samenwerkingsovereenkomst in het kader van
samenwerkingsovereenkomst in het kader van
de organisatie van gemeentelijke sportkampen in Duffel
1. Algemene bepalingen en beleidskader
1.1. Identificatie betrokken partijen
- Gemeente bestuur Duffel, Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx,xxxxxxxxxxxxxxxx door
o de xxxx Xxxxx Xx Xxx, burgemeester en
o de xxxx Xxxx Xxxxxxxxx, gemeentesecretaris,
verder genaamd de Opdrachtgever met als contactpersoon sportfunctionaris, xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx of 015 30 75 57
- De organisatie SPORT IT VZW vertegenwoordigd door
o de xxxx Xxx Xxxxxxx, algemeen coördinator Sport It vzw
verder genaamd de Uitvoerder met als contactpersoon Xxx Xxxxxxx, xxxx@xxxxxxx.xx of Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx of 03 488 47 74
Overwegende dat de opdrachtgever en de uitvoerder:
- samenwerken bij de organisatie van het aanbod “gemeentelijke sportkampen”;
- transparante afspraken maken over de operationele afstemming van de uitvoeringsafspraken, reikwijdte van de samenwerkingsovereenkomst, accommodaties, kwaliteit, personeel, openingstijden, personeelsinzet, pedagogisch klimaat, informatie-uitwisseling tussen Opdrachtgever en Uitvoerder, informatievoorziening naar de klant, aansprakelijkheid en geschillen;
- deze afspraken vastleggen in deze samenwerkingsovereenkomst dienst. Tussen beide partijen wordt volgende samenwerkingsovereenkomst afgesproken.
1.2. Voorwerp van overeenkomst
De gemeente Duffel belast een gespecialiseerd publiekrechterlijk orgaan met de organisatie en uitvoering van de gemeentelijke sportkampen, onder het gezag van de gemeente Duffel en met nakoming van de door de gemeente Duffel gestelde voorwaarden. Dit gebeurt op eigen risico en tegen een vergoeding die op de gebruiker wordt verhaald.
1.3. Duur van de overeenkomst
De overeenkomst gaat in werking na ondertekening door beide partijen. De overeenkomst heeft de duur van 1 jaar met de mogelijk om verlengd te worden. De overeenkomst is jaarlijks opzegbaar door beide partijen d.m.v. een aangetekende brief 3 maanden vóór het einde van de overeenkomst.
1.4. Beleidskader
In het kader van het gemeentelijke sportbeleidsplan 2008-2013 stelt de gemeente zich tot doel het sportpromotieaanbod met 50% te verhogen door o.a. sportkampen te
organiseren in samenwerking met (sport)verenigingen. Hiervoor ging het schepencollege principieel akkoord om de sportkampen te laten organiseren door een gespecialiseerde organisatie.
1.5. Algemene principes en waarden
- de Uitvoerder ondertekende en organiseert volgens het Panathloncharter “rechten van het kind in de sport”.
- de Uitvoerder organiseert de sportkampen vanuit het standpunt van het kind: het programma sluit aan op de behoeften- en leefwereld van de doelgroep en is pedagogisch verantwoord uitgewerkt.
2. Engagementen/verbintenissen
2.1. algemeen
- de Uitvoerder staat in voor de inschrijvingsadministratie (per dag en per week) en organisatie van de gemeentelijke sportkampen en sportuitstappen in overleg en in afspraak met de gemeentelijke sportdienst: verdere bepalingen, zie infra.
- de Opdrachtgever staat in voor het organisatiekader van de sportkampen nl. de accommodatie, de promotie en publiciteit (gedeeltelijk, zie infra).
2.2. operationele afspraken
Met de Uitvoerder wordt afgesproken dat hij instaat voor
- de organisatie van gemeentelijke sportkampen op grondgebied gemeente Duffel
o administratie
▪ organisatie en opvolging van de inschrijvingen per post/mail en per website waarbij de gebruiker de mogelijkheid wordt geboden om per dag en per week in te schrijven;
▪ organisatie van een persoonlijke communicatiemogelijkheid (vb. Infofoon) waarop de gebruiker informatie kan inwinnen (minstens 2 keer per week) over de gemeentelijke sportkampen;
▪ opvolgen van de betalingen;
▪ uitschrijven en bezorgen van fiscale attesten;
▪ opmaak jaarlijks kwalitatief/kwantitatief evaluatierapport (aantal deelnemers, kamplocaties, …).
o inhoud:
▪ omnisportkamp d.w.z. een gevarieerd sportaanbod aangepast aan de doelgroep, al dan niet met creatieve en/of knutselactiviteit;
▪ themasportkamp d.w.z. een sportspecifiek sportaanbod met daarnaast aandacht voor initiaties in ander sporten;
▪ organisatie sportkampuitstappen: per week een sportieve uitstap organiseren, incluis vervoer en inkomgelden;
▪ de uitvoerder legt een weekprogramma voor met daarin opgenomen:
• sport- en opvangprogramma:
o 08.00 – 09.00 uur: vooropvang
o 09.00 – 12.00 uur: sportactiviteiten
o 12.00 – 13.00 uur: middagopvang
o 13.00 – 16.00 uur: sportactiviteiten
o 16.00 – 17.00 uur: na-opvang
o periode
• pedagogisch verantwoorde doelstellingen, met respect voor het kind en de sport ( cf. Panathlonverklaring rechten van het kind in de sport);
• timing;
• begeleiding.
▪ tijdens de schoolvakanties
• krokusvakantie 1 week
• paasvakantie: 2 weken
• grote vakantie: 4 weken
• herfstvakantie: 1 week
• kerstvakantie: 2 weken
▪ Gelet op het late tijdstip van overeenkomst zal in de grote vakantie van 2010 gestart worden met 1 week omnisport en minisport; vanaf het najaar en rekening houdende met de respons, kan dan bovenstaand schema gevolgd worden;
o doelgroep
▪ kleuters (4-6 jaar);
▪ lagere schoolkinderen (6-12 jaar);
▪ 12-15-jarigen;
▪ ook voor leeftijdsgenootjes met een handicap!
o frequentie per jaar
▪ 6 sportkampen kleuters ;
▪ 11 sportkampen lagere school;
▪ 2 sportkampen 12-15-jarigen;
o begeleiding
▪ een monitorenteam bestaat uit een hoofdmonitor en monitoren;
▪ 1 monitor per 18 deelnemers, voor de kleutersportkampen is dit 1 monitor per 14 kleuters;
▪ de begeleiding is uitsluitend in handen van monitors die één van de volgende kwalificaties, diploma’s kunnen aantonen:
• basismodule algemeen gedeelte instructeur B/trainer B;
• student geslaagd voor 2de jaar regent/bachelor LO;
• student geslaagd voor 2de jaar regent/bachelor lager onderwijs
• VTS-initiator of geassimileerd;
• kandidaat LO, gegradueerde LO;
• kandidaat kinesitherapie;
• voor de kleutersportkampen worden ook volgend diploma’s weerhouden:
o student geslaagd voor 2de jaar bachelor in kleuteronderwijs;
o bachelor in kleuteronderwijs;
▪ De hoofdmonitor is minstens een:
• VTS-instructor B/trainer B of geassimileerd;
• regent/bachelor LO;
• gegradueerde kinesitherapie;
▪ de uitvoerder betrekt Duffelse sportclubs met trainers die beantwoorden aan de diplomavereisten bij de begeleiding van de sportkampen (vb. opnemen in monitorenbestand, gebruik materialen en locaties);
o tewerkstelling
▪ de Uitvoerder staat in voor een officiële tewerkstelling van de begeleiders van de sportkampen.
o materiaal
▪ de Uitvoerder zorgt voor de sportmaterialen die nodig zijn om een omni- en/of themasportkamp te organiseren;
▪ de Uitvoerder staat in voor de logistiek tenzij anders overeengekomen met de Opdrachtgever;
▪ schade aan de sportmaterialen tijdens gemeentelijke sportkampen door deelnemers aan deze sportkampen én die eigendom zijn van de Uitvoerder, worden vergoed door de Opdrachtgever;
▪ de Uitvoerder kan beschikken over het uitleensport- en spelmateriaal van de sportdienst als het ter beschikking is;
▪ de Uitvoerder staat in voor het vervoer, inkom, materiaal van de sportieve uitstappen.
o promotie
o accommodatie
▪ wordt voorzien door de Opdrachtgever;
▪ de Uitvoerder staat in voor klein onderhoud (vegen vloeren, dweilen sanitair, afvalbeheer).
De Opdrachtgever staat in voor
- erkenning van de Uitvoerder als “gemeentelijk opvanginitiatief”;
o als erkend gemeentelijk opvanginitiatief kan de Uitvoerder fiscale attesten uitschrijven;
- het overleg met de Uitvoerder;
o het jaarprogramma en evaluatievergadering wordt gepland door de sportdienst;
- coaching van de Uitvoerder bij de organisatie van de sportkampen;
o overleg en communicatie tussen de contactpersonen van beide partijen zorgen voor een afstemming van het organisatiekader;
- het gratis ter beschikking stellen en de organisatie ervan van gemeentelijke accommodatie en infrastructuur waarin de sportkampen kunnen plaatsvinden (sporthal, sportzaal, zwembad, voetbalvelden, kleedkamers ea);
o de toegang tot de accommodatie wordt verzorgd door de Opdrachtgever;
o het sportmateriaal aanwezig in de sportaccommodatie wordt ter beschikking gesteld van de Uitvoerder;
- de grote opkuis van de gebruikte accommodatie en infrastructuur;
- de promotie en publiciteit van de gemeentelijke sportkampen via
o flyers via de Duffelse scholen;
o flyers via de Duffelse openbare gebouwen;
o het gemeentelijke infoblad “Contact”;
o de gemeentelijke lichtkranten;
o de gemeentelijke website;
o de gemeentelijke publiborden (3);
2.3. financiën
2.3.1. algemeen:
- het deelnamegeld per sportweek (en per sportdag) wordt voor de duur van de overeenkomst door beide partijen bepaald;
- de gebruikers betalen het inschrijvingsgeld aan de Uitvoerder.
3. Goedkeuring
Het schepencollege van Duffel nam in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst de volgende beslissingen:
- 8 december 2008: principeakkoord om de gemeentelijke sportkampen te organiseren
i.s.m. een gespecialiseerde organisatie
- 15 maart 2010: goedkeuring van het ontwerp van de samenwerkingsovereenkomst voor de organisatie van de gemeentelijke sportkampen in Duffel
- 15 maart 2010: goedkeuring van de aan te schrijven organisaties in het kader van de samenwerkingsovereenkomst voor de organisatie van de gemeentelijke sportkampen in Duffel
- …
4. Ondertekening
Datum: 26/05/2010
voor de uitvoerder voor de opdrachtgever
Xxx Xxxxxxx | Xxxx Xxxxxxxxx | Xxxxx Xx Xxx |
algemeen coördinator Sport It vzw | gemeentesecretaris | burgemeester |