Gebruiksreglement OC De Spoele Otegem
Vzw Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Otegem
Xxxxxxxxxxxxx 00X, 0000 Xxxxxx Ondernemingsnummer: 0000.000.000
Tel.: 000 00 00 00 (sportdienst Zwevegem)
Gebruiksreglement OC De Spoele Otegem
Inhoud
2. Prioritair gebruik en aanvraagprocedure 3
3. Huurprijs, waarborg en betalingswijze 4
4. Algemene gebruiksvoorwaarden 5
5. Specifieke gebruiksvoorwaarden 9
1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Waar is dit reglement van toepassing?
Dit reglement is van toepassing op het gebouw en infrastructuur van OC De Spoele, gelegen te 0000 Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxxx 00X.
De lokalen binnen het gebouw van OC De Spoele bestaan uit: de sportzaal, het sanitair blok, de kleedkamers, de douches, de cafetaria en de cultuurzaal, met inbegrip van de bar van de cultuurzaal.
Artikel 2. Voor wie is dit reglement van toepassing?
Dit reglement dient te worden nageleefd door iedereen, ongeacht of het gaat om verenigingen, privépersonen of andere, aan wie één of meerdere lokalen van OC De Spoele ter beschikking worden gesteld.
Artikel 3. Definities
● De vzw = vzw Gemeentelijk Ontmoetingscentrum Otegem
● Het dagelijks bestuur = de voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris van de vzw
● De verantwoordelijke = de persoon aangeduid door de vzw die instaat voor het sleutelbeheer en drankenbeheer van OC De Spoele, alsook algemene controlebevoegdheid heeft bij het gebruik van OC De Spoele.
● De vaste gebruikers = verenigingen of groeperingen die op frequente basis (bv. wekelijks) gebruik maken van de infrastructuur van OC De Spoele voor activiteiten. Het is het dagelijks bestuur van de vzw dat autonoom beslist wie als vaste gebruiker gekwalificeerd kan worden.
● Losse activiteiten = activiteiten, ongeacht van welke aard (bv. sport of culturele activiteiten), die niet op frequente basis plaatsvinden.
2. Prioritair gebruik en aanvraagprocedure
Artikel 4. Prioritair gebruik
Het gebruik van OC De Spoele wordt prioritair toegestaan aan de verenigingen van Zwevegem.
In de cultuurzaal primeren sociaal-culturele activiteiten op sportactiviteiten, na overleg en mits beslissing van het dagelijks bestuur van de vzw. In de sportzaal legt de vzw de bezettingsregeling sport
– niet-sport vast.
Artikel 5. Aanvraag
Eenieder die over één of meerdere lokalen van OC De Spoele wenst te beschikken, moet een aanvraag richten tot de sportdienst van gemeente Zwevegem.
Deze aanvraag moet worden gedaan door het invullen van een aanvraagformulier op de website van gemeente Zwevegem. Het aanvraagformulier is te vinden via de volgende link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xx-xxxxxx-xxxxxx
De aanvraag moet onder andere bevatten:
● De naam en het adres van de organisator(en) (ingeval de activiteit door een vereniging, instelling of groepering wordt georganiseerd, dan moet de naam, het adres en telefoon- of gsm-nummer van een verantwoordelijke vermeld worden),
● De gewenste infrastructuur,
● De aard van de geplande activiteit,
● De datum en het aanvangs- en einduur van de reservatie.
De vzw behoudt zich het recht voor om aanvragen te weigeren.
Artikel 6. Tijdstip van de aanvraag
Voor reservatie van de cafetaria en reservatie voor occasioneel sportgebruik moet de aanvraag minstens 10 dagen op voorhand gebeuren. Voor andere reservaties, zoals reservaties voor culturele activiteiten en feesten, moet de aanvraag minstens 3 maanden op voorhand gebeuren. Indien de aanvraag bij de sportdienst niet tijdig gebeurde, beslist de sportdienst – desgevallend in overleg met het dagelijks bestuur van de vzw – of reservatie alsnog mogelijk is.
Artikel 7. Contractuele bepalingen
Voor wat reservaties voor culturele activiteiten en feesten betreft, maakt de sportdienst een huurcontract op. Voor activiteiten in de cafetaria en occasioneel sportgebruik, een reserveringsbon.
Deze reservatie geeft recht op het overeengekomen gebruik van de gehuurde lokalen, alsook het gebruik van de elektriciteit en verwarming van deze lokalen, binnen de normen geldig voor iedere specifieke infrastructuur.
Artikel 8. Optie
Een optie nemen is mogelijk. Indien een andere aanvrager opdaagt, dient de optie op straffe van verval binnen de 48 uren omgezet te worden in een definitieve reservatie. Voor wat de culturele activiteiten en feesten in de sportzaal betreft vervalt de optie in elk geval 2 maanden vóór de activiteit.
Artikel 9. Annulatie
De huurders moeten de sportdienst tijdig verwittigen van het niet gebruiken van de vastgelegde lokalen. Tijdig wil zeggen:
● 2 maanden op voorhand voor de aanvraag van de sportzaal of cultuurzaal voor vast sportgebruik, feesten en culturele activiteiten;
● 7 dagen op voorhand voor de cafetaria en occasionele sportactiviteiten.
Indien te laat geannuleerd, is de huurder een schadevergoeding verschuldigd die gelijk is aan het bedrag van de waarborg, met uitzondering voor culturele activiteiten en feesten. Voor wat de culturele activiteiten en feesten betreft wordt bij annulatie minder dan 2 maanden en meer dan 30 dagen vóór de geplande activiteit 10 % van de huurprijs aangerekend als annulatievergoeding. Minder dan 30 dagen vóór de geplande activiteit wordt de volledige huurprijs aangerekend.
3. Huurprijs, waarborg en betalingswijze
Artikel 10. Tarieven
De tarieven zijn enerzijds de vergoeding en anderzijds de waarborg voor het gebruik van de in artikel 1 opgesomde lokalen, zoals goedgekeurd door het bestuur van de vzw en de gemeenteraad.
Artikel 11. Waarborg voor de sleutel
Naast de waarborg voor het gebruik van de lokalen, betalen alle huurders bij elk gebruik van de lokalen een waarborg voor de sleutel, met uitzondering van de vaste gebruikers die éénmalig een waarborg betalen. Deze waarborg voor de sleutel bedraagt € 25.
Artikel 12. Betalingswijze
Voor het vast gebruik moet de huurprijs worden vereffend binnen 15 dagen na factuurdatum.
Voor wat de culturele activiteiten en feesten, activiteiten in de cafetaria en occasioneel sportgebruik betreft, moet de huurprijs worden vereffend eveneens binnen 15 dagen na factuurdatum. De waarborg voor het gebruik van de lokalen en de sleutel moet vereffend worden met de verantwoordelijke van de vzw, op het moment dat de huurder/gebruiker de sleutels van de gehuurde lokalen in ontvangst neemt.
Artikel 13. Terugbetaling waarborg
De waarborgsom wordt terugbetaald indien de verantwoordelijke van de vzw vaststelt dat de gebruikte lokalen nog in orde zijn. In geval van twijfel beslist de voorzitter na overleg met het dagelijks bestuur of de waarborg al dan niet wordt terugbetaald. Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen van de waarborgsom worden afgehouden.
Artikel 14. Sanctie
Als de huurder en/of gebruiker in gebreke blijft de waarborg te betalen, wordt de geplande activiteit geannuleerd. Deze annulatie zal beschouwd worden als een annulatie door toedoen van de huurder, waarvoor de in artikel 9 bedoelde annulatievergoeding kan worden aangerekend.
4. Algemene gebruiksvoorwaarden
Artikel 15. Toegang
Er mag slechts één toegang gebruikt worden, namelijk de hoofdingang die toegang verleent tot de verschillende lokalen van OC De Spoele. Uitzonderlijk en mits toestemming van de verantwoordelijke kunnen andere toegangen gebruikt worden.
Artikel 16. Sleutels
Voor iedere losse activiteit wordt de sleutel door de huurder/gebruiker opgehaald aan OC De Spoele volgens afspraak met de verantwoordelijke en dit mits betaling van de waarborgsom van € 25 voor de sleutel, alsook de waarborg voor het gebruik van de lokalen.
Er is een sleutelplan waarbij met de sleutel van een bepaald lokaal enkel dat lokaal en de voordeur kan worden geopend.
De sleutel voor elke losse activiteit moet na iedere activiteit volgens afspraak met de verantwoordelijke terug afgegeven worden. Op dat moment wordt ook de waarborgsom van € 25 en de waarborg van het gebruik van de lokalen terugbetaald, met uitzondering van de situaties omschreven in artikel 13.
De vaste gebruikers krijgen permanent een sleutel ter beschikking. Zij dragen zelf de volle verantwoordelijkheid voor het gebruik/misbruik van deze sleutel. In geval van misbruik (bv. zich toegang verlenen tot OC De Spoele en gebruik maken van de infrastructuur buiten de gereserveerde
tijdstippen) kan de vzw beslissen om de sleutel terug te vorderen en de vaste gebruiker desgevallend de toegang te ontzeggen tot OC De Spoele.
Artikel 17. Vaststelling van schade
Indien de gebruiker - ongeacht of het gaat om vaste gebruikers dan wel losse activiteiten - bij aanvang van de ingebruikname vaststelt dat er schade is aan het gebouw of infrastructuur van OC De Spoele, dient hij dit onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke, tenzij de gebruiker er weet van heeft dat deze schade al eerder gemeld werd aan de verantwoordelijke.
Indien de gebruiker op het einde van het gebruik vaststelt dat er (nieuwe) schade is aan het gebouw of de infrastructuur van OC De Spoele ligt hij eveneens de verantwoordelijke onmiddellijk in, onafhankelijk van de controle die de verantwoordelijke zelf uitvoert.
Artikel 18. Voorbereiding voor en opruimen na de activiteit
Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt in principe onmiddellijk vóór de activiteit, tenzij andersluidende overeenkomst. De voorbereiding mag in elk geval nooit andere activiteiten storen.
Het inrichten van de ruimte op de dagen die aan de activiteit voorafgaan, kan slechts na overleg met het dagelijks bestuur van de vzw worden toegestaan.
De tijd nodig voor de voorbereiding vóór en het opruimen na de activiteit moeten in principe vooraf gereserveerd zijn. Alleen dan is de gebruiker zeker van de beschikbaarheid van de lokalen voor voorbereiding vóór en opruimen na de activiteit.
Na elke activiteit moeten alle gebruikte voorwerpen onmiddellijk verwijderd worden door de gebruiker volgens afspraak en dit binnen de afgehuurde periode, tenzij andersluidende overeenkomst met de verantwoordelijke.
De vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door de gebruiker, voor mogelijke diefstal noch voor beschadiging.
Artikel 19. Dranktoelevering
Het is niet toegelaten eigen dranken aan te bieden. Alle bieren, fruitsappen, frisdranken, waters, wijnen en cava worden afgenomen van de vzw, dit aan vastgelegde tarieven. Deze tarieven kunnen door de vzw worden aangepast bij een prijsaanpassing door de drankenleverancier. Het ter beschikking gestelde assortiment dient gevolgd te worden.
Enkel voor grote evenementen en met toelating van het dagelijks bestuur van de vzw kunnen afwijkingen worden toegestaan.
Het gebruik van de cafetaria is toegestaan bij gebruik van de sporthal voor sportactiviteiten en dit in samenspraak met de vzw en volgens diens voorwaarden.
Bij niet-naleving van deze exclusiviteit voor dranktoelevering zal een schadevergoeding van € 200 aangerekend worden.
Artikel 20. Verplichtingen huurder
Elke huurder en gebruiker is ertoe gehouden:
● De lokalen enkel voor het overeengekomen doel te gebruiken;
● De lichten te doven en de verwarming uit te doen onmiddellijk na het gebruik, anders wordt een nalatigheidsboete opgelegd van € 25 per overtreding;
● Alleen de gehuurde lokalen te betreden via de overeengekomen ingang en dit alleen tijdens de overeengekomen uren;
● Alle deuren en ramen steeds af te sluiten na gebruik;
● Geen groter aantal personen toe te laten in de gehuurde lokalen dan het toegelaten aantal, afhankelijk van de activiteit (wordt bepaald door de veiligheidsverantwoordelijke):
o Sportzaal: 585 personen
o Cultuurzaal: 200 personen
o Cafetaria: 40 personen
Gelieve er rekening mee te houden dat deze aantallen niet cumuleerbaar zijn, d.w.z. er mogen maximum 585 personen in het ganse gebouwencomplex aanwezig zijn.
● De auteursrechten en billijke vergoeding te betalen, indien noodzakelijk;
● De Algemene Politieverordening en de wettelijke veiligheidsvoorschriften (m.b.t. leeftijdsgrens, drankverbruik, etc.) na te leven;
● Xxxx van een vergunning te voorzien, indien van toepassing, alsook deze vergunning grondig te lezen en te respecteren.
Artikel 21. Verbodsbepalingen
Het is verboden:
● Gelijk welke handeling te stellen waardoor de oorspronkelijke toestand zou worden verstoord of waardoor of enige beschadiging of vernietiging zou ontstaan, gelijk aan welke roerende en onroerende voorwerpen die zich in OC De Spoele bevinden;
● Iedere handeling te stellen waardoor de rust en orde zou worden verstoord, bijvoorbeeld door samenscholing om manifestaties te houden, door doorgangen te belemmeren, zich onbetamelijk te gedragen, transistors of om het even welk ander muziek- en/of geluidswekkend toestel of instrument te doen spelen, pamfletten uit te delen, vuilnis van om het even welke aard te storten. Deze opsomming is niet-limitatief, doch van aanwijzende aard.
● Ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven; zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden;
● De zaal op te smukken met gemakkelijk brandbare producten (slingers rond lampen, kaarsen,
…);
● Binnen het domein koopwaren uit te stallen bij wijze van reclame of om te verkopen (manifestatiegebonden verkoop kan, doch de verkoop stopt na het beëindigen van de manifestatie);
● Buitenactiviteiten (bv. frietkraam, worstenkraam, publiekstrekkers) te organiseren bij fuiven, tenzij met de voorafgaande goedkeuring van het dagelijks bestuur;
● Te roken in het gebouw;
● Butaan- of propaangas in de lokalen van OC De Spoele te gebruiken.
Artikel 22. Fuiven
Huurders/gebruikers die een fuif wensen te organiseren, dienen te beschikken over de nodige vergunningen. Het evenementenloket van de jeugddienst te Zwevegem kan geraadpleegd worden om bij te staan bij het organiseren van fuiven. Vul daartoe 3 maanden vóór het evenement het aanmeldingsformulier op de website van de gemeente Zwevegem in, te vinden op xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx.
Artikel 23. Aandachtspunten bij fuiven en grote evenementen
● Om geluidsoverlast te vermijden moet het deuren-sas aan de hoofdingang dicht blijven. De organisatie moet ervoor zorgen dat er telkens één persoon van de organisatie aan de in- en uitgang staat.
● Stewards moeten toezicht houden op de parking (vertrekkende en toekomende wagens, geluidsoverlast, …) en de toegangswegen dienen in alle geval vrijgehouden te worden voor eventuele hulpdiensten.
● De inkomhal mag enkel als passage naar de diverse gebouwdelen gebruikt worden in functie van de wettelijke breedte van de vluchtwegen en om geluidsoverlast buiten te vermijden.
● Men dient zich strikt te houden aan de afgesproken gebruiksuren.
● De gemeentelijke afvalzakken dienen gebruikt te worden .
● Na gebruik dient de omgeving rondom OC De Spoele proper te zijn. Opgepast voor zwerfvuil!
● De toegestane decibels dienen gerespecteerd te worden. Alleen met de wettelijk verplichte vergunning kan afgeweken worden van de waarde van 85 dB(A).
Artikel 24. Opkuis en onderhoud
Het nodige poetsmateriaal en onderhoudsproducten zijn beschikbaar in de daartoe voorziene berging.
De specifieke eisen wat opkuis en schoonmaak betreft voor de sportzaal, cultuurzaal en cafetaria worden opgesomd in artikelen 28 en 29 van dit reglement.
Alle afvalfracties moeten gesorteerd worden, zowel deze afkomstig van in de zaal als deze van in de onmiddellijke omgeving van OC De Spoele (parking inclusief).
De afvalzakken dienen door de organisatoren van activiteiten meegenomen te worden.
Artikel 25. Burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid
In functie van het toegelaten gebruik en/of organisatie is het wenselijk dat iedere gebruiker zich verzekert voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid.
Organisaties met een risico-karakter op schade (bv. fuiven) zijn verplicht om zich hiervoor te verzekeren. Hiervoor kan men zich wenden tot het Evenementenloket, Xxxxxxxxxxxx 00 bus 1, 8550 Zwevegem. In dit geval dient men het bewijs vooraf te bezorgen aan de voorzitter van de vzw.
Eigen uitrusting dient door de organisator verzekerd te worden. De vzw is in geen geval verantwoordelijk voor schade aan eigen uitrusting.
De vereiste verzekeringspolissen, afgesloten bij een erkende verzekeringsmaatschappij, kunnen opgevraagd worden.
Elke beschadiging van de gemeentelijke eigendom geeft aanleiding tot betaling van een vergoeding gelijk aan de herstellingskosten of de kosten van vervanging van het beschadigde. Hiervoor wordt bij de huurprijs een waarborg voor het gebruik van de lokalen gevraagd. Indien de kost van de beschadiging meer bedraagt dan het bedrag van de waarborg, zal niet alleen de waarborg niet worden terugbetaald maar zal de huurder/gebruik dus ook nog een bedrag bovenop deze waarborg moeten betalen.
Artikel 26. Toegangsrecht dagelijks bestuur
Leden van het dagelijks bestuur of hun gemachtigden hebben het recht zich gratis toegang te verschaffen tot alle lokalen alsook tot de manifestatie.
Artikel 27. Overtredingen en sancties
Klachten worden door de verantwoordelijke van de vzw overgemaakt aan de betrokken huurder/gebruiker. Bij het herhaaldelijk overtreden van de reglementen kan de toegang tot OC De Spoele aan de overtreders verboden worden.
Vaste gebruikers kan een nalatigheidsvergoeding van € 25 aangerekend worden en dit indien blijkt dat:
● De lichten regelmatig blijven branden,
● Xxxxxxxxxxx niet dichtgedraaid worden bij het verlaten van de douches,
● Xxxx flessen of ander afval in de kleedkamers of in de zaal blijven rondslingeren,
● Deuren en/of ramen niet gesloten worden na vertrek,
● De zaal wordt gebruikt zonder boekingsbewijs,
● Er andere overtredingen begaan zijn.
5. Specifieke gebruiksvoorwaarden
Artikel 28. De sportzaal en cultuurzaal
Bij verhuur van de sportzaal zijn de kleedkamers en het sanitair blok inbegrepen. Bij verhuur van de cultuurzaal is het sanitair blok inbegrepen.
Er geldt een algemeen rookverbod, ongeacht de activiteit.
Sportactiviteiten
● Na het beëindigen van de sportactiviteit moeten alle gebruikte en verplaatste uitrustingsmaterialen en toestellen teruggeplaatst worden op de daartoe voorziene plaats.
● De zaal mag enkel met proper sportschoeisel betreden worden.
Culturele activiteiten – feesten
● De zaal moet volledig ontruimd worden en dit onmiddellijk na de activiteit;
● De zaal moet worden uitgeveegd en gereinigd;
● Alle gebruikte toiletten moeten grondig worden gereinigd, net als de gebruikte kleedkamers en gangen;
● De ingang van het OC De Spoele moet eveneens worden opgekuist;
● Alle vuil dient in zakken van de gemeente te worden opgeborgen en meegenomen; er mag niets van afval achtergelaten worden in of rond OC De Spoele; rondom OC De Spoele moet dus ook alle afval worden opgeruimd (gebroken glazen, frietzakken, etc.);
● De rest van de drank en het leeggoed moet ordelijk in de drankberging worden geplaatst; de verantwoordelijke van de vzw zal na afloop van de activiteit een inventaris van het drankverbruik opmaken;
● Achtergelaten leeggoed, PMD-zakken en/of vuilzakken worden als sluikstorten beschouwd;
● Muziekactiviteiten dienen een einde te nemen om 3 uur. Dit betekent dat de activiteit beëindigd moet worden en het publiek de zaal dient te verlaten. In principe uiterlijk tegen 4 uur moet de zaal volledig zijn opgeruimd volgens bovenstaand reglement. Eventuele afwijkingen kunnen aangevraagd worden bij het dagelijks bestuur van de vzw.
Ingeval het complex onvoldoende is opgeruimd zal de waarborgsom niet worden terugbetaald (zie ook artikel 13 van dit reglement). De kostprijs van de gebroken glazen wordt van de waarborgsom afgetrokken (€ 0,50 per glas).
De verantwoordelijke van de vzw heeft namens de vzw alle bevoegdheid om op te treden en de goede orde te handhaven.
In geval deze richtlijnen niet worden nageleefd kan in de toekomst het gebruik van de zaal worden geweigerd.
Artikel 29. Cafetaria
● Bij de verhuur van de cafetaria is het sanitair blok inbegrepen;
● De standaardopstelling in de cafetaria bestaat uit 40 stoelen, 10 tafels en 7 barkrukken; indien de gebruiker een andere opstelling wenst dan de voorziene standaarduitrusting dient hij voor de gewenste zaalbeschikking zelf in te staan;
● De cafetaria en tapinstallatie moeten volledig opgeruimd worden, uitgedweild en de glazen in de rekken opgeborgen;
● Voor wat de organisatie van feesten in de cafetaria betreft geldt het reglement van opruiming bij feesten in de sportzaal/cultuurzaal;
● Bij gebruik van de cafetaria dienen alle gebruikte apparaten te worden ontvet, gereinigd en gedroogd zodat deze volledig proper worden achtergelaten;
● Voor klein keukengerief (potten, pannen, bestek, …) moet de huurder/gebruiker zelf instaan;
● Eventuele schade aan toestellen wordt aangerekend.
Artikel 30. Muziekinstallatie
Indien men gebruik wenst te maken van de muziekinstallatie, dient men dit te melden aan de verantwoordelijke van de vzw en dient met de verantwoordelijke afgesproken te worden voor ophaling van de sleutel.
6. Slotbepalingen
Artikel 31. Aanvaarden reglement
Het reserveren van één of meerdere lokalen houdt het aanvaarden van dit reglement in alsook van eventueel specifieke reglementen van inwendige orde en/of gebruiksvoorwaarden per infrastructuur. Voor bijzondere gevallen waar dit reglement geen onmiddellijke oplossing biedt, wordt het dagelijks bestuur van de vzw gemachtigd een beslissing te nemen.
Namens het bestuur,
Xxxx Xxxxxx Voorzitter