Convenant regionale verwijsindex VIN

De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den- Helder, Drechterland, Enkhuizen, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland,

Langedijk, Medemblik, Opmeer, Schagen, Stede Broec, Texel en Uitgeest en het bevoegd gezag van:

- de aangesloten organisaties (zie bijlage 4)

Overwegende

- dat alle convenantpartijen werkzaam zijn in de domeinen: jeugdzorg, (geestelijke) gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, politie en justitie, en mede tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen;

- dat het in het kader van deze taak voor tijdige en effectieve interventies noodzakelijk is dat signalen van verschillende beroepskrachten en instellingen over jeugdigen die het risico lopen in hun fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid te worden belemmerd, bij elkaar worden gebracht om zo tot afstemming en tot een gezamenlijke aanpak te komen gericht op het wegnemen of terugbrengen van de risico’s en belemmeringen.

In aanmerking nemende

- De Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- De Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst;

- De Jeugdwet;

- De Wet Publieke Gezondheidszorg;

- De Wet en het Besluit politiegegevens;

- De Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, alsmede de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;

- De Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015;

- De Leerplichtwet;

- De Beroepscode voor de maatschappelijk werkers van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers;

- De Beroepscode voor psychologen van het Nederlands Instituut van Psychologen;

- De Beroepscode voor psychotherapeuten van de Nederlandse vereniging voor Psychotherapie;

- De Beroepscode voor pedagogen en onderwijskundigen van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen;

- De Beroepscode voor jeugdzorgwerkers en jeugd- en gezinsprofessionals van de Beroepsvereniging van Professionals in Sociaal Werk;

- Informatieverstrekking na de match van KNMG.

Besluiten de regionale verwijsindex VIN te bestendigen en maken daartoe de volgende samenwerkingsafspraken.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Zie Bijlage 1.

Artikel 2. Doel van de samenwerking en van de verwerking van persoonsgegevens

1. De landelijke verwijsindex heeft tot doel vroegtijdige en onderlinge afstemming en samenwerking tussen signaleringsbevoegden te bewerkstelligen, opdat zij jeugdigen tijdig passende hulp, zorg of bijsturing kunnen verlenen om daadwerkelijke bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid te voorkomen, te beperken of weg te nemen.

2. Verwerking van persoonsgegevens in de regionale verwijsindex VIN is nodig in relatie tot de volgende doelen:

• bevorderen van de lichamelijke, psychische, sociale en cognitieve ontwikkeling van de jeugdige;

• het vroegtijdig signaleren van xxxxxx’x die de ontwikkeling van de jeugdige naar

volwassenheid belemmeren en het mede daardoor adequaat bieden van hulp;

• afstemming en samenwerking bevorderen tussen bij de jeugdige betrokken convenantpartijen;

• maatschappelijke uitval voorkomen en beperken;

• instroom in het criminele circuit voorkomen en beperken.

3. De regionale verwijsindex VIN sluit aan op de landelijke verwijsindex.

I. TAKEN, FUNCTIES EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 3. Colleges van B&W, verwerkingsverantwoordelijke, convenantbeheerder, functioneel beheerder, regiovertegenwoordiger, procesregisseur

1. De colleges van B&W bevorderen ieder in hun eigen gemeente, vanuit de wettelijke regietaken in het jeugdbeleid, het gebruik van de regionale verwijsindex VIN door de convenantpartijen en houden vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant.

2. Het college van B&W van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige is verantwoordelijk voor de wettelijke regietaken, het gebruik van de regionale verwijsindex VIN en het toezicht op de naleving van het convenant in een concrete casus.

3. Het college van B&W van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. Betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 16, 17 en 18 van dit convenant, wenden tot dit college.

4. De colleges van B&W wijzen een of meerdere convenantbeheerders aan die de taken voortvloeiend uit lid 1 uitvoeren. De convenantbeheerder is de functionaris die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het college van B&W toeziet op de processen binnen de regionale verwijsindex VIN, zo nodig voorstellen doet voor aanpassingen van het systeem aan het functioneel en technisch beheer.

De convenantbeheerder is het primair aanspreekpunt voor partijen inzake VIN en doen gevraagd en ongevraagd verslag aan de colleges van B&W en convenantpartijen over het gebruik van de regionale verwijsindex VIN en de resultaten die met de verwijsindex worden behaald. Hij werft nieuwe convenantpartners (artikel 20), zorgt dat zij organisatieprofielen opstellen en bewaakt deze met het oog op mutaties. De convenantbeheerder zorgt voor scholing in het gebruik van de regionale verwijsindex VIN.

5. De colleges van B&W wijzen gezamenlijk een functioneel/technisch beheerder aan. De functioneel/technisch beheerder is belast met het functioneel en technisch beheer van het systeem. De functioneel/technisch beheerder heeft het hoogste autorisatierecht in de regionale verwijsindex VIN, draagt zorg voor een goede werking van het systeem en het beheer en de verwerking van (persoons)gegevens binnen het systeem.

De functioneel/technisch beheerder maakt op verzoek van de convenantbeheerder accounts aan en wijst de daarvoor benodigde autorisaties toe.

De functioneel/technisch beheerder voert tevens de helpdeskfunctie van de regionale verwijsindex VIN uit, die signaleringsbevoegden bijstaat in het afgeven van signalen en het reageren op matches. De functioneel/technisch beheerder is ontvanger van inverhuisberichten en verantwoordelijk voor het opnemen van de verhuisgegevens van de jeugdige in de regionale verwijsindex VIN.

6. De colleges van B&W wijzen per regio een regiovertegenwoordiger aan. De regiovertegenwoordiger is de functionaris die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het college van B&W zorg draagt voor het bestuurlijk traject, waardoor de wettelijke taak van de gemeenten om het gebruik van de verwijsindex te faciliteren en het gebruik te bevorderen kan worden volbracht. Hieronder valt ook het zorgdragen voor de contracten van functioneel- en technisch beheer.

7. Het college van B&W wijst per gemeente een of meerdere procesregisseur(s) aan. De procesregisseur is de functionaris met de taak om in zijn gemeente de processen rond de signalen te bewaken: dat de signaleringsbevoegden overleg voeren, een gezamenlijke aanpak vaststellen en deze uitvoeren en indien hem blijkt dat dit niet het geval is, de maatregelen neemt die noodzakelijk zijn om de hulp aan de jeugdige op gang te brengen en de convenantpartijen daartoe zo nodig aanwijzingen geeft. Daarnaast heeft de procesregisseur de taak om in zijn gemeente het gebruik van de regionale verwijsindex VIN door de convenantpartijen te bevorderen door onder andere de regionale visie op de verwijsindex uit te dragen.

Artikel 4. Verantwoordelijkheden van het college van B&W als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

1. De colleges van B&W zijn verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen in dit convenant met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van jeugdigen van wie persoonsgegevens worden opgenomen in de regionale verwijsindex VIN.

2. De colleges van B&W treffen voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. Elke deelnemende gemeente aan dit convenant zorgt ervoor dat aansluiting op de Beheersvoorziening BSN wordt verkregen.

3. De colleges van B&W zien er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in de Service Level Agreement Technisch Beheer van de leverancier van de applicatie van de regionale verwijsindex VIN.

4. De colleges van B&W zien er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden convenantpartijen

1. De convenantpartijen bevorderen binnen de eigen organisatie, instelling of praktijk het doelmatig gebruik van de regionale verwijsindex VIN en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van jeugdigen en leven daartoe de bepalingen van de wet en van dit convenant na.

2. Convenantpartijen borgen het gebruik van de regionale verwijsindex VIN door het opstellen van een organisatieprofiel met daarin een uitwerking van de bepalingen van artikel 5 tot en met 11 van het convenant. Het ingevulde organisatieprofiel maakt integraal onderdeel uit van het convenant en kan worden ingezien in het systeem (zie bijlage 2 format organisatieprofiel).

3. De convenantpartijen wijzen een of meerdere instellingscoördinatoren aan. De instellingscoördinator is op de hoogte van het doel en de werkwijze van de regionale verwijsindex VIN en is hiervoor intern en extern aanspreekpunt.

Hij zorgt voor het up-to-date houden van accounts en het eventueel overdragen van signalen van een vertrekkende signaleringsbevoegde naar een andere signaleringsbevoegde. Hij heeft inzicht in alle signalen van de instantie (managementinformatie) en zorgt er voor dat signaleringsbevoegden aangesproken worden op het gebruik (als er niet wordt gesignaleerd, afgestemd of er geen matchregisseur wordt bepaald). De aanwijzing van een instellingscoördinator wordt gemeld aan de convenantbeheerder en de functioneel beheerder.

4. De convenantpartijen kunnen naast een instellingscoördinator een of meerdere locatiecoördinatoren aanwijzen. De locatiecoördinator is intern aanspreekpunt en heeft

dezelfde taken als een instellingcoördinator op locatieniveau. De aanwijzing van een locatiecoördinator wordt gemeld aan de convenantbeheerder en de functioneel beheerder.

5. De convenantpartijen werkzaam in de sectoren gezondheidzorg, onderwijs, kinderopvang, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp en justitie beschikken over een Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. De Meldcode heeft een ander doel dan de verwijsindex. De verwijsindex en de Meldcode kunnen worden beschouwd als aanvulling op elkaar. Het primaire doel van de Meldcode is tijdig te handelen bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. De afweging om je betrokkenheid in de verwijsindex te tonen, is onderdeel van de Meldcode.

De verwijsindex heeft als doel bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde

en veilige ontwikkeling van jeugdigen naar volwassenheid te voorkomen (preventie), te beperken of weg te nemen. Als er gezien de Meldcode geen noodzaak is om (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling te melden, kan er wel noodzaak zijn dat een signaleringsbevoegde zijn betrokkenheid toont bij een jeugdige door een signaal af te geven in de verwijsindex in verband met vroeg signaleren. Jeugdigen waarbij sprake is van (een vermoeden van) huiselijk geweld en kindermishandeling dienen in beginsel te worden gesignaleerd in de regionale verwijsindex VIN. Convenantpartijen borgen het gebruik van het werken met de regionale verwijsindex VIN in het werkproces en nemen het op in hun Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling conform het besluit verplichte Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling artikel 2 lid 1d.

ii. het gebruik van de regionale verwijsindex VIN en de daarmee verband houdende verwerking van persoonsgegevens

Artikel 6. Signaleringsbevoegd

1. Convenantpartijen wijzen binnen hun organisatie, instelling of praktijk de medewerkers aan die signaleringsbevoegd zijn.

2. De signaleringsbevoegden werkzaam bij een convenantpartij zijn zowel bevoegd om hun betrokkenheid bij een jeugdige te tonen door een signaal af te geven in de regionale verwijsindex VIN als om op de hoogte te worden gesteld van signalen van andere signaleringsbevoegden bij een match. Deze signalen kunnen dezelfde jeugdige betreffen, jeugdigen met eenzelfde ouder conform artikel 7.1.2.3 sub e Jeugdwet of jeugdigen met hetzelfde woonadres conform artikel 7.1.2.3. sub d Jeugdwet.

Artikel 7. Het tonen van je betrokkenheid door het afgeven van een signaal

1. Conform artikel 7.1.4.1 van de Jeugdwet kan een signaleringsbevoegde zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, zijn betrokkenheid tonen bij een jeugdige door een signaal af te geven in de regionale verwijsindex VIN indien hij een

redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige door een of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd:

a. de jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, enige andere vernederende behandeling, of verwaarlozing;

b. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen, waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen;

c. de jeugdige heeft meer dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei- of opvoedingsproblemen;

d. de jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger;

e. de jeugdige verzuimt veelvuldig van school of andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten;

f. de jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien;

g. de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen;

h. de jeugdige heeft geen vaste woon- of verblijfplaats;

i. de jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag;

j. de jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld;

k. de ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten ernstig tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige;

l. de jeugdige staat bloot aan risico’s die in bepaalde etnische groepen onevenredig vaak

voorkomen.

2. a. Signaleringsbevoegden maken een afweging om hun betrokkenheid te tonen in de regionale verwijsindex VIN bij jeugdigen die daadwerkelijk worden bedreigd door de risico’s uit het voorgaande lid.

b. Signaleringsbevoegden maken een afweging om hun betrokkenheid in de regionale verwijsindex VIN te tonen bij jeugdigen die het risico lopen op risico’s uit het voorgaande lid.

c. Signaleringsbevoegden maken een afweging om hun betrokkenheid in de regionale verwijsindex VIN te tonen bij jeugdigen waarbij zij het redelijk vermoeden hebben dat zij het risico lopen op risico’s uit het voorgaande lid.

3. In het organisatieprofiel wordt onderscheid gemaakt tussen nuldelijn organisaties, eerste- en tweedelijnsorganisaties. Het verschil tussen deze organisatieprofielen is het moment waarop een signaleringsbevoegde de afweging moet maken om zijn/haar betrokkenheid te tonen bij een jeugdige in de regionale verwijsindex VIN. Signaleringsbevoegden leggen deze afweging vast in hun eigen dossier.

Artikel 8. Inhoud van het signaal

1. Een signaal in de regionale verwijsindex VIN wordt gedaan met behulp van het Burgerservicenummer of met een combinatie van enkele persoonsgegevens van de jeugdige.

2. Indien de signaleringsbevoegde het Burgerservicenummer invoert, vult het systeem daarna

(via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige in.

3. Indien de signaleringsbevoegde het Burgerservicenummer niet mag of kan gebruiken, kan de signaleringsbevoegde ook een combinatie van bekende gegevens invoeren, waarna het systeem (via de Beheersvoorziening BSN) naam, geslacht, geboortedatum, postcode en huisnummer van de jeugdige invult.

4. Het signaal bevat geen gegevens over de aard van de contacten tussen de jeugdige en de

signaleringsbevoegde, of over de aard van de risico’s die worden vermoed.

5. Aan het signaal worden de contactgegevens van de signaleringsbevoegde toegevoegd evenals de datum en het tijdstip van het signaal.

Artikel 9. Mededeling over het tonen van je betrokkenheid aan de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)

1. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) mondeling en/of schriftelijk over het feit dat hij zijn betrokkenheid gaat tonen in de regionale verwijsindex VIN. De signaleringsbevoegde geeft aan waarom hij zijn betrokkenheid toont, geeft informatie over het doel en de werkwijze van de regionale verwijsindex VIN, geeft aan welke organisaties welke persoonsgegevens kunnen ontvangen en hoe lang deze gegevens in het systeem opgeslagen blijven. Hij geeft informatie over de rechten die de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) uit kunnen oefenen en vraagt naar de zienswijze van de jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s), op grond van en overeenkomstig artikel 14 Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. De informatie zoals bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstrekt aan:

• de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is;

• de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige indien de jeugdige tussen 12 en 16 jaar oud is;

• de jeugdige indien hij 16 jaar of ouder is.

3. Het verstrekken van informatie, zoals bedoeld in lid 1 tot en met 2, kan worden uitgesteld indien:

• de bescherming van de belangen van de jeugdige dit uitstel noodzakelijk maakt;

• de mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vraagt.

4. In geval van uitstel op grond van lid 3, draagt de signaleringsbevoegde er zorg voor dat de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) zo spoedig als de situatie toelaat alsnog over het signaal wordt of worden geïnformeerd.

5. Over het informeren van de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) maakt de signaleringsbevoegde een aantekening in het dossier van de jeugdige (of het dossier van de ouder(s)/verzorger(s)). Indien hij heeft besloten om het informeren uit te stellen, bevat deze aantekening ook de redenen die tot dit besluit hebben geleid, welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd, alsmede de datum waarop de jeugdige en of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) alsnog zijn geïnformeerd.

6. De verwerker, zoals bedoeld in artikel 3, lid 3 kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het ten onrechte uitblijven van de mededeling bedoeld in dit artikel, of voor onvolledigheden in het dossier zoals bedoeld in het voorgaande lid.

Artikel 10. Overleg nadat een match is ontstaan

1. Een signaleringsbevoegde die vanuit de regionale verwijsindex VIN een bericht ontvangt dat een match is ontstaan, voert zo spoedig mogelijk, maar ten hoogste binnen tien werkdagen overleg met de andere signaleringsbevoegde(n) over de jeugdige waarbij zij hun betrokkenheid hebben getoond, nadat hiervoor toestemming van betrokkene(n) is verkregen overeenkomstig artikel 6 lid 1 sub a Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Het bedoelde overleg heeft tot doel:

• afstemming tussen signaleringsbevoegden om zo tot een (betere) samenwerking te komen om mogelijke risico’s op een bedreiging in de ontwikkeling van de jeugdige terug te brengen of geheel weg te nemen;

• het maken van afspraken over een gezamenlijke aanpak en over de wijze waarop betrokken signaleringsbevoegden elkaar informeren over de voortgang van hun interventies.

3. Indien de afstemming niet tijdig in de regionale verwijsindex VIN is vastgelegd ontvangen de signaleringbevoegden betrokken bij de match en hun instellingscoördinatoren en/of locatie coördinatoren hiervan een bericht. Indien signaleringsbevoegden dan nog niet tot afstemming kunnen komen, kunnen zij contact opnemen met de procesregisseur van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige.

Artikel 11. Verantwoordelijkheid na het overleg en matchregie

1. Na een match bepalen de signaleringsbevoegden binnen vijftien werkdagen in onderling overleg wie de rol van matchregisseur op zich neemt.

2. Indien er niet tijdig in de regionale verwijsindex VIN is vastgelegd aan wie de rol van matchregisseur is toegewezen ontvangen de signaleringbevoegden betrokken bij de match en de procesregisseur van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige hiervan een bericht.

3. Indien signaleringsbevoegden niet tot een besluit komen over wie de matchregie op zich neemt wijst de procesregisseur de rol van matchregisseur toe.

4. De matchregisseur bewaakt of het overleg zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 daadwerkelijk en tijdig tot stand komt, of er duidelijke afspraken worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, of de verschillende interventies die deel uit maken van de gezamenlijke aanpak voldoende samenhang vertonen en of alle acties die deel uit maken van deze aanpak daadwerkelijk worden uitgevoerd.

5. Stelt de matchregisseur vast dat het overleg zoals bedoeld in artikel 10 lid 1 niet tot stand komt of de gezamenlijke aanpak voortkomend uit het overleg niet of in onvoldoende mate tot stand komt of wordt uitgevoerd, dan meldt hij zijn bevindingen aan de procesregisseur van de feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige, die de oorzaken van de stagnatie onderzoekt

en bevordert dat de jeugdige alsnog de interventies worden geboden die hij nodig heeft. Convenantpartijen binden zich aan de aanwijzingen van de procesregisseur.

6. Iedere signaleringsbevoegde blijft, onverminderd de afspraken die tijdens het overleg worden gemaakt over een gezamenlijke aanpak, zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van zijn eigen interventies ten opzichte van de jeugdige en /of diens ouder(s), voor het volgen van de resultaten daarvan en voor het tijdig initiatief nemen voor nieuw overleg met de andere signaleringsbevoegden, de matchregisseur of de procesregisseur.

Artikel 12. Verhuizing van een jeugdige

1. De functioneel beheerder verwerkt het inverhuisbericht van de landelijke verwijsindex met betrekking tot een jeugdige waarover een of meer signalen zijn afgegeven.

2. In geval er met betrekking tot een jeugdige een isverhuisdsignaal wordt ontvangen, dragen de betrokken signaleringsbevoegden, er zorg voor dat de noodzakelijke informatie wordt overgedragen aan de signaleringsbevoegde collega in de nieuwe woonplaats van de jeugdige en/of de procesregisseur van de nieuwe feitelijke woon- of verblijfplaats van de jeugdige.

3. De signaleringsbevoegde informeert de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) over de overdracht zoals bedoeld in lid 2. Artikel 9 lid 3 tot en met 6 zijn daarbij van toepassing.

Artikel 13. Geheimhouding

Ieder die op grond van dit convenant kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige en/of diens ouder(s)/verzorger(s) is verplicht tot geheimhouding hiervan, tenzij de wet of dit convenant hem noodzaakt tot verstrekking van deze gegevens.

Artikel 14. Deactiveren van signaal en verwijderen van gegevens uit de

regionale verwijsindex VIN

1. Een signaleringsbevoegde dient het signaal dat hij betrokken is niet langer actief te laten staan (te deactiveren) dan noodzakelijk is voor het doel van de regionale verwijsindex VIN zoals omschreven in artikel 2, maar nooit langer dan twee jaar na de datum van signalering. Een signaal kan vernieuwd worden in het geval dat dit noodzakelijk is voor het doel van de regionale verwijsindex VIN zoals omschreven in artikel 2. In dat geval begint de verjaringstermijn van twee jaar opnieuw te lopen op het moment van vernieuwing van het signaal.

2. Indien een signaal wordt gedeactiveerd wordt het signaal geplaatst in het historisch archief waar het maximaal vijf jaar wordt bewaard voor het vernietigd wordt.

3. Een signaleringsbevoegde is bevoegd na het afgeven van een signaal het historisch archief, gerelateerd aan het signaal over de jeugdige, te raadplegen. Deze bevoegdheid wordt toegekend voor de duur dat het betreffende signaal van de signaleringsbevoegde actief is.

4. Een signaal dat wordt vernietigd in de regionale verwijsindex VIN wordt vervolgens tevens vernietigd in de landelijke verwijsindex. Indien een signaal wordt vernietigd worden alle digitale gegevens van het signaal gewist.

5. Iedere signaleringsbevoegde heeft het recht om bij de convenantbeheerder een verzoek tot vernietiging in te dienen conform lid 4 van dit artikel, inzake een signaal dat hij over een jeugdige heeft afgegeven, omdat naar zijn oordeel het signaal niet terecht is afgegeven;

6. De convenantbeheerder besluit binnen ten hoogste acht weken over het verzoek tot vernietiging en geeft zo nodig opdracht tot vernietiging van het signaal.

7. Het signaal wordt in ieder geval vernietigd, indien:

• de jeugdige de leeftijd van 23 jaar bereikt;

• de jeugdige overlijdt.

8. Bezwaar zoals bedoeld in artikel 21 AVG en artikel 18 van dit convenant kan leiden tot het besluit van de verwerkingsverantwoordelijke om het signaal te vernietigen

II. RECHTEN VAN BETROKKENEN

Artikel 15. Recht op informatie, inzage en afschrift

1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke met het verzoek:

• hem informatie te verschaffen over de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van de regionale verwijsindex VIN;

• hem inzage in, en afschrift te geven van, zijn persoonsgegevens die in het kader van de regionale verwijsindex VIN door of vanwege de verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt.

2. De verwerkingsverantwoordelijke reageert in beginsel binnen vier weken op dit verzoek, door de gevraagde informatie te verschaffen dan wel xxxxxx en/of afschrift te verlenen. De reactie omvat in ieder geval:

• het doel van de regionale verwijsindex VIN;

• de gegevens die m.b.t. de jeugdige zijn verwerkt;

• de namen van de convenantpartijen of van anderen aan wie deze gegevens zijn verstrekt;

• de herkomst van de gegevens;

• de bewaartermijn(en);

• een beschrijving van de rechten van betrokkene;

• indien de verzoeker dit wenst, informatie over het elektronische systeem van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

3. Informatie, inzage en afschrift kunnen alleen worden geweigerd, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:

• de bescherming van de belangen van de jeugdige of van de rechten en vrijheden van anderen;

• de veiligheid van de staat;

• de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

• gewichtige economische en financiële belangen van de staat en van andere openbare lichamen;

• het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften.

4. De verwerkingsverantwoordelijke wijst de taken voortvloeiend uit lid 2 toe aan de functionaris gegevensbescherming van de betrokken gemeente. De functionaris gegevensbescherming stemt de inhoudelijke afhandeling af met de procesregisseur. De procesregisseur stemt af met de signaleringsbevoegde of er is voldaan aan de informatieplicht conform artikel 9, lid 1.

Artikel 16. Recht op correctie

1. Nadat een betrokkene op grond van artikel 15 van dit convenant inzage in zijn persoonsgegevens heeft gehad die in het kader van de regionale verwijsindex VIN zijn verwerkt, kan hij de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking in de regionale verwijsindex VIN, of indien deze naar zijn oordeel zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of dit convenant.

2. Aan het verzoek tot verwijdering van gegevens op verzoek van betrokkene zoals bedoeld in het voorgaande lid, ook wel recht op vergetelheid in de zin van artikel 17 Algemene Verordening Gegevensbescherming, wordt slechts voldaan ingeval een van de situaties beschreven in artikel 17, lid 1, sub a t/m f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing is.

3. De verwerkingsverantwoordelijke reageert in beginsel binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op een verzoek zoals bedoeld in lid 1.

4. De verwerkingsverantwoordelijke wijst de taken voortvloeiend uit lid 2 toe aan de functionaris gegevensbescherming. De functionaris gegevensbescherming stemt de inhoudelijke afhandeling af met de procesregisseur. De procesregisseur stemt af met de signaleringsbevoegde of de reden van het signaal voldoet aan artikel 7.

Artikel 17. Bezwaar

1. De betrokkene kan bij de verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in de regionale verwijsindex VIN in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden op grond van artikel 17, lid 1, sub d, en artikel 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit bezwaar zal worden begrepen als een verzoek tot vernietiging in de zin van artikel 17, lid 1, sub c van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Als bezwaar wordt ingediend, wordt de verwerking terstond gestaakt, tenzij verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen dat er gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan de gronden voor het bezwaar zoals aangevoerd door betrokkene.

3. De verantwoordelijke geeft in beginsel binnen vier weken een gemotiveerd oordeel of het bezwaar gerechtvaardigd is. In het geval het bezwaar gerechtvaardigd is, vraagt de convenantbeheerder de gegevens van de betrokkene uit de regionale verwijsindex VIN en de landelijke verwijsindex te laten verwijderen. Indien betrokkene het niet eens is met de beslissing op het bezwaar zoals bedoeld in 17 lid 1, kan beroep worden ingesteld overeenkomstig Hoofdstuk 6 van de Algemene Wet Bestuursrecht.

4. De verwerkingsverantwoordelijke wijst de taken voortvloeiend uit lid 2 toe aan de functionaris gegevensbescherming. De functionaris gegevensbescherming stemt de inhoudelijke

afhandeling af met de procesregisseur. De procesregisseur stemt af met de signaleringsbevoegde of de reden van het signaal voldoet aan artikel 7 en of er is voldaan aan de informatieplicht conform artikel 9, lid 1.

Artikel 18. Uitoefening van de rechten door de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger(s)

1. De rechten zoals beschreven in artikel 15, 16 en 17 worden uitgeoefend:

• indien de jeugdige nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s);

• indien de jeugdige al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is, door de jeugdige en de wettelijk vertegenwoordiger(s) gezamenlijk;

• door de jeugdige zelf indien hij 16 jaar of ouder is.

2. Indien een jeugdige naar het oordeel van de verwerkingsverantwoordelijke, niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden de rechten die hem op grond van dit convenant toekomen, uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s).

Artikel 19. Kennisgevingsplicht van verwerkingsverantwoordelijke

Op grond van artikel 19 Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft de verwerkingsverantwoordelijke de verplichting om de signaleringsbevoegden waarmee een match is ontstaan, op de hoogte te stellen van de rectificatie of verwijdering van een signaal.

III. OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 20. Toetreding en opzegging

1. De bevoegdheid te beslissen over de toetreding van nieuwe convenantpartijen hebben de Colleges van B&W gemandateerd aan de convenantbeheerder.

2. Toetreding is slechts mogelijk indien de nieuwe convenantpartij werkzaam is in de domeinen jeugdhulp, gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, politie en justitie.

3. De convenantpartij wordt pas geacht te zijn toegetreden na ondertekening van dit convenant of een toetredingsovereenkomst tot dit convenant, en het opstellen van een organisatieprofiel.

4. Opzegging van het convenant kan door een convenantpartij of door een College van B&W.

5. Bij opzegging door een convenantpartij geschiedt dit schriftelijk en met vermelding van de reden daarvan bij de gezamenlijke Colleges van B&W.

6. Bij opzegging door een College van B&W geschiedt dit schriftelijk en met vermelding van reden daarvan bij de overige colleges van B&W. Hierbij geldt een opzegtermijn van een half jaar.

7. Indien de convenantbeheerder dat noodzakelijk acht kan worden besloten deelname van een convenantpartij te beëindigen. Beëindiging vindt gemotiveerd en schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle colleges van B&W.

Artikel 21. Niet naleven verplichtingen van de regionale verwijsindex VIN

1. Indien een convenantpartij onvoldoende diens verplichtingen nakomt, voortvloeiend uit de geldende wet- en regelgeving en dit convenant, ten aanzien van het gebruik van de regionale verwijsindex VIN, kan deze convenantpartij hierop aangesproken worden door de convenantbeheerder.

2. Indien het gesprek, zoals bedoeld in lid 1 tot onvoldoende verbetering leidt kan de convenantbeheerder dit melden bij de gezamenlijke colleges van B&W.

Artikel 22. Looptijd, wijziging en aanvulling van het convenant

1. Dit convenant gaat in op 1 oktober 2019 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en vervangt de volgende drie convenanten:

- Convenant verwijsindex Noord-Hollland Regio Noord-Kennemerland;

- Convenant verwijsindex Noord-Holland Regio West Friesland;

- Convenant verwijsindex Noord-Hollland Regio Kop.

2. Wijziging en aanvulling van dit convenant vindt schriftelijk plaats en is slechts mogelijk met instemming van alle convenantpartijen. De wijziging wordt schriftelijk kenbaar gemaakt met vermelding van de beoogde ingangsdatum van de wijziging. Hierop geldt een reactietermijn van

vier weken. Na het verstrijken van de reactietermijn wordt er een definitief wijzigingsvoorstel opgemaakt. Indien de aanpassing een wetswijziging betreft dan is een reactietermijn op deze wijziging door de convenantpartijen niet nodig.

Artikel 23. Slotbepalingen

1. Dit convenant kan worden aangehaald als convenant regionale verwijsindex VIN.

Alkmaar, 3 september 2019

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Alkmaar

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. Xxxxxx-Xxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 0000 Xx xxxxxxxx Xxxxxx XX

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. Xxxxxx-Xxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019

De gemeente Castricum

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. xx Xxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 0000 Xx xxxxxxxx Xxx Xxxxxx

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 0000 Xx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de heer M. Pijl

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Enkhuizen

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. xxx Xxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Heerhugowaard

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de heer J. Does

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 0000 Xx xxxxxxxx Xxxxxx

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. Xxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Hollands Kroon

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: mevrouw X. xxx Xxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Hoorn

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. xxx xxx Xxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Koggenland

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Langedijk

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Medemblik

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Opmeer

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Schagen

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. xxx xxx Xxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Stede Broec

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Texel

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: de xxxx X. Xxxxxxx

Toetreding tot dit convenant

Dit convenant treedt in werking op 1 oktober 2019 De gemeente Uitgeest

College van Burgemeesters en Wethouders Namens deze: xxxxxxx X. xxx Xxxx-Xxxxxxx

Bijlage 1. Begripsbepalingen

Begrip	Toelichting
Betrokkene	De jeugdige waarbij een signaleringsbevoegde zijn betrokkenheid heeft getoond door een signaal af te geven in de regionale verwijsindex VIN, en/of zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger(s).
Bewaartermijn	De termijn van bewaring van een signaal in de regionale verwijsindex VIN.
Bijzondere persoonsgegevens	Gevoelige persoonsgegevens zoals gegevens over financiële situatie, woonsituatie, gezinssituatie, psychische of fysieke gezondheid, dagbesteding en sociale omgeving.
BSN	Burgerservicenummer.
College van B&W	Het college van Burgemeester & Wethouders
Convenantpartij	De organisatie, instelling of praktijk die dit convenant heeft ondertekend en daardoor bevoegd is om te signaleren in de regionale verwijsindex VIN en om informatie over signaleringen van anderen de regionale verwijsindex VIN te ontvangen;.
Functionaris gegevensbescherming	De functionaris aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor naleving van de regelgeving die voortvloeit uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Helpdesk	Functie die convenantpartijen bijstaat in het gebruik van de regionale verwijsindex VIN.
Historisch archief	Opslag, gedurende vijf jaar, van signalen die zijn verwijderd uit het systeem en daarmee inactief zijn geworden overeenkomstig artikel 7.1.4.5 van de Jeugdwet.
Interventie	Iedere professionele actie van een signaleringsbevoegde die er op is gericht de jeugdige te helpen, steun te bieden, of anderszins de belemmeringen in zijn groei naar volwassenheid weg te nemen of terug te brengen.
Inverhuisbericht	Bericht van de regionale verwijsindex VIN aan de functioneel beheerder dat een jeugdige, over wie in de regionale verwijsindex VIN een of meer actieve signalen zijn afgegeven, naar een van de gemeenten in de regio Noord-Holland Noord is verhuisd.
Isverhuisdsignaal	Bericht van de regionale verwijsindex VIN aan signaleringsbevoegden dat een jeugdige over wie zij een actief signaal hebben afgegeven, is verhuisd.
Jeugdige	Kind of jongere tot 23 jaar.
Landelijke verwijsindex	Landelijk elektronisch systeem waarin signaleringsbevoegden hun betrokkenheid bij een jeugdige tonen door een signaal af te geven. Bij een match ontvangen alle bij de jeugdige betrokken signaleringsbevoegden hierover bericht. De regionale

	verwijsindex VIN (een signaleringssysteem conform art. 7.2.1 besluit Jeugdwet) is aangesloten op de landelijke verwijsindex.
Match	Een match ontstaat als twee of meer signaleringsbevoegden hun betrokkenheid hebben getoond over een zelfde jeugdige, dan wel over verschillende jeugdigen die woonachtig zijn op hetzelfde adres, dan wel over verschillende jeugdigen die eenzelfde ouder hebben.
Meldcode	Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.
Persoonsgegevens	Van de jeugdigen worden de volgende persoonsgegevens in de regionale verwijsindex VIN verwerkt: BSN, naam, adres, geslacht en geboortedatum.
Regionale verwijsindex	De regionale verwijsindex VIN.
Relatiemanagers	De convenantbeheerder.
Risico	Het redelijk vermoeden van een risico dat een jeugdige wordt belemmerd in zijn lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid.
Signaal	Bericht van een signaleringsbevoegde aan de regionale verwijsindex VIN dat hij betrokken is bij een jeugdige. In de Jeugdwet wordt de term melding gebruikt.
Signaleren	Het tonen van de betrokkenheid bij een jeugdige door het afgeven van een signaal in de regionale verwijsindex VIN. In de Jeugdwet wordt de term melden gebruikt.
Signaleringsbevoegde	De professional die zelf convenantpartij is, of die werkzaam is voor een organisatie, instelling of praktijk die convenantpartij is, en die hem bevoegd heeft verklaard tot het afgeven van een signaal in de regionale verwijsindex VIN. In de Jeugdwet wordt de term meldingsbevoegde gebruikt.
Toestemming	Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt in de zin van artikel 4 lid 11 Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt aanvullend ingevolge art 9 lid 2 sub a AVG dat er sprake moet zijn van ‘uitdrukkelijke toestemming’.
Verwerkingsverantwoordelijke	Verwerkingsverantwoordelijke zoals genoemd in artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het college van B&W van de woon- of verblijfplaats van de jeugdige. Deze stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van de gegevens van de regionale verwijsindex VIN vast.
Verstrekken van persoonsgegevens	Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens	Verwerking in de zin van artikel 4 lid 2 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwijsindex	Landelijke verwijsindex en/of de regionale verwijsindex VIN.
VIN	Vroeg Samenwerken In Noord-Holland Noord.
Wettelijk vertegenwoordiger(s)	de ouder(s) of de voogd(en) die het gezag over een minderjarige uitoefent.

Bijlage 2. Toetredingsovereenkomst convenant regionale verwijsindex VIN zoals bedoeld in artikel 20 lid 3 van dit convenant

De colleges van B&W van de gemeenten Alkmaar, Bergen NH, Castricum, Den Helder, Drechterland, Enkhuizen, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland, Langedijk, Medemblik, Opmeer, Schagen, Stede Broec, Texel en Uitgeest voor deze overeenkomstig vertegenwoordigd door de convenantbeheerder

het bevoegd gezag van

[naam, adres en vestigingsplaats van de convenantpartij(en)] voor deze overeenkomst vertegenwoordigd door [naam en functie]

overwegende dat:

[naam convenantpartij] als convenantpartij wenst toe te treden tot het convenant regionale verwijsindex VIN met het doel om vroegtijdig met andere convenantpartijen samen te werken;

[naam convenantpartij] kennis heeft genomen van genoemd convenant en instemt met alle bepalingen;

komen hierbij overeen dat

[naam convenantpartij] met ingang van [datum] als convenantpartij zal toetreden tot het convenant regionale verwijsindex VIN en na toetreding alle bepalingen van het convenant zal naleven.

[naam convenantpartij] Namens de gemeenten

[functionaris] convenantbeheerder

[naam functionaris] [naam functionaris]

Plaats: [plaats] Plaats: Alkmaar

Datum: [datum] Datum: [datum]

Bijlage 3. Organisatieprofiel organisatie, instelling of praktijk zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 van dit convenant

Organisatieprofiel

Bij het aansluiten van een nieuwe convenantpartij/organisatie is het belangrijk om de bestuurders en uitvoerende managers van de betrokken instellingen nauw te betrekken bij de besluitvorming in het proces van de toetreding en implementatie van de regionale verwijsindex VIN. Organisaties ontvangen een borgingsplan om hierbij te ondersteunen. Het borgingsplan gaat in op aandachtpunten betreffende de aansluiting, de borging en de externe- en interne communicatie.

Het organisatieprofiel is bedoeld om wederzijds duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de organisatie gebruik gaat maken van de regionale verwijsindex VIN en dient als bespreekdocument bij voortgangs- en/of evaluatiegesprekken.

Naast de toetredingsverklaring van een organisatie is het organisatieprofiel een belangrijke randvoorwaarde rondom de implementatie van de verwijsindex. De onderwerpen die in het organisatieprofiel naar voren komen zijn;

• Contactinformatie van de organisatie en instellingscoördinator

• Algemene informatie van de organisatie

• Wanneer professionals hun betrokkenheid tonen

• Privacy - hoe omgegaan wordt met de informatie- en toestemmingsplicht

• Interne werkwijze en borging

• Taken professional en instellingscoördinator

Hierna vindt u een voorbeeld en deels ingevuld format voor het organisatieprofiel, waarbij de rode stukken tekst ingevuld c.q. vervangen moeten worden.

Op het moment dat u uw organisatie aanmeld om aan te sluiten op de regionale verwijsindex VIN hebben wij enkele gegevens van u en uw organisatie nodig om uw aanmelding te verwerken.

Het organisatieprofiel wordt geplaatst op Multisignaal, waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten en is alleen inzichtelijk voor alle signaleringsbevoegden.

Door het verzenden van het organisatieprofiel geeft u hiervoor uw toestemming. U mag ons altijd vragen het organisatieprofiel te vervangen door een andere versie.

ORGANISATIEPROFIEL

Contactinformatie

Naam organisatie: naam Instellingscoördinator: naam E: e-mailadres

T: telefoonnummer A: adres

Algemeen

Algemene beschrijving van de organisatie, taken en verantwoordelijkheden

Doelgroep

Met welke doelgroep werkt uw organisatie?

Welke professionals mogen werken met VIN?

Welke functies heeft uw organisatie aangewezen als signaleringsbevoegd?

Wanneer tonen professionals hun betrokkenheid?

De landelijke criteria in de jeugdwet (Artikel 7.1.4.1) zijn leidend.

VIN is bedoeld als een laagdrempelig instrument Professionals stemmen vroegtijdig en onderling af zodat zij de jeugdige en/of diens ouder(s) tijdig passende hulp bieden en niet langs elkaar heen werken.

Naam organisatie is een nuldelijn organisatie. Aan de betrokkenheid ligt geen hulpvraag ten grondslag.

Naam organisatie toont haar betrokkenheid in VIN als:

• de professional het redelijke vermoeden heeft dat de jeugdige het risico loopt op de in de wetgenoemde risico’s (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

• de problematiek buiten de expertise van naam organisatie valt en de professional de jeugdige/gezin doorverwijst naar een andere organisatie.

• andere organisaties naam organisatie betrekken in de samenwerking (zoals bij 1 gezin 1 plan en/of integraal werken).

• de professional de afweging maakt dat het in het belang van de jeugdige is dat andere professionals nu of in de toekomst op de hoogte zijn van zijn/haar betrokkenheid.

• naam organisatie toont in ieder geval haar betrokkenheid in de volgende situaties:

Situatie specifiek voor organisatie, bijvoorbeeld: als een jeugdige in een MDO besproken wordt of als er een melding bij leerplicht gedaan wordt.

Tenzij:

• de professional BIG geregistreerd is en geen conflict van plichten heeft als een samenwerking met andere organisaties niet tot stand zou komen en ouder(s) en/of jeugdige na herhaaldelijk informeren over het nut en de noodzaak van VIN geen toestemming geven voor het gebruik van VIN.

De professional legt de reden/afweging om zijn/haar betrokkenheid te tonen vast in het eigen dossier.

Wanneer tonen professionals hun betrokkenheid?

De landelijke criteria in de jeugdwet (Artikel 7.1.4.1) zijn leidend.

Naam organisatie is een eerstelijns organisatie. Aan de betrokkenheid ligt een hulpvraag ten grondslag. De zorg/ ondersteuning is direct toegankelijk. De zorg/ondersteuning is algemeen.

Naam organisatie toont haar betrokkenheid in VIN tenzij:

• de professional de afweging heeft gemaakt dat er geen redelijke vermoeden is dat de jeugdige het risico loopt op de in de wetgenoemde risico’s (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

• de professional er zeker van is dat er geen andere organisaties betrokken zijn.

• de professional zelf geen andere organisaties betrekt in de samenwerking (zoals bij 1 gezin 1 plan) en inschat dat doormiddel van zijn/haar interventies er geen andere signalen zijn en/of gaan komen.

• de professional de afweging maakt dat het niet in het belang van de jeugdige is dat andere professionals nu of in de toekomst op de hoogte zijn van betrokkenheid van naam organisatie.

De professional legt de reden/afweging om zijn/haar betrokkenheid wel of niet te tonen vast in het eigen dossier.

Wanneer tonen professionals hun betrokkenheid?

De landelijke criteria in de jeugdwet (Artikel 7.1.4.1) zijn leidend.

Naam organisatie is een tweedelijnsorganisatie. Aan de betrokkenheid ligt een hulpvraag ten grondslag.

De zorg/ondersteuning is alleen toegankelijk met een verwijzing of indicatie. De zorg/ondersteuning is specialistisch.

Naam organisatie toont haar betrokkenheid in VIN tenzij:

• de professional de afweging heeft gemaakt dat er geen redelijke vermoeden is dat de jeugdige het risico loopt op de in de wetgenoemde risico’s (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

• de professional er zeker van is dat er geen andere organisaties betrokken zijn.

• de professional de afweging maakt dat het niet in het belang van de jeugdige is dat andere professionals nu of in de toekomst op de hoogte zijn van betrokkenheid van naam organisatie.

De professional legt de reden/afweging om zijn/haar betrokkenheid wel of niet te tonen vast in het eigen dossier.

Wanneer tonen professionals hun betrokkenheid?

De landelijke criteria in de jeugdwet (Artikel 7.1.4.1) zijn leidend.

VIN is bedoeld als een laagdrempelig instrument Professionals stemmen vroegtijdig en onderling af zodat zij de jeugdige en/of

Als naam organisatie betrokken is bij een ouder en/of verzorger van een jeugdige tot 23 jaar toont zij haar betrokkenheid bij de jeugdige, in het kader van de kindcheck, in VIN als:

• de professional het redelijke vermoeden heeft dat de jeugdige het risico loopt op de in de wetgenoemde risico’s (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

• de problematiek buiten de expertise van naam organisatie valt en de professional de jeugdige/gezin doorverwijst naar een andere organisatie.

• andere organisaties naam organisatie betrekken in de samenwerking (zoals bij 1 gezin 1 plan en/of integraal werken).

diens ouder(s) tijdig passende hulp bieden en niet langs elkaar heen werken.

Problematiek bij ouders lijdt vaak tot risico’s in het opgroeien bij kinderen.

• de professional de afweging maakt dat het in het belang van de jeugdige is dat andere professionals nu of in de toekomst op de hoogte zijn van zijn/haar betrokkenheid.

• naam organisatie toont in ieder geval haar betrokkenheid in de volgende situaties:

Situatie specifiek voor organisatie, bijvoorbeeld: als er sprake is van psychiatrische- en/of verslavingsproblematiek cognitieve problemen, scheidingsproblematiek, opvoedproblematiek, criminaliteit en financiële problematiek van ouders.

Tenzij:

De professional legt de reden/afweging om zijn/haar betrokkenheid te tonen vast in het eigen dossier.

Verwacht aantal signalen

Naam organisatie verwacht per jaar bij aantal jeugdigen haar betrokkenheid te tonen.

Op welk moment tonen professionals hun betrokkenheid in VIN?

Toont de professional na de intake zijn/haar betrokkenheid of pas later?

Naam organisatie toont wanneer haar betrokkenheid in VIN.

Informatieplicht en informatie uitwisselen na een match

De professional informeert de jeugdige en/of ouder(s), bij voorkeur voordat hij zijn betrokkenheid toont, over het gebruik van VIN:

• Specifieke reden waarom naam organisatie haar betrokkenheid toont.

• Het doel van het tonen van de betrokkenheid in de VIN: dat alle betrokkenen zo vroeg mogelijk met elkaar afstemmen en niet langs elkaar heen werken.

• Welke soorten organisaties (domeinen) gebruik kunnen maken van VIN en mogelijk ook hun betrokkenheid kunnen tonen en zo de persoonsgegevens kunnen ontvangen.

• Periode van opslaan van persoonsgegevens.

• Het recht om bezwaar te maken.

• Contactgegevens van de betreffende gemeente.

Naam organisatie gebruikt de (digitale) folder en een brief om jeugdige en/of ouder(s) te informeren.

Indien een match is ontstaan, wordt aan de jeugdige en/ of ouders (lees: wettelijk vertegenwoordiger) toestemming gevraagd voor het delen van (relevante) informatie met de matchende partner(s). Tenzij er een situatie van ‘conflict van plichten’ ontstaat en de professional in gewetensnood komt indien de samenwerking met derden niet tot stand zou komen.

De professional legt deze afweging vast in het eigen dossier.

Informeren/ toestemming;

Leeftijd jeugdige 0 – 12 jaar 🡪 de ouders

Leeftijd jeugdige 12 – 16 jaar 🡪 de ouders en daarnaast heeft ook de jeugdige instemmingsrecht

Leeftijd jeugdige > 16 jaar 🡪 jeugdige

Transparantie in communicatie richting de jeugdige en/ of ouders is altijd het uitgangspunt.

Taken professional

Binnen 10 werkdagen na de match dienen de professionals contact met elkaar op te nemen met als doel:

• Stem af en stel waar mogelijk samen met de jeugdige en/of ouder(s) een plan van aanpak op.

• Bepaal onderling wie de matchregisseur wordt. De matchregisseur is verantwoordelijk voor de totstandkoming en uitvoering van een gezamenlijk plan.

• Automatisch wordt de matchregie toegewezen aan een gezinsvoogd of gemeentelijk (wijk)team medewerker. Als die niet betrokken zijn bepalen de betrokken professionals in onderling overleg wie de matchregisseur wordt tot een nieuwe professional zijn betrokkenheid in VIN toont, dan kan het mogelijk zijn dat die de matchregie krijgt. Xxxx heeft de professional uit de eerste- of tweedelijns organisatie de matchregie.

Taken instellingscoördinator en/of locatiecoördinator

De instellingscoördinator en of locatiecoördinator heeft in VIN verruimde rechten en kan daarmee de voortgang van VIN monitoren daar waar de eigen medewerkers signalen hebben afgegeven en betrokken zijn bij matches.

Taken

• Is intern en extern aanspreekpunt

• Komt naar instellingscoördinatorenoverleg

• Zorgt voor up-to-date houden accounts en eventueel overdragen van signalen van de vertrekkende medewerker

• Heeft inzicht in alle signalen van de instantie

(managementinformatie)

• Spreekt medewerkers aan op het gebruik (als er niet wordt gesignaleerd, afgestemd of er geen matchregisseur wordt bepaald)

• Is ambassadeur

Interne werkwijze en borging

De afspraken uit het borgingsplan zijn vastgelegd in bestaande werkprocessen en Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling.

Bijlage 4. Organisaties die het convenant getekend hebben.

Document Metadata

Table of Contents

Convenant regionale verwijsindex VIN

Document Metadata