichtbaarheid naar andere inschrijvers toe.

De relevante antwoorden worden op het forum op e-Notification geplaatst. Het forum is terug te vinden op de pagina van de bekendmaking van deze opdracht op e-Notification. Tussen het stellen van de vraag en het beantwoorden ervan kunnen enkele dagen verstrijken.

Belangrijk: e-Notification verstuurt geen automatische verwittiging per mail wanneer nieuwe antwoorden beschikbaar zijn op het forum. Check daarom regelmatig het forum!

Indien de antwoorden tevens een rectificatie inhouden op de opdrachtdocumenten, zal daarnaast een aangepaste versie van die opdrachtdocumenten en een terechtwijzend bericht gepubliceerd worden bij de aankondiging op e-Notification en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

De gepubliceerde antwoorden in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

INFORMATIEVERGADERING

Er wordt een informatievergadering voorzien op 19/9/2023 om 13u30. De vergadering gaat door op volgende locatie:

Xxxxxx Xxxxxxxxx-gebouw – vergaderzaal 01.04 – Transitielab Xxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxx

Volgende items zullen toegelicht worden op deze vergadering:

- De antwoorden op de vragen die ten laatste 7 dag(en) vooraf aan deze informatievergadering gesteld werden (i.e. 19/9/2023). Tijdens de informatievergadering worden geen bijkomende vragen beantwoord en worden er ook geen vragen meer aanvaard;

- Een toelichting van hoe men correct een offerte elektronisch kan indienen via e-procurement.

Aanwezigheid van de inschrijvers op deze vergadering wordt sterk aanbevolen.

De inschrijver wordt verzocht om op voorhand te laten weten dat hij zal deelnemen via mail op xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx. Gelieve het besteknummer als referentie te vermelden evenals het aantal deelnemers.

VOORWERP VAN DE OPDRACHT

1.1 BESCHRIJVING

CONTEXT

Het voorwerp van de opdracht bestaat uit het inzetten van personeelscapaciteit die geschikt is voor het ondersteunen bij de uitvoering van auditopdrachten of voor het volledig zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten. De dienstverleningsplaats kan zich hierbij zowel in het binnen- als in het buitenland bevinden. Daarnaast kunnen bestellers ook beroep doen op de raamovereenkomsten om algemeen (strategisch) advies inzake audit, interne organisatiebeheersing, risicomanagement en governance in te winnen en voor het geven van opleidingen rond deze thema’s.

Bestellers kunnen verzoeken om de inzet van profielen met een focus op audit-technische kennis (i.e. auditoren), evenals profielen met een focus op inhoudelijke kennis en ervaring m.b.t. een welbepaalde materie, welbepaald een bepaald thema en/of proces (i.e. consultants).

Een meer uitgebreide beschrijving is opgenomen in het hoofdstuk 3 .

TYPE OPDRACHT

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

De opdracht neemt de vorm aan van een raamovereenkomst in de zin van art. 2, 35° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 – zie 1.2 voor meer informatie.

Elke raamovereenkomst wordt gegund aan meerdere deelnemers voor zover er voldoende regelmatige offertes zijn (zie punt 1.2). Bestellingen worden vervolgens toegewezen op basis van rechtstreekse toewijzing, cascade of mini-competitie (zie punt 4.2)

De aanbestedende overheid treedt op als aankoopcentrale in de zin van art. 2, 6° van de Wet Overheidsopdrachten, en dit ten aanzien van de organisaties vermeld in 1.2.1 (de ‘bestellers’).

De diensten hebben betrekking op de CPV-codes: 79212000-3, Auditdiensten.

PERCELEN

De opdracht is opgedeeld in 6 percelen:

1/ Operationele en organisatie-audit bij de Vlaamse overheid of in een interbestuurlijke context 2/ Operationele en organisatie-audit bij de lokale besturen of in een interbestuurlijke context 3/ Forensische audits

4/ Quality Assurance Review (QAR) /Audit op Audit

5/ Controle- en auditondersteuning in het kader van de Europese subsidiestromen 6/ Audits in het buitenland

Onder punt 3.3. wordt verdere toelichting gegeven bij de verschillende percelen. De verdere regels voor het indienen van een offerte voor verschillende percelen vindt u onder 2.5.6 .

MAXIMALE WAARDE VAN DE OPDRACHT

Onverminderd de toepassing van artikel 38 en verder KB uitvoering, wordt de maximale waarde van de onderscheiden percelen (over de ganse looptijd) bepaald op:

- Perceel 1: 8.730.000 euro

- Perceel 2: 11.450.000 euro

- Perceel 3: 5.020.000 euro

- Perceel 4: 3.370.000 euro

- Perceel 5: 600.000 euro

- Perceel 6: 1.360.000 euro

De aanbestedende overheid wijst de inschrijvers erop dat bovenstaande maximale waardes geen weerspiegeling vormen van de meest realistische verwachte afname en bijgevolg geen indicatie vormen voor het offertebedrag waarmee kan worden ingeschreven. Het betreft daarentegen de maximale waarde van de raamovereenkomst, vastgesteld op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die binnen de raamovereenkomst kunnen worden geplaatst heen.

Om de omvang van de opdracht te kunnen controleren, zullen de uitgaven binnen de raamovereenkomst worden gemonitord en zullen indien nodig maatregelen worden genomen om te voorkomen dat de maximale waarde van de opdracht zou worden overschreden.

De maximale waarde van de opdracht kan herzien worden, naar aanleiding van wijzigingen tijdens de uitvoering. Dit kan onder meer o.b.v. de parameters en formule uit punt 2.5.8.4 ‘Prijsherziening’. In de formule zal hierbij de herziene maximale waarde in de plaats worden gesteld van de “herziene prijs” en de oorspronkelijke maximale waarde zoals hierboven weergegeven, in de plaats worden gesteld van “de eenheidsprijs vastgesteld o.b.v. de gesloten raamovereenkomst”. Daarnaast wordt voor “i” rekening gehouden met het indexcijfer op het moment van de herziening van de maximale waarde (i.p.v. het moment van de aanvraag). De mogelijkheid om de maximale waarde van de opdracht te herzien laat de toepassing van de andere wijzigingsgronden uit art. 38 t.e.m. 38/19 KB Uitvoering, die eveneens tot een bijstelling van de maximale waarde kunnen leiden, onverlet.

HOEVEELHEDEN

Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. De inschrijver wordt erop gewezen dat alle in de opdrachtdocumenten vermelde hoeveelheden vermoedelijke verhoudingsgewijze hoeveelheden zijn en slechts bij wijze van inlichtingen worden verstrekt. De aanbestedende overheid heeft in de bijgevoegde inventaris een raming gemaakt van de vermoedelijke verhouding waarmee de verschillende profielen worden ingezet. Dit is afhankelijk van de noden van de opdracht en dient eveneens louter indicatief geïnterpreteerd te worden. Het plaatsen van opdrachten gebeurt enkel op basis van concrete behoeften waarbij telkens per opdracht het specifiek benodigde aantal mensdagen zal bepaald worden alsook de in te zetten profielen. Er is dus GEEN verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden.

In geen geval zal een deelnemer aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal bestellingen, noch op een schadevergoeding wegens te weinig geplaatste bestellingen.

1.2 RAAMOVEREENKOMST

Elk perceel is een raamovereenkomst, d.w.z. dat elk perceel wordt uitgevoerd door middel van het plaatsen van op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten (‘bestellingen’) naargelang de werkelijke behoeften van de bestellers die kunnen afnemen van de raamovereenkomst (zie 1.2.1).

De raamovereenkomsten worden gegund aan:

- Perceel 1, 2, 4, 5 en 6: minstens 3 en maximum 5 deelnemers

- Perceel 3: minstens 5 deelnemers

De minima gelden slechts in zoverre er voldoende regelmatige offertes zijn die bovendien de in de gunningscriteria gestelde minimumscore behalen. Indien het aantal regelmatige offertes die bovendien aan de minimumscore voldoen voor een perceel lager ligt dan het minimum aantal te gunnen deelnemers, dan kan de aanbestedende overheid ervoor opteren om het perceel te gunnen aan de regelmatige inschrijvers wiens offerte bovendien aan de in de gunningscriteria gestelde minimumscore voldoet.

Voor de plaatsing van de bestellingen op de raamovereenkomsten, zie 4.2 voor meer informatie.

In het kader van deze raamovereenkomsten wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen.

Onverminderd de bevoegdheden van het agentschap Facilitair Bedrijf en het agentschap Audit Vlaanderen op het niveau van de raamovereenkomsten, kunnen deze agentschappen als aanbestedende overheid niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van de contractuele verbintenissen zowel langs de zijde van de opdrachtnemer als van de besteller met betrekking tot de bestellingen, tenzij zij zelf de besteller zijn.

1.2.1 MOGELIJKE BESTELLERS

Volgende organisaties kunnen naargelang hun concrete behoefte bestellingen plaatsen op de raamovereenkomsten:

1. het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn;

2. de autonome diensten die onder toezicht staan van het Vlaams Parlement;

3. de Vlaamse Regering en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering;

4. de Vlaamse administratie;

4.1. de departementen;

4.2. de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

4.3. de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

4.4. de publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

4.5. de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid;

4.6. de Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

4.7. de onderwijsinspectie;

5. de provinciegouverneurs en de arrondissementscommissarissen;

6. de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie zoals vastgelegd in art.I.3., 4° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

7. de Vlaamse adviesorganen;

7.1. de strategische adviesraden;

7.2. de andere raden, commissies, comités en andere organen, ongeacht de benaming ervan, die voldoen aan elk van de volgende voorwaarden:

o ze zijn opgericht bij decreet, bij besluit van de Vlaamse Regering, bij besluit van een Vlaamse minister, of bij wet, koninklijk besluit of ministerieel besluit in aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de gewesten of gemeenschappen behoren;

o hun opdracht bestaat er hoofdzakelijk in advies te verlenen, ongeacht de benaming ervan, uit eigen beweging of op verzoek;

o ze verlenen advies aan onder meer het Vlaams Parlement, de Vlaamse Regering, een Vlaamse minister of de Vlaamse administratie;

8. de Vlaamse administratieve rechtscolleges;

9. de gemeenschappelijke diensten en instellingen die zijn opgericht overeenkomstig art. 92 bis, §1 of art. 92 bis/1, §1 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen en waarvan de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest één van de medeoprichters is;

10. het Gemeenschapsonderwijs. Wat deze entiteit betreft kan enkel het centrale bestuursniveau een beroep doen op deze raamovereenkomst. Scholen en scholengroepen kunnen niet rechtstreeks afnemen;

11. de Vlaamse Gemeenschapscommissie;

12. het interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën in zoverre het voorwerp van de bestelling betrekking heeft op het toezicht op Vlaamse overheidsorganisaties of geldstromen.;

13. De universiteiten, universitaire associaties en hogescholen gelegen in het Vlaams Gewest.

14. De Vlaamse Auditautoriteit Europese structuurfondsen

15. Het Auditcomité Topevenementen Vlaanderen (ATEF)

16. EPOS-vzw

17. Alle pensioenfondsen die verbonden zijn aan entiteiten die vervat zitten in dit toepassingsgebied

18. de lokale overheden, die zijn gesitueerd in het Vlaams Gewest, zoals hierna omschreven:

18.1. de gemeenten;

18.2. de districten;

18.3. de provincies;

18.4. de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

18.5. de samenwerkingsvormen, vermeld in deel 3, titel 3, van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;

18.6. de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie of een gemeente;

18.7. de polders en de wateringen.

De aanbestedende overheid treedt ook op als aankoopcentrale voor nieuwe of bestaande entiteiten van de Vlaamse overheid of de lokale overheden gesitueerd in het Vlaams Gewest, of de daarmee verwante entiteiten, rechtspersonen en organisaties, die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst onder bovenvermeld toepassingsgebied worden gepositioneerd. Deze situatie kan zich o.m. voordoen in volgende gevallen:

- Het statuut van een bestaande entiteit/rechtspersoon/organisatie die buiten het toepassingsgebied valt, wordt aangepast waardoor deze na de statuutwijziging onder één van bovenstaande punten ressorteert;

- Er wordt een nieuwe entiteit/rechtspersoon/organisatie opgericht die vanaf de oprichting onder één van bovenstaande punten ressorteert;

- Twee of meerdere bestaande entiteiten/rechtspersonen/organisaties waarvan er minstens één onder het toepassingsgebied ressorteert, fuseren tot een entiteit/rechtspersoon/organisatie die onder één van bovenstaande punten ressorteert.

De inschrijvers mogen ervan uitgaan dat de impact op de omzet en de werklast van deze herzieningen zeer gering zal zijn. In de regel zal het gaan om een entiteit die van naam of statuut wijzigt en binnen het toepassingsgebied blijft, of om entiteiten binnen het toepassingsgebied die fuseren of splitsen. Het is ook denkbaar dat er een nieuwe entiteit wordt opgericht of een bestaande entiteit onder het toepassingsgebied wordt gebracht, omwille van organisatorische redenen (bv. i.k.v. een staatshervorming). De aanbestedende overheid schat echter in dat dit slechts uitzonderlijk of niet zal voorkomen gedurende de looptijd van de opdracht.

1.2.2 GEEN EXCLUSIVITEITSRECHT

Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de dienstverlener geen exclusiviteitrecht. Er kunnen gedurende de looptijd van de overeenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, uitgevoerd worden door andere dienstverleners. De dienstverlener kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding.

1.2.3 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING

De leiding en het toezicht op de uitvoering is als volgt verdeeld:

LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE INDIVIDUELE BESTELLINGEN

De leidend ambtenaar wordt bij elke bestelling meegedeeld. Afwijkend hiervan kan een besteller éénmalig een leidend ambtenaar meedelen voor alle volgende bestellingen. Deze leidend ambtenaar kan op ieder moment worden gewijzigd.

Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat enkel uit:

- de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

- de goedkeuringen van wijzigingen aan het auditteam tijdens de uitvoering van een bestelling;

- de toepassing van een wijziging in de cascade overeenkomstig de bepalingen onder 4.6.3.

- de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;

- het nazicht van de facturen en schuldvorderingen;

- het opstellen van de processen-verbaal;

- het toepassen van straffen, boetes en ambtshalve maatregelen voor geplaatste bestellingen.

- Desgevallend, het beheer en de vrijgave van de borgstelling op niveau van de bestelling

- de opleveringen.

LEIDING EN TOEZICHT MET BETREKKING TOT DE RAAMOVEREENKOMST

Het Facilitair Bedrijf

De leidend ambtenaar op het niveau van de raamovereenkomst is de bevoegde categoriemanager van de afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten van het agentschap Facilitair Bedrijf, of diens hiërarchisch meerdere in geval van afwezigheid. Deze leidend ambtenaar staat in voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat onder meer:

- het geven van onderrichtingen, telkens wanneer de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, alsook het nemen van maatregelen van ambtswege;

- het opstellen van de processen-verbaal

- het toepassen van straffen, boetes en ambtshalve maatregelen op het niveau van de raamovereenkomst;

- het beheer en de vrijgave van de borgstelling

- het opleveren van de raamovereenkomsten;

Audit Vlaanderen

Het agentschap Audit Vlaanderen staat in voor:

- Het audit-technische toezicht op de uitvoering van deze raamovereenkomst, los van individuele bestelling; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

1.3 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN

1.3.1 LOOPTIJD RAAMOVEREENKOMST

Elke raamovereenkomst heeft een looptijd van 2 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. De periode tussen de verzending van de sluitingsbrief en aanvang van de looptijd zoals vermeld bij de sluiting is aan te merken als een implementatieperiode1 die o.a. kan aangewend worden voor het organiseren van de voorziene implementatievergadering en uitwerken van (praktische) modaliteiten inzake samenwerking en het plaatsen van bestellingen.

Aansluitend op de bovenvermelde looptijd kan elke raamovereenkomst tweemaal maal verlengd worden met een periode van één jaar op basis van artikel 57, tweede lid, van de Wet Overheidsopdrachten.

De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven.

Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk drie maanden vóór het verstrijken van de (verlengde) looptijd van de raamovereenkomst.

1 Het is de verwachting van de aanbestedende overheid om de sluitingsbrieven te verzenden in de loop van februari 2024.

1.3.2 BESTELLINGEN

De uitvoeringstermijn of looptijd zal bepaald worden per afzonderlijke bestelling. Een besteller kan bij de offertevraag (zie 4.2) of in de loop van het auditproces gewenste of verplichte timings opgeven. De uitvoeringstermijn of looptijd van de bestellingen kan het einde van de looptijd van de raamovereenkomst overschrijden. Een bestelling moet evenwel steeds geplaatst worden binnen de looptijd van de raamovereenkomst.

1.4 PLAATS VAN DE DIENSTVERLENING

De plaats van de dienstverlening zal bij de plaatsing van de bestelling meegedeeld worden.

1.5 VARIANTEN EN OPTIES

1.5.1 VARIANTEN

Er zijn geen vereiste of toegestane varianten. Het indienen van vrije varianten is verboden.

1.5.2 OPTIES

Er zijn geen vereiste of toegestane opties. Het indienen van vrije opties is verboden.

1.6 TOEPASSELIJKE BEPALINGEN

1.6.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

a) Regelgeving overheidsopdrachten

- Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

- Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: KB Uitvoering);

- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

Deze regelgeving is terug te vinden op: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

b) Milieu-, sociaal en arbeidsrecht

Onder sociaal- en arbeidsrecht bedoeld in artikel 7 Wet Overheidsopdrachten wordt onder meer verstaan:

- Het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

- De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

1.6.2 TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN

Op de bestellingen uitgevoerd in kader van deze raamovereenkomst kunnen de instructies uit volgende documenten van toepassing zijn:

- i.h.b. voor perceel 2: Leidraad lokale besturen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000- 01/20180419_Leidraad_organisatiebeheersing_LB.pdf

1.6.3 INZAGE PERSOONSGEGEVENS DOOR AANBESTEDENDE OVERHEID OF DE BESTELLER

OP HET NIVEAU VAN DE RAAMOVEREENKOMST

Alle persoonsgegevens die in de offerte worden opgenomen als antwoord op de eisen van het bestek, of die tijdens de uitvoering aan de aanbestedende overheid worden medegedeeld, zullen door het agentschap Facilitair Bedrijf, het agentschap Audit Vlaanderen, het departement Kanselarij & Buitenlandse Zaken, Flanders Investment & Trade, de Vlaamse Auditautoriteit worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De persoonsgegevens zullen uitsluitend met het oog op de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst worden verwerkt.

De toegang tot en de inzage in de documenten worden beperkt tot de medewerkers van het agentschap Facilitair Bedrijf, het agentschap Audit Vlaanderen, het departement Kanselarij & Buitenlandse Zaken, Flanders Investment & Trade, de Vlaamse Auditautoriteit en de instanties die bevoegd zijn voor de administratieve – en begrotingscontrole, voor wie de toegang en inzage vanuit hun functie nodig zijn in het kader van de plaatsing en de uitvoering van de raamovereenkomst. De persoonsgegevens zullen worden verwerkt (opgeslagen, …) op de IT-systemen van het agentschap Facilitair Bedrijf, die zich binnen de Europese Unie bevinden.

De inschrijver heeft de toestemming van de betrokkene of legitiem belang om deze persoonsgegevens aan de offerte toe te voegen of deze tijdens de uitvoering aan de aanbestedende overheid mede te delen.

De persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 164 §4 van de Overheidsopdrachtenwet en zoals alle elementen van een plaatsingsdossier gedurende 10 jaar bewaard.

Meer info over het privacybeleid van het agentschap Facilitair Bedrijf, vindt u op de volgende webpagina: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxx

OP HET NIVEAU VAN DE BESTELLING

Alle persoonsgegevens die in een offertevoorstel worden opgenomen als antwoord op een offertevraag of die tijdens de uitvoering van een bestelling aan de besteller worden medegedeeld, zullen door de betrokken besteller worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De persoonsgegevens zullen uitsluitend met het oog op de plaatsing en de uitvoering van de bestelling worden verwerkt.

De toegang tot en de inzage in de documenten worden beperkt tot de medewerkers van de besteller en de instanties die bevoegd zijn voor de administratieve – en begrotingscontrole, voor wie de toegang en inzage vanuit hun functie nodig zijn in het kader van de plaatsing en de uitvoering van de bestelling. De persoonsgegevens zullen worden verwerkt (opgeslagen, …) op de IT-systemen van het agentschap Facilitair Bedrijf of de besteller, die zich binnen de Europese Unie bevinden.

De deelnemer heeft de toestemming van de betrokkene of legitiem belang om deze persoonsgegevens aan het offertevoorstel toe te voegen of deze tijdens de uitvoering van de bestelling aan de betrokken besteller mede te delen.

De persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 164 §4 van de Overheidsopdrachtenwet en zoals alle elementen van een plaatsingsdossier gedurende 10 jaar bewaard.

PLAATSING

2.1 AANBESTEDENDE OVERHEID

1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de Vlaams minister bevoegd voor de overheidsopdrachten (hierna genoemd “aanbestedende overheid”).

2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van de plaatsingsprocedure: Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur

Agentschap Facilitair Bedrijf

Afdeling Aankoopcentrale en Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 00 bus 60

1000 Brussel

Volgende administratieve entiteiten zijn gezamenlijk belast met de inhoudelijke opvolging van de raamovereenkomst:

Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur	&	Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur
Agentschap Facilitair Bedrijf		Agentschap Audit Vlaanderen
Xxxxxxxxx 00 bus 60		Xxxxxxxxx 00 bus 24
1000 Brussel		1000 Brussel

Alle briefwisseling m.b.t. de uitvoering van deze opdracht moet naar deze entiteiten worden gestuurd (overeenkomstig de taakverdeling bepaald in dit bestek), behoudens toepassing van punt 3 hierna.

3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Xxxxxxxxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak of een ander exploot.

2.2 PLAATSINGSPROCEDURE

De plaatsing van deze opdracht gebeurt via openbare procedure.

De economisch meest voordelige offerte wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, die bepaald wordt op basis van de gunningscriteria zoals aangegeven in 2.4 .

2.3 VOORWAARDEN VOOR SELECTIE

2.3.1 UITSLUITING

De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden.

Indien een verplichte uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, moet de inschrijver overeenkomstig art. 70, § 2 Wet Overheidsopdrachten op eigen initiatief in zijn offerte aangeven of hij corrigerende maatregelen heeft genomen die voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond.

Voor wat betreft de facultatieve uitsluitingsgronden kan de inschrijver op eigen initiatief in zijn offerte aangeven of hij dergelijke corrigerende maatregelen heeft genomen. Indien de aanbestedende overheid overweegt om een facultatieve uitsluitingsgrond in te roepen, zal zij aan de inschrijver de mogelijkheid bieden om corrigerende maatregelen aan te dragen in de loop van de plaatsingsprocedure, overeenkomstig art. 70, § 3, eerste lid Wet Overheidsopdrachten.

Wanneer de inschrijver corrigerende maatregelen aanvoert, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure als de aanbestedende overheid het geleverde bewijs toereikend acht.

Deze bepaling is individueel van toepassing op de ondernemingen die samen als een combinatie een offerte indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 2.3.3).

De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

Bewijsmiddelen:

De inschrijver legt een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor als verklaring dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is. Zie 2.5.3.2 voor meer informatie over het UEA.

Eventuele corrigerende maatregelen vermeldt de inschrijver op dit UEA. De inschrijver dient tevens volgende documenten toe te voegen:

• de Belgische inschrijver:

o een uittreksel uit het strafregister volgens het bijzonder model 596.1 – 32: overheidsopdrachten dat maximaal 6 maand oud is op de limietdatum voor ontvangst van de offertes;

o indien de inschrijver personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie:

▪ een recent attest uitgereikt door de bevoegde buitenlandse overheid waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

• de buitenlandse inschrijver:

o een uittreksel uit het strafregister dat maximaal 6 maanden oud is of geldig is conform de wetgeving van het land van herkomst op de limietdatum voor ontvangst van de offertes;

o certificaten inzake fiscale en sociale schulden;

o certificaat inzake niet-faling.

Wanneer een document of certificaat niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of in landen waar dit niet voorzien is, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van herkomst of van het land waar de ondernemer gevestigd is.

Opmerking:

De bovenstaande documenten moeten toegevoegd worden:

- voor elke onderneming die deel uitmaakt van een combinatie van ondernemingen die optreedt als inschrijver

- voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 2.3.3);

Non-discriminatie:

De aanbestedende overheid heeft, in elke fase van de plaatsingsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten indien ze met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de in artikel 7 van de Wet Overheidsopdrachten genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan de wetgeving opgenomen onder 1.6.1, b).

2.3.2 SELECTIECRITERIA

De inschrijver dient te voldoen aan onderstaande selectiecriteria:

• Economische en financiële draagkracht:

De minimale vereisten qua economische en financiële draagkracht zijn:

- Beschikken over een gemiddelde jaaromzet van minstens:

• 500.000 euro exclusief BTW per perceel voor percelen 1 tot en met 3,

• 30.000 euro exclusief BTW voor perceel 4,

• 200.000 euro exclusief BTW voor perceel 5

• 500.000 euro exclusief BTW voor perceel 6

Deze gemiddelde jaaromzet moet behaald worden over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Deze minimale omzetvereiste heeft betrekking op de auditdiensten zoals beoogd onder het desbetreffende perceel (i.e. operationele en organisatie-audits, forensische audits, QAR, audits

van Europese subsidiefondsen en audits in het buitenland) (zie 3.3), ongeacht waar deze werden uitgevoerd (private of publieke sector).

- Beschikken over een positief eigen vermogen volgens de meest recente (neergelegde) jaarrekening, berekend zoals voorgeschreven volgens de op de inschrijver toepasselijke algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen (GAAP).

De inschrijver bewijst zijn economische en financiële draagkracht aan de hand van:

- Een verklaring2 betreffende de gemiddelde jaaromzet over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.

- Jaarrekeningen of uittreksels uit de jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd publicatie van jaarrekeningen voorschrijft. Voor de Belgische inschrijver zal de aanbestedende overheid de jaarrekeningen digitaal opvragen via Telemarc.

• Technische en beroepsbekwaamheid:

De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid zijn:

- Beschikken over een minimum aantal relevante referentieopdrachten m.b.t. de audit-activiteiten zoals bedoeld onder het desbetreffende perceel (i.e. operationele en organisatie-audits, forensische audits, QAR, audits van Europese subsidiefondsen en audits in het buitenland). Met een referentieopdracht wordt een uitgevoerde auditopdracht bedoeld. Enkel opdrachten die werden verricht gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar voorafgaand aan de limietdatum voor indiening van de offertes worden hierbij in aanmerking genomen. Recurrent voorkomende audits bij eenzelfde klant mogen slechts één keer als referentie worden opgegeven.

• Voor perceel 1: minstens 6 referentieopdrachten. Dergelijke opdrachten kunnen ook zijn uitgevoerd bij andere (publieke of private) organisaties dan die beoogd in dit perceel en zelfs deze overheidsopdracht;

• Voor perceel 2: minstens 6 referentieopdrachten. Dergelijke opdrachten kunnen ook zijn uitgevoerd bij andere (publieke of private) organisaties dan die beoogd in dit perceel en zelfs deze overheidsopdracht, maar minstens 2 referenties moeten betrekking hebben op opdrachten die binnen een overheidsomgeving werden uitgevoerd.

• Voor perceel 3: minstens 6 referentieopdrachten. Dergelijke opdrachten kunnen ook zijn uitgevoerd bij andere (publieke of private) organisaties dan die beoogd in dit perceel en zelfs deze overheidsopdracht, maar minstens 2 referenties moeten betrekking hebben op opdrachten die binnen een overheidsomgeving werden uitgevoerd.

2 In eerste instantie volstaat een verklaring betreffende de gerealiseerde omzet. De aanbestedende overheid heeft evenwel het recht bijkomende stukken op te vragen waaruit het waarheidsgetrouw karakter van deze verklaring blijkt.

Uiteraard is het toegestaan, maar niet verplicht, dat de inschrijver op eigen initiatief reeds stukken toevoegt aan zijn offerte die de gerealiseerde omzet staven.

• Voor perceel 4: minstens 3 referentieopdrachten. Dergelijke opdrachten kunnen ook zijn uitgevoerd bij andere (publieke of private) organisaties dan die beoogd in deze overheidsopdracht.

• Voor perceel 5: minstens 3 referentieopdrachten van uitgevoerde opdrachten m.b.t. het auditeren van Europese subsidiestromen zoals ESIF, EFRO, Interreg of gelijkwaardig. De auditervaring dient te slaan op de Programmaperiode 2014-2020 of 2021-2027. De referenties dienen samen minimaal een audituniversum van 20 operationele audits en drie systeemaudits (of afsluitingen van de rekeningen bij Europese Structuurfondsen of het equivalent hiervan onder RRF of BAR) te behelzen.

• Voor perceel 6: minstens 9 referentieopdrachten, waarvan:

o minstens 4 referentieopdrachten voor de uitvoering van een systeemaudit die de inschrijver in het buitenland heeft uitgevoerd binnen een overheidsomgeving of binnen een niet-gouvernementele organisatie;

o minstens 4 referentieopdrachten voor de uitvoering van een financiële en overeenstemmingsaudit die de inschrijver in het buitenland heeft uitgevoerd binnen een overheidsomgeving of binnen een niet-gouvernementele organisatie;

o minstens 1 referentieopdracht voor de uitvoering van een forensische audit die de inschrijver in het buitenland heeft uitgevoerd binnen een overheidsomgeving of binnen een niet-gouvernementele organisatie.

De inschrijver bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van:

- Per perceel, een lijst van referentieopdrachten, met vermelding van datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.

MEERDERE PERCELEN

Indien een inschrijver op meerdere percelen inschrijft, zal het minimumniveau van de selectiecriteria niet worden verhoogd. De minimumniveaus van de selectiecriteria voor de afzonderlijke percelen waarop wordt ingeschreven, worden dus niet gecumuleerd in geval er voor meerdere percelen ingeschreven wordt.

Een bewijsmiddel inzake de kwalitatieve selectie mag bijgevolg voor verschillende percelen gebruikt worden in zoverre het aan de per perceel gestelde vereisten voldoet (eenzelfde referentie-opdracht kan dus mogelijk voor meerdere percelen gebruikt worden; een omzetverklaring heeft mogelijk (deels) betrekking op meerdere percelen). De inschrijver geeft in zijn offerte per bewijsmiddel desgevallend uitdrukkelijk aan op welke percelen het betrekking heeft.

De inschrijver verklaart op het UEA of hij al dan niet voldoet aan de selectiecriteria en voegt ook de bewijsmiddelen toe aan de offerte.

Zie 2.5.3.2 voor meer informatie over het UEA.

2.3.3 BEROEP OP DRAAGKRACHT

De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten, met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria uit

2.3.2 (behalve voor criteria inzake de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen).

Opm.: het gewoon gebruik van onderaannemers, zonder dat de inschrijver beroep op draagkracht doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria, blijft nog steeds een mogelijkheid tijdens de uitvoering van de opdracht.

In geval van beroep op draagkracht, zijn de volgende regels van toepassing:

- De inschrijver voegt de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver.

Voor opmaak van de bovenvermelde verbintenis, zie 2.5.3.1 .

- Op deze onderaannemers of entiteiten op wiens draagkracht men beroep doet, mogen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn zoals bedoeld in bepaling 2.3.1, onverminderd de mogelijkheid om corrigerende maatregelen te laten gelden.

- Indien de inschrijver beroep doet op draagkracht in het kader van relevante beroepservaring, is hij verplicht om voor de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk beroep te doen op de onderaannemers op wiens draagkracht hij beroep doet.

Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.

- De inschrijver dient tevens een ingevuld UEA voor te leggen voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet (zie 2.5.3.2).

- Indien de inschrijver een beroep doet op de draagkracht in het kader van economische en financiële criteria, zijn de inschrijver en de entiteiten of onderaannemer waarop deze zich beroept, hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

De entiteiten of onderaannemers in kwestie dienen deze hoofdelijke aansprakelijkheid schriftelijk te aanvaarden in de bovenvermelde verbintenis.

Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van ondernemers zich beroepen op de draagkracht van de ondernemingen die deelnemen aan de combinatie of van andere entiteiten.

2.4 GUNNINGSCRITERIA

De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding die als volgt wordt ingevuld:

1/ Kwaliteit van de dienstverlening: 40 punten 2/ Prijs: 60 punten

De aanbestedende overheid kent voor elk gunningscriterium een score toe op basis van de bij het criterium toepasselijke beoordelingsmethodiek en o.a. de vermelde beoordelingselementen. Om tot de definitieve totaalscore te komen, worden de definitieve scores voor de gunningscriteria bij elkaar opgeteld.

De gunningscriteria worden hieronder verder toegelicht. De inschrijver neemt bij opmaak van de documenten die gevraagd worden in het kader van de beoordeling van de gunningscriteria de opgesomde aspecten op en houdt rekening met de beschrijving van de opdracht onder punt 3 “Technische voorschriften”.

Onder punt 2.5 en 2.6 staat bijkomende, praktische informatie m.b.t. de in te dienen stukken en documentatie.

2.4.1 Kwaliteit van de dienstverlening

D.m.v. dit gunningscriterium wordt de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening beoordeeld en wordt in het bijzonder gepeild naar de wijze waarop de inschrijver garandeert dat de ingezette profielen kwaliteitsvol (audit)werk verrichten op een efficiënte manier en de opgeleverde auditrapporten correct en kwaliteitsvol zullen zijn.

De inschrijver beschrijft hiertoe hoe zijn interne kwaliteitsbewakings- en supervisiemechanismen een kwaliteitsvolle uitvoering van de (audit)werkzaamheden garanderen. De inschrijver maakt een volledig afzonderlijke beschrijving voor zelfstandig uitgevoerde auditopdrachten enerzijds en voor auditopdrachten waarbij zijn medewerkers als versterking van en samen met een intern auditteam worden ingezet anderzijds. Voor zover de mechanismen en daarbij noodzakelijke inzet van profielen een impact hebben op het aantal te bestellen dagen per profiel, dient deze impact concreet en gedetailleerd te worden omschreven.

Daarnaast beschrijft de inschrijver hoe hij inzet en gedurende de looptijd zal inzetten op algemene continue verbetering van de eigen werking en ingezette profielen en het door hen opgeleverde (audit)werk, hoe hij zal faciliteren dat steeds een kwaliteitsvol profiel/auditteam voorgesteld wordt in functie van de vraag van de besteller, alsook welke inspanningen hij zal leveren om de kwaliteit van de ingezette profielen en het door hen opgeleverde werk bij de belangrijkste en terugkerende bestellers en rond terugkerende thema’s voortdurend te verbeteren. De aanbestedende overheid peilt hierbij o.a. naar de manier waarop zal gefaciliteerd worden dat de ingezette profielen zich de context van dergelijke bestellers en de te auditeren organisaties en thema’s maximaal eigen maken zodoende hun (onmiddellijke) inzetbaarheid voortdurend

te verbeteren en het afgeleverde werk optimaal af te stemmen op de verwachtingen van de onderscheiden bestellers.

De inschrijver formuleert deze beschrijving op kernachtige wijze op maximum 6 bladzijden (lettergrootte 11) en focust zich op zijn belangrijkste en onderscheidende elementen (zijn Unique Selling Points) die ook verder reiken dan de door de aanbestedende overheid opgelegde eisen, zoals het voorzien in een Single Point of Contact (zie tevens punt 3), en de te verwachten inspanningen zoals het voorzien van de nodige opleiding(strajecten).

De aanbestedende overheid wijst de inschrijvers er op dat de beschreven acties en maatregelen dienen inbegrepen te zijn in de profielprijzen zoals opgegeven in de inventaris. Bovendien wijst zij de inschrijvers ook op het belang van het afstemmen van de voorgestelde aanpak op de onderscheiden percelen waarvoor een offerte wordt ingediend. Zo is een forensische audit duidelijk te onderscheiden van een standaard organisatie- en/of operationele audit; vraagt ook controle en audit in kader van Europese subsidiestromen een andere aanpak; kennen lokale besturen hun eigenheid; en voegt het buitenland-aspect een extra dimensie toe door o.a. de taal, cultuurverschillen en het werken op afstand.

Bijkomend voor perceel 6 geeft de inschrijver het team op van auditoren dat zal ingezet worden voor de uitvoering van opdrachten in het kader van dit perceel. De inschrijver lijst per auditprofiel (A t.e.m. F) zoals gedefinieerd in de inventaris de teamleden op en voegt een cv toe voor elk teamlid waaruit talenkennis alsook eventueel bijkomende inhoudelijke ervaring blijkt. In het bijzonder wordt ook de ervaring met het uitvoeren van audits in het buitenland en/of audits in het kader van ontwikkelingssamenwerking geduid.

Voor het criterium ‘kwaliteit van de dienstverlening’ zal de aanbestedende overheid na onderzoek aan iedere regelmatig ingediende offerte een globale voorlopige score toekennen op basis van het geheel van sterke en zwakke elementen van de offerte. De aanbestedende overheid maakt hierbij geen louter wiskundige of kwantitatieve optelling van de vastgestelde sterke en zwakke elementen maar brengt, op basis van een globale beoordeling, haar globale inschatting van de offertes tot uitdrukking.

Bij de beoordeling wordt onder meer rekening gehouden met de kwaliteit, volledigheid en doelmatigheid van de aanpak en de geschiktheid en doelmatigheid van de rolverdeling en -inzet voor het desbetreffende perceel3. De aanbestedende overheid prefereert hierbij een duidelijke, overzichtelijke en gerichte beschrijving van de voorgestelde aanpak. Deze beschrijvingen worden SMART geformuleerd in die zin dat deze:

- Aangepast zijn aan de Specifieke context waarbinnen deze raamovereenkomst zich situeert en hier concreet op wordt toegepast

- Meetbare en duidelijk omschreven doelstellingen en informatie bevatten

- Acceptabel en Realistisch zijn gegeven de context. De erin opgenomen elementen dienen afgestemd te zijn op de informatie die aangereikt wordt doorheen de opdrachtdocumenten.

- En daar waar mogelijk Tijdsgeboden.

Voor perceel 6 wordt bij de beoordeling aanvullend rekening gehouden met de kwaliteit en geschiktheid van het voorgestelde team.

3 Bijvoorbeeld voor perceel 3 - forensische audit, primeert, gezien de specificiteit van dit perceel en de (huidige) werking met een vast team, het aspect van algemene kwaliteit(sverbetering) t.o.v. de specifieke inspanningen ten aanzien van de belangrijkste bestellers.

Voor dit gunningscriterium moet minstens een globale voorlopige score van 24 op 40 punten worden gehaald. Offertes met een lagere globale voorlopige score komen niet in aanmerking voor verdere beoordeling of gunning.

Na toekenning van een globale voorlopige score, wordt vervolgens aan elke behouden offerte een definitieve score toegekend waarbij de volgende formule wordt gehanteerd:

definitieve score= voorlopige score huidige offerte

voorlopige score kwalitatief beste offerte

x 40 punten

2.4.2 Prijs

De beoordeling van dit criterium gebeurt op basis van de gewogen gemiddelde dagprijs die zal worden berekend door alle in de inventaris opgegeven eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de toegekende gewichten.

Vervolgens wordt aan elke offerte een score toegekend waarbij de volgende formule wordt gehanteerd:

score = [ prijs laagste offerte

prijs huidige offerte

x weging gunningscriterium prijs]

2.5 OPMAAK OFFERTE

Onderstaande bepalingen geven een toelichting bij de in te dienen stukken en de overige elementen die van belang zijn bij opmaak van de offerte.

Een in te dienen stuk zal steeds aangeduid worden in een kader met het stuknummer en de bestandsnaam. De inschrijver wordt verzocht om de bestandsnamen te gebruiken bij indiening van zijn offerte in e- tendering. De bestandsnamen gebruiken steeds volgend formaat:

Indien de inschrijver een stuk verder opdeelt in aparte bestanden, nummert hij deze bv. 03a, 03b, 03c,…

Voor de opmaak van de offerte worden bij voorkeur volgende instructies toegepast:

• De offertes worden opgemaakt in PDF-formaat.

• De inventaris wordt opgemaakt in Excel.

• Het offerteformulier en de inventaris worden afzonderlijk ingediend.

• De ingediende documenten worden niet gezipt.

• De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten is echter beperkt tot 350MB.

2.5.1 OFFERTEFORMULIER

De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende offerteformulier.

STUK 1

Offerteformulier

<naam inschrijver>_01_Offerteformulier

2.5.2 INVENTARIS

De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerteprijzen (excl. btw) moet invullen in de bij dit bestek behorende inventaris.

De inventaris geeft een inschatting van de verhoudingsgewijze inzet van de verschillende profielen zoals gedefinieerd onder punt 3.4.1 .

Voor de percelen 1 t.e.m. 5 hebben de prijzen enkel betrekking op binnenlandse auditoren. Voor perceel 6 worden prijzen gevraagd voor zowel binnenlandse als buitenlandse auditoren.

De inschrijver dient voor alle profielen in de inventaris verplicht een prijs in te vullen. Een gelijke prijs voor één of meerdere profielen is hierbij toegelaten. De prijs voor de profielen dient te worden opgegeven per auditdag.

Zie ook de bepaling rond Prijs, 2.5.8 . Onder punt 2.5.8.1 wordt verdere toelichting gegeven betreffende de wijze van prijsvaststelling voor profielen en andere kosten. Punt 0 verschaft verdere duiding m.b.t. de al dan niet inbegrepen prijselementen. De definities voor auditdag en binnenlandse en buitenlandse auditoren zijn terug te vinden onder 3.2 .

STUK 2

Inventaris

<naam inschrijver>_02_Inventaris

2.5.3 BEWIJSMIDDELEN VOOR SELECTIE

2.5.3.1 VERBINTENIS INZAKE BEROEP OP DRAAGKRACHT

Indien de inschrijver zich beroept op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 2.3.3), kan hij voor de opmaak van de verbintenis inzake beroep op draagkracht gebruikmaken van het model “Verbintenis terbeschikkingstelling middelen”, dat als bijlage achteraan dit bestek gevoegd werd.

STUK 3

Verbintenis draagkracht

(voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan)

<naam inschrijver>_03_ VerbintenisDraagkracht

2.5.3.2 UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT (UEA)

De inschrijver legt overeenkomstig art. 73 van de Wet Overheidsopdrachten een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor.

Het UEA bestaat uit een eigen verklaring die de aanbestedende overheid als voorlopig bewijs aanvaardt dat op de inschrijver geen uitsluitingsgrond van toepassing is (zie 2.3.1) en dat de inschrijver voldoet aan de selectiecriteria (zie 2.3.2).

Opmaak UEA via online tool

Voor opmaak van het UEA kan de inschrijver gebruik maken van het formulier dat als XML-bestand bij de opdrachtdocumenten werd opgenomen, en dat kan ingevuld worden via de online tool: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Een handleiding voor gebruik van de online tool is terug te vinden op: xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx

⇨ Zie 2.1 Een bestaand UEA (aanvraag of antwoord) importeren en bewerken

Gelieve het ingevulde UEA als PDF-bestand toe te voegen aan de offerte.

De XML-versie van het ingevulde UEA kan de inschrijver bewaren voor hergebruik bij volgende plaatsingsprocedures voor andere opdrachten.

Een reeds ingevuld UEA uit een andere plaatsingsprocedure in de vorm van een XML-bestand, kan tevens via deze tool hergebruikt worden.

Instructies voor het invullen van het UEA

Bij het invullen van het UEA dient de inschrijver rekening te houden met het volgende:

- Deel II A – Gegevens over de ondernemer: de velden m.b.t. de “officiële lijst van erkende

ondernemingen” zijn niet van toepassing op deze opdracht

- Deel III D – Louter nationale uitsluitingsgronden: de toepasselijke uitsluitingsgrond betreft de tewerkstelling van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. De inschrijver dient bijgevolg te verklaren of hij wegens het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen werd veroordeeld door een administratieve of gerechtelijke beslissing, met inbegrip van een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde schriftelijke kennisgeving die niet ouder is dan vijf jaar of die expliciet een uitsluitingsperiode bevat die nog steeds van toepassing is.

Indien ‘Ja’, geef meer informatie.

- Deel IV – Selectiecriteria: de inschrijver dient louter te verklaren dat hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria.

- Deel V – Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden: niet van toepassing op deze opdracht.

- Deel VI – Slotopmerkingen: de ondertekening door de inschrijver wordt gedaan door middel van het plaatsen van een elektronische handtekening op het indieningsrapport in e-tendering. Dit indieningsrapport slaat op de gehele aanvraag tot deelneming of offerte, incl. het UEA (zie ook 2.6.3 )

Bijkomende vereisten

De inschrijver moet tevens:

- een ingevuld UEA voorleggen voor elke onderneming die deel uitmaakt van een combinatie van ondernemingen die optreedt als inschrijver

- een ingevuld UEA (afdelingen A en B van deel II, en geheel deel III) voorleggen voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet met het oog op het voldoen aan de selectiecriteria (zie 2.3.3);

- in geval de inschrijver een combinatie van ondernemingen is, aanduiden welke onderneming zal optreden als vertegenwoordiger naar de aanbestedende overheid toe, in deel II.B van het UEA;

De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

STUK 4A

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

+ voor elk lid van combinatie

+ bij beroep op draagkracht

<naam inschrijver>_04A_UEA

2.5.3.3 SELECTIECRITERIA

De inschrijver dient de vereiste bewijsmiddelen toe te voegen die beschreven staan onder 2.3.2 .

STUK 4B

Bewijsstukken selectiecriteria

<naam inschrijver>_04B_Selectiecriteria

2.5.4 BEWIJSSTUKKEN HANDTEKENBEVOEGDHEID

De inschrijver voegt de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid of machtiging blijkt van de persoon of personen die een elektronische handtekening plaatsen, om de onderneming te verbinden. De documenten waaruit de bevoegdheid blijkt, kunnen bestaan uit uittreksels van de statuten, een volmacht, etc.

In geval van een volmacht moet de inschrijver tevens de bevoegdheid van de volmachtgever aantonen. Zie 2.6.3 voor meer informatie i.v.m. de elektronische ondertekening van de offerte.

STUK 5

Bewijsstukken handtekenbevoegdheid

(voor elke persoon die handtekening plaatst,

+ eventuele volmachten)

<naam inschrijver>_05_ Handtekenbevoegdheid

2.5.5 DOCUMENTEN VOOR BEOORDELING OP BASIS VAN DE GUNNINGSCRITERIA

De inschrijver voegt de documenten toe die vereist zijn voor de beoordeling van zijn offerte op basis van de gunningscriteria – zie beschrijving onder 2.4 .

STUK 6

Documenten voor beoordeling op basis van

de gunningscriteria

<naam inschrijver>_06_

Gunningscriteria

2.5.6 OVERIGE DOCUMENTEN

De inschrijver voegt de model privacyverklaring toe zoals bedoeld in Bijlage 6 - Verwerkingsovereenkomst.

STUK 7

Model privacyverklaring

<naam inschrijver>_07_

Privacyverklaring

2.5.7 REGELS VAN TOEPASSING OP PERCELEN

Er mogen offertes ingediend worden voor één, meerdere of alle percelen. De inschrijver mag voor meerdere percelen inschrijven door middel van het indienen van één document waarin hij de offertes voor al die percelen opneemt. De inschrijver maakt daarbij zeer duidelijk welke informatie op welk perceel van toepassing is en verduidelijkt in het bijzonder daar waar nodig en nuttig de verschillen in aanpak afhankelijk van het perceel (bv. beschrijving van kwaliteitswaarborgen in kader van de gunningscriteria).

Het is de inschrijver verboden om verbeteringsvoorstellen aan te bieden in geval hij voor meerdere percelen een offerte indient en de door hem bepaalde percelen aan hem worden gegund.

2.5.8 PRIJS

2.5.8.1 PRIJSVASTSTELLING

PROFIELEN – AUDITOREN EN CONSULTANTS

Algemeen geldt dat de in de inventaris opgegeven prijzen de maximumprijzen zijn die een opdrachtnemer mag hanteren of verbeteren in de offertevoorstellen die hij opmaakt als antwoord op een offertevraag. Deze maximumprijzen gelden, behoudens (prijs)herzieningen, gedurende de gehele looptijd van de raamovereenkomst.

De wijze van prijsvaststelling voor een bestelling kan meerdere vormen aannemen:

- Uitvoeren van een bestelling met een op voorhand vastgelegde totaalprijs, o.b.v. de maximale of verbeterde eenheidsprijzen uit de inventaris (= bestelling tegen globale prijs): hierbij ligt de totaalprijs voor de uitvoering van de bestelling reeds vast bij het plaatsen van de bestelling. De werkelijk gepresteerde hoeveelheden zijn irrelevant.

- Uitvoering van een bestelling op basis van vermoedelijke hoeveelheden (= bestelling tegen prijslijst): de hoeveelheden die de besteller bepaalt in zijn offertevraag, zijn inschattingen. De werkelijk gepresteerde hoeveelheden zullen het te factureren bedrag bepalen, o.b.v. de eenheidsprijzen opgenomen in de inventaris en eventueel verbeterd in het offertevoorstel.

Indien minder dan 8 audituren per dag worden gepresteerd, wordt de kostprijs voor de prestaties pro rata vastgesteld. Indien meer dan 8 audituren per kalenderdag worden gepresteerd, wordt dit niet extra vergoed, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door de besteller. Behoudens andersluidende, eventueel eenmalige, afspraken dient deze toestemming steeds voorafgaandelijk te worden bekomen per kalenderdag en per ingezette auditor.

- Combinatie van bovenvermelde principes, waarbij bepaalde onderdelen van de bestelling tegen globale prijs moeten uitgevoerd worden en andere onderdelen tegen prijslijst (= gemengd).

De besteller dient reeds bij zijn offertevraag de wijze van prijsvaststelling te vermelden.

Wat betreft binnenlandse auditoren4 wordt in de inventaris prijs opgegeven per auditdag voor de gevraagde profielen. Specifiek voor perceel 6 dient in de inventaris een prijs per auditdag te worden opgegeven, ervan uitgaande dat deze binnenlandse auditoren zich verplaatsen naar het buitenland. Voor eventuele kosten die voortvloeien uit deze verplaatsing geldt een afzonderlijke regeling (zie verder).

Wat betreft buitenlandse auditoren5 tewerkgesteld in één van de in de inventaris bij perceel 6 gespecifieerde landen wordt in de inventaris prijs per auditdag opgegeven voor de gevraagde profielen, tewerkgesteld in een buitenlands, lokaal kantoor in het desbetreffende land.

Voor andere, nog niet vooraf gespecifieerde landen, geeft de deelnemer prijs op voor de gevraagde profielen in het kader van een concrete offertevraag en niet in de inventaris. Deze dagprijzen mogen evenwel maximaal het dubbele bedragen van de prijzen voor de binnenlandse auditprofielen zoals opgegeven door de desbetreffende deelnemer in de inventaris voor perceel 6 en moeten bovendien marktconform zijn. Desgevallend kan de besteller vragen dat een deelnemer de nodige verantwoordingsstukken voorlegt dewelke de gevraagde prijzen kunnen staven.

Wat betreft consultants (zie punt 3.4.1), geeft de deelnemer prijs op voor de gevraagde profielen in het kader van een concrete offertevraag en niet in de inventaris. Deze dagprijzen mogen evenwel onderstaande grenzen niet overschrijden en moeten bovendien marktconform zijn:

- Profiel A: maximum gelijk aan de prijzen voor een auditor binnen profiel A zoals opgegeven in de inventaris voor het perceel waarbinnen de bestelling geplaatst wordt.

- Profiel B: maximum 5% duurder dan de prijzen voor een auditor binnen profiel B zoals opgegeven in de inventaris voor het perceel waarbinnen de bestelling geplaatst wordt.

- Profiel C: maximum 10% duurder dan de prijzen voor een auditor binnen profiel C zoals opgegeven in de inventaris voor het perceel waarbinnen de bestelling geplaatst wordt.

- Profiel D: maximum 15% duurder dan de prijzen voor een auditor binnen profiel D zoals opgegeven in de inventaris voor het perceel waarbinnen de bestelling geplaatst wordt.

- Profiel E: maximum 20% duurder dan de prijzen voor een auditor binnen profiel E zoals opgegeven in de inventaris voor het perceel waarbinnen de bestelling geplaatst wordt.

4 Definitie zie punt 3.2 .

5 Definitie zie punt 3.2 .

VERBLIJFS- EN VERPLAATSINGSKOSTEN

Voor verblijfs- en verplaatsingskosten geldt prijsvaststelling tegen terugbetaling. Indien de besteller uitdrukkelijk vraagt dat binnenlandse auditoren zich verplaatsen naar het buitenland6, dan worden de verplaatsingskosten (heen en terug) en de verblijfskosten ter plaatse terugbetaald aan de hand van verantwoordingsstukken en tot bepaalde maxima.

Ook indien (binnenlandse of buitenlandse) auditoren zich in het kader van een auditopdracht verplaatsen met een binnenlandse vlucht (en geen duurza(a)m(er) alternatief mogelijk is), worden de verplaatsingskosten (heen en terug) terugbetaald aan de hand van verantwoordingsstukken. Een eventuele vergoeding voor de verplaatsingstijd bij binnenlandse vluchten indien deze aanzienlijk is, kan in enkel na voorafgaandelijke goedkeuring door de besteller.

Zowel voor binnenlandse als internationale vluchten mag enkel economy class worden gevlogen. De terugbetaling van de verblijfskosten wordt in principe beperkt tot de bedragen voorzien bij buitenlandse zendingen van ambtenaren van de Vlaamse overheid. Deze kunnen worden geconsulteerd via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx. Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door de besteller kan hier niet van afgeweken worden.

Bijkomend voor perceel 6 worden verplaatsingskosten voor verplaatsingen in het buitenland met het openbaar vervoer (heen en terug) terugbetaald aan de hand van verantwoordingsstukken.

De terugbetaling van verblijfs- en verplaatsingskosten gebeurt volgens de modaliteiten zoals beschreven onder punt 4.8 .

TOOLS

Indien de besteller uitdrukkelijk vraagt specifieke tools (waaronder informaticatoepassingen) ter beschikking te stellen of voor de uitvoering van een bestelling in te zetten, kunnen de kosten voor het ter beschikking stellen van deze tools worden vergoed tegen de vooraf afgesproken tarieven en begrensd tot het in onderling overleg afgesproken maximale budget. Desgevallend kan de besteller eisen dat een deelnemer de nodige verantwoordingsstukken voorlegt dewelke de gevraagde tarieven kunnen staven. De terugbetaling van deze kosten gebeurt volgens de modaliteiten zoals beschreven onder punt 4.8 .

2.5.8.2 PRIJSOPGAVE

a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.

b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.

6 Definitie buitenlande auditopdracht zie punt 3.2 .

2.5.8.3 INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN

Naast de elementen opgesomd in artikel 32, §3 KB Plaatsing zijn de volgende elementen inbegrepen in de prijs:

1. de administratie en het secretariaat;

2. de documentatie die met de diensten verband houdt;

3. de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering;

4. de noodzakelijke vorming voor de goede uitvoering van deze opdracht;

5. in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk;

6. de verplaatsingskosten en verplaatsingstijd in het land van uitvoering, andere dan binnenlandse vluchten

7. voor wat betreft perceel 6: de verplaatsingskosten in het buitenland voor verplaatsingen met het openbaar vervoer in het land van uitvoering;

8. de maaltijden van medewerkers;

9. het overleg tussen de besteller en de deelnemer en desgevallend zijn medewerkers in het kader van het bestelproces, voorafgaand aan het plaatsen van een bestelling;

10. de interne planning, coördinatie en kennisoverdracht bij/binnen de opdrachtnemer voor de uitvoering van de individuele of opeenvolgende bestellingen;

11. specifiek voor perceel 6: vertaalkosten. De vertaalkosten omvatten alle vertalingen die voor de uitvoering van een kwalitatieve audit noodzakelijk zijn. In ieder geval wordt het auditrapport opgesteld in de taal of talen zoals gevraagd door de besteller (zie 0 )

12. specifiek voor profiel F: alle (bijkomende) inspanningen en prestaties die nodig zijn in kader van de kwaliteitscontrole op auditopdrachten waarbij de opdrachtnemer de verantwoordelijkheid draagt voor het finale kwaliteitsnazicht;

13. desgevallend, het ingeven van geleverde prestaties in een door de besteller aangeduid IT-systeem;

14. desgevallend de kosten m.b.t. intellectuele rechten (zie 4.2);

15. het verzorgen van de rapportering (zie 4.11);

16. de deelname aan implementatie- en opvolgingsvergaderingen (zie 4.12);

17. alle andere kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

2.5.8.4 PRIJSHERZIENING

Op 1 februari 2025 kunnen de (maximale) eenheidsprijzen voor de eerste maal geactualiseerd worden op vraag van de deelnemer en/of van de aanbestedende overheid. De prijzen kunnen hierna jaarlijks op 1 februari worden herzien, i.e. de vastgelegde herzieningsdatum.

De herziening gebeurt op basis van volgende formule:

i p = P (a + b l )

waarin aan de parameters volgende waarden worden toegekend:

a = 0,20

b = 0,80

p = herziene prijs

P= eenheidsprijs vastgesteld o.b.v. de gesloten raamovereenkomst

I = Agoria Digital indexcijfer7 van de maand voorafgaand aan de maand van de opening van de offertes.

i = Agoria Digital indexcijfer van de maand januari van het jaar waarin de herziening wordt doorgevoerd.

Een initiële aanvraag tot (intentie van) prijsherziening kan jaarlijks tussen 1 november en 15 januari schriftelijk bezorgd worden aan de andere partij.8 Om tot een volledige en geldige aanvraag tot prijsherziening te komen dient de aanvraag aangevuld en gestaafd te worden met de nodige stavingsdocumenten (= de corresponderende indextabellen, alsook de prijsberekening) zodra deze beschikbaar zijn.

Indien de aanvraag tot prijsherziening uitgaat van een deelnemer, zijn de herziene prijzen pas toepasbaar na schriftelijke goedkeuring van een volledige en geldige aanvraag door de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid bevestigt bij haar goedkeuring de ingangsdatum van de prijsherziening. De herziene (maximum)prijzen zijn enkel toepasbaar door de deelnemer(s) die een aanvraag indiende(n).

Ongeacht de aanvrager, gaan de herziene (maximum) prijzen in ieder geval ten vroegste in op de vastgelegde herzieningsdatum en zijn deze toepasbaar op bestellingen waarvan de uitvoering aanvangt op of na de ingangsdatum van de nieuwe prijzen. De herziene prijzen zijn bijgevolg desgevallend ook toepasbaar op bestellingen die reeds geplaatst werden maar waarvan de uitvoering nog niet aanving op de ingangsdatum van de nieuwe prijzen. In geen geval zijn de herziene prijzen toepasbaar op reeds lopende bestellingen.

2.5.9 VERBINTENISTERMIJN

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig kalenderdagen, ingaand de dag na de limietdatum voor ontvangst van de offertes.

7 xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xx/Xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx

8 Uitzonderingsmaatregel:

Deelnemers die maximum drie opdrachten hebben uitgevoerd in de periode tussen 1 februari van het jaar x-1 en 31 januari van het jaar x, kunnen één tussentijdse herziening aanvragen in jaar x op een ander moment dan de vastgelegde herzieningsdatum. De herziene prijzen gaan daarbij ten vroegste in op de dag na aanvraag door de deelnemer.

2.5.10 COMMUNICATIE

- De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid.

Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

- Het gebruik van elektronische middelen voor het uitwisselen van schriftelijke stukken in het kader van de plaatsing van de opdracht is verplicht. Een aangetekende zending hoeft echter niet elektronisch te zijn.

De indiening van de offertes verloopt volgens de voorschriften vermeld in 2.6.2 .

- De inschrijvers vermelden op het offerteformulier één of meerdere mailadressen waarmee elektronische communicatie kan gevoerd worden.

2.6 INDIENING OFFERTE

2.6.1 LIMIETDATUM EN LIMIETUUR VOOR ONTVANGST VAN OFFERTES EN OPENING

Limietdatum en limietuur: zie voorblad.

Deze limietdatum en het limietuur zijn bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte die op of na dit tijdstip toekomt, wordt als laattijdig beschouwd. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.

De aanbestedende overheid zal de ingediende offertes openen op 10/10/2023 om 10.45 uur.

2.6.2 WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES

De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, een elektronische platform in de zin van art. 14, § 7 van de Wet Overheidsopdrachten.

Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx of via de e- procurement helpdesk op het nummer x00 (0)0 000 00 00, of x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx .

2.6.3 ONDERTEKENING VAN OFFERTES

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening.

Een gescande handtekening is onvoldoende!

De elektronische handtekening dient te worden geplaatst op het indieningsrapport in e-tendering.

Deze elektronische handtekening moet uitgaan van de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de inschrijver te verbinden. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden (zie 2.5.4).

In geval van indiening van een offerte door een combinatie van ondernemingen, moet voor elke onderneming die deelneemt aan de combinatie een elektronische handtekening geplaatst worden door de perso(o)n(en) die bevoegd of gemachtigd is/zijn om de onderneming te verbinden.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.

Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx

Opm.: voor buitenlandse ondernemingen mag het certificaat niet op naam van de rechtspersoon staan. Overeenkomstig EU-Verordening 910/2014 (eIDAS-verordening) kan dit immers geen bindende elektronische ondertekening van de offerte voortbrengen. Voor rechtspersonen in België gevestigd is dit daarentegen wel het geval, op basis van art. XII.25. §3 Wetboek Economisch Recht.

Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in dat bestek beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan.

In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt elke onderneming zich hoofdelijk.

TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ‌

3.1 CONTEXT

Het voorwerp van de opdracht bestaat uit het inzetten van personeelscapaciteit die geschikt is voor het ondersteunen bij de uitvoering van auditopdrachten of voor het volledig zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten. Voor de uitvoering van de audits kunnen verschillende profielen worden ingezet waarbij de focus kan liggen op audittechnische ervaring (auditoren), dan wel op inhoudelijke ervaring (consultants). Consultants worden voor het uitvoeren van auditopdrachten steeds samen met (interne of externe) auditoren ingezet, waarbij de auditoren een correct verloop van het auditproces bewaken.

Een toelichting van de mogelijke profielen wordt gegeven onder punt 3.4. Er wordt voor de audit- en consultantprofielen een onderscheid gemaakt op basis van verschillende parameters waaronder (het aantal jaren) ervaring, de noodzakelijke competenties en, voor auditoren, de mate waarin een auditor zijn opdracht zelfstandig kan uitvoeren.

Onder het “ondersteunen bij” wordt typisch verstaan het inzetten van externe profielen, als versterking van en samen met een intern auditteam. Bij "volledig zelfstandig” wordt de auditopdracht van A tot Z uitgevoerd door één of meerdere externe profielen. Externen kunnen in beide gevallen gezocht worden op projectbasis voor een (combinatie van) welbepaalde auditopdracht(en) of onder de vorm van een langdurige samenwerking waarbij een (vaste) auditor of (vast) team van auditoren voor een welbepaalde termijn wordt ingeschakeld voor het uitvoeren van auditopdrachten bij de desbetreffende besteller. De besteller kan een voltijdse inzet van de profielen vragen, maar dit is niet noodzakelijk het geval. Het inzetten van profielen voor een beperkt en mogelijk variërend aantal auditdagen per week is dan ook zowel bij inschakeling op projectbasis als bij lange-termijn opdrachten mogelijk.

De dienstverleningsplaats kan zich voor de auditopdrachten zowel in het binnen- als in het buitenland bevinden.

Naast het uitvoeren van audits kan ook algemeen (strategisch) advies gevraagd worden rond de thema’s audit, interne organisatiebeheersing, risicomanagement en governance of rond specifieke expertisevelden gerelateerd aan bv. de focusdomeinen binnen de auditstrategie voor de Vlaamse overheid. Deze adviezen kaderen daarbij niet noodzakelijk binnen een welbepaalde auditopdracht, maar kunnen bijvoorbeeld gevraagd worden met het oog op het verbeteren van de eigen werking op vlak van interne audit of bij het uitstippelen van een auditstrategie. Ook (verdiepende) opleidingen m.b.t. voormelde thema’s, op maat van de context van de besteller en binnen de perceelspecifieke context, kunnen besteld worden.

De opdracht is opgedeeld in zes percelen. Onder punt 3.3 wordt verdere toelichting gegeven bij de verschillende percelen. De aanbestedende overheid wenst de aandacht van de inschrijvers er op te vestigen dat zij hun plan van aanpak ter beoordeling van de gunningscriteria onder 2.4 dienen te diversifiëren afhankelijk van het perceel en de accenten die binnen het desbetreffende perceel gelegd (moeten) worden.

3.2 TERMINOLOGIE

Auditopdracht:

Een auditopdracht betreft een afgelijnd geheel aan auditactiviteiten met een specifiek voorwerp en een concrete deliverable in de vorm van een rapportering van de bevindingen en desgevallend van de aanbevelingen.

Een bestelling kan bestaan uit één of meerdere, al dan niet samenhorende, auditopdrachten.

Interbestuurlijke context:

Een audit wordt uitgevoerd in een interbestuurlijke context wanneer het geauditeerde proces of de geauditeerde thematiek loopt doorheen verschillende bestuurslagen (gemeentelijk, provinciaal en/of Vlaams).

Auditdagen en audituren:

Een auditdag bestaat uit 8 effectief gepresteerde audituren door een welbepaald profiel in het kader van één of meerdere auditopdrachten. Pauze, binnenlandse verplaatsingen en dergelijke maken hier bijgevolg geen deel van uit (zie tevens punt 0). Deze audituren kunnen overheen verschillende kalenderdagen worden gepresteerd. Deze audituren kunnen overheen verschillende kalenderdagen heen worden gepresteerd.

Binnenlandse en buitenlandse auditopdrachten:

Auditopdrachten waarbij de dienstverleningsplaats zich bevindt binnen België of binnen een afstand van 50 km t.o.v. de Belgische landsgrenzen worden als binnenlandse auditopdrachten beschouwd. Alle andere auditopdrachten worden beschouwd als buitenlandse opdrachten.

Binnenlandse en buitenlandse auditoren:

Auditoren tewerkgesteld of met standplaats in België of binnen een afstand van 50 km t.o.v. de Belgische landsgrenzen zijn binnenlandse auditoren. Alle andere auditoren worden voor deze opdracht als buitenlandse auditoren beschouwd.

Relevante auditervaring:

Dit omvat de kennis/expertise op het vlak van het uitvoeren van auditopdrachten en het doorlopen van de verschillende stappen in het auditproces.9

Inhoudelijke ervaring:

Dit omvat o.a. (niet-limitatief):

- de kennis/expertise m.b.t. de werking van de Vlaamse overheid en/of;

- de kennis/expertise/vertrouwdheid m.b.t. de werking en eigenheid van lokale besturen en/of;

9 Voor perceel 5: zie tevens vereisten inzake certificeringen en opleiding onder punt 3.4.1. en dewelke inherent zijn aan auditervaring waarover de ingezette auditoren moeten beschikken indien de besteller dit oplegt.

- de kennis/expertise m.b.t. één of meerdere beleidsvelden en/of;

- de kennis/expertise m.b.t. de specificiteit van concrete deelaspecten en/of de processen en/of thematieken en/of de materies die het voorwerp uitmaken van de audit. Desgevallend kunnen deze vallen binnen één of meerdere expertisegebieden, zoals bijvoorbeeld, evenwel niet uitsluitend, de focusdomeinen binnen de auditstrategie binnen de Vlaamse overheid.

Offertevraag:

Verzoek van een besteller aan één of meerdere deelnemers om over te gaan tot het opmaken van een offertevoorstel.

Offertevoorstel

Antwoord van een deelnemer op een offertevraag. Een offertevoorstel bevat in ieder geval steeds een prijsvoorstel.

3.3 TOELICHTING PERCELEN

3.3.1 PERCEEL 1: Operationele en organisatie-audit bij de Vlaamse overheid of in een interbestuurlijke context

Binnen dit perceel beogen we zowel organisatie-audits als andere operationele audits, met uitzondering van de forensische audits en de audits op audit. De beoogde audits worden hierbij uitgevoerd bij de Vlaamse overheid of in een interbestuurlijke context. Er kunnen ook audits uitgevoerd worden bij organisaties die financiële stromen ontvangen van organisaties die vallen onder het toepassingsgebied zoals gedefinieerd onder punt 1.2.1. M.u.v. deze audits in kader van financiële stromen, vallen operationele en organisatie-audits die uitsluitend uitgevoerd worden bij een lokaal bestuur niet onder toepassing van dit perceel (zie perceel 2).

Hierbij worden volgende interpretaties toegepast:

Operationele audits zijn audits die beogen na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Dit omvat o.a.: de uitvoering van procesaudits, thema-audits, evaluaties van het systeem van risicomanagement, ad-hoc audits en interbestuurlijke audits.10

Organisatie-audits beogen na te gaan of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren (o.a. hoe matuur de organisatiebeheersing van de desbetreffende organisatie is

m.b.t. de doelstellingen effectiviteit, integriteit, kwaliteit en integriteit). Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod). Hierbij worden niet noodzakelijk alle thema’s bekeken. Voorbeelden van organisatie-audits zijn de audits m.b.t. organisatiebeheersing, bedrijfsvoeringsaudits en sterkte-zwakteanalyses.

10 Op volgende webpagina kan verdere toelichting gevonden worden bij de invulling van deze types audit: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxxxx- vlaanderen/soorten-audits .

Een belangrijke besteller onder dit perceel betreft Audit Vlaanderen. Voor de audits die vallen binnen de scope van dit perceel organiseert Audit Vlaanderen zich rond de focusdomeinen11 gehanteerd binnen de Vlaamse overheid. Deze focusdomeinen geven, evenwel niet uitsluitend, richting aan de auditplanning voor de komende jaren. Binnen de huidige werking worden externe profielen ingeschakeld in mixed teams samen met interne auditoren voor het uitvoeren van audits rond bepaalde risico’s en thema’s. Binnen deze samenstelling is er voornamelijk nood aan versterking met externe profielen met inhoudelijke ervaring (zie tevens 3.4). De uitbestedingsstrategie voor de Vlaamse administratie voorziet om deze werkwijze verder te zetten bij aanvang van het nieuwe raamcontract. Overige bestellers situeren zich (momenteel) hoofdzakelijk ook binnen andere entiteiten die vallen onder de noemer “Vlaamse administratie”, zijnde punt 4 van het toepassingsgebied zoals gedefinieerd onder 1.2.1 .

3.3.2 PERCEEL 2: Operationele en organisatie-audit bij de lokale besturen of in een interbestuurlijke context

Gezien de specificiteit van lokale besturen, kan eventueel ervaring met de werking van en/of het auditeren van een lokaal bestuur vereist zijn van de ingezette auditoren om geschikt te kunnen zijn voor de uitvoering van bestellingen.

Hierbij worden volgende interpretaties toegepast:

Operationele audits zijn audits die beogen na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Voorbeelden van operationele audits zijn de procesaudits, de thema-audits, de ICT-audits, de data- en procesanalyses, de financiële audits, de audits van het projectmanagement en de evaluaties van het systeem van risicomanagement.

m.b.t. de doelstellingen effectiviteit, integriteit, kwaliteit en integriteit voortgaande op een inschatting van de diverse thema’s van de toepasselijke leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen). Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod). Hierbij worden niet noodzakelijk alle thema’s bekeken. Voorbeelden van organisatie-audits zijn de audits m.b.t. organisatiebeheersing zoals beoogd in de leidraden organisatiebeheersing, bedrijfsvoeringsaudits en sterkte-zwakteanalyses.

Operationele en organisatie-audits die uitsluitend uitgevoerd worden bij de Vlaamse overheid vallen niet onder toepassing van dit perceel (zie perceel 1).

11 Zie tevens xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx .

De voornaamste besteller onder dit perceel betreft momenteel Audit Vlaanderen. Binnen de huidige werking worden externe profielen daarbij in mixed teams samen met interne auditoren ingeschakeld voor het uitvoeren van audits rond bepaalde risico’s en thema’s. Overige bestellingen worden (in hoofdzaak) geplaatst door de lokale besturen zelf. Zij vallen onder punt 18 van het toepassingsgebied zoals gedefinieerd onder punt 1.2.1. Afname door andere bestellers is uitzonderlijk.

3.3.3 PERCEEL 3: Forensische audits

Forensic auditing kan omschreven worden als het geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsvinding en/of bewijsvoering op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude).

De forensische audits kunnen uitgevoerd worden bij de Vlaamse overheid, de lokale besturen alsook in een interbestuurlijke context. Er kunnen ook audits uitgevoerd worden bij organisaties die financiële stromen ontvangen van organisaties die vallen onder het toepassingsgebied zoals gedefinieerd onder punt 1.2.1).

De bij uitstek voornaamste besteller onder dit perceel betreft momenteel Audit Vlaanderen. Binnen de huidige werking wordt daarbij een vast team van externe (forensische) auditoren voor langere termijn ingehuurd.

3.3.4 PERCEEL 4: Quality Assurance Review (QAR) /Audit op Audit

Dit perceel betreft het uitvoeren van externe evaluaties van de werking (Quality Assurance Review) van een interne auditdienst, zoals omschreven in de ‘International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing’ van het Institute of Internal Auditors (IIA), in het bijzonder norm 1312 External Assessments.

De externe evaluatie moet zich o.a. kunnen uitspreken over de overeenstemming van de werking van de organisatie met de bij de bestelling gepreciseerde onderdelen van het International Professional Practices Framework (IPPF) van het IIA. Ook een uitdrukkelijke evaluatie van alle normen en van de werking van het auditcomité moet kunnen worden besteld.

De audits op audit kunnen uitgevoerd worden bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen.

3.3.5 PERCEEL 5: Controle- en auditondersteuning Europese subsidiestromen

Dit perceel beoogt het uitvoeren van audits op concrete acties en systeemaudits, alsook alle ondersteunende diensten verbonden met deze audits, met als doel na te gaan in welke mate het voorziene beheers- en controlesystem voldoende de wettelijkheid en de regelmatigheid verzekert van projecten gefinancierd door middel van Europese subsidiestromen zoals de Europese structuur- en investeringsfondsen (ESIF), Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), Interreg, Recovery and Resilience Facility (RRF) en Brexit Adjustment Reserve (BAR). Deze audits kenmerken zich door hun gecombineerde operationele en financiële

draagwijdte en noodzaken een voorafgaande kennis, ervaring en algemene expertise van de ingezette auditoren.

Hierbij worden volgende interpretaties toegepast:

Operationele audits op concrete acties zijn audits die beogen na te gaan of de kosten welke door de management/certificeringsautoriteit van het desbetreffende fonds bij de Europese Commissie werden ingediend wettig, reëel en aanvaardbaar zijn conform de daarbij toepasselijke Europese, Belgische en Vlaamse regelgeving.

Systeemaudits zijn audits die beogen na te gaan in welke mate de bedrijfsprocessen, activiteiten en controles binnen de management of certificeringsautoriteit erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken en conform zijn met het beheers- en controlehandboek enerzijds en de vigerende regelgeving anderzijds.

Deze audits kenmerken zich door hun gecombineerde operationele en financiële draagwijdte en noodzaken een voorafgaande kennis, ervaring en algemene expertise van de ingezette auditoren.

De voornaamste besteller binnen dit perceel is de Vlaamse Auditautoriteit (VAA). Met het besluit van 30 november 2007 van de Vlaamse Regering houdende aanduiding van de Vlaamse Auditautoriteit voor de Europese Structuurfondsen en houdende de oprichting van de Auditcel van de Auditautoriteit werd deze autoriteit, conform de verordening 1083/2006, opgericht. De VAA heeft o.a. als functie de auditverplichtingen zoals voorzien in de Europese verordening inzake het gebruik van Europese Structuurfondsen toe te passen. Dit werd vervolgens uitgebreid naar andere Europese subsidiestromen (RRF, BAR, …). Externe profielen worden hierbij ingeschakeld om de VAA te ondersteunen bij het uitvoeren van haar auditwerkzaamheden. Binnen de huidige werking wordt er niet gewerkt in mixed team per auditopdracht, maar worden bepaalde auditopdrachten geheel uitbesteed en staat de opdrachtnemer in voor de zelfstandige uitvoering ervan.

3.3.6 PERCEEL 6: Audits in het buitenland

Dit perceel beoogt de uitvoering in het buitenland van de soorten audits beschreven in de percelen 1 tot en met 4 en/of van de controle en audit beschreven in perceel 5. Hierbij worden volgende interpretaties toegepast:

- Financiële audit

De financiële audit is gericht op het evalueren van de sleutelcontroles met betrekking tot de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en de geldigheid van financieel-boekhoudkundige transacties en beheersinformatie, alsook de middelen om deze transacties en informatie te identificeren, classificeren en te rapporteren.

- Overeenstemmingsaudit

Deze audit beoogt na te gaan of de organisatie de aan de geauditeerde opgelegde wetgeving, procedures en richtlijnen naleeft, onder meer nationale wetgeving partnerland, programmaovereenkomst met de donor, interne procedures en andere formeel geldende afspraken en richtlijnen. In het bijzonder is een aandachtspunt het opvolgen van regelgeving op vlak van overheidsopdrachten.

- Systeemaudit

De organisatie-audit, ook wel bedrijfsvoeringsaudit genoemd, beoogt na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie ter bereiken, en dit met inachtneming van en nadruk op de criteria organisatorische effectiviteit en efficiëntie, en op het inzicht krijgen op de interne controleprocedures van de organisatie

- Forensische audit

De forensische audit bestaat uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van, en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden, waaronder fraude.

Hoewel de beoogde auditopdrachten in hoofdzaak betrekking hebben op het auditeren van projecten, organisaties en vestigingen in het buitenland, kunnen deze een binnenlands aspect hebben. Auditopdrachten die in hoofdzaak betrekking hebben op projecten, organisaties en vestigingen in het binnenland, maar een buitenlands aspect hebben, vallen niet onder toepassing van dit perceel. Deze vallen onder toepassing van de percelen 1 t.e.m. 5.

Binnen dit perceel kan zowel de inzet van binnenlandse auditoren gevraagd worden als van buitenlandse auditoren. Bovendien is het ook mogelijk dat binnenlandse auditoren moeten afreizen naar het buitenland. Desgevallend worden verplaatsingskosten afzonderlijk vergoed (zie 2.5.8.1.). De besteller zal in de offertevraag aangeven welke inzet van welke profielen waar verwacht wordt.

De beoogde buitenlandse auditopdrachten hebben in hoofdzaak betrekking op het auditeren van organisaties en projecten die financiering ontvangen vanuit de Vlaamse overheid, alsook het auditeren van lokale filialen en landenkantoren van entiteiten van de Vlaamse overheid. In vele gevallen worden deze gekenmerkt door hun gecombineerde operationele en financiële daagwijdte.

De voornaamste bestellers onder dit perceel zijn het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, afdeling Samenwerking Buitenland en Flanders Investment&Trade (FIT)

DEPARTEMENT KANSELARIJ EN BUITENLANDSE ZAKEN (DKBUZA) – AFDELING SAMENWERKING BUITENLAND

De opdrachten die uitgaan van DKBUZA hebben ofwel betrekking op het auditen van projecten van de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking ofwel op het auditen van de landenkantoren van de diplomatieke vertegenwoordiging van Vlaanderen in het buitenland.

Projecten Vlaamse Ontwikkelingssamenwerking

De auditdiensten zullen hoofdzakelijk plaatsvinden bij subsidie-ontvangende organisaties in de ‘partnerlanden’ waar de projecten worden uitgevoerd nl. in Marokko, Malawi, Mozambique en (minder) Zuid- Afrika. .

De voorbereidende en afsluitende vergaderingen worden zowel gehouden op het hoofdkantoor in Brussel als in het landenkantoor ter plaatse in aanwezigheid van de Vlaamse vertegenwoordiger(s). Het

landenkantoor van Malawi bevindt zich in Lilongwe, dat van Mozambique in Maputo en dat van Zuid-Afrika in Pretoria. Er is nog geen landenkantoor in Marokko.

De standaard werkwijze voor hogervermelde buitenlandse auditopdrachten is dat een profiel C vanuit het Belgisch (binnenlands) auditkantoor de audit ter plaatse uitvoert. Wanneer voldoende kennis van de lokale context, taal en de lokale regelgeving van de dienstverleningsplaats vereist is, kan een profiel A of B uit het partnerland worden ingezet naast een Belgische (binnenlandse) auditor. Bovendien kan ook een binnenlands profiel D worden ingezet voor de coördinatie vanuit België.

Landenkantoren – Diplomatieke vertegenwoording van Vlaanderen in het buitenland

Voor DKBUZA zullen jaarlijks diensten worden uitgevoerd in hun landenkantoren. De Vlaamse Regering heeft een kantoor in volgende landen met aan het hoofd een Diplomatiek vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering:

- Nederland, Den Haag,

- Duitsland, Berlijn,

- Frankrijk, (Unesco, OESO en Raad van Europa) Parijs

- Het Verenigd Koninkrijk en Ierland, Londen,

- Spanje, Madrid,

- Polen en de Baltische Staten, Warschau,

- Oostenrijk, Hongarije, Slovenië, Slovakije en Tsjechië, Wenen,

- Verenigde Staten, New York,

- Zuid-Afrika, Pretoria

- Zwitserland (VN-instellingen), Genève.

- Italië, Rome

De standaard werkwijze voor deze buitenlandse auditopdrachten is dat een profiel B vanuit het binnenlands auditkantoor de audit ter plaatse uitvoert.

FLANDERS INVESTMENT & TRADE

De diensten ten behoeve van Flanders Investment & Trade (FIT) hebben hoofdzakelijk betrekking op het auditeren van lokale kantoren in het buitenland van FIT (zie voor de lijst van buitenlandkantoren van FIT xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/). De standaard werkwijze voor deze buitenlandse auditopdrachten is dat een profiel A of profiel B vanuit het binnenlands auditkantoor de audit ter plaatse uitvoert.

Afwijkingen van de hierboven beschreven standaard werkwijzen zijn mogelijk en worden verduidelijkt in de offertevraag.

3.4 PROFIELEN

3.4.1 Auditoren en consultants

Voor het uitvoeren van audits kunnen in eerste instantie auditoren gevraagd worden. Bij deze profielen ligt de focus op relevante auditervaring 12. Dit neemt uiteraard niet weg dat een auditor kan gevraagd worden die een bepaalde affiniteit/voeling heeft met een specifieke materie, thematiek, proces, etc. Daarnaast kan bij een auditopdracht ook de input van één of meerdere profielen met een focus op inhoudelijke ervaring 13 nodig of nuttig zijn, i.e. consultants. Hierbij worden profielen beoogd die niet zozeer beschikken over audit- technische kennis en ervaring, maar een bepaalde kennis en (inhoudelijke) expertise hebben rond een specifiek onderwerp en vanuit dit oogpunt een belangrijke bijdrage leveren bij de uit te voeren audit(s).

De opdrachtnemer moet op vraag van een besteller tijdens de uitvoering van de raamovereenkomst de volgende profielen kunnen aanbieden. Het vermelde aantal maanden of jaren ervaring heeft daarbij betrekking op het relevante deel van de ervaring en niet noodzakelijkerwijs op het totale aantal jaren ervaring/anciënniteit:

• Profiel A – auditor of consultant met respectievelijk minstens 6 maanden relevante auditervaring of inhoudelijke ervaring

o dit profiel moet onder begeleiding ondersteuning kunnen bieden bij de uitvoering van de auditopdracht

o dit profiel moet op korte termijn inzetbaar kunnen zijn voor een specifiek onderdeel, bv. het testwerk., en moet over de nodige competenties beschikken om de volgende taken uit te voeren, m.n.:

▪ Verzamelen en interpreteren van data

▪ Uitvoeren van analyses m.b.t. specifieke taken of onderdelen van een auditopdracht

▪ Ondersteuning bieden bij de uitvoering van een auditopdracht

▪ Het formuleren van bijhorende conclusies

• Profiel B – auditor of consultant met respectievelijk minstens 2 jaar relevante auditervaring of inhoudelijke ervaring

o dit profiel moet onder begeleiding ondersteuning kunnen bieden bij de uitvoering van de auditopdracht

o dit profiel moet op korte termijn inzetbaar kunnen zijn voor een specifiek onderdeel, bv. het testwerk., en moet over de nodige competenties beschikken om de volgende taken uit te voeren, m.n.:

▪ Verzamelen en interpreteren van data

▪ Uitvoeren van analyses m.b.t. specifieke taken of onderdelen van een auditopdracht

▪ Ondersteuning bieden bij de uitvoering van een auditopdracht

▪ Het formuleren van bijhorende conclusies

12 Definitie: zie punt 3.2

13 Definitie: zie punt 3.2

• Profiel C – auditor of consultant met respectievelijk minstens 4 tot 6 jaar relevante auditervaring of inhoudelijke ervaring

o dit profiel moet op zelfstandige wijze, in samenwerking met de besteller of een hoger extern profiel, een (audit)opdracht in zijn geheel kunnen uitvoeren

o dit profiel beschikt over het analytisch en synthetisch denkvermogen om een ontwerp op te maken m.b.t.:

▪ Het formuleren van accurate auditdoelstellingen met bijhorende scope-afbakening

▪ Het uitvoeren van het terreinwerk (gesprekken, analyse van documentatie,…)

▪ Het uitvoeren van analyses op basis van de beschikbare informatie

▪ Het formuleren en communiceren van conclusies en bijhorende aanbevelingen in een ontwerprapport

• Profiel D – auditor of consultant met respectievelijk minstens 6 tot 10 jaar relevante auditervaring of inhoudelijke ervaring

Dit profiel:

o Beschikt over de competenties om op zelfstandige wijze een (audit)opdracht in zijn geheel uit te voeren

o beschikt over een sterk conceptueel, analytisch en synthetisch denkvermogen om o.a. de volgende taken op een efficiënte, effectieve en klantgerichte wijze te kunnen uitvoeren:

▪ Het formuleren van accurate auditdoelstellingen met bijhorende scope-afbakening

▪ Het bepalen van een aanpak om deze doelstellingen te bereiken (bv.. opstellen van RCM)

▪ Het uitvoeren van het terreinwerk (gesprekken, analyse van documentatie,…)

▪ Het uitvoeren van analyses op basis van de beschikbare informatie

▪ Het formuleren en communiceren van conclusies en bijhorende aanbevelingen in een rapport

o beschikt over de competenties om in team te werken of om de ingezette auditoren aan te sturen, op te volgen, op te leiden

o kan de supervisie over de volledige (audit)opdracht uitvoeren

o er moet aangetoond worden dat dit profiel minstens 2 jaar ervaring heeft in het volledig zelfstandig uitvoeren en leiden van (audit)opdrachten

• Profiel E – profiel met een doorgedreven expertise met minstens 10 jaar relevante auditervaring of inhoudelijke ervaring, dat in staat is om op zeer korte termijn een complexe probleemstelling, opdracht of vraag te begrijpen en om op een zeer efficiënte wijze strategisch advies of richting te geven en dit bv als klankbord tijdens de uitvoering van een opdracht of bij een specifiek project

o er moet aangetoond worden dat dit profiel minstens 2 jaar ervaring heeft in het geven van strategisch advies

• Profiel F – profiel met handtekenbevoegdheid. Dit profiel moet i.h.b. bevoegd zijn voor het ondertekenen van auditrapporten bij zelfstandig uitgevoerde audits.

WIJZIGINGEN

Bij een wijziging van het profiel van de auditor of consultant of een doorgroei naar een hoger profiel geldt het volgende:

• De wijziging van profiel heeft geen financiële gevolgen op reeds geplaatste bestellingen. Voor deze opdrachten worden de prijzen volgens het offertevoorstel gehanteerd.

• Een wijziging in het team tijdens de uitvoering van een opdracht is steeds onderworpen aan de toestemming van de besteller (zie tevens 3.4.2).

De deelnemers zijn ertoe gehouden steeds voldoende auditoren binnen de gevraagde profielen ter beschikking te houden en aldus garanties naar continuïteit te bieden.

CERTIFICERING

De besteller heeft het recht om binnen bovenvermelde profielen de inzet van auditoren met de voor het betrokken perceel vereiste certificaten, getuigschriften of diploma’s te vereisen.

Hiertoe moeten onderstaande voorwaarden inzake het beschikken over auditoren met bepaalde certificaten, getuigschriften en diploma’s ten alle tijden zijn voldaan. Indien niet langer aan deze voorwaarden voldaan wordt, kan dit leiden tot de toepassing van een sanctie met impact op de cascade (zie 4.6.3). De aanbestedende overheid heeft het recht om de deelnemer gedurende de looptijd van de raamovereenkomst te vragen om aan te tonen dat aan de bovenvermelde voorwaarden is voldaan.

Volgende minimale vereisten gelden inzake certificaten, getuigschriften en diploma’s:

- Voor perceel 1: minstens 4 auditoren beschikken over een IIA-certificaat ‘Certified Internal Auditor’ of hebben een getuigschrift of diploma behaald van een opleiding die, aangevuld met voldoende permanente vorming, die ook dient te worden aangetoond, minstens gelijkwaardig is met het certificaat 14.

- Voor perceel 2: minstens 2 auditoren beschikken over een IIA-certificaat ‘Certified Internal Auditor’ of hebben een getuigschrift of diploma behaald van een opleiding die, aangevuld met voldoende permanente vorming, die ook dient te worden aangetoond, minstens gelijkwaardig is met het certificaat.

- Voor perceel 3: minstens 2 auditoren beschikken over een registratie of certificaat van Belgische (IFA, registered forensic auditor) of internationale beroepsorganisaties (ACFE, certified fraud examiner).

14 Om te bepalen wat daarvoor allemaal nodig is, verwijzen we naar xxxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx.xxxx en de informatie waarnaar daar wordt verwezen

- Voor perceel 4: minstens 1 auditor beschikt over een IIA-certificaat ‘Certified Internal Auditor’ of heeft een getuigschrift of diploma behaald van een opleiding die, aangevuld met voldoende permanente vorming, die ook dient te worden aangetoond, minstens gelijkwaardig is met het certificaat 15.

- Voor perceel 5: beschikken over minstens 1 auditor die kan worden aangeboden als profiel D, 2 auditoren die kunnen worden aangeboden als profiel B en 3 auditoren die kunnen worden aangeboden als profiel A. Al deze profielen beschikken over relevante ervaring of opleidingsreferenties aangaande staatssteun-, overheidsopdrachten- en financiële audits op het vlak van eerste- of tweedelijnscontrole bij Europese structuurfondsen, EFRO, Interreg of gelijkwaardig.

- Voor perceel 6:

o minstens 2 auditoren beschikken over een IIA-certificaat ‘Certified Internal Auditor’ of hebben een getuigschrift of diploma behaald van een opleiding die, aangevuld met voldoende permanente vorming, die ook dient te worden aangetoond, minstens gelijkwaardig is met het certificaat16 en;

o minstens 1 auditor beschikt over een registratie of certificaat van Belgische (IFA, registered forensic auditor) of internationale beroepsorganisaties (ACFE, certified fraud examiner) en;

o minstens twee auditoren die kunnen worden aangeboden als profiel C en beschikken over ervaring in het uitvoeren van audits in het buitenland of audits in het kader van ontwikkelingssamenwerking;

TALENKENNIS

De besteller kan voor de beoogde opdracht ook taalvereisten opleggen voor één of meerdere auditoren. De meest voorkomende zijn hierbij, naast het Nederlands, het Engels en het Frans.

Specifiek voor perceel 6 - opdrachten in partnerlanden van het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken - dient minstens één auditor met profiel C te beschikken over voldoende actieve kennis van een officiële landstaal van het land waar de audit plaatsvindt (Frans, Engels of Portugees) Bovendien dient, ongeacht het land, steeds voldoende actieve kennis van het Engels aanwezig te zijn om schriftelijk te rapporteren.

PERCEELSPECIFIEKE VERPLICHTE OPLEIDING

Specifiek voor perceel 2:

Voor wat betreft organisatie-audits zoals bedoeld onder perceel 2 kan vereist worden dat de ingezette auditoren of een deel daarvan een opleiding hebben gevolgd of binnen een opgegeven termijn volgen naar

15 Om te bepalen wat daarvoor allemaal nodig is, verwijzen we naar xxxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx.xxxx en de informatie waarnaar daar wordt verwezen

16 Om te bepalen wat daarvoor allemaal nodig is, verwijzen we naar xxxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxx/XXX-Xxxxxxxxxxxxx.xxxx en de informatie waarnaar daar wordt verwezen

keuze van de besteller. De besteller is verantwoordelijk voor het organiseren van dergelijke opleidingen wanneer deze vereiste gesteld wordt (weliswaar op een beperkt aantal momenten) en voor het inschatten van de gelijkwaardigheid van soortgelijke opleidingen georganiseerd door anderen. Voor de opdrachtnemer zijn deze aldus georganiseerde opleidingen kosteloos. De tijdsinzet voor het volgen van de opleidingen mag niet gefactureerd worden. Deze verplichting is voor de respectievelijke auditoren beperkt tot maximaal 2 dagen per jaar.

Deze opleiding is noodzakelijk om inzicht te krijgen in de leidraad organisatiebeheersing voor de lokale besturen en in de benadering van Audit Vlaanderen en/of de besteller voor audits hieromtrent.

Deze opleiding zal doorgaan in of nabij de lokalen van de besteller dan wel in of nabij de lokalen van Audit Vlaanderen te Brussel dan wel digitaal. De verdere praktische organisatie van deze opleiding zal worden geregeld tijdens de uitvoering van de opdracht.

Specifiek voor perceel 5:

Voor wat betreft controle en audits in het kader van Europese Structuurfondsen zoals bedoeld onder perceel 5 is het vereist dat de ingezette auditoren of een deel daarvan een interne of externe opleiding hebben gevolgd aangaande staatssteun-, overheidsopdrachten- en financiële audits op het vlak van audits bij Europese structuurfondsen welke hen toelaten dergelijke audits autonoom uit te voeren.

3.4.2 Teamsamenstelling en wijzigingen

Binnen een opdracht tegen globale prijs (resultaatsverbintenis) is het uitgangspunt dat de deelnemer bepaalt welk(e) profiel(en) nodig zijn om het beoogde resultaat te behalen. Binnen een opdracht tegen prijslijst (middelenverbintenis) is het uitgangspunt dat de besteller bepaalt welk concreet profiel of concrete combinatie van profielen (auditoren en/of consultants) zal ingeschakeld worden en voor hoeveel dagen maximaal. Een deelnemer heeft de mogelijkheid om op gemotiveerde wijze en voorafgaand aan het indienen van een offertevoorstel een suggestie tot wijziging voor te leggen aan de besteller. De besteller beslist finaal over de benodigde profielen en teamsamenstelling.

De informatie aangaande het type verbintenis en desgevallend de profielkeuze wordt medegedeeld in de offertevraag (zie teven punt 4.2). In de offertevraag kan een besteller de gewenste en vereiste kennis, competenties en ervaring ook verder verfijnen (bv. bepalen dat een auditor affiniteit moet hebben met (de werking van) lokale besturen; of dat het gevraagde auditprofiel moet beschikken over ervaring met het auditeren van bepaalde thema’s of processen en hier dus een affiniteit mee heeft). De aantoonbaarheid van de vereiste en gewenste kennis, competenties en ervaring behoort tot de opdracht van de deelnemer en gebeurt a.d.h.v. een cv17 waarbij de relevante ervaring t.o.v. de omschrijving in de offertevraag accuraat en volledig omschreven wordt met bijhorende referenties18 (zie tevens 4.2). De besteller is degene die voor een specifieke offertevraag en in functie van de door hem geformuleerde eisen en wensen en de uit te voeren auditopdracht bepaalt wat relevante audit- of inhoudelijke ervaring is en wat niet en/of wat als

17 De besteller kan opleggen dat over de offertevoorstellen heen steeds een vast, desgevallend door de deelnemer te kiezen, sjabloon wordt gebruikt.

18 Bij elke referentie moeten contactgegevens of gegevens worden bezorgd die de besteller in staat moeten stellen om de verstrekte informatie te verifiëren.

evenwaardig hieraan kan beschouwd worden. Zoals hierboven aangegeven wordt niet noodzakelijk de volledige ervaring van het voorgestelde profiel in overweging genomen.

In het offertevoorstel deelt de deelnemer aan de besteller mee welk(e) perso(o)n(en) concreet ingezet wordt (worden) voor uitvoering van de desbetreffende opdracht en binnen welke rol en profiel. Het voorstel vervat in het offertevoorstel is bindend.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de toegewezen medewerker of de samenstelling van een team niet te wijzigen tijdens de uitvoering, tenzij in geval van overmacht. Indien een wijziging zich opdringt, garandeert de opdrachtnemer dat het kwaliteitsniveau ten allen tijde gehandhaafd wordt. Iedere wijziging die een opdrachtnemer wenst door te voeren, dient hij onmiddellijk schriftelijk mee te delen aan de besteller. In deze mededeling geeft de opdrachtnemer aan wie zal instaan voor de vervanging en legt hij deze ter goedkeuring voor aan de besteller.

3.5 PARTNERSCHAP

SINGLE POINT OF CONTACT

Het Facilitair Bedrijf en de belangrijkste bestellers binnen de onderscheiden percelen (Audit Vlaanderen, Vlaamse Auditautoriteit, DKBUZA en FIT) wensen een partnerschap uit te bouwen met de gekozen auditkantoren en vanuit een partnerschapsrelatie in te zetten op een optimale, elkaar versterkende samenwerking. Om dit te bewerkstelligen stelt elk gekozen auditkantoor per perceel19 vooreerst een Single Point of Contact (SPOC) (en back-up) aan met (minstens) een profiel D waar de vertegenwoordigers van deze entiteiten rechtstreeks contact mee kunnen opnemen. De SPOC dient te beschikken over een gedegen kennis van zaken aangaande de binnen de raamovereenkomst gevraagde dienstverlening, houdt het overzicht over offertevragen en bestellingen, zorgt voor een vlotte opvolging hiervan, zorgt er voor dat de juiste en kwaliteitsvolle profielen worden voorgesteld als antwoord op de vragen van besteller, staat in nauw contact met de (verantwoordelijke) auditoren die worden ingezet en houdt in het algemeen toezicht op de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. De SPOC heeft aldus een belangrijke coördinerende rol. Ook bij problemen vormt de SPOC het eerstelijnscontact. Deze persoon dient derhalve over voldoende beslissingsbevoegdheid en autonomie te beschikken zodoende op korte termijn een gepast antwoord te kunnen bieden. Van de SPOC wordt verwacht dat deze vlot bereikbaar is, zich pro-actief en constructief opstelt en steeds deelneemt aan de implementatie- en opvolgingsvergaderingen.

OPLOSSINGSGERICHTE AANPAK

Van elk gekozen auditkantoor wordt verwacht dat het maximaal inzet op het vermijden van en anticiperen op te verwachten moeilijkheden zoals:

- de reactietijden tijdens het bestelproces die blijken onvoldoende te zijn;

- de geschiktheid en/of kwaliteit van de ingezette profielen dewelke als onvoldoende ervaren wordt tijdens de uitvoering van een auditopdracht;

- de voor een bestelling ingezette profielen die niet langer beschikbaar zijn (bijvoorbeeld wegens ontslag bij de inschrijver) en dienen te worden vervangen;

19 Eenzelfde persoon kan hierbij optreden als SPOC voor meerdere percelen.

- de kwaliteit van het uitgevoerde (audit)werk dat aanleiding geeft tot opmerkingen of als onvoldoende ervaren wordt;

- de kwaliteit van de afgeleverde auditrapporten die (herhaaldelijk) ondermaats blijkt te zijn (zie tevens 0);

- de samenwerking met en de tevredenheid van de bestellers die daalt:

- specifiek voor perceel 6: de reactietijden van auditoren, bestellers en geauditeerden die wordt verlengd omwille van het buitenlands aspect.

Elk auditkantoor stelt zich bij melding van problemen oplossingsgericht op, gaat in dialoog met de besteller en formuleert, op voldoende concrete wijze, remediërende acties en maatregelen om de gestelde problemen op korte termijn op te lossen (bv. vervanging met gelijkwaardig profiel, inschakelen van bijkomende auditor en/of expertise, kosteloze herwerking van het auditrapport naar de verwachte standaarden, …). Bij herhaaldelijke problemen wordt vanuit de dienstverlener overgegaan tot het nemen van structurele, preventieve acties en maatregelen met lange termijn effect om verdere herhaling te voorkomen (bijvoorbeeld: bijkomende opleiding, permanent additioneel (kwaliteits)toezicht, niet langer inschakelen van bepaalde van medewerkers, bijsturen van communicatielijnen, ...). Wanneer de genomen acties op korte en/of lange(re) termijn onvoldoende verbetering bieden, kan dit leiden tot sancties met impact op de cascade (zie tevens 4.6.3).

INWERKEN IN DE CONTEXT EN INZET OP CONTINUE VERBETERING

Van elk auditkantoor, in het bijzonder de kantoren die als eerste en tweede gerangschikt staan in de cascade, wordt geëist dat het de nodige inspanningen levert om de kwaliteit van de ingezette auditoren en het door hen opgeleverde werk voortdurend te verbeteren. Met het oog op het realiseren van een optimale en elkaar versterkende samenwerking en partnerschapsrelatie gaat daarbij dan ook bijzondere aandacht uit naar het continu verbeteren van het geleverde werk bij en samenwerking met de belangrijkste en terugkerende bestellers en rond terugkerende thema’s. Zo heeft Audit Vlaanderen bijvoorbeeld een duidelijke methodologie en kwaliteitsstandaarden voor de onderscheiden percelen waar deze entiteit een belangrijke besteller voor is. Er wordt verwacht dat de auditoren die voor opdrachten bij Audit Vlaanderen worden ingezet zich deze specifieke context en werking zo snel mogelijk eigen maken en een maximaal leereffect wordt nagestreefd. Bestellers als Audit Vlaanderen investeren ook zelf in deze samenwerking en continue verbetering door initiatieven als de verplichte, perceelspecifieke opleiding voor perceel 2 (zie punt 3.4.1). Ook de percelen m.b.t. controle en audit in kader van Europese subsidiestromen en voor uitvoeren van audits in het buitenland hebben typische eigen bestellers met hun eigen werking, context en verwachtingen waar de auditkantoren op moeten inspelen.

De wijze waarop elk kantoor dit zal bewerkstelligen maakt integraal deel uit van de beoordeling van de offertes (zie punt 2.4.1) en het naleven van de opgegeven engagement zal gemonitord worden. Wanneer de engagementen niet worden uitgevoerd of het beoogde resultaat uitblijft, kan dit sancties tot gevolg hebben die mogelijk een impact hebben op de rangschikking in de cascade.

Met het oog op continue verbetering en de uitbouw van een partnerschapsrelatie engageren de opdrachtnemers zich ook om ook bij te dragen tot een leereffect bij de interne auditoren van de

desbetreffende besteller. Bestellers kunnen in dit kader o.a. vragen dat een kennisdelingsmoment wordt opgezet na afloop van een opdracht.

3.6 VERWACHTE DIENSTVERLENING

ALGEMEEN

Voor elke opdracht wordt één persoon (en een back-up) aangeduid als aanspreekpunt (SPOC) voor de besteller.20

De deelnemer waarbij de bestelling wordt geplaatst, voert deze uit overeenkomstig de in de wetgeving, de raamovereenkomst en de bestelling bepaalde voorwaarden.

De uitvoering van de audits gebeurt onder toezicht van de besteller (zie tevens 1.2.3), waarbij de invulling van dit toezicht verschilt bij inzet van externe profielen ter ondersteuning van een intern auditteam ten opzichte van volledig door de opdrachtnemer uitgevoerde audits. Voor bestellingen in het kader van de percelen 1 tot en met 4, zal hoofdzakelijk Audit Vlaanderen optreden als besteller en in deze hoedanigheid ook toezicht uitoefenen op de eigenhaar bestellingen. Voor de bestellingen in het kader van perceel 5 is dit in hoofdzaak de Vlaamse Auditautoriteit. Voor de bestellingen in het kader van auditopdrachten in het buitenland (perceel 6) kunnen o.a. het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Toerisme Vlaanderen en/of Flanders Investment & Trade instaan voor het uitoefening van toezicht.

Indien een besteller van oordeel is dat een situatie van gebrekkige uitvoering zich voordoet, stelt deze de opdrachtnemer daarvan op gemotiveerde wijze in kennis. Indien motivering ontbreekt, mag de opdrachtnemer deze opvragen bij de besteller. Een gebrekkige uitvoering van de bestelling kan aanleiding geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, het toepassen van ambtshalve maatregelen, alsook tot het toepassen van specifieke sancties binnen het cascadesysteem (zie tevens 4.6.3.).

AUDITOREN EN AUDITACTIVITEITEN

De opdrachtnemers en de door hen ingezette auditoren dienen bij de uitvoering van elke bestelling minstens de code of ethics van het IIA te respecteren alsook de afspraken en regels van de besteller. Dit omvat onder meer het integriteitsbeleid21, de privacyverklaring22, de gedragscode23 en het informatieveiligheidsbeleid van de besteller. Ook instructies van de respectievelijke bestellers over hoe de externe auditoren dienen te opereren in opdracht van de besteller dienen nagevolgd te worden.

Iedere bestelde ICT-audit dient te worden uitgevoerd in overeenstemming met de algemene normen voor IT auditing van ISACA.

20 Deze persoon mag dezelfde zijn als de SPOC aangeduid op niveau van de raamovereenkomst in kader van partnerschap.

21 Voor de Vlaamse overheid xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx

22 Voor Audit Vlaanderen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx

23 Voor Audit Vlaanderen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx

Zoals gekaderd onder partnerschap dienen de deelnemers er voor te zorgen dat er een maximaal leereffect optreedt bij de ingezette auditoren zodat de kwaliteit van het geleverde (audit)werk continu verbetert. Dit houdt ook in dat zij zich deze (interne) afspraken, regels en instructies eigen maken.

Indien tijdens de uitvoering van de auditwerkzaamheden blijkt dat één of meerdere profielen niet in staat zijn om de auditopdracht kwaliteitsvol uit te voeren of niet beschikken over de vereiste ervaring (cf. rubriek 3.4.1 en zoals bepaald in de offertevraag) behoudt de besteller zich het recht voor om – zonder meerkost, ook niet in de vorm van aanrekening van audituren die de vervanger nodig heeft om zich in te werken – van de opdrachtnemer te eisen om (een) andere profiel(en) in te schakelen voor het verderzetten van de auditopdracht.

INPLANNING VAN AUDITOPDRACHTEN

Een flexibele inplanning van de auditopdrachten zodoende tot een maximale en optimale invulling van bestellingen te komen is mogelijk na onderling overleg tussen de besteller en de opdrachtnemer (in het kader van het bestelproces) en rekening houdend met de beschikbaarheid van de (medewerkers) van de geauditeerde(n). Eens een planning wordt goedgekeurd, kan hiervan niet meer eenzijdig afgeweken worden.

I.h.b. wat betreft perceel 5 dient de opdrachtnemer in ieder geval de werkzaamheden in het kader van een auditopdracht in te plannen zodat de door de Europese Commissie opgelegde deadlines gehaald worden.

RAPPORTERING – VOORTGANGSCONTROLE

Tijdens de uitvoering van de bestellingen wordt wekelijks aan de besteller een overzicht van de reeds geleverde prestaties bezorgd volgens het door de besteller opgegeven sjabloon of formaat, al dan niet via het door de besteller aangeduide IT-systeem.

AUDITRAPPORT

Het (de) ingezette profiel(en) formuleert (formuleren) tot slot zijn (hun) bevindingen in een auditrapport. De besteller bepaalt de vorm, de minimale inhoud, het aantal exemplaren, alsook de bestemmelingen en de volgorde waarin zij het rapport ontvangen, Het rapport wordt standaard in elektronische vorm bezorgd zowel in word- als in pdf-formaat.

De besteller kan tevens vragen dat de belangrijkste vaststellingen uit het auditrapport mondeling worden toegelicht op een overlegmoment.

Kwaliteitsvereisten:

Een correct en kwaliteitsvol auditrapport is uitermate belangrijk. Dit houdt o.a. in:

- een objectief, onbevooroordeeld overzicht van de vaststellingen;

- een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden en uitgevoerde testen. Wanneer nodig worden in het rapport de nodige voorbehouden geformuleerd indien bepaalde onderzoekshandelingen niet konden worden uitgevoerd;

- een verduidelijking van wanneer en welke veronderstellingen er door de (forensische) auditor zijn gemaakt;

- een gedetailleerde, en waar nuttig gesynthetiseerde, weergave van de bevindingen. Elk element in het verslag is hierbij onweerlegbaar onderbouwd door een werkdocument in het dossier;

- onderbouwde en uitgewerkte aanbevelingen om de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen.

- een kwalitatieve samenvatting;

- een logische opbouw; ;

- het verstaanbaar zijn voor de lezer en een beperkt gebruik van vakjargon;

- geen onnodige uitweidingen

- geen spelling- en grammatica fouten

- consistent gebruik van lettertype en lettergrootte

- correcte nummering van titels, tabellen, figuren, etc.

- juiste (kruis)verwijzingen

Een besteller kan (meer) specifieke kwaliteitskenmerken formuleren en van toepassing verklaren op zijn bestellingen.

Kleine en beperkte aanpassingen zijn bij nagenoeg elk rapport gebruikelijk en doen geen afbreuk aan het kwaliteitsvolle karakter van het auditrapport, zelfs als ze de kwaliteit verder verhogen. Een auditrapport wordt echter wel als niet-kwaliteitsvol beschouwd indien bv. onjuistheden worden vastgesteld; onvoldoende onderbouwing aanwezig is – voor specifieke vermeldingen en/of voor het rapport in zijn geheel –; inconsistenties worden vastgesteld hetzij in het auditrapport of tussen het auditrapport en het werkdossier; en/of de leesbaarheid, taalkwaliteit en/of begrijpbaarheid van het rapport of van het grootste en/of belangrijkste deel van het rapport van die aard zijn dat, alvorens het kan worden bezorgd aan de bestemmelingen, nog significante inspanningen nodig zijn van de met supervisie belaste medewerkers, van andere personeelsleden van de besteller, van de geauditeerde en/of van de ingezette auditoren zelf.

De besteller behoudt zich het recht voor om – zonder meerkosten – aanvullingen en aanpassingen aan het auditrapport te eisen van de opdrachtnemer, zolang het auditrapport niet voldoende kwaliteitsvol of correct is.

Het vereiste engagement in kader van partnerschap houdt ook in dat kwaliteitsissues die gemeld worden inzake auditrapporten worden meegenomen als lessons learned zodoende de kwaliteit van daaropvolgende rapporten verder te verbeteren.

Specifiek voor percelen 4, 5 en 6 en voor volledig zelfstandig uitgevoerde auditopdrachten:

Het auditrapport dient behoudens andersluidende instructie in de bestelbrief te worden ondertekend door een auditor van de deelnemer die voldoet aan de voorwaarden om te kunnen worden ingezet als profiel F.

KWALITEITSCONTROLE

De opdrachtnemer staat in voor de kwaliteit van het door zijn medewerkers geleverde (audit)werk en het daaruit voortvloeiende auditrapport en voert hier ook steeds een kwaliteitscontrole op uit. De wijze waarop en intensiteit waarmee kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd mag verschillen in de gevallen waar de besteller aangeeft zelf de verantwoordelijkheid te dragen voor het finale kwaliteitsnazicht, ten opzichte van de opdrachten waarbij de opdrachtnemer deze verantwoordelijkheid draagt en desgevallend het auditrapport ondertekent. Dit laatste is typisch het geval bij volledig zelfstandig uitgevoerde audits.

In de offerte wordt de kwaliteitscontrole voor beide gevallen duidelijk beschreven (zie punt 2.4). Alle inspanningen en prestaties die desgevallend bijkomend nodig zijn in geval de opdrachtnemer de verantwoordelijkheid draagt voor het finale kwaliteitsnazicht, en desgevallend ondertekening van het auditrapport, dienen inbegrepen te zijn in de profieluurprijs voor profiel F. De inzet van dit profiel dient in een redelijke verhouding te staan ten opzichte van de omvang en complexiteit van de uit te voeren auditopdracht(en).

VERTALINGEN

Vertalingen zijn mogelijk noodzakelijk in kader van de rapportering naar de besteller en de door hem aangeduide bestemmelingen van het auditrapport, i.h.b. bij auditopdrachten onder perceel 6. De besteller zal in de offertevraag aangeven wat de concrete verwachtingen zijn. Onder het deel “Talenkennis” onder punt 3.4.1 wordt reeds een eerste indicatie gegeven van de verwachtingen m.b.t. mondelinge en schriftelijke rapportering voor opdrachten in partnerlanden van het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken.

Wat betreft het auditrapport kan in het algemeen uitgegaan worden van het principe dat een auditrapport in de bestuurstaal van de geauditeerde organisatie en/of besteller wordt opgesteld. Als deze organisatie een deelentiteit is van de besteller kan het rapport rechtstreeks en enkel in het Nederlands worden opgesteld. ln de andere situaties, bv. wanneer de geauditeerde organisatie een door de besteller gesubsidieerde organisatie is die zich in het buitenland bevindt, kan de besteller in zijn offertevraag een Nederlandstalige versie van het rapport vereisen.

Daarnaast kunnen vertalingen ook betrekking hebben op de vertaling van documenten die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van een auditopdracht. Zo kan van een opdrachtnemer gevraagd worden om steekproefsgewijs een aantal relevante stukken te (laten) vertalen. Doorgaans zullen drie documenten gevraagd worden. Een besteller kan hier evenwel ook van afwijken. Voor wat betreft Flanders Investment and Trade (FIT) geldt als standaardwerkwijze dat per audit gevraagd wordt om willekeurig drie financiële bewijsstukken te selecteren voor vertaling.

Voor vertalingen dient geen beëdigde vertaler te worden aangesteld. Vertalingen door eigen personeel van de auditfirma of uit het netwerk van de auditfirma worden aanvaard in zoverre de kwaliteit voldoende hoog is. In het bijzonder geldt voor FIT dat - in onderling overleg met de besteller - vertalingen tevens kunnen worden aangeleverd door lokaal personeel van FIT, c.q. zullen deze tevens door de opdrachtgever worden aanvaard.

UITVOERING VAN DE OPDRACHT

De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door de bepalingen van het KB Uitvoering, met uitzondering van de artikelen waarvan wordt afgeweken en die vooraan in dit bestek worden vermeld. Hieronder volgen enkele bepalingen waar de aanbestedende overheid de aandacht op wenst te vestigen, alsook enkele preciseringen.

4.1 ALGEMEEN KADER

4.1.1 GEBRUIK ELEKTRONISCHE MIDDELEN (ART. 10 KB UITVOERING)

Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen tijdens de uitvoering van de opdracht is verplicht.

De opdrachtnemer gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid en de besteller(s).

4.1.2 VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)

De informatie die de aanbestedende overheid, de bestellers, de geauditeerden en desgevallend andere betrokken entiteiten, organisaties en/of rechtspersonen in het kader van deze raamovereenkomst en de erop geplaatste bestellingen ter beschikking stellen, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde en van de tijdens en/of in de marge van de opdracht verzamelde informatie, gegevens en onderzoeksresultaten te doen bewaren door xxxxxxx en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer beperkt de toegang tot de beschikbaar gestelde en van de tijdens en/of in de marge van de opdracht verzamelde informatie, gegevens en onderzoeksresultaten tot de auditoren en consultants die worden ingezet voor de uitvoering van de bestellingen en de eventuele door de besteller aangeduide personen (onderaannemers, aangestelden, …).

De opdrachtnemer dient in zijn contracten met onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. Daarbij wordt gepreciseerd dat deze verplichting een derdenbeding, ten voordele en ter bescherming van de besteller en de geauditeerde organisatie inhoudt. De opdrachtnemer stipuleert bovendien dat de onderaannemer deze verplichting desgevallend door middel van een kettingbeding moet opleggen aan dienst eventuele verdere onderaannemers.

Om ook de perceptie van vertrouwelijkheid niet te schaden, is het uitdrukkelijk verboden de informatie die werd verkregen naar aanleiding van de uitgevoerde bestellingen op eigen initiatief buiten het kader van de bestelling te bespreken met de geauditeerde entiteit of om deze te contacteren met gerichte commerciële voorstellen voortbouwend op deze informatie, tenzij op hun uitdrukkelijke schriftelijke vraag (zie ook punt 4.1.4).

Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst verbindt de inschrijver zich niet alleen tot het meest absolute beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en discretie. Alle inlichtingen en documenten toevertrouwd aan de opdrachtnemer of de medewerkers van de opdrachtnemer, evenals alle vergaderingen waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

De opdrachtnemer is bovendien ook gebonden aan de bepalingen opgenomen in de regeling inzake de verwerking van persoonsgegevens (zie punt 4.1.3 en bijlage 5 en 6). Elke medewerker, onderaannemer of aangestelde van de opdrachtnemer die in het kader van een bestelling onder deze raamovereenkomst taken uitvoert, kan door de besteller verplicht worden om voorafgaandelijk een (persoonlijke) geheimhoudingsverklaring te ondertekenen, ongeacht of de audit zelfstandig wordt uitgevoerd of in ondersteuning van een intern auditteam (zie bijlage 7, gaat als voorbeeld de geheimhoudingsverklaring van toepassing wanneer Audit Vlaanderen optreedt als besteller). Desgevallend is het de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om er op toe te zien dat hij geen medewerkers, onderaannemers of aangestelden inzet die de geheimhouding niet tekenden.

Met het oog op het archiefbeheer van de informatie en documenten die ongeacht de drager worden bekomen in het kader van de uitvoering van de bestellingen, dragen de opdrachtnemers (inclusief hun eventuele onderaannemers en aangestelden) na de afronding van elke bestelling alle bekomen informatie en documenten over aan de besteller. Ook het werkdossier van de opdracht, waarin de uitgevoerde werkzaamheden worden beschreven en de vaststellingen en aanbevelingen worden onderbouwd, wordt aan de besteller overgedragen. De elektronische informatie in het overgedragen werkdossier moet minstens in een vrij consulteerbaar formaat (vb.: pdf, OASIS Open Document Format for Office Applications, comma seperated file) zijn opgenomen. Behoudens de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de besteller om hier van af te wijken, is het de opdrachtnemers (en hun eventuele onderaannemers of aangestelden) verboden na de oplevering van de overdracht nog over reproducties, back-ups of andere kopieën van de overgedragen informatie en documenten te beschikken. De besteller heeft het recht om aanvullend ook gevoelige informatie aan te duiden waarvan de opdrachtnemer in het kader van voorafgaand overleg, de uitvoering van bestellingen of overige besprekingen met besteller, opdrachtgever en/of geauditeerde kennis kan hebben genomen. De opdrachtnemer is verplicht na uitvoering van de bestelling elk spoor van de aangeduide gevoelige informatie, die in zijn bezit is of ter zijner beschikking staat, te verwijderen.

Het al dan niet structureel en/of geautomatiseerd analyseren en verwerken van vertrouwelijke en andere informatie die in het kader van de uitvoering van de bestellingen bekomen werd, met het oog op de verbetering van de kwaliteit en de ontwikkeling van producten en diensten van de opdrachtnemer is enkel toegelaten mits uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming door de besteller. Het mogelijke commerciële gebruik van de resultaten van dergelijke analyses wordt geregeld in punt 4.1.4.

De opdrachtnemer zal de besteller en/of de geauditeerde entiteit vrijwaren voor enige schadelijke gevolgen die resulteren uit het niet naleven van deze bepalingen.

Inbreuken op deze bepalingen kunnen leiden tot de beëindiging van de bestelling of de raamovereenkomst, onverminderd strafrechtelijke en burgerlijke aansprakelijkheid.

4.1.3 VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

4.1.3.1 Algemeen

De begrippen in dit hoofdstuk “verwerking persoonsgegevens” hebben dezelfde betekenis als in de Algemene Verordening Gegevensbescherming24 (hierna “AVG”) en de implementerende gegevensbeschermingswetgeving (i.e. waaronder maar niet beperkt tot de Wet verwerking persoonsgegevens25, het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en eventuele andere toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen – hierna gezamenlijk: het “Toepasselijk recht inzake Gegevensbescherming”).

Zowel de aanbestedende overheid, elke besteller, als de opdrachtnemer erkennen, ieder overeenkomstig zijn hoedanigheid, onderhevig te zijn aan de verplichtingen van het Toepasselijk recht inzake Gegevensbescherming. Aangezien op het niveau van de raamovereenkomst in principe geen prestaties uitgevoerd worden, zal de gegevensverwerking in die contractuele relatie zeer beperkt zijn. Het overgrote merendeel van de gegevensverwerking zal dus plaatsvinden op het niveau van de individuele bestellingen. Overeenkomstig de hierna volgende bepalingen en de verwerkersovereenkomst en verwerkingsovereenkomst als bijlage, beschikt de besteller op sommige punten over de bevoegdheid om het toepasselijk regime te bepalen en bepaalde aspecten aan te vullen en nader te concretiseren voor zijn bestellingen.

4.1.3.2 Gegevensstromen

Verdeling van de gegevensstromen over twee régimes

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om de verbintenissen in bijlage 5 en bijlage 6 na te leven naargelang het toepasselijke régime en de bijhorende hoedanigheid van de opdrachtnemer ten aanzien van de hierna vermelde persoonsgegevensstroom.

De onderstaande indeling van de gegevensstromen over de onderscheiden régimes is slechts indicatief. De besteller heeft het recht om bij het plaatsen van de bestelling te bepalen welke gegevensstromen onder welk régime worden gebracht voor die concrete bestelling. Indien de besteller nalaat om hieromtrent iets te bepalen, kent onderstaande verdeling toepassing als terugvalregeling.

In de volgende gevallen is régime 1 van toepassing en is de opdrachtnemer verwerker en de besteller verwerkingsverantwoordelijke en is bijlage 5 van toepassing:

• Het uitvoeren van dienstverlening op nauwgezette instructie van de besteller met een onbestaande of geringe bewegingsruimte om de bestelde dienstverlening nader in te vullen;

• De levering door de opdrachtnemer van gegevens of rapporten, dashboards, die gebruik maken van persoonsgegevens aan de besteller op uitdrukkelijk verzoek of instructies van de besteller;

24 Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), Publicatieblad Nr. L 119 van 04.05.2016, p. 1.

25 Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (“de Kaderwet”), Belgisch Staatsblad 05.09.2018, p. 68616.

• De levering door de opdrachtnemer van facturatiegegevens aan de besteller op uitdrukkelijk verzoek of instructie van de besteller;

• De levering door de opdrachtnemer van occasionele auditdiensten of adviezen aan de besteller.

In volgende gevallen is régime 2 van toepassing en is de opdrachtnemer een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke (zoals bedoeld in art. 4, 7° AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens (inclusief alle gevoelige of speciale categorieën van gegevens) verwerkt in uitvoering van de bestellingen en is bijlage 6 van toepassing:

• Het uitvoeren van dienstverlening waarbij de besteller slechts een algemene afbakening van de bestelde dienstverlening doet en (eerder) algemene instructies verstrekt, waarbij de besteller nog over een aanzienlijke ruimte beschikt om de bestelde dienstverlening nader in te vullen.

• Alle andere gevallen

De opdrachtnemer bepaalt in deze gevallen de doeleinden van en de middelen voor de verwerking grotendeels zelfstandig. Voor de verwerking onder régime 2 wordt de uitvoering van de bestelling grotendeels verwezenlijkt zonder dat de besteller bijzondere instructies aan de opdrachtnemer geeft of dient te geven betreffende de verwerking van deze gegevens. De opdrachtnemer bepaalt met betrekking tot de verwerking onder régime 2 voor de bestellingen andere doelen en middelen dan de besteller. De opdrachtnemer oefent zijn taken daarbij in een zeker gradatie van onafhankelijk uit.

De besteller en de opdrachtnemer handelen in dit régime als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken.

Behoudens de eventuele toepassing van de herzieningsclausules, zijn de opdrachtnemer en de besteller evenwel geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 28 AVG.

Algemene principes

De benodigde persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen de besteller en de opdrachtnemer overeenkomstig de bepalingen van dit bestek voor de uitvoering van de diensten van de opdrachtnemer en dat enkel tijdens de looptijd van de bestelling.

Ongeacht wat enige privacyverklaring van de opdrachtnemer stelt, verzet de besteller zich tegen de verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtnemer in het kader van de verbetering van de kwaliteit van, en de ontwikkeling van producten en diensten van de opdrachtnemer, tenzij de besteller daarmee uitdrukkelijk en schriftelijk instemt, na advies van zijn functionaris voor gegevensbescherming en na het voorleggen van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling door de opdrachtnemer waaruit blijkt dat de risico’s van dergelijke verwerking voldoende zijn aangepakt. In voorkomend geval doet de opdrachtnemer een schriftelijke aanvraag t.a.v. de besteller die o.a. een toelichting omvat van de voorgestelde verwerking en een concrete motivering van de doelstelling en het nut ervan in het licht van de verbetering van de kwaliteit en de ontwikkeling van producten en diensten.

De besteller verzet zich tegen de verwerking van persoonsgegevens met het oog op marketing- en andere commerciële doeleinden, met inbegrip van:

• verwerkingen in het kader van marketingactiviteiten, zoals voeren van informatie- en promotiecampagnes voor producten en diensten aangeboden door de opdrachtnemer

• het verwerken van gegevens met het oog op het formuleren van commerciële voorstellen of het voeren van publiciteit

• verwerkingen voor de levering van rapporteringsdiensten op basis van geanonimiseerde gegevens

De opdrachtnemer mag alsnog de bovenstaande verwerkingen uitvoeren voor zover de besteller daarmee uitdrukkelijk en schriftelijk instemt, na advies van de desbetreffende functionaris voor gegevensbescherming en na het voorleggen van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling door de opdrachtnemer waaruit blijkt dat de risico’s van de verwerking voldoende zijn aangepakt. In voorkomend geval doet de opdrachtnemer een schriftelijke aanvraag t.a.v. de besteller die o.a. een toelichting omvat van de voorgestelde verwerking en een concrete motivering van de doelstelling en het nut ervan.

De uitdrukkelijke en schriftelijke instemming van een besteller doet geen afbreuk aan de verplichting van de opdrachtnemer om de toestemming van de betrokkene te verkrijgen.

HERZIENINGSBEPALINGEN

De aanbestedende overheid kan gedurende de duur van de raamovereenkomst de opdrachtnemer verzoeken om aanpassingen en verfijningen aan te brengen aan de verbintenissen die betrekking hebben op het Toepasselijk recht inzake Gegevensbescherming.

Het kan daarbij onder meer gaan om nieuwe normen, maar ook om bv. adviezen, richtsnoeren en beste praktijken van onder meer het Europees Comité voor gegevensbescherming (“EDPB”), of andere Europese en nationale toezichthouders en de rechtspraak van Europese en nationale hoven die regels of beste praktijken bevatten voor de bescherming van betrokkenen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beveiligingseisen voor en het vrije verkeer van persoonsgegevens, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, het decreet van 8 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer enz.

Initiatiefnemer: Aanbestedende overheid

Timing: tijdens looptijd van de raamovereenkomst

HERZIENING GEWIJZIGDE MINIMUMVOORWAARDEN TOM

De minimumvoorwaarden voor technische en organisatorische maatregelen (hierna “TOM”), zoals vastgelegd bij de datum van inwerkingtreding van de raamovereenkomst, kunnen mettertijd veranderen omwille van nieuwe inzichten e.d., op basis van nieuwe richtsnoeren en beste praktijken zoals die van het Europees comité voor gegevensbescherming of bijvoorbeeld op basis van arresten van het Hof van Justitie, alsook (het gebruik van) nieuwe/andere technologieën of verwerkingsmethoden, of veranderende risico's van de verwerking.

De opdrachtnemer is ertoe gehouden alle redelijke maatregelen te nemen om te voldoen aan de gewijzigde minimumvoorwaarden voor TOM. Indien de gewijzigde minimumvoorwaarden leiden tot een situatie waarbij de opdrachtnemer aanpassingen dient te doen die verder gaan dan het redelijk aanvaardbare, kan

de opdrachtnemer een offerte opmaken voor het uitvoeren van de nodige aanpassingen en ter goedkeuring voorleggen aan de aanbestedende overheid en vervolgens aan de besteller. Hiervoor dient de opdrachtnemer evenwel te bewijzen dat de aanpassingen verder gaan dan het redelijk aanvaardbare en dat hij de aanpassingen niet kan doorvoeren aan de huidige condities. Daar waar de aanpassingen relevant en vereist zijn in de context van meerdere bestellers, maakt de opdrachtnemer een voorstel aan de aanbestedende overheid en aan de besteller waarbij de prijs opgesplitst wordt over alle bestellers.

Initiatiefnemer:

• Aanbestedende overheid op niveau van de raamovereenkomst, of;

• besteller op niveau van de individuele bestelling

Timing:

• Aanbestedende overheid tijdens de looptijd van de raamovereenkomst

• besteller: tijdens de looptijd van de bestelling

4.1.4 PUBLICITEIT, COMMERCIËLE VOORSTELLEN EN REFERENTIES

De deelnemer verbindt zich ertoe over de raamovereenkomst geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.

Indien toestemming verleend wordt, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om te allen tijde de gevoerde communicatie op te vragen en te controleren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid desgevallend de gevraagde wijzigingen aan te brengen.

De aanbestedende overheid behoudt zich verder ook het recht voor om ten allen tijde de toestemming opnieuw in te trekken. De deelnemer verbindt zich ertoe om na intrekking alle publiek beschikbare informatie definitief te verwijderen binnen de door de aanbestedende overheid opgegeven termijn.

De deelnemer verbindt er zich ook toe om geen commerciële voorstellen tot de bestellers te richten, al dan niet op basis van of naar aanleiding van eerder verstrekte dienstverlening, tenzij op uitdrukkelijke vraag van de besteller. Behoudens uitdrukkelijke, voorafgaande en schriftelijke toestemming van de besteller onthoudt de deelnemer zich er bovendien van om persoonsgegevens, vertrouwelijke gegevens en andere gegevens zoals de opgeleverde stukken al dan niet systematisch te analyseren met het oog op marketingdoeleinden of het richten van commerciële voorstellen tot de bestellers. Het principieel verbod op het richten van commerciële voorstellen tot de bestellers, weerhoudt de deelnemer er echter niet van om aan een besteller dienstverlening te verstrekken o.b.v. deze of een andere opdracht/xxxxxxxxxxxxxxxx.

De deelnemer mag de raamovereenkomst en de uitgevoerde bestellingen vermelden als referentie. Indien hij de bestellingen die uit deze raamovereenkomst voortvloeien wenst op te geven als referentie, is een voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van de beschrijving van de referentie door de respectievelijke bestellers vereist.

4.1.5 BELANGENVERMENGING

Een opdrachtnemer van een bestelling mag zich niet in een geval van (mogelijke) belangenvermenging bevinden, noch mag een ingezet profiel zich in een geval van (mogelijke) persoonlijke belangenvermenging bevinden.

De deelnemer dient de nodige informatie te verstrekken zodoende de besteller in de staat te stellen een adequate risico-inschatting te maken van mogelijke gevallen van belangenvermenging (zie tevens 4.2). De deelnemer is daarbij volledig transparant en beperkt zich niet tot het (ver)melden van opdrachten waarvan hij zelf inschat dat deze een risico op (mogelijke) belangenvermenging inhouden. Ook eventuele aandachtspunten m.b.t. persoonlijke belangenvermenging worden bijvoorbeeld steeds vermeld, alsook opdrachten bij aan het proces gerelateerde partijen (bv. bij de gesubsidieerden in het geval van audits rond een subsidieproces).

De besteller heeft het finale oordeel over het risico op (mogelijke) belangenvermenging en of dit al dan niet moet leiden tot het uitsluiten van een deelnemer voor een welbepaalde bestelling.

Wanneer een besteller reeds over de benodigde informatie beschikt om vast te stellen dat een deelnemer zich in een geval van belangenvermenging bevindt voor een welbepaalde bestelling, dan mag de desbetreffende deelnemer overgeslagen worden in het cascadesysteem. Dergelijke gevallen kunnen zich bijvoorbeeld voordoen in geval van een QAR/Audit op Audit of in gevallen waarbij op basis van door de deelnemer aangeleverde informatie in kader van eerdere offertevoorstellen reeds kan vastgesteld worden dat zich een geval van (mogelijke) belangenvermenging voordoet.

De deelnemer die overgeslagen wordt, wordt hiervan in kennis gesteld. Deze deelnemer heeft de mogelijkheid om de motivering hiervoor op te vragen bij de besteller.

4.2 PLAATSING BESTELLINGEN

De besteller bepaalt op welke materie het voorwerp van zijn bestelling betrekking heeft en kiest op basis hiervan het meest passende perceel. De opdracht is opgedeeld in 6 percelen (zie o.m. punt 3.3). Elk perceel zal overeenkomstig punt 1.2 gegund worden aan een aantal deelnemers tussen een minimum en/of een maximum, voor zover er voldoende regelmatige offertes zijn die bovendien de in de gunningscriteria gestelde minimumscore behalen. Het plaatsen van bestellingen kan via cascade, mini-competitie of rechtstreekse toewijzing.

Onderstaande bepalingen lichten toe welk systeem (cascade, mini-competitie of rechtstreekse toewijzing) in welke gevallen van toepassing is en beschrijven ook het bijhorende bestelproces. De bepalingen aangaande de bestelprocessen beschrijven de verwachtingen die algemeen van toepassing zijn op alle bestellingen en individuele auditopdrachten. Deze bepalingen bevatten de standaardafspraken en standaardtimings.

De besteller heeft evenwel de mogelijkheid om een gewenste of verplichte, doch t.o.v. de omstandigheden redelijke, timing op te geven voor het doorlopen van een bestelproces zoals hieronder beschreven en afwijkend van de daarbij opgegeven (antwoord)termijnen.

De individuele bestellers en deelnemers kunnen in onderling overleg tevens een aangepast procesverloop van toepassing verklaren op alle bestellingen van de respectievelijke besteller binnen het systeem van de cascade (punt 4.2.1). Het in onderling overleg aangepast procesverloop geldt t.a.v. alle deelnemers binnen de cascade van het betrokken perceel., Van het standaard of aangepast bestelproces kan nog per specifieke bestelling afgeweken worden in onderling overleg, al naargelang de concrete noden en eigenschappen van de betrokken bestelling. .

De besteller doet een gerede inspanning om de deelnemer(s) minstens 2 maand voor de gewenste start van de uitvoering van de betrokken bestelling te contacteren. Van de deelnemers wordt dus verwacht dat ze voldoende flexibel zijn en continuïteit kunnen waarborgen zodat er na twee maand (te rekenen van het moment van contactname) met een bepaalde audit kan worden gestart en de ingezette auditoren gedurende het afgesproken tijdsbestek en volgens de afgesproken tijdsbesteding beschikbaar zullen zijn.

In bepaalde gevallen of indien bepaalde omstandigheden zich voordoen, is het echter mogelijk dat er op erg korte termijn met een audit moet worden gestart. Waar mogelijk geeft een besteller een overzicht van de geplande auditopdrachten op langere termijn aan de deelnemer(s) (bijvoorbeeld op jaarbasis).

Wanneer een offertevraag waarvoor een deelnemer wordt gecontacteerd, niet uitmondt in een bestelling bij deze deelnemer, heeft de deelnemer geen recht op (schade)vergoeding. Noch de aanbestedende overheden, noch de bestellers lopen enige aansprakelijkheid op indien de bestelling niet definitief wordt geplaatst.

4.2.1 CASCADE

4.2.1.1 Toepassing

Na gunning en sluiting van de raamovereenkomst verwerven de gekozen inschrijvers het statuut van “deelnemer aan de raamovereenkomst” (hierna aangeduid als: de deelnemers). De deelnemers worden in een cascadesysteem gebracht conform art. 43, § 5, 1° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, op basis van de eindrangschikking bij gunning van de raamovereenkomst.

In volgende gevallen wordt, behoudens toepassing van rechtstreekse toewijzing (zie punt 4.2.2.), een bestelling toegewezen via cascade (niet cumulatief):

1) Indien er sprake is van hoogdringendheid.

2) Bestellingen met een geraamde waarde lager dan 90.000 euro excl. btw

3) Bestellingen met een korte uitvoeringstermijn:

- Perceel 1: uitvoeringstermijn korter dan 6 maanden

- Perceel 2: uitvoeringstermijn korter dan 12 maanden

4) Voor perceel 6: Indien er geen inzet is van buitenlandse auditoren uit nog niet vooraf gedefinieerde landen

De beoordeling of er sprake is van hoogdringendheid en van de noodzaak aan inzet van auditoren uit nog niet vooraf gedefinieerde landen, komt geheel toe aan de besteller. De deelnemer of opdrachtnemer kan dienaangaande geen aanspraken laten gelden. In geval van een forensische audit wordt steeds uitgegaan van hoogdringendheid en aldus toepassing van de cascade, tenzij anders bepaald door de besteller.

4.2.1.2 Bestelproces bij toepassing van het cascadesysteem

STANDAARD

Ingeval een bestelling valt onder één van de gevallen om geplaatst te worden via het cascadesysteem verloopt het bestelproces als volgt:

1. De besteller legt een offertevraag voor bij de op dat moment voor die besteller eerst gerangschikte deelnemer die voldoet aan de uitvoeringsvoorwaarde inzake certificering (zie punt 3.4.1) met het oog op het plaatsen van de bestelling. De besteller verstrekt bij zijn offertevraag volgende informatie26:

o Wijze van prijsvaststelling (zie punt 2.5.8.1 )

o Indien van toepassing (middelenverbintenis), hoeveel dagen van welk(e) profiel(en) met welke vereiste en gewenste ervaring benodigd zijn (zie punt 3.4.2)

o Specifiek voor perceel 6: welk(e) (combinatie van) binnenlandse en/of buitenlandse auditor(en) gevraagd wordt, al dan niet aangevuld met specifieke vereisten op het vlak van talenkennis.

o Specifiek voor perceel 6: in welk(e) land(en) de audits dienen uitgevoerd te worden

o Het tijdsbestek voor de uit te voeren werkzaamheden

o Welk proces en/of welke materie moet geauditeerd worden

o Welke entiteiten, rechtspersonen en/of organisaties dienen geauditeerd te worden.

2. De deelnemer bevestigt de goede ontvangst van de offertevraag. De deelnemer kan op dit moment reeds aangeven de bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren.27

De reactietermijnen zijn hierbij als volgt;

o Wanneer er geen sprake is van hoogdringendheid: bevestiging van de goede ontvangst binnen 3 werkdagen na contactname door de besteller.

o Wanneer er sprake is van hoogdringendheid: bevestiging van de goede ontvangst en opgave van een timing waarbinnen de uitvoering kan aangevat worden binnen 24 uur na contactname door de besteller.

3. De deelnemer verstrekt schriftelijk een offertevoorstel met daarin minimaal volgende informatie:

o een lijst van alle audit- en consultancyopdrachten die in de laatste 4 jaar bij de geauditeerde of geauditeerden werden gepresteerd en een beschrijving in detail van mogelijke situaties van belangenvermenging;

26 De informatie omvat de essentiële en minimale informatie nodig voor een deelnemer om over te gaan tot het opmaken van een offertevoorstel. Een offertevraag wordt als volledig beschouwd wanneer al deze informatie werd toegevoegd. Meer gedetailleerde informatie wordt, indien nodig, gradueel ter beschikking gesteld tijdens het doorlopen van het bestelproces en/of na aanvang van de uitvoering van de opdracht.

27 In het geval dat de deelnemer aangeeft de bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren, vervallen de stappen 3 en 4.

o een overzicht van de namen van de aangeboden profielen met vermelding van het profiel binnen welke ze worden aangeboden (desgevallend voor welke activiteiten en aantal dagen ze desgewenst binnen een lager profiel kunnen worden aangeboden);

o per voorgesteld profiel

i. toelichting waarom de desbetreffende persoon wordt voorgesteld, m.i.v.:

1. een volledig en up-to-date cv (incl. referenties) waaruit in voldoende concrete termen de geschiktheid van het voorgestelde profiel blijkt, meerbepaald of deze voldoet aan de gestelde minimale voorwaarden voor het desbetreffende profiel en over de gevraagde ervaring beschikt (zie tevens punt 3.4.2);

2. de beschikbaarheid (aantal dagen per week in het door de besteller beoogde tijdsbestek)

ii. eventuele aandachtspunten m.b.t. de mogelijke persoonlijke belangenvermenging;

o in geval van een resultaatsverbintenis of wanneer gevraagd door de besteller: het auditplan uitgezet op een tijdslijn.

o Een prijsvoorstel met (inschatting van) het aantal mensdagen volgens de profielcategorieën zoals gedefinieerd onder punt 3.4). Desgevallend wordt het prijsvoorstel aangevuld met de tarieven en maximale kosten voor de gevraagde reizen naar het buitenland en/of het ter beschikking stellen van gevraagde tools.

Het offertevoorstel heeft een verbintenistermijn van minimum 30 kalenderdagen. De deelnemer kan in zijn offertevoorstel een langere termijn opnemen. De besteller kan aan de deelnemer een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. Als de verbintenistermijn verstreken is en de deelnemer weigert om de verbintenistermijn te verlengen, kan de besteller het bestelproces voor de gehele bestelling herstarten met de volgend gerangschikte deelnemer.

De reactietermijn voor opmaak van een offertevoorstel is als volgt:

o Wanneer er geen sprake is van hoogdringendheid: binnen 10 werkdagen na ontvangst van een volledige offertevraag (zie stap 1).

o Wanneer er sprake is van hoogdringendheid: binnen 5 werkdagen na ontvangst van een volledige offertevraag (zie stap 1).

4. De besteller kan een gesprek met één of meerdere van de voorgestelde profielen eisen. Een dergelijk gesprek dient plaats te vinden binnen de door de besteller in functie van de offertevraag opgegeven termijn of, bij ontstentenis daarvan, binnen de 5 werkdagen na het voorleggen van een offertevoorstel.

5. Beoordeling door de besteller: als één of meerdere van volgende situaties door de besteller wordt vastgesteld,

o als de deelnemer aangeeft de bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren;

o als de deelnemer niet (tijdig) de goede ontvangst van de offertevraag heeft bevestigd overeenkomstig stap 1;

o als de deelnemer binnen de opgelegde antwoordtermijn hetzij geen offertevoorstel heeft geformuleerd, hetzij een offertevoorstel heeft voorgelegd dat niet alle informatie zoals opgesomd onder punt 3 bevat of waarbij de aangeleverde informatie onvolledig is;

o als de besteller niet overtuigd is dat er geen sprake is van een mogelijke belangenvermenging (op niveau van de opdrachtnemer en/of de individuele profielen);

o als de beschikbaarheid van de aangeboden profielen onvoldoende tegemoet komt aan de vraag;

o als de besteller op basis van de door de deelnemer verstrekte informatie niet overtuigd is van de geschiktheid van één of meerdere voorgestelde profielen;

o als desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van prijs per auditdag voor consultancy-profielen;

o als desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van de vergoeding die wordt gevraagd voor de inzet van gevraagde tools;

o als de besteller op basis van de door de deelnemer verstrekte informatie niet overtuigd is dat het offertevoorstel van de deelnemer voldoende tegemoet komt aan de offertevraag van de besteller.

Dan heeft de besteller het recht om

o bijkomende informatie op te vragen en/of toelichting te vragen bij de verstrekte informatie (mondeling of schriftelijk);

o een aangepast voorstel te vragen;

o specifieke voorwaarden voor te stellen (bv. teneinde het risico op mogelijke belangenvermenging te beheersen);

o de gecontacteerde deelnemer in kennis te stellen van de afsplitsing van een deel van de bestelling waarvoor - naast de bestelling van het overige deel - het bestelproces wordt herstart met de volgend gerangschikte deelnemer (bv. als dat nodig is om de beschikbaarheid en/of geschiktheid voldoende te garanderen en/of om met belangenconflicten om te gaan zonder de homogene uitvoering van auditopdrachten in het gedrang te brengen);

o de gecontacteerde deelnemer er van in kennis te stellen dat het bestelproces wordt herstart voor de gehele bestelling met de volgend gerangschikte deelnemer:

Indien wordt overgegaan naar de volgende in de cascade heeft de gecontacteerde deelnemer de mogelijkheid om de motivering hiervoor op te vragen bij de besteller.

6. Indien de besteller overtuigd is dat het (aangepaste) offertevoorstel op passende wijze tegemoet komt aan zijn offertevraag, plaatst hij de bestelling bij de desbetreffende deelnemer door het bezorgen van een bestelbrief.

4.2.2 RECHTSTREEKSE TOEWIJZING

4.2.2.1 Toepassing

Indien een nieuwe bestelling nauw samenhangt met een eerdere bestelling, wordt de nieuwe bestelling rechtstreeks toegewezen aan de deelnemer die de eerdere – nauw samenhangende – bestelling heeft uitgevoerd.

Onder “samenhang” wordt begrepen: samenhangende bestellingen die met elkaar verband houden of gelijkaardig zijn, waarbij de daarmee gepaard gaande verworven kennis van de zaak zich evident zal uiten in een efficiëntiewinst.

Het eindoordeel over het al dan niet bestaan van de samenhang met een eerdere bestelling komt geheel toe aan de besteller, eventueel na consultatie van de betrokken deelnemer. De deelnemers kunnen dienaangaande echter geen aanspraken laten gelden.

Indien de opdrachtnemer een bestelling die hem rechtstreeks werd toegewezen weigert, zal de besteller een nieuwe overweging maken om over te gaan tot ofwel toewijzing via het cascadesysteem, ofwel tot gunning via een mini-competitie. De voorwaarden voor het toepassen van deze bestelprocessen blijven wel onverminderd gelden. Het lichten van de mogelijkheid om een bestelling toe te wijzen via het cascadesysteem, en de beoordeling of er sprake is van hoogdringendheid of van de noodzaak om auditoren uit nog niet vooraf gedefinieerde landen in te zetten, komt ook in dit geval geheel toe aan de besteller en de deelnemers kunnen dienaangaande geen aanspraken laten gelden.

4.2.2.2 Bestelproces in geval van rechtstreekse toewijzing

Ingeval een bestelling valt onder de voorwaarden om geplaatst te worden via rechtstreekse toewijzing verloopt het bestelproces als volgt:

1. De besteller legt een offertevraag voor bij de deelnemer die de eerdere, nauwsamenhangende bestelling heeft uitgevoerd. De besteller verstrekt bij zijn offertevraag volgende informatie28:

o verwijzing naar de eerdere bestelling die door de deelnemer werd uitgevoerd en nauw samenhangt met de huidige bestelling

o Wijze van prijsvaststelling (zie punt 2.5.8.1 )

o Indien van toepassing (middelenverbintenis), hoeveel dagen van welk(e) profiel(en) met welke vereiste en gewenste ervaring benodigd zijn (zie punt 3.4.2)

o Specifiek voor perceel 6: welk(e) (combinatie van) binnenlandse en/of buitenlandse auditor(en) gevraagd wordt, al dan niet aangevuld met specifieke vereisten op het vlak van talenkennis.

o Specifiek voor perceel 6: in welk(e) land(en) de audits dienen uitgevoerd

o Het tijdsbestek voor de uit te voeren werkzaamheden

o Welk proces en/of welke materie moet geauditeerd worden

28 De informatie omvat de essentiële en minimale informatie nodig voor een deelnemer om over te gaan tot het opmaken van een offertevoorstel. Een offertevraag wordt als volledig beschouwd wanneer al deze informatie werd toegevoegd. Meer gedetailleerde informatie wordt, indien nodig, gradueel ter beschikking gesteld tijdens het doorlopen van het bestelproces en/of na aanvang van de uitvoering van de opdracht.

o Welke entiteiten, rechtspersonen en/of organisaties dienen geauditeerd te worden.

2. De desbetreffende deelnemer bevestigt de goede ontvangst van de offertevraag. De deelnemer kan, hoewel hij de eerdere, nauwsamenhangende bestelling uitvoerde, op dit moment reeds aangeven de nieuwe bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren. 29

De reactietermijnen zijn hierbij als volgt;

o Wanneer er geen sprake is van hoogdringendheid: bevestiging van de goede ontvangst binnen 3 werkdagen na contactname door de besteller.

o Wanneer er sprake is van hoogdringendheid: bevestiging van de goede ontvangst en opgave van een timing waarbinnen de uitvoering kan aangevat worden binnen 24 uur na contactname door de besteller.

3. De desbetreffende deelnemer verstrekt schriftelijk een offertevoorstel met daarin minimaal volgende informatie:

o per voorgesteld profiel

i. toelichting waarom de desbetreffende persoon wordt voorgesteld, m.i.v.:

1. een volledig en up-to-date cv (incl. referenties) waaruit in voldoende concrete termen de geschiktheid van het voorgestelde profiel blijkt, meer bepaald of deze voldoet aan de gestelde minimale voorwaarden voor het desbetreffende profiel en over de gevraagde ervaring beschikt(zie tevens punt 3.4.2);

2. de beschikbaarheid (aantal dagen per week in het door de besteller beoogde tijdsbestek)

ii. eventuele aandachtspunten m.b.t. de mogelijke persoonlijke belangenvermenging;

o in geval van een resultaatsverbintenis of wanneer gevraagd door de besteller: het auditplan uitgezet op een tijdslijn;

29 In het geval dat de deelnemer aangeeft de bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren, vervallen de stappen 3 en 4.

opstarten voor de gehele bestelling volgens het cascadesysteem of mini-competitie, afhankelijk van de situatie.

De reactietermijn voor opmaak van een offertevoorstel is als volgt:

o Wanneer er geen sprake is van hoogdringendheid: binnen 10 werkdagen na ontvangst van een volledig offertevraag (zie stap 1).

o Wanneer er sprake is van hoogdringendheid: binnen 5 werkdagen na ontvangst van een volledig offertevraag (zie stap 1).

5. Beoordeling door de besteller: als één of meerdere van volgende situaties door de besteller wordt vastgesteld,

o als de desbetreffende deelnemer aangeeft de bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren;

o als de desbetreffende deelnemer niet (tijdig) de goede ontvangst van de offertevraag heeft bevestigd overeenkomstig stap 1;

o als de desbetreffende deelnemer binnen de opgelegde antwoordtermijn hetzij geen offertevoorstel heeft geformuleerd, hetzij een offertevoorstel heeft voorgelegd dat niet alle informatie zoals opgesomd onder punt 3 bevat of waarbij de aangeleverde informatie onvolledig is;

o als de besteller niet overtuigd is dat er geen sprake is van een mogelijke belangenvermenging;

o als de beschikbaarheid van de aangeboden profielen onvoldoende tegemoet komt aan de vraag;

o als de besteller op basis van de door de deelnemer verstrekte informatie niet overtuigd is van de geschiktheid van één of meerdere voorgestelde profielen

o als desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van prijs per auditdag voor consultancy-profielen;

o als desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van de vergoeding die wordt gevraagd voor de inzet van gevraagde tools;

o als de besteller op basis van de door de deelnemer verstrekte informatie niet overtuigd is dat het offertevoorstel van de deelnemer voldoende tegemoet komt aan de offertevraag van de besteller.

Dan heeft de besteller het recht om

o bijkomende informatie op te vragen en/of toelichting te vragen bij de verstrekte informatie (mondeling of schriftelijk), of;

o een aangepast offertevoorstel te vragen, of;

o specifieke voorwaarden voor te stellen (bv. teneinde het risico op mogelijke belangenvermenging te beheersen), of;

o de gecontacteerde deelnemer in kennis te stellen van de afsplitsing van een deel van de bestelling waarvoor – naast de bestelling van het overige deel – een nieuw bestelproces, volgens het cascadesysteem of mini-competitie, afhankelijk van de situatie, wordt opgestart (bv. als dat nodig is om de beschikbaarheid en/of geschiktheid voldoende te garanderen en/of om met belangenconflicten om te gaan zonder de homogene uitvoering van auditopdrachten in het gedrang te brengen), of;

o de gecontacteerde deelnemer er van in kennis te stellen dat een nieuw bestelproces wordt opgestart voor de gehele bestelling volgens het cascadesysteem of mini-competitie, afhankelijk van de situatie:

4.2.3 MINI-COMPETITIE

4.2.3.1 Toepassing

Indien bovenstaande gevallen niet van toepassing zijn, wordt de bestelling via mini-competitie geplaatst. Ook wanneer geen geschikt offertevoorstel kon worden weerhouden na het doorlopen van de cascade of bij een rechtstreekse toewijzing, kan een besteller er voor opteren de opdracht te plaatsen via mini- competitie.

Het sluiten van de raamovereenkomst met de deelnemers geeft de gekozen deelnemers voor dat specifieke perceel toegang tot de mini-competities die georganiseerd worden tijdens de looptijd van deze raamovereenkomst. Een mini-competitie houdt in dat de deelnemers aan de raamovereenkomst opnieuw in mededinging worden gesteld.

De bestelling wordt gegund aan de deelnemer die in het kader van de gevoerde mini-competitie het offertevoorstel heeft ingediend met de beste prijs of beste prijs-kwaliteitsverhouding. De beoordeling van het offertevoorstel gebeurt op basis van de gunningscriteria beschreven onder punt 4.2.3.2 .

Het is de besteller zelf (desgevallend de administratieve entiteit die voor eigen rekening optreedt) die instaat voor het voeren van de mini-competitie. Ook in kader van de mini-competitie wordt elke bestelling als afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen.

4.2.3.2 Bestelproces in geval van mini-competitie

PROCESVERLOOP

Ingeval een bestelling valt onder de voorwaarden om geplaatst te worden via mini-competitie verloopt het bestelproces als volgt:

1. De besteller stuurt schriftelijk (bv. per e-mail) een offertevraag naar alle deelnemers die deel uitmaken van het perceel waarop de mini-competitie wordt geplaatst. De besteller verstrekt bij zijn offertevraag volgende informatie30:

o Wijze van prijsvaststelling (zie punt 2.5.8.1 )

o Indien van toepassing (middelenverbintenis), hoeveel dagen van welk(e) profiel(en) met welke ervaring benodigd zijn

o Specifiek voor perceel 6: welk(e) (combinatie van) binnenlandse en/of buitenlandse auditor(en) gevraagd wordt, al dan niet aangevuld met specifieke vereisten op het vlak van talenkennis.

o Specifiek voor perceel 6: in welk(e) land(en) de audits dienen uitgevoerd

o Het tijdsbestek voor de uit te voeren werkzaamheden

o Welk proces en/of welke materie moet geauditeerd worden

o Welke entiteiten, rechtspersonen en/of organisaties dienen geauditeerd te worden.

o De gunningscriteria voor de mini-competitie, incl. hun weging en desgevallend de nader gespecifieerde gunningscriteria die relevant zijn voor de opdracht en waarvoor extra info aangeleverd moet worden

o Specifieke informatie die de deelnemer moet opnemen in zijn offertevoorstel

o Het limiettijdstip voor indiening van de offertevoorstellen.

2. Desgewenst kan de besteller tussen moment van verzending van de offertevraag en limiettijdstip voor indiening van de offertevoorstellen een mondelinge toelichting organiseren waaraan elke geïnteresseerde deelnemer kan deelnemen.

3. De deelnemers die in aanmerking wensen te komen voor de uitvoering van de opdracht(en) vervat in de bestelling dienen uiterlijk op het vermelde limiettijdstip per mail een offertevoorstel in met daarin minimaal onderstaande informatie:

o per voorgesteld profiel

i. toelichting waarom de desbetreffende persoon wordt voorgesteld, m.i.v.:

1. een volledig en up-to-date cv (incl. referenties) waaruit in voldoende concrete termen de geschiktheid van het voorgestelde profiel blijkt, meer bepaald of deze voldoet aan de gestelde minimale voorwaarden voor het desbetreffende profiel en over de gevraagde ervaring beschikt (zie tevens punt 3.4.2);

30 De informatie omvat de essentiële en minimale informatie nodig voor een deelnemer om over te gaan tot het opmaken van een offertevoorstel. Een offertevraag wordt als volledig beschouwd wanneer al deze informatie werd toegevoegd. Meer gedetailleerde informatie wordt, indien nodig, gradueel ter beschikking gesteld tijdens het doorlopen van het bestelproces en/of na aanvang van de uitvoering van de opdracht.

2. de beschikbaarheid (aantal dagen per week in het door de besteller beoogde tijdsbestek)

ii. eventuele aandachtspunten m.b.t. de mogelijke persoonlijke belangenvermenging;

o Andere specifieke informatie zoals gevraagd in de offertevraag, i.h.b. de informatie opgevraagd in kader van de beoordeling van de gunningscriteria en een concrete prijszetting voor de aangeboden profielen en dienstverlening.

Tenzij anders bepaald door de besteller, worden de offertevoorstellen ingediend op maximum vier bladzijden (lettergrootte 11).

De offertevoorstellen hebben een verbintenistermijn van minimum 60 kalenderdagen. De deelnemer kan in zijn offertevoorstel een langere termijn opnemen. De besteller kan aan de deelnemer een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. Als de verbintenistermijn verstreken is en de deelnemer weigert om de verbintenistermijn te verlengen, wordt de procedure uit art. 89 KB Plaatsing naar analogie toegepast.

De reactietermijn (indieningstermijn met precisering van het limiettijdstip) wordt vastgelegd door de besteller in de offertevraag.

Het is niet verplicht deel te nemen aan een mini-competitie. Elke deelnemer heeft de keuze om – rekening houdende met zijn beschikbare capaciteit en specifieke competenties – al dan niet een offertevoorstel in te dienen. Het niet deelnemen aan een mini-competitie heeft in geen enkel opzicht gevolgen voor de kansen van de deelnemers in toekomstige mini-competities.

Een deelnemer die van oordeel is dat hij om een gegronde reden (bijv. belangenvermenging) een bepaalde bestelling niet kan uitvoeren, onthoudt zich van het indienen van een offertevoorstel voor die bestelling.

4. Beoordeling van de offertevoorstellen door de besteller, i.h.b.:

o Beoordeling of zich mogelijke gevallen van (persoonlijke) belangenvermenging voordoen

o Beoordeling van de offertes op basis van de gunningscriteria. In het kader van de beoordeling van het gunningscriterium “de kwaliteit van het team” kan de besteller een gesprek met de voorgestelde profielen eisen. Een dergelijk gesprek dient plaats te vinden binnen de door de besteller in functie van de offertevraag opgegeven termijn of, bij ontstentenis daarvan, binnen de 5 werkdagen na het verzoek hiertoe van de besteller.

Gedurende deze beoordeling heeft de besteller het recht om

o bijkomende informatie op te vragen en/of toelichting te vragen bij de verstrekte informatie, of;

o specifieke voorwaarden voor te stellen (bv. teneinde het risico op mogelijke belangenvermenging te beheersen).

5. De opdracht wordt gegund aan de deelnemer die in het kader van de gevoerde mini-competitie het offertevoorstel met al naar gelang het geval de beste prijs, ofwel de beste prijs-kwaliteitsverhouding heeft ingediend. Tot slot maakt de besteller de gemotiveerde beslissing op en stelt de deelnemers hiervan in kennis. De sluitingsbrief geldt als bestelbrief.

GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELINGSMETHODIEK IN KADER VAN DE MINI-COMPETITIE

De besteller zal bij een mini-competitie het economisch meest voordelige offertevoorstel vaststellen, rekening houdende met ofwel de prijs, ofwel de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Deze verhouding zal desgevallend bepaald worden op basis van onderstaande gunningscriteria, samen met het hen door de besteller toegekende gewicht. De besteller geeft in de offertevraag bij de mini-competitie de toepasselijke gunningscriteria met weging mee door een totaal van 100 punten te verdelen over de gunningscriteria, waarbij volgende vorken gelden:

• De prijs (40 tot 100 punten)

• Het plan van aanpak (0 tot 60 punten)

• De kwaliteit van het team (0 tot 60 punten).

De bestellers kennen voor de kwalitatieve gunningscriteria aan ieder offertevoorstel een globale score toe op basis van het geheel van sterke en zwakke elementen van het offertevoorstel. De besteller maakt hierbij geen louter wiskundige of kwantitatieve optelling van de vastgestelde sterke en zwakke elementen maar brengt, op basis van een globale beoordeling, zijn globale inschatting van de offertevoorstellen tot uitdrukking. De besteller kan in zijn offertevraag uitdrukkelijk afwijken van deze beoordelingsmethodiek.

De bestellers gebruiken de hieronder opgenomen uitgewerkte gunningscriteria en passen ze aan volgens de geldende noden.

1. PRIJS – 40 TOT 100 PUNTEN

De prijsvergelijking tussen de verschillende offertevoorstellen zal gebeuren op basis van de totale offerteprijs opgegeven door de inschrijvers voor de mini-competitie. Aan elk offertevoorstel zal een score toegekend worden, waarbij de volgende formule wordt gehanteerd:

score = [ prijs laagste offertevoorstel prijs huidige offertevoorstel

x weging gunningscriterium prijs]

2. PLAN VAN AANPAK – 0 TOT 60 PUNTEN

Dit criterium zal beoordeeld worden op basis van een plan van aanpak dat de concrete methodiek beschrijft die de deelnemer zal toepassen bij de het uitvoeren van de bestelling en de erin vervatte concrete opdrachten.

De inschrijver laat volgende elementen aan bod komen in het gevraagde plan van aanpak, deze lijst is slechts indicatief, niet limitatief:

• Het auditplan, incl. de stappen en activiteiten uitgezet op een tijdslijn.

• De voorziene (kwaliteits)controles voor onderhavige bestelling en de erin vervatte concrete opdrachten.

3. KWALITEIT VAN HET TEAM (0 TOT 60 PUNTEN)

Dit criterium zal beoordeeld worden op basis van een voorstelling van het team dat de deelnemer zal inzetten bij het uitvoeren van de bestelling en de erin vervatte concrete opdrachten.

4.3 INTELLECTUELE RECHTEN

4.3.1 INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)

ALGEMEEN

Met resultaten worden bedoeld alle werken, beschermd door intellectuele eigendomsrechten of andere rechten, die worden geproduceerd of ontwikkeld in het kader van de opdracht, alsook voorbereidende werken en documentatie. Hiermee worden in het bijzonder bedoeld: auteursrechtelijk beschermde werken, merken, tekeningen en modellen, octrooieerbare en andere uitvindingen, databanken, en meer in het algemeen alle beschermde werken die door intellectuele eigendomsrechten of een ander beschermingsmiddel zoals knowhow en bedrijfsgeheimen, portretrecht of andere rechten worden beschermd. Deze resultaten omvatten alle werken, zoals, maar niet beperkt tot auditrapporten, uitgewerkte methodologieën, adviezen en knowhow.

De resultaten omvatten ook de eventuele elementen die door de inschrijver of deelnemer zijn uitgevoerd met het oog op het indienen van een offerte of offertevoorstel, die rechtstreeks verband houden met het onderwerp van de opdracht of bestelling, voor zover de opdracht of bestelling aan deze inschrijver/deelnemer wordt gegund.

De deelnemer stelt bij elke overdracht van intellectuele eigendomsrechten op resultaten of gebruiksrecht ook de resultaten zelf, alsook de voorbereidende werken en documentatie hiervan, kosteloos ter beschikking aan de aanbestedende overheid teneinde de exploitatie hiervan te verzekeren.

De opdrachtnemer bewaart de vertrouwelijkheid van de resultaten. In verband met verdere publicatie van de resultaten dient de opdrachtnemer de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokken besteller te verkrijgen. Behalve indien anders overeengekomen dient dergelijke verdere publicatie de vermelding bevatten dat deze resultaten gefinancierd werden door de besteller.

De vergoeding voor enige overdracht of gebruiksrecht met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten op resultaten moet inbegrepen zijn in de geboden prijzen.

De opdrachtnemer waarborgt over alle nodige rechten en toelatingen te zullen beschikken teneinde een overdracht van intellectuele eigendomsrechten op resultaten ten voordele van de aanbestedende overheid uit te voeren of om deze in gebruiksrecht te geven, en dat deze geen inbreuk maakt op de intellectuele of enige andere rechten van derden.

OVERDRACHT

De opdrachtnemer draagt aan de besteller het geheel van zijn intellectuele eigendomsrechten over op de resultaten die hij ter uitvoering van een bestelling tot stand brengt. Hij verleent aan de besteller alle nodige rechten om de resultaten, zoals ze zijn of gewijzigd, geheel of gedeeltelijk, met alle middelen en in welke vorm dan ook te gebruiken of te laten gebruiken. Deze overdracht geldt wereldwijd en voor de duur van de intellectuele eigendomsrechten geldend op deze resultaten. Deze overdracht geldt ten opzichte van de opdrachtnemer, alsook de personen op wie de opdrachtnemer een beroep doet, zoals zijn personeel of een onderaannemer, of zal doen voor de uitvoering van de bestelling.

Deze overdracht geldt voor alle behoeften en doeleinden van gebruik zoals in dit bestek of in enige andere specifieke documenten van de bestelling uitgedrukt, en ook voor de behoeften die voortvloeien uit dit bestek. Behalve de doeleinden van gebruik of exploitatie in het bestek of in enige andere documentatie van de raamovereenkomst uitgedrukt, worden de niet-limitatieve wijzen van exploitatie door de besteller gepreciseerd in de offertevraag.

Het gebruiksrecht zorgt er tevens voor dat de resultaten van de bestelling verder door de besteller (alsook derden, in het kader van gebruiksrechten) kunnen geëxploiteerd worden. De opdrachtnemer verleent aan de besteller de toelating om de resultaten, die ter uitvoering van de bestelling zijn tot stand gebracht, onder de naam van de besteller aan het publiek mee te delen en onder die naam te exploiteren, mits vermelding van de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer verleent aan de besteller het recht om alle of een deel van de rechten die de besteller in het kader van een bestelling verwerft verder over te dragen of hiertoe al dan niet exclusieve gebruiksrechten te verlenen.

De overdracht wordt ten opzichte van de opdrachtnemer op niet-exclusieve basis aan de besteller verleend. De opdrachtnemer mag de resultaten echter op geen enkele wijze verder commercieel exploiteren zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de besteller.

Voor specifieke resultaten die een bijzonder nut kunnen hebben naar andere bestellers of derden toe, kunnen de besteller en de opdrachtnemer een afwijkende regeling overeen komen in het kader van één of meerdere concrete bestellingen. De afwijking kan er in voorkomend geval op neerkomen dat aan de besteller slechts een gebruiksrecht wordt verleend i.p.v. een overdracht.

4.3.2 BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 30 KB PLAATSING)

Met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten en andere rechten op voorafgaande werken wordt verwezen naar artikel 30 KB Plaatsing. Met voorafgaande werken worden alle werken of elementen bedoeld, beschermd door intellectuele eigendomsrechten of andere rechten, die in een context onafhankelijk van de overheidsopdracht zijn geproduceerd.

De sluiting van de raamovereenkomst en het erop plaatsen van bestellingen houdt geen overdracht in van de intellectuele eigendomsrechten of andere rechten met betrekking tot voorafgaande werken. De aanbestedende overheid, de besteller en de deelnemers blijven elk houder van hun respectievelijke intellectuele eigendomsrechten of rechten van andere aard, behoudens indien anders overeengekomen. De

aanbestedende overheid, de bestellers en de deelnemers verbinden zich ertoe de bestaande intellectuele eigendomsrechten van de andere partij vertrouwelijk te houden, behoudens in geval van uitdrukkelijke toestemming van de andere partij.

Wanneer de deelnemer echter voornemens is gebruik te maken van bestaande intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruiksrecht moet verkrijgen, die nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties, is deze verplicht de betreffende werken in de offerte voor de raamovereenkomst, desgevallend het offertevoorstel voor de bestelling of in ieder geval naarmate de uitvoering van de raamovereenkomst of bestelling vordert, te identificeren, alvorens deze te gebruiken.

De deelnemer specificeert hierbij alle beschikbare informatie met betrekking tot – indien van toepassing – de voorwaarden van het gebruiksrecht en de licentiegevers. Wanneer de deelnemer nalaat deze werken in de offerte of tijdens de uitvoering als bestaande intellectuele eigendomsrechten aan te duiden, zal elk werk dat ter uitvoering van de opdracht geleverd worden geacht een resultaat te zijn. De deelnemer vrijwaart de aanbestedende overheid en de besteller volledig voor alle aanspraken van derden met betrekking tot de bestaande intellectuele eigendomsrechten.

Wanneer in de resultaten zelf bepaalde bestaande intellectuele eigendomsrechten worden verwerkt of bijgeleverd, of wanneer bestaande intellectuele eigendomsrechten noodzakelijk zijn voor verder gebruik door de aanbestedende overheid of de besteller van de resultaten, zal de aanbestedende overheid of besteller onder dezelfde voorwaarden als voor het regime van toepassing op de resultaten een niet- exclusieve overdracht of niet-exclusief gebruiksrecht verkrijgen.

Wanneer de deelnemer voornemens is bestaande intellectuele eigendomsrechten van de aanbestedende overheid of de besteller aan te wenden ter uitvoering van de bestelling, of in het kader van de verdere exploitatie buiten de bestelling, vraagt zij de uitdrukkelijke, voorafgaande en specifieke toestemming van de aanbestedende overheid.

De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor het gebruiksrecht of overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten op voorafgaande werken moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen,

m.u.v. de specifiek gevraagde “tools” door de besteller, eventueel na suggestie door de deelnemer.

Het ter beschikking stellen, kopen en/of verlenen van gebruiksrechten op dergelijke specifieke tools (waaronder informaticatoepassingen) voor de uitvoering van een bestelling kan vergoed worden tegen vooraf afgesproken tarieven en begrensd tot het in onderling overleg afgesproken maximale budget. Desgevallend kan de besteller eisen dat een deelnemer de nodige verantwoordingsstukken voorlegt dewelke de gevraagde tarieven kunnen staven. De terugbetaling van deze kosten gebeurt volgens de modaliteiten zoals beschreven onder punt 4.8.

4.4 BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)

Bij sluiting van de raamovereenkomst zal aan de eerste drie deelnemers van de cascade per perceel een borgtocht worden gevraagd overeenkomstig onderstaande tabel:

	1e plaats in cascade	2e plaats in cascade	3e plaats in cascade
Perceel 1	14.000,00 €	7.000,00 €	3.500,00 €
Perceel 2	18.000,00 €	9.000,00 €	4.500,00 €
Perceel 3	7.000,00 €	3.500,00 €	2.000,00 €
Perceel 4	5.500,00 €	2.500,00 €	1.500,00 €
Perceel 5	6.000,00 €	3.000,00 €	1.500,00 €
Perceel 6	2.000,00 €	1.000,00 €	500,00 €

Indien een bestelling middels een bestelbrief wordt toegewezen aan één van deze deelnemers, moet er op het niveau van de individuele bestelling geen borgtocht worden gesteld.

Indien een bestelling middels een bestelbrief wordt toegewezen aan een deelnemer die geen borgtocht heeft gesteld op het niveau van de raamovereenkomst, zal op het niveau van de bestelling een borgtocht moeten worden gesteld in zoverre dat noodzakelijk is op grond van art. 25 KB Uitvoering. Een borgtocht is dus niet vereist voor bestellingen waarvan de uitvoeringstermijn niet langer is dan 45 dagen of waarvan het opdrachtbedrag kleiner is dan 50.000 euro zonder BTW. Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW.

De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering van de raamovereenkomst of de bestelling waarop ze betrekking heeft.

4.5 WIJZIGINGEN TIJDENS DE UITVOERING

Voorafgaand:

De onder dit punt 4.5 vermelde bepalingen rond ‘wijzigingen tijdens de uitvoering’ zijn zowel van toepassing op wijzigingen aan de raamovereenkomst(en) als op wijzigingen aan de opdrachten (bestellingen) die binnen deze raamovereenkomst(en) worden geplaatst. In het geval van wijzigingen aan de binnen een raamovereenkomst geplaatste bestelling dient ‘aanbestedende overheid’ in onderstaande bepalingen gelezen te worden als ‘besteller’.

4.5.1 VERVANGING OPDRACHTNEMER BIJ FAILLISSEMENT (ART. 38/3 KB UITVOERING)

In geval van faillissement van de opdrachtnemer kan de opdracht overgedragen worden naar een door de curator voorgestelde onderneming, bijvoorbeeld naar de onderaannemers.

4.5.2 HEFFINGEN DIE WEERSLAG HEBBEN OP HET OPDRACHTBEDRAG (ART. 38/8 KB UITVOERING)

Wijzigingen van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag kunnen aanleiding geven tot een herziening van dat bedrag mits voldaan is aan volgende voorwaarden:

• De wijziging van de heffing moet effectief in werking zijn getreden na de 10e dag voor de limietdatum voor ontvangst van de offertes. Heffingen die reeds eerder waren in werking getreden kunnen geen aanleiding geven tot herziening;

• de heffing mag niet voorkomen in de hoger vermelde prijsherzieningsformule (noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks via een index)

De herziening geldt zowel bij een verhoging van de heffingen als bij een verlaging van de heffingen.

In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht.

In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.

4.5.3 ONVOORZIENBARE OMSTANDIGHEDEN IN HOOFDE VAN DE OPDRACHTNEMER (ARTS. 38/9 EN 38/10 KB UITVOERING)

a) Wanneer de opdrachtnemer kan aantonen dat het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in zijn nadeel door omstandigheden die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid en die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van de offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande de opdrachtnemer al het nodige daartoe heeft gedaan, kan de opdrachtnemer aanspraak maken op volgende herziening nl.:

- termijnverlenging

- bij een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening (bv. schadevergoeding) of verbreking van de opdracht.

b) Wanneer het contractueel evenwicht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbestedende overheid kan de opdracht worden herzien :

- hetzij door een inkorting van de uitvoeringstermijnen in hoofde van de opdrachtnemer;

- hetzij wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel in hoofde van de opdrachtnemer, door een andere vorm van herziening of verbreking van de opdracht ten voordele van de aanbestedende overheid.

c) Het door de opdrachtnemer geleden nadeel of genoten voordeel wordt geacht de drempel van het zeer belangrijk nadeel/voordeel te bereiken als het nadeel of voordeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag.

d) De indieningsvoorwaarden van de artikels 38/14 tot en met 38/16 KB Uitvoering dienen te worden nageleefd.

4.5.4 FEITEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID EN VAN DE OPDRACHTNEMER (ART. 38/11 KB UITVOERING)

Wanneer de aanbestedende overheid of de opdrachtnemer een vertraging of nadeel lijdt ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook ten laste van de andere partij (opdrachtnemer of aanbestedende overheid), kan een herziening van de opdracht worden doorgevoerd die kan bestaan uit één of meer van volgende maatregelen:

- de aanpassing van de contractuele bepalingen inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;

- een schadevergoeding:

- de verbreking van de opdracht.

De indieningsvoorwaarden van de artikels 38/14 tot en met 38/16 KB Uitvoering dienen te worden nageleefd.

4.6 ACTIEMIDDELEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID

4.6.1 STRAFFEN (ART. 45 EN 46/1 KB UITVOERING)

Zowel de aanbestedende overheid als de besteller beschikken over de mogelijkheid om straffen toe te passen, respectievelijk op het niveau van de raamovereenkomst en het niveau van de bestelling.

Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf, behoudens de toepassing van bijzondere straffen en behoudens de gebrekkige uitvoering reeds aanleiding heeft gegeven tot de toepassing van een andere sanctie (bv. op basis van punt 4.6.3 van het bestek).

Eénzelfde inbreuk kan immers slechts éénmaal bestraft worden hetzij door een algemene straf, hetzij door een bijzondere straf, hetzij door een andere sanctie en dit ofwel op het niveau van de raamovereenkomst door de aanbestedende overheid, ofwel door de besteller op het niveau van de bestelling.

In geval de besteller voornemens is een algemene of bijzondere straf toe te passen, stelt deze het agentschap Facilitair Bedrijf in haar rol als de aanbestedende overheid hiervan in kennis. De aanbestedende overheid beschikt over de bevoegdheid om het voorliggend geval en de bestraffing ervan te evoceren naar het niveau van de raamovereenkomst.

Overeenkomstig art. 45, §1 KB Uitvoering zijn volgende bijzondere straffen van toepassing:

- Een inbreuk op de bepalingen inzake vertrouwelijkheid, de vertrouwelijkheidsverklaring en de regeling inzake persoonsgegevens, wordt bestraft met een eenmalige straf van 2000 euro;

- Het aanrekenen van verkeerde of (nog) niet goedgekeurde tarieven wordt bestraft met een eenmalige straf van 250 euro. Wat aanhoudende inbreuken betreft, kan de eenmalige straf worden aangevuld met een dagelijkse straf van 25 euro per werkdag dat de inbreuk blijft bestaan. Deze straffen kunnen enkel worden opgelegd door de administratieve entiteiten;

- Niet deelnemen aan de implementatie- of opvolgingsvergaderingen met de administratieve entiteit(en) zonder melding van geldige reden (zie punt 4.12), wordt bestraft met een eenmalige straf van 250 euro per vergadering. Deze straf kan enkel worden opgelegd door de administratieve entiteiten;

- Het niet of onvolledig aanleveren van de rapporten zoals omschreven in dit bestek (zie 4.11.) of in de offerte. Een dagelijkse straf van 1 euro per werkdag vertraging, per rapport.

4.6.2 VERTRAGINGSBOETES (ART. 46, 46/1 EN 154 KB UITVOERING)

De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering, zonder de BTW op te nemen in de berekeningsbasis.

Voor de toepassing van de vertragingsboetes wordt elk onderdeel van een bestelling gelijkgesteld met een afzonderlijke bestelling.

4.6.3 SPECIFIEKE SANCTIES MET IMPACT OP DE CASCADE

Gelet op de noodzaak van de bestellers om samen te werken met gemotiveerde auditoren en consultants en om flexibiliteit te garanderen, worden aanvullend twee specifieke sancties voorzien met impact op de werking van de cascade (4.2.1).

- De deelnemer wordt tijdelijk overgeslagen in de cascade:

Indien een besteller of de aanbestedende overheid vaststelt dat een deelnemer niet meer voldoet aan de uitvoeringsvoorwaarden inzake certificering (zie punt 3.4.1), wordt deze deelnemer voor nieuwe offertevragen niet meer gecontacteerd, totdat deze aangetoond heeft terug aan de uitvoeringsvoorwaarden te voldoen.

- De deelnemer komt tijdelijk één rang later aan beurt in de cascade m.b.t. nieuwe bestellingen van de betrokken besteller.

Vanaf het ogenblik dat één of meerdere van volgende situaties minstens 3 keer worden vastgesteld door de besteller in een periode van maximaal de afgelopen 12 maanden (of in de periode van de laatste 10 auditopdrachten, indien minder dan 10 auditopdrachten in de afgelopen 12 maanden werden geplaatst), heeft de besteller het recht om de deelnemer tijdelijk één rang lager te rangschikken tot het einde van het trimester waarin de deelnemer aantoont remediërende maatregelen te hebben genomen om herhaling van dergelijke situaties te voorkomen:

o als een offertevraag wordt herstart met de volgend gerangschikte deelnemer omdat:

▪ de deelnemer aangeeft een bestelling niet (tijdig) te kunnen uitvoeren. Situaties waarbij dit niet mogelijk is omwille van situaties van (persoonlijke) belangenvermenging worden hierbij niet meegeteld;

▪ als de deelnemer niet (tijdig) de goede ontvangst van de offertevraag heeft bevestigd overeenkomstig stap 1 uit het toepasselijke bestelproces (zie punt 4.2);

▪ binnen de opgelegde antwoordtermijn, de deelnemer hetzij geen offertevoorstel heeft geformuleerd, hetzij het offertevoorstel niet alle informatie bevat zoals opgesomd onder punt 3 van het bestelproces bij cascade (zie punt 4.2.1.2). Situaties

waarbij de antwoordtermijn minder dan 10 werkdagen bedroeg, worden hier niet meegeteld;

▪ de beschikbaarheid van de aangeboden profielen onvoldoende tegemoet komt aan de vraag, voor zover de vraag een inzet betrof die ten vroegste twee maanden na de vraag diende in te gaan;

▪ de besteller op basis van de door de deelnemer verstrekte informatie niet overtuigd is van de geschiktheid van één of meerdere voorgestelde profielen.

▪ desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van de prijs per auditdag die gevraagd wordt voor consultancy-profielen;

▪ desgevallend de besteller niet overtuigd is van de marktconformiteit van de vergoeding die wordt gevraagd voor de inzet van gevraagde tools;

o als een opdrachtnemer een auditopdracht gebrekkig heeft uitgevoerd. In volgende gevallen is er sprake van een gebrekkige uitvoering;

▪ De uitvoering van de opdracht en/of het afgeleverde auditrapport voldoen niet aan de regels van de kunst of aan de kwaliteit die redelijkerwijs van een professionele auditor of consultant verwacht kan worden (zie tevens 0) en voor zover een

substantiële herwerking en/of het uitvoeren van substantieel bijkomend terreinwerk nodig is;

▪ Een opdrachtnemer wordt tijdens de uitvoering van een bestelling verplicht een profiel te vervangen omdat deze niet in staat blijkt te zijn om de (audit)opdracht kwaliteitsvol uit te voeren en/of niet beschikt over de vereiste en gewenste ervaring;

▪ Een opdrachtnemer wordt tijdens de uitvoering van een bestelling verplicht een profiel te vervangen omdat alsnog blijkt dat zich een situatie van (mogelijke) (persoonlijke) belangenvermenging voordoet;

▪ De opdracht werd niet uitgevoerd overeenkomstig de vereisten van het bestek van de raamovereenkomst;

▪ De opdracht werd niet uitgevoerd overeenkomstig verbintenissen en de engagementen in het plan van aanpak;

▪ De opdracht werd niet uitgevoerd overeenkomst de eventuele specifieke vereisten op het niveau van de offertevraag en/of bestelling.

▪ Als de verdere uitvoering van een auditopdracht wordt stopgezet, omwille van gebrekkige uitvoering;

o Als de beoogde verbeteringen na melding van (terugkerende) problemen uitblijven (zie tevens 3.5).

Randvoorwaarden:

- Iedere besteller is ertoe gehouden de cascade voor zichzelf te beheren. Onterechte sanctionering binnen het cascadesysteem of een foutieve plaatsing van een bestelling, zijn niet toerekenbaar aan de aanbestedende overheid of de administratieve entiteiten op het niveau van de raamovereenkomst (tenzij ze zelf de besteller zijn). Het nemen van een maatregel door een bepaalde besteller laat de rangschikking die geldt t.a.v. andere besteller dus onverlet

- In geval de besteller een sanctie overeenkomstig dit punt 4.6.3 toepast t.a.v. een deelnemer, stelt hij Het Facilitair Bedrijf hiervan op de hoogte.

- Het nemen van een maatregel door een bepaalde besteller heeft enkel effect t.a.v. bestellingen die na de toepassing ervan worden geplaatst (start van het bestelproces door het versturen van de offertevraag). Na afloop van de sanctie, herneemt de betrokken deelnemer zijn oorspronkelijke plaats in de cascade bij de betrokken besteller.

- Indien deze sanctie zowel t.a.v. de eerste als de tweede deelnemer van de initiële cascade wordt toegepast, dan komt de deelnemer die initieel derde was tijdelijk op de eerste plaats van de cascade te staan. Indien de sanctie ook wordt toegepast t.a.v. de derde deelnemer van de initiële cascade, dan komt de deelnemer die initieel vierde was tijdelijk op de eerste plaats van de cascade te staan en zo verder.

- De in dit punt 4.6.3 beschreven situaties die aanleiding geven tot het toepassen van sancties binnen de cascade en hier ook effectief toe aangewend werden, kunnen geen aanleiding meer geven tot het toepassen van algemene of bijzondere straffen overeenkomstig punt 4.6.1 van het bestek en art. 45 KB Uitvoering.

4.7 EINDE VAN DE OPDRACHT - OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)

4.7.1 OPLEVERING VAN DE INDIVIDUELE BESTELLINGEN

Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten beschikt de besteller over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de besteller tegelijk in het bezit is gesteld van de lijst van gepresteerde diensten.

Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.

4.7.2 OPLEVERING VAN DE XXXXXXXXXXXXXXXX

Nadat de laatste individuele bestelling definitief is opgeleverd, beschikt de aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de raamovereenkomst op te leveren. Deze termijn van 30 dagen begint te lopen op de eerste dag nadat de laatste individuele bestelling definitief is opgeleverd.

4.8 BETALINGEN

4.8.1 BETALINGSMODALITEITEN (ART. 66 KB UITVOERING)

Wat de betalingswijze betreft wordt een onderscheid gemaakt naar gelang de bestelling betrekking heeft op één of meerdere auditopdrachten.

BESTELLINGEN DIE BETREKKING HEBBEN OP ÉÉN AUDITOPDRACHT:

De diensten worden in globo betaald na de oplevering. De opdrachtnemer kan pas factureren nadat het (definitieve) auditrapport is opgeleverd en aanvaard. Tussentijdse facturatie en betaling in mindering voor geleverde en aanvaarde prestaties is derhalve niet toegestaan, tenzij in het uitzonderlijke geval waarbij de besteller dit expliciet toestaat, al dan niet onder voorbehoud van mogelijke – eventueel gedeeltelijke – terugvordering indien het auditrapport niet opgeleverd en aanvaard wordt.

BESTELLINGEN DIE BETREKKING HEBBEN OP MEERDERE AUDITOPDRACHTEN:

De diensten worden betaald in mindering naar gelang de auditrapporten worden afgeleverd. De opdrachtnemer kan evenwel pas factureren nadat het (definitieve) auditrapport is opgeleverd en aanvaard. Tussentijdse facturatie en betaling voor prestaties zonder dat er een auditrapport wordt afgeleverd, is derhalve niet toegestaan, tenzij in het uitzonderlijke geval waarbij de besteller dit expliciet toestaat, al dan niet onder voorbehoud van mogelijke – eventueel gedeeltelijke – terugvordering indien het auditrapport niet opgeleverd en aanvaard wordt.

De factuur wordt gestuurd naar de besteller, tenzij anders bepaald in de bestelbrief.

4.8.2 PROCEDURE (ARTS. 156 EN 160 KB UITVOERING)

De opdrachtnemer dient voorafgaand aan de factuur een lijst van uitgevoerde diensten in, die een overzicht biedt van de gefactureerde diensten. Deze lijst wordt desgevallend ingediend conform het opgelegde sjabloon of in het opgelegde IT-systeem.

De besteller beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen, voor zover de besteller ook in het bezit is van de lijst van gepresteerde diensten.

De lijst van gepresteerde diensten geldt als schuldvordering.

Na goedkeuring van deze lijst mag de factuur worden ingediend. De opdrachtnemer beschikt over een termijn van vijf dagen - die begint te lopen de dag waarop de besteller de kennisgeving verzendt van de voormelde goedkeuring - om de factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag.

De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie, voor zover de besteller beschikt over de regelmatig opgemaakte factuur.

4.8.3 WIJZE VAN FACTUREREN

De factuur moet ingediend worden via elektronische facturatie. Elektronische facturatie (e-invoicing) is sinds 1 januari 2017 de standaard werkwijze voor de ontvangst van facturen binnen de Vlaamse overheid.

Met e-invoicing wordt bedoeld: geen PDF-factuur, maar een e-factuur in een gestructureerd XML-formaat, die verstuurd werd via het Europese afsprakenkader Peppol, of via het Mercuriusplatform. Facturen die ingediend werden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet aanvaard.

Voor meer informatie, zie xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx

4.8.4 INHOUD VAN DE FACTUUR

De elektronische factuur dient, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het BTW-wetboek, volgende gegevens te bevatten:

o KBO-nummer van de besteller: de besteller vermeldt op de bestelbon of bestelmail zijn KBO- nummer.

Opm.: bij gebruik van het Mercuriusportaal dient u de besteller te selecteren uit een keuzelijst. Deze lijst werkt met de benamingen uit het KBO. Voor KBO-nummer 0316.380.841 is dit Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap’.

o Inkooporder: dit nummer wordt medegedeeld op de bestelbrief, bij sluiting van de opdracht na het voeren van een mini-competitie of op de factuuraanvraag.

o Eventuele andere gegevens zoals opgelegd door de besteller.

De bovenvermelde gegevens dienen ingevuld te worden overeenkomstig de business afspraken van de Vlaamse overheid. Zie meer informatie op (onderaan): xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxx/x-xxxxxxxxxxx/xxxxxx-xx- mercurius

4.8.5 OVERIGE BEPALINGEN

a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond tot twee decimalen na de komma.

b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

c) De betalingsvoorwaarden van de opdrachtnemer zijn niet van toepassing.

d) Elke bestelling wordt uitgevoerd voor rekening van de besteller.

4.9 RECHTSVORDERINGEN (ART. 73, § 2 KB UITVOERING)

Elke rechtsvordering van de opdrachtnemer wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

4.10 VOORWAARDEN BETREFFENDE HET PERSONEEL EN STRIJD TEGEN SOCIALE FRAUDE – NON-DISCRIMINATIE

De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…

De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid).

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.

De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of

een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.

De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

4.11 RAPPORTERING

4.11.1 RAPPORTERING AFNAMES

De opdrachtnemers zijn ertoe gehouden te rapporteren aan Het Facilitair Bedrijf over de afnames op de raamovereenkomst. De kosten voor het uitwerken en aanleveren van deze rapportering dienen mee opgenomen te worden in de algemene prijsbepaling.

De rapporten hebben betrekking op de diensten geleverd aan alle bestellers.

Onderstaande bepalingen zullen verder worden toegelicht en besproken tijdens de implementatievergadering.

4.11.1.1 VORMVEREISTEN RAPPORTEN

De aangeleverde data:

• moeten aangeleverd worden in een spreadsheet (.xls, .xlsx, .xlsm) of in een ander machine-leesbaar dataformaat (.csv, .xml, .json). In een spreadsheet moet het tabblad met transactionele data de naam ‘data’ krijgen.

• moeten transactioneel zijn: elke lijn is een gedateerde order van een aantal eenheden voor een bepaald artikel die worden gefactureerd aan een besteller (factuurlijn)

• mogen niet voorgeaggregeerd zijn: niet samengevat volgens bv. besteller of artikelgroep

• mogen niet gecumuleerd zijn: dezelfde data mogen nooit twee keer doorgegeven worden bv. een rapport voor bestellingen in kwartaal 2 mag nooit data voor bestellingen in kwartaal 1 bevatten.

Elke lijn in een rapport bevat minimaal de volgende velden:

Veld	Datatype	Beschrijving
tender_id	getal	ID voor de door de opdrachtnemer ingediende offerte voor het perceel in kwestie. Wordt voorzien door Agentschap Facilitair Bedrijf. (zelfde voor elk record)
date	datum	Datum factuur (of bestelling): invoermasker dd/mm/jjjj (bv. Niet ‘Q2 2020’ of ‘11/2020’)
customer	tekst	officiële naam besteller uit lijst bezorgd door Agentschap Xxxxxxxxxx Xxxxxxx (zie verder)
article	tekst	Unieke naam/id van de offertevraag
article_2	tekst	Type van profiel overeenkomstig de inventarisposten (voor deel tegen prijslijst)
awarded_amount	getal	Globaal bedrag exclusief BTW bij toepassing van globale prijs

unit_price	getal	eenheidsprijs voor 1 meeteenheid van een bepaalde artikel (bv. mensdag). Exclusief BTW
quantity	getal	hoeveelheid afgenomen eenheden
unit	tekst	eenheid van afname (bv. mensdag)
total_purchased_value	getal	eenheidsprijs x hoeveelheid voor specifiek artikel, excl. BTW

4.11.1.2 LIJST MET BESTELLERS

Het Facilitair Bedrijf zal de opdrachtnemer/deelnemers voor de startdatum van de uitvoering een limitatieve lijst bezorgen met alle potentiële bestellers gebaseerd op de opsomming van types entiteiten in 1.2.1 .

4.11.1.3 AANLEVERING VAN DE RAPPORTERING

De data dienen elk kwartaal bezorgd te worden, ten laatste 15 dagen na de laatste dag van het rapporteringsinterval volgens onderstaande aanleveringsprocedure:

Rapporten worden per mail aangeleverd op de volgende adressen:

• xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

• e-mailadres contractbeheerder(s) van agentschap Facilitair Bedrijf, gecommuniceerd tijdens de implementatievergadering

De rapporten volgen onderstaande naamgeving :

(zes cijfers in besteknummer)_(volgnummer perceel)_rapport_(rapporteringsinterval)_jaar.bestandsextensie

Bv. voor 2022/HFB/NOP/98522 wordt dit 98522_rapport_Q2_2023_Bedrijfsnaam.xlsx

Bij het niet-tijdig bezorgen van de gevraagde gegevens, zal de aanbestedende overheid de opdrachtnemer hiertoe éénmaal een herinneringsaanvraag per mail bezorgen.

Na het versturen van deze mail wordt de rapportering uiterlijk binnen 10 werkdagen verwacht.

4.11.2 RAPPORTERING IN KADER VAN BESTELLINGEN

Zie punt 0 .

4.12 IMPLEMENTATIE– EN OPVOLGINGSVERGADERING

Na sluiting van de raamovereenkomst worden de per perceel eerst gerangschikte deelnemers uitgenodigd voor een implementatievergadering waarop de praktische modaliteiten van de samenwerking worden besproken. Deze vergadering zal doorgaan in de gebouwen van de Vlaamse overheid. De administratieve entiteiten kunnen dergelijke implementatievergadering ook organiseren met andere volgens hen relevante deelnemers.

Nadien hebben de administratieve entiteiten minstens jaarlijks de mogelijkheid een gezamenlijk overleg met de volgens hen relevante deelnemers te organiseren met het oog op het evalueren en bijsturen van de uitvoering van de raamovereenkomst en de erop geplaatste bestellingen. De opvolgingsvergaderingen hebben tot doel de samenwerkingsrelatie tussen de betrokken deelnemer, de administratieve entiteiten en de verschillende bestellers te bevorderen.

De plaats en het tijdstip van het overleg wordt in onderling overleg tussen de administratieve entiteiten en de deelnemer vastgelegd. De administratieve entiteiten en de deelnemer maken minstens een week op voorhand aan elkaar de punten over die ze gedurende de opvolgingsvergadering willen bespreken.

Gedurende de opvolgingsvergadering treden de administratieve entiteiten op in naam van de totaliteit van de bestellers. Bestellers kunnen eventuele aandachtspunten overmaken aan de administratieve entiteiten die deze aandachtspunten vervolgens coördineren en ter bespreking voorleggen op de opvolgingsvergadering. Indien opportuun, kunnen de administratieve entiteiten beslissen dat ook één of meerdere bestellers een vertegenwoordiger mogen afvaardigen voor het overleg. In voorkomend geval zal de deelnemer hiervan in kennis worden gesteld.

4.13 DUURZAAMHEID

De Vlaamse overheid engageert zich om tegen 2020 100% duurzame overheidsopdrachten te plaatsen. Ze ziet duurzame overheidsopdrachten als een instrument om te komen tot duurzame ontwikkeling. Daar waar mogelijk neemt zij de nodige criteria betreffende ecologische, sociale en ethische aspecten op in haar bestekken. Indien zulke duurzaamheidscriteria zijn voorzien in het bestek, moet het werk, de levering of de dienst vanzelfsprekend voldoen aan deze aspecten.

Met het oog op de concrete invulling van duurzaamheidsdoelstelling zoals verankerd door de Verenigde Naties (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xx/xxxx), licht de inschrijver als deel van het plan van aanpak toe hoe de inschrijver streeft naar een duurzame en ecologisch verantwoorde invulling van de voor de uitvoering van de bestellingen vereiste verplaatsingen (met aandacht voor het stimuleren van de medewerkers en voor het ~~leveren van inspanningen richting continue verbetering)~~.

Voor de uitvoering van de bestellingen in het kader van deze raamovereenkomst dient elke opdrachtnemer sowieso toepassing van het STOP-principe na te streven zoals gehanteerd binnen de Vlaamse overheid. Dat principe bepaalt de rangorde van wenselijke vervoerwijzen:

“S” staat voor “stappen” (voetgangers) “T” staat voor “trappen” (fietsers)

“O” voor openbaar vervoer (collectief vervoer)

“P” (van privé) voor individueel gemotoriseerd vervoer.

Wanneer dan toch wordt gekozen voor individueel gemotoriseerd vervoer, dient de opdrachtnemer maximaal te streven naar het beperken van de milieu-impact daarvan. Daarbij kan desgevallend ook de ecoscore van de ingezette voertuigen relevant zijn. Voor meer uitleg daaromtrent verwijzen we naar xxxx://xxxxxxxx.xx/xx/xxxx. De geplande inspanningen dienen zich ook te richten op eventuele onderaannemers.

BIJLAGEN

Overzicht van de bijlagen:

1/ Offerteformulier 2/ Inventaris

3/ Uniform Europees Aanbestedingsformulier 4/ Verbintenis ter beschikkingstelling middelen 5/ Verwerkersovereenkomst

6/ Verwerkingsovereenkomst 7/ Geheimhoudingsverklaring

Document Metadata

Table of Contents

Vlaamse overheid

Document Metadata