Dienstverleningsovereenkomst 2023-2025

Dienstverleningsovereenkomst 2023-2025

< Provincie Zeeland > Regionale uitvoeringsdienst Zeeland

De ondergetekenden:

1. De Provincie Zeeland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de commissaris van de Koning, de heer J.M.M. Polman, overeenkomstig het bepaalde in artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van het besluit van het college van gedeputeerde staten d.d. 28 maart 2023 (hierna te noemen ‘Opdrachtgever ’);

en

2. het gemeenschappelijk openbaar lichaam Regionale uitvoeringsdienst Zeeland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur de xxxx X. xxx Xxxxxxx en handelend op basis van artikel 2, eerste lid onder c van het Besluit mandaat directietaken RUD Zeeland 2014, (hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’).

Gezamenlijk hierna te noemen: Partijen

Overwegingen

• Het Rijk, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hebben in 2009 in een package deal afspraken gemaakt over de uitvoering van een basistakenpakket door verscheidene regionale uitvoeringsdiensten;

• In artikel 13.12 Omgevingsbesluit wordt bepaald hetgeen onder het basistakenpakket wordt verstaan dat door RUD Zeeland moet worden uitgevoerd;

• Het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Borsele, Goes, Hulst, Kapelle, Middelburg, Noord-Beveland, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland, Sluis, Terneuzen, Tholen, Veere en Vlissingen en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen hebben op 28 juni 2013 de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland vastgesteld;

• RUD Zeeland voert taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving voor onderdelen van de Omgevingswet en bijbehorende wet-en regelgeving, de Wet milieubeheer en het Omgevingsbesluit;

• Deze dienstverleningsovereenkomst is een invulling van artikel 34 van voornoemde Gemeenschappelijke regeling waarin is bepaald dat de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland meerjarige dienstverleningsovereenkomsten zal sluiten met de provincie, de gemeenten en het waterschap met betrekking tot de uit te voeren taken, zowel structurele als incidentele taken, de financiële vergoeding daarvoor en eventuele aanvullende afspraken daaromtrent. Deze dienstverleningsovereenkomst wordt jaarlijks geactualiseerd door middel van het actualiseren van het Jaarplan (bijlage 1);

• Over 2022 was tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer een Dienstverleningsovereenkomst gesloten betreffende de dienstverlening voor 2022;

• Het Algemeen Bestuur heeft besloten PxQ met ingang van 1 januari 2017 in te voeren en met ingang van 1 januari 2021 te wijzigen op basis van de PxQ documenten “Rapport PxQ, zoals vastgesteld door het AB op 17 maart 2017” respectievelijk “Evaluatie PxQ zoals vastgesteld door het AB op 30 november 2020”. De verrekensystematiek is in de vigerende Bijdrageverordening RUD Zeeland vastgelegd;

• Naar verwachting treedt 1 januari 2023 de Omgevingswet in werking. De Omgevingswet is een complexe wetswijziging die zowel de deelnemers als RUD Zeeland niet alleen confronteert met andere regels, maar ook met een andere manier van werken én met ingrijpende veranderingen in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Bij het opstellen van deze overeenkomst is het effect op RUD Zeeland en de dagelijkse werkzaamheden nog niet geheel inzichtelijk. Partijen zullen hierover nadere afspraken maken.

Verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

Artikel 1 Begrippen

Op deze overeenkomst is artikel 1 van het Dienstverleningshandvest van overeenkomstige toepassing. Daarnaast wordt in deze overeenkomst verstaan onder:

Opdrachtgever	Provincie Zeeland;
Opdrachtnemer	Regionale uitvoeringsdienst Zeeland;
Opdracht	uitvoering van het takenpakket overeenkomstig artikel 2 door Opdrachtnemer in opdracht van de Opdrachtgever ;
Gemeenschappelijke regeling	de Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland;
Dienstverleningshandvest	het Dienstverleningshandvest Regionale uitvoeringsdienst Zeeland 2018, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland;
Producten- en Dienstencatalogus	de Producten- en Dienstencatalogus van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland bedoeld in artikel 12 van het Dienstverleningshandvest. De PDC is de basis voor PxQ. Aan producten en diensten in de PDC hangt een kwaliteitsniveau en een prijs;
PxQ	de afname van de producten volgens een vast kwaliteitsniveau van uitvoering die door RUD Zeeland worden geleverd. De door RUD Zeeland geleverde producten hebben een afgesproken kwaliteitsniveau en worden afgerekend tegen vastgestelde tarieven;
Jaarplan	De uitwerking van onder andere het Vergunningen, toezicht en handhavingprogramma (VTH-programma).
Bijdrageverordening	Bijdrageverordening RUD Zeeland 2021 dan wel een opvolgende verordening

Artikel 2 Opdrachtomschrijving

1. De Opdrachtgever verleent aan de Opdrachtnemer de opdracht tot het uitvoeren van het basistakenpakket overeenkomstig artikel 3 en het plustakenpakket overeenkomstig artikel 4 van het Dienstverleningshandvest.

2. De taken, diensten en producten behorende bij de opdracht zijn opgenomen in bijlage I die onderdeel uitmaakt van deze overeenkomst.

3. De Opdrachtnemer garandeert de Opdrachtgever de overeengekomen kwaliteit te hanteren.

4. Bij het uitvoeren van de opdracht neemt de Opdrachtnemer het door Opdrachtgever verleende mandaat in acht. Opdrachtgever draagt zorg voor actualisering van het mandaatbesluit in geval in de dienstverleningsovereenkomst gewijzigde taken worden opgenomen dan wel als nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.

5. Op de opdracht bedoeld in lid 1 is het Dienstverleningshandvest onverkort van toepassing.

Artikel 3 Producten- en Dienstencatalogus

1. De Producten- en Dienstencatalogus maakt voor zover van toepassing op de taken, producten en diensten genoemd in bijlage I onderdeel uit van deze overeenkomst.

2. Partijen passen de Producten- en Dienstencatalogus toe bij het maken van nadere afspraken en ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 4 Verplichtingen Opdrachtgever

1. De Opdrachtgever blijft (bestuurlijk) eindverantwoordelijk voor de uitoefening van bevoegdheden die in mandaat zijn opgedragen.

2. De Opdrachtgever zal alle informatie die de Opdrachtnemer nodig heeft voor haar taakuitvoering op aanvraag digitaal aanleveren.

3. De Opdrachtnemer doet in het Jaarplan een voorstel voor het VTH-programma, welke past binnen de bijdrage van de Opdrachtgever, zoals genoemd in artikel 15 lid 1. Opdrachtnemer legt het voorstel voor aan de deelnemende partijen. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de vaststelling van het VTH-programma.

4. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden en gebreken in bestaande dossiers die zijn overgedragen aan de Opdrachtnemer en voorts voor gebreken ontstaan door afstemming van de verschillende digitale systemen voor zover die zijn ontstaan door gebreken van het systeem van de Opdrachtgever.

5. De Opdrachtgever informeert de Opdrachtnemer over beleid dat is opgesteld die de taken raken die zij heeft ondergebracht bij de Opdrachtnemer. Dit voorafgaand aan de uitvoering van de in deze overeenkomst vastgelegde werkzaamheden via accountdeskdvo@rud- xxxxxxx.xx. Voor zover er geen relevant beleid is aangeleverd, gaat de Opdrachtnemer er vanuit dat er geen beleid dient te worden betrokken bij de uitvoering van de werkzaamheden.

6. De Opdrachtgever informeert de Opdrachtnemer zo spoedig mogelijk over nieuw vastgesteld beleid welke RUD-taken raken.

Artikel 5 Verplichtingen Opdrachtnemer

1. De Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de taakuitvoering.

2. De Opdrachtnemer verplicht zich tot een juiste en zorgvuldige uitoefening van de opdracht, met inachtneming van de daarbij te geven instructies en met inachtneming van bestaande wet- en regelgeving.

3. De Opdrachtnemer voert haar taken voor de Opdrachtgever uit conform haar vastgestelde beleid welke RUD-taken raken.

4. De Opdrachtnemer bekijkt, indien van toepassing, de situatie ter plaatse en wint, indien nodig, informatie in over de lokale situatie bij het bevoegde gezag.

5. De Opdrachtnemer spant zich in om alle benodigde informatie te vergaren.

6. Op verzoek van de Opdrachtgever licht de Opdrachtnemer zijn verleende diensten toe.

7. De Opdrachtnemer neemt bij de uitvoering van opdrachten haar verplichtingen over onderwerpen met mogelijke politieke en maatschappelijke gevolgen uit haar mandaat nauwgezet in acht.

8. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever over voorgenomen aanpassing van landelijk beleid voor zover zij daar in landelijke werkgroepen kennis van neemt.

9. De opdrachtnemer zal alle informatie die de opdrachtgever nodig heeft en die op haar website geplaatst gaat worden, op een wijze aanleveren die voldoet aan de wettelijke eisen van digitale toegankelijkheid.

Artikel 6 Leveringstermijnen

1. De Opdrachtnemer krijgt opdracht zich te houden aan termijnen zoals die voortvloeien uit de wet of afspraken in bijlage I, de Producten- en Dienstencatalogus en voor zover van toepassing overige schriftelijke en mondelinge afspraken.

2. Bij opdrachten met wettelijke beslistermijnen, welke leiden tot een advies aan Opdrachtgever, brengt Opdrachtnemer haar advies uit binnen zeventig procent van de wettelijke beslistermijn.

3. De relatiebeheerders genoemd in artikel 13 zijn bevoegd om bij geconstateerde knelpunten in afwijking van het tweede lid nadere schriftelijke afspraken te maken.

Artikel 7 Termijnen voor beoordeling meldingen

Opdrachtnemer spant zich in om de meldingen die voor in werking treding van de Omgevingswet onder het Activiteitenbesluit vielen en nu binnen de reikwijdte van het Besluit activiteiten leefomgeving vallen binnen 7 werkdagen af te handelen. In geval er advies van een deskundige is vereist (vb nader geluidadvies) kunnen meldingen niet binnen de termijn van 7 werkdagen worden afgehandeld, maar worden de meldingen binnen maximaal vier weken afgehandeld.

Artikel 8 Ontvankelijkheidstoets bij advisering

Artikel 6, lid 2 bevat bepalingen over de leveringstermijnen van RUD Zeeland. Bij opdrachten met wettelijke beslistermijnen, welke leiden tot een advies aan Opdrachtgever verricht RUD Zeeland binnen 2 weken een ontvankelijkheidstoets (check of alle indieningsvereisten aanwezig zijn) en stelt Opdrachtgever hiervan per omgaande op de hoogte.

Artikel 9 Dossier- en gegevensoverdracht

1. Daar waar de Opdrachtnemer het kenmerk/zaaknummer van Opdrachtgever automatisch in de onderwerpenregel kan inlezen, neemt ze deze op in haar correspondentie.

2. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat Opdrachtgever (als bevoegd gezag) inzage heeft in de actuele status van dossiers van in behandeling zijnde zaken (in de vorm van status informatie). Van afgehandelde zaken geeft de Opdrachtnemer xxxxxx in correspondentie van en naar externen en van in mandaat genomen besluiten. Dit maakt Opdrachtnemer mogelijk via een klantenportaal.

3. Opdrachtgever ontvangt maandelijks van Opdrachtnemer een export van alle gearchiveerde zaken over de voorgaande maand via een beveiligde FTP server.

4. RUD Zeeland is alert en actief bezig met de wettelijke vereisten rond informatiebeveiliging (Baseline informatiebeveiliging Overheid), privacy, digitaal publiceren en archivering.

5. Indien sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 van de AVG maken partijen nadere afspraken over wie welke verantwoordelijkheden met betrekking tot de verplichtingen uit de AVG op zich neemt.

Artikel 10 Overdracht uitvoering van taken

1. RUD Zeeland draagt de uitvoering van taken bij milieubelastende activiteiten die niet (meer) binnen het overeengekomen bedrijvenpakket/takenpakket vallen weer terug over aan Opdrachtgever. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk en onder vermelding van de reden waarom het bedrijf niet (meer) onder de criteria van het afgesproken bedrijvenbestand valt.

2. Opdrachtgever draagt de uitvoering van taken bij milieubelastende activiteiten die (door wijzigingen) binnen het overeengekomen bedrijvenpakket/takenpakket vallen over aan Opdrachtnemer. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk en onder vermelding van de reden waarom het bedrijf onder de criteria van het afgesproken bedrijvenbestand valt.

3. Als RUD Zeeland constateert dat een milieubelastende activiteit niet meer onder de milieuregels valt dan geeft zij dit zo spoedig mogelijk door aan Opdrachtgever.

Artikel 11 Kwaliteitseisen

1. Partijen kunnen bovenop hetgeen bepaald is in de vigerende PxQ-documenten (inclusief PDC) nadere schriftelijke afspraken maken over eventueel hogere kwaliteitseisen dan in PxQ zijn opgenomen, welke vastgelegd worden in het jaarplan (bijlage 1).

2. De bijdrage van Opdrachtgever voor het aanvullende hogere kwaliteitsniveau wordt berekend volgens de verrekensystematiek zoals opgenomen in de Bijdrageverordening.

3. In aanvulling op lid 1 en 2 levert Opdrachtnemer een advies, vergunning, toezicht of handhaving, product of dienst van adequaat niveau. Hieronder wordt in ieder geval verstaan dat het duidelijk, eenduidig, transparant, juridisch correct en herleidbaar dient te zijn.

4. Xxxxxxxx alsmede brieven en beschikkingen inzake toezicht of handhaving en vergunningen dienen zorgvuldig tot stand te komen en deugdelijk gemotiveerd te zijn.

5. Opdrachtnemer en Opdrachtgever treden tijdig in overleg over de consequenties van nieuwe wetgeving voor de dienstverlening. Opdrachtnemer signaleert nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 12 Verantwoording realisatie prestatieafspraken.

1. Het cijfermatig rapporteren over de prestaties zoals opgenomen in het bij deze overeenkomst behorend jaarplan aan de Opdrachtgever door RUD Zeeland geschiedt conform het bepaalde in de Nota Planning en Control.

2. XXX Xxxxxxx rapporteert conform de Nota Planning en Control aan Opdrachtgever cijfermatig over de prestaties zoals opgenomen in het jaarplan. Het doel is leveren van gegevens aan zowel de eigen organisatie als de deelnemers met betrekking tot geselecteerde en vastgestelde producten (prestatiegericht: aantallen en termijnen).

3. De jaarlijkse rapportage dient te voldoen aan de kwaliteitseisen zoals bedoeld in het Omgevingsbesluit.

Artikel 13 Relatiebeheer

1. Partijen wijzen relatiebeheerders aan die bij de uitvoering van de overeenkomst optreden als aanspreekpunt.

2. De relatiebeheerders van Partijen voeren zo vaak als nodig is overleg over de voortgang van de dienstverlening en de inhoud en werking van de in en krachtens deze overeenkomst gestelde rechten en verplichtingen.

Artikel 14 Duur, wijziging, beëindiging

1. De overeenkomst wordt gesloten voor de periode van drie jaar. Het tot de overeenkomst behorend jaarplan wordt jaarlijks in overleg geactualiseerd.

2. Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk tussentijds worden gewijzigd door middel van een aan deze overeenkomst te hechten door de Partijen rechtsgeldig ondertekend addendum.

3. Deze overeenkomst kan niet tussentijds worden opgezegd.

4. Deze overeenkomst kan slechts door rechterlijke tussenkomst worden ontbonden:

a. door een der Partijen indien de andere Partij ophoudt te bestaan als zelfstandige rechtspersoon, dan wel dreigt op te houden te bestaan als zelfstandige rechtspersoon;

b. door een der Partijen indien de andere Partij haar verplichtingen uit deze overeenkomst blijvend niet meer nakomt dan wel blijvend niet meer kan nakomen, of

c. door een der Partijen in de gevallen dat op grond van bijzondere omstandigheden - waaronder, maar niet uitsluitend wijzigingen van nationale en Europese wet- en regelgeving - verdere nakoming van deze overeenkomst door deze Partij redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

5. In geval een of beide Partijen ophouden te bestaan, als bedoeld in lid 4 onder a, en er sprake is van een rechtspersoon die als rechtsopvolger heeft te gelden in algemene dan wel in specifieke zin, rust op de Partijen - in afwijking van lid 4 onder a – de verplichting om zorg te dragen voor een zorgvuldige overdracht van de rechten en verplichtingen conform deze overeenkomst op de rechtsopvolger(s) als hiervoor bedoeld.

Artikel 15 Financiële aspecten

1. De Bijdrageverordening vormt het financiële kader voor de Opdracht voor de bijdrage van de deelnemer.

2. Indien de kosten van de Opdracht niet worden gedekt uit de bijdrage overeenkomstig lid 1 is de Opdrachtgever verplicht de kosten te vergoeden overeenkomstig door de Partijen per geval te maken afspraken. Dit op basis van een offerte door de Opdrachtnemer uitgebracht die door de Opdrachtgever vooraf is geaccordeerd en schriftelijk is bevestigd.

Artikel 16 Onvoorziene omstandigheden uitvoering dienstverlening

1. Indien er sprake is van uitbreiding met nieuwe cq wijziging van bestaande producten/varianten waarbij de betreffende dienstverleningsovereenkomst behoort te worden gewijzigd, treden Partijen in overleg.

2. Indien er sprake is van een wijziging in aantallen m.b.t. één of meerdere producten/varianten welke consequenties heeft voor de dienstverlening, treden Partijen in overleg.

3. Indien een zaak qua benodigde inzet in bijzondere mate afwijkt van de kengetallen, treden Partijen in overleg.

4. Partijen maken nadere afspraken over de consequenties van de Omgevingswet, in elk geval over de uitvoering van de artikelen 4, 7 en 8 van deze overeenkomst.

Artikel 17 Slotbepalingen

Alle bij deze overeenkomst behorende bijlagen, alsmede het dienstverleningshandvest, maken integraal deel uit van de overeenkomst.

Aldus in tweevoud getekend
RUD Zeeland, Voor deze de voorzitter van RUD Zeeland, Namens deze: De directeur van de RUD Zeeland	Provincie Zeeland, Het college van Gedeputeerde Staten Namens deze;
X. xxx Xxxxxxx	J.M.M. Polman
Terneuzen, Datum ondertekening: …………………….	Middelburg, Datum ondertekening: 28 maart 2023

Overzicht bijlagen:

Bijlage I Jaarplan 2023