Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Geaccepteerd op 03-05-2020 door Xxxxx Xxxxx van tonii community
Versie 1.1
Laatst bijgewerkt op 20-04-2018
Partijen:
Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die WebinarGeek B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68420765, (hierna:Verwerker) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) op grond van de tussen partijen gesloten overeenkomst (hierna: de Hoofdovereenkomst). Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de Wbp, zullen per 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden bedoeld.
In aanmerking nemende dat:
de Verwerkersovereenkomst is gesloten in het kader van het leveren van de dienst van Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke, ter uitvoering van de Overeenkomst;
de dienst van Verwerker bestaat uit online software (genaamd WebinarGeek) waarmee Verwerkingsverantwoordelijke webinars kan organiseren en uitzenden. Ook stelt deze software de Verwerkingsverantwoordelijke in staat om e- mailberichten naar de relaties van Verwerkingsverantwoordelijke te versturen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan tevens via de software van Xxxxxxxxx een relatiebestand beheren ten behoeve van het versturen van e-mails en het verzamelen van gegevens over de door de relaties uitgevoerde handelingen op de website, met betrekking tot de ontvangen e-mails en acties tijdens de webinars.
Verwerker hierbij aangemerkt wordt als Verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de AVG; Verwerkingsverantwoordelijke hierbij aangemerkt wordt als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG;
Verwerker bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) zal verwerken, in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke; Verwerker bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG en, tot 25 mei 2018, de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: “Wbp”) na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
De Wbp en de AVG aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht opleggen om ervoor zorg te dragen dat Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen;
De Wbp en de AVG daarnaast aan de Verwerkingsverantwoordelijke de plicht opleggen om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”);
Waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, tot 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Wbp worden bedoeld.
Zijn als volgt overeengekomen:
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het organiseren en uitzenden van webinars van Verwerkingsverantwoordelijke, en bijbehorende online diensten, het verzenden van mailings in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker mag echter de persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden, zoals het enquêteren van de betrokkenen of het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1. Verwerker zal de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Buiten de EER mogen gegevens alleen worden doorgegeven naar landen met een ‘passend beveiligingsniveau’ volgens de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien er gegevens worden doorgegeven aan derden (zie ook artikel 5) in de Verenigde Staten, dienen deze derden gecertificeerd te zijn voor het EU-US Privacy Shield
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1. De toegestane verwerkingen worden langs volledig geautomatiseerde weg onder controle van Verwerker uitgevoerd.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-
)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de persoonsgegevens als omschreven in ‘Bijlage 1’ door Verwerkingsverantwoordelijke mogen worden aangeleverd en dat Verwerker deze mag verwerken in haar opdracht.
4.4. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat voor de in artikel 1.1 genoemde doeleinden de vereiste wettelijke grondslag zoals toestemming, zoals bedoeld in, maar niet beperkt tot, de Wbp en de Telecommunicatiewet, aanwezig is.
4.5. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden, en dat er is voldaan aan alle extra waarborgen die gelden voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals neergelegd in de relevante weten regelgeving. Verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken en claims die hiermee verband houden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van een derde (ook wel subverwerker genoemd) met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
5.2. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde derden. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om tegen enige, door Verwerker ingeschakelde derden, bezwaar te maken. Wanneer Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen door de Verwerker ingeschakelde derden, maakt dit het gebruik van de door Verwerker aangeboden dienst onmogelijk.
5.3. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien.
Artikel 6. Beveiliging
6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
6.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
6.3. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
Artikel 7. Meldplicht
7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur nadat het lek bij hem bekend is geworden op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
7.2. Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
contactgegevens voor de opvolging van de melding;
de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met
persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
7.4. De Verwerker zal conform artikel 33.5 AVG alle datalekken documenteren, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen. Op verzoek zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier inzage in verschaffen.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten (artikel 15-22 AVG) richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder zelfstandig afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
8.2. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten richt aan Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, indien Verwerkingsverantwoordelijke dit verlangt, medewerking verlenen voor zover dit mogelijk en redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
9.3 Verwerker is zich bewust dat de informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke met Verwerker deelt en opslaat binnen WebinarGeek een bedrijfsgevoelig karakter kan hebben. Alle medewerkers van Verwerker zullen gedurende hun dienstverband en daarna, zoals in hun arbeidsovereenkomst met geheimhoudingsclausule is opgenomen, op verantwoorde wijze met de informatie van de Verwerkingsverantwoordelijke omgaan.
9.4. Medewerkers met toegang tot klantgegevens:
9.4.1. Systeembeheerders (DevOps) en software ontwikkelaars van WebinarGeek hebben volledige toegang tot de Verwerkingsverantwoordelijke-gegevens voor:
het plaatsen van een nieuwe versie van de software; het doorvoeren van software updates en hotfixes; het maken van een back-up;
het verplaatsen van een omgeving.
9.4.2. Consultants, supportmedewerkers en andere WebinarGeek medewerkers hebben alleen toegang tot de klantgegevens waar zij toestemming voor hebben ontvangen van de Verwerkingsverantwoordelijke en voor zolang zij toestemming hebben van de Verwerkingsverantwoordelijke.
9.5. WebinarGeek verzamelt geanonimiseerde gegevens over het gebruik van haar producten. Deze gegevens ondersteunen WebinarGeek om inzicht te krijgen of, hoe en hoe vaak bepaalde onderdelen van het product gebruikt worden en presteren. De geanonimiseerde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om producten en dienstverlening te verbeteren.
Artikel 10. Audit
10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ict-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2. Deze audit vindt uitsluitend plaats nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke, en maximaal eens per jaar plaats.
10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is, ter beschikking stellen. Verwerkingsverantwoordelijke zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Verwerker veroorzaakt.
10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.5. De redelijke kosten voor de audit worden door de Verwerkingsverantwoordelijke gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verwerkingsverantwoordelijke zullen worden gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat ten aanzien van aansprakelijkheid de bepaling uit de Overeenkomst geldt.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door accordering van de Verwerkersovereenkomst door Verwerkingsverantwoordelijke op de daarvoor bestemde locatie in het WebinarGeek account.
12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.3. De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
12.4. Partijen mogen deze Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
13.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.
Artikel 14. Overige bepalingen
14.1. Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
14.2. Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Verwerkersovereenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
14.3 In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:
x. xx Xxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. deze Verwerkersovereenkomst;
c. de Algemene Voorwaarden van Verwerker;
d. eventuele aanvullende voorwaarden.
Bijlage 1: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen Persoonsgegevens
Verwerker zal in het kader van artikel 1.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
E-mailadres NAW-gegevens IP-adres
Gegevens met betrekking tot:
Bezoekgedrag registratiepagina’s en het ontvangen van e-mails in het kader van het registratieproces voor het webinar en opvolging van het webinar.
Kijkgedrag gedurende de webinars en de interacties die een kijker heeft tijdens een webinar.
Van de categorieën betrokkenen:
Webinar inschrijvingen Webinar kijkers