Samenwerkingsovereenkomst Ondernemingsdossier
Samenwerkingsovereenkomst Ondernemingsdossier
Verminderen van regeldruk en vergroten efficiënter toezicht
Het Ondernemingsdossier is een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen onderneming en overheden met als doel de regeldruk te verminderen. In het Ondernemingsdossier komt alle informatie die een onderneming en de toezichthoudende of vergunningverlenende overheden met elkaar uitwisselen, samen. Het bedrijf dat de informatie in het dossier plaatst, maakt haar activiteiten inzichtelijk voor de verschillende overheden. Omgekeerd kunnen overheden via het dossier informatie geven, vragen stellen of de ondernemer op zijn verplichtingen wijzen. Ook het aanvragen en verstrekken van vergunningen alsmede het doen van meldingen kan digitaal via het dossier worden geregeld.
Het Ondernemingsdossier stelt een onderneming in staat om bepaalde informatie uit de eigen bedrijfsvoering enkelvoudig beschikbaar te stellen aan overheden zoals toezichthouders en vergunningverleners. Vooraf dienen goede afspraken gemaakt te worden over hoe de onderneming en haar overheden de juiste gegevens uitwisselen. Deze afspraken worden vastgelegd in deze samenwerkingsovereenkomst. Het resultaat: meer tijd voor andere taken, betere naleving van regels en vereenvoudiging van het toezicht.
Invoering van het Ondernemingsdossier
Het Ondernemingsdossier biedt een belangrijk potentieel om de regeldruk voor ondernemingen te reduceren, om de bestuurlijke lasten voor de overheid terug te brengen en om de kwaliteit van de dienstverlening vanuit de overheid en het toezicht te vergroten. Om dit perspectief te realiseren hebben brancheorganisaties NRK, RECRON en KHN (vanaf nu: brancheorganisaties) met gemeenten, provincies en rijksinspecties (vanaf nu: overheden) de handen ineen geslagen. Deze overheden maken met behulp van deze samenwerkingsovereenkomst met ondernemingen afspraken over de invoering van het Ondernemingsdossier.
Gezamenlijk hebben de brancheorganisaties en overheden toegezegd de ambitie te hebben om de invoering van het Ondernemingsdossier tot een succes te maken. Om deze ambitie te realiseren zijn zij een invoeringstraject gestart. De brancheorganisaties en overheden erkennen daarbij dat deze bestuurlijk complex is, dat er sprake is van grote afhankelijkheden tussen de verschillende partijen en dat een aantal wezenlijke onderdelen van dit traject nog wordt onderzocht en uitgewerkt.
De brancheorganisaties hebben aangegeven in november 2011 te starten met de invoering van het Ondernemingsdossier. Met de betrokken overheden zullen zij in 2012 de invoering evalueren.
De brancheorganisaties en overheden dragen gedurende de invoering actief bij aan de ontwikkeling en realisatie van de onderdelen regelhulp, aanvraag en toezicht, welke allen noodzakelijk zijn voor een goede werking van het Ondernemingsdossier. De brancheorganisaties hebben met de voor hen relevante overheden uitgewerkt welke randvoorwaarden worden gesteld aan de invoering van deze onderdelen. Gedurende de invoering treden de brancheorganisaties en betrokken overheden periodiek met elkaar in overleg om zo de voortgang en doorontwikkeling te borgen.
Samenwerkingsafspraken
Ondergetekenden:
a. De Koninklijke Horeca Nederland afdeling Haarlemmermeer, gevestigd te Hoofddorp, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter, xxxxxxx X. Xxxxxxxx-xx Xxxx, verder te noemen “Onderneming”;
b. De gemeente Haarlemmermeer, gevestigd aan Xxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxxx, ten deze - ter uitvoering van het collegebesluit d.d. 11 december 2012 om deze samenwerkingsovereenkomst aan te gaan - rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Economische Zaken,
de heer mr. X.Xx.X. xxx Xxxx, verder te noemen “Gemeente”;
c. Tezamen aangeduid als “Partijen”.
Overwegende dat:
a. Het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit, zoals het verminderen van administratieve lasten, tot de doelstelling van Partijen behoort;
b. Gebruik van het Ondernemingsdossier zonder wederzijdse toestemming geen wijziging teweeg zal brengen in bestaande afspraken tussen Gemeente en Onderneming en vastgesteld beleid ten aanzien van de wijze waarop toezicht wordt uitgeoefend;
c. Gebruik van het Ondernemingsdossier voor Onderneming niet tot een verzwaring van de naleving zal leiden;
d. Brancheverenigingen en overheden, zoals hierboven beschreven, een gezamenlijk implementatietraject zijn gestart om de invoering van het Ondernemingsdossier tot een succes te maken;
e. Brancheverenigingen zorgdragen voor de realisatie en het beheer van de applicatie die invulling geeft aan het Ondernemingsdossier.
Komen gezamenlijk het volgende overeen:
Algemeen
1. Partijen zeggen toe de ambitie te hebben om in de periode 2013 - 2014 te willen participeren bij de invoering van het Ondernemingsdossier;
2. Voor de werking van het Ondernemingsdossier is het noodzakelijk dat Partijen werkafspraken maken. Voor de start van de invoering zijn de eerste werkafspraken in onderling overleg opgesteld en als bijlage A bij deze samenwerkingsovereenkomst opgenomen. Gedurende de invoering van het Ondernemingsdossier kunnen deze werkafspraken door Partijen verder vorm gegeven worden om zodoende richting te geven aan de verdere ontwikkeling en ingebruikname van het Ondernemingsdossier. De werkafspraken betreffen de volgende onderwerpen:
a. Startdatum;
b. Toegang;
c. Inhoud;
d. Regelhulp;
e. Aanvraag;
f. Toezicht;
g. Evaluatie.
3. Partijen zeggen toe naar vermogen ondersteuning te bieden aan de invoering van het Ondernemingsdossier en uitvoering te geven aan de werkafspraken;
4. Partijen streven in hun werkwijze naar het minimaliseren van regeldruk voor zowel onderneming als overheden. Aanhoudend, correct gebruik van een Ondernemingsdossier kan leiden tot minder frequente en/of kortere inspectiebezoeken;
5. Bij eventuele onduidelijkheden over de inhoud van het Ondernemingsdossier treden Partijen met elkaar in overleg;
6. Partijen beheren documenten conform de huidige, wettelijke standaarden en richtlijnen met betrekking tot archivering, privacy en verspreiding van gegevens;
7. Partijen zeggen toe de gemaakte afspraken kenbaar te maken aan de relevante partijen en personen binnen en buiten de eigen organisatie;
Toegang
8. Partijen zorgen dat uitsluitend daartoe bevoegde medewerkers van hun organisatie zich toegang tot het Ondernemingsdossier en daarin opgenomen informatie verschaffen. Partijen zijn verantwoordelijk voor een deugdelijke instructie van bevoegde gebruikers van het Ondernemingsdossier binnen hun eigen organisatie. Tot de instructie behoort het gebruiken van het Ondernemingsdossier en de inhoud van deze samenwerkingsovereenkomst, inclusief de werkafspraken;
9. Inloggen vindt plaats op basis van een door Partijen overeengekomen authenticatie-middel;
10. Een persoon die door Onderneming is gemachtigd voor het gebruik van het Ondernemingsdossier beschikt over een authenticatie-middel. Via het internetadres van het Ondernemingsdossier kan deze gebruiker in het betreffende dossier inloggen;
11. Op basis van gebruikersrollen wordt bepaald welke rechten de gebruiker krijgt. Uitgangspunt is dat in de startsituatie de gebruikers in ieder geval leesrechten krijgen en de mogelijkheid wordt geboden tot het downloaden van documenten waartoe zij door Onderneming gemachtigd zijn deze in te zien.
Inhoud
12. Documenten die door Onderneming in het Ondernemingsdossier geplaatst zijn, worden in principe niet meer opgevraagd door Gemeente.
13. Onderneming is verantwoordelijk voor de informatie die zij in het Ondernemingsdossier beschikbaar maken voor de gebruikers;
14. Bij het vermoeden van het abusievelijk ter inzage geven van documenten of het constateren van onduidelijkheden betreffende de inhoud en het aanbod van gegevens in het Ondernemingsdossier, zegt Gemeente toe eerst in contact te zullen treden met Onderneming, alvorens hieraan consequenties te verbinden;
15. Onderneming geeft per document duidelijk aan of het vertrouwelijk is voordat het aan gebruikers buiten de Onderneming ter inzage is via het Ondernemingsdossier.
Regelhulp
16. Partijen leven naar de genoemde eisen en aanwijzingen voortkomend uit de vastgestelde en in de werkafspraken opgenomen te gebruiken regelhulpen;
Aanvraag
17. Partijen houden zich aan de invulling van het onderdeel Aanvraag zoals beschreven in de werkafspraken;
18. Voor de invulling van het onderdeel Aanvraag is het uitgangspunt gebruik te maken van (bestaande) standaarden;
Toezicht
19. Partijen houden zich aan de invulling van het onderdeel Toezicht zoals beschreven in de werkafspraken.
20. Voor de invulling van het onderdeel Toezicht is het uitgangspunt gebruik te maken van bestaande standaarden, dan wel gezamenlijk standaarden te ontwikkelen door de betrokken partijen per branche.
Looptijd
21. De looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst is 2013 tot en met 2014 waarbij Partijen de ambitie hebben de invoering van het Ondernemingsdossier na afloop van deze overeenkomst verder voort te zetten. Hierbij wordt in acht genomen het voorbehoud dat tussentijdse evaluaties over de voortgang positief zijn. De tussentijdse evaluatiemomenten zijn beschreven in de werkafspraken.
Aldus ondertekend te 19 december 2012,
Namens de Koninklijke Horeca Nederland Namens de Gemeente Haarlemmermeer
afdeling Haarlemmermeer de burgemeester en wethouders,
namens deze, namens deze,
de voorzitter, de wethouder Economische Zaken,
xxxxxxx X. Xxxxxxxx-xx Xxxx de heer mr. X.Xx.X. xxx Xxxx
……………………………………………………………… ………………………………………………………………
Naam: X. Xxxxxxxx-xx Xxxx Naam: X.Xx.X. xxx Xxxx
voorzitter wethouder gemeente Haarlemmermeer
Bijlage A
Werkafspraken tussen gemeente Haarlemmermeer en Koninklijke Horeca Nederland afdeling Haarlemmermeer
Overeengekomen op 19 december 2012
Startdatum
1. Partijen starten op 1 januari 2013 met het gebruik van het Ondernemingsdossier conform deze werkafspraken.
Toegang
2. Toegang vindt plaats via het webadres xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx op basis van e-herkenning niveau 1. Partijen zorgen voor het tijdig aanvragen van dit e-herkenningsmiddel bij één van de bedrijven die hiervoor door de overheid zijn gecertificeerd. Zie hiervoor xxx.x-xxxxxxxxxx.xx.
Regelhulp
3. Partijen spreken af de navolgende regelhulpen als basis voor het gebruik van het Ondernemingsdossier te gebruiken:
a. Regelhulp APV, versie...., datum , horeca branche regelhulp
b. Regelhulp Hygiëne, versie….., datum…., bedrijfschap horeca en Catering c. Regelhulp Arbo, versie….,datum…, branche eigen regelhulp
En dat er gedurende het jaar meerdere regelhulpen aangesloten worden wanneer deze aangeboden worden.
Aanvraag
4. Partijen spreken af de navolgende aanvragen en meldingen via het Ondernemingsdossier in te dienen en te accepteren conform een standaard formulier:
a. Aanvraag Drank- en Horecavergunning
b. Exploitatievergunning
c. Kansspeelautomatenvergunning
d. Wijziging leidinggevende
e. Terrasmelding
f. Melding geluid incidenteel
g. Ontheffing sluitingstijden
h. Ontheffing tijdelijk alcohol schenken, art 35 van de D&H wet
Inhoud
5. Het Ondernemingsdossier wordt niet met terugwerkende kracht gevuld. De Onderneming kan echter zelf beslissen of dit in bepaalde situaties toch gewenst is en hiertoe overgaan.
Toezicht
6. Bij de start in 2013 wordt toezicht nog niet meegenomen in het Ondernemingsdossier. Bij elke evaluatie wordt gekeken welke toezichthoudende instantie kan worden aangesloten op het dossier.
Evaluatie
7. Partijen spreken af de samenwerkingsovereenkomst elke 3 maanden te evalueren, start eind maart 2013;
8. Partijen spreken af de werkafspraken elke kwartaal vanaf de startdatum van het Ondernemingsdossier te bespreken, te evalueren en aan te passen;
9. Beide partijen behouden het recht om tussentijdse evaluatie van zowel de samenwerkingsovereenkomst als de werkafspraken te verzoeken.
Aldus ondertekend te Hoofddorp, 19 december 2012,
Namens de Koninklijke Horeca Nederland Namens de Gemeente Haarlemmermeer
afdeling Haarlemmermeer/Aalsmeer de burgemeester en de wethouders,
namens deze, namens deze,
de voorzitter, de wethouder Economische Zaken,
xxxxxxx X. Xxxxxxxx-xx Xxxx de heer mr. X.Xx.X. xxx Xxxx
……………………………………………………………… ………………………………………………………………
Naam: X. Xxxxxxxx-xx Xxxx Naam: X.Xx.X. xxx Xxxx
voorzitter wethouder gemeente Haarlemmermeer