Het bestuur van Kiwa VERIN B.V. heeft gelet op artikel 7.13 van de norm ISO/IEC 17065,
Het bestuur van Kiwa VERIN B.V. heeft gelet op artikel 7.13 van de norm ISO/IEC 17065,
ter zake van de behandeling van geschillen tussen een deelnemer en Kiwa VERIN in haar hoedanigheid van certificerende instantie,
het navolgende reglement vastgesteld.
Definities
Voor de toepassing van dit reglement gelden de navolgende definities. Artikel 1
1. bestuur: het bestuur van Kiwa VERIN B.V.;
2. certificerende instantie: Kiwa VERIN B.V. (hierna: VERIN) in haar hoedanigheid van certificerende instantie voor het kwaliteitssysteem;
3. deelnemer: het bedrijf dat een overeenkomst heeft gesloten met VERIN
inzake de deelname aan het kwaliteitssysteem;
4. geschillencommissie: de geschillencommissie VERIN;
5. kwaliteitssysteem: de kwaliteitsregeling die op basis van de overeenkomst tussen VERIN en de deelnemer is toegepast op de, door VERIN of een door haar ingeschakelde rechtspersoon, uitgevoerde werkzaamheden die
tot het geschil hebben geleid;
6. reglement: het geschillenreglement VERIN zoals dit thans luidt of in de toekomst zal luiden;
7. secretaris: de fungerend secretaris van de geschillencommissie;
8. voorzitter: de voorzitter van de geschillencommissie;
9. werkzaamheden: de controle-, beoordelings- en certificatie werkzaamheden die door VERIN of een door haar ingeschakelde rechtspersoon worden uitgevoerd op basis van de overeenkomst tussen de deelnemer en VERIN.
Geschillencommissie
Artikel 2
1. De geschillencommissie zetelt te Nieuwegein ten kantore van Kiwa CMR B.V.
2. De geschillencommissie is, behoudens de gevallen dat de kwaliteitsregeling reeds in een regeling daartoe voorziet, belast met de beslissing in alle geschillen tussen deelnemer en certificerende instantie die voorvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de certificatie- en/of controle werkzaamheden door de certificerende instantie of een door haar ingeschakelde rechtspersoon. Alle andere geschillen worden voorgelegd aan de regelinghouder dan wel de geschillencommissie van het kwaliteitssysteem.
3. De geschillencommissie bestaat uit een door het bestuur nader te bepalen aantal personen die als lid van de geschillencommissie kunnen fungeren. Alle leden worden benoemd door het bestuur. Deze personen hebben geen binding met het bestuur, de certificerende instantie en/of de controle instantie anders dan voortvloeiend uit dit reglement.
4. Het bestuur benoemt een voorzitter, die de hoedanigheid van meester in de rechten bezit en die bij voorkeur tevens lid van de rechterlijke macht is.
5. De geschillencommissie bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter en twee leden, die per geval door de voorzitter worden aangewezen uit de overeenkomstig het derde lid benoemde personen.
6. Indien de voorzitter van oordeel is dat een geschil van zodanige aard is dat zijn aanwezigheid bij de behandeling ervan niet noodzakelijk is, zal hij, in afwijking van het gestelde in het vijfde lid, drie leden aanwijzen uit de overeenkomstig het derde lid benoemde personen. Deze drie leden zullen als dan in het geschil optreden als geschillencommissie. Deze geschillencommissie zal uit haar midden één van de leden aanwijzen, die als plaatsvervangend voorzitter zal fungeren.
7. Als secretaris van de geschillencommissie treedt op een functionaris, die de hoedanigheid van meester in de rechten bezit.
Aanhangig maken van het geschil
Artikel 3
1. Een aanvraag om geschilbeslechting dient schriftelijk met redenen omkleed, per aangetekende post bij de geschillencommissie te worden ingediend. Een zodanige aanvraag, indien gericht tegen een besluit dan wel handeling van de certificerende instantie en/of van de door haar ingeschakelde rechtspersoon, is slechts ontvankelijk indien deze ter post wordt bezorgd binnen zes weken na de dag waarop het bestreden besluit van de certificerende instantie, is medegedeeld, uitgereikt of verzonden, dan wel na de dag waarop de bestreden handeling van de certificerende instantie en/of van de door haar ingeschakelde rechtspersoon is verricht.
2. Een aanvraag om geschilbeslechting wegens het niet nemen van een besluit of het niet verrichten van een handeling dient per aangetekende post te worden bezorgd binnen drie maanden nadat de aanvrager schriftelijk om het nemen van het besluit respectievelijk om het verrichten van de handeling heeft verzocht.
3. Termijnoverschrijding leidt tot niet-ontvankelijkheid, tenzij de aanvrager ten genoegen van de geschillencommissie aantoont dat hem ter zake van die overschrijding redelijkerwijze geen verwijt treft.
Artikel 4
1. De aanvraag bevat de navolgende gegevens:
a) naam, adres, woonplaats van de betrokken partijen;
b) een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van het geschil;
c) een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van het standpunt van de aanvrager;
d) een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van de vordering;
e) de deelnemer dient te verklaren de uitspraak van de geschillencommissie als bindend te aanvaarden.
2. Elke aanvraag dient voor zover de aanvrager daarover de beschikking heeft, vergezeld te gaan van schriftelijke bewijsstukken.
3. Elke aanvraag dient vergezeld te gaan van storting van een bedrag ad. €250,- op bankrekeningnummer NL 33 RABO 0300 2064 10 ten name van Geschillencommissie VERIN.
4. De secretaris zal, indien naar zijn oordeel niet voldoende gegevens door de aanvrager zijn verstrekt en/of storting van het bedrag als bedoeld in het derde lid niet heeft plaatsgevonden vóór het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 3, de aanvrager in de gelegenheid stellen zijn aanvraag te completeren, respectievelijk zorg te dragen voor storting van het bedrag bedoeld in het derde lid, binnen een door de secretaris te stellen en op straffe van niet-ontvankelijkheid in acht te nemen termijn.
5. De aanvraag wordt niet in behandeling genomen zolang deze naar het oordeel van de secretaris niet compleet is.
6. De secretaris verklaart de aanvraag niet-ontvankelijk in het geval dat de aanvraag niet vergezeld gaat van een storting als bedoeld in het derde lid. In alle andere gevallen beslist de voorzitter over de ontvankelijkheid.
Wraking
Artikel 5
1. Zodra bekend is welke personen tot lid van de geschillencommissie zijn aangewezen, stelt de secretaris de betrokken partijen hiervan op de hoogte.
2. De betrokken partijen kunnen één of meer leden van de geschillencommissie wraken indien gerechtvaardigde twijfel bestaat aan zijn onpartijdigheid of onafhankelijkheid.
3. Een lid van de geschillencommissie kan ook worden gewraakt om redenen die voorafgaand aan zijn benoeming zijn opgekomen.
4. De wrakende partij brengt de wraking, onder nauwkeurige omschrijving van de gronden, schriftelijk ter kennis van het desbetreffende lid, de andere leden van de geschillencommissie en de wederpartij. Deze kennisgeving wordt gedaan binnen twee weken nadat de wrakende partij kennis heeft gekregen van de redenen voor wraking.
5. De behandeling van het geschil kan door de geschillencommissie worden geschorst vanaf de dag van de ontvangst van de kennisgeving. De secretaris van de geschillencommissie geeft daarvan kennis aan de wederpartij.
6. Wordt het gewraakte lid van de geschillencommissie niet binnen twee weken na de dag van ontvangst van de kennisgeving als bedoeld in het vierde lid teruggetrokken, dan kan op verzoek van een der partijen de wraking binnen twee weken na het verlopen van de termijn om het gewraakte lid terug te trekken aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank Utrecht worden voorgelegd.
Procedure
Artikel 6
1. De secretaris zendt een exemplaar van de aanvraag zo spoedig mogelijk aan de gedaagde wederpartij en wijst hem op de mogelijkheid om binnen vier weken bij de secretaris een schriftelijk verweer in te dienen. De secretaris kan deze termijn verlengen.
2. De secretaris zal zo spoedig mogelijk een exemplaar van het verweerschrift aan de eisende partij toezenden en deze, zo de secretaris daartoe termen aanwezig acht, in de gelegenheid stellen om binnen een door de secretaris te bepalen termijn bij de secretaris een conclusie van repliek in te dienen.
3. Indien de eisende partij van deze gelegenheid gebruik maakt, zal de secretaris onder toezending van een exemplaar van de conclusie van repliek aan de wederpartij deze op overeenkomstige wijze in staat stellen tot het indienen van een conclusie van dupliek.
Artikel 7
1. De geschillencommissie bepaalt de dag en het tijdstip van de zitting, waarop partijen hun standpunten mondeling kunnen toelichten. De zitting dient plaats te vinden binnen vier weken nadat de schriftelijke standpunten van partijen bij de secretaris zijn ingediend. De secretaris roept de leden en de partijen op tot deze zitting evenals tot eventuele volgende zittingen.
2. De leden van de geschillencommissie worden opgeroepen onder toezending van de stukken en de partijen.
3. Indien één der partijen daar een verzoek toe indient en de geschillencommissie termen aanwezig acht aan dit verzoek te voldoen, kan de behandeling van het geschil geheel of voor een gedeelte achter gesloten deuren plaatsvinden.
4. De (fungerend) voorzitter van de geschillencommissie is, behoudens de termijnen voor het aanhangig maken van het geschil en de termijn voor het doen van een uitspraak in de vorm van een bindend advies, bevoegd de bij of krachtens dit reglement gestelde termijnen te verlengen.
5. De geschillencommissie is bevoegd om getuigen en deskundigen te horen.
6. Partijen zijn bevoegd om zich door een raadsman te doen bijstaan.
7. In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de (fungerend) voorzitter van de geschillencommissie.
Artikel 8
1. Indien door de deelnemer hangende het geschil getuigenbewijs wordt aangeboden, dan zal de certificerende instantie, onverminderd het bepaalde in het tweede lid, onverwijld een verzoek tot voorlopig getuigenverhoor als bedoeld in de artikelen 186 e.v. van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering bij de Rechtbank Utrecht indienen.
2. Wanneer een verzoek tot getuigenverhoor als bedoeld in de artikelen 186 e.v. van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering door de deelnemer wordt ingediend, dan is de certificerende instantie gehouden om de toewijzing van het verzoek zoveel mogelijk te bevorderen; in het bijzonder is het de certificerende instantie niet toegestaan om zich tegen de inwilliging van het verzoek te verweren,
3. De behandeling door de geschillencommissie wordt geschorst in afwachting van de voltooiing van de procedure van voorlopig getuigenverhoor door de rechter.
Bijzondere bepalingen voor disputen betreffende sancties en maatregelen
Artikel 9
Indien het geschil betrekking heeft op een of meer door de certificerende instantie aan een deelnemer opgelegde sanctie(s) en/of maatregel(en), zijn tevens de bepalingen van de artikelen 9 en 10 van dit reglement van toepassing.
Artikel 10
1. Onverminderd het elders in de artikelen 9 en 10 bepaalde, wordt (worden) de door de certificerende instantie opgelegde sanctie(s) en/of maatregel(en) door de geschillencommissie gehandhaafd, indien de hiertegen door de deelnemer gemaakte bezwaren ongegrond worden bevonden.
2. De opgelegde sanctie(s) en/of maatregel(en) kan (kunnen) niet worden gehandhaafd, indien de afwezigheid van alle schuld van de deelnemer aan de geconstateerde overtreding(en) bewezen wordt. Onder schuld in deze zin valt in ieder geval ook elke vorm van nalatigheid of onachtzaamheid ter zake van het treffen van de redelijkerwijze vereiste voorzorgen en maatregelen om de geconstateerde overtreding(en) te voorkomen.
3. Indien de geschillencommissie van oordeel is dat er onder de omstandigheden van het geval een kennelijke onevenredigheid bestaat tussen de door de certificerende instantie opgelegde sanctie(s) en/of maatregel(en) enerzijds en de geconstateerde overtreding(en) anderzijds, is zij bevoegd om de sanctie(s) en/of maatregel(en) tot een passend niveau te matigen, dan wel om de sanctie(s) en/of maatregel(en) te vervangen door een meer passende sanctie(s) en/of maatregel(en).
Uitspraak
Artikel 11
De geschillencommissie beslist binnen zes weken nadat de (laatste) zitting als bedoeld in artikel 7 heeft plaatsgevonden bij wege van bindend advies en bij meerderheid van stemmen. In bijzondere gevallen kan de geschillencommissie deze termijn met ten hoogste 6 weken verlengen. De schriftelijke uitspraak bevat onder meer de gronden voor de gegeven beslissing. Van de mening van een eventuele minderheid wordt in de uitspraak geen melding gemaakt. Ieder der betrokken partijen ontvangt van de secretaris zo spoedig mogelijk een afschrift van de uitspraak.
Artikel 12
De geschillencommissie zal in haar beslissing mede bepalen, hoe hoog de kosten van de behandeling van het geding zijn en wie deze kosten zal hebben te dragen, met dien verstande dat degene die geheel of grotendeels in het gelijk wordt gesteld, niet geheel in de kosten van het geding kan worden veroordeeld. Onder kosten zijn mede begrepen de honorering en de verschotten van de leden van de geschillencommissie. Het ex artikel 4, derde lid, gestorte bedrag wordt afhankelijk van de beslissing verrekend dan wel teruggestort.
Slotbepalingen
Artikel 13
De certificerende instantie en/of de door haar ingeschakelde rechtspersoon is verplicht aan de geschillencommissie alle gewenste inlichtingen te verstrekken en bescheiden over te leggen.
Artikel 14
De procedure voor de geschillencommissie en/of de uitspraak van de geschillencommissie zullen niet door de deelnemer kunnen worden ingeroepen ter motivering van verval van het recht tot strafvordering wegens de feiten die aanleiding tot de door de certificerende instanties opgelegde sanctie(s) en/ of maatregel(en) hebben gegeven.
Artikel 15
1. De leden van de geschillencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen, welke zij in hun hoedanigheid vernemen en voorts van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de geschillencommissie geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
2. Indien een lid van de geschillencommissie in strijd met het in het eerste lid bepaalde handelt, kan dit lid door het bestuur worden geschorst of ontslagen. Een zodanige beslissing wordt niet genomen dan nadat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich ter zake te verantwoorden.
Artikel 16
De hoogte van de vacatiegelden voor de leden van de geschillencommissie wordt bij besluit van het bestuur vastgesteld.
Artikel 17
1. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur en kan door het bestuur, na overleg met de voorzitter, worden gewijzigd.
2. Op geschillen die aanhangig zijn gemaakt voor de datum van inwerkingtreding van een nieuw reglement, blijft het huidige reglement van toepassing.
Artikel 18
1. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Geschillenreglement Kiwa VERIN’.
2. Dit reglement treedt in werking op 3 september 2014