Partijen:
Convenant
voor de gegevensuitwisseling tussen Dienst Wegverkeer en de Belastingdienst
Versie 2.0 Definitief
Datum 2 augustus 2021
Partijen:
Dienst Wegverkeer, gevestigd en kantoorhoudend te Zoetermeer ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
Xxx. xxx. X. xxx Xxxxxxxxx, Algemeen Directeur, hierna te noemen: “RDW”;
en
De Staatssecretaris van Financiën, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Dhr. drs. J.M. Xxxxxx, algemeen directeur Belastingdienst/Centrale administratieve processen,
hierna te noemen: “Belastingdienst”; hierna gezamenlijk te noemen: Partijen Overwegende dat:
• de RDW verantwoordelijk is voor het Kentekenregister, een basisregistratie waarin informatie over motorrijtuigen staat;
• de Belastingdienst verantwoordelijk is voor het heffen en innen van rijksbelastingen, meer in het bijzonder de motorrijtuigenbelasting (MRB),
‘Belasting op Personenauto’s en Motorrijwielen’ (BPM) en de Belasting op Zware Motorrijtuigen’ (BZM);
• de Belastingdienst voor de uitvoering van zijn taak informatie uit het Kentekenregister nodig heeft;
• op grond van de terugmeldverplichting er tevens informatie door de Belastingdienst aan de RDW geleverd wordt ten behoeve van de kwaliteit van de basisregistratie en ten behoeve van de ondersteuning van het toezichtproces van de RDW;
• beide partijen zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het (technisch) beheer van hun gegevens en – indien nodig – het (technisch) beschikbaar stellen van deze gegevens;
• dat partijen met dit convenant afspraken maken over samenwerking bij de uitvoering van de aan hen opgedragen wettelijke taken, en dat deze afspraken met name betrekking hebben op de inrichting van de gegevens uitwisseling en de verantwoording daarover, passend binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders;
Spreken het volgende af, Artikel 1. Definities
In dit convenant (en de daarbij behorende bijlagen) wordt verstaan onder:
Belastingdienst; de (Rijks)belastingdienst, zoals omschreven in de Uitvoeringsregeling Belastingdienst 2003, die is belast met de heffing en invordering van rijksbelastingen en met andere bij of krachtens de wet opgedragen taken waaronder de inkomensafhankelijke regelingen.
RDW; De Dienst Wegverkeer, zoals omschreven in artikel 4a van de Wegenverkeerswet, die mede tot zijn taakstelling het bijhouden van het Kentekenregister heeft;
Diensten Niveau Beschrijving (DNB); waarin de door de RDW gewenste praktische afspraken over de periodieke gegevensuitwisseling en de samenwerking worden vastgelegd.
Document Afspraken en Procedures (DAP); waarin de voor de uitwisseling noodzakelijke technische en gedetailleerde beschrijvingen van de gegevensuitleveringen zijn gespecificeerd, alsmede procedurebeschrijvingen.
Begrippen die in dit convenant tussen de partijen worden gehanteerd, hebben de betekenis die daaraan in de onderhavige wet- en regelgeving wordt gegeven, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Artikel 2. Doel
Het doel van dit convenant is om nadere afspraken vast te leggen inzake de gegevensuitwisseling tussen de partijen ter bevordering van een optimale en doelgerichte samenwerking bij de inrichting en uitvoering van de wettelijke taken van de partijen. Deze afspraken passen binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders en houden rekening met de wettelijke rechtsbescherming van derden, in het bijzonder de geheimhoudingsplicht en de privacybescherming (doelbinding, proportionaliteit, subsidiariteit en registratie gebruik BSN).
Artikel 3. Afspraken, taken en verantwoordelijkheden
1. De RDW gebruikt de gegevens uitsluitend ten behoeve van de taken en verantwoordelijkheden inzake het Kentekenregister en ter ondersteuning van het toezichtproces.
2. De Belastingdienst gebruikt de gegevens uitsluitend voor klantregistratie en –
beheer en de beoordeling van een juiste heffing en inning van (rijks)belastingen.
Artikel 4. Gegevensuitwisseling
1. In het kader van dit convenant worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, verwerkt. Partijen maken hierover zodanige Technische- en Procedure afspraken dat wordt voldaan aan de eisen die de van toepassing zijnde wet- en regelgeving daaraan stelt.
2. De uitgewisselde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt zoals beschreven in dit convenant.
3. Het doorleveren of overdragen, dan wel ter beschikking stellen van de uitgewisselde gegevens aan andere (externe) partijen mag en kan alléén plaatsvinden als daarvoor een rechtmatige titel aanwezig is en (vooraf) door de leverende partij, te weten RDW of Belastingdienst, uitdrukkelijk schriftelijke toestemming is gegeven.
4. Partijen zullen de uitgewisselde gegevens niet langer bewaren dan in het kader van de uitvoering van wettelijke taken strikt noodzakelijk is.
Voor het overige voldoen zij aan de eisen gesteld in de Archiefwet 1995 en vastgelegd in de betreffende selectielijsten.
5. Partijen doen al het mogelijke om schade bij elkaar te voorkomen dan wel deze te beperken.
6. Partijen verplichten zich jegens elkaar om bij constatering van fouten in de gegevensuitwisseling, zoals bedoeld in dit convenant, elkaar daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.
7. Indien er sprake is van foutieve gegevensuitwisseling waardoor verkeerde informatie aan burgers en/of bedrijven is verstrekt, zullen partijen de wijze van extern communiceren en de inhoud van het betreffende bericht met elkaar afstemmen.
8. Bij constatering van fouten zetten beide partijen zich maximaal in om deze te herstellen en de correcte gegevens uit te wisselen. Een en ander conform de normen die daarvoor worden gehanteerd in het ‘Document Afspraken en Procedures’.
9. Indien sprake is van een situatie waarbij tijdelijk niet kan worden voldaan aan de gegevensuitwisseling bedoeld in dit convenant, zal de meest gerede partij daarvan onmiddellijk mededeling doen aan de andere partij en hem van de ontwikkelingen op de hoogte houden.
10. Partijen houden elkaar op de hoogte van de verstoorde gegevensuitwisseling en
over de voortgang van de oplossing van de verstoring. De wijze van communicatie is vastgelegd in het ‘Document Afspraken en Procedures’.
Artikel 5. Beveiliging
1. Partijen verplichten zich jegens elkaar om alle noodzakelijk te nemen voorzorgsmaatregelen te treffen om de uitgewisselde gegevens vertrouwelijk, met de gepaste geheimhouding en conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt, te behandelen.
2. Partijen zullen binnen hun organisatie de noodzakelijke maatregelen nemen om de uitgewisselde gegevens te beschermen tegen het risico van verlies, ongeautoriseerde wijziging, vernietiging en aanmaak en tegen inzage door onbevoegden.
3. Functionarissen die kennis kunnen nemen van de uitgewisselde gegevens of die deelnemen aan gezamenlijk ingestelde onderzoeken of acties, gebruiken gegevens uitsluitend ter vervulling van de publiekrechtelijke taak van de betrokken instellingen respectievelijk organen.
4. Partijen dragen er zorg voor dat bedoelde functionarissen informatie over een persoon of zaken van personen of lichamen niet verder bekendmaken dan noodzakelijk is ter uitvoering van de publiekrechtelijke taak van de instellingen. Uitgezonderd hiervan is de informatieoverdracht waartoe een wettelijke verplichting bestaat.
5. Partijen zijn als verantwoordelijke verplicht te handelen conform de vigerende privacywetgeving in geval van een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens, voor zover die inbreuk heeft plaatsgevonden bij één van de partijen.
6. Op verzoek van de leverende partij maakt de afnemende partij aannemelijk dat voldaan wordt aan de voorwaarden van gegevensbeveiliging, gegevensgebruik en geheimhouding.
Artikel 6. Financiële verplichtingen
1. Partijen komen overeen dat de kosten en de benodigde inzet van mensen en middelen ter inrichting en uitvoering van dit convenant gezamenlijk worden gedragen in de zin dat elke de partij de kosten draagt die verbonden zijn aan zijn eigen proces. Voor het implementeren van systeemwijzigingen in opdracht van de Belastingdienst brengt de RDW kosten in rekening volgens de gepubliceerde tarieven.
2. Partijen voorzien ieder voor zich in apparatuur, programmatuur en faciliteiten vereist voor het op doelmatige wijze bewerken van gegevens.
3. Daarnaast zijn in de ‘Overeenkomst tussen de Belastingdienst en de Dienst Wegverkeer inzake het verrichte van taken, gerelateerd aan respectievelijk
voorvloeiend uit de uitvoering van de wet op de Belasting van Xxxxxxxxxxxx’x en Motorrijwielen 1992’ nadere financiële afspraken gemaakt voor de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 7. Voorlichting en media
1. Partijen zullen terughoudend zijn met het geven van informatie aan derden over de werkzaamheden en/of de resultaten van de samenwerking.
2. Geen van de partijen zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij in publicaties of reclame-uitingen melding maken van dit convenant en bijbehorende afspraken.
3. Over voorlichtingsactiviteiten en contacten met de media over dit convenant en bijbehorende afspraken wordt steeds tijdig vooraf overleg gevoerd met de daartoe geëigende directie voor voorlichting en communicatie van het betreffende Ministerie.
4. Indien één van de partijen een verzoek ontvangt in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur dat mede betrekking heeft op informatie verkregen van de andere partij, vindt afdoening van dat verzoek, voor zover betrekking hebbend op die informatie, plaats na afstemming met die andere partij.
Artikel 8. Evaluatie
Partijen voeren minimaal eenmaal per jaar overleg over de werking en de uitvoering van dit convenant.
Artikel 9. Wijziging
1. Elke partij kan de andere partij(en) schriftelijk verzoeken het convenant te wijzigen. De wijziging behoeft de schriftelijke instemming van alle partijen.
2. Partijen treden in overleg binnen 4 weken nadat een partij de wens tot wijziging van het convenant aan de andere partij schriftelijke heeft meegedeeld.
3. De wijziging en de verklaring(en) tot instemming worden in het convenant opgenomen, waarna het convenant opnieuw wordt vastgesteld.
Artikel 10. Escalatieregeling
1. Indien er een geschil ontstaat tussen partijen over dit convenant, trachten partijen binnen een redelijke termijn in onderling overleg tot een oplossing te komen.
2. Geschilbeslechting geschiedt uitsluitend in onderling overleg.
3. Er is sprake van een geschil indien tenminste één partij hierover schriftelijk bericht.
Artikel 11. Opzegging
Beëindiging van het convenant is mogelijk indien één van de partijen haar voornemen daartoe schriftelijk meedeelt aan de andere partij(en) onder opgaaf van de redenen van haar wens tot beëindiging. De opzegging gaat in drie maanden na de schriftelijke mededeling.
Artikel 12. Afdwingbaarheid
Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.
Artikel 13. Bijlage(n)
1. De volgende bij dit convenant behorende bijlagen maken integraal onderdeel uit van dit convenant: DNB en DAP.
2. Toekomstige bijlage(n) die onder de werking van dit convenant gaan vallen maken vanaf het moment van inwerkingtreding van de bijlage eveneens integraal onderdeel uit van dit convenant. In de bijlage wordt de verwijzing naar dit convenant opgenomen.
Artikel 14. Geheimhouding
Partijen verbinden zich over en weer, de in het kader van (de uitvoering van) deze overeenkomst uitgewisselde dan wel uit te wisselen informatie geheim te houden en deze geheel noch gedeeltelijk aan enige derde bekend te maken, behoudens voor zover een verplichting tot openbaarmaking voortvloeit uit de wet, een rechterlijke uitspraak of dit convenant.
Artikel 15. Toepasselijk recht
Op dit convenant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Artikel 16. Inwerkingtreding en looptijd
1. Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening door de partijen en heeft een looptijd van 3 jaar.
2. Na afloop van de in bovengenoemde duur wordt dit convenant telkens voor dezelfde duur voortgezet, tenzij een partij het met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden schriftelijk heeft opgezegd.
Artikel 17. Publicatie
1. De tekst van het convenant wordt gepubliceerd op de website van de Belastingdienst.
2. Bij wijzigingen in het convenant of de daarbij behorende bijlagen vindt het eerste lid overeenkomstige toepassing.
Opdrachtgevers en ondertekening
Opdrachtgever RDW
Xxx. xxx. X. xxx Xxxxxxxxx, Algemeen Directeur RDW
Opdrachtgever Belastingdienst
Dhr. drs. J.M. Melsen, Directeur Belastingdienst/Centrale administratieve processen
Ondertekening
Overeengekomen en in tweevoud ondertekend:
Dienst Wegverkeer, | Belastingdienst, |
De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, namens het managementteam RDW, Xxx. xxx. X. xxx Xxxxxxxxx | De Staatssecretaris van Financiën, voor deze, namens het managementteam Belastingdienst, Dhr. drs. J.M. Melsen |
Plaats: Zoetermeer | Plaats: Apeldoorn |
Datum: 22-10-2021 | Datum: |
Gegevens organisatie | Gegevens organisatie |
RDW Xxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxxxxx | Belastingdienst Centrale administratieve processen Xxxx X. Xxxxxxxxxxx 0 0000 XX Xxxxxxxxx |