Standaard Verwerkersovereenkomst
Standaard Verwerkersovereenkomst
Bestaande uit:
Deel 1. Data Pro Statement
Deel 2. Standaardclausules voor verwerkingen Deel 3. Datalekprotocol
Versie 1.2 november 2021
Ictual B.V. VAT: NL8099.82.080.B01 ■ Chamber of Commerce: 27194643
IBAN: XX00 XXXX 0000 0000 00 ■ BIC/Swift: XXXXXX0X
xxxxxx.xxx
x00 (0) 00 00 00 000 Xxxxxxxxxxx 0x
0000 XX Xxxxxxxx,
Xxxxxxxxx
Deel 1: DATA PRO STATEMENT
Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de verwerkersovereenkomst voor het product of de dienst van het bedrijf dat dit Data Pro Statement heeft opgesteld.
ALgemene informatie
1. Dit Data Pro Statement is opgesteld door:
ICTUAL B.V.
Xxxxxxxxxxx 0x 0000 XX Xxxxxxxx
Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met:
X.X. xx Xxxx, directeur, xxxxxx@xxxxxx.xxx of X. Xxxxxxxx, directeur xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx , tel x00 00 00 00 000
2. Dit Data Pro Statement geldt vanaf 1 maart 2018
De in dit Data Pro Statement omschreven beveiligingsmaatregelen passen wij regelmatig aan om ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen.
3. Dit Data Pro Statement is van toepassing op de volgende producten en diensten van data processor:
mijnDienstrooster
4. Omschrijving mijnDienstrooster
mijnDienstrooster is een cloudoplossing voor personeelsplanning en tijdregistratie.
5. Beoogd gebruik
mijnDienstrooster is ontworpen en ingericht om er de volgende soort gegevens mee te verwerken:
Personeelsgegevens (naam, adres, telefoonnummers, e-mail adres, functiegroep(en)/afdeling(en), Locatie(s)
Planning (geplande uren) Tijdregistratie (gewerkte uren)
Bij dit product/deze dienst is geen rekening gehouden met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze gegevens met het hiervoor omschreven product of dienst door opdrachtgever is ter eigen beoordeling door opdrachtgever.
6. Data processor heeft bij het ontwerpen van het product/de dienst privacy by design op de volgende wijze toegepast:
Wachtwoorden worden encrypted opgeslagen (PBKDF2 hash algoritm). Wachtwoorden kunnen derhalve niet achterhaald worden.
Alle gegevens kunnen door de opdrachtgever worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Alle gegevens zijn optioneel (exclusief gebruikersnaam, wachtwoord en naam).
Data processor heeft alleen toegang tot de gegevens indien dit noodzakelijk is voor het oplossen van problemen, het beantwoorden van vragen van de opdrachtgever of ander systeemonderhoud.
Alle wijzigingen in de gegevens en aanmeldpogingen worden gelogd in een logboek (datum/tijd wijziging, gebruikersnaam, soort en/of inhoud wijziging).
7. Data processor gebruikt de Data Pro Standaardclausules voor verwerkingen, welke als bijlage bij dit document is bijgevoegd.
8. Data processor verwerkt de persoonsgegevens van zijn opdrachtgevers binnen de EU/EER.
9. Data processor maakt gebruik van de volgende sub-processors:
Amazon Web Services (AWS, xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx)
Hosting van mijnDienstrooster en opslag van gegevens vindt plaats bij AWS in Ierland.
De volgende AWS-producten worden gebruikt: EC2 (Elastic Compute Cloud) en S3 (Simple Storage Service).
De gebruikte AWS diensten zijn volledig GDPR compliant.
Meer informatie is te vinden op GDPR - Amazon Web Services (AWS) .
10. Data processor ondersteunt klanten op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen:
Klanten kunnen zelf alle gegevens met Export-functies exporteren en downloaden. Op verzoek kunnen koppelingen met andere systemen gerealiseerd worden.
Maatwerk aanpassingen kunnen op verzoek worden geïmplementeerd.
11. Na beëindiging van de overeenkomst met een opdrachtgever verwijdert data processor de persoonsgegevens die hij voor opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible).
Na beëindiging van de overeenkomst worden alle gebruikersaccounts geblokkeerd en wordt het rooster geblokkeerd. Op verzoek van de klant kunnen de gegevens direct verwijderd worden.
Beveiligingsbeleid
12. Data processor heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst:
Alle toegang tot de server, database en applicatie is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. Alleen daartoe geautoriseerde personen van verwerker en/of opdrachtgever hebben toegang tot de betreffende onderdelen. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de uitgifte en beheer van gebruikersaccounts van haar medewerkers.
Gebruikers kunnen een nieuw wachtwoord opvragen. Deze wordt per email verstuurd naar het in de applicatie bekende emailadres.
Alle communicatie tussen browser en server is encrypted via het SSL/HTTPS protocol. Zie
bijlage ‘SSL Report: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx’, januari 2019.
De database van mijnDienstrooster wordt gebackupt volgens onderstaand schema:
Periode | Soort | Bewaartermijn |
Wekelijks (zondag) | Full backup | 12 maanden |
Dagelijks (’s nachts) | Full backup | 8 dagen |
Per uur | Differtential backup | 24 uur |
Alle backup-bestanden worden extern, encrypted en met wachtwoord beveiligd bewaard. Het disk- and file-system met alle data is encrypted (Amazon S3, AES-256)
Ten behoeve van testen, demonstraties en software ontwikkeling zijn test en ontwikkelomgevingen ingericht. Deze omgevingen zijn beperkt toegankelijk. De omgevingen bevatten alleen volledig geanonimiseerde gegevens.
Voor de logging van alle activiteiten op de server wordt AWS Cloudtrail/Cloudwatch gebruikt.
Voor de monitoring van beschikbaarheid en snelheid van server en applicatie wordt Site24x7 van Zoho (xxx.xxxx.xxx) gebruikt. Incidenten worden automatisch gemeld aan de helpdesk van mijnDienstrooster.
Beveiligingsupdates van het besturingssysteem en overige gebruikte software worden uiterlijk 1 maand na beschikbaarheid doorgevoerd.
Datalekprotocol
13. In geval er toch iets mis gaat, hanteert data processor het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat klanten op de hoogte zijn van incidenten:
Zie bijlage Deel 3. Datalekprotocol
11 november 2021
X.X. xx Xxxx Directeur
Ictual B.V. Voorburg
Deel 2: Standaardclausules voor verwerkingen
versie: februari 2019
Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden
Artikel 1. Definities
Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in de Overeenkomst de volgende betekenis:
1.1 Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.
1.2 Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.
1.3 Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.
1.4 Data Pro Statement: statement van Data Processor waarin hij onder andere informatie geeft met betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, datalekken, certificeringen en omgang met rechten van Data subjects.
1.5 Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.6 Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.
1.7 Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICT-leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.
1.8 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.
1.9 Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen met het Data Pro Statement (of vergelijkbare informatie) van Data Processor de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.
Artikel 2. Algemeen
2.1 Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.2 Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtgever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.
2.3 Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.
2.4 Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.
2.5 Data Processor is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.
2.6 Data Processor geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat
de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.
2.7 Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.
2.8 Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data Processor, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van Data Processor.
Artikel 3. Beveiliging
3.1 Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in zijn Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft Data Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en
diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.
3.2 Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van Data Processor niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.
3.3 Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.
3.4 De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.
3.5 Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Data
Processor zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data Pro Statement, en zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.
3.6 Opdrachtgever kan Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Data Processor is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Data Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Data Processor de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.
Artikel 4. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens
4.1 Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement (onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke wijze Data Processor Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
4.2 Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). Data Processor is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.
4.3 Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.
4.4 Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.
Artikel 5. Geheimhouding
5.1 Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.
5.2 Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
5.3 Alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.
Artikel 6. Looptijd en beëindiging
6.1 Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.
6.2 Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.
6.3 Data Processor zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen Opdrachtgever.
6.4 Data Processor kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Data Pro Statement.
6.5 Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door Data Processor belet. In een dergelijk geval zal Data Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien Data Processor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.
Artikel 7. Rechten Data subjects, Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Auditrechten
7.1 Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien Data Processor direct door een Data subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.
7.2 Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.
7.3 Data Processor zal op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die Data Processor heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan Data Processor verstrekken. Data Processor kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.
7.4 Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.
7.5 Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.
Artikel 8. Subverwerkers
8.1 Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeldt of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.
8.2 Opdrachtgever geeft toestemming aan Data Processor om andere subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.
8.3 Data Processor zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Data Processor. Data Processor draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Data Processor jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.
Artikel 9. Overig
Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.
DEEL 3: DATALEKPROTOCOL
Stap 0: definities datalekken
De volgende definities zijn gebaseerd op de richtsnoeren meldplicht datalekken van de autoriteit persoonsgegevens. Het securityteam moet deze definities kennen en toepassen.
● Een incident is een concrete gebeurtenis waarbij de beschikbaarheid, confidentialiteit of integriteit van een informatie-asset is geschonden. Niet elk incident is een datalek. Het is wel verstandig elk incident te loggen en te analyseren.
● Een datalek is een incident waarbij er persoonsgegevens verloren zijn gegaan of als er onrechtmatige verwerking heeft plaatsgevonden.
● Een persoonsgegeven is elk gegeven dat herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Denk aan email, telefoonnummer, voornaam_achternaam, huisadres, kenteken, IP-nummer, bankrekeningnummer, MAC-adres, foto’s met gezichten erop, inkomen, geboortedatum. Niet persoongegevens zijn gemiddeldes over grotere groepen.
Elk beveiligingsincident moet worden gemeld bij het securityteam en wordt door het team gelogd en bestudeerd. Zij bepalen of er sprake is van een datalek.
Stap 1: Melden van datalekken aan securityteam
Iedereen in de organisatie die werkt met persoonsgegevens, moet weten dat er een meldplicht datalekken is en dat zij een incident of datalek direct moeten melden aan het securityteam (de directie).
Stap 2: vastleggen en analyseren
Vastleggen en uitzoeken: Het securityteam logt het incident, bestudeert het incident. Xxxx uit wat er wanneer en waar is gebeurd en welke apparatuur en partijen hierbij betrokken zijn geweest.
Directe actie: Indien nodig, neem direct actie om het lek te dichten of te stoppen. Denk aan uitzetten servers, blokkeren accounts of verwijderen gevoelige data.
Besluit persoonsgegevens: Het team bepaalt welke persoonsgegevens van hoeveel en welke personen er betrokken zijn. Als uitkomst hiervan wordt het aantal personen vastgelegd, welke soorten gegevens en of er sprake is van bijzondere gegevens.
Bepaal de verantwoordelijke: Het team bepaalt wie de verantwoordelijke voor de gegevens is. Dit wordt bepaald door na te gaan hoe de gegevens zijn verkregen en door bestudering van alle bewerkers-overeenkomsten waaronder de gegevens zijn doorgegeven. De verantwoordelijk kan een klant zijn, of de organisatie zelf.
Bepaal uitsluitbaarheid: Soms is het redelijkerwijs uit te sluiten is dat persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij diefstal van een laptop die voorzien is van sterke encryptie. Goede encryptie leidt tot uitsluitbaarheid. Zonder goede encryptie is er geen uitsluitbaarheid.
Stap 3a: Melden als bewerker/verwerker
Heel vaak is de organisatie die een datalek ontdekt, niet zelf verantwoordelijk voor het melden van een datalek. Als u IT-leverancier bent, zult u meestal bewerker / verwerker zijn en persoonsgeveven alleen via een klant krijgen. U moet dan dus de klant waarschuwen en deze moet besluiten of er een melding aan de AP moet worden gedaan. In de verplichte verwerkersovereenkomst staat wie de verantwoordelijke is.
Als de organisatie zelf niet de verantwoordelijke is, wordt er melding gedaan conform de contactgegevens in bewerkersovereenkomst. Indien dit niet duidelijk is of niet uitvoerbaar, wordt contact opgenomen via telefoonnummer op website van partij. Het streven is om dit te doen binnen 8 kantooruren na ontdekking incident (of conform termijn in bewerkersovereenkomst). De verantwoordelijke moet zorgen voor de overige meldingen. De organisatie volgt verder alleen de instructies van de verantwoordelijke.
Stap 3b: Xxxxxx als verantwoordelijke
Als er sprake is van een niet uitsluitbaar datalek en de organisatie verantwoordelijke is, dan doet het security-team het volgende:
Op de hoogte brengen overige directie en eventueel juridische zaken, zodat zij kunnen meedenken over communicatie.
Xxxxxxxx onderzoek en goed vastleggen uitkomsten in een apart indicentrapport
Inschatten ernst incident: Een incident is ernstig als er sprake is van (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Een incident met gevoelige persoonsgegevens is altijd ernstig, ook met 1 persoon. Een incident zonder gevoelige persoonsgegevens is ernstig bij een voldoende omvang.
Toetsen van het incident aan de voorbeelden op pagina 26 van de richtsnoeren. Eventueel oordeel of datalek ernstig is bijstellen.
Als het datalek ernstig is, dan moet het incident via het webformulier gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit moet indien mogelijk binnen 72 uur na ontdekking.
Het security-team schat in of het melden aan betrokkenen mogelijk is en of een melding eventueel nadelige gevolgen heeft voor de betrokken persoon. Als het mogelijk is om te melden, dit geen nadelen heeft voor betrokkenen en er geen sprake is van goede encryptie, worden het datalek gemeld aan betrokkenen.
Het securityteam denkt na over verbeteringen die toekomstige datalekken kunnen voorkomen. Dit hoeft niet direct maar kan bijvoorbeeld elke maand gebeuren.
De afbeelding hieronder, afkomstig uit de richtsnoeren, laat de voorbeelden zien van datalekken die moeten worden gemeld.
Stap 4: Review elk half jaar
De gegevens van het incident, alle besluiten en de melding worden bewaard als onderdeel van het ISMS (Information Security Management Systeem) door het information security team. Meldingen moeten minimaal een jaar worden bewaard vanuit de wet bescherming persoonsgegevens.
Eind juni en eind december worden moeten alle incidenten van het afgelopen half jaar nogmaals bestudeerd. Er wordt dan opnieuw gekeken met eventuele nieuwe informatie of er alsnog gemeld moet worden. Als dat zo is, wordt er alsnog gemeld.
Stap 5: Voorbereid zijn op datalekken
Het melden van een datalek is een stuk makkelijker als men zich goed voorbereidt. De volgende stappen kunt u nu al nemen om het risico van datalekken te verkleinen:
Het in kaart brengen van processen waarin persoonsgegevens worden gebruikt. Per proces moet uitgezocht worden om wat voor persoonsgegevens het gaat.
Zorgen dat er altijd een bewerkersovereenkomst is met elke klant en leverancier waarmee persoonsgegevens worden gedeeld. Dit is wettelijk verplicht en zorgt voor duidelijkheid over wie er moet melden.