Servicebijlage bij de Algemene voorwaarden van Webfleet Solutions – WEBFLEET- servicevoorwaarden

v. 02-191001

Servicebijlage bij de Algemene voorwaarden van Webfleet Solutions – WEBFLEET-servicevoorwaarden

De volgende voorwaarden zijn tezamen met de Algemene voorwaarden van Webfleet Solutions van toepassing op abonnementen op de WEBFLEET-service.

1 - Definities

“Wetgeving inzake gegevensbescherming”

doelt op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2016/679/EG, de “AVG”), de (opvolg- er van de) Richtlijn inzake privacy en elektronische communicatie (2002/58/EG) en alle toepas- selijke (lokale) wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming;

“Wagenpark”

betekent de via de WEBFLEET-service te beheren voertuigen of assets.

“Telematica Data”

betekent de door het Product verzamelde, opgehaalde of vastgelegde gegevens, zoals de ge- ografische positie van het Wagenpark, ritinformatie, rijgedrag, werktijd informatie, prestaties van de bestuurder, en alle andere gegevens, berichten en videobeelden die op het WEBFLEET Telematics Service Platform worden weergegeven;

“Mobiele Communicatiediensten”

betekent de mobiele elektronische communicatiediensten die worden gebruikt voor het ver- zenden van de Telematica Data.

2 – De WEBFLEET-service

2.1 Aan de Klant wordt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht verleend om de WEB- FLEET-service te gebruiken in het Gebied.

2.2 De klant mag de WEBFLEET-service gebruiken in combinatie met het op het Orderformulier vermelde aantal Producten. Als de klant op enig moment het dan geldende aantal Producten wenst te verhogen, dient de klant Webfleet Solutions daarvan in kennis te stellen en een af- zonderlijk Contract te tekenen.

2.3 De Klant heeft de verantwoordelijkheid om: (I) het Wagenpark te voorzien van goed werk- ende Producten en te zorgen dat dergelijke Producten goed bereikbaar zijn, of een derde partij toe te staan daarvoor te zorgen; (II) te zorgen voor goed werkende browsersoftware, alsmede een internetverbinding met de WEBFLEET-service met voldoende capaciteit; en (III) te zorgen dat de WEBFLEET-service correct is geconfigureerd.

Servicebijlage bij de Algemene voorwaarden van Webfleet Solutions – WEBFLEET-servicevoorwaarden (BE)

2.4 Webfleet Solutions garandeert niet dat GPS, de Mobiele Communicatiediensten of de door derde partijen aangeboden cloud-opslagdiensten de door de WEBFLEET-service geboden func- tionaliteit zullen blijven ondersteunen, noch dat de Klant de WEBFLEET-service ononderbroken zal kunnen gebruiken voor het beoogde doel, zoals genoemd in artikel 2.1 van deze WEBFLEET- servicevoorwaarden. Dergelijk gebruik is namelijk deels afhankelijk van omstandigheden waarop Webfleet Solutions redelijkerwijs geen invloed heeft, met inbegrip van die omstandigheden waarvoor de Klant verantwoordelijk is op grond van artikel 2.3 en 4 van deze WEBFLEET-ser- vicevoorwaarden.

2.5 Webfleet Soltutions behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het uit- erlijk van de WEBFLEET-service en de manier waarop de Telematica Data worden weergegeven.

2.6 Voor de levering van de WEBFLEET-service verzamelt, compileert, bewaart en gebruikt Web- fleet Solutions gewoonlijk geaggregeerde en niet-geaggregeerde gegevens en informatie over het systeemgebruik (de “Systeemgegevens”). De Klant erkent en gaat ermee akkoord dat Web- fleet Solutions en haar Partners de Systeemgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden (“Gebruiksdoeleinden”): (I) het onderhouden en verbeteren van de WEBFLEET-dienst en -pro- ducten; (II) het uitvoeren van technische diagnoses; (III) het opsporen van fraude en misbruik; (IV) het opstellen van gebruiksrapporten en het creëren van nieuwe producten; (V) het gezamenlijk of samen met haar Partners of derden ontwikkelen en het distribueren van nieuwe diensten en producten. Voor zover de Systeemgegevens Persoonsgegevens bevatten, zorgt Webfleet Solu- tions ervoor dat deze gegevens zodanig worden geanonimiseerd dat ze niet langer als ‘persoon- sgegevens’ (de “Anonieme Gegevens”) kunnen worden aangemerkt.

2.7 De Klant verleent Webfleet Solutions en haar Partners een onherroepelijke, eeuwigdurende, wereldwijde niet-exclusieve licentie om de Systeemgegevens en de Anonieme Gegevens te ge- bruiken in overeenstemming met de Gebruiksdoeleinden en om deze direct of indirect (ook via haar Partners) beschikbaar te stellen aan klanten, distributeurs, wederverkopers en eindgebruik- ers, hetzij voor eigen gebruik, hetzij voor verdere distributie.

3 – Gebruikersnamen en wachtwoorden

3.1 Webfleet Solutions verstrekt de Klant de nodige toegangsgegevens, zoals accountnamen, gebruikersnamen en wachtwoorden. Om veiligheidsredenen moet de Klant de verstrekte wacht- woorden direct wijzigen nadat hij de eerste keer toegang heeft verkregen tot de WEBFLEET- service en dient de Klant de toegangsgegevens geheim te houden.

3.2 De Klant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor ieder gebruik van de WEBFLEET-service als de Gebruiker toegang heeft verkregen tot deze service via de toegangsgegevens van de Klant, ook als de Klant geen toestemming heeft gegeven voor of niet op de hoogte was van een dergelijk gebruik, tenzij dergelijk gebruik plaatsvindt drie (3) werkdagen nadat Webfleet Solutions een schriftelijk verzoek van de klant heeft ontvangen om de toegangsgegevens van de Gebruiker ongeldig te maken.

4 – Overdracht

Webfleet Solutions zal zorgdragen voor de Mobiele Communicatiediensten die nodig zijn voor de overdracht van Telematica Data tussen de Producten en het WEBFLEET Telematica Service-

5 – Simkaarten

5.1 Webfleet Solutions zal de Klant voorzien van simkaarten voor-geinstalleerd in elk Prod- uct dat de Klant in licentie heeft voor zijn gebruik van de WEBFLEET Service, welke de Klant uitsluitend zal gebruiken: (I) in combinatie met de Producten; en (II) voor de overdracht van Telematica Data tussen het Wagenpark en het WEBFLEET-Telematics Service Platform.

5.2 Het eigendom van door Webfleet Solutions geleverde simkaarten berust bij Webfleet Solutions en de Klant dient dergelijke simkaarten na afloop of beëindiging van het Contract te retourneren of te vernietigen.

5.3 De Klant zal Webfleet Solutions en zijn Partners vrijwaren, verdedigen en schadeloosstel- len voor en tegen verliezen, schade, boetes, kosten of onkosten (inclusief juridische kosten) voortvloeiend uit of verband houdend met claims van derden, met name de mobiele provider van de onderliggende draadloze netwerkservice indien het gebruik door de Klant van de door Webfleet Solutions geleverde simkaarten niet in overeenstemming is met het Contract.

6 – Fair Use-beleid

6.1 Door aanvaarding van deze WEBFLEET-servicevoorwaarden verklaart de Klant gebonden te zijn aan het in dit artikel 6 beschreven Fair Use-beleid. Het Fair Use-beleid van Webfleet Solutions is ontworpen om ervoor te zorgen dat de WEBFLEET-service betrouwbaar, van grote waarde en van hoge kwaliteit is.

6.2 Webfleet Solutions heeft een Fair Use-beleid omdat op piektijden veel klanten van Web- fleet Solutions de bandbreedte van het gedeelde netwerk van de WEBFLEET-service gebruiken. Veruit de meeste klanten van Webfleet Solutions gebruiken de WEBFLEET-service verstandig en hun gebruiksniveaus leggen geen disproportioneel beslag op de capaciteit van het gedeel- de netwerk. Slechts een zeer klein aantal van onze klanten gebruikt de WEBFLEET-service op ongepaste wijze, bijvoorbeeld units die een grote hoeveelheid gegevens verbruiken vanwege geautomatiseerde systemen die veel berichtenverkeer via WEBFLEET.connect genereren. Dit buitensporige gebruik kan nadelig zijn voor de kwaliteit van de WEBFLEET-service voor alle gebruikers. Het Fair Use-beleid beheert ongepast en/of overmatig gebruik en zorgt dat de WEBFLEET-service door iedereen te gebruiken is.

6.3 Als de Klant de WEBFLEET-service regelmatig op ongepaste wijze en/of overmatig ge- bruikt en Webfleet Solutions vermoed dat dit een nadelige invloed heeft op de kwaliteit van de WEBFLEET-service, dan zal Webfleet Solutions de Klant over dit gebruik in kennis stellen en zal Webfleet Solutions de Klant verzoeken om dit soort gebruik te aan te passen of te ver- minderen. Als de Klant de WEBFLEET-service op ongepaste wijze blijft gebruiken, dan behoudt Webfleet Solutions zich het recht voor (een deel van) de WEBFLEET-service op te schorten of het Contract eenzijdig te beëindigen middels schriftelijke kennisgeving aan de Klant.

6.4 Het Fair Use-beleid van Webfleet Solutions geldt voor alle Klanten, maar wordt alleen toe- gepast in die zeldzame gevallen dat Klanten op ongepaste wijze of overmatig gebruik maken van de WEBFLEET-service.

7 – Gegevensbescherming

7.1 Elke Partij zal te allen tijde voldoen aan zijn respectievelijke verplichtingen uit hoofde van de bestaande Wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit artikel 7 vormt een aanvulling op de verplichtingen van Partijen op grond van de Wetgeving inzake gegevensbescherming en di- ent niet om Partijen daarvan te ontslaan, te ontheffen of om deze te vervangen. Verwijzingen naar “Verwerker”, “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Betrokkene” en “Persoonsgegevens” hebben de betekenis die is gedefinieerd in de Wetgeving inzake gegevensbescherming.

7.2 Onverminderd artikel 7.1 van deze WEBFLEET-servicevoorwaarden, zal de Klant zorgen dat hij beschikt over alle benodigde kennisgevingen en zich heeft verzekerd van de juiste rechtsgrond voor rechtmatige overdracht van Persoonsgegevens aan Webfleet Solutions voor de duur en doelen van het Contract.

7.3 Waar Webfleet Solutions of een of meer van zijn onderaannemers, als onderdeel van de nakoming van zijn verplichtingen van het Contract Persoonsgegevens verwerkt als Verwerker namens de Klant in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke, zullen Webfleet So- lutions en zijn onderaannemers als subverwerkers (waarop Webfleet Solutions zal toezien) gedurende de looptijd van het Contract:

7.3.1. voldoen aan de verplichtingen van een Verwerker in het kader van de Wetgeving inzake gegevensbescherming;

7.3.2. de Persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant verwerken bij de verwerking van de hem in het kader van het Contract verstrekte Persoonsgegevens, tenzij Webfleet Solutions hiertoe verplicht is door de wetgeving van een Lidstaat of door de wet- geving van de Europese Unie (“Toepasselijk recht”) in welk geval Webfleet Solutions de Klant voorafgaand aan de verwerking op de hoogte zal stellen van deze wettelijke verplichting, tenzij het Toepasselijk recht een dergelijke kennisgeving aan de Klant verbiedt;

7.3.3. zich houden aan de instructies van de Klant betreffende de verwerking van persoon- sgegevens, al naar gelang dat deze instructies van tijd tot tijd door de Klant worden gegeven en gewijzigd;

7.3.4. te allen tijde alle passende technische en organisatorische maatregelen treffen, ter bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens en tegen onopzettelijk verlies of vernietiging van, of schade aan, Persoonsgegevens. Een gedetail- leerde beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen zal via het WEBFLEET Telematicaservice-platform of op verzoek, aan de Klant ter beschikking worden gesteld;

7.3.5 zorgen dat alleen goed opge- leid personeel toegang heeft tot Per-

1/2

Platform. De Klant erkent en gaat ermee akkoord dat Webfleet Solutions afhankelijk is van de

prestaties van de derden die deze diensten leveren, en kan daarom niet instaan voor de volgende prestaties: (I) dat de Mobiele Communicatiediensten continu en op elke plaats binnen het Territo- rium beschikbaar zullen zijn (bijvoorbeeld als gevolg van hiaten in de netwerkdekking, of wijzig- ingen in de infrastructuur en/of technologie van de relevante Mobiele Communicatiediensten en het feit dat deze providers zich het recht voorbehouden om hun diensten op te schorten voor onderhoudsdoeleinden, om veiligheidsredenen, in opdracht van de bevoegde autoriteiten, enz.); of (II) de snelheid waarmee de Telematica Data worden overgedragen.

soonsgegevens en verplicht zal zijn de Persoonsgegevens geheim te houden;

7.3.6. zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant geen Persoonsgegevens overdragen naar een land buiten de Europese Economische Ruimte dat geen passend beschermingsniveau biedt als bedoeld in artikel 45 (1) van de AVG;

Webfleet Solutions Sales B.V. (Belgian branch)

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxx

t: + 00 (0)00 0000000

f: + 00 (0)00 0000000

e: xxxxx.xx@xxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxxxx.xxx

v. 02-191001

7.3.7. de Klant onmiddellijk in kennis stellen bij ontvangst van een klacht, kennisgeving of med- edeling die direct of indirect betrekking heeft op de verwerking van Persoonsgegevens op grond van het Contract en volledige medewerking en assistentie verlenen in verband met dergelijke klachten, kennisgevingen of mededelingen;

7.3.8. de Klant zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 5 dagen op de hoogte te stel- len indien hij een verzoek van een Betrokkene ontvangt om toegang te krijgen tot zijn of haar Persoonsgegevens en de Klant, op kosten van de Klant, volledige medewerking en assistentie verlenen bij de beantwoording van een verzoek van een Betrokkene;

7.3.9. volledige en nauwkeurige administratie en gegevens bijhouden om aan te tonen dat zij dit artikel 7.3 naleven en de Klant en zijn bevoegde vertegenwoordigers toestaan om naleving door Webfleet Solutions of zijn onderaannemers van de verplichtingen van Webfleet Solutions jegens de Klant uit hoofde van het Contract te controleren in verband met de verwerking van Persoonsgegevens door Webfleet Solutions in de hoedanigheid van Verwerker; en

7.3.10. de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen nadat hij zich bewust is geworden van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens;

7.3.11. op schriftelijke instructie van de Klant, Persoonsgegevens en kopieën daarvan verwij- deren bij beëindiging van het Contract, tenzij het volgens toepasselijk recht nodig is om Persoon- sgegevens te bewaren.

7.4 Webfleet Solutions zal de Klant informeren over zijn voornemen een subverwerker aan te stellen en de Klant zal het recht hebben om op redelijke gronden bezwaar te maken tegen de aanstelling van een nieuwe subverwerker, als de Klant wezenlijke en legitieme redenen heeft om bezwaar te maken tegen de specifieke subverwerker. Zo snel mogelijk na ontvangst van de kennisgeving betreffende een dergelijke subverwerker, zal de Klant Webfleet Solutions schriftelijk in kennis stellen van dergelijke bezwaren. Webfleet zal ervoor zorgen dat de subverwerker door middel van een schriftelijke overeenkomst, substantieel dezelfde verplichtingen op zich neemt als die welke in het contract aan Webfleet Solutions worden opgelegd. Het toevoegen of ver- wijderen van een subverwerker mag geen negatief effect hebben op het niveau van beveiliging binnen het Contract en dit niveau mag niet lager komen te liggen dan het niveau op het moment van ondertekening van het Contract.

7.5 De Klant heeft het recht om op schriftelijk verzoek informatie te verkrijgen van Webfleet Solutions over de inhoud van het Contract en de uitvoering van de gegevensbeschermingsverpli- chtingen binnen de relatie met de subverwerker.

7.6 Partijen erkennen dat zij zijn overeengekomen dat de Klant zal reageren op vragen van Be- trokkenen en van relevante toezichthoudende autoriteiten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Webfleet Solutions.

Servicebijlage bij de Algemene voorwaarden van Webfleet Solutions – WEBFLEET-servicevoorwaarden (BE)

7.7 Ongeacht de verplichtingen van Webfleet Solutions als Verwerker, zal Webfleet Solutions de Klant direct in kennis stellen na ontvangst van een wettig verzoek van een overheidsinstantie en/of gerechtelijke instantie, indien dit verzoek betrekking heeft op de Persoonsgegevens van de Klant. De Klant mag naar eigen goeddunken beslissen hoe dit verzoek wordt afgehandeld.

7.8 Indien Webfleet Solutions reden heeft of zou moeten hebben om te twijfelen aan de kwalifi- catie van een gegevensset of afzonderlijk stukje gegevens of informatie als ‘persoonsgegevens’, of vice versa, zal Webfleet Solutions eerst met de klant overleggen voordat het een beslissing neemt over de verwerking van genoemde gegevens of informatie.

7.9 De Klant is zich ervan bewust dat de rechtmatigheid van het gebruik van bepaalde Producten afhankelijk is van het beoogde gebruiksscenario, en dat het in bepaalde gevallen niet legaal kan zijn om een Product te gebruiken. Bovendien zullen in bepaalde gevallen aanvullende nalevings- maatregelen (zoals het verzamelen van toestemming) van de Klant worden verlangd. De Klant is er als enige verantwoordelijk voor dat de installatie, het onderhoud en het gebruik van de Pro- ducten, zoals dashcams, en de WEBFLEET-service in overeenstemming zijn met alle toepasselijke wetgeving (inclusief de wetgeving inzake gegevensbescherming).

2/2