Contract
Samenwerkingsovereenkomst voor de financiering en de realisatie van de overdekking van de wielerbaan Blaarmeersen te Gent, de uitbouw ervan tot het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” en de exploitatie ervan.
Tussen :
Het Commissariaat-generaal voor de Bevordering van de Lichamelijke Ontwikkeling, de Sport en de Openluchtrecreatie, hierna te noemen “het Bloso”, gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx 0, vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxxx Xxxxx, Leidend Ambtenaar en de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Adjunct Leidend Ambtenaar;
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse regering, voor wie optreedt , hierna te noemen “de Vlaamse Gemeenschap”;
De Provincie Oost-Vlaanderen met zetel Provinciehuis, Gouvernementstraat 1, te 0000 Xxxx, vertegenwoordigd door de Bestendige Deputatie voor wie optreden de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, Gouverneur – Voorzitter, en de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx, Provinciegriffier;
De Stad Gent met zetel Stadhuis, Xxxxxxxxxx 0, te 0000 Xxxx, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen voor wie optreden de xxxx Xxxxx Xxxx, Burgemeester, en de xxxx Xxxx Xxxxxxxxx, Secretaris;
Wielerbond Vlaanderen vzw met zetel te 0000 Xxxxx, Globelaan 49 bus 2, vertegenwoordigd door de heer … … ., Voorzitter en de heer , Secretaris-generaal;
De Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw met zetel te 0000 Xxxxx, Globelaan 49, vertegenwoordigd door de heer … … ., Voorzitter en de heer , Secretaris-generaal;
De Nationale Loterij met zetel te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door… … .
wordt overeengekomen wat volgt:
Deel I. Omschrijving
Artikel 1. Deze overeenkomst regelt de samenwerking en de wederzijdse rechten en verplichtingen van de hierboven vermelde partijen met het oog op de financiering en de realisatie van de overdekking van de wielerbaan in de Blaarmeersen te Gent, de uitbouw ervan tot een volwaardig wielercentrum, nl. het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” en de exploitatie ervan.
Artikel 2. De wielerbaan Blaarmeersen bevindt zich op een stuk grond, gelegen te 0000 Xxxx, Zuiderlaan, met volgende kadastrale gegevens: sectie B, nummer 661/K/2 met een oppervlakte van … … .. m². De Stad Gent kent op die grond en op die gebouwen aan het Bloso een recht van erfpacht toe. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde van het verlijden van de akte
waarbij het recht van erfpacht wordt gevestigd. Deze samenwerkingsovereenkomst kadert tevens binnen deze erfpachtovereenkomst, waarvan de inhoud door alle partijen is gekend. Het ontwerp van erfpachtakte wordt hierbij gevoegd. Na het verlijden van de erfpachtakte, wordt een kopie ervan ter kennisgeving meegedeeld aan alle partijen bij deze samenwerkingsovereenkomst.
De plannen opgesteld door cvba architectenbureau Xxx Xxxxx & partners dd. 28/04/2003 zijn richtinggevend inzake de inplanting en inzake het architectonisch aspect van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”.
Artikel 3. De duur van deze overeenkomst is gekoppeld aan de duur van de erfpacht tussen de Stad Gent en het Bloso ( zie titel 2 erfpachtakte).
Deel II. Studie
Artikel 4. Alle partijen zullen nauw samenwerken in de voorbereidende fase en in de studiefase van het project. Voor het opmaken van de dossiers, de studie van het project en de opvolging ervan wordt een technische commissie opgericht die is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke partij. Deze vertegenwoordiger kan zich laten bijstaan door specialisten. Het voorzitterschap van deze technische commissie wordt waargenomen door een vertegenwoordiger van het Bloso.
Het Bloso zal ook als verbindingsorgaan optreden tussen de verschillende partijen en de coördinatie van het project verzorgen.
Artikel 5. Het uitvoeringsontwerp, inclusief plannen, bestekken, meetstaten en een gedetailleerde kostprijsbepaling, zal ter beoordeling voorgelegd worden aan de technische commissie. Eventueel dient het herwerkt te worden. Hierna zal het Bloso het uitvoeringsontwerp schriftelijk aan de goedkeuring van alle partijen voorleggen. Binnen een maximumtermijn van 30 kalenderdagen kan elke partij zijn eventuele opmerkingen meedelen. Indien het Bloso binnen deze termijn van 30 kalenderdagen geen goedkeuring of afkeuring heeft ontvangen, dan wordt dit aanzien als een stilzwijgende goedkeuring van de betrokken partij.
Deel III. Overdekking van de wielerbaan en de uitbouw ervan tot het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”
Artikel 6. De partijen gaan akkoord om het Bloso als gemeenschappelijke opdrachtgever en als bouwheer aan te duiden. Het Bloso zal na gezamenlijk overleg de rechtshandelingen verrichten die noodzakelijk zijn voor de voltooiing van het gebouw en voor het vlotte verloop van de werken. Zo ondermeer:
- keuze en organisatie van de gunningprocedures;
- onderzoek van de offertes;
- goedkeuring van de offertes;
- betekening van de gunning der werken aan de aannemers;
- toekenning van de voorlopige en de definitieve oplevering van de werken;
- beslissing over de toepassing van eventuele maatregelen t.a.v. de aannemers.
Artikel 7. Het Bloso organiseert de gunningsprocedures met naleving van de regelgeving inzake overheidsopdrachten.
Het Bloso onderzoekt de offertes, stelt het aanbestedingsverslag op en keurt de offertes goed.
Het Bloso maakt een gemotiveerde toewijzingsbeslissing over aan de andere partijen en vraagt om hun schriftelijk akkoord binnen een termijn van 20 kalenderdagen. Indien één van de partijen niet reageert binnen deze termijn wordt dit aanzien als een stilzwijgende goedkeuring van de betrokken partij.
Na ontvangst van deze schriftelijke akkoorden betekent het Bloso de gunning der werken aan de aannemers en beveelt zij de aanvang der werken.
Artikel 8. Het Bloso staat in voor de leiding, de controle, het toezicht en de coördinatie van de werken, het nazicht van de schuldvorderingen en het goede verloop van de werken.
De andere partijen onthouden er zich van om tijdens de uitvoering van de werken rechtstreeks aan de aannemers bevelen te geven.
De andere partijen kunnen een vertegenwoordiger aanduiden om de werfvergaderingen bij te wonen en kunnen te allen tijde het Bloso uitleg vragen over het verloop van de werkzaamheden.
De andere partijen verbinden er zich bovendien toe om op vraag van het Bloso advies te verlenen omtrent de eventuele problemen die zich tijdens de uitvoering van het project zouden voordoen.
Het Bloso levert de werken op in aanwezigheid van een afgevaardigde van elke partij, stelt de processen - verbaal op van voorlopige en definitieve oplevering of van weigering, betekent deze aan de aannemers en zendt hiervan een afschrift aan de andere partijen.
Deel IV. Financiering van het gebouw en van de inrichting
Artikel 9. De richtprijs voor de overdekking van de wielerbaan ( = eerste fase) en de uitbouw ervan tot het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” ( = tweede fase) bedraagt voor de eerste en de tweede fase samen 7.436.733 euro, BTW en erelonen inbegrepen. Hierin zitten vervat :
- alle ontwerpkosten ( studiekosten, erelonen);
- de aansluiting op de nutsvoorzieningen;
- de ruwbouw en de afwerking;
- de technische installaties;
- de inrichting;
- de sporttoplaag;
- de geluidsinstallatie en het scorebord.
De omgevingsaanleg ( herstellen in de oorspronkelijke situatie) is hierin niet begrepen, maar wordt door het Bloso uitgevoerd en bekostigd.
Artikel 00.Xx vorderingstaten en de erop gebaseerde schuldvorderingen worden steeds opgemaakt voor het geheel der uitgevoerde werken. Zij worden door de aannemers bij de bouwheer ingediend.
Artikel 11. De investeringsprijs van de eerste fase van de werken houdende de overdekking van de wielerbaan, alsmede de verwarming, de verluchting en de verlichting van het gebouw, wordt geraamd op 2.763.358 euro, inclusief BTW en erelonen.
De financiering van deze eerste fase gebeurt als volgt:
- De Vlaamse Gemeenschap zal een financiële bijdrage ten belope van
1.276.000 euro leveren. Deze bijdrage, ten laste van de begroting 2002, zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso. Een eerste schijf ten belope van 1.084.600 euro, zijnde 85%, wordt uitbetaald na voorlegging van deze overeenkomst.
Het saldo wordt progressief uitbetaald na voorlegging van de facturen.
- De Provincie Oost-Vlaanderen zal een financiële bijdrage ten belope van 371.840 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren na de goedkeuring van deze overeenkomst door de Provincieraad van Oost- Vlaanderen.
- De Stad Gent zal een financiële bijdrage ten belope van 247.892 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 435-4518601-
33 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren op zicht van de eerste vorderingstaat.
- Wielerbond Vlaanderen vzw zal een financiële bijdrage ten belope van 495.787 euro leveren. Dit bedrag stemt overeen met het honorarium dat Wielerbond Vlaanderen vzw dient te betalen aan cvba architectenbureau Xxx Xxxxx & partners voor de studieopdracht van de overdekking van de wielerbaan en de uitbouw ervan tot het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”, conform de overeenkomst tussen Wielerbond Vlaanderen vzw en cvba architectenbureau Xxx Xxxxx & partners.
- De Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw zal een financiële bijdrage ten belope van 123.947 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren op zicht van de eerste vorderingstaat.
- De Nationale Loterij zal een financiële bijdrage ten belope van 247.893,52 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw, die het na ontvangst dadelijk op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso zal storten.
De uitbetaling door de Nationale Loterij zal gebeuren na voorlegging van de voor voldaan ondertekende facturen of de voor eensluidend verklaarde afschriften hiervan.
Artikel 00.Xx tweede fase omvat de volwaardige uitbouw van de wielerbaan tot het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”. Deze werken die geïntegreerd worden in de eerste fase, bestaan uit:
- de creatie van een degelijke ingang;
- de bouw van vier zogenaamde “blokken” tussen de eigenlijke wielerbaan en de buitengevel. In deze blokken situeren zich o.m. de burelen van Wielerbond Vlaanderen vzw, diverse polyvalente ruimten, bergplaatsen en fietsherstelruimten, extra - kleedkamers, een powerzaal, een cafetaria en een bergplaats voor de Stad Gent;
- de verdieping van het middenplein, het creëren van een betere toegang ernaar en de aanleg van een sportvloer, de inrichting van het middenplein met bijhorend sportmateriaal;
- een verbetering van de natuurlijke verlichting.
De investeringsprijs van deze tweede fase wordt geraamd op 4.673.375 euro, inclusief BTW, erelonen, sportuitrusting, geluidsinstallatie en scorebord, exclusief de omgevingsaanleg.
De financiering van deze tweede fase gebeurt als volgt:
- De Vlaamse Gemeenschap zal een financiële bijdrage ten belope van 906.329 euro leveren. Deze bijdrage, ten laste van de begroting 2003, zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso.
Een eerste schijf ten belope van 770.379 euro, zijnde 85%, wordt uitbetaald na voorlegging van deze overeenkomst.
Het saldo wordt progressief uitbetaald na voorlegging van de facturen.
- De Provincie Oost-Vlaanderen zal een financiële bijdrage ten belope van 123.947 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren na goedkeuring van deze overeenkomst door de Provincieraad van Oost- Vlaanderen.
- De Stad Gent zal een financiële bijdrage ten belope van 250.000 euro leveren. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 435-4518601- 33 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren, samen met de bijdrage voorzien in de 1ste fase.
- De Wielerbond Vlaanderen vzw en de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw zullen gezamenlijk een financiële bijdrage ten belope van 247.894 euro leveren, waarvan elk 50% van dit bedrag. Deze bijdrage zal worden overgemaakt op het rekeningnummer 000-0000000-00 van het Bloso. De uitbetaling zal gebeuren uiterlijk vier maanden na het aanvangsbevel der werken aan de 1ste fase.
- Het Bloso zal een financiële bijdrage ten belope van 3.250.000 euro leveren. Deze bijdrage zal progressief uitbetaald worden naargelang de werken vorderen.
Deel V. Exploitatie van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”
Artikel 00.Xx door de partijen in de loop van deze overeenkomst gerealiseerde werken, leveringen en diensten, zowel voor wat betreft de overdekking als voor de verdere uitbouw van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”, worden onmiddellijk eigendom van het Bloso gedurende de duur van de erfpacht zonder dat zij daartoe enige vergoeding verschuldigd is aan de andere partners.
Artikel 14.Het Bloso staat voor de duur van de erfpacht tussen de Stad Gent en het Bloso ( zie titel 2 erfpachtakte) in voor de eigenlijke exploitatie van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”. De bepalingen van deze overeenkomst betreffende de exploitatie van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx ” worden verlengd bij hernieuwing van de erfpacht.
Artikel 15.Het Bloso exploiteert het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” met naleving van alle bepalingen van de Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt.
Artikel 16.Een beheerscommissie zal worden opgericht met vertegenwoordigers van de Provincie Oost-Vlaanderen, de Stad Gent, Wielerbond Vlaanderen vzw, de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw, de Nationale Loterij en het Bloso. Elke partner heeft recht op twee vertegenwoordigers. Deze beheerscommissie is adviserend en heeft tot taak:
- het Bloso te adviseren bij de exploitatie van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”, in casu het opstellen van een gebruikskalender;
- het Bloso te adviseren bij het herstellen van de accommodatie.
Indien één van de partners niet langer wil deel uitmaken van de beheerscommissie, meldt zij dit minstens zes maand op voorhand bij aangetekend schrijven aan het Bloso. Vanaf het ogenblik een partner geen deel meer uitmaakt van de beheerscommissie verliest zij haar rechten voor “eigen organisaties” zoals bepaald in artikel 17 en het eraan gekoppelde uurtarief zoals bepaald in artikel 21.
Artikel 00.Xx Provincie Oost-Vlaanderen, de Stad Gent, het Bloso, Wielerbond Vlaanderen vzw en de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw kunnen op hun verzoek bij voorrang op de andere gebruikers gebruik maken van de wielerbaan en van het middenplein voor hun “eigen organisaties”.
Onder “eigen organisaties” van de Provincie Oost –Vlaanderen en van de Stad Gent worden verstaan: provinciale of stedelijke sportdagen, andere sportevenementen of sportaangelegenheden die door de provincie of de stad zelf worden georganiseerd (inclusief het organiseren van sportkampen) en vijf dagen die worden ter beschikking gesteld van activiteiten waar de Provincie Oost-Vlaanderen, respectievelijk de Stad Gent als medeorganisator optreedt en/of die kaderen binnen het infrastructureel ondersteuningsbeleid. Deze dagen kunnen niet opgesplitst worden in afzonderlijke uren.
Onder “eigen organisaties” van het Bloso worden verstaan: sportkampen, sportklassen, opleidingscursussen of andere sportevenementen of sportaangelegenheden die georganiseerd worden door het Bloso.
Onder “eigen organisaties” van Wielerbond Vlaanderen vzw en van de Konin klijke Belgische Wielrijdersbond vzw worden verstaan: sportkampen, trainingen en
selecties topsport en studie, internationale, nationale, Vlaamse en regionale trainingen, bijscholingen en opleidingen of andere sportevenementen en sportaangelegenheden die georganiseerd worden door de Wielerbond Vlaanderen vzw of de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw.
Bovendien zullen aan Wielerbond Vlaanderen vzw burelen ter beschikking worden gesteld in het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” voor de huisvesting van d e sportfederatie. De modaliteiten hiervan zullen worden opgenomen in een afzonderlijke huurovereenkomst.
Artikel 18. Het Bloso zal in samenspraak met de beheerscommissie de criteria opstellen waaraan de gebruikers moeten voldoen om in aanmerking te komen voor het gebruik van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx”.
Artikel 19. Jaarlijks zal aan de beheerscommissie een voorstel van gebruikskalender van de vaste gebruikers worden voorgelegd. De nog openstaande uren kunnen instantieel verhuurd worden via de “sportlijn” van de Stad Gent en via het Bloso - centrum te Gent. De modaliteiten hiervan zullen door beide partners worden uitgewerkt.
Artikel 20. De kosten van de exploitatie van het “Vlaams Wielercentrum Xxxx Xxxxxx” zijn ten laste van het Bloso. Het Bloso zal instaan voor de noodzakelijke herstellingen aan het gebouw en voor het onderhoud ervan met uitzondering van deze ruimten die permanent ter beschikking worden gesteld aan de partners of aan derden. Het Bloso zal het nodige personeel inzetten om een correcte dienstverlening te verzorgen. Het Bloso zal het gebouw laten opnemen in haar verzekeringspolissen burgerlijke aansprakelijkheid en brand en zal in haar brandpolis een afstand van verhaal inlassen t.a.v. de Provincie Oost-Vlaanderen, de Stad Gent, Wielerbond Vlaanderen vzw en de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw voor hun “eigen organisaties” of voor de hun ter beschikking gestelde ruimten.
Artikel 21. Het Bloso bepaalt jaarlijks, op voorstel van de beheerscommissie, het toepasselijke uurtarief voor het gebruik van de accommodatie. Met uitzondering van het Bloso betalen de partners voor hun “eigen organisaties” een uurtarief dat bepaald wordt op basis van de reële kosten van elektriciteit, gas, water, onderhoud ( exclusief inzet van Bloso – personeel) en verzekering. Jaarlijks zal een overzicht van deze uitgaven aan de beheerscommissie worden voorgelegd.
Voor derden zal een hoger uurtarief worden aangerekend.
Voor grotere manifestaties ingericht door Wielerbond Vlaanderen vzw en/of door de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw, waarbij gebruik gemaakt wordt van de andere accommodaties van het Bloso – centrum Gent, wordt in overleg met de centrumverantwoordelijke een prijs bepaald die rekening houdt met het soort evenement, de personeelsinzet, de afvalproblematiek, het aantal toeschouwers,
… enz.
Artikel 22. Alle verhuurinkomsten zullen rechtstreeks geïnd en behouden worden door het Bloso. De facturatie aan gebruikers gebeurt via de administratie van het Bloso.
Artikel 23.Het Bloso verbindt er zich toe de bestemming van het complex niet te wijzigen.
Een bestemmingswijziging is enkel mogelijk mits goedkeuring van alle partijen.
Artikel 24. Het Bloso zal instaan voor een duidelijke herkenbaarheid van alle partijen in het project.
In het gebouw zelf zal op een duidelijk zichtbare plaats vermeld worden dat dit gebouw gerealiseerd werd in samenwerking met de Vlaamse Gemeenschap, de Provincie Oost-Vlaanderen, de Stad Gent, Wielerbond Vlaanderen vzw, de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw, de Nationale Loterij en het Bloso.
Opgemaakt te in exemplaren. Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar ontvangen te hebben.
Voor het Bloso
Voor de Vlaamse Gemeenschap
Voor de Provincie Oost-Vlaanderen
Voor de Stad Gent
Voor Wielerbond Vlaanderen vzw
Voor de Koninklijke Belgische Wielrijdersbond vzw
Voor de Nationale Loterij