Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een
functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een
Verantwoordelijke ondersteuning coördinatie culturele omkadering Europees Voorzitterschap
contractueel
bepaalde duur van 01/01/2023 t.e.m. 30/06/2024 Niveau: B
Rang: B1 Graad: Deskundige
Met standplaats: Brussel
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 DE VACATURE IN HET KORT
Wil jij het rijke Vlaamse culturele veld mee in de kijker zetten in de eerste helft van 2024, wanneer België het voorzitterschap opneemt van de Europese Raad? Dat kan! Het Departement Cultuur, Jeugd en Media is op zoek naar een Verantwoordelijke ondersteuning coördinatie culturele omkadering Europees Voorzitterschap.
Wat houdt die 'culturele omkadering' in?
Het meest voor de hand liggende onderdeel is de 'omkadering' van allerlei vergaderingen, conferenties en evenementen die plaats vinden in het kader van het EU Voorzitterschap.
We kunnen deelnemers van een vergadering achteraf toeleiden naar een expo of museum of we realiseren een concert van een jazz combo tijdens de pauze van een andere meeting.
Je helpt met andere woorden zoeken naar de perfecte match tussen een vergadering enerzijds en een culturele manifestatie anderzijds, en werkt mee aan de effectieve realisatie ervan. Ook de (artistieke) aankleding van sommige (raads)gebouwen in de Europese wijk valt onder de culturele omkadering.
Het voorzitterschap zal overigens in januari 2024 feestelijk op gang worden getrapt met een groots openingsevent voor het publiek, en ook daar speelt de coördinatie van de culturele omkadering een rol in.
Voorts helpt de verantwoordelijke ondersteuning mee aan de uitreiking van het voorzitterschapslabel, een soort keurmerk voor culturele spelers en middenveldorganisaties die tijdens het voorzitterschap een publieksevenement organiseren dat gelinkt kan worden aan het Europees voorzitterschap.
In deze functie bied je dus ondersteuning aan de coördinator culturele omkadering. Het kan o.a. gaan over de praktische ondersteuning bij het organiseren van concrete evenementen, het uitschrijven en opvolgen van overheidsopdrachten en het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen op Vlaams, federaal en intra-Belgisch niveau. Uiteraard komt bij dit alles heel wat brainstormen, dialogeren en afstemmen met allerlei stakeholders binnen de culturele sector, de Vlaamse overheid (o.a. met DKBUZA) en de andere gemeenschappen (intra-Belgisch) kijken.
2 FUNCTIECONTEXT
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid wat betreft cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het departement heeft als visie om als voortrekker te bouwen aan een creatief en inspirerend Vlaanderen, waar iedereen cultuur kan beleven, maken en delen. Daarnaast is onze missie om als knooppunt tussen samenleving en beleid de ontwikkeling van culturele en sociale ruimtes te stimuleren, met de blik op de lange termijn.
Het Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit:
Vier afdelingen
1. Kennis en Beleid
2. Subsidiëren en Erkennen
3. Waarborgen en Beheren
4. Interne organisatie
en twee diensten
1. Communicatiedienst
2. Stafdienst
In deze functie werk je in de afdeling Kennis en Beleid, binnen het team Transversaal en internationaal.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Na een inwerkperiode zal je de volgende taken zelfstandig uitvoeren:
1. Resultaatgebieden | |
Resultaat | Voorbeelden van activiteiten |
Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. | - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoefteanalyse - … |
Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. | - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals meten, controleren, schatten, fotograferen, reparaties uitvoeren, wegen, verplegen … - Uitvoeren van analyses en metingen - Opmaken van plannen en ontwerpen - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties en netwerken of elektromechanische installaties - Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten - Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, kaarten, lijsten, statistieken, overzichten,… - Toezicht houden op en rapporteren over het patrimonium - … |
Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. | - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen,… - Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken - … |
Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en | - Regelmatig de werking van toestellen controleren en zo nodig afstellen of onderhouden |
werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. | - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers - Uitvoeren van een eerstelijnscontrole - Interpreteren van data - … |
Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. | - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten - Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen,… - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota’s,… - Informatie geven aan politie, burgers, nutsbedrijven,… - … |
Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. | - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen - … |
Controle Op het terrein controleren van de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen met als doel dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Context: Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden | - Vaststellen van overtredingen - Controleren van uitvoer bruikleenovereenkomsten - Afhandelen van klachten en meldingen in verband met inbreuken op overeenkomsten - Controles uitvoeren op de naleving gebruik van infrastructuur en materiaal - … |
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde:
1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B1 binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00.
: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxx Xxxxxxx, xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 02 553 42 90).
4.2 COMPETENTIES
Technische competenties
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen.
• Je bent nauwkeurig en sterk in plannen en organiseren, en het behouden van het overzicht.
• Je hebt voeling met het Vlaamse culturele landschap.
• Je werkt hands-on en kunt oplossingsgericht werken.
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands, Engels en/of het Frans.
• Kennis van en ervaring met administratieve procedures is een troef.
Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
• Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Extra informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je krijgt een contract van bepaalde duur tot 30/06/2024.
• Je krijgt ruime mogelijkheden voor vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen.
• Je werkdruk kan hoog zijn, maar we proberen om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar (bij een tewerkstellingspercentage aan 100%), je hebt ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de
hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
• Je kan bij de meeste functies 1 of meer dagen telewerken.
• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.
• Je kunt gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die de werkgever voorziet. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.
• Je krijgt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.
• Je loon valt in de salarisschaal van de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). De lijnmanager kan op basis van de functievereisten relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige erkennen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. EERSTE SCREENING
Op basis van je CV en een korte motivatiebrief controleren we of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden van hoofdstuk 4.1. en of je profiel aansluit op de vereisten van de vacature.
Je krijgt uiterlijk op 15 december 2022 feedback over je sollicitatie.
6.2. JURYGESPREK
Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we aan de hand van het gesprek:
• je relevante werkervaring;
• je visie op en inzicht in de functie;
• je motivatie en verwachtingen;
• je technische competenties.
• je persoonsgebonden competenties;
• je inzetbaarheid in de functie en de organisatie.
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) in de week van 12 of 19 december 2022 (data onder voorbehoud).
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 december 2022 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren. Anders is ze niet geldig en kunnen we ze niet beoordelen.
Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx. Stuur het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxxxxx.xxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, ter attentie van Xxxxxxxx Xx Xxxxx.
We accepteren je kandidatuur alleen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op 11 december 2022 hebt ingediend. Voor papieren sollicitaties is de datum van de poststempel het bewijs.
8 VRAGEN
Als je extra uitleg over de functie-inhoud wilt, contacteer: Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Coördinator culturele omkadering Europees Voorzitterschap 2024 xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
tel 00 000 00 00
Als je extra uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wilt, contacteer:
Xxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 00 000 00 00
Voor extra uitleg over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.