OVEREENKOMST VAN INBEWARINGGEVING

De eerste ondergetekende(n), ....., wonende ....., handelende namens ,

hierna te noemen de bewaargever,

verklaart in bewaring te hebben gegeven aan de tweede ondergetekende, drs. M.N.J. Xxxxxxxx, coordinator interne dienstverlening, handelende namens het dagelijks bestuur van de streekarchiefdienst Hollands Midden, hierna te noemen de bewaarnemer, die verklaart in bewaring te hebben genomen ter bewaring in de archiefbewaarplaats van de streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda: het archief van ..... over de periode ......

Deze inbewaringgeving heeft plaatsgevonden onder de navolgende voorwaarden.

1. De inbewaringgeving geschiedt voor een termijn van tenminste vijfentwintig jaren, ingaande op de datum van de laatste ondertekening van deze overeenkomst.

2. Na het verstrijken van de sub 1 genoemde termijn zal deze overeenkomst worden geacht steeds voor een termijn van vijfentwintig jaren te zijn verlengd, indien zij niet tenminste zes maanden voor het verstrijken van de sub 1 resp. sub 2 genoemde termijnen door een van beide partijen schriftelijk is opgezegd.

3. De eigendom van het in bewaring gegevene blijft bij de bewaargever.

4. De bewaarnemer is gerechtigd tot vernietiging van overtollige bescheiden als omschreven in de bijlage bij deze overeenkomst.Vernietiging of teruggave van andere bescheiden zal alleen na overleg met de bewaargever plaatsvinden.

5. Aan de inbewaringgeving zijn voor de bewaargever geen kosten verbonden, tenzij op zijn verzoek de inbewaringgeving wordt beëindigd, in welk geval de bewaarnemer het recht heeft de kosten verbonden aan het beheer, tot een maximum van ƒ 60,-- per strekkende meter per jaar en over een maximum termijn van tien jaren, in rekening te brengen.

6. De bewaarnemer zal het in bewaring gegevene beheren overeenkomstig de voorschriften geldende voor het beheer van de openbare overheidsarchieven, met dien verstande, dat:

a. derden de in bewaring gegeven bescheiden welke jonger zijn dan jaren slechts met machtiging

van de bewaargever mogen raadplegen;

b. de bewaargever in overleg met de bewaarnemer tijdelijk bescheiden buiten de archiefbewaarplaats van de bewaarnemer ter inzage kan krijgen gedurende een van geval tot geval overeen te komen termijn;

c. met inachtneming van het hierboven sub 6a bepaalde, aan derden van het in bewaring gegevene fotografische reproducties, fotokopieën daaronder begrepen, mogen worden verstrekt, ten aanzien waarvan de bewaargever geen auteursrechtelijke aanspraken zal doen gelden.

7. De bewaarnemer heeft recht op regelmatige aanvulling van het in bewaring gegevene, bij voorkeur eenmaal per vijf of tien jaar.

8. Voor zover het in bewaring gegevene nog niet toegankelijk is gemaakt, zal in principe de bewaarnemer dit doen en van de plaatsingslijst of inventaris een exemplaar aan de bewaargever doen toekomen.

9. Indien door de bewaarnemer in strijd met deze overeenkomst wordt gehandeld, zal de bewaargever het recht hebben tot onmiddellijke ontbinding van deze overeenkomst.

10. Ingeval van het tenietgaan van de bewaargever door bedrijfsbeëindiging of opheffing zullen zijn rechten overgaan op de bewaarnemer.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend, de bewaargever, de bewaarnemer,

Bijlage bij de overeenkomst van inbewaringgeving met .....

Lijst van door de streekarchiefdienst Hollands Midden te vernietigen bescheiden (voor zover ze worden aangetroffen in het in bewaring gegeven archief)

Algemeen

Van de hierna te omschrijven vernietigbare stukken worden uitgezonderd - uiteraard voor zover van toepassing:

- alle stukken van vóór 1900;

- alle stukken uit de periode 1940-1945.

Van alle te bewaren stukken waarvan meer dan één exemplaar aanwezig is wordt slechts één exemplaar bewaard (tenzij om redenen van expositiebelang een tweede exemplaar bewaard moet worden).

Rapporten die door een van de aan het streekarchief deelnemende gemeenten zijn opgemaakt, en dus in het archief van de betreffende gemeente bewaard worden, worden uit in het in bewaring gegeven archief vernietigd.

"Meerdimensionale voorwerpen" zoals clichés, buttons, vlaggen, speldjes, penningen, gedenkborden,

e.d. worden teruggegeven.

U kunt misschien in overleg treden met de Stedelijke Musea te Gouda of uw plaatselijke historische vereniging of er een goede bestemming voor dergelijke voorwerpen is te vinden.

Correspondentie + vernietigingstermijn

⚫ Uitnodigingen voor het bijwonen van feestelijkheden, uitvoeringen, bijeenkomsten georganiseerd door derden (inclusief berichten van verhindering) na 1 jaar

⚫ Gelukwensen; familieberichten (kennisgevingen van geboorte, huwelijk,

⚫ afscheid, overlijden) -- 1 jaar

⚫ Reclame-aanbiedingen,offertes -- 1 jaar

⚫ Begeleidende brieven bij toezending van bescheiden, tenzij inhoudelijk van belang -- 1 jaar

⚫ Berichten van verhindering (bijwonen vergaderingen), adreswijzigingen, berichten van afwezigheid wegens ziekte en vakantie, e.d. van bestuursleden -- 1 jaar

⚫ Berichten van het aanvaarden van resp. het bedanken voor functies (tenzij van inhoudelijk belang)

--1 jaar

⚫ Convocaties voor vergaderingen van de gewestelijke en landelijke organisaties, met bijlagen (tenzij de inhoud tot plaatselijke besluitvorming heeft geleid) -- 5 jaar

⚫ (Periodieke) mededelingen (o.a. jaarverslagen en tijdschriften, informatieve circulaires) van de eigen gewestelijke en landelijke organisaties -- 5 jaar

⚫ Idem van andere instellingen, bedrijven, verenigingen -- 5 jaar

⚫ Uitnodigingen voor deelname aan uitvoeringen, manifestaties en bijeenkomsten waaraan geen gevolg is gegeven -- 3 jaar

⚫ Berichten aan derden inzake de samenstelling van het bestuur -- 1 jaar

⚫ Correspondentie inzake de plaatsing van advertenties / stukken betreffende de verspreiding van affiches (m.u.v. bijzondere gevallen) -- 3 jaar

Ledenadministratie

⚫ Mutaties in de ledenadministratie (aanmelding voor resp. opzegging van het lidmaatschap (tenzij van bijzonder belang, blijkend uit de begeleidende tekst), adreswijzigingen) -- 1 jaar

⚫ Stembriefjes voor (interne) verkiezingen -- 5 jaar

Financiële administratie

--- Termijnen gelden nà vaststelling van de jaarrekening!

⚫ Hulpboeken bij het grootboek (o.a. journalen, kas-/bank-/giroboeken, e.d., waarvan de gegevens periodiek in het grootboek zijn overgenomen) -- 10 jaar

⚫ Dagafschriften bank/giro met bijlagen -- 5 jaar

⚫ Betaalde fakturen e.d.-- 10 jaar (uitzondering: fakturen m.b.v. stichting, renovatie of ingrijpende verbouwing van onroerende zaken)

⚫ Kasstaten en soortgelijke controlebladen -- 5 jaar

⚫ Correspondentie over betalingen -- 5 jaar

Personeelsadministratie

⚫ Periodieke opgaven inzake salarissen en pensioenen -- 5 jaar

⚫ Sollicitatiebrieven met bijlagen van niet-benoemde personen -- 1 jaar

⚫ Kwitanties van salarissen mits elders in de salarisadministratie verantwoord -- 5 jaar

⚫ Correspondentie inzake de plaatsing van advertenties -- 5 jaar

Overige

⚫ Stukken betreffende sportkeuringen -- 10 jaar

⚫ Lotto/toto-formulieren -- 5 jaar

OVEREENKOMST VAN SCHENKING

(zonder bewerking door archiefdienst)

De eerste ondertekenaar, NAAM GERECHTIGDE, ten deze handelende namens NAAM INSTELLING te Bergen op Zoom,

hierna te noemen: de xxxxxxxx,

verklaart hierbij in eigendom over te dragen aan

de tweede ondertekenaar, de gemeente Bergen op Zoom, ten deze gevolge het bepaalde in artikel 171 Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, ten deze krachtens ondermandaat rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van Historisch Centrum het Markiezenhof, Drs. W.F.L. Xxxxxxxxx, hierna te noemen de zorgdrager,

die verklaart als schenking in eigendom te hebben ontvangen

de (archief)bescheiden van officiële naam

over de periode VAN - TOT

hierna te noemen NAAM ARCHIEF

zoals nader gespecificeerd op een aan deze overeenkomst toegevoegd overzicht.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze overeenkomst wordt verstaan onder

- schenker: de eigenaar van het archief

- zorgdrager: de gemeente Bergen op Zoom; de gemeentelijke archiefvormer zoals bedoeld ingevolge de Archiefwet 1995

- beheerder: de gemeentearchivaris; de door het College van Burgemeester en Wethouders benoemde beheerder van de archiefbewaarplaats zoals bedoeld in de Archiefwet art. 32.

Artikel 2 Eigendom

De eigendom van het NAAM ARCHIEF te Bergen op Zoom gaat over naar de gemeente Bergen op Zoom.

Artikel 3 Xxxxx Xxxxxxxxx

1. De beheerder is verplicht de archiefbescheiden in goede staat te bewaren, overeenkomstig het of bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van overheidsarchieven bepaalde.

2. De bescheiden worden overgedragen aan het Historisch Centrum het Markiezenhof voor het beheer en de opslag.

3. De beheerder geeft advies over het bepaalde in art. 4 lid 1.

Artikel 4 Taken Schenker

1. De schenker zal de archiefbescheiden selecteren, ordenen, beschrijven en verpakken.

2. De schenker draagt zorg voor het periodiek aanvullen van het archief / de collectie, als regel niet frequenter dan eens per 10 jaar. Op deze aanvulling(en) zijn de bepalingen van deze overeenkomst van toepassing, tenzij bij een aanvulling anders wordt bepaald.

Artikel 5 Rechten Schenker

1. De schenker heeft het recht op raadpleging en gebruik van de archiefbescheiden in de studiezaal van het Historisch Centrum het Markiezenhof

2. Op aanvraag van de schenker zullen hem archiefbescheiden worden uitgeleend voor een telkens vast te stellen termijn, tenzij de toestand van de bescheiden zich tegen uitlening verzet. De aan uitlening verbonden verzendkosten kunnen in rekening worden gebracht.

EVENTUELE EXTRA RECHTEN VOLGENS AFSPRAAK

Artikel 6 Financiële aspecten

1. De kosten van de werkzaamheden zoals bedoeld in art. 4 lid 1 en de kosten van eventueel noodzakelijke maatregelen tegen schimmel zijn voor rekening van de schenker.

2. Het beheer van de stukken en de opslag in de archiefbewaarplaats geschiedt op kosten van de zorgdrager.

Artikel 7 Openbaarheid en gebruik

1. Op de openbaarheid van het archief zijn geen beperkingen gesteld.

2. Gebruiksrechten en copyright ingevolge de Auteurswet 1912 worden overgedragen aan de beheerder. EVENTUEEL BEPERKINGEN VOLGENS AFSPRAAK

Artikel 8 Vernietiging

De beheerder is gerechtigd, na overleg met de schenker, tot vernietiging van overtollige bescheiden.

Artikel 9 Niet-nakoming

1. Wanneer door één van de partijen wordt gehandeld in strijd met deze overeenkomst, heeft de andere partij het recht de overeenkomst te beëindigen.

handtekening eerste ondertekenaar

handtekening tweede ondertekenaar

2. Indien de overeenkomst door de schenker wordt beëindigd in gevolg van art 9 lid 1, zullen de gemaakte kosten voor materiële verzorging en opslag zoals bedoeld in art. 6 lid 2 op deze worden verhaald.

Aldus overeengekomen,

Plaats en datum

Overeenkomst van opneming en beheer van een niet-overheidsarchief

De eerste ondertekenaar …, in deze handelende als … (met volledig adres, inclusief telefoonnummer en email-adres, van de instelling en van de contactpersoon), hierna te noemen: de bruikleengever

de tweede ondertekenaar …, in deze handelende als …, hierna te noemen: de bruikleennemer,

verklaren te zijn overeengekomen dat de bruikleengever in beheer geeft aan de bruikleennemer, die verklaart ter opneming in Het Utrechts archief te hebben ontvangen,

het archief van … over de periode … met een omvang van … en gespecificeerd in een bijlage tot deze verklaring.

Bij deze gelden de volgende voorwaarden:

1. De bruikleengeving en- neming geschiedt - behoudens het in artikel 5 vermelde - op kosten van de bruikleennemer en wordt aangegaan voor een periode van tien jaren, ingaande …, waarna de overeenkomst geacht zal worden voor telkens vijf jaren te worden verlengd, totdat zij tenminste zes maanden voor het einde van de lopende termijn schriftelijk door een der partijen zal worden opgezegd.

2. De eigendom blijft bij de bruikleengever.

3. De bruikleengever heeft altijd, op een nader overeen te komen wijze, toegang tot het archief. Op aanvraag van de bruikleengever zullen hem archiefbescheiden ter beschikking gesteld worden voor een vast te stellen termijn, tenzij de materiële staat van de archiefbescheiden zich tegen uitlening verzet. De aan de uitlening verbonden kosten worden de bruikleengever in rekening gebracht.

4. De bruikleennemer is verplicht de archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren, overeenkomstig de bepalingen bij of krachtens de Archiefwet 1995 gesteld, behoudens de in deze overeenkomst gestelde voorwaarden.

5. De bruikleennemer zal zorgdragen voor de vervaardiging van een toegang op het archief in de vorm van een inventaris. Deze zal ook via de website van Het Utrechts Archief raadpleegbaar zijn. Tevens zal de bruikleennemer zorgdragen voor een goede materiële staat van het archief (verpakking in zuurarme dozen en omslagen en verwijdering van ijzerwerk en andere schadelijke materialen). Deze beide werkzaamheden zullen uiterlijk … zijn afgerond. De eenmalige kosten hiervan bedragen € … (zegge …) en zullen na afloop van deze werkzaamheden door de bruikleengever worden betaald. Tevens zijn de eenmalige kosten van het transport en de eventuele kosten van bestraling tegen schimmel (maximaal € #) voor rekening van de bruikleengever. c.q. De bruikleengever zal zorgdragen voor de vervaardiging van een toegang op het archief in de vorm van een inventaris/plaatsingslijst volgens de normen van Het Utrechts Archief. Tevens zal de bruikleengever zorgdragen voor een goede materiële staat van het archief (zuurarme dozen en omslagen en ontdaan van ijzerwerk), zulks volgens de normen van Het Utrechts Archief.

6. Bescheiden die naar het oordeel van de bruikleennemer geen onderdeel dienen uit te maken van het nog te inventariseren archief omdat bewaring daarvan niet nodig is, zullen zonder voorafgaande toestemming van de bruikleengever door de bruikleennemer worden vernietigd.

7. Bescheiden die naar het oordeel van de bruikleennemer geen onderdeel dienen uit te maken van het nog te inventariseren archief, maar waarvan bewaring nochtans gewenst lijkt, zullen in over- leg met de bruikleengever a) worden overgedragen aan een instelling waar deze bescheiden beter op hun plaats zijn, of: b) indien dit niet mogelijk is aan de bruikleengever worden

geretourneerd.

8. De bruikleengever en de bruikleennemer kunnen overeenkomen dat eerstgenoemde het in bruikleen gegeven archief in de toekomst zal aanvullen, met dien verstande dat een over te brengen archiefblok een volledig archief over een periode van minstens tien jaar beslaat en het jongste stuk ouder is dan twintig jaar.

9. Op openbaarheid van de archiefbescheiden is het bij of krachtens de archiefwet 1995 voor overheidsarchieven bepaalde van overeenkomstige toepassing. Voor de archiefbescheiden gelden geen beperkingen ten aanzien van de openbaarheid. c.q. Voor de archiefbescheiden gelden de volgende beperkingen ten aanzien van de openbaarheid … Bruikleengever c.q. bruikleennemer kan hiervan dispensatie verlenen na een ontvangen schriftelijk verzoek daartoe.

10. De bruikleengever draagt eveneens de bij hem berustende auteursrechten en het copyright op het beeldmateriaal (films, foto's, dia's, prenten en tekeningen) gedurende de periode van de bewaring over aan de bruikleennemer, met dien verstande dat bruikleengever voor gebruik ten behoeve van eigen publicaties, tentoonstellingen of voor welke andere doeleinden dan ook nimmer enige vergoeding aan bruikleennemer verschuldigd is

11. Indien deze overeenkomst op verzoek van de bruikleengever wordt beëindigd, heeft de bruikleennemer het recht de kosten, verbonden aan het beheer, in rekening te brengen, tot een maximum van € 20 per strekkende meter per jaar, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst.

12. Wanneer door één van de partijen wordt gehandeld in strijd met deze overeenkomst heeft de andere partij het recht de bruikleengeving c.q. bruikleenneming te beëindigen, met terzijdestelling van artikel 1 en 11 van deze voorwaarden.

13. Bij opheffing van de bruikleengever zonder dat er een rechtsopvolger is, gaat de eigendom van het archief over op Het Utrechts Archief.

14. De bruikleengever is gehouden binnen vier weken na een verhuizing een volledige adreswijziging (inclusief telefoonnummer, email-adres en de naam van de contactpersoon) aan de bruikleennemer te doen toekomen. Bij gebreke hiervan is Het Utrechts Archief gerechtigd alle noodzakelijke beheershandelingen te verrichten.

15. In geval van calamiteiten is Het Utrechts Archief in spoedeisende gevallen gerechtigd alle noodzakelijke beheershandelingen te verrichten.

Aldus in tweevoud opgemaakt,

…, d.d. …

namens de bruikleengever,

Utrecht, d.d. …

namens de bruikleennemer November 2005

Overeenkomst van inbewaringgeving ‌

De eerste ondertekenaar, [naam] woonachtig op [adres] te [plaats], hierna te noemen de bewaringgever, en de tweede ondertekenaar, de Staat der Nederlanden, in dezen vertegenwoordigd door mr M.J. Berendse, de algemene rijksarchivaris, hierna te noemen de bewaringnemer, verklaren te zijn overeengekomen, dat de bewaringgever in bewaring geeft aan de bewaringnemer, die verklaart te hebben ontvangen ter opneming in het Nationaal Archief:

• een verzameling ongeordende archiefbescheiden afkomstig van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

• het archief van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van

[aantal] strekkende meter

(als het archief al geïnventariseerd is toevoegen)

Het archief is nader beschreven in de inventaris die als bijlage bij deze overeenkomst van inbewaringgeving is gevoegd.

De inbewaringgeving vindt plaats onder de navolgende voorwaarden:

1. De eigendom blijft bij de bewaringgever.

(ingeval van een ongeordend archief)

2. De bewaringnemer is vrij te bepalen welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Stukken die naar zijn oordeel niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden aan de bewaringgever geretourneerd of vernietigd, al naar gelang de wens van de bewaringgever.

3. De opneming en bewaring van het archief in het depot van het Nationaal Archief geschiedt kosteloos en voor een periode van tien jaar, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst.

4. Na het verstrijken van de genoemde termijn zal deze overeenkomst stilzwijgend telkens voor een jaar worden verlengd, tenzij deze zes maanden voor het einde van de alsdan geldende termijn door één van de partijen schriftelijk is opgezegd. Als deze overeenkomst wordt opgezegd, zijn de daaraan verbonden kosten (bijvoorbeeld voor transport) voor rekening van de opzeggende partij.

(ingeval van een archief in ongeordende staat)

5. Een exemplaar van de op termijn te vervaardigen toegang op de bescheiden zal aan de bewaringgever worden toegezonden.

(ingeval van een geïnventariseerd archief)

6. Aan de raadpleging van de in de toegang beschreven documenten zijn geen beperkende bepalingen verbonden, het archief is geheel openbaar.

7. De bewaringgever heeft recht op raadpleging van de archiefbescheiden in de studiezaal van het Nationaal Archief gedurende normale openingstijden van de studiezaal.

0.Xx bewaringgever verklaart eigenaar te zijn van de auteursrechten op de in bewaringgegeven documenten (voor zover niet anders en onomstotelijk uit de documenten blijkt). De bewaringgever vrijwaart de bewaringnemer van juridische consequenties die uit een mogelijke inbreuk door derden op die auteursrechten kunnen voortvloeien

9. Bescheiden uit het archief mogen gebruikt worden voor tentoonstellingen, alsmede op de website van het Nationaal Archief en/of in gedrukte en gedigitaliseerde publicaties welke door of namens het Nationaal Archief worden vervaardigd dan wel uitgegeven.

10. De bewaringnemer verplicht zich de archiefbescheiden in goede staat te bewaren of te doen bewaren, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van (overheids)archieven bepaalde.

11. Indien een van de partijen handelt in strijd met deze overeenkomst heeft de andere partij het recht de overeenkomst te beëindigen, met terzijdestelling van de punten 3 en 4.

Aldus overeengekomen en ondertekend,

De eerste ondertekenaar, De tweede ondertekenaar,

[plaats], [datum] Den Haag, [datum]

[handtekening] [handtekening]

mr M.J. Berendse

Overeenkomst van schenking

De eerste ondertekenaar, [naam] woonachtig op [adres] te [plaats], hierna te noemen de schenker, verklaart in volle eigendom over te dragen aan de tweede ondertekenaar, de Staat der Nederlanden, in dezen vertegenwoordigd door mr M.J. Berendse, de algemene rijksarchivaris, hierna te noemen de ontvanger, die verklaart te hebben ontvangen:

• een verzameling ongeordende archiefbescheiden afkomstig van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

• het archief van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

(als het archief geïnventariseerd is toevoegen)

Het archief is nader beschreven in de inventaris die als bijlage bij deze overeenkomst van schenking is gevoegd.

De schenking vindt plaats onder de navolgende voorwaarden:

1. De eigendom gaat over naar de Staat der Nederlanden. Namens de Staat zullen/zal de archiefbescheiden/ het archief worden beheerd door de ontvanger.

2. De ontvanger is vrij te bepalen welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Stukken die naar zijn oordeel niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, worden aan de schenker geretourneerd of vernietigd, al naar gelang de wens van de schenker.

(ingeval van een archief in ongeordende staat)

3. De ontvanger verplicht zich de genoemde bescheiden op termijn te ordenen en te beschrijven, zodat zij op de studiezaal van het Nationaal Archief ter beschikking van de onderzoekers kunnen worden gesteld. Een exemplaar van de op termijn te vervaardigen toegang op de bescheiden zal aan de schenker worden toegezonden.

(ingeval van een geïnventariseerd archief)

4. Ten aanzien van de openbaarheid van het archief is het volgende bepaald:

a. Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het voorkomen van een onevenredige bevoordeling of benadeling van nog levende personen of rechtspersonen dan wel van derden is raadpleging van:

- inventarisnummer [nummer invoegen] tot [datum]

- [etc.]

slechts toegestaan na schriftelijk verkregen toestemming van de ontvanger of de schenker.

b. Toestemming tot het inzien van de onder “a” genoemde inventarisnummers kan slechts worden verleend na invulling en ondertekening door de aanvrager van het ‘formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven’, dat als bijlage bij deze verklaring van schenking is bijgevoegd. Door ondertekening van dit formulier verklaart de ondertekenaar in te stemmen met de in het formulier genoemde voorwaarden.

(ingeval van een archief in ongeordende staat)

4. Na de inventarisatie van het bestand zal worden bepaald of er beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld. Tot die tijd is het archief niet raadpleegbaar.

5. De schenker verklaart eigenaar te zijn van de auteursrechten op de geschonken documenten (voor zover niet anders en onomstotelijke uit de documenten blijkt). De schenker vrijwaart de ontvanger van juridische consequenties die uit een mogelijke inbreuk door derden op die auteursrechten kunnen voortvloeien.

6. Bescheiden uit het archief mogen gebruikt worden voor tentoonstellingen, alsmede op de website van het Nationaal Archief en/of in gedrukte en gedigitaliseerde publicaties welke door of namens het Nationaal Archief worden vervaardigd dan wel uitgegeven.

7. De ontvanger verplicht zich de archiefbescheiden in goede staat te bewaren of te doen bewaren, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van (overheids)archieven bepaalde.

Aldus overeengekomen en ondertekend,

De eerste ondertekenaar, De tweede ondertekenaar,

[plaats], [datum] Den Haag, [datum]

[handtekening] [handtekening]

mr M.J. Berendse

Formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven

Bijlage

Naam en voorletters: .....................................................................................................................................

Bezoekersnummer: ......... ..........................

Adres: .....................................................................................................................................

Postcode en woonplaats: .....................................................................................................................................

bezig met een onderzoek naar: .....................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

vraagt hierbij toestemming tot het raadplegen van het archief: ....................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Nummer Toegang: .............................................................

De gegevens uit dit archief zullen eventueel worden vastgelegd in een scriptie / dissertatie / artikel in een (wetenschappelijk) periodiek / boek.

Het onderzoek vindt plaats aan (instelling): ..................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

onder leiding van : ............................................................................................................................................................

Ondergetekende verklaart hierbij dat hij/zij

1. de uit bovengenoemde bescheiden verkregen gegevens slechts voor bovengenoemd doel zal aanwenden en niets zal publiceren of op andere wijze openbaar maken waardoor het recht van een ieder op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer geschonden wordt of bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke of rechtspersonen, dan wel derden, onevenredig bevoordeeld of benadeeld kunnen worden;

2. met het oog op deze bescherming van nog levende personen niet tot publicatie van gegevens uit dit archief zal overgaan dan na schriftelijke toestemming van de directeur Nationaal Archief of diens gemachtigde, aan wie daartoe de te publiceren passages vooraf dienen te worden voorgelegd;

3. de overige gegevens uit dit archief die hem/haar ter kennis zullen komen en waarover geen toestemming tot publicatie is verkregen slechts voor eigen studie zal gebruiken en deze niet aan derden zal mededelen.

Indien de directeur Nationaal Archief of diens gemachtigde afwijzend beschikt op een verzoek tot raadpleging of een verzoek tot publicatie van gegevens uit dit archief, zullen de motieven die tot deze afwijzing hebben geleid, aangegeven worden.

De geldigheidsduur van de toestemming bedraagt twaalf maanden. Indien het beoogde doel na afloop van deze periode niet is verwezenlijkt, kan een verzoek tot verlenging worden ingediend.

Handtekening aanvrager, Gezien en akkoord:

de directeur Nationaal Archief, voor deze,

Datum: .................................................. Datum: .......................................................

Plaats: Plaats:

Overeenkomst van schenking

• een verzameling ongeordende archiefbescheiden afkomstig van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

• het archief van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

(als het archief geïnventariseerd is toevoegen)

Het archief is nader beschreven in de inventaris die als bijlage bij deze overeenkomst van schenking is gevoegd.

De schenking vindt plaats onder de navolgende voorwaarden:

1. De eigendom gaat over naar de Staat der Nederlanden. Namens de Staat zullen/zal de archiefbescheiden/ het archief worden beheerd door de ontvanger.

(ingeval van een archief in ongeordende staat)

3. De ontvanger verplicht zich de genoemde bescheiden op termijn te ordenen en te beschrijven, zodat zij op de studiezaal van het Nationaal Archief ter beschikking van de onderzoekers kunnen worden gesteld. Een exemplaar van de op termijn te vervaardigen toegang/inventaris op de bescheiden zal aan de schenker worden toegezonden.

(ingeval van een archief in geordende staat)

4. Aan de raadpleging van de in de toegang beschreven documenten zijn geen beperkende bepalingen verbonden, het bestand is volledig openbaar.

5. De schenker verklaart eigenaar te zijn van de auteursrechten op de geschonken documenten (voor zover niet anders en onomstotelijk uit de documenten blijkt). De schenker vrijwaart de ontvanger van juridische consequenties die uit een mogelijke inbreuk door derden op die auteursrechten kunnen voortvloeien.

6. De ontvanger verplicht zich de archiefbescheiden in goede staat te bewaren of te doen bewaren, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor het beheer van (overheids)archieven bepaalde.

Aldus overeengekomen en ondertekend,

De eerste ondertekenaar, De tweede ondertekenaar,

[plaats], [datum] Den Haag, [datum]

[handtekening] [handtekening]

mr M.J. Berendse

Overeenkomst van inbewaringgeving

De eerste ondertekenaar, [naam] woonachtig op [adres] te [plaats], hierna te noemen de bewaringgever, en de tweede ondertekenaar, de Staat der Nederlanden, in dezen vertegenwoordigd door mr M.J. Berendse, de algemene rijksarchivaris, hierna te noemen de bewaringnemer, verklaren te zijn overeengekomen, dat de bewaringgever in bewaring geeft aan de bewaringnemer, die verklaart te hebben ontvangen ter opneming in het Nationaal Archief:

• een verzameling ongeordende archiefbescheiden afkomstig van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

• het archief van [archiefvormer] over de periode [datum], met een geschatte omvang van [aantal] strekkende meter

(als het archief al geïnventariseerd is toevoegen)

Het archief is nader beschreven in de inventaris die als bijlage bij deze overeenkomst van inbewaringgeving is gevoegd.

De inbewaringgeving vindt plaats onder de navolgende voorwaarden:

1. De eigendom blijft bij de bewaringgever.

(ingeval van een archief in ongeordende staat)

5. Een exemplaar van de op termijn te vervaardigen toegang op de bescheiden zal aan de bewaringgever worden toegezonden.

(ingeval van een geïnventariseerd archief)

6. Ten aanzien van de openbaarheid van het archief is het volgende bepaald:

- inventarisnummer [nummer invoegen] tot [datum]

- [etc.]

slechts toegestaan na schriftelijk verkregen toestemming van de bewaringnemer of van de bewaringgever.

b. Toestemming tot het inzien van de onder “a” genoemde inventarisnummers kan slechts worden verleend na invulling en ondertekening door de aanvrager van het ‘formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven’, dat als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd. Door ondertekening van dit formulier verklaart de ondertekenaar in te stemmen met de daarin genoemde voorwaarden.

(ingeval van een ongeordend archief)

6. Na inventarisatie van het bestand zal worden bepaald of er beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld. Tot die tijd is het archief niet raadpleegbaar.

7. De bewaringgever heeft recht op raadpleging van de archiefbescheiden in de studiezaal van het Nationaal Archief gedurende normale openingstijden van de studiezaal.

8. De bewaringgever verklaart eigenaar te zijn van de auteursrechten op de in bewaringgegeven documenten (voor zover niet anders en onomstotelijk uit de documenten blijkt). De bewaringgever vrijwaart de bewaringnemer van juridische consequenties die uit een mogelijke inbreuk door derden op die auteursrechten kunnen voortvloeien.

11. Indien een van de partijen handelt in strijd met deze overeenkomst heeft de andere partij het recht de overeenkomst te beëindigen, met terzijdestelling van de punten 3 en 4.

Aldus overeengekomen en ondertekend,

De eerste ondertekenaar, De tweede ondertekenaar,

[plaats], [datum] Den Haag, [datum]

[handtekening] [handtekening]

mr M.J. Berendse

Formulier voor toestemming tot raadpleging van niet-openbare archieven

Bijlage

Naam en voorletters: .....................................................................................................................................

Bezoekersnummer: ......... ..........................

Adres: .....................................................................................................................................

Postcode en woonplaats: .....................................................................................................................................

bezig met een onderzoek naar: .....................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

vraagt hierbij toestemming tot het raadplegen van het archief: ....................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

Nummer Toegang: .............................................................

De gegevens uit dit archief zullen eventueel worden vastgelegd in een scriptie / dissertatie / artikel in een (wetenschappelijk) periodiek / boek.

Het onderzoek vindt plaats aan (instelling): ..................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................

onder leiding van : ............................................................................................................................................................

Ondergetekende verklaart hierbij dat hij/zij

De geldigheidsduur van de toestemming bedraagt twaalf maanden. Indien het beoogde doel na afloop van deze periode niet is verwezenlijkt, kan een verzoek tot verlenging worden ingediend.

Handtekening aanvrager, Gezien en akkoord:

de directeur Nationaal Archief, voor deze,

Datum: .................................................. Datum: .......................................................

Plaats: Plaats:

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

OVEREENKOMST VAN INBEWARINGGEVING

Document Metadata