Met Easy Contract heeft u 100% controle over uw contracten. Een veilig gevoel, wat ook nog kostenbesparingen oplevert!
Geautomatiseerd contractmanagement:
zo eenvoudig is het!
Stappenplan: Easy Contract
Met Easy Contract heeft u 100% controle over uw contracten. Een veilig gevoel, wat ook nog kostenbesparingen oplevert!
CONTRACTMANAGEMENT
Vergeet u ook weleens uw contracten op tijd op te zeggen waardoor het betreffende contract automatisch wordt ver- lengd? Zo mist u de kans om (opnieuw) te onderhandelen over de voorwaarden en zit u er vaak weer voor langere tijd aan vast.
Naast het in de gaten houden van de deadlines is het terug- vinden van de contracten vaak ook een struikelblok. Had u deze uitgeprint en gearchiveerd, ergens op uw pc opge- slagen of toch aan de secretaresse in beheer gegeven? In een tijd waar digitalisering de norm is, kan ook het mana- gen van uw contracten niet achterblijven. Daarom biedt Easy Systems een gemakkelijke oplossing voor digitaal contractmanagement.
OVERZICHT EN GEMAK
Easy Contract is een gemakkelijke tool voor uw contract- management waarmee u nooit meer vergeet een contract
op te zeggen of te verlengen. Via automatische e-mail alerts wordt u altijd op tijd gewaarschuwd en via de appli- catie heeft u altijd en overal toegang tot uw contracten en documenten. Binnen Easy Contract kunt u verschillende gegevens aan uw contracten koppelen. Denk bijvoorbeeld aan de looptijd van het contract, de einddatum of de uiter- ste opzegdatum. Ook kunt u zelf bepalen welke collega’s er toegang krijgen tot een bepaald contract.
CONTRACT MATCHING
Easy Contract biedt tevens de mogelijkheid tot contract matching. Binnenkomende facturen kunnen dan auto- matisch (of handmatig) gematcht worden aan een beta- lingsschema van een contract. Hierin staat welke facturen u binnen een bepaalde periode of binnen een bepaald budget verwacht. Easy Contract vergelijkt vervolgens de binnenkomende facturen met het bijbehorende contract en betalingsschema en kan bij een positieve match de factuur direct boeken en betaalbaar stellen.
Maatwerk ERP 35 gebruikers
Accountview 35 gebruikers
ISAH & Accountview 25 gebruikers
De oplossing in vijf stappen
Het contract wordt ingevoerd en belangrijke data ingesteld.
Per contract worden de gewenste rechten per medewerker toegekend.
Facturen worden met het bijbehorende contract gematcht.
Het contract wordt in circulatie ge- bracht en de geautoriseerde mede- werker kan deze goed- of afkeuren.
Er wordt een melding verstuurd wanneer een contract afloopt.
STAP 1: INVOEREN
De medewerker voert het nieuwe contract, op basis van voor gedefinieerde velden, in. Hierbij worden gegevens m.b.t. de contractant, maar ook alle contracteigenschappen ingevoerd.
STAP 2: TOEWIJZEN
Het contract kan aan specifieke medewerkers binnen de organisatie toegewezen worden. Hierbij kunnen er verschillende rechten aan verschillende personen worden verleend. Zo bepaalt u zelf welke collega’s er toegang hebben tot een bepaald contract en hierover notificaties ontvangen.
STAP 3: CONTRACT MATCHING
Het is mogelijk om bij een contract financiële verplichtingen vast te leggen. Indien een contract een vast factuur-/termijnschema kent is het mogelijk om alle facturen automatisch te matchen met de contractverplichting. Hier vindt de integratie met Easy Invoice plaats.
STAP 4: CIRCULEREN/GOEDKEUREN
Een nieuw ingevoerd contract kan vervolgens in circulatie worden gebracht en goed worden gekeurd door de persoon die hiervoor geautoriseerd is.
STAP 5: AUTOMATISCHE MELDING
Wanneer de ingevoerde opzegtermijn en/of einddatum van een contract nadert, wordt een digitale melding verstuurd aan de verantwoordelijke beheerder.