Document ‘eisen aan de opdracht’
Document ‘eisen aan de opdracht’
In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde dienstverlening en producten worden gesteld. U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen te verklaren dat u eraan voldoet. U dient daarvoor in de bij deze aanbesteding gevoegde conformiteitenlijst achter elke eis in de kolom 'Akkoord' JA in te vullen.
4.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure
eis 1 De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.
eis 2 Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.
eis 3 De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico.
eis 4 U gaat ermee akkoord dat de gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt, in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook.
eis 5 Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van de inschrijvingsleidraad opgenomen instructie.
eis 6 De gemeente Utrecht gaat ervan uit dat de persoon die uw inschrijving beschikbaar stelt via Tenderned (xxx.xxxxxxxxx.xx) bevoegd is om uw onderneming daadwerkelijk te vertegenwoordigen.
eis 7 De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal.
eis 8 Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen.
eis 9 U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde beoordelingsmethodiek.
eis 10 Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van deze opdracht beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor de
onderhavige opdracht door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft u verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen.
eis 11 Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod.
eis 12 U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding.
eis 13 Alle door uw organisatie overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Gemeente Utrecht behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden.
4.2 Definities
eis 14 U bent akkoord met de volgende definities in het kader van deze aanbesteding:
• Openbare fietsenstalling: een ruimte die voor het stallen van de fiets is ingericht en toegankelijk is voor mensen die, afhankelijk van het vigerende stallingstarief dat gehanteerd wordt in de betreffende ruimte, tegen betaling hun (brom)fiets willen stallen, dan wel willen ophalen.
• Buurtstalling: een ruimte die voor het stallen van de fiets is ingericht en die alleen toegankelijk en te gebruiken is als stallingslocatie voor mensen die de beschikking hebben over een geldig abonnement voor de betreffende stalling.
• Bedrijfshulpverlener (BHV): Iemand die met goed resultaat een Bedrijfshulpverlenings- cursus heeft gevolgd en in staat is om minimaal 1e hulp te kunnen verlenen, brand te bestrijden, te kunnen reanimeren met een AED en collega’s en bezoekers kan evacueren.
• Fietstrommel/-kluis: een hangar/trommel/kluis die bestemd is om een beperkt aantal fietsen in te stallen (max. 5) en die te gebruiken is als stallingslocatie voor mensen die de beschikking hebben over een geldig abonnement voor de betreffende trommel en/of kluis.
• Mobiele fietsenstalling: een tijdelijke, (on)bewaakte/(on)beheerde fietsparkeervoorziening die snel op- en afgebouwd kan worden, met de bedoeling om tijdelijk extra fietsparkeercapaciteit te creëren op locaties in de stad waar de fietsparkeerdruk hoog is.
• Movilo: een aanhangwagen waarop losse staanders en fietsenrekken op een ruimtebesparende manier zijn gemonteerd. Deze rekken zijn snel en makkelijk in elkaar te zetten en fungeren dan als tijdelijke mobiele fietsenstalling. Zie ook bijlage A.
• Stallingregime: door gemeente Utrecht vast te stellen openingstijden, tarifering en beheer/bewakingsvorm per (type) stalling.
• Toezicht houden: het toezien op naleving van de stallingsvoorwaarden alsmede het gevoel van veiligheid bieden aan de gebruikers van de te beheren fietsparkeervoorziening door middel van onder andere fysieke aanwezigheid, schoonmaken/-houden, serviceverlening, handhaven en rondlopen in de stalling.
• Bewaken: het zorgdragen voor de in bewaring gegeven goederen ((brom)fietsen en bagage) alsook het toezien op naleving van de stallingsvoorwaarden en het gevoel van veiligheid creëren bij de gebruikers van de te bewaken fietsparkeervoorziening door middel van onder andere fysieke aanwezigheid, schoonhouden/-maken, service verlenen, handhaven en rondlopen in de stalling
• Stallingsbewijs: ticket en/of code waarmee de eigenaar van een fiets kan aantonen dat hij/zij een fiets in de stalling heeft gestald en waarop de beheerder/bewaker van de stalling kan aflezen hoeveel dagen de fiets geparkeerd is.
• Fietswrak: een fiets die zichtbaar langere tijd niet gebruikt is en waarvan duidelijk is dat de eigenaar de fiets niet meer kan berijden als gevolg van defecten, dan wel afwezigheid van essentiële onderdelen van de fiets.
• Weesfiets: een fiets die langer dan de gestelde maximaal toegestane tijd staat gestald in een stalling, buurtstalling en/of fietstrommel en –kluis.
• Abonnement administratie: uitvoering geven aan het totale beheer van de administratie van de verschillende fietsabonnementen (o.a. betalingen, uitgifte/inname, klantcontact, informatievoorziening, invorderingen etc.).
eis 15 Aan het in deze aanbestedingsdocumenten genoemde aantal fietsenstallingen, openingstijden, de personele bezetting en het serviceniveau kunnen geen rechten worden ontleend. Het uitbreiden/inkrimpen van fietsenstallingen, openingstijden, personele inzet en serviceniveau zal nimmer leiden tot een (financiële) schadeloosstelling.
eis 16 Met betrekking tot de huidige medewerkers die momenteel de beheertaken uitvoeren zoals omschreven in deze aanbestedingsdocumenten, bent u zich bewust en gaat u ermee akkoord dat de rechten van deze medewerkers na aanbesteding door de (nieuwe) beheerder zullen worden aangemerkt als 'overgang van onderneming' in de zin van de Wet op Overgang van onderneming en de daarbij behorende gevolgen zoals bepaald in boek 7, Titel 10, afdeling 8 van het Burgerlijk Wetboek. Gemeente Utrecht verplicht de nieuwe beheerder om deze medewerkers over te nemen met behoud van alle rechten en plichten die de medewerkers momenteel hebben opgebouwd. Zie ook bijlage B.
eis 17 U bent zich ervan bewust en gaat ermee akkoord dat voor sommige over te nemen medewerkers geldt dat zij niet voor de volle 100% van hun contracturen werk uitvoeren dat gerelateerd is aan het beheer van de fietsenstallingen. Dit betreft met name staf en
ondersteunend personeel. U bent verplicht om het volledige aantal contracturen van alle medewerkers voorkomend op de lijst ‘Overgang van Onderneming’ te accepteren en over te nemen. Zie bijlage B.
eis 18 U draagt er zorg voor dat het personeel werkzaam op de gemeentelijke fietsenstallingen (daar waar sprake is van betalingen met contante gelden) altijd over voldoende contante gelden beschikken om de klant van wisselgeld te kunnen voorzien.
eis 19 De openbare fietsenstallingen worden tijdens de openingstijden door 1 medewerker beheerd. U gaat ermee akkoord dat Gemeente Utrecht het aantal medewerkers bepaalt dat extra wordt ingezet per fietsenstalling. Zie bijlage K voor de openingstijden en inzet van personeel in januari 2015.
eis 20 U gaat ermee akkoord dat u zelf de kosten en de zorg draagt voor het realiseren en aanbieden van geschikte werkruimte en de daarbij behorende inventaris/voorzieningen voor het (ondersteunende) personeel dat niet fysiek werkzaam is in de fietsenstallingen zelf, alsook voor het overige personeel dat, indien hier noodzaak toe is, een werkplek buiten de fietsenstallingen nodig heeft.
eis 21 U bent zich ervan bewust en gaat ermee akkoord dat u zelf de kosten en de zorg draag voor het aanschaffen van materialen en voorzieningen (bijv. mobiele telefoons en kantoor- accessoires) en de daaruit vloeiende kosten van gebruik die niet specifiek in deze offerteaanvraag zijn benoemd als inventaris, dan wel voorzieningen/materialen die door gemeente Utrecht wordt bekostigd en/of aangeschaft.
eis 22 U overlegt wekelijks op maandagochtend voor 10:00 uur een werkrooster met de in te zetten personeelsleden. De contactgegevens van de gemeentelijke contactpersoon wordt u voorafgaand aan de ingang van de overeenkomst meegedeeld.
eis 23 De in te zetten personeelsleden beschikken vóór aanvang van de inzet over een voor de uit te voeren werkzaamheden geschikte VOG-verklaring van maximaal 3 maanden oud. U geeft deze aan gemeente Utrecht voordat de werkinzet van de medewerker(s) start. De kosten voor het aanvragen van een VOG-verklaring draagt u zelf.
eis 24 U bent verantwoordelijk voor het naleven van de ARBO voorschriften, naleving van aanwijzingen van de brandweer en het opzetten van een BHV organisatie.
eis 25 Gemeente Utrecht stelt de stallingsvoorwaarden voor de openbare (mobiele) fietsenstallingen, buurtstallingen en fietstrommels vast en kan deze indien gewenst op elk moment aanpassen. Het aanpassen van de stallingsvoorwaarden zal nimmer leiden tot een (financiële) schadeloosstelling van u.
eis 26 Een schadevergoedingsregeling is opgenomen in de algemene stallingsvoorwaarden en kan op iedere moment worden bijgesteld door gemeente Utrecht. U conformeert zich (op voorhand) aan deze schadevergoedingsregeling. De door de gemeente op basis van deze regeling uitgekeerde schadevergoeding wordt op verzoek van de gemeente door u weer aan de gemeente betaald binnen een termijn van 14 kalenderdagen na verzoek hiertoe.
eis 27 U gaat ermee akkoord dat ter zake het casco en de inrichting van de fietsenstallingen, buurtstallingen, fietstrommels/-kluizen en het fietsendepot, de verzekeringspremie ten laste van gemeente Utrecht komt. Ter zake van de losse goederen (fietsen, bagage etc.) in de
fietsenstallingen, buurtstallingen, fietstrommels/-kluizen en het fietsendepot, dient u zelf een afdoende verzekering af te sluiten om schades te kunnen vergoeden.
4.4 Openbare gemeentelijke fietsenstallingen
Algemene eisen
eis 28 De openingstijden, de te hanteren tarieven, de algemene stallingsvoorwaarden en het aantal in te zetten gastheren van de fietsenstallingen kan door gemeente Utrecht gedurende de looptijd van de raamovereenkomst worden aangepast. Aanpassingen hierin zullen nimmer leiden tot een (financiële) schadeloosstelling.
eis 29 De openingstijden en de tarieven van de fietsenstallingen worden normaliter vastgesteld door de opdrachtgever, circa 4 weken voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar, maar kunnen ook tussentijds worden aangepast.
eis 30 U bent zich ervan bewust dat parkeergarage Vaartsche Rijn bestaat uit een fietsenstalling en een autoparkeergarage. De beheerder in fietsenstalling Vaartsche Rijn zal tijdens de openingstijden van de fietsenstalling incidenteel assisteren bij calamiteiten en storingen in de autoparkeergarage. Hiertoe zal na voorlopige gunning van de opdracht een werkprotocol worden opgesteld in samenspraak met de beheerder van de autoparkeergarage. De beheerder van de autoparkeergarage blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden in de autoparkeergarage.
Kwaliteit personeel; servicegerichtheid, vaardigheden, voorkomen en werkzaamheden eis 31 U gaat akkoord met het in Bijlage C omschreven werkpakket en de beschreven
werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd in het kader van de uitvoering van de beheer-, toezicht-, bewakings- en onderhoudswerkzaamheden aan en in de fietsenstallingen.
eis 32 Het personeel gedraagt zich als een gastheer in de fietsenstalling, is zich bewust van zijn representatieve functie, handelt klantgericht en heeft een verzorgd uiterlijk.
eis 33 U zorgt ervoor dat door u ingezette medewerkers de ‘Algemene Stallingsvoorwaarden’ van de fietsenstalling waarin ze werken kennen, naleven en handhaven. Zie bijlage L.
eis 34 U zorgt ervoor dat de medewerker(s) uiterlijk 5 minuten voor openingstijd in de fietsenstalling aanwezig is/zijn, zodat de fietsenstalling altijd op tijd open kan.
eis 35 U ziet erop toe dat door u in te zetten medewerkers onder andere niet roken en alcoholische dranken nuttigen in de fietsenstallingen en in de directe omgeving (binnen en buiten) van de entree van de fietsenstallingen.
eis 36 Een fietsenstalling mag niet onbeheerd en/of zonder toezicht worden achtergelaten tijdens openingstijden. Een medewerker is altijd zichtbaar aanwezig in de fietsenstalling.
eis 37 U stelt een standaardprotocol op hoe de medewerkers in de fietsenstalling dienen te acteren bij klachten van klanten. De voorlopig gegunde partij zal het protocol bij verificatie aanleveren.
eis 38 U stelt een standaardprotocol op hoe de medewerkers in de fietsenstalling dienen te acteren bij calamiteiten en storingen. De voorlopig gegunde partij zal het protocol bij verificatie aanleveren.
eis 39 U signaleert en denkt mee met nieuwe ontwikkelingen die de serviceverlening in de fietsenstalling kan verbeteren. Namens Gemeente Utrecht bent u de oren en ogen in de fietsenstallingen.
eis 40 Alle personeelsleden (inclusief tijdelijke en vakantiekrachten) zijn vakbekwaam, voldoende gekwalificeerd voor de uit te voeren taken en beheersen de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau volgens de normen door de Raad van Europa gesteld.
eis 41 U zorgt ervoor dat medewerkers goed opgeleid zijn voor de werkzaamheden die ze uitvoeren. U stelt hiertoe een opleidings- en bijscholingsprotocol voor op. De gegunde partij zal het protocol bij verificatie aanleveren.
eis 42 Alle personeelsleden (m.u.v. kantoorpersoneel dat geen of alleen telefonisch/digitaal contact heeft met klanten) dragen door opdrachtnemer ter beschikking gestelde nette bedrijfskleding (schoenen, sokken, een pantalon, een overhemd of polo, een trui/sweater, een jas en een regenjas). De kleding is zodanig gekozen en voor ieder personeelslid gelijk, dat een klant direct de gastheer als zodanig kan herkennen. U heeft voldoende reservekleding op voorraad om ook tijdelijke/vakantiekrachten te kunnen voorzien van bedrijfskleding.
eis 43 Op ieder moment geldt dat minimaal één dienstdoende medewerker per fietsenstalling beschikt over een geldig BHV-diploma.
eis 44 U gaat ermee akkoord dat gemeente Utrecht zich het recht voorbehoudt om de feitelijke inzet van een door u in te zetten persoon te weigeren of te stoppen als er gerede twijfel bestaat over het integer functioneren van deze persoon en/of niet voldoen aan de eisen gesteld in dit document. In voorkomende gevallen zorgt u direct en kosteloos voor vervanging.
Kwaliteit voorzieningen; uitstraling, inventaris, beheer & onderhoud
eis 45 Vóór de start van de uitvoering van de opdracht worden de aanwezige inventaris, aantal en type stallingplaatsen alsmede de status van het onderhoud in aanwezigheid van u en gemeente Utrecht geïnventariseerd, daar waar nodig wordt geacht.
eis 46 Wanneer er fietsenstallingen worden toegevoegd aan de opdracht verzorgt gemeente Utrecht de algemene inrichting en de inventaris, zoals weergegeven in Bijlage D.
eis 47 U schaft zelf alle verbruiksmaterialen aan (bijv. schoonmaakmiddelen) en neemt deze kosten gespecificeerd op in de reguliere maandfactuur die u aan gemeente Utrecht zend.
eis 48 Voor specifiek de mobiele fietsenstallingen inclusief toebehoren geldt dat u verantwoordelijk bent voor vervoer van de Movilo en toebehoren, alsook de opbouw en afbouw van de mobiele fietsenstallingen.
eis 49 U draagt er zorg voor dat de Movilo’s en toebehoren veilig worden opgeslagen, zowel op momenten dat de mobiele fietsenstallingen wel en niet worden ingezet.
eis 50 Voor specifiek de mobiele fietsenstallingen geldt dat u zorg draagt voor eerstelijnsonderhoud aan voorzieningen, toebehoren en inventaris zoals weergegeven in Bijlage D.
eis 51 U zorgt er voor dat de fietsenstallingen voldoen aan het criterium ‘schoon, heel en veilig’. eis 52 U draagt zorg voor het eerstelijnsonderhoud in en om de stallingen, niet zijnde het
eigenaarsonderhoud. De kosten voor materialen vermeld u gespecificeerd in de reguliere maandfactuur die u zend aan gemeente Utrecht. Zie bijlage E.
eis 53 U voert kleine werkzaamheden uit aan de beschikbare OV-fietsen en stemt af met NS OV- fiets bij defecten aan fietsen en/of toebehoren, conform de afspraak die tussen gemeente Utrecht en NS OV-fiets zijn gemaakt. Zie bijlage F.
eis 54 De uit te voeren reparatie en onderhoudswerkzaamheden aan OV-fietsen worden alleen uitgevoerd in fietsenstalling Hoog Catharijne en/of de reparatieruimtes van fietsenstalling Vredenburg en fietsenstalling Zadelstraat. U draagt zelf zorg voor eventueel vervoer van OV- fietsen naar deze locaties en weer terug.
Kwaliteit; verkoop en registratie van stallingsbewijzen
eis 55 U voert uit en bent verantwoordelijk voor de verkoop en registratie van stallingsbewijzen in de fietsenstallingen. Kosten die gemoeid zijn met de manier van uitvoering van de verkoop en registratie van stallingsbewijzen draagt u zelf (zoals o.a. maar niet uitsluitend, ontwikkeling/gebruik software en licenties, aanschaf tickets, gebruik handscanners etc.).
eis 56 Het door u te hanteren systeem van registratie en verkoop van stallingsbewijzen in de fietsenstallingen is zo opgesteld/ingericht en wordt zo gebruikt, dat er een sluitende (financiële) administratie is en er met het systeem niet gefraudeerd kan worden.
eis 57 Het door u te hanteren systeem van registratie en verkoop van stallingsbewijzen in de fietsenstallingen is zo opgesteld/ingericht dat alle in- en uitgaande (brom)fietsen worden geregistreerd.
eis 58 Het door u te hanteren systeem is zo opgesteld/ingericht en wordt zo gebruikt, dat minimaal inzichtelijk kan worden gemaakt hoeveel en welke type stallingsbewijzen zijn verstrekt per dag, hoeveel fietsers er gebruik hebben gemaakt van de stalling per dag en de hoogte van de inkomsten uit stallingsgelden per dag, onderverdeeld naar type verkocht stallingsbewijs.
eis 59 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem moet onderscheid kunnen maken naar de verschillende type stallingsbewijzen die worden aangeboden. Zie bijlage G.
eis 60 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem moet zo ingericht zijn, dat het mogelijk is om per product verschillende tarieven toe te kennen, afhankelijk van de stallingsduur van een (brom)fiets.
eis 61 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem moet de datum kunnen vaststellen van start en einde stallingstermijn en op basis van deze gegevens moet het systeem of de beheerder het te betalen stallingstarief kunnen berekenen.
eis 62 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem mag geen hinder opleveren in de doorstroming. De in- en uitgangen moeten obstakelvrij blijven.
eis 63 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem moet zonder ingrijpende aanpassingen in de fietsenstallingen zelf inpasbaar zijn.
eis 64 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem moet zodanig zijn vormgegeven, dat de verkregen informatie niet herleidbaar mag zijn naar personen.
eis 65 Het door u te hanteren verkoop en registratiesysteem is niet van toepassing op fietsenstalling Smakkelaarsveld. In deze stalling worden geen stallingsbewijzen uitgedeeld.
Kwaliteit: Database stallingsgegevens
eis 67 De database dient een eenvoudige en duidelijke gebruikersinterface te hebben.
eis 68 De informatie in de database moet voor de looptijd van de raamovereenkomst bewaard blijven.
eis 69 De gebruiksgegevens uit de fietsenstallingen moeten minimaal 1 keer per 7 dagen worden ingevoerd/geactualiseerd in de database.
eis 70 Gemeente Utrecht moet op een eenvoudige en veilige manier toegang kunnen krijgen tot de informatie in de database. De voorlopig gegunde partij stelt hiertoe een protocol op hoe medewerkers van de gemeente Utrecht de database kunnen benaderen en inzien. Dit protocol en de beschrijving levert u aan tijdens de verificatiefase.
eis 71 De database moet zodanig zijn vormgegeven, dat het mogelijk wordt om binnen de database selecties aan te maken van data, zodat gemeente Utrecht niet voor elke inzage de gehele database moet importeren naar de eigen werkomgeving en alleen de geselecteerde data kan importeren en analyseren.
eis 72 De informatie uit de database is exporteerbaar naar en bewerkbaar met Microsoft Office- software, alsook in het bestandsformaat .csv.
eis 73 Gemeente Utrecht moet minimaal de volgende (historische) informatie kunnen herleiden uit de database:
• aantal fietsers dat gebruik heeft gemaakt van een stalling, onderverdeeld naar type stallingsbewijs (per dag, week, maand, kwartaal en jaar).
• hoogte van de inkomsten per stalling onderverdeeld naar type stallingsbewijs (per dag, week, maand, kwartaal en jaar).
• Aantal overstaanders per dag en lengte van overstaanders, onderverdeeld naar type staller.
eis 74 U dient uw database afdoende te beveiligen, zodat het niet mogelijk is dat niet geautoriseerde personen de informatie kunnen benaderen/inzien.
eis 75 De opgeslagen informatie met betrekking tot het gebruik van de fietsenstallingen in uw database mag niet herleidbaar zijn naar personen die gebruik hebben gemaakt van de fietsenstallingen.
4.5 Fietsenstalling Vredenburg: exploitatie- en huurovereenkomst
eis 76 U wordt exploitant van fietsenstalling Vredenburg voor de looptijd van de raamovereenkomst. Hiertoe wordt een separate exploitatie- en huurovereenkomst met u afgesloten. U gaat akkoord met de exploitatie- en huurovereenkomst en alle rechten en plichten die dit met zich meebrengt. Zie bijlage M en bijlage N.
eis 77 Uitgangspunt in de exploitatie van de fietsenstalling is dat u voor eigen rekening en risico de fietsenstalling exploiteert. Gemeente Utrecht zal u voorzien in de bezoekersaantallen en stallingsopbrengsten (alleen kortparkeerders) over de periode maart 2013 t/m 31 december 2014. Zie bijlage O.
eis 79 Fietsers die in het bezit zijn van een gemeentelijk abonnement voor openbare fietsenstallingen, kunnen hun fiets (voor de looptijd van het abonnement) stallen in fietsenstalling Vredenburg zonder dat zij een vergoeding aan Exploitant hoeven te betalen en zonder dat Exploitant hierover een vergoeding kan doorberekenen naar Gemeente Utrecht.
Zie bijlage I.
4.6 Buurtstallingen, fietstrommels en fietskluizen
eis 80 U gaat akkoord met het in bijlage H omschreven werkpakket en de beschreven werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd in het kader van de uitvoering van de beheer- en onderhoudswerkzaamheden aan de buurtstalling, fietstrommels en –kluizen.
eis 81 U controleert minimaal één maal per maand de status van de buurtstallingen en fietstrommels- en kluizen op de aspecten, schoon, heel en veilig. U rapporteert maandelijks over de staat van de stallingen en de eventueel noodzakelijk uit te voeren werkzaamheden.
eis 82 U overlegt op iedere eerste werkdag van de maand een werkrooster/planning aan gemeente Utrecht omtrent de ingeplande werkzaamheden op en bezoeken aan de buurtstallingen en fietstrommels- en kluizen.
eis 83 U stemt vooraf met gemeente Utrecht af over werkzaamheden die (direct) uitgevoerd moeten worden. Alleen met toestemming van gemeente Utrecht mag u werkzaamheden uitvoeren en/of uitbesteden.
eis 84 U overlegt op de laatste werkdag van de maand een overzicht van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden op en bezoeken aan de buurtstallingen, fietstrommels en – kluizen.
eis 85 Vóór de start van de uitvoering van de opdracht wordt de in de buurtstallingen, fietstrommels en –kluizen aanwezige inventaris, aantal en type stallingsplaatsen alsmede de stand/status van het onderhoud in aanwezigheid van u en gemeente Utrecht geïnventariseerd.
eis 86 Nieuwe panden en locaties die als buurtstalling en/of fietstrommel worden ingericht, worden turn-key opgeleverd door gemeente Utrecht. Ten behoeve van het sleutelbeheer kan gemeente Utrecht u verzoeken om wel de werkzaamheden met betrekking tot het aanschaffen en laten aanmaken van slot en sleutels op zich te nemen. De hiervoor gemaakte materiële kosten kunt u factureren in de maandfactuur.
eis 87 Gemeente Utrechts stelt de te hanteren abonnementstarieven voor buurtstallingen, fietstrommels en –kluizen vast. De abonnementstarieven worden normaliter circa 4 weken voor aanvang van het nieuwe kalanderjaar vastgesteld en aan u meegedeeld, maar kunnen incidenteel ook tussentijds worden aangepast en vastgesteld door gemeente Utrecht.
eis 88 Gemeente Utrecht kan het aantal buurtstallingen, fietstrommels en –kluizen beperken of uitbreiden, dan wel het stallingsregime aanpassen. Aanpassingen hierin zullen nimmer leiden tot een (financiële) schadeloosstelling aan uw organisatie.
4.7 Administratie: geldstromen, abonnement beheer en klantcontact
eis 89 U bent verantwoordelijk voor de verkoop en registratie van abonnementen t.b.v. fietsenstallingen, buurtstallingen en fietstrommels- en kluizen. Kosten die gemoeid zijn met de manier van uitvoering van de verkoop en registratie van deze abonnementen draagt u zelf (zoals o.a. maar niet uitsluitend, ontwikkeling/gebruik software en licenties, aanschaf tickets, abonnementsbewijzen, database etc.).
eis 90 U draagt zorg voor het abonnementenbeheer, -registratie en het sleutelbeheer van de fietsenstallingen, buurtstallingen en fietstrommels en -kluizen.
eis 91 De actuele en volledig juiste gegevens van de abonnementhouders worden u na definitieve gunning van de opdracht aangeleverd in een MS Excel-bestand. U moet in staat zijn om deze gegevens in uw eigen abonnementenadministratie te kunnen integreren zonder verlies aan data. Zie bijlage I.
eis 92 Het door u te hanteren systeem van registratie en verkoop van abonnementen is zo opgesteld/ingericht en wordt zo gebruikt, dat er een sluitende (financiële) administratie is en er met het systeem niet gefraudeerd kan worden.
eis 93 Een reguliere aanvraag, verlenging of stopzetting van een abonnement in een bestaande fietsparkeervoorziening is binnen 3 werkdagen na ontvangstdatum van het verzoek beantwoord aan de klant.
eis 94 Een aanvraag voor een abonnement voor een nieuw gerealiseerde fietsparkeervoorziening is binnen 5 werkdagen na ontvangstdatum beantwoord aan de klant.
eis 95 U draagt er zorg voor dat klanten die een abonnement willen afsluiten, verlengen en/of willen stopzetten, dit uiterlijk met ingang van 1 januari 2016 niet alleen schriftelijk maar ook online kunnen doen in een beveiligde internetomgeving. De door u aangeboden digitale omgeving is gebruiksvriendelijk van toepassing voor de klant.
eis 96 U draagt er zorg voor dat abonnementen die via een beveiligde internetomgeving worden aangevraagd, worden aangepast en/of worden stopgezet, uiterlijk met ingang van 1 januari 2016 binnen 1 werkdag verwerkt worden in uw abonnementenadministratie.
eis 97 U draagt er zorg voor dat alle maandinkomsten voortkomende uit het beheer van de fietsenstallingen (m.u.v. fietsenstalling Vredenburg), buurtstallingen, fietstrommels & - kluizen en het voeren van de abonnement administratie, op de eerste werkdag van de daaropvolgende maand worden overgemaakt naar gemeente Utrecht. Het te hanteren bank/gironummer wordt uiterlijk op 30 juni 2015 aan u gecommuniceerd.
eis 98 U draagt er zorg voor dat vragen en klachten schriftelijk, telefonisch en digitaal (zowel per mail als in een web omgeving) kunnen worden ingediend bij uw organisatie.
eis 99 U handelt vragen en klachten af en stelt hiertoe een protocol op, waarin onder andere de behandeltermijn per type vraag en klacht wordt opgenomen en de manier van afhandelen. U registreert alle klachten en binnenkomende vragen en rapporteert hierover in de maandrapportage. De voorlopig gegunde partij levert dit protocol aan.
eis 100 U houdt een termijn aan van maximaal 2 werkdagen, gemeten vanaf ontvangstdatum, voor de afhandeling van eenvoudige vragen en klachten. Voor complexe vragen en klachten houdt u een maximale termijn aan van 7 werkdagen, gemeten vanaf ontvangstdatum.
eis 101 Klachten met betrekking tot het functioneren van uw personeel worden per ommegaande gemeld bij gemeente Utrecht. U stelt binnen 2 werkdagen na ontvangst van de klacht een concept antwoord op voor de afzender van de klacht en legt deze voor aan gemeente Utrecht.
eis 102 U biedt klanten de mogelijkheid om via een vrij toegankelijke en gebruiksvriendelijke website informatie te verkrijgen over de fietsenstallingen in Utrecht die u beheert en exploiteert.
Hierbij geeft u ten minste aan waar de stallingen zich bevinden (adres en plattegrond), de openingstijden, de tarieven, de beschikbare voorzieningen en service, informatie over (aanvraag van) abonnementen en aankomende veranderingen (uitbreiding, sluiting, tarieven, openingstijden etc.). Uw website biedt altijd de meest actuele informatie.
eis 103 Uw website en de toepassing tot online aanvragen, stopzetten en verwerken van abonnementen kent een uptime van minimaal 99%. Storingen in de beschikbaarheid van genoemde producten lost u binnen 24 uur op. U stelt hiervoor een protocol op hoe u de uptime wordt geborgd en hoe u storingen en calamiteiten verhelpt/laat verhelpen binnen de
gestelde norm. De voorlopig gegunde partij overlegt dit protocol aan gemeente Utrecht tijdens de verificatiefase.
eis 104 U biedt zeven dagen per week, 24 uur per dag telefonische bereikbaarheid waarbij altijd iemand de telefoon opneemt (zonder dat er eerst een bandje afgeluisterd moet worden). U stelt hiertoe een protocol op hoe de telefonische bereikbaarheid wordt geborgd en hoe u omgaat met binnenkomende vragen. De voorlopig gegunde partij overlegt dit protocol aan gemeente Utrecht tijdens de verificatiefase.
eis 105 Tijdens kantoortijden wordt de telefoon uiterlijk na 4 keer overgaan opgenomen. Buiten kantoortijden wordt de telefoon uiterlijk na 5 keer opgenomen.
eis 106 Op doordeweekse dagen buiten kantoortijden (17:00-08:30 uur), in het weekend en op feestdagen, is een calamiteitenteam inzetbaar om spoedeisende zaken na melding direct op te pakken, al dan niet in samenwerking met de hulpdiensten, gemeente Utrecht en/of andere belanghebbenden. Zie bijlage J.
eis 107 Indien buiten kantoortijden en in het weekend personeel moet worden ingezet ten behoeve van het ter plekke beheersen van een calamiteit, hanteert u de volgende tarieven voor inzet van de calamiteitendienst:
1e uur: € 57,50 exclusief BTW per persoon
na het 1e uur: € 11,50 exclusief BTW per persoon per tien minuten
De genoemde tarieven kunnen worden geïndexeerd op basis van hetgeen gesteld bij eis 129.
4.8 Overlegstructuur, managementinformatie & monitoring dienstverlening
eis 108 Voor alle communicatie omtrent operationele werkzaamheden betreffende deze opdracht is één medewerker binnen uw organisatie contactpersoon voor gemeente Utrecht. Deze medewerker heeft beslissingsbevoegdheid binnen uw organisatie en is onderdeel van uw managementteam.
eis 109 Tenminste één maal per maand vindt overleg plaats tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever over onder andere lopende zaken, toekomstige ontwikkelingen, financiën, personele zaken, de maandrapportage en evaluatiegesprekken. Deze overleggen vinden plaats op kantoor bij gemeente Utrecht.
eis 110 De maandrapportage wordt cumulatief opgebouwd, zodat informatie over de voorgaande maanden in het betreffende jaar eveneens in de rapportage zijn opgenomen. Zodoende wordt een database met gegevens over het gehele jaar opgebouwd. De opbouw begint bij aanvang van de opdracht.
eis 111 De maandrapportage wordt in digitale vorm aangeboden. In digitale vorm houdt in per e- mail, met een bijgesloten document in een gangbaar formaat zoals MS Office of via een beveiligde website. Gegevens van een website moeten eenvoudig downloadbaar zijn in een gangbaar formaat.
eis 112 De informatie in de maandrapportage moet bewerkbaar en/of importeerbaar zijn in andere softwareprogramma’s. Financiële gegevens, bezettingsinformatie etc. dienen in MS Office Excel te worden aangeboden.
eis 113 De maandrapportage is uiterlijk aangeleverd bij gemeente Utrecht op de 10e dag van de opvolgende maand. Indien de 10e van de maand valt in een weekend of op een nationaal erkende feestdag, geldt de eerstvolgende werkdag volgend op het betreffende weekend of de feestdag als uiterste aanlevertermijn.
eis 114 Binnen 8 weken na afloop van ieder kalenderjaar wordt een door een externe accountant gecontroleerde en goedgekeurde verantwoording overlegd aan Gemeente Utrecht van de inkomsten en uitgaven op het voorgaande jaar, betrekking hebbende op de door Gemeente Utrecht aan opdrachtnemer verstrekte opdracht(en).
eis 115 Gemeente Utrecht heeft het recht om de boekhouding te laten controleren door een door haar ingeschakelde accountant, om vast te stellen of er een sluitende administratie heeft plaatsgevonden van onder andere het aantal verkochte stallingsbewijzen, geïnde boetes en inningen van kosten bestuursdwang. U verleent hier uw goedkeuring en medewerking aan.
4.9 Monitoring kwaliteit van de dienstverlening
eis 116 Ter borging van het nakomen van het door u geboden dienstverleningsniveau, zal een Service Level Agreement (SLA) onderdeel uitmaken van deze overeenkomst.
eis 117 De definitieve SLA inclusief beoordelingsmethodiek wordt vastgesteld binnen vier maanden na ingangsdatum van de overeenkomst tussen u en gemeente Utrecht. In geval geen SLA binnen vier maanden overeen wordt gekomen, fungeert de concept SLA als definitief. Zie bijlage P.
eis 118 Naast hetgeen is vastgelegd in de SLA geldt onverkort dat Gemeente Utrecht de dienstverlening jaarlijks – of vaker indien daartoe aanleiding is – zal (laten) beoordelen ten opzichte van de afgesloten overeenkomst.
eis 119 U gaat ermee akkoord dat er jaarlijks, op basis van de behaalde scores, zal worden vastgesteld wat het behaalde serviceniveau is. Hieraan is een bonus-malus regeling gekoppeld. Bij een excellente overall prestatie zal een bonus worden uitgekeerd, bij een ondermaatse overall prestatie zal een boete worden opgelegd.
eis 120 In het geval gemeente Utrecht een bonus uitreikt omdat de dienstverlening structureel voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen, zorgt u ervoor dat 55% van het bonusbedrag in gelijke delen wordt uitgekeerd aan de medewerkers die feitelijk actief zijn op de opdracht ‘dagelijks beheer fietsparkeervoorzieningen’.
4.10 Commerciële eisen
eis 121 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro’s, exclusief BTW.
eis 122 Uw inschrijving bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven.
eis 123 Uw inschrijving is gespecificeerd naar het document ‘Prijsinvulformulier’.
eis 124 Het totaalbedrag van uw inschrijving is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.
eis 125 U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat gemeente Utrecht een budgetplafond heeft opgenomen van € 1.875.000,00 (excl. btw). Dit betekent dat inschrijvingen met een totale fictieve projectprijs (zie document prijsinvulformulier) hoger dan het budgetplafond ongeldig worden verklaard en niet verder worden betrokken in de beoordeling.
eis 126 Bij opdrachten geplaatst binnen een jaar na verstrekking van de opdracht gelden de prijzen en kosten van de oorspronkelijke opdracht. Voor de periode daarna mogen de prijzen en kosten jaarlijks met maximaal het bij de eis 127, eis 129 en eis 133 genoemde indexering verhoogd worden.
eis 128 De door u in het prijsinvulformulier geoffreerde (uur)tarieven zijn ook van toepassing bij in de toekomst nieuw te openen en in beheer te nemen fietsenstallingen.
Het te hanteren indexeringspercentage, bestaande uit twee decimalen, komt als volgt tot stand: (indexcijfer nieuw – indexcijfer oud) / indexcijfer oud) * 100
Indexcijfer oud: CBS prijzen / Dienstenprijzen / Dienstenprijzen; index 2010 = 000 / Xxxxxxxxxxx: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal (Q1 2015) / Dienstenprijsindex (DPI).
Indexcijfer nieuw: CBS prijzen / Dienstenprijzen / Dienstenprijzen; index 2010 = 000 / Xxxxxxxxxxx: Prijsindexcijfers / Perioden: Jaren per kwartaal (Q1 2016) / Dienstenprijsindex (DPI).
Indien de indexcijfers niet zijn vastgesteld, worden de laatste definitief gepubliceerde cijfers gehanteerd.
eis 130 Indien in een jaar afgezien is van het herzien van prijzen en tarieven, dan vindt indexering in de het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is derhalve nimmer spraken.
eis 131 U dient uw voornemen voor prijsverhoging minimaal 6 weken voor de ingangsdatum bekend te maken aan de contractbeheerder van gemeente Utrecht. Gewijzigde prijzen en tarieven gaan pas in na toestemming van de gemeente Utrecht. Deze zal redelijke voorstellen niet weigeren.
eis 132 U vermeldt de volgende informatie op iedere factuur:
• Uw factuurnummer;
• Factuurdatum;
• Eenduidige omschrijving van de geleverde diensten;
• Het afleveradres (het adres waar de diensten hebben plaatsgevonden);
• WBS-codering per stallingslocatie en geleverde dienst;
• Het Kamer van Koophandelnummer van uw onderneming;
• Uw IBAN-bankrekeningnummer;
• Het BTW nummer van uw onderneming;
• Het verplichtingnummer van gemeente Utrecht;
• De naam van de dienst, de businesscode en de afdeling die de bestelling plaatst;
• De naam van de besteller;
• Indien opgegeven door de besteller; het verplichting- c.q. opdrachtnummer.
eis 133 U mailt uw facturen in PDF naar het algemene factuuradres van de gemeente Utrecht: xx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx. Indien u hiertoe niet in staat bent dan adresseert u uw facturen aan:
Gemeente Utrecht, IBF Organisatieonderdeel en afdelingsnaam Xxxxxxx 00000
0000 XX Xxxxxxx
eis 134 In geval van een creditfactuur vermeldt u het factuurnummer en de corresponderende debet factuur.
eis 135 U stemt in met betaling per kalandermaand achteraf na acceptatie van de uitgevoerde dienstverlening.
eis 136 Betaling zal plaatsvinden door Opdrachtgever binnen 30 dagen nadat de factuur bij Opdrachtgever is ontvangen en goedgekeurd.
eis 137 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht 2013. Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw inschrijving wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn.
eis 138 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde conceptovereenkomst.
eis 139 Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Utrecht kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening.
eis 140 U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van vier jaar. De overeenkomst gaat in op 1 juli 2015.
eis 141 Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw inschrijving opgave doet van (een) bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de inschrijving (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.
eis 142 Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als gemeente Utrecht daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
eis 143 Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer.
Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.
eis 144 Gemeente Utrecht bedingt hierbij van u het recht om, gedurende de looptijd van de overeenkomst (nadere) opdrachten te verstrekken met betrekking tot overeenkomstige prestaties, onder de voorwaarden neergelegd in de door opdrachtgever met opdrachtnemer af te sluiten xxxxxxxxxxxxxxxx.
eis 145 U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit de Handleiding Social Return.