KLOKKENLUIDERSREGELING LAURENS WONEN
KLOKKENLUIDERSREGELING XXXXXXX XXXXX
INHOUDSOPGAVE Pagina
1. Inleiding 1
2. Definities en doel klokkenluidersregeling 2
3. Procedure bij melding 4
4. Rechtsbescherming 6
1. INLEIDING
Xxxxxxx Xxxxx wil in al haar activiteiten hoge normen naleven ten aanzien van openheid, fatsoen en integriteit.
Om deze normen te handhaven moedigt Xxxxxxx Xxxxx medewerk(st)ers, die het vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen het bedrijf (zoals criminele handelingen, financiële misstanden, of situaties waarin personeel of derden in gevaar kunnen worden gebracht), aan om hiervan melding te maken zonder dat zij bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Directie en bestuur van Xxxxxxx Xxxxx kunnen dan maatregelen nemen om het onacceptabel gedrag dat schadelijk is voor Xxxxxxx Xxxxx, de medewerkers of derden te voorkomen of te stoppen.
Het zijn meestal de medewerk(st)ers van een bedrijf die het eerst in de gaten hebben dat er iets mis is binnen de onderneming. Medewerk(st)ers kunnen echter huiverig zijn om daarover te praten, omdat ze hun collega’s niet af willen vallen of uit angst voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling.
De procedure met betrekking tot de klokkenluidersregeling stelt medewerk(st)ers in staat op een vroeg tijdstip melding te doen van vermoedens van misstanden. Van medewerk(st)ers wordt niet verwacht dat ze kunnen aantonen dat wat zij beweren waar is. Ze moeten echter wel kunnen aantonen dat er voldoende aanleiding is voor een redelijk vermoeden dat er sprake is van een misstand.
2. DEFINITIES EN DOEL KLOKKENLUIDERSREGELING
Wat is een klokkenluider
Een klokkenluider is een werknemer die een (vermeend) misstand constateert en dit meldt bij zijn/haar werkgever, met het doel dat de werkgever iets doet om de misstand op te lossen.
Doel klokkenluidersregeling
De klokkenluidersregeling kent een aantal doelstellingen, te weten:
• bevorderen dat (vermeende) misstanden worden gemeld;
• borgen dat misstanden worden onderzocht en dat noodzakelijke maatregelen worden genomen;
• het beschermen van de klokkenluider: de boodschapper van het nieuws dient niet te worden gestraft, noch door de werkgever, noch door collega’s of anderszins.
Wat melden
Het op redelijke gronden gebaseerd vermoeden en/of feiten met betrekking tot het bestaan van misstanden binnen de organisatie, waarbij men het melden daarvan aan de leidinggevende niet wenselijk acht.
Onder een (vermoeden) van misstanden wordt in elk geval verstaan:
• een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte;
• een (dreigende) schending van (interne) regels;
• (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
Deze regeling is niet bedoeld voor:
• het melden van persoonlijke klachten met betrekking tot aangelegenheden in verband met het werk;
• het melden van gewetensbezwaren ten opzichte van het verrichten van normale bedrijfs- activiteiten;
• het uiten van kritiek op de door de werkgever gemaakte beleidskeuzes;
• het behalen van persoonlijk gewin;
• misstanden bij huurders (bijvoorbeeld aanwezigheid van een weetplantage of kennis van huiselijk geweld). Deze misstanden kunnen het best besproken worden met de direct leidinggevende;
• seksuele intimidatie (zie Integriteitscode, artikel 2.3)
Waarom deze regeling – Wanneer bescherming
Xxxxxxx Xxxxx wil de drempel om misstanden aan de kaak te stellen zo laag mogelijk houden en daarmee bevorderen dat de organisatie zelf de gesignaleerde misstanden aanpakt. In eerste instantie wil Xxxxxxx Xxxxx dat medewerk(st)ers elkaar zoveel mogelijk aanspreken bij overtredingen van gedragsregels en van wet- en regelgeving. Als dat niet mogelijk is, wordt
de medewerk(st)er aangespoord het gedrag intern te melden. Pas als een interne melding onmogelijk blijkt, kan de medewerk(st)er overwegen zijn of haar bezorgdheid buiten de organisatie kenbaar te maken.
De kern van het vorenstaande is dat de te goeder trouw handelende (potentiële) klokkenluider bescherming verdient als hij in formeel (procedureel) en materieel opzicht zorgvuldig handelt.
Indien een medewerk(st)er dus meteen naar buiten treedt met het melden van een misstand, dan valt hij niet onder de klokkenluidersregeling.
Bedrijfscultuur
Een klokkenluidersregeling draagt bij aan het adequaat reageren op misstanden. Dat draagt ook bij aan het voorkómen ervan. Maar de procedure is niet de enige manier waarop Xxxxxxx Xxxxx misstanden wil voorkomen. Van groot belang is een open cultuur, waarbij integer handelen en het uiten van kritiek en aanspreken op gedrag gestimuleerd en op prijs gesteld wordt.
Wie kan een beroep doen op het reglement
Werknemers in dienst van Xxxxxxx Xxxxx kunnen gebruik maken van de regeling. Dit geldt ook voor medewerk(st)ers met een tijdelijk contract. Stagiairs, medewerk(st)ers die op
uitzend- of detacheringsbasis werkzaam zijn voor Xxxxxxx Xxxxx en werknemers die in opdracht handelen van Xxxxxxx Xxxxx kunnen wel misstanden melden, maar géén beroep doen op de regeling. Hiervoor is gekozen omdat één van de onderdelen van de klokkenluidersregeling de bescherming van de klokkenluider is. Wanneer een klokkenluider niet in dienst is van Xxxxxxx Xxxxx is dat zeer lastig om uit te voeren.
3. PROCEDURE BIJ MELDING
Melden bij het meldpunt klokkenluider
Het melden van (een vermoeden van) een misstand moet schriftelijk gebeuren bij het meldpunt klokkenluider. De officiële schriftelijke melding kan worden voorafgegaan door een informeel vertrouwelijk overleg en consultatie bij het meldpunt klokkenluider om een goede afweging te maken.
Na uiterlijk twee werkdagen ontvangt de klokkenluider een schriftelijke ontvangstmelding waarin wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. In deze bevestiging wordt vastgelegd:
• wat de melding precies inhoudt;
• dat men niet bang hoeft te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling;
• in hoeverre de melding vertrouwelijk afgehandeld kan worden;
• dat men uiterlijk na acht weken informatie ontvangt over de voortgang en eventuele afronding van het onderzoek, waarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Uitzondering is wanneer het verstrekken van deze informatie niet in het belang van het onderzoek is.
Van een melding wordt een meldingsdossier aangelegd. Het meldpunt klokkenluider legt een dossier aan waarin alle stappen worden gedocumenteerd. Alle registraties en dossiers worden in een beveiligde omgeving bewaard.
Zowel de klokkenluider, die het vermoeden van een misstand meldt, als het meldpunt klokkenluider behandelen de melding vertrouwelijk. In overleg met het meldpunt klokkenluider worden afspraken ten aanzien van de communicatie aan anderen binnen en/of buiten het bedrijf gemaakt.
De identificatiegegevens van de klokkenluider worden door het meldpunt klokkenluider niet opgenomen in de communicatie naar anderen.
Anoniem melden
Deze klokkenluidersregeling heeft als doel onder meer het beschermen van de klokkenluider. Daarom is het niet nodig om een klacht anoniem te melden. Ook bij klachten van huurders en andere derden over (gedrag van) Xxxxxxx Xxxxx worden immers anonieme klachten niet in behandeling genomen.
Onderzoek door het meldpunt klokkenluider
Het meldpunt klokkenluider rapporteert aan de directie en het bestuur en in overleg wordt bepaald hoe de klacht wordt onderzocht. Directie en bestuur worden door het meldpunt klokkenluider alleen geconsulteerd over de melding voor zover het vermoeden van misstand geen betrekking heeft op de directie of het bestuur.
Ten aanzien van het onderzoek, als dat wordt uitgevoerd door het meldpunt klokkenluider, zijn geen nadere eisen gesteld. Wel gelden de volgende principes:
• de informatie die het meldpunt klokkenluider ontvangt is vertrouwelijk. Het meldpunt klokkenluider mag de informatie alleen gebruiken in het kader van het onderzoek en de advisering aan directie en bestuur;
• het meldpunt klokkenluider is met inachtneming van de privacyregels van medewerkers bevoegd om ten behoeve van het onderzoek schriftelijke en mondelinge informatie op te vragen bij alle bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen zijn verplicht om alle beschikbare en ter zake dienende informatie te verstrekken;
• het meldpunt klokkenluider houdt de naam van de klokkenluider geheim, tenzij de klokkenluider heeft aangegeven tegen bekendmaking geen bezwaar te hebben;
• het meldpunt klokkenluider past altijd het principe van hoor- en wederhoor toe, tenzij dit in strijd is met het belang van het onderzoek;
• het meldpunt klokkenluider zet zijn bevindingen altijd op schrift.
• bij overtreding van de wet adviseert het meldpunt klokkenluider directie en bestuur altijd over het doen van aangifte bij de politie.
Directie en bestuur besluiten over de verdere afhandeling en de mate waarin verdere bekendheid wordt gegeven aan het concrete geval.
Uitzonderingen
Betreft het een melding waarbij directie, bestuur of een lid van de Raad van Toezicht is betrokken, dan stelt het meldpunt klokkenluider rechtstreeks de voorzitter van de Raad van Toezicht op de hoogte. Als de melding het meldpunt klokkenluider betreft, kan de klokkenluider zich rechtstreeks wenden tot directie en bestuur van Xxxxxxx Xxxxx.
Mochten de omstandigheden dermate ernstig zijn dat de misstand extern worden gemeld, wordt van de klokkenluider verlangd dat die de meest in aanmerking komende instantie benadert.
Daarbij moet enerzijds rekening worden gehouden met de effectiviteit waarmee die instantie kan ingrijpen en in staat zal zijn om de misstand op te heffen of te helpen opheffen. Anderzijds moet rekening worden gehouden met het belang van de werkgever om zo min mogelijk schade als gevolg van dat ingrijpen te ondervinden. Het ligt dus voor de hand dat een externe melding in de regel allereerst wordt gedaan bij bijvoorbeeld een externe raadsman met geheimhoudingsplicht of bij de bevoegde instanties en niet bij de media.
4. RECHTSBESCHERMING
De medewerk(st)er die met in achtneming van deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn/haar positie benadeeld als gevolg van het melden.
Directie en bestuur van Xxxxxxx Xxxxx garanderen dat tegen een klokkenluider die in overeenstemming met de klokkenluidersregeling handelt geen enkele sanctie wordt ondernomen. Directie en bestuur ondernemen passende actie om de klokkenluider te beschermen. Beide aspecten gelden ook wanneer na onderzoek blijkt dat de klacht geen of onvoldoende grond heeft. Als de medewerk(st)er een melding maakt van een misstand waar hij/zij zelf aan heeft deelgenomen, vrijwaart dit hem/haarniet van interne sancties of vervolging. Wel zal bij de oplegging van sancties in overweging worden genomen dat er zelf melding van is gemaakt van de misstand waaraan hij/zij (mede) schuldig is.
Represailles van collega’s worden door Xxxxxxx Xxxxx niet geaccepteerd en zullen altijd leiden tot passende maatregelen tegen die collega’s.
Zolang de medewerk(st)er niet anders te kennen geeft, wordt de melding vertrouwelijk behandeld.
Behandeling dossiers
De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het eind van het kalenderjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat een eventuele rechtsgang is doorlopen.
Meldpunt Klokkenluider
Het meldpunt klokkenluider is de xxxx X. Xxxxx, juridisch adviseur PO&O Laurens, te bereiken op 06 53 96 30 46/010 289 43 70 of per e-mail op x.xxxxx@xxxxxxx.xx.
Inwerkingtreding
De klokkenluidersregeling heeft de instemming van de Ondernemingsraad, is vastgesteld in de vergadering van het MT d.d. 5 augustus 2010, is goedgekeurd door het bestuur d.d. 8 november 2010 en door de Raad van Toezicht d.d. 13 december 2010.
Het reglement treedt in werking per 1 januari 2011.