Bijzonder bestek
Bijzonder bestek
Overheidsopdracht voor diensten met betrekking tot het opstellen van een scenario voor een toneelstuk over het thema ontbossing in de cacaosector, de vertaling ervan in de andere landstaal en de opvoeringen in beide landstalen in scholen
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Navision Code: BEL22010-10059
Enabel • Belgisch ontwikkelingsagentschap • Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal 1
oogmerk
Xxxxxxxxxx 000 • 0000 Xxxxxxx • T x00 (0)0 000 00 00 • xxxxxx.xx
Indieningstermijn voor offertes: maandag 19 augustus 2024 om 10 uur
INHOUDSOPGAVE
1.1 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels 4
1.3 Institutioneel kader van Xxxxxx 4
1.6 Deontologische verplichtingen 6
2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht 7
2.2 Voorwerp van de opdracht 7
2.4 Bijzonderheden van de overheidsopdracht 7
2.4.1 Recht om af te zien van de procedure 7
0 Xxxxxxxx en draagwijdte van de opdracht 9
3.4.1 Methode voor Prijsbepaling 9
3.4.2 Elementen inbegrepen in de Prijs 10
3.5 Indienen en opening van de offertes 10
3.5.2 Gestanddoeningstermijn van de offerte 10
3.5.4 Indienen van de offertes 11
3.5.5 Ondertekening van de offerte 12
3.5.6 Bij de offerte te voegen documenten 13
3.6 Selectie van de inschrijvers 13
3.7 Evaluatie van de offertes 14
3.7.1 Overzicht van de procedure 14
3.7.3 Sluiten van de opdracht 15
4 Bijzondere contractuele bepalingen 17
Enabel • Belgisch ontwikkelingsagentschap • Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal 2
oogmerk
Xxxxxxxxxx 000 • 0000 Xxxxxxx • T x00 (0)0 000 00 00 • xxxxxx.xx
4.1 Leidend ambtenaar (art. 11) 17
4.2 Onderaannemers (art. 12 tot 15) 17
4.3 Bescherming van persoonsgegevens 18
4.3.1 Verwerking van persoonsgegevens door de aanbestedende overheid 18
4.3.2 Bescherming van persoonsgegevens door de opdrachtnemer 18
4.4 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) 19
4.6 Naleving van milieu-, arbeids- en sociale wetgeving 19
4.7 Borgtocht (art. 25 tot 33) 20
4.8 Wijzigingen van de opdracht 20
4.8.1 Toepasselijke bepalingen 20
4.9 Nazicht van de diensten (art. 150) 20
4.9.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) 20
4.9.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153) 20
4.9.4 Oplevering van de uitgevoerde diensten (art. 64-65 en 156) 21
4.9.5 Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 - 160) 21
4.10 Rechtsvorderingen (art. 73) 23
5.2 Beschrijving van diensten 25
5.2.1.1 Vertaling van het scenario naar de andere landstaal 26
5.2.1.2 Representaties (in beide landstalen) in scholen 26
6.1.1 Particuliere/publieke entiteit met een rechtsvorm 27
6.2 Offerteformulier – prijs 29
6.3 Verklaring op eer – uitsluitingsgronden 30
6.5 In te dienen documenten 35
Bijzonder bestek BEL22010-10059
3
1.1 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels
Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van 14.01.2013 of dit aanvullen of verduidelijken.
1.2 Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid is Xxxxxx, Belgisch ontwikkelingsagentschap, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 1000, 147 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel).
Enabel heeft de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Bovendien kan Xxxxxx op verzoek van instellingen van openbaar nut ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen.
Voor deze overheidsopdracht wordt Enabel rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxx Xxx Xxxxxx, Algemeen directeur, en Xxxxx Xxxxxxxxx, Directeur Financiën & IT.
1.3 Institutioneel kader van Xxxxxx
Het institutionele kader van Xxxxxx is onderworpen aan de volgende wetten:
- De Belgische wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische ontwikkelingssamenwerking1;
- De wet van 23 november 2017 tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap, in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt op 11 december 2017.
1.4 Regels voor de opdracht
Het institutionele kader van Xxxxxx is onderworpen aan de volgende wetten:
- De Belgische wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische ontwikkelingssamenwerking3;
- De wet van 23 november 2017 tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap, in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt op 11 december 2017.
1 BS van 30 december 1998, van 17 november 2001, van 6 juli 2012, van 15 januari 2013 en van 26 maart 2013.
2 BS van 1 juli 1999.
3 BS van 30 december 1998, van 17 november 2001, van 6 juli 2012, van 15 januari 2013 en van 26 maart 2013.
4 BS van 1 juli 1999.
Bijzonder bestek BEL22010-10059
4
De overheidsopdracht is onderworpen aan het Belgisch recht en aan de bepalingen van dit bijzonder bestek.
Onverminderd andere toepasselijke wettelijke, reglementaire of contractuele bepalingen, en voor zover daarvan niet wordt afgeweken in dit bijzonder bestek, zijn ook de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing:
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten5;
- De Ethische code van Xxxxxx;
- Het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik – juni 2019;
- Het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico – juni 2019;
- De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, hierna ‘GDPR’);
- De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
Alle latere wijzigingen die in voornoemde teksten zijn aangebracht bij bepalingen die uiterlijk op de dag vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes in werking zijn getreden, zijn eveneens van toepassing.
De aandacht van de inschrijvers wordt ook gevestigd op het feit dat hun offerte geen algemene verkoopsvoorwaarden mag bevatten of vermelden die in strijd zijn met de bepalingen van dit bijzonder bestek en met de bovenvermelde wettelijke en reglementaire teksten.
De Belgische regelgeving inzake overheidsopdrachten kan worden geraadpleegd op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx.
De specifieke reglementering voor Enabel kan worden geraadpleegd op de website xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxx.
1.5 Vertrouwelijkheid
De inschrijver of de opdrachtnemer en Xxxxxx zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven.
5 BS van 14 juli 2016.
6 BS van 21 juni 2013.
7 BS van 9 mei 2017.
8 BS van 27 juni 2017.
PRIVACYVERKLARING VAN ENABEL: Xxxxxx is begaan met de bescherming van je privacy. Wij verbinden ons ertoe om je persoonsgegevens te beschermen en ze zorgvuldig en transparant te verwerken, volledig in overeenstemming met de wetgeving op de privacy.
Zie ook: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxx
1.6 Deontologische verplichtingen
1.6.1. Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de kandidaat, de inschrijver of de opdrachtnemer van andere overheidsopdrachten voor Xxxxxx.
1.6.2. Zolang de opdracht loopt, zullen de opdrachtnemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de opdrachtnemer is verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te leven, meer bepaald de verdragen over vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de uitbanning van gedwongen en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en over de afschaffing van de kinderarbeid.
1.6.3. In overeenstemming met het Beleid inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik van Xxxxxx hebben de opdrachtnemer en zijn personeel de plicht om onberispelijk gedrag aan de dag te leggen tegenover de begunstigden van de projecten en de lokale bevolking in het algemeen. Zij moeten zich onthouden van elke handeling die als een vorm van seksuele uitbuiting of misbruik kan worden beschouwd en moeten zich de grondbeginselen en richtsnoeren van dit beleid toe-eigenen.
1.6.4. Elke poging van een kandidaat of van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende overheid tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn kandidatuur of offerte.
1.6.5. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de opdrachtnemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.
1.6.6. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de opdrachtnemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de xxxxx xxx xx xxxxxx, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden.
1.6.7. In overeenstemming met het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik en het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico dienen klachten met betrekking tot integriteitskwesties (fraude, corruptie, seksuele uitbuiting of misbruik, enz.) te worden gericht aan het Integriteitsbureau via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht
2.1 Aard van de opdracht
Deze opdracht is een opdracht van diensten.
2.2 Voorwerp van de opdracht
Deze opdracht betreft het opstellen van een scenario voor een toneelstuk over het thema ontbossing in de cacaosector, de vertaling ervan in de andere landstaal en de opvoeringen in beide landstalen in scholen.
De diensten worden nader beschreven in deel 5 van het bijzonder bestek, getiteld "Referentietermen”.
2.3 Perceel
Deze opdracht is niet opgedeeld in percelen.
2.4 Bijzonderheden van de overheidsopdracht
2.4.1 Recht om af te zien van de procedure
Overeenkomstig artikel 85 van de wet van 17 juni 2016 houdt de voltooiing van een procedure geenszins de verplichting in om een opdracht te gunnen. De aanbestedende overheid kan van de gunning afzien van de hele overheidsopdracht of van percelen van de overheidsopdracht of de procedure eventueel herhalen met gebruikmaking van een andere wijze, zonder dat zij de inschrijvers om welke reden dan ook schadevergoeding verschuldigd is.
2.4.2 Exclusiviteitsrecht
Het sluiten van deze raamovereenkomst verleent de opdrachtnemer geen enkel recht van exclusiviteit. De aanbestedende overheid (namelijk Enabel of een van de andere begunstigden) kan gedurende de geldigheidsduur van deze raamovereenkomst diensten die identiek of vergelijkbaar zijn met de in dit bijzonder bestek beschreven diensten, door andere dienstverleners of door zijn eigen diensten laten uitvoeren. De opdrachtnemer kan geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.
2.5 Duur van de opdracht
De opdracht begint op de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt totdat de diensten volledig zijn uitgevoerd.
Bijzonder bestek BEL22010-10059
7
2.6 Varianten
Er zijn geen vereiste of toegestane varianten.
Vrije varianten zijn niet toegestaan.
Er zijn geen verplichte of toegestane opties. Vrije opties zijn niet toegestaan.
2.7 Hoeveelheid
Deze opdracht is een gemengde prijsopdracht: sommige posten van de inventaris (voorstellingen) worden tegen eenheidsprijzen uitgevoerd (de eenheidsprijzen van deze posten zijn forfaitair en de hoeveelheden worden verondersteld), terwijl andere posten (het opstellen van het scenario en de vertaling in de andere landstaal) tegen een globale prijs worden uitgevoerd.
Bijzonder bestek BEL22010-10059
8
3 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht
3.1 Gunningswijze
Overeenkomstig artikel 42, § 1, 1°, a), van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten, wordt de opdracht gegund via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking aangezien het geraamde bedrag van de opdracht over de gehele looptijd niet hoger is dan 143.000,00 EUR exclusief btw.
3.2 Officieuze bekendmaking
Deze overheidsopdracht wordt bekendgemaakt op de website van Xxxxxx (xxx.xxxxxx.xx).
3.3 Informatie
De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door Xxxxxx Xxxx Xxxxxx, Expert en Contractualisation BEL Portfolio, en Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Procurement Partner. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de geïnteresseerde ondernemers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze personen en het is de ondernemers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht.
Tot en met 3 dagen voor de uiterste datum van indiening van de offertes, kunnen de geïnteresseerde ondernemers vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht. Vragen moeten worden ingediend via het ‘forum’ dat toegankelijk is op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. De aanbestedende overheid publiceert de antwoorden zo snel mogelijk en uiterlijk 8 kalenderdagen voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes op het forum. Inschrijvers wordt aangeraden dit forum regelmatig te raadplegen.
Tot aan de kennisgeving van de gunningsbeslissing zal er geen enkele informatie verstrekt worden over de evolutie van de procedure.
Inschrijvers worden geacht hun offerte in te dienen, daarvan kennisgenomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bestek die gepubliceerd worden in het Bulletin der Aanbestedingen.
Overeenkomstig artikel 81 van het KB van 18 april 2017: indien een ondernemer inde opdrachtdocumenten zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is om een prijs te berekenen of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan de aanbestedende overheid. Deze zal in ieder geval uiterlijk tien dagen voor de uiterste datum voor ontvangst van de inschrijvingen in kennis worden gesteld.
3.4 Bepaling van de prijzen
3.4.1 Methode voor Prijsbepaling
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier moeten verplicht in EURO worden vermeld.
In overeenstemming met artikel 37 van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 kan de aanbestedende overheid alle verificaties van boekhoudkundige stukken en controles ter plaatse uitvoeren om de juistheid van de verstrekte informatie met betrekking tot prijscontrole te verifiëren.
3.4.2 Elementen inbegrepen in de Prijs
Van de dienstverlener wordt verwacht dat zij alle algemene kosten en belastingen van welke aard dan ook die van invloed zijn op de diensten, behalve de btw, in hun prijzen hebben opgenomen.
De dienstverlener zal prijzen exclusief btw voorstellen. Het btw-tarief moet apart worden vermeld.
Aanbieders worden ervan op de hoogte gesteld dat Xxxxxx niet btw-plichtig is in de zin van artikel 21 en 21 bis van het Belgisch btw-wetboek.
Onverminderd het bovenstaande zijn alle diensten die onder deze opdracht vallen, zoals beschreven in Deel 5 van de bijzondere bestekken, inbegrepen in de prijzen. Geen extra kosten worden dus door de aanbestedende overheid aanvaard.
Specifiek inbegrepen in de prijzen zijn onder andere:
- Artistieke prestaties;
- Auteursrechten en naburige rechten verbonden aan de uitvoering van de opdracht;
- Administratief beheer;
- Reiskosten, transport en verzekeringen;
- Materialen gerelateerd aan de diensten (waaronder kostuums en decors);
- Eventuele maatregelen voorgeschreven door wetgeving inzake veiligheid en gezondheid van werknemers tijdens de uitvoering van hun werk;
- etc.
Daarnaast verwijst Xxxxxx naar Deel 5 van de bijzondere bestekken, getiteld "Referentietermen".
3.5 Indienen en opening van de offertes
3.5.1 Taalgebruik
De inschrijvers mogen offerte indienen in het Frans of het Nederlands.
3.5.2 Gestanddoeningstermijn van de offerte
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een periode van 90 kalenderdagen te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst.
3.5.3 Vorm van de offerte
Iedere inschrijver mag slechts één enkele offerte indienen.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat hun offerte geen algemene of bijzondere voorwaarden mag bevatten of ernaar mag verwijzen. Als dit wel het geval is, kan de offerte als materieel onregelmatig worden beschouwd en kan de aanbestedende overheid de offerte alleen al om deze reden afwijzen.
3.5.4 Indienen van de offertes
De inschrijvers moeten de offerteformulieren invullen die bij dit bijzondere bestek zijn gevoegd (punt 6). Doen zij dit niet, dan dragen zij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hen aangewende documenten met de genoemde formulieren.
De aanbestedende overheid verplicht het gebruik van het federale e-Procurement-platform (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/) voor het indienen van offertes. Dit platform voldoet aan de voorwaarden van artikel 14 van de wet van 17 juni 2016.
Volg de onderstaande 2 stappen om een account aan te maken:
1. Registreren als nieuwe gebruiker: xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxx_xxxxxxx_xxxx&xxx_xx_xxx0x000x0x000xx000x0000 3b90cbb357a
2. Aanmaken van je onderneming: xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxx_xx_xxxx000x00000xxx000x00000x00xxx00x0&xxxxx
_article_view&sysparm_rank=1&sysparm_tsqueryId=3910d83b87ee7950c23143b 90cbb3572
Raadpleeg de volgende link voor instructies voor het indienen van inschrijvingen:xxxxx://xxxx.xxxxxxx- xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxx_xxxxxxx_xxxx&xxx_xx_xxxx0x0x00x00x0x000x00000x00xxx 35d8
Offertes moeten uiterlijk 19 august 2024 om 10 uur worden ingediend op het platform.
Er dient opgemerkt dat het versturen van een offerte per elektronische post niet aan deze voorwaarden voldoet. Offertes kunnen ook niet op papier worden ingediend.
Door zijn offerte geheel of gedeeltelijk langs elektronische weg in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het apparaat voor de ontvangst van zijn offerte worden geregistreerd.
Voor meer informatie, surf naar: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of bel het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-Procurement: (+32) (0) 0 000 00 00 of e- mail x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
De inschrijver dient zijn offerte en de bijlagen ervan niet individueel te ondertekenen op het ogenblik dat ze worden opgeladen op het platform. Deze documenten worden op een globale manier ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening OF een handgeschreven handtekening op het bijbehorende indieningsrapport. De inschrijvers kiezen tussen deze twee ondertekening methoden. Daarnaast voegen de inschrijvers bij hun aanbieding de statuten, het mandaat of enig ander document dat aantoont dat de ondertekenaar van het indieningsrapport bevoegd is om namens de inschrijver verplichtingen aan te gaan ten opzichte van derden.
OPGELET:
Alvorens hun offertes in te dienen, wordt inschrijvers aangeraden de procedure voor het indienen van offertes via de e-Procurement te testen.
Inschrijvers wordt ook aangeraden na te gaan of ze over de nodige certificaten/e-tokens beschikken om hun offertes via e-Procurement te kunnen ondertekenen. Meer informatie is te vinden op: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Door het indienen van zijn offerte verbindt de inschrijver zich ertoe de bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. De voorstellen die de inschrijver indient in antwoord op de contractuele bepalingen of aanvullende vragen van de aanbestedende overheid vormen verbintenissen van zijn kant. De inhoud van zijn offerte maakt integraal deel uit van het contract, net als de details die hij verstrekt in antwoord op eventuele verzoeken om verduidelijking.
Door het indienen van de offerte erkent de inschrijver tevens dat hij alle vereiste informatie heeft verkregen en dat hij zijn offerte heeft opgesteld met kennis van zaken, zonder dat iets hem vaag of onbekend is.
De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen.
Door zijn offerte in te dienen erkent de inschrijver :
• Alle opdrachtdocumenten gelezen te hebben;
• Op de hoogte te zijn van de draagwijdte en de bijzonderheden van de uitvoering van de opdracht;
• Alle gewenste informatie ontvangen te hebben;
• Alle opmerkingen te hebben gemaakt en alle vragen te hebben gesteld die hij nodig achtte, zowel voor het opstellen en indienen van zijn offerte als voor de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht;
• Geen fouten en/of gebreken in de opdrachtdocumenten te hebben ontdekt die door hun aard het berekenen van de prijs en het vergelijken van de offertes onmogelijk zouden maken;
• De prijs van zijn offerte met kennis van zaken te hebben berekend;
• Het bedrag van zijn offerte te hebben berekend, rekening houdend met deze kennis van de opdracht en met de middelen die hij geschikt acht voor de perfecte uitvoering ervan;
• Alle clausules van deze opdrachtdocumenten te aanvaarden, zelfs indien deze afwijken van zijn eigen facturatie- en/of verkoopvoorwaarden (indien de inschrijver andere facturatie- en/of verkoopvoorwaarden vermeldt, zijn deze niet van toepassing).
3.5.5 Ondertekening van de offerte
Aangezien inschrijvingen elektronisch worden ingediend, moet het indieningsrapport van de offerte voorzien zijn van een gekwalificeerde elektronische handtekening OF een handgeschreven handtekening. De inschrijvers kiezen tussen deze twee ondertekening methoden. Daarnaast voegen de inschrijvers bij hun aanbieding de statuten, het mandaat of enig ander document dat aantoont dat de ondertekenaar van het indieningsrapport bevoegd is om namens de inschrijver verplichtingen aan te gaan ten opzichte van derden.
Voor wijzigingen van een offerte na de ondertekening van het indieningsrapport, alsmede voor de intrekking van een offerte, moet een nieuw indieningsrapport worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking, niet voorzien is van de gekwalificeerde elektronische handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
De documenten, met inbegrip van de bijlagen, en alle doorhalingen of overschrijvingen die van invloed kunnen zijn op de voorwaarden van de opdracht, moeten ondertekend worden door de inschrijver of zijn gemachtigde (enkel een originele handtekening, geen elektronische handtekening-.
Als een of meer gemachtigden worden gebruikt, moeten zij bij hun offerte ook de authentieke of onderhandse akte voegen waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.
Raadpleeg de volgende link voor de procedure voor handtekeningen: Ondernemingen - Offerte / aanvraag tot deelname finaliseren en ondertekenen (xxxxxxx-xxx.xxx).
3.5.6 Bij de offerte te voegen documenten
De offerte moet vergezeld gaan van de volgende documenten of informatie:
1. Het formulier ‘Identificatie van de inschrijvers’ (punt 6.1 van het
bijzonder bestek);
2. De offerteformulieren (punt 6.2 van het bijzondere bestek);
3. Verklaring op erewoord – uitsluitingsgronden (punt 6.3 van het bijzonder bestek);
4. Documenten en informatie voor de beoordeling van de gunningscriteria (punt 3.7.2 van het bijzonder bestek);
5. Een recent uittreksel uit het strafregister (niet ouder dan 3 maanden).
3.6 Selectie van de inschrijvers
De verplichte en optionele uitsluitingsgronden zijn opgenomen in de bijlage bij dit bijzonder bestek.
Door zijn offerte in te dienen, verklaart de inschrijver dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingsgevallen vermeld in de artikelen 67 tot 70 van de wet van 17 juni 2016 en de artikelen 61 tot 64 van het koninklijk besluit van 18 april 2017.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze verklaring op erewoord controleren met betrekking tot de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt staat.
Hiertoe zal de aanbestedende overheid de betrokken inschrijver verzoeken, via de snelste middelen en binnen de door haar gestelde termijn, om informatie of documenten te verstrekken ter verificatie van zijn persoonlijke situatie.
De aanbestedende overheid zal zelf de informatie of documenten opvragen die zij kosteloos elektronisch kan verkrijgen bij de diensten die belast zijn met het beheer ervan.
3.7 Evaluatie van de offertes
3.7.1 Overzicht van de procedure
In een eerste fase worden de offertes van geselecteerde inschrijvers beoordeeld op formele en materiële regulariteit.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om onregelmatigheden in de offertes van inschrijvers tijdens de onderhandelingen te laten corrigeren.
In een tweede fase worden de formeel en materieel regelmatige offertes beoordeeld op inhoud door een beoordelingscommissie. De aanbestedende overheid kan het aantal te onderhandelen offertes beperken door de gunningscriteria toe te passen zoals gespecificeerd in de aanbestedingsdocumenten.
Vervolgens komt de onderhandelingsfase. De aanbestedende overheid kan onderhandelen met inschrijvers over de initiële en alle latere ingediende offertes, behalve de definitieve biedingen, om hun inhoud te verbeteren. De minimale eisen en gunningscriteria worden niet onderhandeld. Echter, de aanbestedende overheid kan er ook voor kiezen om niet te onderhandelen. In dat geval geldt de initiële offerte als definitieve offerte.
Wanneer de aanbestedende overheid de onderhandelingen wil afronden, informeert zij de resterende inschrijvers en stelt zij een gezamenlijke deadline vast voor de indiening van eventuele Best and Final Offers (BAFO's). Na afsluiting van de onderhandelingen worden de BAFO's geëvalueerd op basis van uitsluitingscriteria en gunningscriteria. De inschrijver wiens regelmatige BAFO economisch het voordeligst is, wordt aangewezen als de gegadigde voor de opdracht.
De BAFO's van inschrijvers waarmee onderhandelingen zijn gevoerd, worden beoordeeld op hun regulariteit. Onregelmatige BAFO's worden uitgesloten.
Alleen regelmatige XXXX'x komen in aanmerking om te worden geconfronteerd met de gunningscriteria.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de bovenstaande procedure te herzien met inachtneming van het beginsel van gelijke behandeling en transparantie.
3.7.2 Gunningscriteria
De aanbestedende dienst zal de economisch meest voordelige regelmatige aanbieding selecteren op basis van de volgende gunningscriteria:
Eerste gunningscriterium - Prijs (35 punten)
De inschrijvers vullen het offerteformulier zoals vermeld in punt 6.2 van het bijzonder bestek in.
De offerte met de laagste totale prijs krijgt het maximumaantal punten. De totale prijs wordt berekend door alle posten van het offerteformulier bij elkaar op te tellen.
Voor andere offertes wordt het criterium beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregel:
B = [P(laagst)/P(aanbieding)] x Z
Waarbij:
- B = het aantal punten behaald door de beoordeelde offerte;
- P(laagst) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte;
- P(aanbieding) = het bedrag van de beoordeelde offerte.
- Z = de weging voor het prijscriterium.
Prijzen zijn inclusief btw.
Tweede gunningscriterium - Kwaliteit (60 punten)
De inschrijver voegt bij zijn offerte een nota toe waarin het scenario-overzicht en het actieplan worden beschreven (maximaal 3 pagina's).
Het scenario-overzicht wordt beoordeeld op basis van de volgende elementen:
- Visie/ontwerp van het toneelstuk;
- Aanpassing aan het doelpubliek (jongeren vanaf 16 jaar);
- Integratie van thema's (duurzame ontwikkeling, eerlijke handel, verantwoorde consumptie, SDG's, enz.) en hoe deze aan het publiek worden gepresenteerd;
- Mate van bewustmakingsaspecten;
- Originaliteit/creativiteit.
Derde gunningscriterium - Exploitatielicentie (5 punten)
Overeenkomstig artikel 19 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten, blijven de vermogensrechten met betrekking tot het "werk" gecreëerd in het kader van deze opdracht eigendom van de opdrachtnemer.
Echter, zoals gespecificeerd in artikel 4.4 van dit bijzonder bestek, verleent de opdrachtnemer aan de aanbestedende dienst een gebruikslicentie voor dit werk. Deze licentie is persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar. De licentie is wereldwijd geldig vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht en heeft een duur van 10 jaar.
Deze licentie heeft betrekking op de vertaling van het werk en de reproductie ervan in een andere taal dan de oorspronkelijke taal door een andere dienstverlener dan de opdrachtnemer. Dit betekent concreet dat Xxxxxx het recht heeft om het scenario te laten vertalen en uitvoeren door een andere dienstverlener dan de opdrachtnemer in een andere taal dan de oorspronkelijke taal.
Bovendien krijgt de inschrijver 5 extra punten als hij zich in zijn offerte verbindt om deze exploitatielicentie ook te laten gelden voor de reproductie van het werk in de oorspronkelijke taal door een andere dienstverlener dan de opdrachtnemer. Dit betekent concreet dat Xxxxxx het recht heeft om het scenario te laten uitvoeren in de oorspronkelijke taal door een andere dienstverlener dan de opdrachtnemer. Voor het verkrijgen van deze 5 extra punten moet deze verbintenis duidelijk uit de offerte blijken.
3.7.3 Sluiten van de opdracht
De punten voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt nadat de aanbestedende overheid m.b.t. deze
inschrijver de juistheid van zijn verklaring op eer heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat uit deze controle blijkt dat de verklaring op eer strookt met de werkelijkheid.
Omwille van op de transparantie verbindt Xxxxxx zich ertoe jaarlijks een lijst van zijn opdrachtnemers te publiceren. Door zijn offerte in te dienen verklaart de inschrijver zich akkoord met de bekendmaking van de titel van de opdracht, de aard en het doel van de opdracht, zijn naam en maatschappelijke zetel, en het bedrag van de opdracht.
4 Bijzondere contractuele bepalingen
Dit hoofdstuk bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht en die het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken aanvullen of verduidelijken.
4.1 Leidend ambtenaar (art. 11)
De leidend ambtenaar is xxxxxxx Xxx XXXXXXXX (xxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx), Communication & campaign officer.
Eenmaal de opdracht afgesloten is, is de leidend ambtenaar de hoofdcontactpersoon van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bijzonder bestek.
De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven.
Maken echter geen deel uit van zijn of haar bevoegdheden: de ondertekening van bij-akten alsook iedere andere beslissing of ieder ander akkoord dat een afwijking impliceert van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt 1.2.
De leidend ambtenaar is in geen geval gemachtigd om de modaliteiten (bijv. uitvoeringstermijnen, …) van het contract te wijzigen, zelfs als de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke verbintenis, elke wijziging of elk akkoord die/dat zou afwijken van de voorwaarden in het bijzonder bestek en waarvan geen kennis werd gegeven door de aanbestedende overheid, moet als nietig worden beschouwd.
4.2 Onderaannemers (art. 12 tot 15)
4.2.1 Algemeen
Behoudens uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid mag de dienstverlener de in dit bestek beschreven opdracht niet geheel of gedeeltelijk toevertrouwen aan een andere onderaannemer dan die welke hij in zijn offerte heeft vermeld.
De dienstverlener blijft in alle gevallen als enige aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de opdracht volledig of gedeeltelijk aan één of meerdere onderaannemers toevertrouwt.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor hun beheer en coördinatie en draagt de kosten van hun honoraria en alle aanverwante kosten.
Uiterlijk bij het begin van de uitvoering van de opdracht moet de opdrachtnemer de volgende informatie aan de aanbestedende overheid verstrekken: de naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers van alle onderaannemers, ongeacht de mate waarin zij deelnemen aan de onderaannemingsketen en ongeacht hun plaats in deze keten. Tijdens de volledige duur van de opdracht moet de opdrachtnemer de aanbestedende overheid onverwijld op de hoogte brengen van wijzigingen in deze informatie en van de informatie die vereist is voor elke nieuwe onderaannemer die later aan deze diensten zou deelnemen.
Het is een onderaannemer verboden de gehele aan hem toevertrouwde opdracht aan een andere onderaannemer uit te besteden.
4.3 Bescherming van persoonsgegevens
4.3.1 Verwerking van persoonsgegevens door de aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe de persoonsgegevens die hem in het kader van deze offerteaanvraag worden meegedeeld, met de grootste zorg te behandelen, in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, GDPR). In de gevallen waarin de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens strengere eisen stelt, moet de aanbestedende overheid handelen in overeenstemming met deze wetgeving.
4.3.2 Bescherming van persoonsgegevens door de opdrachtnemer
Bescherming van persoonsgegevens door de opdrachtnemer in zijn hoedanigheid van verwerker
Indien de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht uitsluitend namens en voor rekening van de aanbestedende overheid persoonsgegevens van de aanbestedende overheid verwerkt, uitsluitend met het oog op het verrichten van de diensten overeenkomstig de bepalingen van het bestek of ter nakoming van een wettelijke verplichting, zijn de volgende bepalingen van toepassing.
Voor elke verwerking van persoonsgegevens die in het kader van deze opdracht wordt uitgevoerd, is de opdrachtnemer verplicht zich te houden aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna ‘GDPR’) en aan de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Door deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure verklaart de inschrijver dat hij zich strikt zal houden aan de verplichtingen van de GDPR voor elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze overheidsopdracht.
De te verwerken persoonsgegevens zijn vertrouwelijk. De opdrachtnemer zal daarom de toegang tot de gegevens beperken tot het personeel dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering en het beheer van en het toezicht op de overheidsopdracht.
In het kader van de uitvoering van de opdracht bepaalt de aanbestedende overheid het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval is de aanbestedende overheid verantwoordelijk voor de verwerking en is de opdrachtnemer de verwerker in de zin van artikel 28 van de GDPR.
De uitvoering van verwerkingen door middel van uitbesteding moet worden geregeld in een overeenkomst of rechtshandeling die de verwerker bindt jegens de voor de verwerkingsverantwoordelijke en waarin met name wordt bepaald dat de verwerker slechts op instructies van de voor de verwerkingsverantwoordelijke handelt en dat de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ook voor de verwerker gelden (artikel 28, lid 3, van de GDPR).
Met het oog hierop verbindt de inschrijver zich er door het indienen van zijn offerte toe de verplichtingen na te leven die zijn vermeld in punt 6.4 van dit bijzonder bestek.
4.4 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23)
Conform artikel 19 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot vaststelling van de algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten, blijven de vermogensrechten met betrekking tot het "werk" gecreëerd in het kader van deze opdracht eigendom van de gegadigde.
Echter, zoals gespecificeerd in artikel 4.4 van dit bijzonder bestek, verleent de gegadigde aan de aanbestedende dienst een gebruikslicentie voor dit werk. Deze licentie is persoonlijk, niet- exclusief en niet-overdraagbaar. De licentie is wereldwijd geldig vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht en heeft een duur van 10 jaar.
Deze licentie heeft betrekking op de vertaling van het werk en de reproductie ervan in een andere taal dan de oorspronkelijke taal door een andere dienstverlener dan de gegadigde. Dit betekent concreet dat Xxxxxx het recht heeft om het scenario te laten vertalen en uitvoeren door een andere dienstverlener dan de gegadigde in een andere taal dan de oorspronkelijke taal.
4.5 Belangenconflicten
In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht.
Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht.
Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 6 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.
4.6 Naleving van milieu-, arbeids- en sociale wetgeving
De opdrachtnemer is verplicht om alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van milieu-
, sociaal en arbeidsrecht die zijn vastgelegd in het recht van de Europese Unie, het nationale recht, collectieve overeenkomsten of internationale bepalingen op het gebied van milieu-, sociaal en arbeidsrecht die zijn opgenomen in bijlage II bij de wet van 17 juni inzake overheidsopdrachten, na te leven en ervoor te zorgen dat alle personen die in welke fase dan ook als onderaannemer optreden en alle personen die personeel ter beschikking stellen voor de uitvoering van de huidige opdracht, deze verplichtingen naleven.
4.7 Borgtocht (art. 25 tot 33)
Er is geen borgtocht voorzien in het kader van deze opdracht.
4.8 Wijzigingen van de opdracht
4.8.1 Toepasselijke bepalingen
Krachtens de artikelen 38 en volgende van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 mogen overheidsopdrachten niet worden gewijzigd zonder een nieuwe gunningsprocedure, behalve in de gevallen bepaald in de artikelen 38/1 (aanvullende diensten), 38/2 (onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbestedende overheid), 38/3 (vervanging van de opdrachtnemer), 38/4 (de minimis-regel) en 38/5 en 38/6 (niet-wezenlijke wijziging).
Dit bijzonder bestek bevat ook de volgende herzieningsclausules:
• Heffingen die een invloed hebben op het opdrachtbedrag (art. 38/8);
• Onvoorzienbare omstandigheden in het nadeel van de opdrachtnemer (art. 38/9);
• Onvoorzienbare omstandigheden in het voordeel van de opdrachtnemer (art. 38/10)
;
• Feiten van de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer (art. 38/11) ;
• Schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbestedende overheid en incidenten bij de uitvoering (art. 38/12).
4.9 Nazicht van de diensten (art. 150)
4.9.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149)
De diensten zullen worden uitgevoerd ofwel in de kantoren van Xxxxxx, ofwel in de kantoren van de opdrachtnemer, ofwel op de locatie waar het toneelstuk wordt opgevoerd.
4.9.2 Verzekeringen
De opdrachtnemer sluit verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid dekken voor arbeidsongevallen en zijn civiele aansprakelijkheid tegenover derden tijdens de uitvoering van de opdracht.
Binnen dertig dagen na de sluiting van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringen heeft afgesloten door middel van een attest waaruit blijkt welke dekking vereist is volgens de documenten van de opdracht.
Gedurende de uitvoering van de opdracht verstrekt de opdrachtnemer te allen tijde binnen vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende autoriteit dit attest.
Eventuele eigen risico's die door de verzekeraar aan de opdrachtnemer worden opgelegd, blijven voor rekening van de opdrachtnemer en zijn niet tegenstelbaar aan de aanbestedende autoriteit.
4.9.3 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153)
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de geleverde diensten voorkomen.
Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid tegen schadeloosstelling
die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de diensten of in gebreke blijven.
4.9.4 Oplevering van de uitgevoerde diensten (art. 64-65 en 156)
De diensten worden tijdens hun uitvoering van nabij opgevolgd door de leidend ambtenaar. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is gesteld van de lijst van gepresteerde diensten of van de factuur. Bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
De hierboven bedoelde oplevering is definitief.
4.9.5 Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 - 160)
De opdrachtnemer stuurt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar volgend adres:
Enabel
Xxxxxxx Xxx XXXXXXXX (xxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx), Communication & campaign officer Xxx Xxxxx, 000
0000 Xxxxxxxx Xxxxxx
Conform de Richtlijn 2014/55/EU en het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 betreffende overheidsopdrachten waarin de verplichting voor bedrijven wordt gespecificeerd om gebruik te maken van elektronische facturering, moet de gegadigde een systeem voor elektronische facturering gebruiken.
Indien de gegadigde geregistreerd is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België, kan deze het Belgische portaal Mercurius gebruiken om elektronische facturen te ontvangen conform de geldende normen en regels.
Alleen correct uitgevoerde diensten kunnen worden gefactureerd.
De aanbestedende dienst heeft een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van voltooiing van de diensten, zoals vastgesteld in de contractdocumenten, om technische en voorlopige ontvangstprocedures uit te voeren en de resultaten aan de dienstverlener mede te delen.
Xxxxxxxx van het verschuldigde bedrag aan de dienstverlener moet plaatsvinden binnen
dertig dagen na afloop van de verificatietermijn of vanaf de dag na de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder dan dertig dagen bedraagt, mits de aanbestedende dienst tegelijkertijd beschikt over een correct opgestelde factuur.
Indien de contractdocumenten geen aparte aanspraakverklaring voorzien, geldt de factuur als aanspraakverklaring.
Facturen moeten worden opgesteld in EURO.
Krachtens de artikelen 12/1, tweede lid, 1°, en 12/2, van de Wet van 17 juni 2016 wordt een voorschot toegekend aan de begunstigde indien deze een KMO is.
De betaling van het voorschot is echter afhankelijk van de indiening door de begunstigde van een gedateerd schriftelijk verzoek hiertoe.
Het voorschot wordt berekend op basis van de referentiewaarde van de opdracht, d.w.z. :
- In het geval van een opdracht van onbepaalde duur - zoals in dit geval - is de referentiewaarde de waarde per maand vermenigvuldigd met 12.
Het initiële bedrag van de opdracht komt overeen met de totale prijs die door de gekozen inschrijver voor de opdracht wordt voorgesteld.
Het bedrag van het voorschot wordt berekend door de volgende percentages toe te passen op de referentiewaarde van de opdracht:
• 20 % indien de gegadigde een micro-onderneming is, dat wil zeggen een bedrijf met minder dan tien werknemers en een jaaromzet of balanstotaal dat niet meer dan twee miljoen euro bedraagt;
• 10 % indien de gegadigde een kleine onderneming is, dat wil zeggen een bedrijf met minder dan vijftig werknemers en een jaaromzet of balanstotaal dat niet meer dan tien miljoen euro bedraagt;
• 5 % indien de gegadigde een middelgrote onderneming is, dat wil zeggen een bedrijf met minder dan tweehonderdvijftig werknemers en een jaaromzet die niet meer dan vijftig miljoen euro bedraagt of een balanstotaal dat niet meer dan drieënveertig miljoen euro bedraagt.
Geen voorschot wordt toegekend vóór:
• De kennisgeving van de gunning van de opdracht;
• Het stellen van een financiële garantie voor het volledige bedrag van het voorschot. De garantie wordt pas vrijgegeven wanneer het voorschot volledig is gedekt door de uitvoering van de opdracht en er door de aanbestedende dienst goedgekeurde facturen zijn ontvangen. Deze financiële garantie moet de aanbestedende dienst in staat stellen om terugbetaling van het voorschot te verkrijgen dat aan de gegadigde is betaald in geval van geheel of gedeeltelijk niet-uitvoering van de opdracht.
De betaling van het voorschot kan worden opgeschort indien wordt vastgesteld dat de gegadigde zijn contractuele verplichtingen niet nakomt of in strijd handelt met de bepalingen van artikel 7 van de wet van 17 juni 2016.
Het toegekende voorschot wordt als volgt verrekend met de verschuldigde bedragen aan de gegadigde: de eerste helft van het voorschot wordt verrekend wanneer het bedrag van de uitgevoerde prestaties 30 % van het initiële bedrag van de opdracht bereikt, en de tweede helft van het voorschot wordt verrekend wanneer het bedrag van de uitgevoerde prestaties 60 % van het initiële bedrag van de opdracht bereikt.
4.10 Rechtsvorderingen (art. 73)
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Frans of Nederlands.
De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan personen of goederen die het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de activiteiten nodig voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
Bij een ‘geschil’, d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het
volgende adres:
Enabel
Global Procurement Services
Ter attentie van xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxx, 000
0000 Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
5.1 Algemene informatie
Het Trade for Development Centre (TDC) is een programma van het Belgisch Ontwikkelingsagentschap Enabel rond verantwoorde productie en consumptie.
We coachen Afrikaanse producentenorganisaties op vlak van duurzaamheid, marketing en business management, maar zetten ook in op bewustmaking en informatie rond verantwoorde consumptie.
De Week van de Fair Trade die jaarlijks doorgaat begin oktober is de meest bekende bewustmakingscampagne. Tien dagen lang wordt fair trade in de spotlights geplaatst met als doel om alle Belgen te sensibiliseren.
Daarnaast worden nieuwe bewustmakingscampagnes uitgewerkt rond een breder thema, namelijk verantwoorde consumptie.
In het kader daarvan wil TDC in 2024 een interactief theaterstuk (laten) uitwerken rond het thema ontbossing in de cacaosector, dat kan gespeeld worden in en voor scholen.
Doelstellingen
Het idee van een interactief theaterstuk is gebaseerd op het toneelstuk ‘C’est quoi cette arnaque ?’ dat in het kader van de Week van de Fair Trade 2021 werd ontwikkeld en verschillende keren werd gespeeld tijdens de campagne (2021 – 2023).
Theaterstuk ‘Le commerce équitable, c’est quoi cette arnaque ?’
Wie profiteert van fair trade? Wat is de ecologische afdruk van fairtradeproducten? Waarom zijn ze duurder? Is lokaal eten niet de oplossing?
In het interactief theaterstuk ‘Le commerce équitable, c’est quoi cette arnaque ?’ van Xxxxxxx Théâtre discussiëren een hoogleraar economie, een medewerkster burgereducatie en een landbouwster op een toegankelijke manier over deze thema’s.
Xxxxxxxxx is het publiek aan het denken te zetten, hen dingen in vraag te laten stellen en hen tot actie te laten overgaan. Het theaterstuk werd in 2021 gemaakt en wordt gespeeld op events, in gemeenten, op scholen… Tijdens de Week van de Fair Trade 2022 alleen al werd het meer dan 12 keer gebracht.
Waarom ontbossing in de cacaosector?
De cijfers rond ontbossing zijn hallucinant: volgens de Verenigde Naties ging tussen 1990 en 2020 420 miljoen hectare bos verloren, dat is een gebied groter dan de Europese Unie! De EU die trouwens zelf verantwoordelijk is voor 16% van de ontbossing wereldwijd bindt de strijd ermee aan. Soja, koffie, cacao, hout, palmolie, vlees en rubber: als die producten recent ontbossing veroorzaakten, mogen ze vanaf 2025 de Europese markt niet meer op.
De prijs die producenten aan het begin van de keten krijgen voor hun grondstoffen is vaak te laag. Nemen we de cacaosector als voorbeeld, dan zien we dat het reële inkomen van de cacaoboeren in Ivoorkust en Ghana – de landen waar het meest cacao wordt geproduceerd – vaak onder het leefbaar inkomen duikt. Kinderen zijn daardoor verplicht om mee op de cacaoplantages te gaan werken. Producenten hebben geen toegang tot sociale zekerheid waardoor ze geen opvangnet hebben. Als de oogst tegenvalt ten gevolge van de klimaatopwarming zullen cacaoproducenten land ontbossen om de verminderde inkomsten trachten te compenseren.
Als consument vinden we dat we meer verantwoord moeten consumeren. Dit blijkt uit verschillende barometers en opiniepeilingen die TDC doorheen de jaren liet uitvoeren. Op de vraag wat ze hieronder verstaan, schuiven Belgen – en zeker jongeren! - vooral ecologische initiatieven naar voor zoals meer recycleren, hergebruiken en herstellen,seizoensproducten kopen, lokale producten en uit korte keten kopen, minder verpakking gebruiken en minder afval produceren.
Met dit theaterstuk willen jongeren we aan de hand van een heel herkenbaar product (chocolade) bewustmaken van de de ecologische (ontbossing) en sociale impact van onze consumptiekeuzes.
We zijn op zoek naar een theatergezelschap dat een interactief stuk kan maken om (aan) een publiek van 16+ :
- de problemen in de cacaosector te presenteren (met focus op ontbossing);
- te tonen welke de uitdagingen zijn om de cacaosector duurzamer te maken;
- bewust te maken van de sociale en ecologische impact van onze consumptiekeuzes. Het stuk moet aanleiding geven tot debat.
De prestaties zien eruit als volgt:
- Het uitwerken van een scenario in het Nederlands of in het Frans
- Het verzorgen van een vertaling van het scenario naar de andere landstaal.
- Spelen van het scenario in beide landstalen (indien nodig door uitbesteding). Het scenario zou klaar moeten zijn tegen eind oktober 2024.
Het bedenken en uitschrijven van een scenario voor een interactief theaterstuk rond het thema ontbossing in de cacaosector en de uitdagingen om de cacaosector duurzamer te maken. Het theaterstuk moet de bewustmaking vergroten rond de ecologische en sociale impact van onze consumptie en het debat hierrond aanwakkeren.
Het stuk kan gespeeld worden met 2 of 3 acteurs. De inschrijver kan zelf de keuze maken of mag ook meerdere voorstellen doen voor zowel 2 als 3 acteurs.
Aandachtspunten
- Het is absoluut niet de bedoeling om een belerende toon aan te nemen, maar net om het thema op een toegankelijk manier te vertalen naar de leefwereld van jonge mensen en de discussie op gang te brengen van wat zij zelf kunnen doen.
- Het scenario moet aangepast zijn om het gemakkelijk op verplaatsing te brengen en in verschillende (basic) settings (vb. in polyvalente ruimtes of turnzalen op scholen, in culturele centra…).
Gelieve hier rekening mee te houden voor:
• De duur van het stuk (aangepast aan een schoolpubliek);
• De technische fiche: ruimte, aanwezige technieken ...
• Het nodige materiaal: decor, kostuums ...
- Het scenario moet geschreven worden in het Nederlands en/of het Frans, maar het
moet ook te vertalen zijn naar de andere landstaal.
5.2.1.1 Vertaling van het scenario naar de andere landstaal
Het doel is om het interactieve theaterstuk zowel in Franstalige scholen als in Nederlandstalige scholen te brengen. De inschrijver engageert zich ertoe om beide uit te voeren.
Dit kan gebeuren door:
- De inschrijver zelf indien die over vertalers/scenarioschrijvers/acteurs beschikt die het stuk kunnen vertalen / brengen in de andere landstaal;
- Via onderaanneming: dit betekent dat de inschrijver zelf op zoek gaat naar een partnerorganisatie die het scenario kan vertalen/herwerken en brengen volgens eenzelfde kwaliteit als de inschrijver zelf.
5.2.1.2 Representaties (in beide landstalen) in scholen
Het is de bedoeling dat het stuk ook daarna nog kan aangeboden worden aan scholen Dit kan zowel doordat de leverancier het opneemt in zijn portfolio en dus zelf de communicatie/promotie ervan verzorgt als dat Xxxxxx het aanbiedt in het kader van een campagne (vb. Tijdens de Week van de Fair Trade 2025 of tijdens een andere campagne).
Het stuk zal vooral gespeeld worden voor een publiek van scholieren, 5de en 6de middelbaar. De manier waarop het thema gebracht wordt moet een jong publiek aanspreken dat niet noodzakelijk geïnteresseerd/vertrouwd is in/met verantwoorde consumptie.
- Voldoende beschikbaarheid in de periode jan - april 2025 en september - oktober 2025;
- Mogelijkheid om voor elke voorstelling te verplaatsen naar:
o Franstalige scholen/cultuurcentra in Wallonië + Brussel (voor Franstalig theaterstuk);
o Vlaamse scholen/ cultuurcentra in Brussel (voor Nederlandstalig theaterstuk).
6.1 Identificatiefiche
6.1.1 Privaat/publiekrechtelijke entiteit met een rechtsvorm
AFKORTING | |
BEDRIJFSNAAM (indien verschillend) | |
RECHTSVORM SORT (FOR PROFIT OR NOT FOR PROFIT, NGO) | |
BELANGRIJKSTE REGISTRATIENUMMER10 SECUNDAIR REGISTRATIENUMMER (in voorkomend geval) | |
PLAATS VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE STAD/GEMEENTE LAND | |
DATUM VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE DD/MM/YYYY | |
BTW-NUMMER | |
ADRES VAN HOOFDKANTOOR POSTCODE, POSTBUS STAD/GEMEENTE LAND | |
CONTACT PERSOON TELEFOON | |
DATUM | HANDTEKENING VAN DE GEMACHTIGDE VERTEGENWOORDIGER |
9 Nationale benaming en vertaling in EN of FR in voorkomend geval.
10 Registratienummer in het nationale register van ondernemingen. Zie tabel met overeenkomstige benamingen per land.
6.1.2 Onderaannemers
Naam en rechtsvorm | Adres / statutaire zetel | Voorwerp |
Door deze offerte in te dienen, verbindt de inschrijver zich ertoe deze opdracht uit te voeren overeenkomstig de referentietermen en de uitvoeringsvoorwaarden van deze overheidsopdracht –, en verklaart hij expliciet alle voorwaarden te aanvaarden die worden opgesomd in de prijsaanvraag en af te zien van eventuele afwijkende bepalingen zoals de eigen voorwaarden.
Alle algemene en financiële kosten en winsten worden aan de verschillende posten toegewezen in verhouding tot hun omvang.
Belasting over de toegevoegde waarde wordt als een speciale post in de inventaris weergegeven, die bij het bedrag van het bod moet worden opgeteld.
A. Postes | B. Beschrijving | C. Vermoedelijke hoeveelheid | D. Totale prijs exclusief BTW (veronderstelde hoeveelheden, indien van toepassing, vermenigvuldigd met de forfaitaire eenheidsprijs) | E. BTW- tarieven |
1 | Voorgestelde all-in prijs voor scenario- ontwikkeling | NA | ||
2 | Voorgestelde all-in prijs voor de vertaling van het script in de andere nationale taal | NA | ||
3 | Voorgestelde eenheidsprijs per opvoering van het toneelstuk in de originele taal | 10 | ||
4 | Voorgestelde eenheidsprijs per opvoering van het toneelstuk in de andere landstaal | 10 |
Voorgestelde totale prijs voor de uitvoering van het contract (som van de voorgestelde prijzen voor de rubrieken 1, 2, 3 en 4, kolom D): ……………………………………………………
Voor waar en echt verklaard,
Gedaan te ………………….……………, op …………………….
6.3 Verklaring op eer – uitsluitingsgronden
Hierbij verklaar ik / verklaren wij, handelend in mijn/onze hoedanigheid van rechtsgeldig(e) vertegenwoordiger(s) van bovenvermelde inschrijver, dat de inschrijver zich niet in een van volgende uitsluitingsgevallen bevindt:
1. De inschrijver of een van zijn directeurs is bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde veroordeeld voor een van de volgende strafbare feiten:
1° deelname aan een criminele organisatie; 2° corruptie;
3° fraude;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5° witwassen van geld en financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7° het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen; 8° oprichten van een offshore bedrijf
De uitsluiting op basis van dit criterium geldt gedurende een periode van 5 jaar te rekenen vanaf de datum van het vonnis (of het einde van het strafbaar feit voor 7°).
2. De inschrijver voldoet niet aan zijn verplichtingen tot betaling van belastingen of socialezekerheidsbijdragen, d.w.z. dat hij een achterstallige betaling van meer dan
3.000 euro heeft, tenzij de inschrijver kan aantonen dat hij op de aanbestedende overheid één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten ten minste gelijk zijn aan de achterstallige afbetaling van de fiscale dan wel de sociale schulden.
3. De inschrijver verkeert in staat van faillissement of vereffening, heeft zijn werkzaamheden gestaakt, ondergaat een gerechtelijke reorganisatie, heeft aangifte gedaan van zijn faillissement, maakt het voorwerp uit van een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie, of verkeert in een vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die in andere nationale reglementeringen bestaat.
4. De inschrijver of een van zijn directeurs heeft een ernstige beroepsfout begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken.
Worden onder andere beschouwd als een ernstige beroepsfout:
a. een overtreding van het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik – juni 2019
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxx_Xxxxxxxxxx_Xxxxxxxx_ Policy_NL.pdf ;
b. een overtreding van het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico – juni 2019
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxx_Xxxxxxxxx_Xxxxxx_XX.x df ;
c. een overtreding van de regelgevende bepaling van de lokale wetgeving inzake seksuele intimidatie op het werk;
d. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of het opstellen van valse documenten bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of informatie heeft achtergehouden;
e. wanneer Xxxxxx over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben
gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging.
De aanwezigheid van inschrijver op een van de uitsluitingslijsten van Enabel vanwege een dergelijke handeling/overeenkomst/afspraak wordt als een voldoende plausibele aanwijzing beschouwd.
5. Wanneer een belangenconflict niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen.
6. Er werden aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen van de inschrijver vastgesteld bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere opdracht met een andere aanbestedende overheid, indien dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of een andere vergelijkbare sanctie.
Worden als ‘aanzienlijke tekortkomingen’ beschouwd: de naleving van de van toepassing zijnde verplichtingen op het vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht die zijn vastgelegd in het recht van de Europese Unie, het nationaal recht, collectieve arbeidsovereenkomsten of de internationale bepalingen op het vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht.
De aanwezigheid van inschrijver op de uitsluitingslijst van Xxxxxx vanwege een dergelijke tekortkoming geldt als vaststelling.
De inschrijver of een van de directeurs staat op de lijsten van personen, groepen of entiteiten die door de Verenigde Naties, de Europese Unie en België aan financiële sancties onderworpen zijn - geconsolideerde lijst : Financiële sancties | FOD Financiën (xxxxxxx.xx)
Datum Plaats
Handtekening
6.4 GDPR clauses
Obligations of the contractor (‘subcontractor or processor’) vis-à-vis
the contracting authority (‘personal data controller’)
The subcontractor undertakes to:
1. Process the personal data only for the purpose(s) stipulated in the contract;
2. Process the personal data only on documented instructions from the controller mentioned in attachment to this contract. Where the subcontractor considers an instruction constitutes a violation of European regulations in relation to data protection or any other legal Union or Member State provision in relation to data protection he shall immediately notify the controller thereof. Furthermore, where the subcontractor is to proceed to the transfer of personal data to a third country or an international organisation in accordance with Union or Member State law to which he is subject, in such a case, he shall inform the controller of that legal requirement before processing, unless that law prohibits such information on important grounds of public interests.
3. Ensure the confidentiality of the personal data processed under the framework of this contract.
4. Ensure that persons authorised to process the personal data pursuant to this contract:
• have committed themselves to confidentiality or are under an appropriate statutory obligation of confidentiality;
• obtain necessary training in personal data protection;
5. regarding tools, products, applications or services, principles of data protection by design and by default should also be taken into consideration.
6. Subcontracting
The subcontractor may engage another subcontractor (hereinafter, the ‘subsequent subcontractor’) for carrying out specific processing activities. In this case, he informs the controller in advance and in writing of any change considered with regards to adding or replacing other subcontractors. This information must clearly indicate the processing activities that are subcontracted, the identity and contact details of the subcontractor and the dates of the subcontracting contract. The controller disposes of a minimum period of […] from the date of reception of said information to voice any objections. Such subcontracting may only be carried out if the controller has not voiced any objection during said period.
The subsequent subcontractor is to respect the obligations of this contract for the account of and following the instructions of the controller. The initial subcontractor must ensure that the subsequent subcontractor provides the same data protection guarantees to implement appropriate technical and organisational measures in such a manner that the processing will meet the requirements of the European Data Protection Regulation. Where the subsequent subcontractor fails to fulfil his data protection obligations, the initial subcontractor shall remain fully liable to the controller for the performance of that other subcontractor's obligations.
7. Information rights of data subjects
When collecting data, the subcontractor is required to inform data subjects about the data processing which will be carried out. The formulation and format of this notification must be agreed with the controller prior to data collection.
8. Data subjects exercising their rights
Where possible, the subcontractor shall assist the controller to fulfil his obligation in responding to data subject rights requests: right to access, to change, right to erasure (‘right to oblivion’) and opposition, right to limit processing, right to transfer data, right not to be subject to an automated individual decision (such as profiling).
The subcontractor must respond, in the name and on behalf of the controller and within the terms set by the European Data Protection Regulation, to any requests of persons concerned exercising their rights where it pertains to data that are the subject-matter of subcontracting under this contract.
9. Notification of personal data breaches
The subcontractor shall notify the controller of any personal data breach not later than […] hours after becoming aware of it by means of […]. This notification shall be accompanied by all useful documentation allowing the controller, where needed, to notify this breach to the competent supervisory authority.
The notification shall at least:
• describe the nature of the personal data breach including where possible, the categories and approximate number of data subjects concerned, and the categories and approximate number of personal data records concerned;
• communicate the name and contact details of the data protection officer or other contact point where more information can be obtained;
• describe the likely consequences of the personal data breach;
• describe the measures taken or proposed to be taken by the controller to address the personal data breach, including, where appropriate, measures to mitigate its possible adverse effects.
10. Assistance of the subcontractor in ensuring compliance by the controller of his obligations.
The subcontractor shall assist the controller in carrying out data protection impact assessments. The subcontractor assists the controller with the prior consultation of the supervisory authority.
11. Security measures
The subcontractor undertakes to implement the following security measures: […]
12. Processing of data
The subcontractor undertakes upon completing data processing service delivery to:
• erasing all personal data, or
• sending back all personal data to the controller, or
• forwarding the personal data to the subcontractor designated by the controller. Such dispatch is accompanied by the erasure of all existing copies in the data systems of the subcontractor.
After erasure, the subcontractor shall substantiate the erasure in writing.
13. Data Protection Officer
The subcontractor shall communicate to the controller the name and contact details of his Data Protection Officer, if he has designated one in accordance to Article 37 of the European Data Protection Regulation.
14. Register of categories of processing activities
The subcontractor declares keeping written records of all categories of processing activities carried out on behalf of the controller, including:
• The name and contact details of the controller on behalf of whom he operates, of any subcontractors, and where applicable, of the Data Protection Officer.
• The categories of processing carried out on behalf of the controller;
• Where applicable, transfers of personal data to a third country or an international organisation, including the identification of that third country or international organisation and, in the case of transfers referred to in the second subparagraph of Article 49(1) of the European Data Protection Regulation, the documentation of suitable safeguards;
Where possible, a general description of the technical and organisational security measures, including inter alia as appropriate: The pseudonymisation and encryption of personal data; the ability to ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of processing systems and services; the ability to restore the availability and access to personal data in a timely manner in the event of a physical or technical incident; a process for regularly testing, assessing and evaluating the effectiveness of technical and organisational measures for ensuring the security of the processing.
15. Documentation
The subcontractor makes available to the controller all information necessary to demonstrate compliance with his obligations laid and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by the controller or another auditor mandated by the controller.
6.5 In te dienen documenten
De offerte moet vergezeld gaan van de volgende documenten of informatie:
1. Het formulier ‘Identificatie van de inschrijvers’ (punt 6.1 van het
bijzonder bestek);
2. De offerteformulieren (punt 6.2 van het bijzondere bestek);
3. Verklaring op erewoord – uitsluitingsgronden (punt 6.3 van het bijzonder bestek);
4. Documenten en informatie voor de beoordeling van de gunningscriteria (punt 3.7.2 van het bijzonder bestek);
5. Een recent uittreksel uit het strafregister (niet ouder dan 3 maanden).