Bestuursreglement van Stichting Shailoh (hierna te noemen: Shailoh)

Bestuursreglement van Stichting Shailoh (hierna te noemen: Xxxxxxx)

1. Algemeen

• Dit reglement geldt als aanvulling op de statuten. Bij strijd tussen dit reglement en de inhoud van de statuten, prevaleren de bepalingen van de statuten.

• In 2021 is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) in werking getreden. Dit bestuursreglement zorgt er voor dat Xxxxxxx voldoet aan de WBTR. De statuten zullen bij de eerstvolgende wijziging, en uiterlijk binnen 5 jaar na inwerkingtreding van de WBTR, zodanig aangepast worden, dat deze voldoen aan de vereisten van de WBTR.

• Tevens worden in dit bestuursreglement alle op de statuten aanvullende afspraken vastgelegd die het bestuur van belang acht.

2. Doel van de Stichting

• In de statuten is een brede doelstelling omschreven. Deze brede doelstelling krijgt concreet gestalte in de ondersteuning van de zendingswerkzaamheden van Xxxxx en Xxx Xxxxx

• Sinds de oprichting door Xxxxx Xxxxx van de Peruaanse stichting Brazos Abiertos, functioneert Xxxxxxx als fondsenwervende stichting voor Brazos Abiertos. Beide Stichtingen staan nauw met elkaar in contact, ontwikkelen in overleg het beleidsplan en zijn daardoor nauw met elkaar verbonden.

3. Bestuur: samenstelling, benoeming, ontslag en afwezigheid

• Benoeming van bestuurders geschiedt door het huidige bestuur, bij meerderheid van stemmen.

• Wij verwachten van nieuwe bestuursleden dat zij belijdend christen zijn.

• Het bestuur van Xxxxxxx erkent de rol van haar oprichter, Xxxxx Xxxxx. Xxxxx Xxxxx is vele jaren bestuurslid geweest van Xxxxxxx. Omdat Xxxxx Xxxxx tevens begunstigde is xxx Xxxxxxx, is Xxxxx uit het bestuur gestapt om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Als bestuur van Xxxxxxx staan we er voor open om Xxxxx weer te verwelkomen als bestuurslid op het moment dat hij, of een organisatie die door hem (mede) wordt geleid, niet langer begunstigde is van Xxxxxxx.

• Als bestuur streven wij ernaar dat de samenstelling van het bestuur zodanig is dat zij op de juiste wijze invulling kan geven aan de bestuurstaak. Ook zorgen wij ervoor dat de bestuurders onafhankelijk van elkaar kunnen acteren en kritisch zijn op het handelen van de medebestuursleden.

• Als bestuur geven we de onderlinge beoordeling vorm door jaargesprekken. Tijdens de laatste vergadering van het zomerreces wordt dit vastgelegd.

• Ontslag van bestuurders geschiedt door:

o Opzegging van de bestuurder

o Ontzetting

o Vermissing

o Overlijden

• Ontzetting kan geschieden bij meerderheid van stemmen indien een bestuurder naar het oordeel van de overige bestuursleden in strijd met de statuten, dit bestuursreglement of de besluiten van het bestuur heeft gehandeld waardoor verdere samenwerking binnen het bestuur onwenselijk is geworden.

• Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.

• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de stichting.

• Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders zullen de laatst afgetreden bestuursleden in omgekeerde volgorde van aftreden gevraagd worden om een nieuw bestuur te vormen.

4. Bestuur: principes van goed bestuur

• Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van Xxxxxxx. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen Shailoh) als extern (in relatie met derden).

• Bij aankopen stellen wij het belang van Xxxxxxx voorop. In situaties die van belang zijn voor Xxxxxxx, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor Xxxxxxx.

• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het belang van Xxxxxxx en inzicht willen geven in beslissingen.

• Jaarlijks stellen wij de doelen Xxxxxxx op, deze publiceren wij in het jaarverslag. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.

• Xxx streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursvergaderingen, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd.

• Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor de stichting. Bij de overeenkomst van te ontvangen fondsen zijn wij ons bewust dat wij ook een verplichting aangaan en daarnaar zullen handelen doormiddel van tussentijdse evaluaties indien gewenst.

5. Bestuur: vergaderingen en besluitvorming

• Bestuursvergaderingen kunnen zowel online als fysiek gehouden worden.

• De bestuursleden hebben allen een evenredige stem. De besluitvorming komt gezamenlijk tot stand, waarbij meerderheid van stemmen geldt. Bij het staken van de stemmen kan er geen besluit worden genomen.

• Indien het staken van de stemmen naar het oordeel van tenminste 50% van de bestuursleden leidt tot schade voor Xxxxxxx, zullen de laatst afgetreden bestuursleden in omgekeerde volgorde van aftreden gevraagd worden om toe te treden tot het bestuur.

6. Bestuur: aansprakelijkheid en tegenstrijdige belangen

• Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de stichting.

• Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

o Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.

o Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.

o We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en)

o Wij voldoen aan de administratieplichten.

o Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.

o Wij doen geen betalingstoezeggingen als de stichting in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.

o Wij zorgen ervoor dat de stichting voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

o Shailoh is erkend als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Wij zorgen ervoor dat wij aan de eisen zullen voldoen zoals opgesteld vanuit de overheid.

• Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

o De financiële toestand van de stichting.

o De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.

o De (onderlinge) werkafspraken.

o De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten en reglementen.

• Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

o Duidelijke vastlegging.

o Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.

o Decharge van de bestuurstaken van de stichting

o Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).

• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.

o Indien naar het oordeel van het bestuur inderdaad sprake is van een tegenstrijdig belang, zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het tegenstrijdig belang.

7. Financiële afspraken

• Wij gaan bewust om met uitgaven van het geld van Xxxxxxx en zullen dit geld gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

• Wij publiceren jaarlijks een jaarverslag met daarin de financiële stand van zaken van de stichting.

• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven de € 100,- . Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen.

• Niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid heeft ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.

• De penningmeester stuurt maandelijks een overzicht aan alle bestuursleden met de in- en uitgaven op de bankrekening(en) van de stichting.

Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van Xxxxxxx op de vergadering van 28-10-2021.