Inhoudsopgave
Voorwaarden
Ontwikkelfonds Energiecoöperaties voor aanvragers en projecten
Versie 2.0 1 januari 2023
Inhoudsopgave
1. Over het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties 3
1.1. Welke kosten worden voorgefinancierd? 3
1.3. Waarom is het Ontwikkelfonds nodig? 4
2. Aanvragen ontwikkellening 5
2.1. Aanmelding nieuwe aanvrager 5
2.2. Aanvraag Fase 1 - Haalbaarheid project 5
2.3. Aanvraag vanaf Fase 2 t/m 4 - Ontwikkelfase I en II en voorbereiding bouw 7
2.4. Aanvraag vervolgaanvraag bij Faseovergang 10
2.5. Toelichting lokale evaluatie en landelijke beoordeling 11
2.6. Toelichting aanvraag lening bij Nationaal Groenfonds 12
2.7. Toelichting vereisten i.v.m. staatssteun 12
3. Uitvoering en rapportage 13
3.1. Betalingen vanuit projectdepot 13
3.2. Kwartaalrapportage aan Energie Samen 14
3.2.1. Toelichting kwartaalrapportage 15
3.3. Jaarlijks overzicht stand lening 15
3.4. Incidenten en kritische wijzigingen 15
4.2. Bereik Financial Close 16
1. Over het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties
Met het Ontwikkelfonds wordt een deel van de aanloopkosten voor coöperatieve lokale duurzame energieprojecten; wind-, (grotere) zonneprojecten voorgefinancierd. Het gaat specifiek om de kosten die je maakt in de (risicovolle) voorfase van je project, wanneer je nog niet weet of het project doorgaat.
1.1. Welke kosten worden voorgefinancierd?
Duurzame energiecoöperaties kunnen bij het Ontwikkelfonds geld lenen voor:
• personele ondersteuning (projectleider), vanuit een aangesloten projectbureau.
• ‘out-of-pocket-kosten’ voor specialistische onderzoeken of andere noodzakelijke; deelstappen om te komen tot een financierbare business case en een onherroepelijke vergunning voor je project.
Het Ontwikkelfonds is bedoeld voor de ontwikkeling van projecten van bierviltje of keukentafel tot Financial Close.
De ontwikkeling van een project kent vier fasen:
1. Haalbaarheid
2. Ontwikkelfase I vergunning
3. Ontwikkelfase II SDE (SCE)
4. Voorbereiding bouw
De lening wordt beschikbaar gesteld als projectdepot, waarbij Energie Samen alle facturen betaalt, of als directe geldlening als een coöperatie zelf voldoende ervaring heeft met projectontwikkeling.
1.2. Revolverend fonds
Wanneer Financial Close voor het project is bereikt, stort de coöperatie het beschikbaar gestelde geld terug, met een risico-opslag. Zo houdt het Ontwikkelfonds zich uiteindelijk zelf in stand. Mocht het project onverhoopt niet doorgaan, dan hoeft de coöperatie de xxxxxx niet terug te betalen.
De risico-opslag is afhankelijk van de fase:
Maximale lening per fase Wind | Max leenbedrag per fase | Risico-opslag per fase |
Fase 1: Haalbaarheid | € 10.000 | 200% |
Fase 2: Ontwikkelfase I (vergunning) | € 75.000 | 50% |
Fase 3: Ontwikkelfase II (SDE(SCE)) | € 150.000 | 50% |
Fase 4: Voorbereiding bouw | € 300.000 | 25% |
Totaal (bij maximale lening) | € 535.000 |
Tabel 1 Maximale leenbedragen per fase Wind
Maximale lening per fase Zon | Max leenbedrag per fase | Risico-opslag per fase |
Fase 1: Haalbaarheid | € 10.000 | 100% |
Fase 2: Ontwikkelfase I (vergunning) | € 75.000 | 25% |
Fase 3: Ontwikkelfase II (SDE(SCE)) | € 150.000 | 25% |
Fase 4: Voorbereiding bouw | € 300.000 | 25% |
Totaal (bij maximale lening) | € 535.000 |
Tabel 2 Maximale leenbedragen per fase Zon
Om zoveel mogelijk projecten tot realisatie te brengen, wordt de ontwikkeling van het project per fase gevolgd en worden ervaringen en kennis gedeeld. Afhankelijk van de fase en voortgang, zijn verschillende momenten waarop een Energiecoöperatie een aanvraag kan indienen bij het Ontwikkelfonds.
Indien een kansrijk project een grotere lening nodigt heeft dan het maximale bedrag, kan in overleg met de betreffende provincie een uitzondering worden gemaakt.
1.3. Waarom is het Ontwikkelfonds nodig?
Duurzame energieprojecten van coöperaties kunnen vrijwel altijd rekenen op veel lokale steun, van omwonenden en gemeentebesturen. Niet alle energiecoöperaties kunnen echter de risicovolle aanloopkosten van projecten financieren.
Energiecoöperaties verschillen van bedrijfsmatige projectontwikkelaars omdat zij vaak maar één project ontwikkelen. Zeker startende coöperaties. De meeste coöperaties werken met vrijwilligers, en zonder startkapitaal. Projectontwikkelaars hebben een portfolio van projecten waarover zij het risico van het niet doorgaan van projecten, kunnen spreiden.
Met het beschikbaar stellen van gelden voor projectondersteuning en risicokapitaal wordt dit probleem opgelost. Kennis, kunde en geld kunnen nu beschikbaar komen voor initiatieven die kansrijk zijn.
Uitgangspunt van het Ontwikkelfonds is de verdere professionalisering van de coöperatieve sector en hun projecten.
2. Aanvragen ontwikkellening
Hieronder volgt een beschrijving van de procedure voor de aanvraag en de voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen.
2.1. Aanmelding nieuwe aanvrager
1. De initiatiefnemer of coöperatie vult een aanmelding in bij Energie Samen via het aanmeldformulier.
2. Energie Samen beoordeelt de aanmelding in overleg met de provinciaal of lokaal coördinator bekijkt de eerste benodigde ondersteuning met de provinciaal of lokaal coördinator, waaronder de beoordeling van het project.
3. Indien nodig wordt ondersteuning gezocht voor initiatieven bij het oprichten van een coöperatieve vereniging.
4. Energie Samen vraagt bij de aanvrager de benodigde documenten op.
5. De aanvrager stuurt alle gevraagde documenten naar Energie Samen.
6. Energie Samen geeft de aanvrager toegang tot een eigen omgeving met het projectdossier voor alle projectdocumentatie, vervolgaanvragen en rapportage.
2.2. Aanvraag Fase 1 - Haalbaarheid project
Een project zit in Fase 1 zolang de resultaten uit deze fase nog niet zijn behaald.
Voor de eerste projectaanvraag in Fase 1 Haalbaarheid, geldt de volgende aanvraagprocedure:
1. Een nieuw project wordt aangemeld bij Energie Samen. Nieuwe aanvragers doen dat bij de eerste aanmelding. Bestaande aanvragers doen dit via de eigen omgeving.
2. Als de aanvraag compleet is, wordt de ontwikkellening voorgedragen bij het Nationaal Groenfonds.
3. Energie Samen bundelt de voor te dragen aanvragen en vraagt eenmaal per maand een ontwikkellening aan bij het Nationaal Groenfonds.
4. Als het project door het Nationaal Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Nationaal Groenfonds de middelen voor de eerste fase van het project over aan Energie Samen voor een projectdepot waaruit de projectkosten (= de lening) kunnen worden betaald.
5. Energie Samen stelt de financieringsovereenkomst op met de aanvrager voor de eerste fase. De lening voor de eerste fase wordt beschikbaar gesteld in de vorm van een projectdepot.
6. De aanvrager kan aan de slag met ondersteuning bij het voorbereiden van een projectaanvraag voor Fase 2 of verder, waaronder de beoordeling door de provinciaal of lokaal coördinator.
1. | Voorwaarden Fase 1 – Haalbaarheid project | Controle |
Voorwaarden aanvrager | ||
1.1. | De aanvrager onderschrijft de charter van energiecoöperaties. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de statuten, reglementen en/of een schriftelijke verklaring. | Verklaring en statuten |
1.2. | De aanvrager is een coöperatieve vereniging. Nieuwe coöperaties moeten opgericht zijn voordat een aanvraag kan worden voorgedragen aan het Nationaal Groenfonds. | Statuten en uitreksel KvK |
1.3. | De aanvrager gaat akkoord met de financieringsvoorwaarden zoals vastgesteld in het model financieringsovereenkomst voor de ontwikkellening. | Verklaring |
1.4. | De aanvrager is bereid kennis en ervaring beschikbaar te stellen voor andere coöperaties, middels evaluaties en benchmarking, zolang er geen sprake is van een vertrouwelijke status waarbij het project schade zou kunnen oplopen of schending van privacy van betrokken personen zwaarder weegt dan het belang van het project. | Verklaring |
1.5. | De aanvrager gaat akkoord met de inzet van projectleiders voor de uitvoering van het project die aangesloten zijn bij een projectbureau waarmee Energie Samen een open-house-overeenkomst heeft. Meer informatie is te vinden in de documenten Voorwaarden voor projectbureaus en Overeenkomst projectbureaus. Zie downloads Ontwikkelfonds. Projectbureaus en coöperaties (i.o.) zijn vrij om onderling aanvullende afspraken te maken, zolang deze niet in strijd zijn met de bepalingen in het open house contract met Energie Samen. | Verklaring |
1.6 | De aanvrager heeft onvoldoende eigen middelen, beschikbaar om het project voor te financieren en het bijbehorend risico te dragen. | Laatste jaarstukken (bij bestaande coöperatie) |
1.7 | De aanvrager doorstaat de Customer Due Diligence (CDD) toets. Deze toets wordt door het Nationaal Groenfonds uitgevoerd in opdracht van Energie Samen. | Identiteitsbewijzen van bestuursleden volgens KvK en UBO verklaring |
1.8 | De aanvrager heeft niet eerder onrechtmatige of onverenigbare staatssteun ontvangen, die hij moet terugbetalen. | Verklaring |
1.9 | De aanvrager verkeert niet in financiële problemen en is een KMO (MKB) met grootte micro of klein. Dat wil zeggen: • minder dan 50 werknemers (personen) EN • hoogstens EUR 10 miljoen jaaromzet EN/OF • Jaarbalans kleiner of gelijk aan EUR 10 miljoen | MKB-verklaring Laatste jaarstukken (bij bestaande coöperatie) |
Voorwaarden voor het project | ||
1.10 | Het project is voldoende haalbaar • Het project heeft een realistische kans om Financial Close te bereiken, te bepalen m.b.v. format risicoanalyse / quickscan. • Het project is voor zover bekend ruimtelijk en politiek haalbaar | Plan van Aanpak |
1.11 | Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000. Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties; | |
1.12 | Het (potentiële) project heeft nog geen vergunning, SDE-subsidie of Financial Close bereikt. |
1.13 | De aanvrager is minimaal 50% (mede-)eigenaar van het te financieren project1 of heeft de intentie om dat (met de gevraagde ondersteuning) te worden. |
2.3. Aanvraag vanaf Fase 2 t/m 4 - Ontwikkelfase I en II en voorbereiding bouw
Voor aanvragen voor Fase 2 of verder gelden strengere voorwaarden dan Fase 1. Deze aanvraag kan worden gedaan als alle documentatie beschikbaar is (zie ook de voorwaarden hieronder). De voorbereiding van deze aanvraag gebeurt in Fase 1, zie ook paragraaf 2.2 Aanvraag Fase 1 - Haalbaarheid project.
De aanvraagprocedure is als volgt:
1. De coöperatie meldt zich bij Energie Samen, zo nodig, als aanvrager en krijgt of heeft al toegang tot zijn eigen omgeving.
2. De aanvrager bereidt het projectdossier voor de aanvraag met ondersteuning van de provinciaal of lokaal coördinator. Deze bevat de volgende documenten:
a. Plan van Xxxxxx met begroting voor de ontwikkeling van het project Zie ook OEC Fasering wind en zonneprojecten;
b. Begroting (uren/kosten);
c. Business case van het project;
d. Risicoanalyse;
e. Beoordeling van het project door de provinciaal of lokaal coördinator volgens het lokale beleid van de koepel of platform in de regio of provincie.
3. De aanvrager dient de (vervolg-)aanvraag in door de voorgaande fase van het project gereed te melden.
4. Energie Samen beoordeelt de aanvraag.
5. Indien positief, voegt Energie Samen de projectaanvraag toe aan de volgende aanvraagronde bij het Nationaal Groenfonds en informeert de aanvrager en provinciaal of lokaal coördinator over de termijn. Zie ook paragraaf 2.6 Toelichting aanvraag lening bij Nationaal Groenfonds.
6. Het Nationaal Groenfonds controleert bij nieuwe projecten of de aanvraag compleet is en of Energie Samen alle voorwaarden heeft gecontroleerd.
7. Bij positieve beoordeling door het Nationaal Groenfonds, wordt de lening gereserveerd en het bedrag voor de eerstvolgende fase aan Energie Samen uitgekeerd.
8. Energie Samen stelt de financieringsovereenkomst op tussen Energie Samen en de aanvrager voor de aangevraagde ontwikkellening tot Financial Close.
9. Energie Samen informeert de aanvrager en de provinciaal of lokaal coördinator dat de (aanvullende) ontwikkellening voor deze fase beschikbaar is.
10. Bij een directe geldlening wordt het bedrag overgemaakt naar de coöperatie.
2. | Voorwaarden Fase 2 t/m 4 - Ontwikkelfase I en II en voorbereiding bouw | Controle |
Voorwaarden aanvrager | ||
2.1. | De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle eerder genoemde voorwaarden. | Zie Voorwaarden Fase 1 - haalbaarheid |
2.2. | Er is sprake van een professionele governance structuur met aandacht voor rolscheiding (checks & balances), compliance, wettelijke kaders, transparantie en continuïteit, passend bij de fase, omvang en risicoprofiel van het project. | Statuten; bijbehorende reglementen |
Voorwaarden Project Fase 2 t/m 4 | ||
2.3. | Het (potentiële) project heeft nog geen Financial Close bereikt. | Plan van Aanpak |
2.4. | De aanvrager is minimaal 50% (mede-)eigenaar van het te financieren project2 of heeft de intentie en de mogelijkheid om dat (met ondersteuning) te worden voor verstrekking van de vergunning; | Plan van Aanpak Samenwerkings- overeenkomst met ontwikkelpartners |
2.5. | In het participatieproces en lokaal eigendom is zorgvuldig doorlopen, waarbij omwonende een reële mogelijkheid hebben gekregen om deel te nemen. | Plan van Aanpak |
2.6. | Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000. Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties. | Plan van Aanpak |
2.7. | Het project voldoet aan het regionale beleid en heeft volgens dit beleid voldoende prioriteit om ontwikkeld te worden. | Beoordeling provinciaal of lokaal coördinator |
2.8. | Voor de uitvoering van het project wordt een projectleider ingezet die is aangesloten zijn bij een projectbureau waarmee Energie Samen een open-house-overeenkomst heeft. Meer informatie is te vinden in de documenten Voorwaarden voor projectbureaus en Overeenkomst projectbureaus. Zie downloads Ontwikkelfonds. | Plan van Xxxxxx en Aangesloten projectbureaus |
2.9. | De planning (mijlpalen, resultaten, uren) volgen de standaard voor wind- en zonprojecten. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten. - Resultaten en mijlpalen per fase zijn reëel en passen bij de doelstelling van het project. - De te financieren activiteiten werken toe naar de relevante resultaten en mijlpalen per fase. | Plan van Aanpak - planning |
2.10. | Er is in de planning en resultaten, indien nodig, voldoende aandacht voor ontwikkeling en continuïteit van de coöperatie op langere termijn3, waaronder: • compliance • governance • kennisdeling • professionalisering | Plan van Aanpak – continuïteit |
2.11. | Het project heeft de beschikking over een professioneel projectteam dat in staat is om het project te realiseren. Dit team is gespecificeerd in het Plan van Aanpak. • Projectteam bevat de nodige expertise of heeft toegang tot die expertise om de resultaten te behalen; • Projectteam maakt gebruik van de werkprocessen en instrumenten die door Energie Samen beschikbaar worden gesteld. | Plan van Aanpak - projectteam |
2.12. | Afspraken over welke afwijking in de uitvoering kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. de planning. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking moet dit gemeld worden in eerstvolgende rapportage. | Plan van Aanpak – project- management |
2.13. | De te financieren activiteiten en onkosten zijn reëel en marktconform begroot en passen in de business case. | Gespecifieerde begroting voor de ontwikkelfasen |
2.14. | In de begroting wordt de eigen bijdrage in de ontwikkelkosten gespecificeerd: • Inzet van vrijwilligers is opgenomen in de begroting als eigen bijdrage met een waarde van € 65 per uur excl. btw. • De vergoeding voor de inzet van projectleiders is in overeenstemming het tarievenbeleid van Energie Samen, • De begroting bevat minimaal 30% eigen bijdrage van de aanvrager, zoals de inzet van vrijwilligers of past binnen de de-minimisregeling. | |
2.15. | De begroting past in de maximale bedragen per fase zoals vastgesteld voor het Ontwikkelfonds Energiecoöperaties. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten. Uitzonderingen hierop worden alleen gemaakt in overleg met en schriftelijke goedkeuring van de betreffende provincie. | |
2.16. | De business case is positief en realistisch ingevuld, waarbij de ontwikkelkosten inclusief risico-opslag zijn opgenomen. | Business case voor het gehele project (incl. exploitatie) |
2.17. | Het detailniveau van de business case is passend bij de fase. | |
2.18. | De ontwikkeling van de business case toont een positieve prognose. | |
2.19. | Geaccepteerde afwijkingen zoals gedefinieerd in het Plan van Aanpak passen binnen de business case. |
3 Per fase wordt gekeken op niveau een organisatie moet zitten, passend bij de omvang en risico’s van het
specifieke project. Dit gebeurt in overleg met de coöperatie en de provinciaal of lokaal coördinator.
2.20. | Het project is ruimtelijk en politiek haalbaar. | Risicoanalyse Risicoanalyse Risicoanalyse |
2.21. | De risico’s op alle risicogebieden zijn opgenomen in de risicoanalyse, waaronder in ieder geval: • Eigendom en samenwerking met (mede-) eigenaren/initiatiefnemers • Draagvlak omwonenden • Draagvlak politiek • Ruimtelijke procedures en omgevingsplannen • Technische uitvoering • Financiële haalbaarheid | |
2.22. | De risico’s zijn reëel en beheersbaar, voorzien van mitigerende maatregelen en/of passen in de business case. |
2.4. Aanvraag vervolgaanvraag bij Faseovergang
Als het project een Faseovergang nadert en de vervolglening wil aanvragen, geldt de volgende aanvraagprocedure:
1. De aanvrager meldt tijdig dat een fase bijna afgerond is, en vraagt daarmee een vervolglening aan voor de volgende fase. Zo kan Energie Samen de lening bij het Nationaal Groenfonds tijdig aanvragen en de middelen beschikbaar kan stellen voor de start van de volgende fase.
2. De melding van een Faseovergang (vervolgaanvraag) bevat de volgende documenten:
• Rapportage vorige fase.
• Aanvraag lening volgende fase:
o Bijgewerkt Plan van Aanpak (vooruitblik) voor de volgende fase:
▪ Faseplan met mijlpalen resultaten en activiteiten en planning volgende fase, inclusief verbeterpunten uit evaluatie;
▪ Begroting bijgewerkt incl. specificatie volgende fase (activiteiten en kosten faseplan);
▪ Risicoanalyse bijgewerkt.
o Business case project bijgewerkt met nieuwste inzichten.
3. Energie Samen stuurt een tussenstand van de lening aan de coöperatie en beoordeelt of de voortgang voldoet aan de voorwaarden voor een vervolglening. Daarvoor wordt o.a. gekeken naar de afwijkingen in de realisatie t.o.v. de begroting en de planning.
4. Als de beoordeling positief is, vraagt Energie Samen de vervolglening aan bij het Nationaal Groenfonds in een volgende aanvraagronde.
5. Als de aanvraag door het Nationaal Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Nationaal Groenfonds de middelen voor de volgende fase van het project over aan Energie Samen voor de ontwikkellening.
6. Energie Samen informeert de coöperatie dat de lening voor de volgende fase beschikbaar is. In het geval van een directe geldlening wordt het hele bedrag aan de coöperatie overgemaakt.
3. | Voorwaarden Aanvraag – Faseovergang | Controle |
Voorwaarden aanvrager | ||
3.1. | De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen. | Zie controle eerdere voorwaarden |
Voorwaarden project | ||
3.2. | Het project voldoet nog steeds aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen. | Zie controle eerdere voorwaarden |
3.3. | De business case is positief, rekening houdend met de grootste risico’s. | Business case (bijgewerkt) |
3.4. | De resultaten en mijlpalen van die fase zijn behaald en afwijkingen in de planning zijn binnen de vastgestelde geaccepteerde afwijkingen. | Plan van Aanpak Rapportage vorige fase |
3.5. | De eigen bijdrage is in lijn met de planning en blijft boven de 30% (voor de gehele lening). | Rapportage vorige fase Plan van Aanpak |
3.6. | De haalbaarheid is met deze resultaten voldoende toegenomen voor de volgende fase. | Risicoanalyse |
3.7. | In het Plan van Aanpak is bij de aanvraag vanaf Fase 2, opgenomen welke afwijkingen in de planning of begroting geaccepteerd worden, omdat deze geen tot weinig negatieve invloed heeft op de business case of haalbaarheid. Afwijkingen zijn binnen die norm gebleven. | Plan van Aanpak Rapportage vorige fase |
Voorwaarden rapportage project | ||
3.8. | De rapportage vorige fase bestaat uit: • Urenregistratie fase tot dat moment compleet (inclusief vrijwilligers en projectleden die uit de eigen bijdragen worden betaald). • Overzicht van eventuele kosten die door de coöperatie zijn betaald met een kopie van de goedgekeurde facturen. • Voortgang; de resultaten en mijlpalen die zijn behaald. • Evaluatie samenwerking projectteam en bestuur met lessons learned. Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie een bijgewerkte Financiële rapportage (zie ook paragraaf 3.2). | Controle op voorwaarden voor de ontwikkellening |
2.5. Toelichting lokale evaluatie en landelijke beoordeling
Coöperaties in de provincies en regio’s zijn opgeroepen om samen te werken om regionaal beleid te formuleren voor de mogelijke rangschikking van projecten. Voor het uitvoeren van dit beleid wordt een provinciaal of regionaal coördinator aangewezen.
Aanvragen voor ontwikkelleningen worden in eerste instantie beoordeeld op deze algemene criteria om vast te stellen of het projectvoorstel in aanmerking komt voor een lening.
In tweede instantie worden projecten, gerangschikt op basis van de beoordeling van de provinciaal of lokaal coördinator. De criteria voor deze beoordeling worden vastgesteld door een samenwerkingsverband (gebiedsverband) van betrokken coöperaties in de provincie of regio, bijvoorbeeld een koepelvereniging of platform. Zie ook de Deelnemende subsidiegevers en partners per gebied. Energie Samen bewaakt daarbij dat deze beoordeling objectief en transparant is opgesteld en past binnen de algemene kaders van het Ontwikkelfonds.
2.6. Toelichting aanvraag lening bij Nationaal Groenfonds
Energie Samen doet eenmaal per maand bij het Nationaal Groenfonds een voordracht van projecten met een aanvraag voor de lening voor de eerstvolgende fase met een verklaring dat de aanvragen aan alle bovengenoemde voorwaarden voldoen.
Als een aanvraag niet kan wachten tot de volgende aanvraagronde, gaat Energie Samen in overleg met het Nationaal Groenfonds. Zij zullen kijken of een oplossing kan worden gevonden om het project eerder te kunnen financieren.
De termijn waarop Energie Samen aanvragen bundelt en voordraagt bij het Nationaal Groenfonds wordt afgestemd op de hoeveelheid aanvragen om te komen tot een goede balans in doorlooptijd voor de aanvrager en efficiënte verwerking van aanvragen door Energie Samen en het Nationaal Groenfonds. Deze termijn kan periodiek worden bijgesteld. Coöperaties (i.o.), projectbureaus en provinciaal en regionaal coördinatoren worden bij wijzigingen op de hoogte gesteld.
2.7. Toelichting vereisten i.v.m. staatssteun
Leningen uit het Ontwikkelfonds worden verstrekt als geoorloofde staatssteun en moeten daarom voldoen aan de voorwaarden van Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) art. 49 of bij uitzondering AGVV art. 25 of de de-minimisregeling.
Om in aanmerking te komen voor staatssteun onder de AGVV art. 49 of 25, moet de aanvraag van de coöperatie een eigen bijdrage bevatten van tenminste 30%. Dit is ook wenselijk om de fondsmiddelen effectiever in te zetten en vanuit de coöperatieve principes (zie de charter van coöperaties); met name het stimuleren of ontwikkelen van autonomie en onafhankelijkheid en economische participatie van de leden.
Mocht een aanvraag niet voldoen aan de vereisten van de AGVV art. 49 of 25, komt deze misschien wel in aanmerking voor de-minimis-regeling. Deze regeling bevat een paar grote nadelen en risico’s voor coöperaties waar zorgvuldig naar gekeken moet worden.
Om in aanmerking te komen voor de de-minimis regeling, moet het plafond voor de-minimissteun aan de coöperatie nog voldoende ruimte hebben voor de gevraagde lening4. Daarvoor gelden niet alleen subsidies die de coöperatie zelf eerder heeft ontvangen. De-minimissteun aan partners in het project, telt mogelijk ook mee. Het gaat om partners die en belangrijke economische invloed hebben op de coöperatie, bijvoorbeeld energieleveranciers (PPA) of projectontwikkelaars en mogelijk hun partners.
Het ontvangen van de-minimis steun beperkt ook de mogelijkheid om in de toekomst gebruik te maken van diverse subsidies van bijvoorbeeld gemeentes of provincies. Daarom wordt deze regeling alleen bij wijze van uitzondering overwogen en wordt per geval bekeken wat de gevolgen en risico’s zijn voor de coöperatie. Zie De-minimis (overheidssteun onder € 200.000) - Europa decentraal.
4 De de-minimis regeling geeft ruimte voor € 75.000 per jaar en € 200.000 over drie jaar.
3. Uitvoering en rapportage
De uitvoering en rapportageverplichting is afhankelijk van de vorm van de lening. Bij een projectdepot worden kosten door Energie Samen betaald, na goedkeuring van het bestuur van de coöperatie. Deze kosten vormen de ontwikkellening.
Bij een directe geldlening wordt de lening per fase in z’n geheel overgemaakt naar de coöperatie, die
zelf de facturen betaalt en zelf verantwoordelijk is voor de financiële rapportage.
3.1. Betalingen vanuit projectdepot
Bij een lening van het type projectdepot betaalt Energie Samen de kosten die in begroting zijn opgenomen en niet vallen binnen de eigen bijdrage. Fase 1 Haalbaarheid is altijd een projectdepot. De route is als volgt.
1. De coöperatie dient de factuur in bij het Bedrijfsbureau van Energie Samen.
2. Twee bestuursleden van de coöperatie controleren de factuur of de prestatie door leverancier is geleverd en of de factuur voldoet aan de voorwaarden voor betaling.
3. Indien akkoord, controleert het Bedrijfsbureau Energie Samen de factuur.
4. Energie Samen betaalt de factuur namens de coöperatie uit het projectdepot.
4. | Voorwaarden voor betaling | Controle |
4.1. | Dat de factuur is gericht aan de coöperatie. | Factuur |
4.2. | Op de factuur is duidelijk vermeld voor welk project (is een vermelding van kenmerk en projectnummer) en welke begrotingspost de kosten zijn gemaakt. | |
4.3. | De coöperatie heeft de factuur voor indienen gezien en geaccordeerd (bij het doorsturen). | Akkoord van twee bestuursleden |
4.4. | De kosten passen in de (laatst goedgekeurde) begroting. | Begroting Plan van Xxxxxx |
3.2. Kwartaalrapportage aan Energie Samen
Over lopende ontwikkelleningen wordt elk kwartaal een rapportage gestuurd volgens deze procedure:
1. Binnen drie weken na het verlopen van een kwartaal5 stuurt de coöperatie of projectleider een door het bestuur goedgekeurde projectrapportage naar Energie Samen en de provinciaal/regionaal coördinator.
2. Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie ook een financiële rapportage.
3. Energie Samen controleert de rapportage.
4. Als Energie Samen bijzonderheden constateert of vragen heeft, wordt contact gezocht met de coöperatie.
5. | Voorwaarden kwartaalrapportage | Controle | |
Voorwaarden rapportage project | |||
5.1. | De rapportage is compleet en bevat: • Urenregistratie per persoon per dag per begrotingspost, inclusief eigen bijdrage (uren vrijwilligers en zelf betaalde uren); • Voortgang mijlpalen en resultaten; • Bijgestelde planning afronding fase als de afwijking groter dreigt te worden dan de geaccepteerde afwijking in de aanvraag; • Bijgestelde businesscase als de afwijking groter dreigt te worden dan geaccepteerde afwijking in de aanvraag; • Bijgestelde begroting als de afwijking groter is dan de vastgestelde geaccepteerde afwijking in de aanvraag. | ||
Volledige urenregistratie Mijlpalen en resultaten Planning Business case Begroting | |||
5.2. | De rapportage is goedgekeurd door een bestuurslid van de coöperatie. | E-mail bericht of ondertekening rapport | |
Additionele voorwaarden directe geldlening | |||
5.3. | Bij een direct geldlening bevat de rapportage een overzicht van de kosten en facturen: • Een overzicht van alle facturen voor gemaakte en betaalde uren, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage; • Een overzicht van alle gemaakte out-of-pocket- kosten, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage; | Kostenoverzicht Kopie facturen | |
5 Kwartalen volgen het kalenderjaar dus januari t/m maart, april t/m juni, juli t/m september en oktober t/m december.
• Een door het bestuur goedgekeurde kopie van alle opgenomen facturen.
3.2.1. Toelichting kwartaalrapportage
Energie Samen spant zich in om in goed overleg met de coöperaties en projectbureaus de administratieve last ten behoeve van de rapportages zo laag mogelijk te houden door de rapportages eenvoudig te houden, instrumenten aan te bieden en zoveel mogelijk te automatiseren.
Bij de kwartaalrapportage worden discrepanties met het kostenoverzicht bij Energie Samen zo snel mogelijk gesignaleerd en teruggekoppeld aan de coöperatie.
3.3. Jaarlijks overzicht stand lening
Energie Samen stuurt jaarlijks aan de coöperatie een totaaloverzicht van de betalingen uit het projectdepot en de stand van de lening met bijbehorende risico-opslag. Dit overzicht bevat:
- De totale stand van de lening inclusief een berekening van de opgebouwde risico-opslag;
- Een overzicht per fase van alle facturen voor betaalde uren;
- Een overzicht per fase van alle facturen voor out-of-pocket-kosten;
- Een overzicht van de bij Energie Samen bekende eigen bijdrage: gerapporteerde (vrijwilligers-)uren en totale onkosten, volgens de laatste kwartaalrapportage.
3.4. Incidenten en kritische wijzigingen
Tijdens de uitvoering van een project kunnen incidenten voorkomen die de haalbaarheid van een project in gevaar brengen. Als een coöperatie zo’n incident constateert zal de coöperatie dat zo snel mogelijk melden bij Energie Samen.
Als blijkt dat een project, door incidenten, of veranderende omstandigheden bij de coöperatie of het aangesloten projectbureau, niet meer voldoet aan de voorwaarden, zal de coöperatie ook zo snel mogelijk Energie Samen en de provinciaal of lokaal coördinator hierover informeren.
Energie Samen en de provinciaal of lokaal coördinator gaat in zo’n geval zo snel mogelijk in overleg met de coöperatie om maatregelen te treffen, waarbij altijd wordt gestreefd naar het herstellen van de haalbaarheid van het project binnen de voorwaarden van het fonds.
4. Afsluiting project
4.1. Staking project
Als uit een melding of rapportage blijkt dat het project niet meer haalbaar is, wordt met de coöperatie en de provinciaal of lokaal coördinator eerst gekeken of het project echt gestaakt wordt of eventueel op een later tijdstip weer opgepakt zou kunnen worden.
4.1.1. Overdracht
Als het project nog een toekomstige kans van slagen heeft, wordt de waarde van het project bepaald en de stand van de lening vastgesteld. Het project en de ontwikkellening worden gepauzeerd tot de belemmeringen zijn opgelost. Elk jaar wordt gekeken wat kan worden gedaan om het project weer op te pakken.
De coöperatie kan het project met xxxxxx overdragen aan een andere initiatiefnemer, als deze ook voldoet aan de voorwaarden van het Ontwikkelfonds.
Is dit niet mogelijk, wordt het project geliquideerd en de lening daarmee (zo veel mogelijk) afgelost. Als het project geen (ontwikkel)waarde heeft, wordt (het restant van) de lening kwijtgescholden.
4.2. Bereik Financial Close
De coöperatie meldt bij Energie Samen zodra bekend is wanneer Financial Close zal worden bereikt en wanneer kapitaal beschikbaar wordt om de lening inclusief risico-opslag terug te betalen. De coöperatie meldt daarbij welke kosten nog verwacht worden en wanneer de eindstand van de lening kan worden opgemaakt.
Energie Samen en het Nationaal Groenfonds stellen na het betalen van de laatste facturen de eindstand van de lening op en informeren de coöperatie over deze stand en de stand van de bijbehorende risico-opslag.
Zodra investeringskapitaal beschikbaar komt, betaalt de coöperatie de lening terug met risico-opslag en wordt door de fondsbeheerder teruggeboekt in het Ontwikkelfonds.