Dienstverleningsovereenkomst tussen
Dienstverleningsovereenkomst tussen
Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland
en
De gemeente Raalte
De ondergetekenden:
De gemeente Raalte, gevestigd te Raalte, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder X. Xxxxxxxx, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van Raalte van …
hierna te noemen: Opdrachtgever en
Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland, gevestigd te Zwolle, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het bestuur, E.W. Anker,
hierna te noemen: Opdrachtnemer
Verklaren het volgende overeen te zijn gekomen:
Context van deze overeenkomst
In het kader van de transitie in de jeugdhulp hebben 11 gemeenten in de regio IJsselland bij gemeenschappelijke regeling de Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland opgericht die zich richt op de inkoop, facturatie en monitoring van jeugdhulp. Artikel 8 lid 3 van de GR maakt het mogelijk voor gemeenten en de Uitvoeringsorganisatie om in een dienstverleningsovereenkomst nadere afspraken te maken over de taken van de Uitvoeringsorganisatie. Hier wordt bedoeld een dergelijke dienstverleningsovereenkomst te sluiten.
Definities
- Jeugdhulp: hulpverlening die is bestemd voor jongeren met problemen, veelal in de vorm van het bieden van bescherming en opvang, of van extra begeleiding en opvoeding.
- Specialistische jeugdhulp: jeugdhulp vanaf niveau 4, zoals benoemd in het RTA Regio IJsselland.
- Contractbeheer/-management: Een proces op tactisch en strategisch niveau gericht op de beheersing van risico's en het benutten van kansen in de interactie met derden door te zorgen voor stuurbare contracten waarbij geleerd is van het verleden, het monitoren van een lopend contract, en het wijzigen, verlengen en beëindigen van een contract.
- Relatiebeheer: is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces
- Startset: het overzichtelijke geheel van indicatoren die beleids- en sturingsinformatie geven over de activiteiten in de toegang van alle deelnemende gemeenten.
De opdracht van Opdrachtnemer bestaat uit alle samenhangende aspecten van de volgende taken:
Als uitwerking van artikel 8 van de GR Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland zijn in deze dienstverleningsovereenkomst afspraken vastgelegd over onderstaande taken:
1. Het inkoopproces van producten en diensten, contractbeheer, contractmanagement en relatiebeheer.
2. Het voeren van de volledige financiële administratie ten behoeve van het facturatieproces jeugdhulp.
3. Het aanleveren van financiële managementrapportage ten behoeve van inzicht in de regionale budgetuitnutting jeugdhulp en het verzamelen en leveren (technisch beheren) van rapportages conform de Startset en de eventuele wijzigingen hierop.
In deze overeenkomst is vastgelegd wat de wederzijdse verplichtingen zijn van Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
Artikel 1: Omschrijving van de diensten die de Opdrachtnemer levert aan Opdrachtgevers
De te leveren diensten van de Opdrachtnemer hebben betrekking op de volgende onderwerpen, te weten:
1. Inkoopproces, contractbeheer, contractmanagement en relatiebeheer.
o Aanbesteding: Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever, na overleg met beleidsmedewerkers over het programma van eisen van mogelijke aanbestedingen en is penvoerder. En legt deze ter vaststelling voor aan de Opdrachtgever.
o Inkoop: Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de aanbesteding (rechtmatigheid en heeft oog voor doelmatigheid en het inkoopbeleid van de gemeenten) van de levering van producten en diensten op het gebied de jeugdhulp voor en namens alle deelnemende gemeenten en voor het sluiten van overeenkomsten met betrekking tot de levering van die producten en diensten voor en namens alle deelnemende gemeenten.
o Contractbeheer: het beheren van de contracten van BVO met leveranciers.
o Contractmanagement en relatiebeheer: de Opdrachtnemer monitort het nakomen van contractuele afspraken en voert relatiemanagement uit in het kader van de inkoop
o Nieuwe leveranciers: Opdrachtnemer zal faciliteren in het toe laten treden van nieuwe leveranciers.
o Vertegenwoordiging: Opdrachtnemer vertegenwoordigt Opdrachtgever in de contacten met leveranciers of andere regionale of landelijke samenwerkingsverbanden.
Het meten van de prestaties van jeugdhulpaanbieders op cliëntniveau (de zorginhoudelijke resultaten per cliënt) is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Realisatie afwijkingen van de met zorgaanbieders overeengekomen contracten en niet nakoming van contracten met / door zorgaanbieders worden doorgegeven aan de Opdrachtnemer. Opdrachtgever en Opdrachtnemer bespreken op welke wijze bij niet nakoming van contracten met / door zorgaanbieders passende afspraken gemaakt kunnen worden voor prestatieverbetering.
2. Het voeren van de volledige financiële administratie ten behoeve van het inkoop- en facturatieproces jeugdhulp.
o Ontvangst: Opdrachtnemer draagt zorg voor de correcte ontvangst en administratie van facturen die voortvloeien uit de collectieve inkoop van jeugdhulp.
o Voorschotten: de Opdrachtnemer ontvangt voorschotten van gemeenten voor haar apparaatskosten van Opdrachtnemer en programmakosten voor inkoop van jeugdhulp en betaalt voorschotten aan SVB betreffende PGB’s.
o Controle: Opdrachtnemer draagt zorg voor het controleren van de binnengekomen facturen. De toewijzing van de Toegang van de gemeenten en de facturen van de leveranciers worden vergeleken en geaccordeerd.
o Oplossingsgericht: bij ‘uitval’ van de declaratie in het declaratiesysteem neemt de Opdrachtnemer contact op met de aanbieder of gemeente en zorgt voor juiste toewijzing of declaratie.
o Betaling: Opdrachtnemer zorgt voor een correcte afhandeling van betaling op basis van het onder 2 genoemde.
o Uitbesteding: Opdrachtnemer heeft een deel van de uitvoering van haar taken ondergebracht bij een derde partij, de gemeente Zwolle. Hiervoor is een aparte dienstverleningsovereenkomst afgesloten tussen Opdrachtnemer en de gemeente Zwolle.
o Rechtmatigheid: Opdrachtnemer waarborgt de rechtmatigheid van de betaling van de facturen, te toetsen door de accountant
3. Het aanleveren van financiële managementrapportage ten behoeve van inzicht in budgetuitputting en niet financiële indicatoren conform vastgestelde Startset.
o Opdrachtnemer is integraal verantwoordelijk voor het leveren van rapportages uit eigen systeem TOP-declaratie en financieel systeem One World over budgetuitputting van het programmabudget voor de inkoop van jeugdhulp.
o Opdrachtnemer voert het technisch beheer uit van procesdata over toegang en doorverwijzing. De door beleidsmedewerkers (regio en gemeenten) overeengekomen indicatoren zullen door
Opdrachtnemer bij gemeenten verzameld en vastgelegd worden, waarna de ruwe data volgens een vast format wordt overgedragen aan de eerder genoemde beleidsmedewerkers.
o Opdrachtgever is verplicht te zorgen voor tijdige en kwalitatief goede gemeentelijke data over de indicatoren, zoals vastgesteld door de eerder genoemde beleidsmedewerkers
Artikel 2. Verplichting Opdrachtnemer
Opdrachtnemer verplicht zich tot een juiste en zorgvuldige uitvoering van de drie hoofdtaken, zoals genoemd in artikel 1. Dit met inachtneming van de Gemeenschappelijke Regeling Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland en overige relevante wet- en regelgeving.
Artikel 3. Verplichtingen Opdrachtgever
1. Opdrachtgever gaat, na akkoord te zijn gegaan met een programma van eisen/bestek bij verdere aanbestedingen, niet over tot inkoop van de Producten in het kader van de jeugdhulp anders dan bij gecontracteerde leveranciers.
2. Opdrachtgever zal alle informatie die Opdrachtnemer nodig heeft voor de opdrachtuitvoering op aanvraag digitaal aanleveren of daartoe toegang verstrekken.
3. Opdrachtgever zal op verzoek van Opdrachtnemer voorschotten overmaken ten behoeve van apparaats- en programmakosten op basis van de termijnkalender van de BVO.
4. Opdrachtgever zal, in overleg, specifieke expertise leveren aan de Opdrachtnemer, zoals uitgewerkt in artikel 12.
5. Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer het alleenrecht om de invoer van contracten in het declaratiesysteem uit te voeren voor uniforme vastlegging. Daartoe behoort ook het invoeren van leveranciers en producten.
Artikel 4. Duur en beëindiging van de overeenkomst
De looptijd van deze overeenkomst is 2 jaar, ingaande op 1 januari 2015 en eindigend op 31 december 2016. Uiterlijk 3 maanden voor het einde van de overeenkomst stellen partijen met elkaar vast of verlenging van de overeenkomst gewenst is. Tussentijdse opzegging is in principe niet mogelijk, uitgezonderd ontbinding bij aantoonbare wanprestatie.
Artikel 5. Evaluatie overeenkomst
De afspraken uit deze overeenkomst worden minimaal elk kwartaal geëvalueerd door de Gemeentesecretaris/Directeur van de gemeente, in zijn rol als opdrachtgever met de manager van de BVO.
Artikel 6: Kwaliteit en evaluatie van de geleverde ondersteuning
1. Opdrachtgever en Opdrachtnemer verplichten zich over en weer om de dienstverlening met maximale zorg en tegen zo laag mogelijke kosten te leveren en in te zetten. Bij constatering van afwijkingen in het werkaanbod of de geleverde diensten wordt op operationeel niveau direct contact gezocht met de andere partij om verspilling van geld en energie tegen te gaan. Dit wordt SMART geformuleerd in het jaarplan van de Opdrachtnemer.
2. Wanneer Opdrachtgever en Opdrachtnemer het niet eens zijn over de kwaliteit van de geleverde dienst wordt dit binnen een billijke termijn aan manager BVO met een onderbouwde toelichting en eventuele voorgestelde oplossing kenbaar gemaakt. Deze verplicht zich binnen een billijke termijn te komen met een inhoudelijke reactie en procesvoorstel tot oplossing.
3. Eens per half jaar wordt er een korte schriftelijke evaluatie gehouden onder betrokken medewerkers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer om te bepalen of er verbeterpunten zijn in de samenwerking.
Artikel 7: Facturatie en doorbelasting van kosten
Voor de looptijd van de overeenkomst geldt het regionaal verdeelmodel voor de kosten van de Opdrachtnemer, zoals vastgelegd in de bijdrageverordening artikel 12 lid 3 GR Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland.
Artikel 8. Archivering en dossiervorming
Opdrachtnemer draagt zorg voor het beheer van archiefbescheiden die voortvloeien uit de uitvoering van deze overeenkomst conform het Besluit Informatiebeheer zoals vastgesteld door het bestuur Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland en met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn.
Artikel 9. Informatieverschaffing
Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan zijn eigen bestuursorganen. Hiervoor zijn de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd in het bestuur van de Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland door de verantwoordelijke wethouder.
Artikel 10. Geheimhouding
1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van al wat hen bij de uitvoering van deze overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijze kan worden vermoed. De verplichting tot geheimhouding blijft ook na de uitvoering van de overeenkomst van kracht.
2. Het eerste lid geldt behoudens een wettelijke verplichting tot openbaarmaking, zoals ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur.
Artikel 11. Aansprakelijkheid Opdrachtgever
Onverminderd het bepaalde in Artikel 1 is Opdrachtgever in eerste aanleg verantwoordelijk voor de dekking van de nakoming van financiële verplichtingen van de rechtshandelingen die door Opdrachtnemer worden aangegaan tot zijn bijdrage zoals bepaald in de Bijdrageverordening.
Uiteraard slechts indien dit handelen plaatsvindt ter uitvoering van de Opdracht, zoals gesteld in de GR Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland.
Artikel 12. Aansprakelijkheid Opdrachtnemer
De Opdrachtnemer is jegens de Opdrachtgever aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de Opdracht en alle schade verband houdende met de uitvoering van de Opdracht. De opdrachtnemer is aansprakelijk voor tekortkomingen van door hem ingeschakelde derden. De Opdrachtnemer vrijwaart de Opdrachtgever ter zake van alle aanspraken van derden die verband houden met de uitvoering van de Opdracht.
Artikel 13. Inzet personeel en expertise in overleg
Incidenteel wil de Opdrachtnemer gebruik maken van de expertise en inzet van personeel van de gemeente op het gebied van:
- HRM diensten
- Financieel advies en andere diensten
- Juridische ondersteuning
- ICT ondersteuning
- Communicatie
De omvang van deze inzet is variabel en ligt niet vast. Personeel dat hiervoor door de Opdrachtnemer wordt ingezet wordt tegen een vooraf vastgesteld uurtarief doorbelast aan de Opdrachtnemer. Het uurtarief is gekoppeld aan het schaalniveau van de functionaris.
Artikel 14. Slotbepaling
In situaties waarin deze overeenkomst niet voorziet wordt in onderling overleg een oplossing gekozen. Plaats Plaats
Datum Datum
Gemeente Raalte Uitvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland
Wethouder X. Xxxxxxxx Voorzitter drs. E.W. Anker