Teamverantwoordelijke Communicatie/Woordvoerder
Select iereglement voor functie Teamverant woordelijke Communicat ie/
Woordvoerder
zoekt een gedr even
Teamverantwoordelijke Communicatie/Woordvoerder
Contractueel Niveau: A
Met standplaats: Brussel Vacature nummer 47785
2 RESULTAATSGEBIEDEN
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. | - Evalueren van de huidige informatie- en communicatieverlening door de VREG - Behoeften en opportuniteiten detecteren en bespreken met de algemeen directeur en de directieraad - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analyses - … |
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren | - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,… |
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. | (o.a. website, nieuwsbrief, personeelsvergadering, intranet, …) - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort o.a. beheer mailinglijsten, contactlijsten, perslijsten,… - Nalezen of schrijven, verbeteren en copywriten van teksten (websiteteksten, nieuwsbriefitems, persberichten, …) - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - … |
Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. | - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten van productontwikkeling - Uitwerken van procedures en richtlijnen - … |
Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. | - Inspelen op specifieke vragen van het management - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Management adviseren over thema’s die te maken hebben met informatie en communicatie - Antwoorden op vragen van klanten - … |
Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. | - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen,… - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd bij overheidsopdrachten - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor managementrapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, monitoren & verbeteren effectiviteit communicatiekanalen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - … |
Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te | - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst |
stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. | - Capteren van relevante signalen uit de communicatie en informatieverlening aan de Vlaamse afnemers en die doorgeven binnen VREG - Coördinatie van de interne en externe communicatie via verschillende kanalen; website, nieuwsbrief, sociale media, infovragen, intermediairs, … - Opzetten en coördineren van communicatiecampagnes - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van het team of de VREG in verschillende fora - Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden over de dienstverlening door de VREG - Initiatief nemen voor, onderhouden van, plannen, uitvoeren en opvolgen van de contacten met de pers - De pers te woord staan als woordvoerder en deze communicaties voorbereiden - Vervullen van een interne brugfunctie tussen de algemeen directeur en de medewerkers - … |
Kennis mbt. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. | - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Opvolgen van actualiteit binnen energiesector - … |
Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. | - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden - … |
Impact op budgetten Staat in voor de opmaak en verdediging van het budgetvoorstel, het beheer en de opvolging van het toegewezen budget, met als doel het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. | - Opstellen ontwerpbudget informatie en communicatie - Opvolgen bestedingsritme budget informatie en communicatie - … |
Beleidsvoorbereiding Vanuit ervaring in het eigen vakgebied en met zicht op andere vakgebieden mee bepalen van het het strategisch informatie- en communicatiebeleid van de VREG met als doel dit beleid te laten aansluiten op de noden van de organisatie. | - Coördinatie en uitwerking van het strategisch informatie- en communicatiebeleid van de VREG - Vertalen van dit strategisch informatie- en communicatiebeleid naar een jaarlijks operationeel communicatieplan, zowel intern als extern - … |
Optimalisatie van de werking/dienstverlening De functie bouwt de dienstverlening (verder) uit of optimaliseert deze en neemt een trekkende rol op in deze projecten/opdrachten met als doel de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. | - Samenwerking met de federale ombudsdienst en andere instanties die betrokken zijn bij de behandeling van klachten tegen marktpartijen in de energiemarkt - Intern overleg organiseren met het oog op de opmaak van standaardantwoorden op vragen en klachten van Vlaamse burgers en bedrijven in verband met de elektriciteits- en aardgasmarkt - Interne rapportering over de aard en het aantal vragen en klachten die ontvangen werden - … |
Organisatie- en samenwerkingsvorm Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. | - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren (met algemeen directeur als hoofdevaluator) - Begeleiden en coachen van medewerkers - De goede werksfeer bewaken binnen het team - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - … |
3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de dag van aanwerving beschik je over:
• een masterdiploma met minstens 6 jaar relevante ervaring.
Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx
Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke ( xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx ).
3.2 COMPETENTIES
• Ervaring in de energiesector, met beleids- of wetenschapscommunicatie of een vergelijkbare functie is een pluspunt;
• Kennis MS Office en sociale media. Ervaring met contentmanagementsystemen is een plus;
• Perfecte mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands. Kennis van het Frans en het Engels;
• Professionele kennis van de verschillende vakgebieden binnen het hele functionele domein (informatie
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 2)
• Samenwerken (niveau 2)
• Visie (niveau 2)
• Oordeelsvorming (niveau 3)
• Klantgerichtheid (niveau 2)
• Analyseren (niveau 3)
• Communicatie/overtuigen (niveau 3)
3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
4. Je slaagt in de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
• Een verantwoordelijke functie met een gevarieerd takenpakket in een spannende sector. Je maakt deel uit van een kleine organisatie waarbinnen jouw werk een grote impact heeft, omringd door een 40-tal enthousiaste collega's. Je neemt aan meerdere projecten deel en neemt mee beslissingen. Kortom: een onmisbare rol met veel afwisseling en autonomie.
• Een contract van onbepaalde duur met een marktconform salaris. Heb je 6 jaar ervaring, dan start je met een salaris van € 5.840 bruto per maand.
• Je krijgt ook maaltijdcheques, een thuiswerk- en internetvergoeding, een hospitalisatieverzekering inclusief tandzorg en ambulante kosten, een verzekering gewaarborgd inkomen en een uitgebreide groepsverzekering (tweede pijler) die volledig wordt betaald door de werkgever.
• Een aantrekkelijk mobiliteitsbudget.
• De mogelijkheid om flexibel te werken: we verwachten je minimaal twee dagen per week op kantoor. Daarnaast kan je thuis of in een satellietkantoor werken.
• Een werkplek op wandelafstand van het station Brussel-Noord.
• 35 dagen vakantie per jaar en vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• De kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen, mét de nodige opleidingen.
• Fijne teambuildingactiviteiten om je collega's op een andere manier te leren kennen.
5.1 CV-SCREENING
Aan de hand van jouw cv, gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
5.2 VOORSELECTIE
• Relevantie van de beroepskennis/ervaring
Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de 8 best scorende geschikte kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. De rangorde wordt bepaald in functie van de uitgebreidheid van de ervaring.
5.3 SELECTIEGESPREK
• Inzicht in de functie
• Werkervaring
• Technische competenties
• Inpasbaarheid binnen de organisatie
Dit gaat door in 2de helft van januari 2024 (timing onder voorbehoud).
Dit gedeelte is eliminerend. Kandidaten krijgen een beoordeling ‘gunstig’ of ‘ongunstig’. Enkel wie ‘gunstig’ behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel.
5.4 ASSESSMENT
Dit is voorzien begin februari 2024 (timing onder voorbehoud).
Dit onderdeel is eliminerend. De kandidaten kunnen de beoordeling geschikt en niet geschikt behalen.
5.5 NIET NODELOOS HERTESTEN
Xxx xxx de persoon die beschreven staat in bovenstaand profiel? Wil je jouw energie stoppen in energie en zie jij jezelf werken in een sector die nooit stilstaat? Solliciteer dan via xxxx@xxxx.xx en dit ten laatste op 17 januari 2024.
Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Xxxxx Xxxxxxxx
Teamverantwoordelijke – Team Algemene diensten VREG
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:
Xxxxx Xxxxxxx
Key Account Manager Ascento
8 FEEDBACK
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar xxxxxx@xxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer.
Er wordt naar aanleiding van deze selectie geen wervingsreserve aangelegd voor de functie van teamverantwoordelijke communicatie/woordvoerder bij VREG.