Checklist auteursovereenkomsten (februari 2021)

Checklist auteursovereenkomsten (februari 2021)

Veel uitgevers exploiteren de inhoud breed en niet uitsluitend in een beperkt aantal vaste vormen. Naast natuurlijk het auteursrecht en het auteurscontractenrecht zelf, bepaalt de inhoud van de auteursovereenkomst op welke manieren een uitgever een werk uiteindelijk kan en mag exploiteren. Exploitatiemogelijkheden zijn in beginsel beperkt tot hoe deze in de overeenkomst tussen maker en uitgeverij staan vermeld. Overeenkomsten worden in geval van twijfel vaak ten gunste van de maker uitgelegd (‘in dubio pro autore’). Dat betekent dat het van belang is om duidelijke afspraken te maken met makers.

Uiteraard zijn niet alle punten voor alle soorten auteursovereenkomsten relevant. Het doel van deze checklist is om aan de hand van de trefwoorden snel te kunnen controleren of alle relevante onderwerpen in een individuele overeenkomst aan bod komen. Het doel van dit document is nadrukkelijk geen modelcontract: het maken van overeenkomsten betreft immers maatwerk.

Considerans:

• Een overeenkomst kan beginnen met een considerans waarin de overwegingen om de overeenkomst aan te gaan en de doelstellingen worden beschreven.

Partijen:

• Worden de partijen, adressen en de rechtsvorm van partijen duidelijk benoemd?

• Is de maker bevoegd deze overeenkomst namens zichzelf aan te gaan?

• Zijn er meerdere makers?

• Indien de maker een ondernemer is: is de maker bevoegd om te handelen namens zijn bedrijf (zie handelsregister Kamer van Koophandel)?

• Is geen sprake van werkgeversauteursrecht?

• Indien de maker in dienst is bij een onderneming of een bijvoorbeeld een universiteit, is hij dan bevoegd om deze overeenkomst af te sluiten en heeft hij/zij het auteursrecht op het werk?

Definities:

• Is sprake van consistent gebruik van definities?

Omschrijving werk:

• Xxxxx het werk benoemd, waardoor duidelijk wordt waarop de licentie ziet – rekening houdend met toekomstig (nog te verschijnen) werk?

• Omvat het werk meegeleverde illustraties en de titel?

• Is sprake van een doorlopende overeenkomst, waardoor de overeenkomst ziet op alle werken die gedurende een bepaalde periode tot stand komen ten behoeve van de opdrachtgever?

Licentie, exclusiviteit en duur:

• Wordt duidelijk of sprake is van licentieverlening of van een overdracht van rechten?

• Is sprake van een exploitatiebevoegdheid voor bepaalde of onbepaalde duur?

• Worden bij rechtenverlening voor bepaalde duur de termijnen helder omschreven (duur en aanvang)?

• Is sprake van een exclusieve of niet-exclusieve licentieverlening?

• Wanneer sprake is van exclusiviteit: worden de duur van de exclusiviteit en het moment van aanvang benoemd?

• Is er een onderscheid te maken tussen de exclusieve samenwerkingsperiode en de totale licentie/exploitatieduur (met andere woorden kan er ook sprake zijn na verloop van tijd van een niet exclusieve licentie)?

Exploitatierechten

• Wordt duidelijk voor welke van zijn exclusieve rechten de maker een licentie verleent (bijvoorbeeld: de maker verleent hierbij aan de uitgever een licentie om het werk uit te geven, door het werk voor het publiek beschikbaar te stellen, te reproduceren, te verhuren en te distribueren /openbaar te maken en te verveelvoudigen)?

• Accepteert de uitgever de licentie – zodat duidelijk wordt dat niet slechts sprake is van een aanbod?

• Wordt duidelijk vermeld welke exploitatievormen de licentie omvat (bijvoorbeeld: exploitatie in gedrukte, elektronische en iedere andere in aanmerking komende wijze of vorm waaronder maar niet beperkt tot een luisterboek, een podcast etc., en wordt expliciet aangegeven dat een vervangende exploitatievorm onder de overdracht/licentie valt)?

• Wordt in het geval van een bredere licentie goed onderbouwd waarvoor deze omvang noodzakelijk is – bijvoorbeeld omdat opdrachtgever kan worden beschouwd als een multimediaal uitgeefconcern?

• Is het mogelijk om het werk als geheel, maar ook in ingekorte of bewerkte vorm te exploiteren?

• Worden mogelijkheden geboden tot exploitatie als onderdeel van een ander werk of in een verzameling van werken (zoals een compilatiewerk, databank of tijdschrift)?

• Worden afspraken gemaakt over archivering en het gebruik van deze werken vanuit het archief?

• Worden afspraken gemaakt over exploitatie in audiovisuele vorm, in de vorm van luisterboek, radio- of televisie-uitzending, podcast of internetvideo?

• Worden afspraken gemaakt over de keuze van stem en eventuele muziek bij exploitatie als luisterboek, podcast etc.?

• Worden afspraken gemaakt bij een uitgave in Open Access? En zo ja welke versie komt dan in Open Access (zie verder de website van MVW hierover)

• Worden in geval van een uitgave in Open Access afspraken gemaakt over de publicatietermijn (embargo), co-auteurs en/of de corresponding author?

• Omvat de licentie het recht om afspraken te maken met collectieve beheersorganisaties voor collectieve exploitatie van het werk?

• Worden afspraken gemaakt over vertaling en exploitatie van het werk in een andere taal?

• Worden afspraken gemaakt over exploitatie in aangepaste leesformaten?

• Worden afspraken gemaakt over toekomstige exploitatievormen – inclusief aanspraak op een billijke vergoeding?

• Is de territoriale omvang (regionaal, Nederland of wereldwijd) van de licentie bepaald?

• Omvat de licentie het recht om het werk te gebruiken voor marketing- of promotiedoeleinden, ook digitaal?

• Worden afspraken gemaakt voor gebruik van het werk op Social Media zoals Facebook en Youtube?

• Wordt de bevoegdheid geregeld om alle bovenstaande uitgeefrechten te sublicentiëren aan derden?

• Wordt de bevoegdheid geregeld om het werk door een derde in een andere taal te laten uitbrengen?

• Worden afspraken gemaakt over een eventuele (deels) publicatie in een zogenaamde creative commons licentie waardoor het werk (meer) vrijelijk gedeeld kan worden (zie xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/?xxxxxxx)

Bewerking:

• Wordt geregeld of het mogelijk is om het werk te bewerken en corrigeren – met inachtneming van het wettelijk recht van de maker om zich te verzetten tegen misvorming, verminking of andere aantasting van het werk?

• Wordt bij ingrijpende correctie duidelijk waar de rechten op de bewerking liggen?

• Doet de maker afstand van bepaalde persoonlijkheidsrechten – dat geldt niet voor rechten waarvan wettelijk geen afstand van kan worden gedaan: namelijk wijziging van naam van de maker en recht op verzet tegen misvorming, verminking, of aantasting van het werk?

• Worden afspraken gemaakt over het infomeren of het verkrijgen van toestemming van de maker met betrekking tot wijzigingen?

• Worden expliciete afspraken gemaakt over het wijzigen van de benaming van het werk?

Overdraagbaarheid:

• Is de licentie door de uitgever overdraagbaar aan derden – bijvoorbeeld overdracht van het fonds of wanneer de uitgever zijn activiteiten overdraagt?

Inlevering:

• Worden duidelijke afspraken gemaakt over de termijnen van inlevering en de wijze van acceptatie?

• Worden afspraken gemaakt over meerwerk, na acceptatie?

• Worden afspraken gemaakt tot wanneer een uitgever kan afzien van publicatie?

• Worden afspraken gemaakt over de financiële gevolgen van afzien van publicatie (wel of geen – gehele – betaling)?

Vrijwaring:

• Staat de maker ervoor in dat hij over alle rechten (portretrecht, auteursrecht, merkenrecht) beschikt en vrijwaart hij de uitgever?

• Verklaart de maker geen afstand te hebben gedaan en te zullen doen van zijn rechten of rechten op vergoedingen?

• Verklaart de maker desgevraagd inlichtingen, informatie en een herleidbaar bronnenoverzicht te verstrekken ter beoordeling van het werk?

• Verklaart de maker dat hij over alle rechten beschikt inzake eventueel toegevoegd beeldmateriaal dan wel worden daar separate afspraken over gemaakt?

• Vrijwaart de maker de uitgever tegen ongeoorloofd gebruik van werk van derden?

Rechten van de uitgever:

• Wordt duidelijk waarover de uitgever beslist, zoals het (al dan niet) uitgeven, de plek van het werk in de uitgave, titel, oplage, vormgeving, omslag, verpakking, illustraties, toevoegingen en bijdragen van derden, advertenties, prijs en verkoopvoorwaarden?

• Wordt duidelijk welke aanwijzingen/opdracht de uitgever geeft aan de maker, zoals het onderwerp, de omvang en de deadline van het werk?

• Wordt duidelijk welke rechten bij de uitgever liggen, zoals het verzamelauteursrecht of

auteursrecht op ‘oorspronkelijke’ toevoegingen door de uitgever?

• Wordt duidelijk waarover de uitgever beslist indien het werk in audiovorm wordt uitgegeven, waaronder maar niet beperkt tot luisterboeken en podcasts?

Verplichtingen uitgever:

• Bestaat er een exploitatie- of uitgeefverplichting voor de uitgever?

• Wordt de duur en aanvangstermijn van deze verplichting benoemd?

• Worden eventueel specifieke inspanningsverplichtingen genoemd op bijvoorbeeld redactie, metadatering, marketing, plaatsing etc.?

Rechten maker :

• Heeft de maker recht op naamsvermelding?

• Worden reacties op het werk gedeeld met de maker?

• Welke rechten heeft de maker indien de uitgever het werkt niet of in beperkte mate gebruikt/ exploiteert (non-usus)?

• Worden specifieke rechten voorbehouden aan de maker, voor bijvoorbeeld een persoonlijk portfolio?

• Worden afspraken gemaakt over het maken van werk op eigen initiatief van de maker?

Verplichtingen maker:

• Worden afspraken gemaakt over het voldoen aan (journalistieke of wetenschappelijke) kwaliteitseisen?

• Worden afspraken gemaakt over het bijwonen van overleg?

• Is er sprake van een non-concurrentiebeding?

• Wordt in het geval van een makersteam duidelijk bij wie de rechten liggen en of er sprake is van een gezamenlijk auteursrecht?

• Worden afspraken gemaakt over wijziging van het makersteam?

• Worden er afspraken gemaakt over vergoedingen aan makers die niet meer betrokken zijn bij een nieuw makersteam?

Procesvolmacht:

• Vindt een machtiging plaats, zodat een uitgever kan optreden tegen inbreuken of vormen van onrechtmatig handelen (op naam van de uitgever of maker)?

• Wordt het recht toegekend om te laten optreden door derden?

• Is de uitgever verplicht tot handhaving?

Zelfstandigheid:

Zie het dossier ‘Freelancers’ op de website van de Mediafederatie.

Herdruk, opruiming etc.

• Worden afspraken gemaakt over herdruk, prijsverlaging en opruiming?

• Worden afspraken gemaakt over het eigendom van zaken?

• Is sprake van een beperking van aansprakelijkheid?

Honorarium:

• Worden afspraken gemaakt over het honorarium (hoogte, vergoeding per werk, vast honorarium, royalties )?

• Worden er afspraken gemaakt over een eventueel aanvullend honorarium?

• Wordt duidelijk hoe en binnen welke termijn uitkering van het honorarium wordt bepaald en wordt uitgekeerd?

• Heeft de maker recht op gratis exemplaren (en eventueel ook bij een herdruk/heruitgave) of een abonnement?

• Worden afspraken gemaakt over onkostenvergoedingen?

• Worden in het geval van een royalty-afrekening ook afspraken gemaakt over inkomsten die volgen uit samengestelde producten, een periodieke prijs of exploitatie door verhuur en uitleen?

• Wordt rekening gehouden met belastingen (btw) en kortingen bij de bepaling van de royaltygrondslag?

• Wordt vermeld dat de partijen de vergoeding billijk achten?

• Worden afspraken gemaakt over voorschotten en de verrekenbaarheid en terugvorderbaarheid daarvan?

• Worden afspraken gemaakt dat bepaalde voorschotten ook met andere overeenkomsten kunnen worden verrekend?

• Heeft de maker het recht op een accountantscontrole (lid van de NBA) – inclusief kostenverdeling van deze controle?

• Zijn de begrippen ‘primaire exploitatie’ en ‘nevenrechtenexploitatie’ duidelijk (en niet te breed) gedefinieerd?

• Worden afspraken gemaakt op welke wijze de maker inzicht krijgt in de exploitatie van het werk?

Beëindiging:

• Wordt duidelijk hoe partijen de overeenkomst kunnen beëindiging en tegen welke termijn?

• Worden afspraken gemaakt in het geval van surseance/faillissement/liquidatie/ staking dan wel curatele/schuldsanering van partijen?

• Worden afspraken gemaakt over exploitatie na beëindiging van de overeenkomst?

Overlijden:

• Worden afspraken gemaakt over de overgang van rechten?

Vertrouwelijkheid:

• Worden mededelingen tussen partijen als vertrouwelijk gezien?

• Worden afspraken gemaakt over negatieve uitlatingen tegenover derden?

Boilerplate-clausules:

• Worden het toepasselijk recht en de bevoegde rechter (forumkeuze) benoemd?

• Bestaat er een schriftelijk vormvereiste met betrekking tot aanvulling of wijziging van de overeenkomst?

• Wordt de toepasselijkheid van algemene voorwaarden van partijen uitgesloten?

• Vervallen eventuele eerdere gemaakte afspraken?

• Zijn overige bepalingen onverkort van toepassing bij niet-rechtsgeldigheid van bepalingen, eventueel met een verplichting tot overleg met inachtneming van de strekking van de nietige of vernietigde bepaling?

• Verklaren partijen bevoegdheid te zijn tot het ondertekenen van de overeenkomst?

• Wordt het contract door alle partijen ondertekend, voorzien van datum?