ALGEMENE VOORWAARDEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
ZAALHUUR EN RESERVERINGEN IN HET ERASMUS PAVILJOEN TE ROTTERDAM
1 Algemeen
1.1 Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte, optie en overeenkomst met betrekking ter beschikking stellen van zalen en andere ruimtes door het Erasmus Paviljoen ten behoeve van enige opdrachtgever. Deze voorwaarden zijn daarnaast van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen het Erasmus Paviljoen en derden waarop het Erasmus Paviljoen deze van toepassing heeft verklaard.
1.2 Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
1.3 Eventuele andere voorwaarden van opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij deze door het Erasmus Paviljoen schriftelijk zijn aanvaard.
1.4 Indien een of meerdere der bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Het Erasmus Paviljoen en opdrachtgever zullen nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeenkomen, waarbij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.
2 Aanbiedingen en offertes
2.1 Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod een termijn voor aanvaarding is genoemd.
2.2 De prijzen en tarieven in de genoemde aanbiedingen en offertes zijn in euro’s
exclusief BTW.
2.3 De prijzen in de aanbiedingen en offertes gelden onder voorbehoud van typefouten en prijswijzigingen
2.4 Aanbiedingen of offertes gelden slechts voor de opdrachten waarop zij betrekking hebben en kunnen niet worden ingeroepen voor latere opdrachten.
3 Opties en overeenkomsten
3.1 Een door het Erasmus Paviljoen verstrekte optie vervalt na verloop van de termijn waarvoor de optie is afgegeven. Als er geen termijn is overeengekomen, vervalt de optie 1 maand voor de datum waar de optie betrekking op heeft. Indien de opdrachtgever geen gebruik maakt van de optie, staat de betreffende ruimte ter vrije beschikking aan het Erasmus Paviljoen.
3.2 Een overeenkomst kan slechts op drie manieren tot stand komen, te weten door:
• volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van een offerte door de opdrachtgever binnen de aanvaardingstermijn;
• schriftelijke melding door de opdrachtgever dat hij gebruik maakt van een aan hem verstrekte optie binnen de optietermijn; en door:
• het feitelijke in gebruik nemen door opdrachtgever van een door het Erasmus Paviljoen ter beschikking gestelde ruimte.
4 Informatieverstrekking
4.1 Bij het sluiten van de overeenkomst zal de opdrachtgever een zo nauwkeurig mogelijke schatting maken van het aantal verwachte personen. De opdrachtgever brengt het Erasmus Paviljoen tijdig op de hoogte van grote veranderingen in het aantal verwachte personen. Uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst zal de opdrachtgever het definitief aantal bezoekers doorgeven (het ‘reserveringsaantal’).
4.2 De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan het Erasmus Paviljoen aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst, tijdig aan het Erasmus Paviljoen te worden verstrekt. Indien de benodigde gegevens niet tijdig aan het Erasmus Paviljoen zijn verstrekt, heeft het Erasmus Paviljoen het recht de reservering te annuleren en/of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Het Erasmus Paviljoen mag de uit de annulering en/of ontbinding voortvloeiende schade en kosten vervolgens op basis van redelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
4.3 Het Erasmus Paviljoen is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat het Erasmus Paviljoen is uitgegaan van door een opdrachtgever c.q. een deelnemer verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor het Erasmus Paviljoen kenbaar behoorde te zijn.
5 Gebruik van het gehuurde
5.1 De opdrachtgever mag het gehuurde slechts gebruiken voor het doel dat aan het Erasmus Paviljoen is meegedeeld.
5.2 De opdrachtgever staat jegens het Erasmus Paviljoen in voor alle personen die zich m.b.t. de zaalhuur c.q. reservering van de opdrachtgever in of in de nabijheid van de gehuurde ruimte bevinden (‘bezoekers’).
5.3 De opdrachtgever en de bezoekers dienen zich te houden aan de huisregels en ordemaatregelen van het Erasmus Paviljoen, alsmede aan de door het Erasmus Paviljoen en de brandweer gegeven instructies met betrekking tot (brand)veiligheid.
5.4 De opdrachtgever mag meegebrachte apparatuur niet zonder toestemming van het Erasmus Paviljoen aansluiten op apparatuur van het Erasmus Paviljoen. Het voorgaande geldt niet voor het aansluiten van laptops voor bijvoorbeeld het houden van presentaties.
5.5 De opdrachtgever draagt er zorg voor dat voor de bezoekers en voor derden duidelijk is dat hij, en niet het Erasmus Paviljoen, optreedt als organisator van de bijeenkomst.
5.6 De gehuurde ruimte dient door de opdrachtgever aan het eind van de huurperiode ‘bezemschoon’ te worden opgeleverd. Indien de opdrachtgever zich niet aan deze verplichting houdt, is de opdrachtgever aan het Erasmus Paviljoen per direct omtrent de benodigde schoonmaakkosten en schadevergoeding verschuldigd, met een minimum van €55
5.7 Het Erasmus Paviljoen is gerechtigd om de verhuur achterwege te laten dan wel op ieder moment te staken, indien de opdrachtgever dan wel bezoekers zich niet behoorlijk gedraagt/gedragen. Indien hiervan sprake is, dient de opdrachtgever dan wel dienen de bezoeker op eerste verzoek van het Erasmus Paviljoen het pand te verlaten.”
5.8 Het Erasmus Paviljoen is na overleg met het ter plaatse bevoegd gezag gerechtigd de overeenkomst wegens gegronde vrees voor verstoring van de openbare orde te ontbinden en van de opdrachtgever en bezoekers te verlangen dat zij op eerste verzoek
het pand verlaten. Maakt het Erasmus Paviljoen van deze bevoegdheid (dan wel die op grond van artikel 5.7) gebruik, dan zal het Erasmus Paviljoen tot geen enkele
schadevergoeding gehouden zijn.”
6 Catering
6.1 Indien catering overeengekomen is geldt dat de prijs daarvoor wordt berekend op basis van het aantal aanwezige personen.
6.2 Indien het aantal aanwezige personen lager blijkt te zijn dan
het reserveringsaantal, dan wordt de prijs berekend op basis van het reserveringsaantal. Indien het aantal personen hoger blijkt te zijn dan het reserveringsaantal, dan geldt het daadwerkelijke aantal personen.
6.3 Indien een prijs (gedeeltelijk) op basis van nacalculatie is overeengekomen en heeft de opdrachtgever een omzetgarantie afgegeven, dan is de opdrachtgever in beginsel verplicht de prijs op basis van nacalculatie te voldoen. Is deze prijs lager dan de omzetgarantie, dan is hij verplicht een bedrag gelijk aan de omzetgarantie te voldoen.
6.4 Catering door derde is niet toegestaan in het Erasmus Paviljoen.
Indien Opdrachtgever zich niet aan dit verbod houdt, is Erasmus Paviljoen bevoegd om de zaalhuur per direct te beëindigen. Opdrachtgever blijft in dat geval de volledige offertesom aan het Erasmus Paviljoen verschuldigd.”
7 Annulering van reserveringen door opdrachtgever
7.1 Annulering door opdrachtgever van een reservering kan alleen schriftelijk plaatsvinden.
7.2 Indien opdrachtgever een reservering annuleert is hij gehouden conform de onderstaande regeling een bepaald percentage van de totale offerte som(inclusief BTW) als annuleringskosten aan het Erasmus Paviljoen te betalen:
· bij annulering tot 2 maanden voor aanvang van de zaalhuur: 15%;
· bij annulering tot 1 maand voor aanvang van de zaalhuur: 35%;
· bij annulering tot 14 dagen voor aanvang van de zaalhuur: 60%;
· bij annulering tot 7 dagen voor aanvang van de zaalhuur: 85%;
· bij latere annulering en bij een zonder annuleren niet gebruik maken van de zaalhuur: 100%.
7.3 Indien de reservering gedeeltelijk geannuleerd wordt, geldt dat de opdrachtgever de annuleringskosten verschuldigd is over het geannuleerde deel. Bij gedeeltelijk annulering is het Erasmus Paviljoen gerechtigd de overeenkomst geheel te ontbinden, tenzij dit niet in verhouding staat tot (de gevolgen van) de gedeeltelijke annulering voor het Erasmus Paviljoen.
7.4 In geval van no-show (het zonder annulering niet gebruik maken van de opdrachtgever van een op grond van de overeenkomst te verstrekken dienst van het Erasmus Paviljoen) zal de opdrachtgever in alle gevallen verplicht zijn de totale offertesom te betalen.”
8 Annulering, wijziging en ontbinding door het Erasmus Paviljoen.
8.1 Het is het Erasmus Paviljoen toegestaan om de opdrachtgever een andere ruimte ter beschikking te stellen dan waarvoor de reservering was geplaatst, tenzij dit onmiskenbaar en objectief beoordeeld onredelijk bezwarend is voor de opdrachtgever. Indien dat laatste het geval is, heeft de opdrachtgever het recht om de reservering kosteloos te annuleren.
8.2 Onverminderd het ergens anders in deze algemene voorwaarden en/of de wet bepaald, is het Erasmus Paviljoen bevoegd de reservering te annuleren en/of de overeenkomst te ontbinden (zonder schadevergoedingsplichtig te zijn), indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn, dat nakoming van de overeenkomst door het Erasmus Paviljoen onmogelijk is geworden of naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet langer kan worden gevergd, dan wel indien zich anderszins omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet mag worden verwacht.
8.3 Indien de overeenkomst, op andere gronden dan die aan het Erasmus Paviljoen zijn te wijten, wordt ontbonden, zijn de vorderingen van het Erasmus Paviljoen op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.
8.4 Indien het Erasmus Paviljoen een reservering annuleert of de overeenkomst ontbindt, op andere gronden dan die aan het Erasmus Paviljoen zijn te wijten, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.
9 Tarief
9.1 De ruimtes worden verhuurd per uur of per dagdeel.
9.2 Een dagdeel loopt van:
• 08:00 - 13:00
• 13:00 - 18:00
• 18:00 - 23:00
9.3 Als een opdrachtgever de ruimte langer gebruikt dan de overeengekomen tijd is hij een direct opeisbare boete aan het Erasmus Paviljoen verschuldigd dat gelijk staat aan de huurprijs voor een dagdeel, onverminderd het recht van het Erasmus Paviljoen om de zaal op ieder moment te ontruimen.
9.4 Het Erasmus Paviljoen is bevoegd de tarieven per 1 januari van elk jaar te verhogen, ook voor lopende opdrachten.
9.5 Opdrachtgever is in geval van prijsstijging gerechtigd de overeenkomst op te zeggen, indien de verhoging meer dan 10% bedraagt, tenzij de bevoegdheid tot verhoging voortvloeit uit de wet.
9.6 Het Erasmus Paviljoen zal de opdrachtgever het voornemen tot verhoging van het tarief schriftelijk kenbaar maken. Het Erasmus Paviljoen zal daarbij de omvang van de verhoging vermelden en, bij overeenkomsten, de datum waarop deze ingaat.
10 Betaling
10.1 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum op een door het Erasmus Paviljoen aan te geven wijze in de valuta waarin is gedeclareerd. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op. Het Erasmus Paviljoen is gerechtigd vooruitbetaling van (een gedeelte) van het verschuldigde bedrag
te verlangen.
10.2 Wij rekenen €10 administratiekosten door voor facturen met een totaal bedrag lager dan €50.
10.3 Indien de betalingsplichtige (zijnde de opdrachtgever, of iemand anders die zich tot betaling heeft verplicht) in gebreke blijft in de betaling binnen de gestelde termijn, is hij van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is hij de wettelijke (handels)rente en, naast eventuele gerechtelijke kosten, 15% incassokosten verschuldigd.
In het geval de opdrachtgever consument is, geldt omtrent de incassokosten dat de hoogte volgt uit de staffel conform de wet- en regelgeving en dat deze verschuldigd zijn indien opdrachtgever, ook na een aanvullende sommatiebrief vanuit Erasmus Paviljoen (met een betalingstermijn van 14 dagen, berekend vanaf de dag nadat deze brief door opdrachtgever is ontvangen), niet tijdig betaald.
10.4 In geval van liquidatie, faillissement, toelating van
de betalingsplichtige tot de wettelijke schuldsanering uit hoofde van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen, beslag of surséance van betaling van de betaling plichtige zijn de vorderingen van het Erasmus Paviljoen op de betaling plichtige onmiddellijk opeisbaar.
10.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste factuur adressering. Bij onjuiste adressering zijn eventuele administratiekosten die daar uit voortvloeien voor de opdrachtgever.
10.5 Gedane betalingen strekken in de eerste plaats tot betaling van de gerechtelijke en buitengerechtelijke (innings)kosten en schadevergoeding, vervolgens tot betaling van de rente en ten slotte tot betaling van de hoofdsom.
11 Klachten
11.1 Aangenomen wordt dat het gehuurde en de daarbij behorende apparatuur door de opdrachtgever in goede staat van onderhoud is aanvaard, zonder zichtbare gebreken is en goed functioneert, tenzij de opdrachtgever binnen een uur na aanvang van de huur aan het Erasmus Paviljoen melding doet van door hem geconstateerde gebreken.
11.2 Onverminderd het bepaalde in lid 1 dienen klachten binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na zaalhuur schriftelijk te worden gemeld aan het Erasmus Paviljoen. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat het Erasmus Paviljoen in staat is adequaat te reageren.
12 Aansprakelijkheid Erasmus Paviljoen
12.1 De aansprakelijkheid van het Erasmus Paviljoen is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de door de aansprakelijkheidsverzekeraar van het Erasmus Paviljoen te verstrekken uitkering, althans tot maximaal de offertesom, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
12.2 Erasmus Paviljoen is niet aansprakelijk voor beschadigingen of verlies van goederen, die door opdrachtgever of bezoekers in het pand zijn meegebracht. De opdrachtgever vrijwaart Erasmus Paviljoen tegen aanspraken van bezoekers ter zake. Het hier bepaalde geldt niet voor zover de beschadiging of het verlies is te wijten aan opzet of grove schuld van Erasmus Paviljoen. Het Erasmus Paviljoen is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
12.3 De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid voor directe schade gelden niet, indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van het Erasmus Paviljoen.
12.4 De opdrachtgever en de bezoekers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die voor het Erasmus Paviljoen en/of enige derde is en/of zal ontstaan als direct of indirect gevolg van wanprestatie (toerekenbare tekortkoming) en/of onrechtmatige daad door opdrachtgever c.q. bezoekers, waaronder overtreding van de huisregels is inbegrepen, alsmede voor alle schade die is veroorzaakt door enig(e) dier/stof/zaak waarvan zij houder is of die onder hun toezicht staat.
12.5 Zolang de opdrachtgever niet geheel aan zijn/haar verplichtingen jegens het Erasmus Paviljoen heeft voldaan, is het Erasmus Paviljoen gerechtigde om alle goederen welke door opdrachtgever in het pand zijn meegebracht onder zich te nemen en te houden, totdat opdrachtgever ten genoegen van het Erasmus Paviljoen aan al zijn/haar verplichtingen heeft voldaan. Naast een retentierecht komt het Erasmus Paviljoen in voorkomend geval een pandrecht toe op de betreffende goederen.
13 Geheimhouding
13.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.
13.2 Het bepaalde in artikel 13.1 geldt niet indien het Erasmus Paviljoen of de opdrachtgever op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak, gehouden is vertrouwelijke informatie te openbaren.
14 Toepasselijk recht en geschillen
14.1 Op elke overeenkomst tussen het Erasmus Paviljoen en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
14.2 De rechter in de vestigingsplaats van het Erasmus Paviljoen is bij uitsluiting bevoegd van geschillen kennis te nemen. Niettemin heeft het Erasmus Paviljoen het recht het geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.
15 Privacy Statement
15.1 Het Erasmus Paviljoen respecteert de privacy en zal persoonsgegevens slechts in overeenstemming met dit Privacy Statement en de Wet Bescherming Persoonsgegevens verwerken.
15.2 De persoonsgegevens worden gebruikt voor de uitvoering van met de betrokkene te sluiten en gesloten overeenkomsten en onze klantadministratie. Hiernaast gebruikt het Erasmus Paviljoen de gegevens om de betrokkenen op de hoogte te houden van interessante informatie en/of het doen van aanbiedingen.
15.3 De persoonsgegevens kunnen worden geanalyseerd om de informatie en/of de aanbiedingen zoveel mogelijk op de betrokkene persoonlijk af te stemmen en om de diensten te verbeteren.
15.4 Het Erasmus Paviljoen zal de persoonsgegevens niet zonder de
voorafgaande toestemming van de betrokkene aan derden verstrekken.