Module 10: Afspraken maken met en voorwaarden scheppen voor vrijwilligers
Module 10: Afspraken maken met en voorwaarden scheppen voor vrijwilligers
• Het scheppen van goede voorwaarden, zorgt ervoor dat je vrijwilligers (langer) kan behouden. Hierbij denken we aan:
• Taakomschrijvingen
• Werkomstandigheden
• Interne informatie en communicatie
• Inspraak en medezeggenschap
• Onkostenvergoedingen
• Verzekeringen
• Belangenbehartiging
• Hiervoor zijn goede afspraken noodzakelijk
10.1 Afspraken maken met vrijwilligers
Een afspraak = Een mondelinge en/of schriftelijke overeenkomst, die zowel rechten als plichten met zich meebrengt.
Beide vormen zijn bindend.
Mondelinge afspraak: Moeilijk te controleren
Veel mogelijkheden voor misverstanden Goed voor vanzelfsprekende/informele zaken
Schriftelijke afspraak: Schept duidelijkheid omtrent verwachtingen en afspraken Belangrijk voor formele afspraken zoals taken, werkzaamheden, rechten en plichten
Vormen van schriftelijke afspraken:
• Brief
• Informele stukken (website, clubblad, nieuwsbrief)
• Formele stukken (notulen, statuten, reglementen, beleidsplan)
• Contracten, overeenkomsten (vrijwilligersovereenkomst)
Het maken van afspraken is van groot belang voor een vereniging, al heeft een sportvereniging geen echte dwangmiddelen om ‘het werk’ toch gedaan te krijgen.
Gebruik afspraken (= rechten en plichten) voor het scheppen van duidelijkheid.
Wacht niet totdat er problemen zijn, want dan heeft de vrijwilliger waarschijnlijk niet erg veel zin meer om zich in te zetten voor de vereniging
10.2 Voorwaarden scheppen voor vrijwilligers
Afspraken kunnen er gemaakt worden rond:
1) De taken, functie, werkzaamheden van vrijwilligers (zie ook module 4, 5 en 6)
a) Taak- en functieomschrijvingen
b) Xxxx werkzaamheden
c) (Vaste) werktijden, periode werkzaamheden, vakantie
d) Opzegtermijn
e) Overdracht van taken/informatie/materialen
f) Begeleiding van vrijwilligers
2) Werkomstandigheden vrijwilligers
Dit is van belang, omdat de sportvereniging in principe straf-/civielrechtelijk kan worden vervolgd. De arbeidsomstandigheden voor vrijwilligers zijn van toepassing op de sportvereniging.
Zorg als sportvereniging voor:
a) Deugdelijk materiaal
b) Goede hygiëne
c) Veiligheidsmaatregelen voor vrijwilligers, leden, etc.
3) Interne communicatie vrijwilligers
De sportvereniging draait op vrijwilligers, die (vaak) maar een klein deel van de tijd aanwezig zijn.
Goede onderlinge informatie en communicatie tussen de vrijwilligers van commissies zijn dus van wezenlijk belang.
Dit is te verbeteren door de volgende stappen:
• Selecteer: welke algemene informatie is voor hen van belang? (samenvatting beleidsplan, hoe dragen hun werkzaamheden er toe bij?);
• Selecteer: welke informatie verandert er regelmatig? (roosters, aanwezigen, werkzaamheden, veranderingen);
• Maak afspraken waar ze de informatie kunnen vinden (logboek, prikbord, website, in de cloud, etc.).
4) Inspraak, medezeggenschap van vrijwilligers (zie ook module 2)
Inspraak bevordert de betrokkenheid bij de vereniging en geeft het bestuur (of vrijwilligerscoördinator) zicht op hun wensen, ideeën en motivatie t.a.v. vrijwilligerswerk (management van motivatie).
Inspraak van vrijwilligers rond het (vrijwilligers)beleid, de organisatie, de werkzaamheden/omstandigheden, faciliteiten en activiteiten van de club, kun je op de volgende manieren verkrijgen:
• Individuele gesprekken (bestuursleden, vrijwilligerscoördinator)
• (Werk)overleg (begeleider, vrijwilligerscoördinator)
• Ledenvergadering
• Vrijwilligersberaad (bijeenkomst van alle vrijwilligers)
• Via een contactpersoon in het bestuur (vrijwilligerscoördinator)
5) Onkostenvergoedingen/Reiskostenvergoedingen
Onkosten van vrijwilligerswerk kunnen behoorlijk uit de hand lopen. Krijgt een vrijwilliger daar weinig van terug, dan werkt dit demotiverend en zal hij afhaken.
6) Onkostenvergoeding = een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten. Het wordt ‘loon’ als:
a) Er meer wordt vergoed dan de kosten die zijn gemaakt
b) De vergoeding boven het maximum van de vrijwilligersvergoeding (€ 1500,-) komt
c) De vergoedingen niet als onkosten gespecificeerd kunnen worden
De fiscus kent 2 regelingen:
1) Vergoeding werkelijk gemaakte kosten: geen maximum en onbelast (wel bewijslast via bonnetjes etc.)
2) Vergoeding van onkosten per jaar maximaal € 1500,-- (geen bonnen nodig, wel aantekeningen in het kas- of bankboek)
Reiskostenvergoeding
Vrijwilligers mogen een kostendekkende reiskostenvergoeding ontvangen. De ANWB heeft richtprijzen per type auto voor een gemiddelde reële reiskostenvergoeding. Boven de € 0,19/kilometer ligt de bewijslast in principe bij de vrijwilliger (alle gemaakte autokosten zoals benzinekosten en reparaties etc. gedeeld door het totaal aantal gereden kilometers)
7) Verzekeringen
Het kabinet heeft vier miljoen in het Gemeentefonds gestort zodat gemeenten een collectieve verzekering voor vrijwilligers kunnen afsluiten. Om gemeenten te stimuleren dit ook daadwerkelijk te doen, hebben de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en VWS een convenant ondertekend.
Met dit geld kunnen gemeenten een verzekering voor alle vrijwilligers afsluiten. Dit is nodig om er voor te zorgen dat de risico’s die vrijwilligers lopen tijdens hun werkzaamheden verzekerd zijn en dat ze dus niet zelf opdraaien voor mogelijke kosten.
Gemeenten zijn volgens de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) verantwoordelijk voor de ondersteuning van de vrijwilligers. Daarom heeft het kabinet er voor gekozen het geld voor de vrijwilligersverzekering in het Gemeentefonds te storten.
Zo kunnen zij vrijwilligersorganisaties maatwerk bieden.
En de inhoud van de verzekering afstemmen op de lokale situatie.
De verzekering kan dan onderdeel uitmaken van het lokale vrijwilligersbeleid.
Daarnaast kunnen verenigingen aanvullend collectieve verzekeringen afsluiten voor hun leden, vrijwilligers en professionals.
Voor een vereniging zijn de volgende verzekeringen van belang:
• Wettelijk aansprakelijkheidsverzekering
• Ongevallenverzekering
• Persoonlijke eigendommenverzekering
• Autoverzekeringen vrijwilligers + inzittendenverzekering
8) Belangenbehartiging
Vrijwilligers in de sport zijn vaak belangeloos bezig voor de vereniging.
Binnen de vereniging kan een vrijwilligerscoördinator de taak op zich nemen om de belangen van de vrijwilligers te behartigen. Dit houdt in dat hij of zij zich sterk maakt voor de rechten van de vrijwilligers, zonder dat hij of zij daarbij het algemene doel van de vereniging schaadt.
Buiten de verenigingen zijn er in Nederland verschillende organisaties die zich bezig houden met het behartigen van belangen voor vrijwilligers.
• Vereniging Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk (NOV)
• Bond voor Werknemers in de Sport (BWS)
Voor meer informatie:
1. X. Xxxxxxxx: Vrijwilligersmanagement, blz. 165-166
2. NOC*NSF: Oog voor vrijwilligers, deel 5, blz. 59-65
3. NOC*NSF X. Xxxxxxxxxxx: Werkboek vrijwilligersbeleid in de sportvereniging. Onderdelen van vrijwilligersbeleid, blz. 78-89