inhoud ≡
inhoud ≡
Personeelsreglement ministerie van Justitie en Veiligheid
Dit personeelsreglement bestaat uit de volgende afspraken en voorschriften:
DEEL A
Collectieve afspraken van de werkgever met de vakbonden over onderwerpen waarvan de XXX Xxxx aanvullingen of afwijkingen toestaat.
DEEL B
Collectieve afspraken van de bestuurder met de Departementale Ondernemingsraad, met inacht- neming van de afspraken daarover in de CAO Rijk.
DEEL C
De voorschriften van de werkgever op grond van artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek (instructierecht).
Welkom bij het personeelsreglement van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Dit personeelsreglement is opgesteld in verband met de inwerkingtreding van het nieuwe ambtenarenrecht met ingang van 1 januari 2020. Alle informatie in dit reglement is met
de grootste zorgvuldigheid geschreven. Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met uw leidinggevende, uw vakbonden en ondernemingsraad of de collega’s van de afdeling HR of PGO van het dienstonderdeel binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid waar u werkzaam bent.
Dienstonderdelen
Personeelsreglement | Ministerie van Justitie en Veiligheid 1
1 Inleiding
1.1 Ministerie van Justitie en Veiligheid
1.1 Ministerie van Justitie en Veiligheid
Dit is het personeelsreglement van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit reglement is geschreven in verband met de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)1 met ingang van 1 januari 2020. Het Algemeen Rijksambtenarenregle- ment (ARAR) is per 1 januari 2020 vervangen door de XXX Xxxx. In dit personeelsreglement
geldt als uitwerking van en aanvulling op de XXX Xxxx en treedt eveneens per 1 januari 2020 in xxxxxxx.Xx dit personeelsreglement zijn de ministeriebreed geldende regelingen verwerkt. Als dienstonderdelen afzonderlijke regelingen hebben, is er een verwijzing naar de betref- fende regelingen. De dienstonderdelen onderhouden hun eigen regelingen en bespreken deze – voor zover nodig – binnen hun eigen dienstonderdeel met ondernemingsraad en/of vakbonden.
Dit personeelsreglement is van toepassing op medewerkers als bedoeld in artikel 2.2.1 en werkzaam bij de dienstonderdelen:
• het bestuursdepartement (BD), de clusters:
- het cluster secretaris-generaal (SG-cluster);
- het cluster plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG-cluster);
- het directoraat-generaal Xxxxxxxx en Beschermen (DGSenB);
- het directoraat-generaal Politie en Veiligheidsregio’s (DGPenV);
- het directoraat-generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving (DGRR);
- het directoraat-generaal Xxxxxxxx (DGM);
- de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV);
- de Inspectie Justitie en Veiligheid (I JenV)
• het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)
• het College voor de Rechten van de Mens (CRM);
• de Dienst Justitiële Informatiedienst (JustID);
• de Dienst Justis;
• de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI);
• de Dienst Terugkeer en Vertrek (DTGV);
• de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
• het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC);
• het Nederlands Forensisch Instituut (NFI);
• het openbaar ministerie (OM);
• de raad voor de kinderbescherming (RvdK);
• het Secretariaat Schadefonds Geweldsmisdrijven;
• het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC).
Dit personeelsreglement is niet van toepassing op ZBO’s met eigen rechtspersoonlijkheid, de Raad voor de Rechtspraak, de Hoge Raad der Nederlanden, de gerechtshoven, de recht- banken, de Centrale Raad van Beroep, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en de Nationale Politie.
Dienstonderdelen
1 Wet van 9 maart 2017 tot wijziging van de Ambtenarenwet en enige andere wetten in verband met het in overeenstemming brengen van de rechtspositie van ambtenaren met die van werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, Stb. 2017, 123.
2 Algemene bepalingen
2.1 Begripsbepalingen
2.1.1 Definitie van begrippen
In dit personeelsreglement worden dezelfde begrippen gehanteerd als in de CAO Rijk. Daarom wordt (met name) van aanvullende begrippen een definitie gegeven. In dit personeels- reglement worden de volgende begrippen gehanteerd en als zodanig uitgelegd:
Werkgever: De Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister van Justitie en Veiligheid.
Ambtenaar/werknemer/medewerker: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden werkzaam is bij het ministerie van Justitie en Veiligheid. Ter beschik- king gestelde arbeidskrachten voor zover de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs gelijke behandeling voorschrijft.
Organisatie: het ministerie van Justitie en Veiligheid en de daaronder ressorterende dienst- onderdelen, waarop dit personeelsreglement van toepassing is.
Dienstonderdeel/organisatieonderdeel: het onderscheidenlijke organisatorische samenwerkings- verband als onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Leidinggevende: de persoon die bevoegd2 is rechtspositionele afspraken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten.
Hoogste ambtelijke leidinggevende: De secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris- generaal, de directeur-generaal, de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding, de Inspec- teur-Generaal, de hoofddirecteur, de algemeen directeur dan wel de directeur, afhankelijk van wie het aangaat.
Wnra: Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), Wet van 9 maart 2017 tot wijzi- ging van de Ambtenarenwet en enige andere wetten in verband met het in overeenstemming brengen van de rechtspositie van ambtenaren met die van werknemers met een arbeidsover- eenkomst naar burgerlijk recht, Stb. 2017, 123.
Aw: Xxxxxxxxxxxxx 0000.
XX: Burgerlijk Wetboek.
XXX Xxxx: De CAO die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties overeenkomt met de vakorganisaties ten behoeve van medewerkers.3
ACRU: De Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen die de Minister van Buitenlandse Zaken overeenkomt met de vakorganisaties ten behoeve van medewerkers.
Dit personeelsreglement is in de U- dan wel hij-vorm geschreven, waarmee een ieder die het aangaat wordt bedoeld.
2.2 Werkingssfeer
2.2.1 Werkingssfeer ambtenaar/werknemer
Dit personeelsreglement geldt voor u als:
- u een arbeidsovereenkomst heeft met de Staat der Nederlanden;
- voor u de XXX Xxxx geldt, en
- u medewerker bent bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Dienstonderdelen
2 Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid zijn bevoegdheden onderverdeeld in A- en B- bevoegdheden. Welke bevoegdheden uw leidinggevende heeft, kunt u nagaan in het mandaatbesluit van uw dienst- onderdeel.
3 Met de XXX Xxxx wordt bedoeld de CAO Rijk 2020 en iedere daarop volgende CAO Rijk.
2.3 Inhoud personeelsreglement
2.3.1 Collectief overleg en instructierecht
Dit personeelsreglement bestaat uit:
- DEEL A en B: De collectieve afspraken die de werkgever van de organisatie waar u werkzaam bent heeft gemaakt met de vakbonden en/of ondernemingsraad. Dit is het gehele perso- neelsreglement met uitzondering van de paragrafen en artikelen die hierna zijn aangeduid als onderdeel C.
Wijzigingen van dit deel van het personeelsreglement worden conform de wet, regelgeving of volgens gebruik met de vakbonden en/of ondernemingsraad verwerkt.
- DEEL C: De aanwijzingen van de werkgever van de organisatie waar u werkzaam bent over de uitvoering van het werk en de gang van zaken binnen de organisatie. Dit betreft artikel
3.2.1 in dit personeelsreglement.
2.4 Herkomst bepalingen
2.4.1 Technische omzeKing
Dit personeelsreglement vervangt:
- alle rechtspositionele regelingen binnen het ministerie, die zijn omgezet vanwege het in werking treden van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020, en
- de afspraken die zijn gemaakt met de vakbonden en/of ondernemingsraad, voor zover partijen van mening zijn dat afspraken en/of onderwerpen moeten worden opgenomen in het personeelsreglement.
Deze regelingen en afspraken zijn omgezet op de wijze zoals beschreven in de “Aanpak opstellen personeelsreglementen”.
2.5 Toekomstige wijzigingen
De bepalingen in dit personeelsreglement kunnen wijzigen. Voor het doorvoeren van deze wijzigingen gelden regels op basis van het Burgerlijk wetboek (BW), de CAO Rijk en/of de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
3 Begin van en gedurende het dienstverband
3.1 Integriteit Algemeen
Werken bij het Rijk is iets om trots op te zijn. Als u in dienst treedt als rijksambtenaar bepaalt u ook het gezicht van de Rijksoverheid. Dat schept verplichtingen. De overheid kan alleen goed functioneren als haar medewerkers integer handelen. Dit is geregeld in de Xxxxxxxxxxxxx 0000, de Gedragscode Integriteit Rijk en de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en de Toelichting op de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en Aanvullende informatie over beheer en controle van de voorzieningen.
De Gedragscode Integriteit Rijk en de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving met de Toelichting op de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en Aanvullende informatie over beheer en controle van de voorzieningen, maken onlosmakelijk onderdeel uit van dit personeelsreglement en zijn daarom bijgevoegd als bijlagen 1 en 2.
3.2 Indiensttreding en integriteit
3.2.1 Integriteit bij werving en selectie
Bij de werving en selectie kan uw integriteit op verschillende manieren worden getoetst:
• controle van de verstrekte gegevens;
• controle van uw legitimatiebewijs;
• als u een buitenlandse werknemer bent: controle op uw verblijfs- en tewerkstellings- vergunning;
• controle op een eventueel strafrechtelijk verleden;
• voor bepaalde functies: een onderzoek door screeningsautoriteit Justis van het ministerie van Justitie en Veiligheid of de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).
Bij een sollicitatie worden uw gegevens gecheckt. De werkgever kan bijvoorbeeld uw arbeids- verleden controleren door uw referenties te raadplegen. Daarnaast kan de werkgever u vragen om uw originele diploma’s te overleggen. Hiervan worden kopieën gemaakt en bewaard in
de personeelsadministratie. Het verstrekken van onjuiste informatie of achterhouden van relevante gegevens kan leiden tot ontslag. Dit volgt uit paragraaf 5.1 Gedragscode Integriteit Rijk, bijlage 1.
U bent verplicht om bij uw indiensttreding een geldig legitimatiebewijs (paspoort of rijbewijs) te overleggen. Uw werkgever kan aan de hand daarvan uw identiteit vaststellen.
3.2.2 Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid
Als u in dienst treedt bij de Staat der Nederlanden wordt uw geschiktheid en bekwaamheid voor de functie onderzocht. Afhankelijk van de functie gaat het om:
1. een verklaring omtrent het gedrag (VOG);
2. een onderzoek justitiële en strafvorderlijke gegevens;
3. een veiligheidsonderzoek.
De mogelijkheden voor de onderzoeken vinden hun grondslag in artikel 3a Ambtena- renwet 2017, artikel 4 Uitvoeringsbesluit Xxxxxxxxxxxxx 0000, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens en de Wet veiligheidsonderzoeken.
In artikel 3a Xxxxxxxxxxxxx 0000 is onder meer beschreven dat overheidswerkgevers een onderzoek naar de geschiktheid en de bekwaamheid van een functie als ambtenaar kunnen doen.
In artikel 4 Uitvoeringsbesluit Xxxxxxxxxxxxx 0000 is vervolgens bepaald:
“1. In het kader van de beoordeling van de bekwaamheid en geschiktheid voor een functie, met uitzondering van de functies bedoeld in het derde lid en van vertrouwensfuncties als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheidsonderzoeken, kan de overheidswerkgever een verklaring omtrent
het gedrag als bedoeld in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens verwerken, indien hij van de kandidaat voor die functie, onderscheidenlijk van de ambtenaar die de functie vervult, heefl gevergd dat deze die verklaring overlegt.
2. De overheidswerkgever kan vergen dat een in het vorige lid bedoelde verklaring door een ambtenaar periodiek na steeds een minimum termijn van vijf jaar wordt aangevraagd en overgelegd.
3. De overheidswerkgever kan justitiële gegevens, die op grond van de artikelen 23 tot en met 28 van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens worden verstrekt, verwerken ten behoeve van de
beoordeling van de geschiktheid en bekwaamheid van een kandidaat voor een functie, onderscheidenlijk van de ambtenaar die de functie vervult, indien die functie:
a. geen vertrouwensfunctie is als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheids onderzoeken, en;
b. de functie bijzondere eisen stelt aan de integriteit of de verantwoordelijkheid van degene die deze functie vervult en indien een zwaarwegend belang dit vordert.
4. De verklaring als bedoeld in het eerste lid en de justitiële gegevens als bedoeld in het derde lid worden van de in die leden bedoelde kandidaat slechts gevraagd als die kandidaat naar het oordeel van de overheidswerkgever overigens voldoende bekwaam en geschikt is voor de functie.”
Het vereiste van de VOG is opgenomen in de CAO Rijk. Zie paragraaf 2.1 CAO Rijk. In paragraaf
5.1 Gedragscode Integriteit Rijk zijn regels gesteld ten aanzien van aanstellingsbeleid (bijlage 1). Daarin worden het onderzoek justitiële gegevens en veiligheidsonderzoek genoemd.
In paragraaf 2.1 CAO Rijk is ook beschreven dat als u voor het eerst een arbeidsovereenkomst sluit met uw werkgever, u een verklaring omtrent het gedrag moet geven. Als u dan nog geen verklaring omtrent het gedrag heeft, wordt in uw arbeidsovereenkomst een ontbindende voorwaarde opgenomen die regelt dat deze uiterlijk drie maanden na de ingangsdatum van rechtswege eindigt als u de verklaring dan nog niet heeft.
Daarnaast is in paragraaf 2.1 CAO Rijk ook beschreven dat als uw tijdelijke arbeidsovereen- komst wordt gewijzigd in een vaste arbeidsovereenkomst, of als u een nieuwe functie gaat uitoefenen, daarbij als voorwaarde kan gelden dat u opnieuw een verklaring omtrent het gedrag moet aanleveren.
De onderzoeken kunnen worden verricht indien daar een wettelijke bevoegdheid voor is. De beschrijving in de Uitleg biedt handvatten en aanwijzingen in het kader van het toepassen van onderzoeken naar de geschiktheid en de bekwaamheid van een functie als ambtenaar.
Zie Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar,
bijlage 3.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI
3.3 Werving en selectie
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid geldt voor de werving en selectie van mede- werkers het Vacaturekader J en V. Zie Uitleg Vacaturekader J en V, bijlage 4.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
CJIB DJI IND
30
DDieeenldstoocnudmeerdnetelenn
4 Arbeidsduur, -plaats en werktijden
Arbeidsduur, -plaats en werktijden
De arbeidsvoorwaarden over ‘Arbeidsduur en werktijden’ zijn geregeld in hoofdstuk 3 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI IND OM
De arbeidsvoorwaarden over ‘Vakantie en bijzonder verlof’ zijn geregeld in hoofdstuk 4 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI
De arbeidsvoorwaarden over ‘Vaste beloning’ zijn geregeld in hoofdstuk 6 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI
7 Variabele beloning
De arbeidsvoorwaarden over ‘Variabele beloning’ zijn geregeld in hoofdstuk 7 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
BD NCTV BD DGM DJI
IND NCSC NFI
7.1 Toelage bezwarende omstandigheden
De arbeidsvoorwaarden over de ‘Toelage bezwarende omstandigheden’ zijn geregeld in paragraaf 7.7 CAO Rijk. Binnen uw dienstonderdeel kunnen er aanvullende regelingen bestaan. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hier- onder. Neemt u daar kennis van.
7.2 Toelage of éénmalige uitkering om andere reden
De ‘Toelage of éénmalige uitkering om andere reden’ is geregeld in paragraaf 7.9 CAO Rijk. Het gaat om een andere reden als overigens is beschreven in de paragrafen van hoofdstuk 7 XXX Xxxx. Rijksbreed geldt het Beleidskader Extra Belonen Sector Rijk 2010-2013 en het Structureel Beleidskader Extra Belonen.
Het Beleidskader Extra Belonen Sector Rijk 2010-2013 en het Structureel Beleidskader Extra Belonen is van toepassing (bijlagen 5 en 6).
Binnen uw dienstonderdeel kunnen er aanvullende regelingen bestaan. Deze vormen een nadere uitwerking van het rijksbrede kader. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
8 Reizen en vergoedingen
8.5 Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland | ||
8.1 Woon-werkverkeer
De arbeidsvoorwaarden over ‘Woon-werkverkeer’ zijn geregeld in paragraaf 10.1 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
8.2 Gebruik dienstauto
De arbeidsvoorwaarden over ‘Gebruik dienstauto’ zijn geregeld in paragraaf 10.4 CAO Rijk. Binnen uw dienstonderdeel kunnen er aanvullende regelingen bestaan. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI OM
8.3 Dienstreizen binnenland
De arbeidsvoorwaarden over ‘Dienstreizen binnenland’ zijn geregeld in paragraaf 10.2 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
8.4 Dienstreizen buitenland
De arbeidsvoorwaarden over ‘Dienstreizen buitenland’ zijn geregeld in paragraaf 10.3 CAO Rijk, alsmede in de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU). Binnen uw dienstonderdeel kunnen er aanvullende regelingen bestaan. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
OM
8.5 Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland
8.5.1 Voordelen uit loyaliteitsprogramma’s
In paragraaf 10.3. XXX Xxxx is bepaald dat als u voordelen krijgt uit een loyaliteitsprogramma vanwege uw dienstreis, deze voordelen bestemd zijn voor uw werkgever. Dit geldt niet als u deze voordelen met toestemming van uw werkgever inzet voor volgende dienstreizen.
Uw leidinggevende voert periodiek gesprekken met u over de wijze waarop voordelen, die u heeft verkregen uit loyaliteitsprogramma ‘s door het maken van buitenlandse dienstreizen, ten goede kunnen komen aan de werkgever en zoveel als mogelijk kunnen worden ingezet ten behoeve van volgende dienstreizen. Uw leidinggevende kan u hierbij aanwijzingen geven.
8.5.2 Integriteit en privileges
Uw leidinggevende besteedt tijdens de periodieke gesprekken, zoals genoemd in artikel 8.5.1, tevens aandacht aan de integriteitsaspecten die verband houden met aan FFP’s (frequent flyerprogramma’s) verbonden privileges zoals korting op upgrades, gratis bagagevrijstelling, toegang tot VIP lounges en voorrang bij inchecken en boarden.
Hierbij wordt het goed werkgeverschap in acht genomen. Het kan in voorkomende gevallen wenselijk zijn dat u sneller kunt inchecken en boarden en toegang heeft tot de VIP Lounges opdat gewerkt kan worden en omdat vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap het verblijf in de algemene wachtruimte op sommige vliegvelden niet wenselijk is.
Het is daarom van belang dat uw leidinggevende periodiek gesprekken met u voert over de wijze waarop integer kan worden gehandeld bij het (laten) boeken van toekomstige dienst- reizen. Bij het gebruik van deze op basis van gemaakte dienstreizen verworven faciliteiten wordt rekening gehouden met de binnen de CAO Rijk geformuleerde gedragslijn en de in de Gedragscode Integriteit Rijk geformuleerde uitgangspunten.
Zie Uitleg Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland, bijlage 7.
8.6 Aanvraag- en boekingsprocedure
8.5 Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland | ||
8.6.1 Gedeelte reis buiten Nederland beperkt
Dienstreizen die in Nederland beginnen waarbij het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is, en waarbij de grensoverschrijding niet noodzakelijkerwijs tot extra uitgaven voor maaltij- den of overnachting leidt, kunnen op grond van paragraaf 10.3 CAO Rijk met de procedure dienstreizen binnenland in paragraaf 10.2 CAO Rijk worden afgehandeld.
8.6.2 Bij communautaire vergoeding geen recht op vergoeding CAO Rijk
De medewerker op wie een door de Europese Commissie vastgestelde communautaire vergoedingsregeling voor reis- en verblijfskosten van toepassing is, heeft geen recht op vergoedingen op basis van paragraaf 10.3 CAO Rijk. Zie paragraaf 10.3 CAO Rijk onder ‘Samenloop met andere vergoedingen voor reis- en verblijfkosten’.
8.6.3 Verstrekken reisopdrachten buiten Europa en naar Turkije
Op grond van de toegekende bevoegdheden is het toestaan van reisopdrachten buiten Europa alsmede Turkije voorbehouden aan de secretaris-generaal.
8.6.4 Aanvraag voorschot en verrekening
Een aanvraag voor een voorschot van een dagvergoeding dient u op de binnen uw cluster of dienstonderdeel voorgeschreven wijze in te dienen. Voorschotten worden in principe verstrekt tot een hoogte van 80% van de voor het betreffende reisdoel vastgestelde dagvergoeding.
Het voorschot wordt verrekend met de werkelijk gemaakte kosten of met de eventueel door derden betaalde kosten, via de declaratie die u na afloop van de dienstreis indient. Eventuele restanten van voorschotten worden niet teruggenomen, maar dienen middels de declaratie te worden afgehandeld.
Zie Uitleg Aanvraag- en boekingsprocedure dienstreizen buitenland, bijlage 8.
9 Tegemoetkomingen en vergoedingen
9.1 Maaltijdvergoeding bij overwerk
De arbeidsvoorwaarden ‘Maaltijdvergoeding bij overwerk’ zijn geregeld in paragraaf 11.1 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
9.2 Telewerkvergoeding en telewerkvoorzieningen
De arbeidsvoorwaarden ‘Telewerkvergoeding en telewerkvoorzieningen’ zijn geregeld in paragraaf 11.2 CAO Rijk en bijlage 9 CAO Rijk ‘Checklist afspraken telewerken (TPAW)’. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
9.3 Representatiekostenvergoeding
De arbeidsvoorwaarden ‘Representatiekostenvergoeding’ zijn geregeld in paragraaf 11.3 CAO Rijk. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
9.4 Tegemoetkomingen en vergoedingen overig
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen ‘Tegemoetkomingen en vergoedin- gen’ gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI OM
10 Duurzame Ontwikkelingen
10.1 Personeelsgesprekken en beoordeling
10.1 Personeelsgesprekken en beoordeling 14
10.1.1 Personeelsgesprekken
In hoofdstuk 12 CAO Rijk ‘Functioneren en ontwikkelen’ en bijlage 10 CAO Rijk ‘Beschrijving gesprekscyclus Rijk’ staan regels over de personeelsgesprekken.. Als er binnen uw dienst- onderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
10.1.2 Beoordeling
In hoofdstuk 12 CAO Rijk ‘Functioneren en ontwikkelen’ en bijlage 11 ‘Beoordelingsformulier inclusief toelichting’ staan regels over de beoordeling. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
11 Arbeidsomstandigheden en Gezondheid
11.1 Vaccinatie programma
11.1.1 Aanbod tot vaccinatie
Als u op het werk een verhoogd risico loopt om besmet te worden met biologisch agentia (dit is een werkzame stof, i.c. die invloed kan hebben op de medische gesteldheid van medewerkers), is de werkgever volgens de Arbowet verplicht – voor zover mogelijk – u te informeren over en te beschermen tegen besmetting, dan wel aan u vaccinatie aan te bieden. Dit risico kan blijken uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIGE).
Bij het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt de RIGE binnen de dienstonderdelen uitgevoerd.
In het Europese besluit ‘Biologische agentia’ (Richtlijn 2000/54/EG) is de verplichting om medewerkers vaccinatie aan te bieden geregeld. De kosten die daarmee samenhangen worden door de werkgever gedragen. In het geval aan u geen verplichte vaccinatie wordt aangeboden, kunt u dit aan de ondernemingsraad, de preventiemedewerker of de arbodienst (arbeidsomstandighedenspreekuur) voorleggen. In het uiterste geval kunt u een (anonieme) klacht indienen bij de Arbeidsinspectie.
U bent niet verplicht het aanbod voor vaccinatie te accepteren. Het verplicht stellen van vaccinatie is in strijd met het grondrecht van onaantastbaarheid van het menselijk lichaam (artikel 11 Grondwet). Indien een aangeboden vaccinatie door u niet wordt geaccepteerd, ligt de verantwoordelijkheid voor de kans op besmetting en daardoor het besmetten van anderen bij u. Voor wat betreft eventuele gevolgschade in zich voordoende situaties zijn de algemene regels van aansprakelijkheidsrecht van toepassing. Het weigeren van vaccinatie is geen reden om u niet aan te nemen, te ontslaan dan wel over te plaatsen.
Indien u zich niet laat vaccineren kunnen bepaalde werkzaamheden onaanvaardbare risico’s met zich meebrengen voor personen, die onder uw verantwoordelijkheid vallen of voor personen waar u anderszins mee samenwerkt. In die gevallen kunnen aan u beperkingen worden opgelegd ten aanzien van de risicovolle taken. In plaats van de risicovolle taken kunnen aan u alternatieve taken worden opgelegd. Daarbij kan een deskundige om advies worden gevraagd, bijvoorbeeld een preventiemedewerker, arbodienst of PGO’er. Werkgever en medewerkers kunnen afspraken maken over aanvullende vaccinaties.
Zie Uitleg vaccinatiebeleid, bijlage 9.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
11.1.2 Hepatitis B
Het is wettelijk verplicht om aan bepaalde risicogroepen vaccinatie tegen hepatitis B aan te bieden. Als u onderzoek naar en vaccinatie tegen hepatitis B weigert, kan dit rechtspositionele gevolgen hebben. Als er aanwijzingen bestaan dat u als medewerker een bron van besmetting kunt vormen, kunnen aan u bijvoorbeeld andere taken worden toegewezen. Indien leiding- gevende en medewerker hier niet samen afspraken over kunnen maken dan kan de situatie worden voorgelegd aan een deskundige van de arbodienst.
In Arbobeleidsregel 4.91 staat vermeld aan welke beroepsgroepen de mogelijkheid van vaccinatie moet worden aangeboden. Medewerkers die door contact met bloed de kans lopen op besmetting hebben recht op vaccinatie. Stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden en overig ingehuurd personeel worden als medewerkers beschouwd.
De vaccinatie van medewerkers tegen hepatitis B moet worden geregistreerd op een afzonderlijke vaccinatiekaart. Deze vaccinatiekaart moet op verzoek van de Arbeidsinspectie worden getoond. Op de vaccinatiekaart moet tenminste de datum van vaccinatie met titerbepaling (de hoeveelheid werkzame antistoffen in het bloed) en de antistoftiter vermeld staan. Deze gegevens dienen door de arbodienst van de werkgever gedurende een periode van minimaal vijftien jaar bewaard te worden. Indien het dienstonderdeel deze informatie zelf wil bewaren, moeten hierover afspraken worden gemaakt met de betrokken ondernemings- raad (artikel 27, lid 1 sub k WOR). De hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel is verantwoordelijk voor het tijdig vaccineren van de medewerker. Dat wil zeggen dat de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel de geldigheidsduur van de vaccinaties moet bewaken. De gevaccineerde medewerker ontvangt een afschrift van de vaccinatiegegevens.
Zie Uitleg vaccinatiebeleid, bijlage 9.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
11.1.3 Beroepen met verhoogd risico
Er kan sprake zijn van een verhoogd risico voor medewerkers. Het is raadzaam vaccinatie aan te bieden aan medewerkers met een verhoogde kans op blootstelling en/of besmetting. Vaccinatie is aan te raden voor medewerkers die in contact staan met mensen waarvan de medische gesteldheid onzeker is en voor medewerkers die naar een risicovol gebied (in het buitenland) gaan.
Voorbeelden van beroepsmatige risicogroepen binnen Justitie zijn:
− personen die blootgesteld kunnen zijn aan bloed met bijvoorbeeld hepatitis B of waarvan besmetting onbekend is;
− personen die beroepsmatig verblijven in risicogebieden;
− medewerkers in justitiële inrichtingen;
− personeel in opvangcentra voor asielzoekers;
− personeel met uitzettaken bij de Dienst Terugkeer en Vertrek;
− kernfunctionarissen van de raad voor de kinderbescherming.
Besmetting kan optreden in geweldsituaties of bij hulpverlening. Voor zover de noodzaak tot verplichte vaccinatie niet aanwezig is, kan worden volstaan met een procedure voor prik- en bijtaccidenten. Een arbodeskundige kan de risico’s in kaart brengen.
Een vaccin geeft een hoge mate van bescherming, maar kan ook bijwerkingen hebben. In de bijsluiter bij een vaccin staan de bijwerkingen. Degene die het vaccin toedient (veelal de bedrijfsarts of de verpleegkundige van de arbodienst) is verplicht om de medewerker
voldoende voor te lichten over het gebruik, de toepassing en de mogelijke bijwerkingen van het vaccin.
Zie Uitleg vaccinatiebeleid, bijlage 9.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
11.1.3 Griepprik
In voorkomende gevallen bieden dienstonderdelen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid jaarlijks een gratis griepprik aan. Tijden, locaties en procedure worden ruim van te voren aangekondigd via de gebruikelijke digitale nieuwsvoorziening binnen uw dienstonderdeel.
Zie Uitleg vaccinatiebeleid, bijlage 9.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
11.2 Bedrijfsfitness
11.2.1 Bedrijfsfitness Algemeen
Verschillende dienstonderdelen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid bieden de mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness binnen het dienstonderdeel of bij een sportschool. Als uw dienstonderdeel een regeling heeft vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
BD DJI WODC
11.3 Arbeidsomstandigheden en gezondheid overig
Als er binnen uw dienstonderdeel regelingen over arbeidsomstandigheden en gezondheid gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI IND
RvdK
12 Ziekte en arbeidsongeschiktheid
Ziekte en arbeidsongeschiktheid
12.1 Arbeidsverzuimbeleid
In hoofdstuk 8 CAO Rijk vindt u regels over ‘Ziekte en arbeidsongeschiktheid’. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
BD CJIB DJI IND OM WODC
13 Voorschriften en maatregelen / sancties
13.1 Integriteit
13.1.1 Grondhouding; goed werkgever en goed werknemer
Op grond van artikel 4 Xxxxxxxxxxxxx 0000 voert de overheidswerkgever een integriteitsbeleid.
In artikel 4, lid 1 Xxxxxxxxxxxxx 0000 is bepaald:
Een overheidswerkgever voert een integriteitsbeleid dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en dat in ieder geval aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie.
In onder meer de hoofdstukken 13 en 15 CAO Rijk, bijlage 12 CAO Rijk, de Gedragscode Integriteit Rijk, de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en dit personeelsreglement zijn bepalingen opgenomen over integriteit.
Integriteit is een grondhouding, een kwestie van mentaliteit. Het is een belangrijk onderdeel van de manier waarop u uw functie uitoefent. Zorgvuldigheid in uw optreden en werkwijze is van groot belang. Voor het goed functioneren van de Rijksoverheid is dat een voorwaarde
13.9 Leidraad omgang met problematische schulden 21
waaraan voldaan moet worden. Daarom legt u de eed of belofte af. Om invulling te geven aan integriteit zijn regels en procedures vastgesteld. Uw handelen moet hierop gebaseerd zijn en op de kernwaarden van de organisatie. Deze grondhouding is beschreven in de Gedragscode Integriteit Rijk en de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en de Toelichting op de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en Aanvullende informatie over beheer en controle van de voorzieningen.
Deze regelingen maken onlosmakelijk onderdeel uit van dit personeelsreglement en zijn daarom bijgevoegd als bijlagen 1 en 2.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
CJIB
13.15 ‘Voorprocedure’ en andere ontslaggronden
Dienst Justis DJI
OM
Secretariaat Schadefonds Geweldsmisdrijven
13.2 Melden vermoeden van een misstand
13.2.1 Vermoeden van een misstand
Een beschrijving van een ‘vermoeden van een misstand’ is in de Wet Huis voor klokkenluiders opgenomen. Deze beschrijving is eveneens opgenomen in de Model Handreiking Melding Integriteitsschendingen en misstanden, bijlage 10.
13.2.2 Xxxxx xxx xxxxxx vermoeden van een misstand
Op basis van hoofdstuk 13 CAO Rijk zijn er regels en voorzieningen bij het melden van een vermoeden van een misstand. In bijlage 12 bij de CAO Rijk vindt u de procedure na ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand.
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid is er een Model Handreiking Melding Integri- teitsschendingen en misstanden die de stappen weergeeft die u kunt zetten bij het melden van (een vermoeden van) een misstand. Als het dienstonderdeel waar u werkt op basis van dit model een eigen handreiking heeft opgesteld vindt u die hieronder. Als uw dienstonderdeel op basis van dit model geen eigen handreiking voor het melden heeft opgesteld gelden de bepalingen en handelwijze in de Model Handreiking melding integriteitsschendingen en misstanden, bijlage 10.
13.3 Melden vermoeden van een integriteitsschending
13.3.1 Integriteitsschending en plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten
Er is sprake is van een integriteitsschending als een medewerker in strijd met de voorschriften van de organisatie handelt of op andere wijze de normen en waarden niet naleeft. Als een medewerker de integriteitsregels overtreedt of niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten.
Er is sprake van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten als een medewerker weet of redelijkerwijs kan weten dat hij handelt (of niet handelt) in strijd met de plichten die hij als ambtenaar heeft. De werkgever kan daarvoor een straf opleggen. Is er sprake van een strafrechtelijke overtreding of misdrijf? Dan kan uw werkgever hiervan aangifte doen.
13.3.2 Wijze van melden vermoeden van een integriteitsschending
Er zijn verschillende manieren om een melding te doen van een (vermoeden van) een integriteitsschending.
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid is er een Model Handreiking melding integri- teitsschendingen en misstanden die de stappen weergeeft die u kunt zetten bij het melden van (een vermoeden van) een integriteitsschending. Als het dienstonderdeel waar u werkt op basis van dit model een eigen handreiking heeft opgesteld vindt u die hieronder. Als
13.9 Leidraad omgang met problematische schulden 21
uw dienstonderdeel op basis van dit model geen eigen handreiking voor het melden heeft opgesteld, gelden de bepalingen en handelwijze in de Model Handreiking melding integri- teitsschendingen en misstanden, bijlage 10.
13.3.3 Handelwijze bij vermoeden van een integriteitsschending
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid is er een Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen, die de stappen weergeeft die medewerkers / leidinggevenden binnen uw dienstonderdeel dienen te zetten bij een melding van een integriteitsschending. Als het dienstonderdeel waar u werkt op basis van dit model een eigen instructie heeft opgesteld vindt u die hieronder. Als uw dienstonderdeel op basis van dit model geen eigen Instructie handelwijze integriteitsschendingen heeft opgesteld, gelden de bepalingen en handelwijze in de Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen, bijlage 11.
13.14 Straffen en ordemaatregelen / procedure 22
13.15 ‘Voorprocedure’ en andere ontslaggronden
13.4 Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
13.4.1 Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
Er is een Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. In deze klachten- regeling wordt onder ongewenste omgangsvormen verstaan: direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten.
Als het dienstonderdeel waar u werkt op basis van dit model een eigen Interne klachten- regeling ongewenste omgangsvormen heeft opgesteld vindt u die hieronder. Als uw dienst- onderdeel op basis van dit model geen Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen heeft opgesteld gelden de bepalingen en handelwijze in de Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen, bijlage 12.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
IND
13.5 Leidraad Vertrouwenspersonen
13.5.1 Vertrouwenspersonen in organisatie
Ieder dienstonderdeel heeft tenminste één vertrouwenspersoon integriteit. De vertrouwens- persoon integriteit kan u adviseren bij een vermoeden van een misstand, een integriteits- schending of ongewenste omgangsvormen.
13.4 Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen 19
Er is een Model Leidraad Vertrouwenspersonen. Als het dienstonderdeel waar u werkt op basis van dit model een eigen Leidraad Vertrouwenspersonen heeft opgesteld vindt u die hieronder. Als uw dienstonderdeel op basis van dit model geen eigen leidraad heeft opgesteld gelden de bepalingen en handelwijze in de Model Leidraad Vertrouwenspersonen, bijlage 13.
U vindt ook informatie over de rol van de vertrouwenspersoon in hoofdstuk 13 en bijlage 12 XXX Xxxx.
13.6 Vaste integriteitscommissie
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid is er een vaste integriteitscommissie.
11. De hoogste leidinggevende geleidt een melding of klacht onmiddellijk door naar de vaste integriteitscommissie. Het is ook mogelijk een melding of klacht in te dienen bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie.4
13.7 Nevenwerkzaamheden en onverenigbare functies
U mag geen nevenwerkzaamheden verrichten, waardoor de goede vervulling van uw functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met uw functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.5
U bent verplicht aan uw leidinggevende per brief of per e-mail de nevenwerkzaamheden die u verricht of wilt gaan verrichten, die de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met uw functievervulling kunnen raken, te melden.6
Het toetsingskader nevenwerkzaamheden en onverenigbare functies is beschreven in de Gedragscode Integriteit Rijk. De Gedragscode Integriteit Rijk maakt onlosmakelijk onderdeel uit van dit personeelsreglement en is daarom bijgevoegd als bijlage 1.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
RvdK
Dienstonderdelen
4 Deze vaste integriteitscommissie komt er met de omschreven taak (zie bijlage 11), en met nadere beschrij- ving van de doelgroep ‘leidinggevenden’ en zal in 2020 op nader te bepalen datum in werking worden gesteld en bekendgemaakt.
5 Artikel 8, lid 1 onder a Xxxxxxxxxxxxx 0000.
6 Artikel 8, lid 2 onder a Xxxxxxxxxxxxx 0000.
13.8 Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving
De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving met Toelichting op de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en Aanvullende informatie over beheer en controle van de voorzieningen is op u van toepassing. Deze regeling met Toelichting en Aanvullende informa- tie maakt onlosmakelijk onderdeel uit van dit personeelsreglement en is daarom bijgevoegd als bijlage 2.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
13.9 Leidraad omgang met problematische schulden
Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid geldt een Leidraad omgang met problemati- sche schulden.
In deze Leidraad worden de verantwoordelijkheden van de medewerker en de leidinggevende bij problematische schulden van de medewerker beschreven. Voor de medewerker is ook in dit kader de in de Gedragscode Integriteit Rijk (bijlage 1) verankerde kernwaarde ‘eigen ver- antwoordelijkheid’ het uitgangspunt. De leidinggevende geeft daarbij zowel invulling aan zijn verantwoordelijkheid voor de medewerker als voor de risicobeheersing binnen de organisatie.
Wanneer is er sprake van problematische schulden? Het antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven. Een eenduidige definitie bestaat niet. Een meer algemene omschrijving kan wel worden gegeven:
Algemeen wordt ervan uitgegaan dat er sprake is van een problematische schuldensituatie indien er substantiële achterstanden zijn ontstaan in de betalingen van reguliere en inciden- tele vaste lasten en de maandelijkse verplichtingen (in verband met leningen, aankopen op afbetaling etc.) niet meer kunnen worden nagekomen.
De volgende situaties zijn signalen dat er (mogelijk) sprake is van een problematische schuldensituatie:
• schuldeisers schakelen een deurwaarder of incassobureau in;
• de betalingsafspraken met schuldeisers kunnen niet worden nagekomen;
• de verhuurder dreigt met ontbinding van de huurovereenkomst of er dreigt verkoop van een eigendomswoning;
• de energiemaatschappij dreigt met het afsluiten van energieleveranties;
• betrokkene wordt bij het Centraal Administratiekantoor aangemeld vanwege betalings- achterstanden aan de zorgverzekeraar;
• er wordt door schuldeisers loonbeslag en/of beslag op toelagen gelegd.
Zie de Leidraad omgang met problematische schulden, bijlage 14.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
IND
13.10 Procedure melding loonbeslag
De Procedure melding loonbeslag is bijgevoegd als bijlage 1 bij de Leidraad omgang met problematische schulden. In deze Procedure melding loonbeslag staan de stappen die leiding- gevenden/medewerkers binnen uw dienstonderdeel dienen te zetten bij een loonbeslag.
Zie bijlage 1 bij de Leidraad omgang met problematische schulden, bijlage 14.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
IND
13.11 Deelname aan commerciële congressen en symposia
13.11.1 Deelname als spreker
Rijksbreed geldt het uitgangspunt, dat het niet de taak van de overheid en haar ambtenaren is, om tegen betaling mee te werken aan het commercieel uitbaten van overheidskennis.
Overheidskennis dient laagdrempelig toegankelijk te zijn.
Het is daarom niet toegestaan mee te werken aan commerciële congressen en symposia, tenzij uw leidinggevende daar toestemming voor heeft verleend.
Uw leidinggevende kan toestemming verlenen indien medewerking als spreker aan een commercieel georganiseerde bijeenkomst nuttig is voor de ontwikkeling, een goed begrip of het uitdragen van Justitie en Veiligheidsbeleid.
Indien uw leidinggevende instemt met uw deelname als spreker aan een commercieel congres of symposium dan verzoekt u de organiserende onderneming toe te staan dat u zich op beperkte schaal, zonder dat daarvoor kosten in rekening worden gebracht, door collega ambtenaren kunt laten vergezellen. Het is niet de bedoeling dat ambtenaren forse bedragen ten laste van opleidingsbudgetten van de directie laten komen, om naar collega-ambtenaren of, in voorkomende gevallen, bewindslieden te luisteren.
13.11.2 Deelname als toehoorder
Als een collega-ambtenaar spreker is, is het niet toegestaan tegen betaling als toehoorder deel te nemen aan een commercieel congres of symposium. Hierop kan door uw leiding- gevende vanuit organisatiebelang een uitzondering worden gemaakt in overleg met u.
Zie Uitleg Deelname aan commerciële congressen en symposia, bijlage 15.
13.12 Overige voorschriften
In deze paragraaf kunnen andere voorschriften die binnen het dienstonderdeel gelden worden ondergebracht. Het gaat hierbij onder meer om eventuele veiligheidsvoorschriften, voor- schriften werkkleding, hygiëneregels, huisregels/ orderegels en voorschriften parkeren.
Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI
13.13 Boetebeding
De CAO Rijk maakt het mogelijk om een boetebeding op te nemen indien in het personeels- reglement van uw organisatie daarover afspraken met vakbonden zijn opgenomen en u een regel heeft overtreden waarvoor in het personeelsreglement een boete geldt. Als voor uw dienstonderdeel een dergelijke regeling is gemaakt, treft u die hieronder aan. Neemt u daar kennis van.
13.14 Straffen en ordemaatregelen / procedure
In hoofdstuk 15 CAO Rijk ‘Ordemaatregelen en straffen’ is beschreven dat ordemaatregelen kunnen worden genomen en dat straffen kunnen worden opgelegd. Zie de beschrijving in hoofdstuk 15 CAO Rijk.
Juridische ‘voorprocedure’ vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten
Voordat een medewerker een straf wordt opgelegd, geldt binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid een schriftelijke ‘voorprocedure’. Deze voorprocedure is verdeeld in twee delen/fases en geldt indien sprake is van (een vermoeden van) plichtsverzuim en/of ernstig verwijtbaar handelen of nalaten.
Deel/fase 1 vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten (reactiefase) Als ten aanzien van u een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten bestaat, dan wordt u daarvan in kennis gesteld. Dit gebeurt per brief die persoonlijk aan u wordt uitgereikt of aangetekend per post aan u wordt verzonden. In deze ‘kennisgeving’ worden de (vermoedelijk) aan u te verwijten feiten beschreven. In deze kennisgeving wordt u
ook uitgenodigd om uw kant van het verhaal te vertellen en uw reactie op de kennisgeving te geven.
U kunt uw kant van het verhaal schriftelijk en/of mondeling toelichten. U kunt zich daarbij voor (juridisch) advies laten bijstaan, waarvan de kosten voor uw rekening komen. Als u kiest voor een mondelinge toelichting wordt daarvan een verslag gemaakt, waarop u kunt reageren voordat het wordt vastgesteld. Het verslag wordt door u en uw leidinggevende ondertekend. Als u het niet eens bent met (één of meerdere onderdelen van) het verslag, wordt het verslag niet gecorrigeerd, maar wordt uw schriftelijke reactie aan het verslag gehecht. U ontvangt daarvan een kopie.
Deel/fase 2 Voornemen tot strafoplegging (bedenkingenfase)
Als de leidinggevende na uw reactie op de kennisgeving aan u een straf wil opleggen, deelt uw leidinggevende dit voornemen schriftelijk aan u mee. De leidinggevende stelt u in de gelegenheid uw bedenkingen te uiten tegen dit voornemen.
In deze fase heeft u tevens de mogelijkheid om direct op grond van hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk naar de geschillencommissie te gaan (zie ook hierna onder “RABA en Geschillencommissie (hoofdstuk 16 CAO Rijk)”).
In deze bedenkingenfase kunt u reageren op het voornemen tot strafoplegging. U kunt uw reactie schriftelijk en/of mondeling geven. U kunt zich daarbij voor (juridisch) advies laten bijstaan, waarvan de kosten voor uw rekening komen. Als u kiest voor een mondelinge toelichting wordt daarvan een verslag gemaakt, waarop u kunt reageren voordat het wordt vastgesteld. Het verslag wordt door u en uw leidinggevende ondertekend. Als u het niet eens bent met (één of meerdere onderdelen van) het verslag, wordt het verslag niet gecorrigeerd, maar wordt uw schriftelijke reactie aan het verslag gehecht. U ontvangt daarvan een kopie.
Daarna zal de bevoegde leidinggevende een beslissing nemen of hij een straf wil opleggen, en zo ja, welke straf hij wil opleggen of als het gaat om een ontbinding van de arbeidsovereen- komst via de kantonrechter wil laten opleggen.
‘Voorprocedure’ voor alle vormen van plichtsverzuim en/of ernstig verwijtbaar handelen of nalaten/ Samenloop in delen/fases
13.15 ‘Voorprocedure’ en andere ontslaggronden
Een uitgebreide beschrijving van de hiervoor beschreven procedure (inclusief vooronderzoek van feiten) is gegeven in de Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen, bijlage 11. Deze ‘voorprocedure’ geldt voor alle vormen van (een vermoeden van) plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten (ook als uw dienstonderdeel geen eigen Instructie handelwijze integriteitsschendingen heeft opgesteld).
Als direct duidelijk is dat er sprake is van (ernstig) plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten dan mag de werkgever bovenstaande delen/fases (deel/fase 1, de reactie fase, en deel/fase 2, de bedenkingenfase) ook laten samenvallen. Dit houdt in dat de voorgenomen straf gelijk al in de kennisgevingsbrief van het vermoeden van plichtsverzuim
en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten wordt genoemd. Het laten samenlopen van de delen/fases kan het proces versnellen. Bij een dringende reden gelden (daarnaast) de strenge eisen van het BW.
RABA en Geschillencommissie (hoofdstuk 16 CAO Rijk)
Indien u een verschil van mening heeft met uw leidinggevende, kunnen u en uw leidingge- vende gezamenlijk of apart terecht bij het Rijksloket advies en bemiddeling arbeidszaken (RABA). Zie paragraaf 16.1 CAO Rijk.
U kunt ook zonder tussenkomst van het RABA bij de geschillencommissie terecht als u een verschil van mening heeft met uw werkgever over een straf die uw werkgever u wil opleg- gen. U moet dit binnen vier weken doen, na de datum van het schriftelijke voornemen tot strafoplegging (zie hoofdstuk 15 CAO Rijk). De termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het schriftelijke voornemen aan u bekend is gemaakt.
De overige onderwerpen waarmee u zonder tussenkomst van het RABA naar de geschillen- commissie kunt, staan in paragraaf 16.2 CAO Rijk. Uw keuze om een verschil van mening voor te leggen aan de geschillencommissie, heeft geen gevolgen voor uw mogelijkheid dit voor te leggen aan de kantonrechter. U bent dus niet verplicht een verschil van mening eerst voor te leggen aan de geschillencommissie. Ook nadat de geschillencommissie een uitspraak heeft gedaan, kunt u het meningsverschil nog aan de kantonrechter voorleggen.
De uitspraak van de geschillencommissie kan bijvoorbeeld een voorgestelde oplossing zijn, maar ook een oordeel over het geschil in het voordeel van u of van uw werkgever. Het is de bedoeling dat u en uw werkgever de uitspraak van de geschillencommissie zoveel mogelijk volgen. De uitspraak is niet bindend. Als uw werkgever een beslissing neemt die afwijkt van de uitspraak van de geschillencommissie dan moet dit schriftelijk gemotiveerd gebeuren. Zie paragraaf 16.2 CAO Rijk.
13.15 ‘Voorprocedure’ en andere ontslaggronden
De bovenstaande procedure in delen/fases is geschreven als uitwerking van hoofdstuk 15 CAO Rijk. De beschreven procedure in deel/fase 2 kan ook worden gehanteerd voorafgaand aan een beslissing die zou kunnen leiden tot een andere grond voor ontslag, zoals een ontslag in verband met disfunctioneren of (langdurige) ziekte.
14 Uitgezonden ambtenaren
De arbeidsvoorwaarden voor uitgezonden werknemers staan in hoofdstuk 24 CAO Rijk ‘Uitgezonden werknemers naar het buitenland’ en de Aanvullende CAO Rijk Uitzendingen (ACRU). Als er binnen uw dienstonderdeel aanvullende regelingen gelden, vindt u die hier- onder. Neemt u daar kennis van.
In hoofdstuk 16 CAO Rijk ‘Individuele geschillen’ is beschreven dat u bij een verschil van mening met uw leidinggevende naar het Rijksloket advies en bemiddeling arbeidszaken (RABA) kunt gaan en wanneer naar de Geschillencommissie en de kantonrechter. Zie ook hoofdstuk 15 CAO Rijk ‘Ordemaatregelen en straffen’.
Zie hoofdstuk 14 CAO Rijk ‘Organisatieverandering en VWNW-beleid’ en bijlage 13 CAO Rijk ‘Regels vaststellen overtolligheid VWNW-beleid’. Als er binnen uw dienstonderdeel aanvul- lende regelingen gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
17 Decentrale uitvoering CAO akkoord 2018-2020
Indien aan de orde zal dit hoofdstuk op een later tijdstip worden uitgewerkt.
17.1 Programma versterken inzetbaarheid
17.2 Persoonlijk ontwikkelingsbudget
17.3 Experimenten
18 Medezeggenschap / Vakbondswerk
18.1 Tijdsbesteding Medezeggenschap
18.1.1 Vrijstelling voor medezeggenschap
PM Artikel 18.1.2 Vrijstelling (plv.) voorzitter en (plv.) secretaris
PM Artikel 18.1.3 Vrijstelling bij meerdere medezeggenschapslagen PM Artikel 18.1.4 Afspraken vrijstelling schriftelijk vastleggen
PM Als er binnen uw dienstonderdeel regelingen over medezeggenschap gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
CJIB DJI
18.2 Vakbondswerk; vrijstelling en compensatie
18.2.1 Vrijstelling voor vakbondswerk
De gedeeltelijke vrijstelling voor vakbondswerk is geregeld in paragraaf 28.8 CAO Rijk. In deze paragraaf is onder meer het volgende bepaald:
“Vakbonden die deze CAO hebben ondertekend en/of deelnemen aan het decentraal georganiseerd overleg kunnen bij een werkgever kaderleden voordragen voor een periode van vrijstelling van hun reguliere werkzaamheden. Het overleg hierover vindt tenminste éénmaal per jaar plaats.
Kaderleden kunnen maximaal twaalf maanden tot maximaal 50% van de oorspronkelijke werktijd worden vrijgesteld van hun reguliere werkzaamheden. Hierbij is het de bedoeling om de vrijstelling zoveel mogelijk te clusteren tot 50% van een volledige arbeidsduur per vrijgesteld kaderlid. De werkge ver stemt in met een verzoek tot vrijstelling, tenzij de bedrijfsvoering daardoor ernstig wordt verstoord. Na afloop van de periode van twaalf maanden kunnen kaderleden opnieuw worden voorgedragen voor vrijstelling.
Het werk van deze kaderleden kan onder andere bestaan uit:
werkzaamheden ten behoeve van decentraal overleg
informeren van leden en nietleden
begeleiding van reorganisaties of mobiliteitsplannen.”
Bron: (Zie verder) paragraaf 28.8 CAO Rijk.
18.2.2 Afspraken over de wijze van inzet vrijgestelde vakbondsleden
Voorts geldt het volgende:
1. Bij Justitie en Veiligheid worden 11 medewerkers voor de helft van de volledige werktijd (i.c. 18 uur bij een volledige werkweek, zie paragraaf 28.8 CAO Rijk en hiervoor artikel 18.2.1) vrijgesteld voor vakbondswerkzaamheden. De vakbondswerkzaamheden in het kader van grote reorganisaties7 zijn als volgt beschreven:
- het informeren en adviseren van betrokken medezeggenschapsorganen en het georganiseerd overleg;
- het ondersteunen van de medezeggenschapsorganen en het georganiseerd overleg bij hun informerende en adviserende taak;
- het bewaken van het reorganisatieproces en de voortgang daarvan ten behoeve van medezeggenschapsorganen en het georganiseerd overleg;
- het informeren van individuele ambtenaren over het Rijksloket advies en bemiddeling arbeidszaken (RABA) in de zin van paragraaf 16.1 CAO Rijk, eventuele mogelijkheden van een procedure bij de Geschillencommissie in de zin van paragraaf 16.2 CAO Rijk of bij de kantonrechter;
- het doorverwijzen van de individuele ambtenaar naar vakbondsbestuurders bij specifieke belangenbehartiging.
2. De 11 medewerkers zijn als volgt verdeeld over de vakbonden: CMHF 1, CNV Connectief 2, Justitievakbond Juvox 4, FNV Overheid 4.
3. De medewerkers verrichten voor de duur van één jaar vakbondswerkzaamheden. Op 1 oktober van ieder jaar lopen alle IF-contracten af.
4. Betrokkene dient – onder begeleiding van een brief van de bestuurder van de betreffende vakbond waaruit blijkt voor hoeveel uren en welke duur, betrokkene als kaderlid optreedt
– een IF-contract in te vullen en door tussenkomst van de hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel toe te zenden aan de secretaris van het DGO bij DPGO. Formeel zal
Dienstonderdelen
7 Met de term grote reorganisatie wordt in dit verband bedoeld een reorganisatie van een dienst of dienst- onderdeel waarbij tenminste 50 personen werkzaam zijn.
betrokken medewerker voor de duur van één jaar voor 18 uur per week worden ingeleend door DPGO.
5. In nader overleg met DPGO worden de specifieke (rechtspositionele) voorwaarden bepaald en geregeld in het contract. Hierbij staat individueel maatwerk voorop.
6. Het betrokken dienstonderdeel ontvangt op basis van het IF-contract van DPGO financiële compensatie voor het verlies aan arbeidskracht.
7. Ieder jaar zal overleg met de vakcentrales plaatsvinden over invulling van de vakbondsfaci- liteiten.
Indien een kaderlid vakbondsactiviteiten wil verrichten, heeft betrokkene daarover met de hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel overleg. In beginsel dienen alle partijen in te stemmen met het in dit kader af te sluiten IF-contract.
18.2.3 Procedure budgeKaire compensatie
De vakbond die partij is bij de CAO Rijk en/of deelneemt aan het decentraal georganiseerd overleg kan met een (zogenoemde) vakbondsbrief een verzoek indienen om aan een kaderlid van deze vakbond faciliteiten toe te kennen.
De betrokken medewerker wordt vanuit het dienstonderdeel waar hij werkzaam is via een zogenaamde detacheringsovereenkomst uitgeleend aan DPGO op basis waarvan betrokkene als kaderlid werkzaamheden gaat verrichten.
Jaarlijks voor 1 oktober dient het uitlenende dienstonderdeel een declaratie bij DPGO in met de totaalbedragen van de loonkosten en de reiskosten die ten behoeve van de betrokken medewerker bij de uitvoering van vakbondsondersteuning zijn gefinancierd. Er dient te wor- den gedeclareerd over de achterliggende periode van maximaal één jaar (van 1-10 tot 1-10).
Bij de declaratie dienen de volgende stukken te worden gevoegd:
a. overzicht waaruit de berekeningswijze en systeem blijkt waarmee de loonkosten zijn berekend.
b. kopieën van ingediende reisdeclaraties van betrokkene.
Voor de berekening van de salariskosten kan desgewenst worden uitgegaan van de mid- densom van de schaal die betrokkene heeft of er kan via DPGO een berekening worden opgevraagd (uiterlijk in september ieder jaar).
Ad a. Loonkosten
Voor de duur dat betrokken medewerker is vrijgesteld (18 uur bij een volledige werkweek) worden de loonkosten gecompenseerd. Forensenvergoeding, overwerk, gratificaties, opleidingskosten en dergelijke worden niet gecompenseerd. De loonkosten worden berekend door uit te gaan van het bruto-CAO salaris in de betreffende periode en de werkgeverslasten daarop te berekenen met behulp van P-Direkt, dan wel een ander geautomatiseerd systeem. Zoals gezegd kan ook worden uitgegaan van de middensom die bij de betreffende schaal hoort. Met betrekking tot TOD, dient voor het vrijgestelde deel (18 uur bij een volledige werk- week) analoog aan de bestaande regelgeving een afbouwregeling te worden afgesproken. Dit onderdeel TOD wordt tevens gecompenseerd.
Ad. b. Reiskosten
Indien de betrokken medewerker voor de uitoefening van zijn/haar werkzaamheden ter ondersteuning van de vakorganisatie extra reis-/verblijfkosten maakt, dienen deze te worden gedeclareerd bij de hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel op basis van de geldende regelgeving. De hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel is verantwoordelijk voor de juistheid van de declaraties.
Technische voorzieningen
Betrokken medewerker dient in de gelegenheid te worden gesteld gebruik te maken van de voorzieningen die in het inlenende dienstonderdeel aanwezig zijn. Hierbij moet worden
gedacht aan gebruik van computer, telefoon en fax. Eventuele kosten in dit verband worden niet gecompenseerd.
Zie Uitleg Vakbondsfaciliteiten, bijlage 17.
Als er binnen uw dienstonderdeel regelingen over medezeggenschap gelden, vindt u die hieronder. Neemt u daar kennis van.
DJI
19 Slotbepalingen
19.1 Technische omzetting en vangnetbepaling
19.1.1 Technische omzeKing regelingen
In het kader van de ontwikkeling van dit personeelsreglement heeft er een technische omzetting plaatsgevonden van regelingen die op 31 december 2019 binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid geldend waren. De omzetting betrof het aanpassen van de rege- lingen naar de juiste grondslagen en terminologie en de verwerking van de regelingen in dit personeelsreglement. Deze omzetting is in samenwerking met de vakbonden en/of onder- nemingsraad tot stand gekomen.
19.1.2 Vangnetbepaling bij omzeKing
De regelingen met rechten en plichten voor medewerkers die binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid gelden, zijn technisch omgezet en in het personeelsreglement verwerkt. Het is de bedoeling van de technische omzetting de grondslag van de regelingen aan te passen, de termen in de regelingen conform de grondslagen aan te passen, en zo nodig de regelingen in lijn te brengen met wet- en/of (hogere) regelgeving. Het is daarbij de bedoeling om bij de technische omzetting veranderingen in aanspraken (verslechteringen en verbete- ringen) zoveel mogelijk te voorkomen. De rechtspositionele aanspraken blijven hiermee ook in stand (afgezien van de Algemene wet bestuursrecht en de toepassing van het Burgerlijk Wetboek).
Als in de toekomst blijkt dat bij de technische omzetting aanspraken ontbreken, zijn verbeterd, toegevoegd of verslechterd, wordt de betreffende bepaling in lijn gebracht met de inhoud van de bepaling in de vervallen rechtspositieregeling. Daarbij worden ook de toelichtingen van de vervallen regelingen bekeken. Dit is alleen anders indien inmiddels andere dan wel vervan- gende afspraken zijn gemaakt.
Eventuele regelingen, afspraken en aanwijzingen die niet in het personeelsreglement zijn verwerkt, blijven gelden alsof zij technisch zijn omgezet, totdat partijen hierover afspraken hebben gemaakt.
Het reglement is niet statisch. Wijzigingen ter verbetering of als gevolg van nieuwe afspraken zullen volgens wet- en regelgeving dan wel gebruik na overleg met FNV Overheid, Justitievakbond Juvox, CNV Connectief, de CMHF en/of de Departementale Ondernemingsraad worden doorgevoerd.
De originele versie van de circulaires is te vinden op Rijksportaal op de site van DPGO.
19.2 Citeertitel en inwerkingtreding
19.2.1 Personeelsreglement ministerie van Justitie en Veiligheid
Dit personeelsreglement van het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt aangehaald als: Personeelsreglement ministerie van Justitie en Veiligheid.
19.2.2 Inwerkingtreding
Dit personeelsreglement treedt in werking per 1 januari 2020, tegelijkertijd met de Wnra, in het bijzonder de Ambtenarenwet 2017, en de CAO Rijk 2020.
Bijlagen overzicht
Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar | |
Uitleg Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland | |
Uitleg Aanvraag- en boekingsprocedure dienstreizen buitenland | |
Model Handreiking melding integriteitsschendingen en misstanden | |
Bijlage A, Stroomschema PM | |
Bijlage A , Stroomschema PM | |
Bijlage B, Brochure ‘U bent betrokkene in een (disciplinair) feitenonderzoek’ | |
Bijlage C, Brochure ‘U bent getuige in een (disciplinair) feitenonderzoek’ | |
Bijlage D, Stroomschema PM | |
Bijlage 14 | Leidraad omgang met problematische schulden |
Bijlage 15 | Uitleg Deelname aan commerciële congressen en symposia |
Bijlage 16 | Uitleg Tijdsbesteding Medezeggenschap |
Bijlage 17 | Uitleg Vakbondsfaciliteiten; vrijstelling en compensatie |
Bijlage 1, De Gedragscode Integriteit Rijk
xxxxx://xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage 1, De Gedragscode Integriteit Rijk 33
Bijlage 2, De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving
Bijlage 2, De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving 34
Met Toelichting op de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving en Aanvullende informatie over beheer en controle van de voorzieningen.
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar
Inleiding
Deze uitleg geeft een overzicht van alle onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van de ambtenaar en de daarop betrekking hebbende regelgeving.
In het kader van het proces van werving en selectie dient de vraag te worden gesteld in hoeverre een potentiële medewerker geschikt is om een functie naar behoren te vervullen. In dat verband zijn in de Xxxxxxxxxxxxx 0000, het Uitvoeringsbesluit Xxxxxxxxxxxxx 0000, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens, het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens en de Wet Veiligheidsonderzoeken, regels gesteld ten aanzien van onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van medewerkers.
Deze uitleg geeft handvatten en aanwijzingen in het kader van het toepassen van deze onderzoeken.
Algemeen
Iedere (nieuwe) medewerker bij Justitie en Veiligheid krijgt te maken, met een onderzoek naar de geschiktheid en bekwaamheid. Dit onderzoek is een personele beveiligings- en integri- teitsmaatregel die erop is gericht te voorkomen dat personeel in dienst wordt genomen of gehouden dat een onaanvaardbaar (veiligheids)risico oplevert.
In voornoemde wet- en regelgeving worden drie soorten onderzoeken genoemd die in het kader van het veiligheids- en integriteitbeleid kunnen worden uitgevoerd. Het gaat hierbij om:
1. een verklaring omtrent het gedrag (VOG)
2. een onderzoek justitiële gegevens
3. een veiligheidsonderzoek
Bepalend voor de zwaarte van het in te zetten onderzoek – en daarmee ook voor de legitima- tie om (dieper) te treden in de persoonlijke levenssfeer van sollicitanten – is het afbreukrisico dat een potentiële medewerker in de functie op kan leveren. Steeds wordt daarbij als voor- waarde gesteld dat een onderzoek niet als een op zich zelf staand integriteits- of veiligheids- instrument mag worden ingezet. Noodzakelijk is dat de organisatie het gehele beleid inzake integriteit en veiligheid op orde heeft.
De onderzoeken grijpen in op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Deze onderzoe- ken mogen dan ook pas gestart worden als de betrokkene naar het oordeel van de overheids- werkgever ook overigens voldoende bekwaam en geschikt is voor de functie.8 Dit is dus pas na de uitslag van een eventueel psychologisch en medisch onderzoek.
Bezwaar en beroep
Tegen het besluit naar aanleiding van de uitkomsten van een VOG-onderzoek, een onderzoek justitiële en strafvorderlijke gegevens of een veiligheidsonderzoek kan bezwaar of beroep worden aangetekend conform de regels van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 28 lid 2 Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens:
“De persoon, instantie, dienst, college of organisatie die overeenkomstig deze paragraaf justitiële gegevens heefl ontvangen doet van deze gegevens en de gevolgen die de persoon, instantie, dienst of organisatie voornemens is daaraan te verbinden schriflelijk mededeling aan de betrokkene en stelt hem in het geval bedenkingen van hem zijn te verwachten, in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen.”
De verklaring omtrent het gedrag
Voor het uitoefenen van functies bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (d.w.z. alle func- ties met uitzondering van de vertrouwensfuncties) wordt het overleggen van een VOG geëist op grond van paragraaf 2.1 CAO Rijk. Dit betekent dat voor indiensttreding als ambtenaar bij Justitie en Veiligheid een VOG overgelegd moet worden door de persoon aan wie een dienstverband bij het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt aangeboden.
Dienstonderdelen
8 Zie onder meer artikel 4, lid 4 Uitvoeringsbesluit Xxxxxxxxxxxxx 0000.
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
Voordat betrokkene de functie gaat vervullen dient hij de VOG te overleggen. Is hij op dat moment nog niet in het bezit van een VOG, dan dient rekening te worden gehouden met de termijn van de ontbindende voorwaarde van drie maanden in de arbeidsovereenkomst. Zolang de VOG niet is overlegd, mag betrokkene geen werkzaamheden verrichten waaraan een mogelijk risico voor het ministerie is verbonden.
In paragraaf 2.1 CAO Rijk is bepaald dat als u voor het eerst een arbeidsovereenkomst sluit met uw werkgever u een verklaring omtrent het gedrag moet geven. Als u dan nog geen verklaring omtrent het gedrag heeft, wordt in uw arbeidsovereenkomst een ontbindende voorwaarde opgenomen die regelt dat deze uiterlijk drie maanden na de ingangsdatum van rechtswege eindigt als u de verklaring dan nog niet heeft.
Tevens is in paragraaf 2.1 CAO Rijk bepaald dat als uw tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt gewijzigd in een vaste arbeidsovereenkomst, of als u een nieuwe functie gaat uitoefenen, dan kan daarbij als voorwaarde gelden dat u opnieuw een verklaring omtrent het gedrag moet aanleveren.
Het opvragen van een VOG is niet vereist als gebruik wordt gemaakt van een onderzoek justitiële gegevens of veiligheidsonderzoek.
Het onderzoek justitiële gegevens
Als een functie bijzondere eisen stelt aan de integriteit of de verantwoordelijkheid van degene die deze functie vervult en als een zwaarwegend belang dit vordert, kan de geschiktheid
en bekwaamheid van de potentiële medewerker door middel van een onderzoek justitiële gegevens worden getoetst. Dit onderzoek gaat verder dan de VOG. Organisaties en personen die hiertoe zijn gerechtigd staan vermeld in het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens.9 Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid kunnen justitiële gegevens met het oog op het aannemen en ontslag van personeel worden verstrekt aan de directeuren van inrichtingen en voorzieningen binnen DJI.10
Daarnaast kunnen deze gegevens aan de minister van Justitie en Veiligheid worden verstrekt ten behoeve van een onderzoek naar de geschiktheid en bekwaamheid van personen die
in aanmerking willen komen voor een functie als rechterlijk ambtenaar bij het openbaar ministerie.11
Bij een onderzoek justitiële gegevens worden justitiële gegevens rechtstreeks aan de werk- gever verstrekt. Het aangaan van een arbeidsovereenkomst is in dit geval slechts mogelijk als de werkgever op grond van het onderzoek beslist dat tegen de vervulling van de betreffende functie door betrokkene geen bezwaar bestaat. Indien de werkgever van mening is dat er bezwaren zijn tegen het aangaan van de arbeidsovereenkomst, dan dient betrokkene in de gelegenheid te worden gesteld hierop zijn zienswijze kenbaar te maken.12
De werkgever neemt hierop een besluit waarvan schriftelijk mededeling aan betrokkene wordt gedaan onder vermelding van de redenen daarvoor.
Tegen een dergelijk besluit staat bezwaar en beroep open op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht. Zie artikel 28 lid 2 Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens.
9 Besluit van 25 maart 2004 tot vaststelling van de justitiële gegevens en tot regeling van de verstrekking van deze gegevens alsmede tot uitvoering van enkele bepalingen van de Wet justitiële gegevens (staatsblad 2004, 130), zoals gewijzigd met ingang van 1 januari 2019.
10 Artikel 23, lid 1 onder j, van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens.
Dienstonderdelen
11 Artikel 24, onder c, en 29, lid 1 onder a, van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens.
12 Artikel 28 van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens.
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
In artikel 4, lid 3 Uitvoeringsbesluit Xxxxxxxxxxxxx 0000 is bepaald:
De overheidswerkgever kan justitiële gegevens, die op grond van de artikelen 23 tot en met 28 van het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens worden verstrekt, verwerken ten behoeve van de beoordeling van de geschiktheid en bekwaamheid van een kandidaat voor een functie, onderscheidenlijk van de ambtenaar die de functie vervult, indien die functie:
a. geen vertrouwensfunctie is als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a, van de Wet veiligheidsonder zoeken, en;
b. de functie bijzondere eisen stelt aan de integriteit of de verantwoordelijkheid van degene die deze functie vervult en indien een zwaarwegend belang dit vordert.
Het veiligheidsonderzoek
Een veiligheidsonderzoek is verplicht voor medewerkers die een vertrouwensfunctie (gaan) vervullen. Personen kunnen enkel een vertrouwensfunctie bekleden als de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (namens deze de AIVD) een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven voor het uitoefenen van de betreffende functie.
Van een vertrouwensfunctie is sprake indien het betreft:
- een functie waarin structureel kennis moet of kan worden genomen van staatsgeheimen;
- een functie die van vitaal belang is voor de instandhouding van het maatschappelijk leven;
- een functie waarin door integriteitsaantastingen de nationale veiligheid in het geding kan zijn.
De minister van Justitie en Veiligheid (namens deze de Beveiligingsambtenaar Justitie en Veiligheid) wijst op grond van de Wet veiligheidsonderzoeken vertrouwensfuncties aan. Dit doet hij in overleg met de AIVD.
De minister van Justitie en Veiligheid moet ervoor zorgen dat binnen vijf jaren na de aan- wijzing van een functie als vertrouwensfunctie en vervolgens telkens na vijf jaren, wordt nagegaan of de aanwijzing gehandhaafd moet blijven. Overigens dient de betrokken hoogste leidinggevende uit eigen beweging zowel de minister van Justitie als de AIVD te informeren over wijzigingen in de inrichting van zijn dienstonderdeel, die nodig zijn voor de beoordeling van de mate waarin die functie of andere functies de mogelijkheid bieden de nationale veiligheid te schaden.
De werkgever dient door tussenkomst van de Beveiligingsambtenaar Justitie en Veiligheid een persoon die hij wil belasten met de vervulling van een vertrouwensfunctie aan te melden bij de AIVD in verband met een te houden veiligheidsonderzoek. Voorafgaand daaraan dient betrokkene te worden geïnformeerd over de betekenis en de rechtsgevolgen van deze aan- melding. Betrokkene dient verder schriftelijk in te stemmen met de aanmelding bij de AIVD.13
Een arbeidsovereenkomst kan pas worden aangegaan nadat de AIVD een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven. In dat geval is uit het veiligheidsonderzoek gebleken dat, uit het oogpunt van de nationale veiligheid of andere gewichtige belangen van de staat, geen bezwaar bestaat dat betrokkene wordt belast met de functie.
Het is niet toegestaan met betrokkene in afwachting van de uitkomsten van het veiligheids- onderzoek een arbeidsovereenkomst aan te gaan, ook niet een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
Als een medewerker al wel is belast met de vervulling van een functie die nadien als vertrou- wensfunctie is aangewezen, dient de werkgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de dagtekening van het aanwijzingsbesluit, de medewerker aan te melden bij de AIVD.14 Ook hier geldt dat de medewerker schriftelijk moet instemmen met de aanmelding bij de AIVD. Weigert hij instemming te verlenen, of wordt hem een verklaring van geen bezwaar geweigerd, dan dient betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen acht weken uit
de functie te worden ontheven15 / de uitoefening van deze functie te beëindigen. In dat geval heeft de werkgever de verplichting inspanningen te leveren om voor de medewerker een andere passende niet-vertrouwensfunctie te vinden.
13 Artikel 5, lid 2, Wet veiligheidsonderzoeken.
Xxxxxxxxxxxxxxxx
00 Artikel 5 lid 1 Wet veiligheidsonderzoeken.
15 Artikel 5 lid 3 Wet veiligheidsonderzoeken.
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
Het niet nakomen door de werkgever van zijn verplichtingen uit de Wet veiligheidsonderzoe- ken levert een strafbaar feit op.
Personeel van derden
Alle medewerkers die niet in dienst zijn van het ministerie van Justitie en Veiligheid, zoals adviseurs, stagiaires, gedetacheerden, uitzendkrachten, onderhoudstechnici e.d. maar wel door het ministerie van Justitie en Veiligheid worden ingezet, moeten voordat zij met hun werkzaamheden beginnen, een VOG overleggen.
Naast de standaardclausule in contracten met externe bedrijven, waarin de geheimhou- dingsplicht wordt benoemd en afspraken hierover worden gemaakt, kan worden overwogen om de externe medewerker een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.
In beginsel wordt personeel van derden niet op een vertrouwensfunctie ingezet. Mocht dit toch noodzakelijk zijn, dan wordt het geëigende veiligheidsonderzoek ingesteld.
Het besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens kent ook ten aanzien van personeel van derden een uitzonderingsbepaling voor DJI. Op grond van artikel 25 Besluit justitiële en str- afvorderlijke gegevens mogen de directeuren van de inrichtingen tevens justitiële informatie ontvangen over degenen die niet worden ingesloten in de inrichting voor zover dat noodzake- lijk is voor de orde of veiligheid van de inrichting.
Integriteit en veiligheid en werving en selectie
Hoewel een onderzoek naar de geschiktheid en bekwaamheid een belangrijk middel is om toekomstig personeel te selecteren dienen werkgevers zich te realiseren dat een dergelijk onderzoek slechts een momentopname is en slechts een van de middelen die kunnen worden gebruikt om de integriteit van toekomstige en huidige medewerkers te bewaken. Voor een overzicht van integriteitsmaatregelen die kunnen worden toegepast in het kader van de wer- ving en selectie van toekomstig personeel kan gebruik worden gemaakt van de Handreiking ‘Integriteitsaspecten van werving en selectie’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze kan worden gedownload via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar
De verklaring omtrent het gedrag
De integriteit en veiligheid van het ministerie van Justitie en Veiligheid hangt vooral af van de geschiktheid en bekwaamheid van de medewerkers. Een instrument dat in dit verband in het wervings- en selectieproces kan worden gebruikt is het opvragen van een VOG bij de potentiële medewerker.
De potentiële medewerker dient zelf de VOG aan te vragen door middel van een door de werkgever te verstrekken aanvraagformulier.
De werkgever geeft in het aanvraagformulier aan wat het doel is van de aanvraag en wat de daarbij behorende functieaspecten zijn. Een zorgvuldige afweging is belangrijk voor een zo volledig mogelijk onderzoek. Aangezien aan de afgifte van de VOG een veel zwaardere
beoordeling van de strafrechtelijke integriteit ten grondslag ligt dan vroeger, kan de integriteit van een potentieel kandidaat op een genuanceerdere wijze worden beoordeeld. Met het oog hierop en de aan de VOG verbonden belangen wordt geadviseerd om bij het invullen van
het aanvraagformulier gebruik te maken van de daarvoor bestemde screeningsprofielen16. Screeningsprofielen geven per functieaspect aan welke risico’s daaraan zijn gekoppeld. Zij bieden daardoor inzicht in wat van een kandidaat medewerker mag worden geëist.
Dienstonderdelen
16 De screeningsprofielen voor het beoordelen van aanvragen ter verkrijging van een Verklaring Omtrent het Gedrag van natuurlijke personen en rechtspersonen, behorend bij de Beleidsregels Verklaring Omtrent het Gedrag-NP-RP 2008 kenmerk 1 april 2008/Nr. DDS-5504342 (Staatscourant 24 juni 2008, 119/pag. 16).
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
Verder moet betrokkene er op worden gewezen dat hij tegen het besluit betreffende een weigering een VOG af te geven, bezwaar en beroep kan aantekenen volgens de regels van de Algemene wet bestuursrecht. Zie artikel 29 Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.
Na ontvangst van de VOG wordt deze opgenomen in het personeelsdossier van de betrokken medewerker.
Als u voor het eerst een arbeidsovereenkomst sluit met uw werkgever moet u een verklaring omtrent het gedrag geven. Als u dan nog geen verklaring omtrent het gedrag heeft, wordt
in uw arbeidsovereenkomst een ontbindende voorwaarde opgenomen die regelt dat deze uiterlijk drie maanden na de ingangsdatum van rechtswege eindigt als u de verklaring dan nog niet heeft (zie paragraaf 2.1 CAO Rijk). Het vervullen van de functie zonder in het bezit te zijn van de VOG verdient niet de voorkeur.
Ook in deze korte periode kunnen immers diverse belangen worden geschaad. Daarom mag een betrokkene geen werkzaamheden verrichten waaraan een mogelijk risico voor het ministerie is verbonden, zolang de VOG niet is overlegd.
Wordt in dit verband toch een arbeidsovereenkomst met ontbindende voorwaarde worden overeengekomen dan zullen de betrokken leidinggevende en de personeelsfunctionaris de daadwerkelijke afgifte van de VOG nauwgezet moeten blijven monitoren.
Aanvraagformulieren, publieksbrochures en screeningsprofielen zijn te downloaden via xxx.xxxxxxxx.xx.
Het onderzoek justitiële gegevens
Slechts organisaties en personen genoemd in het Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens zijn gerechtigd tot het zelf opvragen van justitiële gegevens in het kader van de selectie van personeel. Binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid maken de volgende dienstonderde- len daarvan gebruik:
- Dienst Justitiële Inrichtingen: voor de procedure en aanwijzingen die gelden voor het verrichten van een onderzoek justitiële gegevens bij DJI wordt verwezen naar de regeling van DJI zoals opgenomen in dit personeelsreglement.
- Openbaar ministerie: in het kader van de opleiding rechterlijke ambtenaar in opleiding (raio) wordt naar kandidaten een onderzoek justitiële gegevens verricht door de Selectie- commissie rechterlijke macht.
Voor alle overige functies wordt gebruik gemaakt van de VOG.17
De verwerking van de uitkomst van een onderzoek vindt plaats op basis van het ‘Basisselec- tiedocument P-dossier is Mensenwerk, 1945-‘. De link naar het basisselectiedocument is: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx?xxxxXxxxxxXxxXxxxxxxXxxxxxxxxxxXxxx0XxxxxxxxXxxxxx0Xxx- d=2ahUKEwjy46SHu_3jAhXSCOwKHYdfCJkQFjAAegQIARACGurl=https%3A%2F%2Fwww. xxxxxxxxxxxxxxxx.xx%2Fsites%2Fdefault%2Ffiles%2Ffield-file%2Fselectielijsten%2Fbsd_pdi- rekt_vastgesteld_stcrt_2016_61351_61358.pdfGusg=AOvVaw1KPH7bTUw5OR-AzFAQgOD_
Het veiligheidsonderzoek
Een potentiële medewerker dient tijdens de wervings- en selectieprocedure te worden geïnformeerd dat hij solliciteert op een vertrouwensfunctie en dat daarvoor een veilig- heidsonderzoek is vereist. Enerzijds vanwege de consequenties die zijn verbonden aan het veiligheidsonderzoek zelf. Anderzijds omdat een veiligheidsonderzoek een vertraging
oplevert in het opvullen van de vacature respectievelijk in de vervanging van de vertrekkende medewerker. Naast de maximale wettelijke doorlooptijd bij de AIVD van acht weken, dient rekening te worden gehouden met de interne administratieve processen. Aangezien er een wettelijk verbod op rust om met een medewerker in afwachting van de uitkomsten van een veiligheidsonderzoek een arbeidsovereenkomst aan te gaan, bijvoorbeeld door middel van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, dient tijdens de wervings- en selectieprocedure hiermee nadrukkelijk rekening te worden gehouden.
Dienstonderdelen
17 Voor de VOG wordt gebruik gemaakt van het screeningsprofiel dat is gekoppeld aan de buitengewone opsporingsambtenaar.
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Betrokkene dient schriftelijk zijn instemming te verlenen aan de aanmelding bij de AIVD.18
Voorafgaand aan de aanmelding moet hij worden geïnformeerd over de betekenis en rechts- gevolgen van de aanmelding. De volgende onderwerpen moeten daarbij aan de orde komen:
1. Betrokkene wordt erop gewezen dat de AIVD een veiligheidsonderzoek zal instellen en wat dat onderzoek inhoud. Vertrouwensfuncties worden onderscheiden in A-, B- en
C-functies, afhankelijk van de mate waarin het nationale belang kan worden geschaad. Het veiligheidsonderzoek in verband met een A-functie is naar omvang en diepgang het meest uitgebreid.
Voor een uitgebreide toelichting op veiligheidsonderzoeken wordt verwezen naar de website van de AIVD, xxx.XXXX.xx.
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
2. Betrokkene wordt geïnformeerd welke vertrouwelijke aspecten aan de te vervullen vertrouwensfunctie verbonden zijn.
3. Betrokkene wordt geïnformeerd over de mogelijke redenen op grond waarvan een verklaring van geen bezwaar kan worden geweigerd.
Hiervan is sprake als twijfel bestaat dat betrokkene de uit de vertrouwensfunctie voort- vloeiende verplichtingen getrouwelijk zal volbrengen dan wel indien het veiligheidsonder- zoek onvoldoende gegevens heeft kunnen opleveren om daarover te oordelen.
4. Betrokkene wordt er op gewezen dat hij tegen het besluit betreffende een weigering een verklaring van geen bezwaar af te geven, bezwaar en beroep kan aantekenen volgens de regels van de Algemene wet bestuursrecht.
5. Tot slot wordt betrokkene er op gewezen dat het mogelijk is dat – nadat hij is belast met de vervulling van de vertrouwensfunctie – herhaalonderzoeken ingesteld worden, en dat zijn instemming met de aanmelding bij het hoofd van de AIVD mede op dergelijke onderzoe- ken betrekking heeft.
Voor de aanmelding van betrokkene bij de AIVD zijn op xxx.XXXX.xx aanvraagformulieren te downloaden. Er zijn sets voor A, B- en C-onderzoeken. Deze sets bestaan uit een staat van inlichtingen, een geleidebrief, twee enveloppen en een informatieblad.
De staat van inlichtingen wordt door betrokkene ingevuld en wordt door hem bij het bevoegd gezag, in een gesloten enveloppe, ingeleverd. Betrokkene wordt voorts verzocht een kopie van een geldig identiteitsbewijs aan de werkgever te geven. Indien het een A-onderzoek betreft wordt betrokkene voorts gevraagd een pasfoto te overleggen en van diens eventuele partner.
De geleidebrief wordt door de werkgever ingevuld.
Alle stukken worden door de werkgever via de Beveiligingsambtenaar Justitie en Veiligheid naar de AIVD gestuurd.
Het genoemde informatieblad is bestemd voor de betrokkene. Hierin wordt uitleg gegeven over vertrouwensfuncties, het hiermee samenhangende veiligheidsonderzoek en de rechten van betrokkene in dit verband.
Na ontvangst van de aanmelding bij de AIVD begint het veiligheidsonderzoek, dat gerekend vanaf dat moment, binnen acht weken moet zijn afgerond.
Nadat de AIVD het veiligheidsonderzoek heeft afgerond stuurt ze de uitkomst daarvan naar betrokkene en naar de Beveiligingsambtenaar Justitie en Veiligheid. Deze laatste informeert de werkgever.
In het personeelsdossier wordt slechts opgenomen dat er een veiligheidsonderzoek heeft plaatsgevonden met de uitkomst van het onderzoek.
Dienstonderdelen
18 Artikel 5 lid 2 Wet veiligheidsonderzoeken.
Nieuwe feiten en omstandigheden
Bijlage 3, Uitleg Onderzoek naar geschiktheid en bekwaamheid van een functie als ambtenaar 35 |
Bijlage Procedurele aspecten onderzoeken naar de geschiktheid en bekwaamheid van een functie |
Binnen een organisatie kunnen zich feiten en omstandigheden voordoen waardoor de inhoud van een functie of de omgeving waarbinnen de werkzaamheden zich voordoen, zodanig veranderen dat functies niet meer of juist in aanmerking kunnen komen om als vertrouwens- functie te worden aangemerkt. Daarbij kan worden gedacht aan een reorganisatie, waardoor ook functieprofielen kunnen worden gewijzigd.
Vanwege de mogelijke (rechtspositionele) consequenties wordt geadviseerd dergelijke proces- sen in nauw overleg met de eigen personeelsafdeling en zo nodig de beveiligingsambtenaar Justitie en Veiligheid uit te voeren.
Voorts kunnen zich feiten en omstandigheden voordoen die het instellen van een hernieuwd veiligheidsonderzoek rechtvaardigen. Hiervan kan sprake zijn bij een wijziging van de inhoud van de functie of als zich een belangrijke wijziging in de persoonlijke omstandigheden van de betrokken medewerker heeft voorgedaan. Voor het instellen van een dergelijk herhaalonder- zoek hoeft geen instemming te worden gevraagd aan betrokkene.19 Immers, degene die een vertrouwensfunctie vervult heeft geaccepteerd dat periodiek of wanneer daarvoor een bijzon- dere aanleiding bestaat, het veiligheidsonderzoek wordt herhaald. Wel dient betrokkene door de werkgever op de hoogte te worden gesteld van het feit dat een herhaalonderzoek wordt ingesteld.
Bron: Circulaire Betrouwbaarheidsonderzoeken d.d. 8 maart 2010.
Dienstonderdelen
19 Artikel 9, lid 1 Wet veiligheidsonderzoeken.
Bijlage 4, Uitleg Vacaturekader J en V
Reikwijdte: JenV-breed inclusief uitvoeringsorganisaties.
Het vacaturekader geldt voor rijksambtenaren werkzaam bij het ministerie van Justitie en Vei- ligheid. Afwijken van het vacaturekader is alleen mogelijk met toestemming van de hoogste ambtelijke leidinggevende binnen de organisatie van J en V, derhalve de secretaris-generaal.
Aanleiding
Het Rijk heeft na een periode van taakstelling en terughoudendheid behoefte aan de instroom van nieuwe medewerkers. Verder heeft de minister voor Wonen en Rijksdienst in zijn mobili- teitsbrief gepleit voor een rijksbrede transparante ar beidsmarkt, met gelijke mobiliteitskan- sen voor alle rijksambtenaren.
Het SGO van 30 november 2016 heeft daarom besloten de systematiek van de vacatureproce- dure IenM over te nemen en uit te voeren bîj alle departementen. In deze procedure is er geen interne vacatureronde per departement meer, maar zijn vacatures direct inzichtelijk voor alle rijksmedewerkers.
Uitgangspunten
• De juiste persoon op de juiste plek door snellere toegang tot de rijksbrede en externe arbeidsmarkt.
• Voldoen aan de verplichting tot het aanbieden van passend werk voor werk naar werk kandidaten (VWNW).
• Snellere toegang tot de rijksbrede arbeidsmarkt vergroot kansen van de eigen medewer- kers.
• Bevorderen van gelijke kansen voor alle Rijksambtenaren om een loopbaanstap te zetten, geen eigen besloten arbeidsmarkten meer.
• Optimaal benutten van instroom van buiten, iedere organisatie is gebaat met nieuwe kennis en andere werkwijzen.
De DOR heeft op 14 juni 2017 ingestemd met harmonisering van het vacaturekader voor wat betreft de directe rijksbrede openstelling van vacatures en de versnelde procedure bij
lastig in te vullen vacatures. Over de nulfase is een aantal malen specifiek overleg gevoerd. De uitkomsten van dat overleg zijn in het onderstaande verwerkt.
Evaluatie
Monitoring vindt interdepartementaal plaats wat betreft het hanteren van de VWNW/ medische herplaatsers/ medewerkers met een substantieel bezwarende functie-fase gevolgd door de openstelling voor alle rijksmedewerkers bij plaatsing van een vacature op de mobiliteitsbank.
1 De procedure vacaturekader JenV
1.1 0-fase
De O-fase is intern per dienstonderdeel van JenV en is de fase voorafgaande aan het ontstaan van een vacature. Het gaat hierbij om (een pakket van) vrijkomende taken die zijn ontstaan door bijvoorbeeld onevenwichtigheid in de formatie/bezetting.
De vrijkomende taken (in de nulfase) worden middels een belangstellingsverzoek uitgezet (bijvoorbeeld via de mail) onder alle medewerkers binnen het gezagsbereik van de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel, de termijn voor medewerkers om te reageren op dit belangstellingsverzoek is twee weken (10 werkdagen).
Dit betreft medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd binnen het dienstonderdeel waar (een pakket van) taken vrijkomt.
Alvorens tot belangstellingsregistratie over te gaan wordt nagegaan of er medewerkers zijn (binnen het gezagsbereik van de hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel) met
Dienstonderdelen
VWNW-status, medische herplaatsing-status of substantieel bezwarende functie-status, die hiervoor in aanmerking komen wanneer passend in hun traject. Deze medewerkers nemen ten opzichte van andere kandidaten dezelfde voorrangsposities in als in geval van opengestelde vacatures.
De keuze door de selectiecommissie is een zelfstandige keuze op basis van objectieve criteria (werkervaring, vakbekwaamheid, opleiding, kennis, ervaring en competenties). Op basis van de gevoerde gesprekken maakt de selectiecommissie een keuze uit de kandidaten of doet een voordracht aan de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel.
Het vacaturekader inclusief de nulfase geldt JenV-breed inclusief uitvoeringsorganisaties; afwijking van het vacaturekader en/of de daarin opgenomen nulfase behoeft naast toestem- ming van de hoogste ambtelijke leidinggevende binnen de organisatie van J en V, derhalve de secretaris-generaal, tevens de instemming van het betreffende decentrale (overkoepelende) medezeggenschapsorgaan van het betreffende dienstonderdeel.
1.2 Standaard gelijktijdige werving intern en Rijksbreed
Na de O-fase wordt een vacature op de mobiliteitsbank geplaatst en is hiermee eerst inzich- telijk voor alle medewerkers met VWNW-status/ medisch herplaatsers en medewerkers met een substantieel bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is en vervolgens voor alle Rijksambtenaren. De hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel beslist tot externe openstelling als Rijksbrede openstelling niet heeft geleid tot een arbeidsovereenkomst met geschikte (of geschikt te maken) kandidaten.
1.3 Versneld naar externe arbeidsmarkt: parallelle interne, Rijksbrede en externe werving Toestemming hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel: Als aannemelijk is (op basis ervaringscijfers uit eerdere werving en doelgroepanalyse) dat een vacature niet vervuld zal worden met interne en Rijksbrede werving, vraagt de vacaturehouder voorafgaande toestemming aan de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel om gelijktijdig extern te werven.
Dit is een versnelde procedure waarbij na de O-fase en voorrangsfase een vacature gelijktijdig intern, Rijksbreed en op de externe arbeidsmarkt wordt uitgezet.
1.4 Vacature
Er is pas sprake van een vacature als er na het schuiven van medewerkers in de O-fase op vrijkomende taken een vacature ontstaat. Tot die tijd wordt er alleen gesproken over belang- stellingsregistratie van vrijgekomen taken en niet van een vacature.
Zodra er een vacature is ontstaan dan wordt deze rijksbreed opengesteld op de mobiliteits- bank voor medewerkers met een VWNW-status/medische herplaatsers/medewerkers met een substantieel bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is, en vervolgens voor alle Rijksmedewerkers.
Een vacature is een niet bezette functie die wordt opengesteld rekening houdend met forma- tieve en budgettaire ruimte. Het is een samenstel aan tijdelijke dan wel structurele werkzaam- heden waarvoor een kandidaat wordt gezocht. Hieronder worden niet zogenaamde ‘klussen’ verstaan, te weten werkzaamheden die een korte duur/doorlooptijd hebben (van maximaal een jaar) en waar vaak op korte termijn resultaten gerealiseerd moeten worden.
De (hoogste) leidinggevende binnen het dienstonderdeel is vacaturehouder en bepaalt dat er sprake is van een vacature en stelt de vacature onder zijn verantwoordelijkheid open.
2 Positie bijzondere groepen
2.1 VWNW-kandidaten
In de standaard procedure en in de versnelde procedure wordt een vacature eerst opengesteld voor verplichte VWNW-kandidaten, medisch herplaatsers en medewerkers met een substan- tieel bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is en vervolgens voor alle Rijksmedewerkers.
Op grond van paragraaf 12.6 CAO Rijk heeft u een voorrangspositie bij het vervullen van vacatures binnen de sector Rijk als u:
• vanwege arbeidsongeschiktheid passend werk in een andere functie nodig heeft
Dienstonderdelen
• een substantieel bezwarende functie heeft en een mobiliteitsplan uitvoert omdat u op zoek bent naar een functie die niet substantieel bezwarend is of
• verplichte VWNW-kandidaat bent.
Op grond van paragraaf 16.1 CAO Rijk kunt u in het geval van een verschil van mening terecht bij het Rijksloket advies en bemiddeling arbeidszaken (RABA).
Op grond van paragraaf 16.2 CAO Rijk kunt u ten aanzien van een aantal onderwerpen rond uw begeleiding naar ander werk bij het VWNW beleid naar de Geschillencommissie.
2.2 Medewerkers tijdelijke aanstelling
Op grond van het Burgerlijk wetboek mag de werkgever geen onderscheid maken tussen ambtenaren in de arbeidsvoorwaarden op grond van het al dan niet tijdelijk karakter van de arbeidsovereenkomst, tenzij een dergelijk onderscheid objectief gerechtvaardigd is. Ook moeten ambtenaren met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tijdig en duidelijk in kennis gesteld worden van een vacature met een dienstverband voor onbepaalde tijd.
2.3 Inhuurkrachten/ter beschikking gestelde arbeidskrachten
Op grond van art. 8 Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (WAADI) kunnen zoge- naamde TBA’s (ter beschikking gestelde arbeidskrachten, zoals uitzendkrachten) solliciteren zodra sprake is van een opengestelde vacature. Om misverstanden te voorkomen wordt benadrukt dat deze groep medewerkers bij de O-fase, hun belangstelling niet kenbaar kunnen maken, omdat nog geen sprake is van een vacature.
2.4 Trainees
Trainees die een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd bij JenV hebben (paragraaf 2.1 CAO Rijk) worden aangemerkt als JenV medewerker. Na afloop van het traineeship stromen trainees bij een positieve eindevaluatie in op een vaste functie bij het onderdeel waar hij/ zij in dienst is. Een arbeidsovereenkomst voor een andere functie binnen JenV voordat het
traineeship is afgerond kan ertoe leiden dat de op het traineeship gerichte inspanningen van JenV (te vroeg) worden afgebroken, waardoor deze inspanningen minder waarde hebben dan was beoogd.
2.5 Groepen met juridische voorrangsstatus
Verplichte VWNW kandidaten, medische herplaatsingkandidaten en medewerkers met een bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is hebben een juridisch verankerde voorrangspositie (zie paragraaf 12.6 CAO Rijk).
2.6 Gerede kandidaat
Er kan bij een vacature (dus niet in de 0-fase) sprake zijn van een gerede kandidaat, een medewerker die voorgedragen wordt voor een vacature op basis van POP-gesprekken,
FG-verslag en loopbaangesprekken specifiek voor een functie geschikt is. Een benoemingsad- viescommissie (BAC) adviseert over het aanstellen van de gerede kandidaat. Bij het uitzetten van de vacature wordt in de tekst opgenomen dat er sprake is van een gerede kandidaat. Een gerede kandidaat heeft geen voorrangspositie op VWNW- kandidaten, medisch herplaatsers en medewerkers met een bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij
op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is. Het gebruik maken van de gerede kandidaatprocedure moet ter informatie aan de OR worden meegedeeld.
2.7 Diversiteit en Inclusie
Binnen het Rijk zijn er meerdere groepen die bijzondere aandacht verdienen op grond van het diversiteitsbeleid. Hoewel het Rijk een voorbeeldfunctie heeft met betrekking tot diversiteit- beleid, zijn er geen groepen die formeel voorrang hebben.
Voor XxxX als publieksgerichte organisatie is het van belang dat het personeelsbestand een afspiegeling is van de maatschappij. JenV streeft daarom naar meer Diversiteit en Inclusie en wil een organisatie zijn die ruimte biedt aan al het talent in de organisatie en op de
arbeidsmarkt. De kwaliteit van haar personeelsbestand wordt niet alleen bepaald door ieders individuele kwaliteit, maar ook door diversiteit in bijvoorbeeld leeftijd, culturele achtergrond, geslacht, arbeidsbeperkten en seksuele voorkeur. De doelstellingen van het Charter ‘meer vrouwen naar de top’ met een streefpercentage van 30 procent en het Charter diversiteit waarbij het accent ligt op de in- en doorstroom van biculturele medewerkers dragen bij aan een inclusief JenV.
Het aantal jongeren wat instroomt binnen het Rijk is zeer laag. Een vacature wordt daarom door/ namens de werkgever altijd eerst getoetst of er een startersvacature van te maken valt. Het tekort aan ervaring kan worden opgevangen door mentoren binnen de eigen afdeling die de medewerker begeleiden in het eerste jaar van functioneren.
3 Specifieke uitwerking in schema Standaardprocedure
Processtap | Actie | Actiehouder | Bijzonderheden |
0-fase | Interne bekendma- king vrijkomende taken binnen het dienstonderdeel | Hoogste leiding- gevende van het dienstonderdeel | De 0-fase is de fase waarin vrijko- mende taken intern worden opengesteld (dus binnen het dienstonderdeel) |
Openstelling vacature voorrangskandidaten gelijktijdig intern en Rijksbreed | Plaatsing vacature op de mobiliteits- bank voor alleen voorrangskandidaten | Decentrale geautori- seerde medewerker | De vacature is 5 dagen alleen inzichtelijk voor voorrangskandidaten |
Openstelling vacature gelijktijdig intern en Rijksbreed | Plaatsing vacature op de mobiliteitsbank (dit gebeurt auto- matisch na de vorige stap van 5 dagen openstelling voor voorrangskandidaten) | Decentrale geautori- seerde medewerker | Als voorrangskandi- daten zich melden tijdens de openstelling dan hebben zij een voorrangspositie op andere kandidaten |
Openstelling externen | Als er geen kandidaten zijn uit voorgaande stappen dan wordt er aan de hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel toestemming gevraagd om extern (buiten het Rijk) te werven | Hoogst leiding- gevende van het dienstonderdeel | De geautoriseerde medewerker zorgt ervoor dat de vacature geplaatst wordt |
Standaardprocedure
1
2
3
4
Processtap | Actie | Actiehouder | Bijzonderheden |
Versnelde werving | Als aannemelijk is (op basis van eerdere wer- vingen en doelgroep analyses) dat een vacature niet vervuld zal worden met interne en Rijksbrede werving | Hoogste leiding- gevende van het dienstonderdeel | Hoogste leiding- gevende van het dienstonderdeel geeft vooraf toestemming voor versnelde werving |
0-fase | Bekendmaking vrijko- mende taken binnen dienstonderdeel | Hoogste leiding- gevende van het dienstonderdeel | De 0-fase is de fase waarin vrijkomende taken intern worden opengesteld |
Openstelling vacature gelijktijdig intern en Rijksbreed | Plaatsing vacature op de mobiliteits- bank voor alleen voorrangskandidaten | Decentrale geautori- seerde medewerker | De vacature is 5 dagen alleen inzichtelijk voor voorrangskandidaten |
Openstelling gelijktijdig intern, Rijksbreed en extern | Decentrale geautori- seerde medewerker | De geautoriseerde medewerker zorgt ervoor dat de vacature gelijktijdig intern, Rijksbreed en extren geplaatst wordt |
Versnelde procedure
1
2
3
4
4 Begrippen
• Nul-fase: voorafgaand aan het plaatsen van een vacature op de mobiliteitsbank zijn verschuivingen binnen het gezagsbereik van de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel toegestaan om dringende personeelsproblemen op te lossen. Met dien ten verstande dat verschuiving tot een onbezette formatieplaats binnen het gezagsbereik van de hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel leidt.
• Vacaturehouder: hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel die heeft bepaald dat er sprake is van een vacature en deze vacature onder zijn verantwoordelijkheid heeft opengesteld.
• Hoogste leidinggevende binnen het dienstonderdeel: degene die krachtens de bevoegdheids- structuur van J en V binnen het dienstonderdeel een A-bevoegdheid heeft en daardoor bevoegd is om de betreffende beslissingen) inzake het aangaan van een arbeidsovereen- komst met medewerkers binnen het dienstonderdeel te nemen, zie als basis de man- daatbesluiten van de minister aan de SG, van de SG aan 1) hoofden van de clusters en 2) hoofden van taakorganisaties).
• Vacature: een niet-bezette functie die wordt opengesteld rekening houdend met forma- tieve en budgettaire ruimte. Het is een samenstel van tijdelijke dan wel structurele werk- zaamheden waarvoor een kandidaat wordt gezocht. Hieronder worden niet zogenaamde ‘klussen’ verstaan, te weten werkzaamheden die een korte duur/doorlooptijd hebben (van maximaal een jaar) en waar vaak op korte termijn resultaten gerealiseerd moeten worden.
• Interne openstelling: openstelling van een vacature binnen heel J en V.
• Rijksbrede openstelling: openstelling van een vacature binnen het bereik van organisaties die tot de Sector Rijk behoren.
• Externe openstelling: openstelling van een vacature op de arbeidsmarkt buiten de Sector Rijk.
• Instroom: nieuwe medewerkers
• Doorstroom: een medewerker krijgt ander werk/een andere standplaats binnen het eigen dienstonderdeel.
• Gerede kandidaat: Er kan bij een vacature (dus niet in de nul-fase) sprake zijn van een gerede kandidaat, een medewerker die voorgedragen wordt voor een vacature, omdat hij/ zij op basis van POP-gesprekken, FG-verslag en loopbaangesprekken, specifiek voor een functie geschikt is. Een benoemingsadviescommissie (BAC) adviseert over het aangaan van een arbeidsovereenkomst met de gerede kandidaat. Bij het uitzetten van de vacature wordt in de tekst opgenomen dat er sprake is van een gerede kandidaat. Een gerede kandidaat heeft geen voorrangspositie op VWNW-kandidaten, medische herplaatsers en medewerkers met een substantieel bezwarende functie die een mobiliteitsplan uitvoeren omdat zij op zoek zijn naar een functie die niet substantieel bezwarend is (paragraaf 12.6 CAO Rijk).
Bron: Ondernemersbesluit vaststelling procedure nulfase d.d. 27 november 2018.
Bijlage 5, Het Beleidskader Extra Belonen Sector Rijk 2010-2013
Bijlage 5, Het Beleidskader Extra Belonen Sector Rijk 2010-2013
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage 6, Structureel Beleidskader Extra Belonen
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Bijlage 6, Structureel Beleidskader Extra Belonen
Bijlage 7, Uitleg Gedragsregels loyaliteits- programma dienstreizen buitenland | |
Bijlage 7, Uitleg Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland
Loyaliteitsprogramma’s
Een loyaliteitsprogramma is een gestructureerde marketing-inspanning die loyaal koopgedrag beloont en bevordert. Bijna alle luchtvaartmaatschappijen, hotelketens, treinmaatschappijen en autoverhuurbedrijven bieden loyaliteitsprogramma’s aan met als doel de klant te binden en te stimuleren om vaker een reis bij hen te boeken.
Een frequentflyerprogramma (FFP) is een loyaliteitsprogramma van luchtvaartmaatschappijen om vaak vliegende klanten (frequent flyers) aan zich te binden.
Voorbeeld van een FFP is Flying Blue van KLM. Reizigers die veelvuldig met deze luchtvaart- maatschappij (of één van de deelnemende partners) vliegen worden beloond met Award Miles waarmee cadeaus en gratis vliegtickets gespaard kunnen worden. Naast vluchten kunnen Award Xxxxx gespaard worden met creditcardbetalingen (AMEX F1ving Blue), hotelover- nachtingen, autohuur en andere reisproducten. Vanaf een bepaald aantal vluchten wordt doorgaans de status van de deelnemer met Level Miles verhoogd, waarbij een hogere status (Gold, Platinum) gepaard gaat met privileges zoals korting op upgrades, gratis bagagevrijstel- ling, toegang tot VIP lounges en voorrang bij inchecken en boarden.
In paragraaf 10.3 CAO Rijk is bepaald dat voordelen, verkregen uit loyaliteitsprogramma’s, die rechtstreeks voorvloeien uit het maken van dienstreizen, ten goede dienen te komen aan de werkgever. De werkgever kan aanwijzingen geven over de inzet ten behoeve van volgende dienstreizen.
FFP’s zijn in de regel persoonsgebonden en maken geen onderscheid tussen privé of zakelijk geboekte tickets. Privacywetgeving verbiedt de werkgever inzage te eisen in het account van de medewerker om zelf bij te houden hoeveel de ambtenaar heeft gespaard met zijn dienstreizen.
Omwille van de op de werkgever rustende zorgplicht om aandacht te hebben voor integri- teitsaspecten in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden door de ambtenaar, verdient het aanbeveling dat de leidinggevende met de ambtenaar die dienstreizen naar het buitenland maakt, periodiek bespreekt op welke wijze de ambtenaar uitvoering kan geven aan voornoemd voorschrift in paragraaf 10.3 XXX Xxxx.
Verder dient aandacht te worden besteed aan integriteitsvraagstukken die verband houden met aan de FFP verbonden privileges.
Het kan in voorkomende gevallen wenselijk zijn dat ambtenaren sneller kunnen inchecken en boarden en toegang hebben tot de VIP Lounges opdat gewerkt kan worden en omdat vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap het verblijf in de algemene wachtruimte op sommige vliegvelden niet wenselijk is.
Het verdient dan wel aanbeveling om periodiek met betrokken ambtenaren de dialoog aan te gaan over hoe op een integere wijze gehandeld kan worden bij het (laten) boeken van toekomstige dienstreizen en de binnen de CAO Rijk geformuleerde gedragslijn en de in de Gedragscode Integriteit Rijk geformuleerde uitgangspunten gebruik te maken van deze op basis van gemaakte dienstreizen verworven faciliteiten.
Bron: Circulaire Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland d.d. 26 november 2018.
Bijlage 8, Uitleg Aanvraag- en boekingsprocedure dienstreizen buitenland | |
Bijlage 8, Uitleg Aanvraag- en boekingsprocedure dienstreizen buitenland
Aanvraag en boekingsprocedure
Uitsluiting
Dienstreizen die in Nederland zijn aangevangen en waarbij het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is en waarbij de grensoverschrijding niet noodzakelijkerwijs tot extra uitgaven voor maaltijden of overnachting leidt, kunnen op grond van paragraaf 10.3 CAO Rijk middels
de procedure dienstreizen binnenland in paragraaf 10.2 CAO Rijk worden afgehandeld. De ambtenaar op wie een door de Europese Commissie vastgestelde communautaire vergoe- dingsregeling voor reis en verblijfskosten van toepassing is, heeft geen recht op vergoedingen op basis van paragraaf 10.3 CAO Rijk. Zie paragraaf 10.3 CAO Rijk onder ‘Samenloop met andere vergoedingen voor reis- en verblijfkosten’.
Verstrekken reisopdrachten buiten Europa en naar Turkije
Op grond van de geldende bevoegdheidsregelingen is het toestaan van reisopdrachten buiten Europa alsmede Turkije voorbehouden aan de secretaris-generaal. De hoogste leidinggevende van het dienstonderdeel dient er voor zorg te dragen dat dit voorbehoud in de te volgen procedure binnen het cluster of dienstonderdeel is opgenomen en wordt nageleefd.
Voorschot
Een aanvraag voor een voorschot dient u op de binnen uw cluster of dienstonderdeel voorgeschreven wijze in te dienen. Voorschotten worden in principe verstrekt tot een hoogte van 80% van de voor het betreffende reisdoel vastgestelde dagvergoeding. Het voorschot wordt verrekend met de werkelijk gemaakte kosten of met de eventueel door derden betaalde kosten, via de declaratie die u na afloop van de dienstreis indient. Eventuele restanten van voorschotten worden niet teruggenomen, maar dienen middels de declaratie te worden afgehandeld.
Bron: Circulaire Gedragsregels loyaliteitsprogramma dienstreizen buitenland
d.d. 26 november 2018.
Bijlage 9, Uitleg Vaccinatiebeleid
Werkgevers waarvan de medewerkers op het werk een verhoogd risico lopen om besmet te worden met biologisch agentia20, zijn volgens de Arbowet verplicht – voor zover mogelijk – deze medewerkers te informeren over en te beschermen tegen besmetting, dan wel vaccinatie aan te bieden. Dit risico kan blijken uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIGE).
Binnen Justitie en Veiligheid wordt de RIGE binnen het dienstonderdeel uitgevoerd. Om aansluiting te vinden op de (organisatie)specifieke risico’s dient in voorkomende gevallen binnen het dienstonderdeel nader (uitvoerings)beleid te worden ontwikkeld.
Relevante regelgeving
Aanbod verplicht
In het Europese besluit ‘Biologische agentia’ (Richtlijn 2000/54/EG) is de verplichting om medewerkers vaccinatie aan te bieden geregeld. De kosten die daarmee samenhangen zijn voor rekening van de werkgever. In het geval geen verplichte vaccinatie wordt aangeboden, kan de medewerker dit aan de ondernemingsraad, de preventiemedewerker of de arbodienst (arbeidsomstandighedenspreekuur) voorleggen. In het uiterste geval kan de medewerker een (anonieme) klacht indienen bij de Arbeidsinspectie.
Acceptatie vrijblijvend
Het aanbod voor vaccinatie is bedoeld om de medewerker te beschermen. Bij medewerkers met een verzorgende taak speelt ook het belang van de verzorgde mee. Er moet worden voor- komen dat verzorgden besmet kunnen worden door medewerkers. Het belang van vaccinatie in verband met de taakuitoefening is daarmee nog nadrukkelijker aanwezig.
Medewerkers zijn niet verplicht het aanbod voor vaccinatie te accepteren. Het verplichtstellen van vaccinatie is in strijd met het grondrecht van de onaantastbaarheid van het menselijk lichaam (artikel 11 van de Grondwet). Weigering door medewerkers gebeurt veelal alleen op grond van een geloofsovertuiging. Indien een aangeboden vaccinatie door de medewerker niet wordt geaccepteerd, ligt de verantwoordelijkheid voor de kans op besmetting en daar- door het besmetten van anderen bij de medewerker21. Het weigeren van vaccinatie is geen reden om een persoon niet aan te nemen, te ontslaan dan wel over te plaatsen.
Bepaalde werkzaamheden kunnen onaanvaardbare risico’s met zich meebrengen voor personen, die onder de verantwoordelijkheid vallen van (of die anderszins samenwerken met) medewerkers die zich niet laten vaccineren. In die gevallen kunnen aan de betreffende medewerker beperkingen worden opgelegd ten aanzien van de risicovolle taken. In plaats van de risicovolle taken kunnen alternatieve taken worden opgelegd. Daarbij kan een deskundige om advies worden gevraagd (bijvoorbeeld preventiemedewerker, arbodienst of PGO’er).
Werkgever en medewerkers kunnen afspraken maken over aanvullende vaccinaties.
Noodzakelijke vaccinaties
De vaccinaties die voor bepaalde werkzaamheden noodzakelijk zijn, volgen uit een wettelijk verplichte arbo-RIGE. Als uit de RIGE blijkt dat er een kans voor medewerkers bestaat tot besmetting is de werkgever verplicht – voor zover mogelijk – vaccinatie aan te bieden. Ook in individuele gevallen leidt het vaststellen van een mogelijk risico tot de verplichting voor de werkgever om tot vaccinatie over te gaan.
Hepatitis B
Het is wettelijk verplicht om aan bepaalde risicogroepen vaccinatie tegen hepatitis B aan te bieden. Als een medewerker onderzoek naar en vaccinatie tegen hepatitis B weigert, kan dit rechtspositionele gevolgen hebben. Als er aanwijzingen bestaan dat een medewerker een bron van besmetting kan vormen, kan bijvoorbeeld betrokkene andere taken toegewezen krijgen. Komt u er met de medewerker niet uit, dan kunt u de situatie het beste voorleggen aan een deskundige van de arbodienst.
Risicogroepen hepatitis B
In Arbobeleidsregel 4.91 staat vermeld welke beroepsgroepen de mogelijkheid tot vaccinatie aangeboden moet worden. De medewerkers die door contact met bloed de kans lopen op besmetting hebben recht op vaccinatie. Stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden en overig ingehuurd personeel moeten ook als medewerkers worden beschouwd.
20 Een werkzame stof, i.c. die invloed kan hebben op de medische gesteldheid van medewerkers.
Dienstonderdelen
21 Voor wat betreft eventuele gevolgschade in zich voordoende situaties zijn de algemene regels van aanspra- kelijkheidsrecht van toepassing.
De vaccinatie van medewerkers tegen hepatitis B moet worden geregistreerd op een afzonderlijke vaccinatiekaart. Deze vaccinatiekaart moet op verzoek van de Arbeidsinspectie worden getoond. Op de vaccinatiekaart moet tenminste de datum van vaccinatie met titerbepaling22 en de antistoftiter vermeld staan. Deze gegevens dienen door arbodienst van de werkgever gedurende een periode van minimaal vijftien jaar bewaard te worden. Indien de werkgever deze informatie zelf wil bewaren, moeten hierover afspraken worden gemaakt met de betrokken ondernemingsraad (artikel 27, lid 1, sub k van de Wet op de ondernemingsra- den). De werkgever is verantwoordelijk voor het tijdig vaccineren van de medewerker. Dat wil zeggen dat de werkgever de geldigheidsduur van de vaccinaties moet bewaken. De gevacci- neerde medewerker ontvangt een afschrift van de vaccinatiegegevens.
Organisatie specifieke aandachtspunten
Beroepen met verhoogd risico
Er kan sprake zijn van een verhoogd risico voor medewerkers. De kans van blootstelling van deze medewerkers is in dat geval nog wel binnen de (wettelijke) normen. Echter, het is raad- zaam vaccinatie aan te bieden aan de medewerkers met een verhoogde kans op blootstelling en/of besmetting. Vaccinatie is daarom aan te raden voor medewerkers die in contact staan met mensen waarvan de medische gesteldheid onzeker is en voor medewerkers die naar een risicovol gebied (in het buitenland) gaan.
Beroepsmatige risicogroepen binnen Justitie
Voorbeelden van beroepsmatige risicogroepen zijn bijvoorbeeld:
• personen die blootgesteld kunnen zijn aan bloed met bijvoorbeeld hepatitis B of waarvan besmetting onbekend is;
• personen die beroepsmatig verblijven in risicogebieden;
• medewerkers in justitiële inrichtingen;
• personeel in opvangcentra voor asielzoekers;
• personeel met uitzettaken bij de Dienst Terugkeer en Vertrek;
• kernfunctionarissen van de raad voor de kinderbescherming.
Besmetting kan optreden in geweldsituaties of bij hulpverlening. Voor zover de noodzaak tot verplichte vaccinatie niet aanwezig is, kan worden volstaan met een procedure voor prik- en bijtaccidenten. Daarnaast kan een arbodeskundige de risico’s in kaart brengen.
Nadelen
Een vaccin geeft een hoge mate van bescherming, maar kan ook bijwerkingen geven. In de bijsluiter van het vaccin staan alle mogelijke bijwerkingen. De leverancier van het betreffende vaccin is verplicht deze bij het vaccin te verstrekken. De bedrijfsarts kan adviseren of een medewerker een risico loopt als gevolg van het toedienen van een vaccin. Degene die het vaccin toedient (veelal de bedrijfsarts of de verpleegkundige van de arbodienst) is verplicht om de medewerker voldoende voor te lichten over het gebruik, de toepassing en de mogelijke bijwerkingen van het vaccin.
Rijksvaccinatieprogramma
Iedere Nederlander heeft recht op de vaccinaties die opgenomen zijn in het Rijksvaccinatie- programma (RVP). De meeste medewerkers zijn daarmee al voldoende gevaccineerd tegen de ziekten uit dit programma. Mogelijk hebben allochtonen en geloofs- of gewetensbezwaarden niet meegedaan aan het RVP en vormen zij daardoor op risicovolle werkplekken een extra aandachtspunt. Ook andere omstandigheden kunnen de oorzaak zijn van niet-vaccinatie (bijvoorbeeld zwangerschap). Ook dan is er sprake van een extra aandachtspunt op risicovolle werkplekken.
Griepprik
Steeds meer rijksdienstenonderdelen bieden de griepprik aan. Zowel het aanbod door werk- gevers als de acceptatie voor medewerkers is vrijblijvend. Het is met name raadzaam voor de medewerkers uit de risicogroepen (bijvoorbeeld diabetici, COPD-patiënten, mensen met
hart- en vaatziekten en senioren). In beginsel krijgt deze risicogroep jaarlijkse een oproep van de huisarts. Over het onderwerp grieppandemie loopt een separaat traject. Hiervoor wordt verwezen naar de brief van de pSG van 5 december 2008 (kenmerk 5574719/08/DPGO).
Bron: Circulaire Vaccinatiebeleid Ministerie van Justitie d.d. 25 november 2009.
Dienstonderdelen
22 De hoeveelheid werkzame antistoffen in het bloed.
Bijlage 10, Model Handreiking melding integriteitsschendingen en misstanden | ||
Melden van vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden | ||
Bijlage 10, Model Handreiking melding integriteits- schendingen en misstanden
Afzendgegevens
Bureau Xxxxxxxxxx-Xxxxxxxx
Xxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxx Xxxx Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
3 Handelwijze na een melding over een mogelijke integriteitsschending 60
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit
T 06 51 30 46 56
Bijlage: 1
Inhoud
1 Inleiding
2 Melden van vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden
2.1 Wat melden?
2.2 Waar melden?
2.3 Wanneer melden?
2.4 Meldmogelijkheden binnen Justitie en Veiligheid
2.4.1 Vertrouwelijk melden bij de Vertrouwenspersoon van het organisatieonderdeel van Justitie en Veiligheid
2.4.2 Melden bij een daartoe ingericht organisatieonderdeel binnen het dienstonderdeel
2.5 Meldmogelijkheden buiten Justitie en Veiligheid
2.5.1 Melden bij de Vertrouwenslijn
2.5.2 Melden bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
3 Handelwijze na een melding over een mogelijke integriteitsschending
3.1 Ontvangen van een melding
3.2 Eerste beoordeling van de melding en starten van een onderzoek
3.3 Afhandeling van de melding
3.4 Bescherming tegen benadeling Bijlage A, Stroomschema PM
1 Inleiding
Betrouwbaarheid en integriteit zijn een vereiste voor een goed functionerend ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Integriteitsschendingen en misstanden (hierna ook aangeduid als integriteitsschendingen) in de ambtelijke organisatie doen daaraan afbreuk. Integriteitsschen- dingen moeten daarom worden voorkomen. En daar waar deze zich toch voordoen, moeten deze zo snel mogelijk worden opgemerkt en effectief worden behandeld en beëindigd door de (hoogste) leidinggevende in de organisatie. Daarom moeten medewerkers vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden bij de eigen organisatie kunnen melden, zonder daarvan enig nadeel te ondervinden. Verder moet een ‘veilig’ en ‘open’ klimaat ervoor zorgen dat medewerkers dit ook zoveel mogelijk doen.
Meldingen over mogelijke integriteitsschendingen door medewerkers van XxxX kunnen op verschillende manieren bij de organisatie binnenkomen. Dat wil zeggen: medewerkers kunnen kiezen langs welke weg zij een vermoeden van een integriteitsschending willen aankaarten.
In de CAO Rijk 2020 zijn in hoofdstuk 13 regels en voorzieningen opgenomen bij het melden van een vermoeden van een misstand. Op grond van deze regels kunt u een vermoeden van een misstand melden bij uw leidinggevende, een hogere leidinggevende, bij een daartoe ingericht organisatieonderdeel, bij een Vertrouwenspersoon of bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie.
De secretaris-generaal van het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft een onafhankelijke vaste integriteitscommissie ingesteld. De commissie neemt iedere door haar ontvangen melding of klacht met betrekking tot een vermoeden van een misstand of niet integer gedrag van leidinggevenden, die de bevoegdheid hebben om (nadelige) rechtspositionele besluiten te nemen of financiële verplichtingen aan te gaan, in behandeling. Indien u deze melding
of klacht heeft ingediend bij uw leidinggevende, een hogere leidinggevende, een daartoe ingericht organisatieonderdeel of bij uw vertrouwenspersoon, dan zijn zij verplicht deze melding of klacht via de hoogste leidinggevende binnen uw dienstonderdeel door te geleiden naar deze commissie met het verzoek uw melding of klacht in behandeling te nemen. Deze commissie richt ook een eigen meldpunt in waar u terecht kunt als u zich niet voldoende veilig voelt om uw melding of klacht binnen uw eigen organisatie aan te kaarten. In paragraaf 2.4.2. vindt u meer informatie over deze commissie.
Als van u in redelijkheid niet kan worden gevraagd om de melding intern te doen of zich te richten tot het meldpunt van de hiervoor genoemde integriteitscommissie, kunt u een
dergelijke melding van een vermoeden van een misstand rechtstreeks doen bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of bij een andere instantie die daartoe bevoegd is. Wie om wat voor reden dan ook huiverig is om gebruik te maken van bestaande meldmoge- lijkheden, kan een vermoedelijke integriteitsschending desgewenst anoniem melden.
Optioneel
Een ieder die wil weten welke wegen hij/zij kan bewandelen om een mogelijke misstand aan de orde te stellen, kan binnen JenV voor advies, informatie en ondersteuning ook terecht bij een daartoe ingericht onderdeel van uw eigen organisatieonderdeel en buiten het ministerie voor advies en informatie ook terecht bij de afdeling Advies van het Huis voor klokkenluiders.
De organisatie moet meldingen van vermoedens serieus nemen en onderzoeken. En als de vermoedens juist blijken te zijn, moet deze adequate maatregelen treffen en voorzien in een oplossing. Voorwaarde voor het goed oplossen van integriteitsschendingen is dat iedereen binnen de organisatie weet hoe er met vermoedens van integriteitsschendingen wordt omgegaan. Het stroomschema in de bijlage A geeft daar inzicht in.
Met ingang van 1 juli 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders in werking getreden. Deze wet bepaalt dat de werkgever die in de regel ten minste 50 personen in dienst heeft, een procedure vaststelt, die voorschrijft hoe om te gaan met het melden van vermoedens van
een misstand binnen zijn organisatie. Verder stelt deze wet de kaders waaraan een dergelijke procedure moet voldoen. Voor het Rijk is deze procedure vastgelegd in hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de CAO Rijk 2020.
2 Melden van vermoedens van integriteitsschendingen en misstanden
De Wet Huis voor klokkenluiders regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden bij het Huis voor klokkenluiders. Ook verplicht de Wet Huis voor klokkenluiders werkgevers waar 50 of meer mensen werken een Klokkenluiders-regeling op te stellen; de wet geeft op hoofdlijnen aan wat er ten minste in deze regeling moet staan.
Op 1 januari 2020 is de CAO Rijk 2020 in werking getreden. In hoofdstuk 13 en bijlage 12 van deze CAO staat beschreven hoe (onder meer) een medewerker binnen een ambtelijke organisatie een vermoeden van een misstand in zijn organisatie kan melden en welke acties de (hoogste) leidinggevende moet nemen naar aanleiding van een melding.
Een melding van een vermoeden van een integriteitsschending en/of een misstand is niet hetzelfde als een klacht of geschil. Dit onderscheid is van belang, omdat er verschillende procedures gelden voor meldingen van integriteitsschendingen enerzijds en voor klachten en geschillen met uw werkgever anderzijds.
De procedureregels voor de behandeling van individuele geschillen zijn opgenomen in hoofdstuk 16 van de XXX Xxxx 2020. Deze blijven hier verder buiten beschouwing.
2.1 Wat melden?
Wanneer is er nu sprake van een integriteitsschending of een misstand? Aan de basis ligt in elk geval dat één of meer ambtenaren zich niet hebben gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt, zoals omschreven in bijvoorbeeld artikel 6 van de Xxxxxxxxxxxxx 0000 en artikel 7:611 BW, dat bepaalt dat een werknemer verplicht is zich als een goed werknemer te gedragen.
Op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders is een vermoeden van een misstand:
Het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie (indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen), sprake is van een misstand voor zover:
1. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de
werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie; en
2. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Deze opsomming neemt niet weg dat ook meldingen van andere integriteitsschendingen binnen de organisatie die niet een misstand vormen en waarvoor hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de CAO Rijk 2020 strikt formeel dus niet is bedoeld, bespreekbaar moeten zijn. Ook hierop moet de organisatie serieus en adequaat reageren.
Binnen JenV gebruiken we de volgende definitie van een integriteitsschending:
Een handeling of het nalaten daarvan – binnen of buiten diensttijd – waarbij in strijd is gehandeld met de wet, beleidsvoorschriften, circulaires, gedragsrichtlijnen of met de plichten en verantwoordelijkheden van het goed ambtenaarschap.
Optioneel
Dan wel een gedraging die een stra@aar feit oplevert. (Voor OM en DJI zal dit vrijwel altijd wel het geval zijn, omdat zij werkzaam zijn in de strafrechtketen, maar voor een ambtenaar die werkzaam is op het bestuursdepartement hoefl dat op basis van de huidige jurisprudentie niet altijd het geval te zijn). Als het delict zich buiten de werksfeer heefl afgespeeld, zal het afhankelijk zijn van de feiten en omstandigheden (aard en ernst delict, maat opgelegde straf, belemmering functioneren ambtenaar, welke schade ten aanzien van de dienst) of dit een integriteitsschending oplevert.
Ook de Gedragscode Integriteit Rijk (GIR) is hierbij van belang, omdat die een nadere invulling geeft van het kader voor integer handelen.
De melding zelf moet te goeder trouw en naar behoren worden gedaan. Dit houdt in dat de melder zowel procedureel als materieel zorgvuldig moet handelen. Het procedureel zorgvuldig handelen wordt hierna beschreven onder paragraaf 2.2. Materieel zorgvuldig
handelen houdt in dat de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de desbetreffende feiten juist zijn. Voor het overige worden aan de melding geen eisen gesteld en is deze dus vormvrij.
Aangifieplicht bij misdrijven
Een schending van een wettelijk voorschrift kan ook een strafbaar feit opleveren.
De medewerker die een redelijk vermoeden heeft van een integriteitsschending die tegelijker- tijd ook een ambtsmisdrijf oplevert dat valt onder artikel 162 van het Wetboek van Strafvor- dering (WvS) is verplicht hiervan onmiddellijk (letterlijk: “onverwijld”) aangifte te doen.
Naast deze specifiek op ambtenaren gerichte aangifteplicht is er bovendien een voor iedereen op grond van artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering geldende plicht om bepaalde, zeer ernstige misdrijven ook onmiddellijk aan te geven. Bijvoorbeeld misdrijven tegen de veiligheid van de staat, misdrijven tegen het leven gericht, mensenroof of verkrachting.
Wie deze laatste aangifteplicht niet naleeft, kan strafrechtelijk worden vervolgd op grond van artikel 136 van het Wetboek van Strafrecht.
Aan het begrip “onverwijld” (uit art.162 WvS) wordt in dit verband als volgt invulling gegeven. De (hoogste) leidinggevende beoordeelt in overleg met de medewerker (eventueel na een verkennend onderzoek) of er bij de melding sprake is van een zodanig concreet vermoeden van een strafbaar feit dat een onmiddellijke aangifte gerechtvaardigd is. Als dat het geval is, spreken zij af wie van hen de aangifte zal doen en waar de aangifte zal worden gedaan. Soms zal de (hoogste) leidinggevende via de Vertrouwenspersoon (zie paragraaf 2.4.1) over het desbetreffende feit worden geïnformeerd.
De wettelijke plicht tot het doen van aangifle staat in beginsel los van het intern melden van een integriteitsschending. Met het opsporen, vervolgen en berechten van strafbare feiten wordt immers een ander doel gediend dan met het onderzoeken en wegnemen van integriteits- schendingen in de organisatie.
2.2 Waar melden?
Als invulling van het begrip “goed ambtenaarschap” wordt van medewerkers van het minis- terie van Justitie en Veiligheid verwacht dat zij melding doen van een (vermoeden van een) integriteitsschending. Uitgangspunt hierbij is dat vermoedens van integriteitsschendingen eerst intern worden gemeld.
Hoofdregel: intern melden in de lijn
De medewerker meldt een (vermoeden van) integriteitsschending of een misstand in beginsel bij zijn direct leidinggevende. Als de medewerker melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, kan hij/zij het vermoeden melden aan een hogere leidinggevende of aan de Vertrouwenspersoon. Kan dit niet in redelijkheid van de medewerker worden gevraagd en is er sprake van een vermoeden van een misstand of niet integer gedrag van leidinggevenden, die de bevoegdheid hebben om (nadelige) rechtspositionele besluiten te nemen of financiële verplichtingen aan te gaan, dan kan hij/zij zich richten tot het meldpunt van de hiervoor genoemde integriteitscommissie. Indien ook dat niet in redelijkheid kan worden gevraagd dan kan hij/zij de misstand rechtstreeks melden bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een andere daartoe bevoegde instantie.
Heeft de melding betrekking op een andere overheidsorganisatie, dan doet de medewerker de melding bij een leidinggevende of de Vertrouwenspersoon van die organisatie.
Is de medewerker niet meer werkzaam bij JenV, dan meldt hij/zij bij voorkeur aan de voorma- lige direct leidinggevende.
Alle personen die werkzaam zijn bij het ministerie van Justitie en Veiligheid, zowel medewer- kers die een arbeidsovereenkomst hebben als niet medewerkers die deze niet hebben (denk bijvoorbeeld aan zzp’ers, inhuurkrachten, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers) kunnen een melding doen.
Voor de melding geldt geen strikte termijn. Wel regelt hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de CAO Rijk 2020 dat een melding over een misstand niet hoeft te worden behandeld als deze
“onredelijk laat” wordt gedaan. Het betreft dan feiten die in het verre verleden hebben plaats gevonden.
In het algemeen zal de organisatie niet te snel moeten oordelen dat een melding te laat is gedaan.
In de volgende paragrafen behandelen we vier verschillende wijzen van melden:
• bij de Vertrouwenspersoon;
• bij de vaste integriteitscommissie of een daartoe ingericht organisatieonderdeel;
• bij de Vertrouwenslijn; en
• bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
2.4 Meldmogelijkheden binnen Justitie en Veiligheid
Een openlijke melding in de lijn is de meest wenselijke situatie. Van leidinggevenden mag immers worden verwacht dat zij een veilig werkklimaat bevorderen en open staan voor signalen van medewerkers over integriteitsschendingen en misstanden.
Voor potentiële melders die zich niet willen of durven wenden tot hun (naaste hogere) leidinggevende, bestaat er de mogelijkheid binnen het organisatieonderdeel vertrouwelijk te melden bij de Vertrouwenspersoon.
2.4.1 Vertrouwelijk melden bij de Vertrouwenspersoon van het organisatieonderdeel van Justitie en Veiligheid De Vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder schriftelijke instemming van de melder. Kiest de melder ervoor om te melden bij de Vertrouwenspersoon, dan doet hij/zij dit dus in beginsel vertrouwelijk.
Waar in deze Handreiking wordt gesproken over ‘Vertrouwenspersoon’ bedoelen we primair de Vertrou wenspersoon Integriteit – een functionaris met ten aanzien van misstanden de in de Klokkenluidersregeling genoemde specifieke taken:
• adviseren over het omgaan met een vermoeden van een integriteitsschending of een misstand; en
• het in ontvangst nemen en doorgeleiden van (daadwerkelijke) meldingen naar de hoogste leidinggevende.
Binnen XxxX verricht de Vertrouwenspersoon deze taken ook ten aanzien van integriteits- schendingen die niet kunnen worden beschouwd als een misstand.
De Vertrouwenspersoon Integriteit moet worden onderscheiden van de Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen die een grondslag heefl in de Arbeidsomstandighedenwet. Deze adviseert hoe om te gaan met ongewenst gedrag. In sommige organisaties vervullen Vertrouwenspersonen beide rollen, andere orga nisaties hebben er bewust voor gekozen de twee typen Vertrouwenspersonen (Integriteit en Ongewenste Omgangsvormen) gescheiden te houden. Gezien deze verschillende invulling wordt in de Handreiking gekozen voor de neutrale term ‘Vertrouwenspersoon’.
Als de Vertrouwenspersoon een vertrouwelijke melding krijgt, brengt hij/zij de (hoogste) leidinggevende op de hoogte van de melding, maar niet van de identiteit van de melder. De organisatie waaronder de Vertrouwenspersoon ressorteert, mag de Vertrouwenspersoon niet onder druk zetten om de identiteit van de melder alsnog bekend te maken.
Voor de Vertrouwenspersoon brengt het vertrouwelijk melden extra taken en/of verantwoor- delijkheden met zich. Door de vertrouwelijkheid van de melding, wordt de Vertrouwensper- soon immers de intermediair tussen de melder en degene(n) die de melding onderzoeken. Bij beantwoording van eventuele vragen van de onderzoekers, moet de Vertrouwenspersoon er op letten de identiteit van de melder niet (onbedoeld) bekend te maken.
Medewerkers moeten vermoedens van integriteitsschendingen in vertrouwen kunnen bespre- ken met de Vertrouwenspersoon. Aan de mogelijkheid van de Vertrouwenspersoon om ver- trouwelijkheid te bieden bij integriteitskwesties zit echter wel een grens. In bepaalde gevallen mag de Vertrouwenspersoon de informatie niet voor zichzelf houden. Sommige integriteits- schendingen zijn immers zo ernstig, dat de medewerker – en dus ook de Vertrouwenspersoon (als medewerker) – verplicht is om hiervan melding te doen bij de (hoogste) leidinggevende en/ of zelfs aangifte te doen. Weigert de medewerker dit, dan moet de Vertrouwenspersoon de melding zelf doorgeven aan de (hoogste) leidinggevende. Dit laatste overigens zonder dat de Vertrouwenspersoon de identiteit van de melder daarbij bekend mag maken.
Daar komt nog bij: de Vertrouwenspersoon heeft geen verschoningsrecht. Mocht de rechter de Vertrouwenspersoon vragen naar wat er is besproken tussen hem en de medewerker of wat de identiteit is van de melder, dan moet de Vertrouwenspersoon dit vertellen.
Als de medewerker en/of de Vertrouwenspersoon twijfelt of er sprake is van een vermoeden waarvoor een aangifleverplichting geldt, kan hij/zij hierover van gedachten wisselen met het Advies Contactpunt voor ambtsmisdrijven van de Rijksrecherche, bereikbaar op telefoonnum- mer 088-6992890. Ook is een online advieswijzer beschikbaar op xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Als de medewerker en/of de Vertrouwenspersoon vermoedt dat er sprake is van een ernstige integriteitsschending, die mogelijk het belang van het organisatieonderdeel waar zij werken overstijgt, ligt het voor de hand om contact op te nemen met de integriteitscoördinator of de integriteitsverantwoordelijke van zijn organisatie. Van daaruit kan desgewenst overleg over het vervolgtraject plaatsvinden met de centrale coördinator integriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid.
2.4.2 Melden bij de vaste integriteitscommissie of een daartoe ingericht organisatieonderdeel binnen het eigen dienstonderdeel
De secretarisgeneraal van het ministerie van Justitie en Veiligheid heefl een onafhankelijke vaste integri teitscommissie ingesteld. De commissie neemt iedere door haar ontvangen melding of klacht in behandeling die betrefl:
1. Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders;
2. Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen –niet zijnde een misstand dat betrekking heefl op gedragingen van leidinggevenden die de (gemandateerde) bevoegdheid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers besluiten te nemen met voor hen (nadelige) rechtspositio nele gevolgen, dan wel een mandaat hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.
Als de commissie van oordeel is dat de melding of klacht kennelijk ongegrond of kennelijk onredelijk laat is en daarom geen verder onderzoek door de commissie rechtvaardigt, dan informeert zij de melder of klager daarover en legt zij dat duidelijk uit.
Indien de melding of klacht naar het oordeel van de commissie verder onderzoek rechtvaardigt dan:
i. Voert zij zelfstandig feitenonderzoek uit naar de melding of klacht
ii. Stelt zij op basis van dit onderzoek een rapport van bevindingen op;
iii. Geefl zij op basis van de bevindingen de (hoogste) leidinggevende een oordeel over de gegrondheid van de melding of klacht;
iv. Geefl zij op basis van de bevindingen de (hoogste) leidinggevende een advies over te nemen personele en/of organisatorische maatregelen;
De commissie stelt de melder of klager (of vertrouwenspersoon), respectievelijk de (hoogste) leidinggevende die de melding of klacht heefl doorgeleid, in kennis van de beslissing om de melding of klacht te onderzoe ken en van de termijn waarbinnen de commissie verwacht dit onderzoek af te ronden.
De commissie schakelt externe deskundigen in die zij dienstig acht om haar taken naar behoren uit te voeren.
De commissie heefl een eigen meldpunt ingericht waartoe medewerkers of vertrouwenspersonen zich rechtstreeks kunnen wenden met hun melding of klacht, onder waarborging van door hen gewenste ver trouwelijkheid. Dit meldpunt bevindt zich fysiek en digitaal buiten het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit meldpunt kunt u benaderen via telefoonnummer PM en per mail PM.23
De medewerker die te goeder trouw en naar behoren een melding of klacht heefl gemeld bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie geniet bescherming tegen benadeling. Zie verder paragraaf 3.4 van deze Handreiking.
Dienstonderdelen
23 Deze vaste integriteitscommissie komt er met de omschreven taak en met nadere beschrijving van de doel- groep ‘leidinggevenden’ en zal in 2020 op nader te bepalen datum door de secretaris-generaal in werking worden gesteld en bekendgemaakt.
Het werk van de commissie is uitdrukkelijk beperkt tot meldingen of klachten die betreffen:
1. Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders;
2. Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen –niet zijnde een misstand dat betrekking heefl op gedragingen van leidinggevenden die de (gemandateerde) bevoegdheid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers besluiten te nemen met voor hen (nadelige) rechtspositio nele gevolgen, dan wel een mandaat hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.
Andere meldingen of klachten, bijvoorbeeld gedragingen die niet worden ervaren als een maatschappelijke misstand of ongewenste gedragingen van naaste collega’s worden door de commissie niet in behandeling genomen.
Wil of kan een medewerker voor andere meldingen van niet integer gedrag niet bij de (hoogste) leiding gevende terecht, dan kan een medewerker (al dan niet via de Vertrouwenspersoon) melden bij een daartoe ingericht organisatieonderdeel. Korte beschrijving van meldprocedure bij het daartoe ingerichte organisatie onderdeel binnen het dienstonderdeel.)
2.5 Meldmogelijkheden buiten Justitie en Veiligheid
Zoals hiervoor al is aangegeven, heeft een interne melding – via direct leidinggevende, een hogere leidinggevende, de Vertrouwenspersoon, of het meldpunt van de vaste integriteitscommissie – de voorkeur. Er zijn echter situaties denkbaar, waarin een medewerker een externe melding verkiest. Hieronder schetsen we wat in een dergelijk geval de mogelijkheden zijn.
2.5.1 Melden bij de Vertrouwenslijn
Zoals in paragraaf 2.2 al is aangeven, wordt van medewerkers van XxxX verwacht dat zij altijd melding doen van een (vermoeden van een) integriteitsschending. Uitgangspunt daarbij is dat zij eerst intern melden. Anoniem melden past in beginsel niet bij dit uitgangspunt.
Er kunnen echter geldige redenen zijn waarom een medewerker er niet toe overgaat om binnen XxxX een melding te doen en zich bekend te maken. Zo kan een medewerker bang zijn voor de persoonlijke gevolgen die een melding met zich zou kunnen brengen. Een andere
reden kan zijn dat de (potentiële) melder in een positie verkeert, waarin hij/zij sterk afhankelijk is van degene op wie de melding – direct of indirect – betrekking heeft.
In de praktijk blijkt het vaak belangrijk om met de melder te kunnen praten over zijn melding. Dit om na te kunnen gaan of de melding voldoende concreet is om een onderzoek te starten. Bij anonieme meldingen ontbreekt die verificatiemogelijkheid.
Als de Vertrouwenslijn de melding concreet genoeg acht om te onderzoeken, draagt deze de melding over aan de organisatie waar het feit zich vermoedelijk heeft voorgedaan.
Betreft de anonieme melding een strafbaar feit, dan wordt de melding ook doorgegeven aan de Rijksrecherche.
Een anonieme melding heeft in beginsel minder gewicht dan een niet-anonieme melding. Aan een niet-anonieme melding kan een zekere bewijskracht worden toegekend. De bewijs- kracht van een anonieme melding is op voorhand beperkt. Enkel en alleen op basis van één anonieme melding zal geen verdachte in een strafproces worden veroordeeld.
Een anonieme melding kan echter niet zonder meer terzijde worden geschoven enkel van- wege het feit dat het een anonieme melding betreft. Een anonieme melding van een ernstige integriteitsschending met relevante gedetailleerde aanwijzingen moet dan ook, net als een niet-anonieme melding, in behandeling worden genomen.
2.5.2 Melden bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
De afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders is een extern onafhankelijk onder- zoeksorgaan. Het heeft tot taak meldingen van vermoedens van misstanden te onderzoeken en de desbetreffende organisatie naar aanleiding van dat onderzoek van zijn oordeel en
eventuele aanbevelingen te voorzien. Het Huis voor klokkenluiders heeft tot doel bij te dragen aan de bescherming van melders van misstanden.
Medewerkers in dienst van het ministerie van JenV en degenen die anderszins arbeid verrich- ten voor het ministerie van JenV, kunnen zich tot de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders wenden.
De externe procedure bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders staat open:
• als de melder zich niet kan vinden in de uiteindelijke conclusie van de hoogste leidingge- vende ten aanzien van de gemelde misstand; of
• als de melder niet – of niet tijdig – door de hoogste leidinggevende in kennis wordt gesteld van het naar aanleiding van de melding ingenomen standpunt; of
• als de afhandeling van de melding onredelijk lang is; of
• als de melding bij de leidinggevende of Vertrouwenspersoon in redelijkheid niet kan worden gevraagd van de melder.
Dit laatste doet niet af aan het uitgangspunt dat misstanden of vermoedens daarvan eerst intern aan de orde worden gesteld. De melder zal dan ook aannemelijk moeten maken dat er sprake is van een situatie of omstandigheden, waarin dit niet van hem/haar kan worden gevraagd. Het is aan de afdeling Onderzoek om te beoordelen of de rechtstreekse melding gerechtvaar- digd is. Is de afdeling Onderzoek van oordeel dat de rechtstreekse melding niet terecht is, dan zal deze de betrokken medewerker adviseren om de kwestie eerst intern aan te kaarten.
Deze procedure bij het Huis voor klokkenluiders staat niet open voor de medewerkers die werkzaam zijn voor de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid.
Na ontvangst van een melding beoordeelt de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokken- luiders of de melding aan een aantal vereisten voldoet en ontvankelijk kan worden geacht. Als dit het geval is, zal de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders de zaak onderzoe- ken en het bevoegd gezag adviseren.
Contactgegevens afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders Postadres
Xxxxxxx 00000, 0000 XX Xxxxxxx.
Bezoekadres
Xxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx (bezoek kan alleen op afspraak).
Telefoon
000-000 00 00 – voor vragen over het melden van misstanden.
xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx – voor advies over het melden van misstanden.
Website
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
3 Handelwijze na een melding over een mogelijke integriteitsschending
3.1 Ontvangen van een melding
De leidinggevende of de Vertrouwenspersoon bij wie een vermoeden van een integriteits- schending wordt gemeld, draagt er zorg voor dat de hogere of hoogste leidinggevende onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van het gemelde vermoeden en van de datum waarop de melding is ontvangen. De Vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder daarbij niet bekend zonder schriftelijke instemming van de melder.
De hogere of hoogste leidinggevende is verantwoordelijk voor een adequate afhandeling van de melding.
De hogere of hoogste leidinggevende stuurt een ontvangstbevestiging naar de medewerker die een vermoeden van een integriteitsschending heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging staat om welk vermoeden het gaat en wanneer de medewerker het vermoeden aan zijn/haar leidinggevende of de Vertrouwenspersoon heeft gemeld. Als de medewerker vertrouwelijk heeft gemeld aan de Vertrouwenspersoon, stuurt de hogere of hoogste leidinggevende een ontvangstbevestiging aan de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat deze bij de melder terecht komt.
De hogere of hoogste leidinggevende meldt een gemeld vermoeden van een integriteits- schending of een misstand bij een organisatieonderdeel binnen zijn organisatie dat daartoe speciaal is ingericht. Dit organisatieonderdeel registreert alle meldingen en de afdoening ervan.
2 Melden van vermoedens van integriteits- schendingen en misstanden 56
Ook beoordeelt de hogere of hoogste leidinggevende of de ambtelijke en politieke top op de hoogte moet worden gebracht van de melding.
3 Handelwijze na een melding over een moge- lijke integriteitsschending 61
In de meeste gevallen zal de melding gaan over handelingen van een of meer individuele medewerker(s). De identiteit van deze medewerker(s) kan in de melding zijn opgenomen, dan wel eenvoudig zijn op te maken uit het relaas. Om ongewenste beschadiging van de betrokken medewerker(s) te voorkomen, krijgt de melding van meet af aan een strikt vertrouwelijke status. Hiermee bedoelen we dat alleen de verantwoordelijke en de met de directe behande- ling belaste functionarissen de beschikking krijgen over de melding en de daarmee samen- hangende informatie.
De hogere of hoogste leidinggevende informeert de persoon of de personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.
3.2 Eerste beoordeling van de melding en starten van een onderzoek
In geval van een melding, moet eerst worden bezien of aan alle voorwaarden is voldaan om de melding in ontvangst te nemen.
De melding is niet-ontvankelijk, als het gemelde vermoeden geen betrekking heeft op een medewerker van het organisatieonderdeel en/of de gedraging niet valt onder de verantwoor- delijkheid van het organisatieonderdeel.
Kan de melding ontvankelijk worden geacht, dan volgt er onmiddellijk een vorm van onder- zoek24. De hogere of hoogste leidinggevende bepaalt op welk niveau en door wie het onder- zoek wordt uitgevoerd. Het onderzoek mag niet worden verricht door iemand die mogelijk betrokken is, of is geweest, bij de vermoedelijke integriteitsschending of die te weinig afstand heeft tot de onderzochte personen of kwestie. Dit om mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding te voorkomen.
De hoogste leidinggevende geleidt de volgende meldingen of klachten onmiddellijk door naar de vaste integriteitscommissie met het verzoek deze in behandeling te nemen:
1. Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders;
2. Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen –niet zijnde een misstand dat betrekking heefl op gedragingen van leidinggevenden die de bevoegdheid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers besluiten te nemen met voor hen (nadelige) rechtspositionele gevolgen, dan wel de bevoegdheid hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.
In deze gevallen is het niet aan de hoogste leidinggevende maar aan de commissie om te beoordelen of onderzoek naar de melding of klacht gerechtvaardigd is. De commissie bepaalt zelf op welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd.
Overige meldingen van niet integer gedrag of ongewenste omgangsvormen worden door de (hoogste) lei dinggevende zelf beoordeeld op de vraag of onderzoek gerechtvaardigd is. Blijfl een onderzoek achterwege, dan informeert de (hoogste) leidinggevende de melder zo spoedig mogelijk schriflelijk daarover. Ook de persoon of personen op wie de melding betrekking heefl krijgen, wanneer zij al op de hoogte zijn van de melding, hierover bericht.
Als de identiteit van de melder vertrouwelijk is, wordt alleen de Vertrouwenspersoon geïnfor- meerd. De Vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving dan naar de melder.
Bij de kennisgeving wordt de melder erop gewezen dat hij zich kan wenden tot de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
Dienstonderdelen
24 Zie de Modelinstructie Handelwijze Integriteitsschendingen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid voor de verschillende onderzoeksfasen: oriënterend (voor)onderzoek, (disciplinair) feitenonderzoek en juridische afhandeling.
3.3 Afhandeling van de melding
De melder van een integriteitsschending krijgt binnen twaalf weken na ontvangst van de melding schriftelijk en gemotiveerd bericht over de bevindingen van het onderzoek, het oordeel van de (hoogste) leidinggevende daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden. Een Vertrouwenspersoon die betrokken is bij een melding krijgt dezelfde informatie.
Als de identiteit van de melder vertrouwelijk is, wordt alleen de Vertrouwenspersoon geïnfor- meerd. De Vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving dan door aan de melder.
Ook de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, krijgen schriftelijk bericht over de bevindingen van het onderzoek, het oordeel van de (hoogste) leidinggevende daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden, tenzij daardoor een onderzoeksbelang zou kunnen worden geschaad. Dat kan het geval zijn als de meldprocedure leidt tot aangifte en opsporing. Voorkomen moet immers worden dat bewijsmateriaal wordt vernietigd.
Als de termijn van twaalf weken niet haalbaar is, bijvoorbeeld vanwege de omvang of complexiteit van het onderzoek, krijgen betrokkenen een verdagingsbericht. Hierin wordt aangegeven binnen welke (redelijke) termijn de informatie zal worden verstrekt.
Bij de kennisgeving wordt de melder gewezen op de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij de afdeling Onderzoek van het Huis van klokkenluiders.
3.4 Bescherming tegen benadeling
In artikel 5, lid 2 van de Xxxxxxxxxxxxx 0000 staat de bescherming verankerd voor melders van een vermoeden van een misstand, te weten:
“Een overheidswerkgever draagt er zorg voor dat de medewerker die te goeder trouw de bij hem levende vermoedens van misstanden meldt volgens de procedure, bedoeld in het eerste lid onder e, als gevolg van het melden van die vermoedens geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervindt tijdens en na het volgen van die procedure.”
De hiervoor bedoelde procedure is nader uitgewerkt in hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de CAO Rijk 2020.
Iedere medewerker van XxxX die te goeder trouw en naar behoren een bij hem/haar levend vermoeden van een integriteitsschending meldt, geniet naar analogie van deze wettelijke bepaling een vergelijkbare bescherming. Daarom draagt de (hoogste) leidinggevende er zorg voor dat een melder als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een integriteitsschending geen nadelige gevolgen ondervindt in zijn/haar rechtspositie en/of bij de uitoefening van zijn/haar functie tijdens en na de behandeling van de melding. Ditzelfde geldt ook voor de (gewezen) Vertrouwenspersoon vanwege zijn/haar betrokkenheid bij een melding.
Deze bescherming tegen benadeling geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw en naar behoren een melding of klacht heefl gemeld bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie.
De hoogste leidinggevende van de medewerker die een melding of klacht heefl ingediend die door de vaste integriteitscommissie wordt onderzocht draagt er zorg voor dat deze bescherming ook naar behoren en adequaat wordt ingevuld en dat aan deze medewerker ook adequate bijstand en zorg wordt geboden die past bij de mogelijke psychosociale gevolgen van het doen van de melding of klacht en het onderzoek dat daarop volgt.
Tenslotte, er kunnen zich zwaarwegende situaties voordoen in het geval dat een melding niet volgens bovenstaande procedure wordt afgehandeld.
Bijlage A Stroomschema PM
Bijlage 11, Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen | ||
Bijlage 11, Model Instructie handelwijze integriteits- schendingen
Afzendgegevens
Bureau Secretaris-Generaal
Xxxxxxxxx 000 0000 XX Xxx Xxxx Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit T 06 51 30 46 56
Bijlagen: 4
1 Inleiding
2 Definitie en omschrijving van een integriteitsschending
3 Taken centrale eenheid / functionaris in het geval van een integriteitsschending
4 Procedure
5 Handelwijze na de melding van een integriteitsschending
5.1 Een intern (bij het organisatieonderdeel) gemelde integriteitsschending
5.2 Melden door het bevoegd gezag
5.3 Eerste beoordeling van de melding en starten van een onderzoek
5.4 Afhandeling van de melding
5.5 Bescherming tegen benadeling
5.6 Samenloop van een (disciplinair) feitenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek
5.7 Ordemaatregelen
6 Oriënterend (voor)onderzoek
6.1 Doel
6.2 Procedure
6.3 Vervolg
7 (Disciplinair) feitenonderzoek
7.1 Doel
7.2 Procedure
7.3 Bevoegdheden
7.4 Verplichte medewerking van betrokkene en cautie
7.5 Vervolg
8 Uitwisseling van gegevens tussen een oriënterend (voor)onderzoek en een (disciplinair) feitenonderzoek
9 Juridische afhandeling integriteitsschendingen
9.1 Kennisgevings- en reactiefase
9.2 Voornemen tot strafoplegging
9.3 Betrokkene mag bedenkingen inbrengen
9.4 Opleggen van straf of maatregel
9.5 Rechtsmiddelen voor de ambtenaar
10 Rehabilitatie
10.1 In welke gevallen is het bevoegd gezag gehouden tot rehabilitatie?
10.2 Hoe gaat rehabilitatie in zijn werk?
11 Schriftelijke vastlegging door het bevoegd gezag
12 Nazorg
13 Bijlagen
Bijlage A , Stroomschema PM
Bijlage B, Brochure ‘U bent betrokkene in een (disciplinair) feitenonderzoek’ Bijlage C, Brochure ‘U bent getuige in een (disciplinair) feitenonderzoek’ Bijlage D, Stroomschema PM
1 Inleiding
Deze instructie beschrijft de wijze, waarop de (hoogste) leidinggevende in de zin van paragraaf
1.3 van de CAO Rijk 2020 binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) moet omgaan met een (vermoedelijke) integriteitsschending. Onder leidinggevende wordt overeenkomstig deze paragraaf verstaan:
de persoon die volgens de afspraken binnen uw organisatie rechtens bevoegd is om afspraken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten waarvan in de XXX Xxxx is beschreven dat een leidinggevende dat kan doen.
Waar in deze instructie wordt gesproken over leidinggevende wordt dus bedoeld de persoon die volgens de afspraken binnen JenV rechtens bevoegd is om afspraken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten. Waar van belang wordt in het vervolg van deze instructie consequent de term leidinggevende in deze zin gebruikt
Deze instructie dient te worden beschouwd als een nadere uitwerking van hoofdstuk 13 van de CAO Rijk: Regels en voorzieningen bij melden vermoeden misstand.
Kennisneming van deze instructie is daarmee van belang voor alle medewerkers van het ministerie van Justitie en Veiligheid die op enigerlei wijze betrokken zijn bij een melding van een (vermoedelijke) integriteitsschending, het onderzoek daarnaar en de afhandeling daarvan. Het stroomschema (zie bijlage A) moet daaraan bijdragen.
De rechten en verplichtingen van de betrokkene èn de getuige in een (disciplinair) feitenon- derzoek zijn geconcretiseerd in twee afzonderlijk brochures (bijlagen B en C).
Hierna zullen we eerst omschrijven wat we onder een integriteitsschending verstaan.
OPTIONEEL
Veel grote organisaties hebben een speciaal centraal meldpunt ingericht, dat in het geval van integriteits schendingen een aantal taken heefl. Deze taken worden in hoofdstuk 3 van deze instructie beschreven.
Vervolgens omschrijven we de te volgen procedure op hoofdlijnen, waarna we in de daarop- volgende hoofdstukken verschillende fases binnen deze procedure nader uitwerken:
• de handelwijze direct na een melding;
• de verschillende soorten onderzoek die kunnen worden ingesteld;
• de stappen die op grond van dit onderzoek kunnen worden genomen, zoals een disciplinair traject, rehabilitatie en/of nazorg.
2 Definitie en omschrijving van een integriteitsschending
Binnen Justitie en Veiligheid gebruiken we de volgende definitie van een integriteitsschending:
Een handeling of het nalaten daarvan, binnen of buiten diensttijd, waarbij in strijd is gehan- deld met de wet, de CAO Rijk 2020, het personeelsreglement JenV, beleidsvoorschriften, circulaires, gedragsrichtlijnen of met de plichten en verantwoordelijkheden van het goed ambtenaarschap
U moet zich als goed ambtenaar25 gedragen. Dat betekent dat van u ambtelijk vakmanschap wordt verwacht en dat u uw werk goed, betrokken en gewetensvol doet en u zich houdt aan de regels. Als u toch iets doet wat niet mag of juist niets doet terwijl u wel iets had moeten doen, kan uw werkgever u een straf opleggen. Zie hoofdstuk 15 CAO Rijk.
OPTIONEEL
dan wel een gedraging die een stra@aar feit oplevert. (Voor OM en DJI zal dit vrijwel altijd wel het geval zijn, omdat zij werkzaam zijn in de strafrechtketen, maar voor een medewerker die werkzaam is op het bestuurs departement hoefl dat op basis van de huidige jurisprudentie niet altijd het geval te zijn. Als het delict zich buiten de werksfeer heefl afgespeeld, zal het afhankelijk zijn van de feiten en omstandigheden (aard en ernst delict, maat opgelegde straf, belemmering functioneren medewerker, welke schade ten aanzien van de dienst) of dit een integriteitsschending oplevert.
Xxxxxxxxxxxxxxxx
00 Artikel 6, lid 1 Xxxxxxxxxxxxx 0000: De ambtenaar is gehouden de bij of krachtens de wet op hem rustende en uit zijn functie voortvloeiende verplichtingen te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt.
Het is niet uitputtend te omschrijven in welke gevallen er wel en in welke er niet is gehandeld volgens het goed ambtenaarschap. Hieronder volgt het toetsingskader om deze beoordeling te kunnen maken.
Het kader wordt gevormd door twee wetsartikelen:
• artikel 6 Xxxxxxxxxxxxx 0000 bepaalt dat een ambtenaar verplicht is om zich als een goed ambtenaar te gedragen;
• artikel 7:611 BW dat bepaalt dat een werknemer verplicht is zich als een goed werknemer te gedragen.
Ook de eed of belofte die door alle medewerkers van XxxX is afgelegd, is van belang. Op grond van artikel 7 Xxxxxxxxxxxxx 0000 is de medewerker verplicht om een eed of belofte af te leg- gen. De medewerker legt daarmee een verklaring af over zijn functievervulling als medewerker en spreekt daarmee uit dat hij zich bewust is van zijn bijzondere positie in de samenleving.
Handelen in strijd met de eed of belofte kan (een vermoeden van) een integriteitsschending opleveren.
Verder is de Gedragscode Integriteit Rijk (GIR) van belang. Deze code geeft een nadere invulling van het hiervoor vermelde kader voor integer handelen. Het document geeft een overzicht van de belangrijkste rijksbrede afspraken op het gebied van integriteit. Daarnaast biedt de code een houvast bij het maken van afwegingen en het nemen van beslissingen. De gedragscode is van toepassing op iedereen die werkt voor het Rijk. In de eerste plaats zijn dit alle werknemers met een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden. Daarnaast geldt de gedragscode ook voor andere mensen die werkzaam zijn voor de Rijksoverheid bijvoorbeeld als stagiair, als uitzendkracht of als extern ingehuurde opdrachtnemer. Het ministerie van Justitie en Veiligheid hanteert deze rijksbrede gedragscode.
OPTIONEEL
Voorts geldt voor medewerkers van (organisatieonderdeel) aanvullend een specifieke gedragscode, die is opgesteld vanwege de specifieke publiekrechtelijke taak en/of de specifieke kenmerken en risico’s van (organisatieonderdeel). Dit is de (naam Code) van (datum).
Aan de hand van het hierboven weergegeven toetsingskader zal per geval de beoordeling gemaakt moeten worden of er sprake is van een vermoedelijke integriteitsschending.
Voorbeelden van integriteitsschendingen kunnen zijn:
• belangenverstrengeling;
• onzorgvuldig omgaan met informatiebronnen;
• manipulatie of misbruik van (de toegang tot) informatie;
• misbruik van bevoegdheden of positie;
• onverenigbare functies/bindingen/activiteiten;
• ongewenst gedrag, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en geweld;
• strafbare feiten binnen en buiten werktijd 26:
• misdragingen binnen en buiten werktijd 27;
• verspilling en misbruik van rijkseigendommen;
• handelen in strijd met de afgelegde eed of belofte.
Waar in dit stuk wordt gesproken over integriteitsschending wordt ook bedoeld: een vermoe den daarvan.
Waar in dit stuk wordt gesproken over ‘betrokkene’ wordt bedoeld: de persoon op wie het onderzoek zich richt.
Waar in dit stuk wordt gesproken over leidinggevende wordt bedoeld: de persoon die volgens de afspraken binnen uw organisatie rechtens bevoegd is om afspraken met een medewerker te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten waarvan in de XXX Xxxx is beschreven dat een leidinggevende dat kan doen.
26 Zie optionele aanvulling op pagina 9.
Dienstonderdelen
27 Te denken valt aan misdragingen die het imago van het ministerie van Justitie en Veiligheid of daarbij betrokken personen kunnen schaden of onheuse bejegeningen aan medewerkers van of betrokkenen bij het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Optioneel en, indien van toepassing, nader te specificeren per organisatieonderdeel
3 Taken centrale eenheid / functionaris in het geval van een integriteitsschending
Organisatieonderdelen kunnen een centrale eenheid hebben ingericht dan wel een functionaris hebben aangewezen met als kerntaak het op structurele wijze aandacht geven aan en versterken van integriteitszorg binnen het organisatieonderdeel.
Deze eenheid of functionaris heefl dan een adviserende, stimulerende en ondersteunende rol. Specifieke taken kunnen onder andere zijn:
· fungeren als meldpunt waar de (hoogste) leidinggevende melding dient te maken van elke (vermoede lijke) integriteitsschending en de afhandeling daarvan;
· het registreren van deze meldingen, de afdoeningen daarvan en het bevorderen van de uniformiteit daarvan;
· het op verzoek van de (hoogste) leidinggevende uitvoeren van onderzoek naar de integriteitsschending of het vermoeden daarvan, met behulp van eigen opgeleide onderzoekers die behoren tot deze centrale eenheid;
· het op verzoek van de (hoogste) leidinggevende geven van ondersteuning en advies in de handelwijze na constatering van een integriteitsschending of een vermoeden daarvan en/of over de afdoening van een geconstateerde schending;
· het in elk stadium van een (vermoedelijke) integriteitsschending fungeren als ‘sparring partner’ voor de (hoogste) leidinggevende.
Daarbij is het niet de bedoeling dat deze centrale eenheid of functionaris verantwoordelijkheden van de (hoogste) leidinggevende overneemt. De (hoogste) leidinggevende blijfl zelf verantwoordelijk voor de afwe ging of een incident gemeld dient te worden als (vermoedelijke) integriteitsschending, voor het geven van de opdracht tot het instellen van een onderzoek, voor de keuze door wie dit onderzoek wordt verricht, voor de wijze van afhandeling van het onderzoek, etc. Iedere stap in dit proces vraagt steeds om een grondige afweging en expliciete beslissing van de (hoogste) leidinggevende.
4 Procedure
In dit hoofdstuk wordt de volledige procedure van een onderzoek naar een integriteitsschen- ding op hoofdlijnen beschreven. De verschillende fases zijn:
1. Melding / eerste signaal
Elke behandeling van een integriteitsschending kent een startpunt. Dit is het moment, waarop de informatie over een integriteitsschending voor de eerste maal binnenkomt of als zodanig wordt onderkend. De melding / het eerste signaal kan bijvoorbeeld afkomstig zijn uit:
• een interne melding in de lijn;
• een vertrouwelijke melding aan de Vertrouwenspersoon;
• een melding of klacht bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie;
• informatie uit een lopend onderzoek of restinformatie uit een afgesloten strafrechtelijk onderzoek;
• een brief van een burger;
• een melding via de Vertrouwenslijn.
Op basis van de melding / het eerste signaal wordt bepaald of de melding ontvankelijk is. En zo ja, of een onderzoek ingesteld moet worden. Zie hiervoor hoofdstuk 5 van deze instructie.
2. Oriënterend (voor)onderzoek
Dit is een kort onderzoek, waarin de melding wordt geduid. Als direct duidelijk is dat er een onderzoek moet komen, kan het oriënterend (voor)onderzoek achterwege blijven. Het oriënterend (voor)onderzoek beschrijven we in hoofdstuk 6 nader.
3. (Disciplinair) feitenonderzoek
Als besloten wordt tot een inhoudelijk onderzoek, volgt een (disciplinair) feitenonderzoek. In het (disciplinair) feitenonderzoek leggen de onderzoekers alle feiten objectief vast, zonder daarbij een persoonlijke mening of oordeel te geven. Het is namelijk de taak van de (hoogste) leidinggevende om te oordelen of de vastgestelde verweten gedragingen te kwalificeren zijn als plichtsverzuim en/of (ernstig verwijtbaar handelen. Het (disciplinair) feitenonderzoek komt in hoofdstuk 7 nader aan de orde.
Dienstonderdelen
1. Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders;
2. Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen –niet zijnde een misstand- dat betrekking heeft op gedragingen van leidinggevenden die de (geman- dateerde) bevoegdheid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers besluiten te nemen met voor hen (nadelige) rechtspositionele gevolgen, dan wel een mandaat hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.28
In deze gevallen is het niet aan de hoogste leidinggevende maar aan de commissie om te beoordelen of onderzoek naar de melding of klacht gerechtvaardigd is. De commissie bepaalt zelf op welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd.
4. Juridische afhandeling
Dit is het formele disciplinaire traject dat de hogere en/of hoogste leidinggevende doorloopt als de in het onderzoek vastgestelde verweten gedragingen te kwalificeren zijn als vermoedelijk plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen en hij voornemens is om een straf op te leggen. Het traject is beschreven in hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk 2020 en paragraaf 13.14 van dit personeelsreglement ‘Straffen en ordemaatregelen/procedure’.
Een stroomschema van de behandeling van een (vermoedelijke) integriteitsschending is als bijlage D ingevoegd.
5 Handelwijze na de melding van een integriteitsschending 29
5.1 Een intern (bij het organisatieonderdeel) gemelde integriteitsschending
De leidinggevende of de Vertrouwenspersoon bij wie een vermoeden van een integriteits- schending wordt gemeld, draagt er zorg voor dat zijn hogere en/of hoogste leidinggevende onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van het gemelde vermoeden en van de datum, waarop de melding is ontvangen. De Vertrouwenspersoon maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder dat deze daar schriftelijk mee instemt.
De hogere en/of hoogste leidinggevende is verantwoordelijk voor een adequate afhandeling van de melding. Zo moet er een ontvangstbevestiging uitgaan naar de medewerker die een vermoeden van een integriteitsschending heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging staat om welk vermoeden het gaat en het moment, waarop de medewerker het vermoeden aan zijn leidinggevende of de Vertrouwenspersoon heeft gemeld.
Als de medewerker vertrouwelijk heeft gemeld aan de Vertrouwenspersoon, stuurt de hogere en/of hoogste leidinggevende een ontvangstbevestiging aan de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon stuurt of geeft deze door aan de melder.
Is de identiteit van de melder bekend, dan moeten degenen die betrokken zijn bij de behan- deling van een melding vertrouwelijk omgaan met de identiteit van de melder. Deze mag niet verder bekend worden gemaakt dan noodzakelijk is voor de procedure rondom de melding.
In de meeste gevallen zal de melding gaan over handelingen van een of meer individuele medewerkers. De identiteit van de betrokken medewerker(s) kan in de melding zijn opge- nomen of eenvoudig zijn op te maken uit het relaas. Om ongewenste beschadiging van de betrokken medewerker(s) te voorkomen, krijgt de melding van meet af aan een strikt
vertrouwelijke status. Hiermee bedoelen we dat alleen de verantwoordelijke en de met de directe behandeling belaste functionaris(sen) beschikt(ken) over de melding en de daarmee samenhangende informatie.
De hogere en/of hoogste leidinggevende informeert de persoon of de personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij het onderzoeksbelang zich daartegen verzet of een belang van de melder onnodig of onevenredig kan worden geschaad.
28 Deze vaste integriteitscommissie komt er met de omschreven taak en met nadere beschrijving van de doel- groep ‘leidinggevenden’ en zal in 2020 op nader te bepalen datum door de secretaris-generaal in werking worden gesteld en bekendgemaakt.
Dienstonderdelen
29 Dit hoofdstuk gaat over de (verplichte) handelingen door organisatieonderdelen of medewerkers daarvan na een gemelde integriteitsschending. Zie voor het melden van integriteitsschendingen door individuele medewerkers het ‘Model Handreiking Melding Integriteitsschendingen en misstanden binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie’.
5.2 Melden door de (hoogste) leidinggevende
OPTIONEEL en, indien van toepassing, nader te specificeren per organisatieonderdeel Organisatieonderdelen kunnen een centrale eenheid hebben ingericht dan wel een functionaris hebben aangewezen die zicht houdt op het totaalbeeld van (vermoedelijke) integriteitsschendingen en de wijze van afdoening daarvan. De (hoogste) leidinggevende van een organisatieonderdeel maakt de afweging of een incident gemeld dient te worden aan deze eenheid of functionaris als (vermoedelijke) integriteitsschending. In het verlengde daarvan meldt de (hoogste) leidinggevende ook alle genomen beslissingen en maatregelen naar aanleiding van een onderzoek naar een (vermoedelijke) integriteitsschending aan deze eenheid of functionaris.
De (hoogste) leidinggevende beoordeelt of de ambtelijke en/of politieke top over de melding moet worden geïnformeerd.
5.3 Eerste beoordeling van de melding en starten van een onderzoek
Naar aanleiding van de melding, wordt in de eerste plaats beoordeeld of de melding ontvan- kelijk is.
De melding is niet-ontvankelijk, als het gemelde vermoeden geen betrekking heeft op een medewerker van XxxX en/of de gedraging niet valt onder de verantwoordelijkheid van de organisatie.
De hogere en/of hoogste leidinggevende stelt onmiddellijk een onderzoek in naar het vermoeden van een integriteitsschending, tenzij:
• het vermoeden kennelijk ongegrond is;
• de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.
De hoogste leidinggevende geleidt de volgende meldingen of klachten onmiddellijk door naar de vaste integriteitscommissie met het verzoek deze in behandeling te nemen:
1. Een vermoeden van een misstand in de zin van artikel 1, onder d van de Wet Huis voor klokkenluiders;
2. Een vermoeden van een integriteitschending of ongewenste omgangsvormen –niet zijnde een misstand- dat betrekking heeft op gedragingen van leidinggevenden die de bevoegd- heid hebben gekregen om ten aanzien van medewerkers besluiten te nemen met voor hen (nadelige) rechtspositionele gevolgen, dan wel een bevoegdheid hebben om financiële verplichtingen aan te gaan.
In deze gevallen is dus de hoofdregel voor de hoogste leidinggevende dat de melding of klacht wordt doorgeleid naar de commissie, tenzij evident is dat de melding in feite betrekking heeft op een conflict over de toepassing van rechtspositionele regelingen en procedures en dus niet thuishoort voor beoordeling en onderzoek bij de commissie.
Wanneer een melding of klacht binnenkomt bij het meldpunt van de commissie dan stelt de commissie de hoogste leidinggevende van de organisatie waar de melding of klacht
betrekking op heeft in kennis van de melding en vraagt het deze hoogste leidinggevende om zijn zienswijze te geven op de melding of klacht alvorens de commissie deze al dan niet in onderzoek neemt.
Het is in deze gevallen in beginsel dus niet aan de hoogste leidinggevende om te oordelen of het vermoeden kennelijk ongegrond is of de melding of klacht onredelijk laat is gedaan, maar aan de vaste integriteitscommissie.
De commissie bepaalt zelf op welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd.
Overige meldingen van niet integer gedrag of ongewenste omgangsvormen worden door de (hoogste) leidinggevende zelf beoordeeld op de vraag of onderzoek gerechtvaardigd is.
Het vermoeden van een integriteitsschending is kennelijk ongegrond als er overduidelijk geen sprake is van een integriteitsschending, maar bijvoorbeeld van een rechtspositioneel conflict. Hiervan is ook sprake als op voorhand duidelijk is dat er onvoldoende concrete aanwijzingen van relevante feiten en omstandigheden zijn.
Als het gaat om meldingen die kennelijk onredelijk laat zijn gedaan, dan betreft het in geval van een misstand, zo blijkt uit de toelichting bij de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie, zoals die nu is opgenomen in hoofdstuk 13 en bijlage 12 van de CAO Rijk 2020, feiten die in het verre verleden hebben plaatsgevonden. In het algemeen zal de organisatie niet te snel moeten oordelen dat een melding te laat is gedaan.
Als het onderzoek achterwege blijft, moet de melder daarover zo spoedig mogelijk schriftelijk worden geïnformeerd door de hogere en/of hoogste leidinggevende. Ook de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, krijgen als zij op de hoogte zijn gebracht van de melding, hierover bericht. Is de identiteit van de melder vertrouwelijk, dan wordt alleen de
Vertrouwenspersoon geïnformeerd. De Vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving dan door aan de melder. Bij de kennisgeving wordt de melder gewezen op de mogelijkheid om zich te wenden tot de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
5.4 Afhandeling van de melding
De melder van een integriteitsschending moet binnen twaalf weken na ontvangst van de melding schriftelijk en gemotiveerd worden geïnformeerd over:
• de bevindingen van het onderzoek;
• het oordeel van de hogere en/of hoogste leidinggevende daarover en de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.
Een Vertrouwenspersoon die betrokken is bij een melding krijgt dezelfde informatie. Is de identiteit van de melder vertrouwelijk, dan wordt alleen de Vertrouwenspersoon geïnfor- meerd. De Vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving dan door aan de melder.
Ook de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, moeten schriftelijk en gemotiveerd worden geïnformeerd over:
• de bevindingen van het onderzoek;
• het oordeel van de organisatie daarover; en
• de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.
Een uitzondering geldt als hierdoor een onderzoeksbelang zou kunnen worden geschaad. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als de meldprocedure leidt tot aangifte en opsporing en moet worden voorkomen dat bewijsmateriaal wordt vernietigd.
Als de termijn van twaalf weken niet haalbaar is, bijvoorbeeld vanwege de omvang van het onderzoek, krijgen alle betrokkenen een verdagingsbericht. Hierin staat binnen welke (redelijke) termijn de informatie zal worden verstrekt.
Bij de kennisgeving moet – als er sprake is van een vermoeden van een misstand als bedoeld in de Wet Huis voor klokkenluiders – de melder er op worden gewezen dat hij het desbetref- fende vermoeden kan melden bij de afdeling Onderzoek van het Huis voor klokkenluiders.
5.5 Bescherming tegen benadeling
In artikel 5 lid 2 van de Xxxxxxxxxxxxx 0000 staat de bescherming verankerd voor melders van een vermoeden van een misstand, te weten:
“Een overheidswerkgever draagt er zorg voor dat de medewerker die te goeder trouw de bij hem levende vermoedens van misstanden meldt volgens de procedure, bedoeld in het eerste lid onder e, als gevolg van het melden van die vermoedens geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervindt tijdens en na het volgen van die procedure.”
Iedere medewerker van XxxX die te goeder trouw en naar behoren een bij hem/haar levend vermoeden van een integriteitsschending meldt, geniet naar analogie van deze wettelijke bepaling een vergelijkbare bescherming. Daarom draagt de (hoogste) leidinggevende er zorg voor dat een melder als gevolg van het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een integriteitsschending geen nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechts- positie en/of bij de uitoefening van zijn functie tijdens en na de behandeling van de melding. Ditzelfde geldt ook voor de (gewezen) Vertrouwenspersoon vanwege zijn/haar betrokkenheid bij een melding.
Deze bescherming tegen benadeling geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw en naar behoren een melding of klacht heeft gemeld bij het meldpunt van de vaste integriteitscommissie.
bescherming ook naar behoren en adequaat wordt ingevuld en dat aan deze medewerker ook adequate bijstand en zorg wordt geboden die past bij de mogelijke psychosociale gevolgen van het doen van de melding of klacht en het onderzoek dat daarop volgt.
5.6 Samenloop van een (disciplinair) feitenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek
Een gemelde integriteitsschending kan tevens een strafbaar feit opleveren. Die verdenking kan ook pas ontstaan tijdens het oriënterend (voor)onderzoek of het (disciplinair) feitenon- derzoek. Dat kan tot gevolg hebben dat naast de beslissing om onderzoek te verrichten ook de vraag opkomt of er aangifte gedaan moet worden. Bij ambtsmisdrijven die vallen onder artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering, bestaat de verplichting om hiervan onmid- dellijk aangifte te doen. Deze aangifteplicht is specifiek op ambtenaren gericht.
Daarnaast is er een algemene aangifteplicht op grond van artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering. Deze aangifteplicht geldt voor eenieder die op de hoogte is van bepaalde zeer ernstige misdrijven, zoals misdrijven tegen de veiligheid van de staat, misdrijven tegen het leven gericht, mensenroof of verkrachting. Het niet naleven van de aangifteplicht van artikel 160 van het Wetboek van Strafvordering kan leiden tot strafvervolging op grond van artikel 136 van het Wetboek van Strafrecht.
De aangifte kan leiden tot een strafrechtelijk onderzoek en strafrechtelijke vervolging. Een (disciplinair) feitenonderzoek en strafrechtelijk onderzoek kunnen naast elkaar plaatsvinden. Het ambtelijk tuchtrecht en het strafrecht vormen namelijk gescheiden kaders, elk met een eigen invalshoek. Dit heeft als gevolg dat dezelfde feiten anders beoordeeld kunnen worden. Het feit dat een medewerker niet wordt veroordeeld of dat een zaak wordt geseponeerd doet niets af aan het feit dat de relevante gedraging wel een grond voor een disciplinaire maatregel kan opleveren.
Voor zover mogelijk, is het zinvol om goed af te stemmen tussen beide onderzoeken. Om te voorkomen dat het onderzoeksbelang wordt geschaad, kan bijvoorbeeld in onderling overleg worden besloten de betrokkene(n) niet te informeren. Dit om te voorkomen dat betrokke- ne(n) bewijsmateriaal vernietigt(en).
Op grond van het artikel 39 f lid 1 sub e van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens kan het openbaar ministerie, onder bepaalde voorwaarden en als er sprake is van een zwaarwe- gend algemeen belang, strafvorderlijke gegevens verstrekken aan een (overheids)werkgever ten behoeve van het beoordelen van de noodzaak tot het treffen van een ordemaatregel en/ of straf tegen een werknemer die wordt verdacht van of is veroordeeld voor een strafbaar feit, waarvan duidelijk is dat hierdoor twijfels kunnen bestaan over diens behoorlijk (beroepsma- tig) functioneren dan wel de integriteit van de overheid wordt aangetast. Per geval wordt een daartoe strekkend verzoek beoordeeld en al dan niet gehonoreerd. Het kan daarbij voorko- men dat vooralsnog geen gegevens kunnen worden verstrekt, omdat nog geen vervolgings- beslissing is genomen. Dan zal geprobeerd moeten worden om zelf deugdelijk feiten vast te stellen, dan wel te wachten op het moment dat de strafvorderlijke gegevens eventueel alsnog kunnen worden verstrekt.
De Wet en het Besluit politiegegevens bieden geen expliciete algemene grondslag voor verstrekking van politiegegevens aan een (overheids)werkgever. Alleen voor het specifieke geval van een gevangenisdirecteur die gegevens wenst te ontvangen ten behoeve van het nemen van een beslissing over het aangaan van een arbeidsovereenkomst of het ontslag van personeel, is deze grondslag wel in deze regelgeving gecreëerd. Daarnaast kan afhankelijk van de omstandigheden van het geval soms wel een incidentele verstrekking plaatsvinden.
5.7 Ordemaatregelen
Als er sprake is van een melding van een integriteitsschending, dan moet de (hoogste) leiding- gevende ook nog beslissen of de hierbij betrokken medewerker gedurende het onderzoek zijn werkzaamheden kan voortzetten. De aard en ernst van de vermoedelijke integriteitsschending kunnen het vertrouwen in de betrokken medewerker zodanig schaden dat voortzetting van zijn werkzaamheden op dat moment niet wenselijk is. De aanwezigheid van de betrokken medewerker op het werk kan ook het onderzoek frustreren, bijvoorbeeld doordat hij/zij bewijsmateriaal gaat vernietigen. Verder kan ook het risico bestaan van herhaling van de integriteitsschending. Tot slot kan afwezigheid van de medewerker ook nodig worden geacht om de rust op de werkvloer terug te laten keren.
Dienstonderdelen
Er kan echter ook bewust voor worden gekozen om de medewerker nog even aan het werk te laten. Bijvoorbeeld om hem te observeren in het kader van een lopend onderzoek. Afhankelijk van de concrete feiten en omstandigheden zal steeds de keuze moeten worden gemaakt of er een tijdelijke maatregel jegens de medewerker moet worden getroffen, of een ordemaatregel.
• Een strafrechtelijke vervolging voor een misdrijf tegen de medewerker is ingesteld;
• De werkgever van plan is de medewerker te ontslaan wegens dringede reden of omdat de medewerker verwijtbaar heeft gehandeld of nagelaten;
• De werkgever dit in het belang van de organisatie nodig vindt.
De werkgever betaalt het maandinkomen van de medewerker door tijdens de ordemaatregel op de in de CAO Rijk vastgestelde wijze.
Het besluit om een ordemaatregel op te leggen moet in elk geval informatie bevatten over:
• het startpunt van deze maatregel;
• de duur van de maatregel;
• eventuele maatregelen als het innemen van bedrijfsmiddelen of het intrekken van autori- saties;
• de reden voor het treffen ervan.
Het is zinvol om een ordemaatregel te overwegen, nadat de melding van de integriteitsschen- ding is ontvangen. Als er op dat moment geen aanleiding bestaat tot het treffen van een maatregel, kan dit op een later moment alsnog opnieuw aan de orde komen, afhankelijk van de resultaten van verricht onderzoek.
Het uitblijven of te laat treffen van een ordemaatregel kan nadelige gevolgen hebben. Bijvoor- beeld als er een reëel gevaar bestaat dat de integriteitsschending zich opnieuw zal voordoen. Of dat het noodzakelijke vertrouwen in de medewerker is aangetast door de aard en ernst van de vermoedelijke integriteitsschending. Dit kan een reëel veiligheidsrisico opleveren.
6 Oriënterend (voor)onderzoek
6.1 Doel
Naar aanleiding van een eerste melding of een eerste bericht kan het wenselijk zijn hiernaar een onderzoek in te stellen.
Met uitzondering van de meldingen of klachten die aan de vaste integriteitscommissie dienen te worden voorgelegd vindt oriënterend (voor)onderzoek plaats om de melding te verkennen en te duiden en het reeds beschikbare feitenmateriaal te analyseren. Daarna wordt eventueel besloten tot een (disciplinair) feitenonderzoek en/of aangifte van een strafbaar feit. Een oriënterend (voor)onderzoek kan de mogelijkheid uitsluiten dat de melding op niet meer dan een gerucht gebaseerd blijkt te zijn.
Niet altijd is direct duidelijk of er sprake is van een integriteitsschending en/of van een verden- king van een strafbaar feit. Ook zal niet altijd duidelijk zijn of de melding een medewerker van het ministerie van Justitie en Veiligheid betreft. Het oriënterend (voor)onderzoek behelst niet meer, maar ook niet minder dan het op een rij zetten van de feiten. Het onderzoek kan zich richten op een gegeven, bijvoorbeeld een misstand of een vermoeden daarvan en kan zich ook richten op de rol van daarbij mogelijk betrokken personen.
Het doel van een oriënterend (voor)onderzoek is inzicht krijgen in een situatie en op grond daarvan een vervolgbeslissing nemen.
6.2 Procedure
Een oriënterend (voor)onderzoek wordt ingesteld in opdracht van de hogere en/of hoogste leidinggevende. De opdracht wordt schriftelijk verstrekt en vermeldt het doel van het onderzoek.
Het oriënterend (voor)onderzoek kan worden uitgevoerd door daartoe aangewezen personen uit de eigen organisatie, door interne onderzoekers verbonden aan een centrale eenheid / integriteitsbureau of door een externe partij.
OPTIONEEL en, indien van toepassing, nader te specificeren per organisatieonderdeel
Dienstonderdelen
Bepaalde organisatieonderdelen van JenV hebben een bureau dat exclusief bevoegd is om onderzoek te verrichten, terwijl andere organisatieonderdelen meer vrijheid hebben om – afhankelijk van de aard van het onderzoek – hetzij interne onderzoekers in te schakelen, hetzij het onderzoek te laten verrichten door
Het onderzoek mag niet worden verricht door iemand die mogelijk betrokken is – of is geweest – bij de vermoedelijke integriteitsschending. Of door iemand die te weinig afstand heeft tot de onderzochte personen of kwestie. Dit om mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding te voorkomen.
Als een externe partij het onderzoek gaat uitvoeren, moet er bijzondere aandacht zijn voor de inhoud van de informatie die wordt gedeeld met deze externe partij. Er kan sprake zijn van afbreukrisico of van imagoschade zowel van individuele medewerkers als van het ministerie van Justitie en Veiligheid in zijn geheel. Met die externe partij moeten daarom goede afspra- ken worden gemaakt over geheimhoudingsplicht en de vertrouwelijkheid van de informatie.
De bevindingen van het onderzoek worden schriftelijk vastgelegd in een rapport.
Het is denkbaar dat de onderzoekers te maken krijgen met vertrouwelijke of afgeschermde informatie of gesloten ruimtes. In deze gevallen beslist het bevoegd gezag hoe het hiermee omgaat.
Ontstaat in de loop van dit onderzoek het vermoeden dat er sprake is van een strafbaar feit, dan wordt dit direct gemeld aan de hogere en/of hoogste leidinggevende. Deze beslist vervolgens hoe er wordt gehandeld.
Een oriënterend (voor)onderzoek heeft tot doel een melding te duiden of in een context te plaatsen. Het onderzoek is hiermee beperkt in de toepassing van onderzoeksmiddelen en onderzoeksbevoegdheden. De ruimte voor de toepassing van onderzoeksmiddelen en
onderzoeksbevoegdheden is groter, zolang het onderzoek zich niet richt op een persoon, maar bijvoorbeeld op een (vermoedelijke) situatie of fenomeen.
Zodra zicht is op (een gedraging van) een persoon, komt de grens van het oriënterend (voor) onderzoek in beeld.
Vervolgonderzoek naar de gedraging van een persoon zal slechts plaatsvinden in het kader van een (disciplinair) feitenonderzoek.
6.3 Vervolg
De vervolgbeslissing kan zijn: het instellen van een (disciplinair) feitenonderzoek, maar ook de beslissing dat geen verder onderzoek nodig is. Bijvoorbeeld omdat de melding niet (vol- doende) ondersteund wordt door het oriënterend (voor)onderzoek.
De vervolgbeslissing wordt genomen door de hogere en/of hoogste leidinggevende.
Als het onderzoek zich richt, of gericht heeft, op één of meer individuele medewerker(s), dan krijgen zij, in ieder geval na het onderzoek, schriftelijk bericht over het onderzoek en de resultaten daarvan. Dit kan achterwege blijven, indien en voor zover het belang van een
vervolgonderzoek zich daartegen verzet. Indien de medewerker wordt geïnformeerd over het onderzoek, krijgt hij/zij de gelegenheid daarop te reageren. Hiervan wordt – zo nodig – een schriftelijk verslag gemaakt.
7 (Disciplinair) feitenonderzoek
7.1 Doel
Het doel van een (disciplinair) feitenonderzoek is het vaststellen en vastleggen van het feiten- complex rond een mogelijke integriteitsschending. Het onderzoek richt zich op het handelen of nalaten van een persoon.
7.2 Procedure
Een (disciplinair) feitenonderzoek wordt ingesteld in opdracht van de hogere en/of hoogste leidinggevende.
De opdracht wordt schriftelijk verstrekt en vermeldt het doel van het (disciplinair) feitenon- derzoek. Uitzondering hierop zijn de meldingen of klachten die door de hoogste leidingge- vende aan de vaste integriteitscommissie dienen te worden voorgelegd.
Dienstonderdelen
Het onderzoek kan worden uitgevoerd door daartoe aangewezen personen uit de eigen orga- nisatie, door interne onderzoekers verbonden aan een centrale eenheid / integriteitsbureau of door een externe partij.
OPTIONEEL en, indien van toepassing, nader te specificeren per organisatieonderdeel
Bepaalde organisatieonderdelen van JenV hebben een bureau dat exclusief bevoegd is om onderzoek te verrichten, terwijl andere organisatieonderdelen meer vrijheid hebben om – afhankelijk van de aard van het onderzoek – hetzij interne onderzoekers in te schakelen, hetzij het onderzoek te laten verrichten door daartoe aangewezen medewerkers van het eigen organisatieonderdeel, hetzij om externe partijen in te schakelen.
Het onderzoek mag niet worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is – of is geweest – bij de vermoedelijke integriteitsschending. Of door iemand die te weinig afstand heeft tot de onderzochte personen of kwestie. Dit om mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding te voorkomen.
Als een externe partij het onderzoek gaat uitvoeren, moet er bijzondere aandacht zijn voor de inhoud van de informatie die wordt gedeeld met deze externe partij. Er kan sprake zijn van afbreukrisico of van imagoschade zowel van individuele medewerkers als van het ministerie van Justitie en Veiligheid in zijn geheel. Met die externe partij moeten daarom goede afspra- ken worden gemaakt over geheimhoudingsplicht en de vertrouwelijkheid van de informatie.
De bevindingen van het onderzoek worden schriftelijk vastgelegd in een rapport.
Het is denkbaar dat de onderzoekers te maken krijgen met vertrouwelijke of afgeschermde informatie of gesloten ruimtes. In deze gevallen beslist de hogere en/of hoogste leidingge- vende hoe hij/zij hiermee omgaat.
Ontstaat in de loop van dit onderzoek het vermoeden dat er sprake is van een strafbaar feit, dan wordt dit direct gemeld aan de hogere en/of hoogste leidinggevende. Deze beslist vervolgens hoe er wordt gehandeld.
Het (disciplinair) feitenonderzoek wordt de betrokken medewerker bij voorkeur schriftelijk aangezegd. Dit kan achterwege blijven als het belang van het onderzoek dat vereist. Vooraf- gaand aan een gesprek met de onderzoekers krijgt betrokkene in ieder geval altijd schriftelijk bericht van de hogere en/of hoogste leidinggevende over het feit dat hij als betrokkene wordt aangemerkt in een (disciplinair) feitenonderzoek en over de feiten en gedragingen, die het onderwerp van onderzoek zijn.
7.3 Bevoegdheden
In het kader van een (disciplinair) feitenonderzoek kunnen onderzoeksmiddelen en onder- zoeksbevoegdheden worden ingezet. Bijvoorbeeld onderzoek naar email-, internet- en telefoongebruik en het plaatsen van camera’s.
Bij een (disciplinair) feitenonderzoek geldt:
• het handelen van de hogere en/of hoogste leidinggevende moet voldoen aan eisen van redelijkheid en billijkheid, waaronder begrepen de plicht om niet vooringenomen te handelen en om op zorgvuldige wijze feiten te vergaren;
• neemt de hogere en/of hoogste leidinggevende bij het onderzoek en de daarvoor te kiezen onderzoeksmethoden(n) de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht;
• moeten de onderzoeksmethode(n) voldoen aan interne en externe (privacy)regels en
-reglementen;
• moeten de onderzoekers zich onthouden van onoirbare handelingen, zoals fysieke druk en misleiding;
• heeft de medewerker het recht om een toelichting op de situatie te geven.
7.4 Verplichte medewerking van betrokkene en cautie
Degene op wie het (disciplinair) feitenonderzoek is gericht, kan in voorkomend geval verplicht worden hieraan mee te werken. Dit geldt ook voor getuigen. Niet meewerken, kan plichtsver- zuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten opleveren. Als er gerechtvaardigde twijfel bestaat aan de integriteit en/of betrouwbaarheid van de medewerker, mag volgens vaste jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep (CRvB) van de medewerker worden verlangd dat hij die twijfel wegneemt 30.
De Centrale Raad van Beroep (CRvB) heeft in zijn jurisprudentie ook bepaald dat een discipli- naire strafoplegging niet kan worden beschouwd als een strafvervolging in de zin van artikel 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM). Dit betekent dat in het kader van een disciplinaire procedure geen cautie gegeven hoeft te worden. Het geven van een cautie houdt in beginsel in dat een medewerker een waarschuwing krijgt dat als hij iets zegt,
Dienstonderdelen
30 Zie hiervoor CRvB 25 april 2013, TAR 2013/157.
Dat ligt gecompliceerder in het geval er sprake is van samenloop van een disciplinair- en strafrechtelijk onderzoek. In dat geval hoeft de betrokken medewerker in de disciplinaire procedure geen antwoorden te geven op vragen, waarmee hij zich in een parallel lopende strafrechtelijke procedure zou kunnen benadelen of belasten. Niet meewerken, kan in die specifieke situatie dus geen plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten opleveren.
De twee afzonderlijke brochures ‘U bent betrokkene | U bent getuige in een (disciplinair) feitenon derzoek’ geven meer duidelijkheid over de rechten en verplichtingen van medewerkers en de (hoogste) leidinggevende (Zie bijlagen B en C)
7.5 Vervolg
Op basis van het (disciplinair) feitenonderzoek besluit de hogere en/of hoogste leiding- gevende of er wel of geen sprake is van een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen. Niet elke integriteitsschending hoeft als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten te worden gekwalificeerd.
Is er geen sprake van een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten, dan krijgt de betrokkene schriftelijk bericht van het tegen hem ingestelde (discipli- nair) feitenonderzoek en de genomen beslissing.
Is er wél sprake van een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten, dan volgt de juridische afhandeling binnen het disciplinair traject.
8 Uitwisseling van gegevens tussen een oriënterend (voor)onderzoek en een (disciplinair) feitenonderzoek
Tijdens het oriënterend (voor)onderzoek en het (disciplinair) feitenonderzoek worden persoonsgegevens verwerkt. De leidinggevende onder wiens verantwoordelijkheid opdracht is gegeven tot het onderzoek ziet er op toe dat de persoonsgegevens van de JenV-ambtenaren in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.
Afhankelijk van het type persoonsgegeven en het soort onderzoek geldt een bepaald wettelijk kader voor gegevensverwerking. In het algemeen zal deze gegevensverwerking worden beheerst door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9 Juridische afhandeling integriteitsschendingen
Dit is de formele fase die kan eindigen met het besluit dat er sprake is van plichtsverzuim en/ of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten en vervolgens eventueel tot oplegging van een straf. Het is mogelijk dat de gedragingen zo (ernstig) zijn dat sprake is van (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten en dit moet leiden tot het einde van het dienstverband, waarbij de werkgever aan de rechter kan vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden vanwege (ernstig) verwijtbaar handelen dan wel de werknemer op staande voet kan ontslaan vanwege een dringende reden.
Tijdens het disciplinaire traject zal de hogere en/of hoogste leidinggevende de volgende vragen moeten beantwoorden:
1 Heeft betrokkene de hem verweten gedragingen begaan?
2 Zo ja, kunnen deze gedragingen betrokkene worden toegerekend?
3 Welke beslissing is evenredig aan de aard en de ernst van die gedragingen en zijn er omstandigheden die aanleiding geven tot het afzien van, dan wel tot een minder zware beslissing?
9.1 Kennisgevings- en reactiefase
Als het vermoeden bestaat dat er sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten, dan moet de betrokken medewerker op de hoogte worden gesteld van dit vermoeden. Zie hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk en paragraaf 13.14 personeelsreglement. Dit gebeurt door middel van een schriftelijke kennisgeving die persoonlijk aan de betrokkene wordt uitgereikt of aangetekend per post wordt gestuurd.
Dienstonderdelen
Vervolgens krijgt de betrokkene de gelegenheid om te reageren op het hem ten laste gelegde vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten. Vaak zal de medewerker al gehoord zijn in het (disciplinair) feitenonderzoek. Dit neemt de verplichting
verslag worden gemaakt, dat door de hogere en/of hoogste leidinggevende en de betrokken medewerker wordt ondertekend.
Het kan zijn dat de reactie van de betrokkene aanleiding geeft tot nieuwe onderzoeksvragen. Deze vragen moeten dan beantwoord worden in het verband van een (aanvullend) (discipli- nair) feitenonderzoek.
Komt de hogere en/of hoogste leidinggevende na de reactie tot het oordeel dat er geen sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen, dan krijgt de betrokkene hiervan schriftelijk bericht. Hij/zij heeft dan recht op rehabilitatie. Zie hiervoor hoofdstuk 10 van deze instructie.
9.2 Voornemen tot strafoplegging
• is er sprake van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten? en
• zo ja, bestaat er een voornemen tot strafoplegging?
De (hoogste) leidinggevende kan ook besluiten dat er wél sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen, maar dat geen straf wordt opgelegd.
Als de hogere en/of hoogste leidinggevende voornemens is een straf op te leggen, krijgt de betrokkene hiervan schriftelijk bericht.
In deze fase heeft u tevens de mogelijkheid om direct (binnen vier weken) op grond van hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk naar de geschillencommissie te gaan (zie ook paragraaf 13.14 personeelsreglement onder “RABA en Geschillencommissie (hoofdstuk 16 CAO Rijk)”).
9.3 Betrokkene mag bedenkingen inbrengen
Zie hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk en paragraaf 13.14 personeelsreglement. Tegen het voor- nemen van strafoplegging mag de betrokkene bedenkingen indienen. Dat kan schriftelijk en/ of mondeling plaatsvinden. Als deze bedenkingen mondeling worden toegelicht tijdens een bedenkingengesprek, wordt daarvan verslag opgemaakt.
De hogere en/of hoogste leidinggevende kan in voorkomende gevallen (bijvoorbeeld wanneer van meet af aan duidelijk is dat er sprake is van plichtsverzuim, en/of (ernstig) verwijtbaar handelen of nalaten) besluiten de reactie- en bedenkingenfase te laten samenvallen. Het laten samenlopen van deze fases kan het proces versnellen.
9.4 Opleggen van straf of maatregel
Zie hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk en paragraaf 13.14 personeelsreglement.
De beslissing om een straf of maatregel op te leggen, wordt genomen door de bevoegde hogere en/of hoogste leidinggevende.
OPTIONEEL en gemeld aan de in hoofdstuk 3 genoemde centrale eenheid of functionaris. Deze wordt eveneens op de hoogte gesteld in geval de bevoegde hogere en/of hoogste leidinggevende heefl besloten dat er wel sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen, maar geen straf of maatregel wordt opgelegd.
9.5 Rechtsmiddelen voor de medewerker
De medewerker die het niet eens is met de straf die de werkgever wil opleggen, kan de zaak binnen vier weken voorleggen aan de geschillencommissie. Zie hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk. Het betreft een facultatieve procedure, die geen gevolgen heeft voor de mogelijkheid om de zaak voor te leggen aan de kantonrechter. De medewerker kan zich desgewenst ook direct tot de kantonrechter wenden.
10 Rehabilitatie
10.1 In welke gevallen is de (hoogste) leidinggevende gehouden tot rehabilitatie?
Als uit onderzoek is komen vast te staan dat er sprake was van een onterechte beschuldiging heeft de betrokkene recht op openbaar herstel in eer en goede naam.
Dit kan het geval zijn na een (disciplinair) feitenonderzoek, waarin de betrokken medewerker een kennisgeving heeft gekregen van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen
of nalaten, dan wel na het inschakelen van de geschillencommissie of de kantonrechter. Rehabilitatie kan ook aan de orde zijn na een onterechte melding of beschuldiging die slechts oriënterend is onderzocht, maar waarbij de melding of beschuldiging wel bekend is geworden.
Het kan ook voorkomen dat de melder van een (vermoedelijke) integriteitsschending ongewenst in opspraak komt door het onderzoek. Bijvoorbeeld doordat de (hoogste) leiding- gevende de melder niet serieus neemt. Als uit het onderzoek vervolgens blijkt dat de melding wel terecht is gedaan, heeft de melder recht op rehabilitatie.
10.2 Hoe gaat rehabilitatie in zijn werk?
Wanneer is vastgesteld dat er sprake was van een onterechte beschuldiging, besluit de (hoogste) leidinggevende tot rehabilitatie van de medewerker.
In welke vorm en op welke wijze invulling zal worden gegeven aan (de communicatie over) deze rehabilitatie wordt in goed overleg met betrokkene afgesproken.
Bezwarende documenten worden uit het personeelsdossier van betrokkene verwijderd. De rehabilitatieverklaring wordt daaraan toegevoegd.
11 Schriftelijke vastlegging door de (hoogste) leidinggevende
De (hoogste) leidinggevende draagt zorg voor een schriftelijke vastlegging van de gevolgde procedure als er enige vorm van onderzoek is gedaan naar aanleiding van een (vermoedelijke) integriteitsschending van een persoon.
Deze schriftelijke vastlegging omvat in ieder geval de in deze instructie genoemde verplichte meldingen, een afschrift van het onderzoek, de genomen beslissingen en de reactie van de betrokken medewerker.
12 Nazorg
Een integriteitsschending en het onderzoek en de afwikkeling daarvan kunnen onrust veroor- zaken binnen het desbetreffende organisatieonderdeel. De leidinggevende moet zich ervan bewust zijn dat nazorg altijd noodzakelijk is.
Zorgvuldige communicatie moet daarbij voorop staan. Gedacht kan dan worden aan een bespreking in teamverband. Daarbij kunnen eventueel ook andere collega’s worden betrokken.
In individuele gevallen kan het inschakelen van de bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk noodzakelijk zijn.
Ook kunnen uit eerdere (afgeronde) onderzoeken belangrijke lessen voor de toekomst worden getrokken.
13 Bijlagen
Bijlage A , Stroomschema PM
Bijlage 11, Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen | ||
Bijlage B, Brochure ‘U bent betrokkene in een (disciplinair) feitenonderzoek’
Bureau Secretaris-Generaal
Xxxxxxxxx 000 0000 XX Xxx Xxxx Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit
T 06 51 30 46 56
1 Inleiding
2 Wat is plichtsverzuim?
3 Partijen
4 Soorten onderzoek
5 Het horen
6 Rapport
7 Juridische afhandeling
8 Samenloop strafrechtelijk en disciplinair onderzoek
9 Het bevoegd gezag kan een ordemaatregel opleggen
10 Rechten en verplichtingen
11 Tot slot
1 Inleiding
U bent betrokkene in een (disciplinair) feitenonderzoek. Dit betekent dat een onderzoek wordt ingesteld naar uw handelen, omdat sprake is van een vermoedelijke integriteits- schending, waardoor u mogelijk plichtsverzuim heeft gepleegd en/of sprake is van (ernstig) verwijtbaar handelen.
Deze brochure is bedoeld om u inzicht te geven in het verloop van het onderzoek en mogelijke vragen te beantwoorden. Ook wordt algemene uitleg gegeven over het onderzoek en de per- sonen en instantie(s) die daarin (mogelijk) een rol spelen. Stapsgewijs wordt inzicht gegeven in de procedure die wordt doorlopen.
Als betrokkene heeft u in het onderzoek een aantal rechten en verplichtingen, waarover u verderop in deze brochure informatie kunt vinden. Ook is mogelijk dat door de (hoogste) leidinggevende tijdens of voor de duur van het onderzoek ordemaatregelen worden getroffen. Ook daarover vindt u in deze brochure informatie.
Onder leidinggevende wordt verstaan: de persoon die bevoegd31 is rechtspositionele afspra- ken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten.
2 Wat is plichtsverzuim?
In het algemeen omvat plichtsverzuim zowel het overtreden van enig voorschrift als het doen of nalaten van iets dat een goed ambtenaar in gelijke omstandigheden behoort na te laten
of te doen. Het plichtsverzuim kan bestaan uit een handeling of nalaten, waarbij in strijd is gehandeld met wet- en regelgeving, beleidsinstructies, gedragscodes of met de verplichtingen en verantwoordelijkheden van het goed ambtenaarschap, dan wel een gedraging die een strafbaar feit oplevert.
Overigens beperkt het plichtsverzuim zich niet uitsluitend tot het werk en/of gedragingen die tijdens diensttijd zijn begaan. Als ambtenaar wordt immers van u verwacht dat u zich niet alleen tijdens de dienstuitoefening, maar ook in uw privéleven zodanig gedraagt dat u het vertrouwen en imago van de Rijksoverheid in het algemeen en Justitie en Veiligheid in het bijzonder niet schaadt.
In het Burgerlijk Wetboek wordt daarnaast de term (ernstig) verwijtbaar handelen gehanteerd.
3 Partijen
Er zijn diverse partijen die, naast u zelf als betrokkene, een rol (kunnen) spelen bij een (disciplinair) onderzoek.
Opdrachtgever / (hoogste) leidinggevende
De opdracht tot het instellen van een (disciplinair) onderzoek kan alleen gegeven worden door de (hoogste) leidinggevende.
Uitvoerder van het onderzoek
Het onderzoek kan worden uitgevoerd door daartoe aangewezen personen uit de eigen orga- nisatie, door interne onderzoekers verbonden aan een centrale eenheid/ integriteitsbureau of door een externe partij.
Het onderzoek mag niet worden verricht door iemand die mogelijk betrokken is – of is geweest – bij de te onderzoeken feiten of die te weinig afstand heeft tot u als betrokkene of de desbetreffende kwestie.
In situaties, waarin sprake is van verdenking van een strafbaar feit, kan tevens een strafrech- telijk onderzoek worden uitgevoerd. Een (disciplinair) feitenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek kunnen naast elkaar plaatsvinden.
Getuigen
Het is mogelijk dat de onderzoekers het nodig vinden informatie te verkrijgen door het horen van getuigen. Dat kunnen collega’s zijn, maar ook derden. Van getuigen, die bij Justitie en Veiligheid werkzaam zijn, wordt verwacht dat zij meewerken aan het onderzoek en de waarheid spreken. Het nalaten hiervan kan worden aangemerkt als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen. Dit betekent dat een collega zich zonder geldige reden niet
Dienstonderdelen
31 Binnen het ministerie zijn bevoegdheden onderverdeeld in A- en B-bevoegdheden. Welke bevoegdheden uw leidinggevende heeft, kunt u nagaan in het mandaatbesluit van uw dienstonderdeel.
4 Soorten onderzoek
De volgende mogelijkheden bestaan:
a Oriënterend (voor)onderzoek; b (Disciplinair) feitenonderzoek.
a Oriënterend (voor)onderzoek
Naar aanleiding van een bericht of een melding van een mogelijke integriteits- schending, kan de (hoogste) leidinggevende overgaan tot het instellen van een oriënterend (voor)onderzoek.
Een oriënterend (voor)onderzoek wordt verricht om de melding te verkennen en te duiden en het reeds beschikbare feitenmateriaal te analyseren. Het oriënterend (voor)onderzoek gaat vooraf aan een eventuele beslissing tot het instellen van een (disciplinair) feitenonderzoek.
In deze fase van het onderzoek vormen de onderzoekers zich een eerste beeld over “wat er gebeurd kan zijn”. Ook kan met een (voor)onderzoek worden ondervangen dat een melding wordt onderzocht die op niet meer dan een gerucht gebaseerd blijkt te zijn. In gevallen, waarin direct duidelijk is dat nader onderzoek moet volgen, zal het oriënterend (voor)onder- zoek achterwege kunnen blijven.
b (Disciplinair) feitenonderzoek
Een (disciplinair) feitenonderzoek is een uitgebreider onderzoek met als doel het vaststellen en vastleggen van het feitencomplex rond een mogelijke integriteits-schending. Dit onder- zoek is gericht op het (mogelijk) handelen of nalaten van een of meer medewerkers van Justitie en Veiligheid
Er wordt pas gestart met een ( disciplinair) feitenonderzoek na een opdracht van de (hoog- ste) leidinggevende. De onderzoekers brengen alle relevante feiten in kaart en leggen deze schriftelijk vast. Het is mogelijk dat u niet direct bij aanvang van het (disciplinair) onderzoek bent geïnformeerd dat u daarbij betrokken bent. Voorafgaand aan een gesprek met de onderzoekers wordt u in ieder geval altijd door de (hoogste) leidinggevende schriftelijk geïnformeerd over het feit dat u als betrokkene bent aangemerkt in een ( disciplinair) onderzoek en over de feiten en gedragingen, die het onderwerp van onderzoek zijn.
Uiteraard wordt zorgvuldig omgegaan met de onderzoeksgegevens en onder- zoeksresultaten en vindt daarover tijdens de onderzoeksfase in beginsel geen communicatie naar derden plaats. In bepaalde gevallen – bijvoorbeeld als een interne geruchtenstroom ontstaat, waar- door uw positie geschaad dreigt te worden of wanneer u een publieke functie bekleedt – kan er aanleiding zijn hiervan af te wijken. U zult dan tijdig daarover worden geïnformeerd.
5 Het horen
Een belangrijk onderdeel van het onderzoek is het moment, waarop u wordt uitgenodigd voor een gesprek met de onderzoekers.
In de brief die u heeft ontvangen van de (hoogste) leidinggevende is u meegedeeld wat het onderwerp van het onderzoek is. Dit is vanzelfsprekend ook het onderwerp tijdens het onder- zoeksgesprek. Uw verklaring wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aan u voorgelegd.
Uw verklaring kan een belangrijke rol spelen in het onderzoek. Het is van belang dat u de tijd neemt om de verklaring goed door te lezen voordat u deze ondertekent. U ontvangt een afschrift van de door u afgelegde en ondertekende verklaring.
U kunt zich tijdens het gesprek desgewenst op eigen kosten laten bijstaan door een raadsman of een persoonlijk adviseur.
Dienstonderdelen
6 Rapport
Nadat de onderzoekers het onderzoek hebben afgerond, stellen ze een rapport op.
In het rapport zijn alle verklaringen van betrokkenen en getuigen opgenomen en worden de onderzoeksresultaten vermeld. Het rapport wordt aan de (hoogste) leidinggevende ter ver- dere behandeling overgedragen. Op basis van het rapport beslist de (hoogste) leidinggevende of er wel of geen sprake is van een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen. Indien sprake is van een vermoeden van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen volgt de juridische afhandeling binnen het disciplinair traject.
7 Juridische afhandeling
Indien op basis van het feitenonderzoek het vermoeden bestaat dat u zich schuldig heeft gemaakt aan plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen, wordt u door de
(hoogste) leidinggevende schriftelijk op de hoogte gesteld van dit vermoeden. In die brief geeft de (hoogste) leidinggevende aan welke concrete gedragingen aanleiding voor dit vermoeden hebben gegeven. Dit betreft de zogenaamde reactiefase.
Zie hoofdstuk 15 en 16 CAO Rijk 2020 en paragraaf 13.14 personeelsreglement.
8 Samenloop strafrechtelijk en disciplinair onderzoek
Indien direct of tijdens een ingesteld (disciplinair) feitenonderzoek blijkt dat tevens sprake is van een verdenking van een strafbaar feit, kan (ook) een strafrechtelijk onderzoek geboden zijn. Een (disciplinair) feitenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek kunnen naast elkaar plaatsvinden.
9 De (hoogste) leidinggevende kan een ordemaatregel opleggen
De (hoogste) leidinggevende kan u gedurende het onderzoek ordemaatregelen opleggen, zoals bijvoorbeeld de ontzegging tot het gebouw, schorsing, het innemen van de dienst- telefoon of het blokkeren van autorisaties.
Ordemaatregelen zijn maatregelen waarmee wordt beoogd de rust en orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Ook kan een ordemaatregel dienen om te voorkomen dat relevant bewijsmateriaal wordt vernietigd.
10 Rechten en verplichtingen
Zoals hierboven al is vermeld, heeft u als betrokkene een aantal rechten en verplichtingen tijdens het (disciplinair) onderzoek. Dit zijn onder andere de volgende:
• als medewerker van het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt van u verwacht dat u meewerkt aan en zich verantwoordt tijdens het (disciplinair) onderzoek. Het nalaten
hiervan kan onder omstandigheden worden aangemerkt als plichtsverzuim en/of ernstig verwijtbaar handelen. Een uitzondering op dit beginsel geldt wanneer u verdachte bent in een strafrechtelijk onderzoek en tegelijkertijd voor hetzelfde feit betrokkene bent in een (disciplinair) onderzoek;
• ook tijdens het onderzoek wordt van u verwacht dat u zich als een goed ambtenaar gedraagt. Negatieve uitlatingen – in het openbaar of naar derden – over bijvoorbeeld de (hoogste) leidinggevende, onderzoekers of melder passen daar niet bij. U gaat vertrouwe- lijk om met de informatie, waarvan u tijdens het onderzoek kennis hebt genomen;
• tijdens het (disciplinair) onderzoek kunt u zich op eigen kosten laten bijstaan door een raadsman of een persoonlijk adviseur;
• uw verklaring wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aan u voorgelegd.
• xxxx de verklaring goed door voordat u deze ondertekent;
• u krijgt niet (altijd) direct een afschrift mee van uw verklaring;
• na overdracht van het onderzoeksrapport aan de (hoogste) leidinggevende, kunt u de (hoogste) leidinggevende verzoeken om inzage in het rapport;
Dienstonderdelen
• als uit het onderzoek is vast komen te staan dat sprake was van een onterechte beschul- diging, heeft u uiteraard recht op openbaar herstel in eer en goede naam. In goed overleg met u wordt afgesproken in welke vorm en op welke wijze invulling zal worden gegeven aan deze rehabilitatie. Bezwarende documenten worden uit uw personeelsdossier verwijderd.
11 Tot slot
Met deze brochure schetsen wij een beeld van de gang van zaken, als u in een (disciplinair) onderzoek bent betrokken. De informatie is niet uitputtend. U kunt er geen rechten aan ontlenen (dit laatste met uitzondering van hetgeen hiervoor is beschreven in hoofdstuk 10).
De brochure laat misschien nog vragen onbeantwoord. Als dat zo is, kunt u contact opnemen met uw leidinggevende of PGO-adviseur.
Meer informatie over dit onderwerp kunt u vinden op het Rijksportaal of het intranet van uw organisatie.
Bijlage 11, Model Instructie handelwijze integriteitsschendingen | ||
Bijlage C, Brochure ‘U bent getuige in een (disciplinair) feitenonderzoek’
Bureau Secretaris-Generaal
Xxxxxxxxx 000 0000 XX Xxx Xxxx Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit
T 06 51 30 46 56
1 Inleiding
2 Wat is plichtsverzuim?
3 Partijen
4 Soorten onderzoek
5 Het horen
6 Rapport
7 Rechten en verplichtingen
8 Na het onderzoek
9 Nadere informatie
1 Inleiding
U bent uitgenodigd als getuige een verklaring af te leggen, omdat sprake is van een vermoedelijke integriteitsschending en daarmee een vermoeden van plichtsverzuim en/ of (ernstig) verwijtbaar handelen door één of meer medewerkers van Justitie en Veilig- heid. Mogelijk kunt u helderheid verschaffen in het onderzoek naar deze (vermoedelijke) integriteitsschending.
Deze brochure is bedoeld om u inzicht te geven in het verloop van het onderzoek en mogelijke vragen te beantwoorden. Ook wordt algemene uitleg gegeven over het onderzoek en de per- sonen en instantie(s) die daarin (mogelijk) een rol spelen. Stapsgewijs wordt inzicht gegeven in de procedure die wordt doorlopen.
Als getuige heeft u in het onderzoek een aantal rechten, maar ook een aantal verplichtingen, waarover u verderop in deze brochure informatie kunt vinden.
Onder leidinggevende wordt verstaan: de persoon die bevoegd32 is rechtspositionele afspra- ken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten.
2 Wat is plichtsverzuim?
In het algemeen omvat plichtsverzuim zowel het overtreden van enig voorschrift als het doen of nalaten van iets dat een goed ambtenaar in gelijke omstandigheden behoort na te laten
of te doen. Het plichtsverzuim kan bestaan uit een handeling of nalaten, waarbij in strijd is gehandeld met wet- en regelgeving, beleidsinstructies, gedragscodes of met de verplichtingen en verantwoordelijkheden van het goed ambtenaarschap, dan wel een gedraging die een strafbaar feit oplevert.
Overigens beperkt het plichtsverzuim zich niet uitsluitend tot het werk en/of gedragingen die tijdens diensttijd zijn begaan. Van ambtenaren wordt immers verwacht dat zij zich niet alleen tijdens de dienstuitoefening, maar ook in hun privéleven zodanig gedragen dat zij het vertrouwen en imago van de Rijksoverheid in het algemeen en Justitie en Veiligheid in het bijzonder niet schaden.
In het Burgerlijk Wetboek wordt daarnaast de term (ernstig) verwijtbaar handelen gehanteerd.
3 Partijen
Er zijn diverse partijen die, naast u zelf als getuige, een rol (kunnen) spelen bij een (discipli- nair) onderzoek.
Opdrachtgever / (hoogste) leidinggevende
De opdracht tot het instellen van een (disciplinair) onderzoek kan alleen gegeven worden door de (hoogste) leidinggevende
Uitvoerder van het onderzoek
Het onderzoek kan worden uitgevoerd door daartoe aangewezen personen uit de eigen orga- nisatie, door interne onderzoekers verbonden aan een centrale eenheid/ integriteitsbureau of door een externe partij.
Het onderzoek mag niet worden verricht door iemand die mogelijk betrokken is – of is geweest – bij de te onderzoeken feiten of die te weinig afstand heeft tot u als betrokkene of de desbetreffende kwestie.
In situaties, waarin sprake is van verdenking van een strafbaar feit, kan tevens een strafrech- telijk onderzoek worden uitgevoerd. Een (disciplinair) feitenonderzoek en een strafrechtelijk onderzoek kunnen naast elkaar plaatsvinden.
Betrokkene(n)
Degene(n) die het vermoedelijke plichtsverzuim heeft/hebben gepleegd, wordt/ worden door de (hoogste) leidinggevende aangemerkt als betrokkene(n). Als betrokkene heeft men in het (disciplinair) onderzoek ook een aantal rechten en verplichtingen. Voor een verdere toelichting op de rechten en verplichtingen van een betrokkene, verwijzen wij u naar de brochure: “U bent betrokkene in een (disciplinair) feitenonderzoek”.
Dienstonderdelen
32 Binnen het ministerie zijn bevoegdheden onderverdeeld in A- en B-bevoegdheden. Welke bevoegdheden uw leidinggevende heeft, kunt u nagaan in het mandaatbesluit van uw dienstonderdeel.
Het is mogelijk dat de onderzoekers het nodig vinden informatie te verkrijgen door het horen van getuigen. Dat kunnen collega’s zijn, maar ook derden. Van getuigen die bij Justitie en Veiligheid werkzaam zijn, wordt verwacht dat zij medewerking verlenen aan het onderzoek en de waarheid spreken. Het nalaten hiervan kan worden aangemerkt als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen. Dit betekent dat u zich als medewerker van Justitie en Veiligheid niet zonder geldige reden mag onthouden van medewerking aan het onderzoek, bijvoorbeeld vanwege een vriendschappelijke relatie met de betrokkene(n).
4 Soorten onderzoek
De volgende mogelijkheden bestaan:
a Oriënterend (voor)onderzoek; b (Disciplinair) feitenonderzoek.
a Oriënterend (voor)onderzoek
Naar aanleiding van een bericht of een melding van een mogelijke integriteits- schending, kan de (hoogste) leidinggevende overgaan tot het instellen van een oriënterend (voor)onderzoek.
Een oriënterend (voor)onderzoek wordt verricht om een melding te verkennen en te duiden en het reeds beschikbare feitenmateriaal te analyseren. Het oriënterend (voor)onderzoek gaat vooraf aan een eventuele beslissing tot het instellen van een (disciplinair) feitenonderzoek.
In deze fase van het onderzoek vormen de onderzoekers zich een eerste beeld over “wat er gebeurd kan zijn”. Ook kan met een (voor)onderzoek worden ondervangen dat een melding wordt onderzocht die op niet meer dan een gerucht gebaseerd blijkt te zijn. In gevallen, waarin direct duidelijk is dat nader onderzoek moet volgen, zal het oriënterend (voor)onder- zoek achterwege kunnen blijven.
De onderzoekers leggen de resultaten van het (voor)onderzoek vast en rapporteren aan de (hoogste) leidinggevende, de opdrachtgever van het onderzoek. Op basis van de uitkomsten van het oriënterend (voor)onderzoek besluit de (hoogste) leidinggevende of een vervolgon- derzoek (het (disciplinair) feitenonderzoek) wordt ingesteld.
b (Disciplinair) feitenonderzoek
Een (disciplinair) feitenonderzoek is een uitgebreider onderzoek met als doel het vaststellen en vastleggen van het feitencomplex rond een mogelijke integriteits-schending. Dit onder- zoek is gericht op het (mogelijk) handelen of nalaten van een of meer medewerkers van Justitie en Veiligheid.
Er wordt pas gestart met een (disciplinair) feitenonderzoek na een opdracht van de (hoogste) leidinggevende. De onderzoekers hebben tot taak om alle relevante feiten in kaart te brengen en deze schriftelijk vast te leggen.
Uiteraard wordt zorgvuldig omgegaan met de onderzoeksgegevens en onderzoeksresultaten en vindt daarover tijdens de onderzoeksfase in beginsel geen communicatie naar derden plaats. In bepaalde gevallen – bijvoorbeeld als een interne geruchtenstroom ontstaat, waar- door de positie van betrokkene(n) geschaad dreigt/dreigen te worden of wanneer betrokke- ne(n) een publieke functie bekleedt/bekleden – kan er aanleiding zijn hiervan af te wijken.
5 Het horen
Een belangrijk onderdeel van het onderzoek is het moment, waarop u wordt uitgenodigd voor een gesprek met de onderzoekers. Als getuige bent u niet zélf het onderwerp van het onderzoek. De onderzoekers willen van u weten of u over informatie beschikt, welke voor het onderzoek van belang is.
Als medewerker van Justitie en Veiligheid wordt van u verwacht dat u medewerking verleent aan een onderzoek en dat u de voorgelegde vragen naar eer en geweten en zo volledig mogelijk beantwoordt. Als u aan het onderzoek geen medewerking verleent, ofwel opzettelijk de waarheid niet spreekt, kan dit onder omstandigheden door uw (hoogste) leidinggevende als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen worden geduid. U kunt zich tijdens
het gesprek desgewenst op eigen kosten laten bijstaan door een raadsman of een persoonlijk adviseur.
Uw verklaring kan een belangrijke rol spelen in het onderzoek. Het is van belang dat u de tijd neemt om de verklaring goed door te lezen voordat u deze ondertekent. U ontvangt een afschrift van de door u afgelegde en ondertekende verklaring.
Het kan zijn dat de inhoud van uw verklaring, al dan niet in combinatie met de overige onderzoeksresultaten, aanleiding geeft tot het instellen van een (disciplinair) onderzoek tegen andere personen dan bij aanvang van het onderzoek duidelijk was.
6 Rapport
Nadat de onderzoekers het onderzoek hebben afgerond, stellen ze een rapport op ten behoeve van de (hoogste) leidinggevende
In het rapport zijn alle verklaringen van betrokkenen en getuigen opgenomen en worden de onderzoeksresultaten vermeld. Het rapport wordt aan de (hoogste) leidinggevende ter verdere behandeling overgedragen. Op basis van het rapport beslist de (hoogste) leiding- gevende of er wel of geen sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen. Indien sprake is van plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen volgt de juridische afhandeling binnen het disciplinair traject.
7 Rechten en verplichtingen
Zoals hierboven al is vermeld, heeft u als getuige een aantal rechten, maar ook verplichtin- gen. Dit zijn onder andere de volgende:
• als medewerker van het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt van u verwacht dat u meewerkt aan het onderzoek en de waarheid spreekt. Het nalaten hiervan kan onder omstandigheden worden aangemerkt als plichtsverzuim en/of (ernstig) verwijtbaar handelen;
• tijdens het onderzoek wordt van u als getuige verwacht dat u zich als een goed ambtenaar gedraagt. U gaat vertrouwelijk om met de informatie, waarvan u tijdens het onderzoek kennis hebt genomen;
• desgewenst kunt u op eigen kosten een raadsman of een persoonlijk adviseur mee- brengen;
• uw verklaring wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aan u voorgelegd;
• xxxx de verklaring goed door voordat u deze ondertekent;
• u krijgt niet (altijd) direct een afschrift mee van uw verklaring, omdat er mogelijk meer personen worden gehoord;
• onderzoek wordt overgedragen aan de opdrachtgever. U hebt geen recht op inzage in dit onderzoeksrapport.
8 Na het onderzoek
Op basis van het rapport neemt de (hoogste) leidinggevende een beslissing over een eventuele disciplinaire straf richting betrokkene(n).
De medewerker die een disciplinaire straf wordt opgelegd, kan – als de (hoogste) leiding- gevende beslist om inzage te verlenen in het onderzoeksdossier – uit dit dossier opmaken dat u een getuigenverklaring heeft afgelegd. Hoewel u in feite niet in de gelegenheid was om uw medewerking te weigeren, is het niet ondenkbaar dat dit spanningen oplevert. Het is van belang dat de lucht dan wordt geklaard. In eerste instantie is dat uw gezamenlijke
verantwoordelijkheid. Lukt het niet om daar samen uit te komen, bespreek het probleem dan met uw (hoogste) leidinggevende. In overleg met uw (hoogste) leidinggevende kan naar een oplossing worden gezocht.
9 Nadere informatie
Met deze brochure schetsen wij een beeld van de gang van zaken als u als getuige in een integriteitsonderzoek bent betrokken. De informatie is niet uitputtend. U kunt er geen rechten aan ontlenen (dit laatste met uitzondering van hetgeen hiervoor is beschreven in hoofdstuk 7).
De brochure laat misschien nog vragen onbeantwoord. Als dat zo is, kunt u contact opnemen met uw leidinggevende of PGO-adviseur.
Meer informatie over dit onderwerp kunt u vinden op het Rijksportaal of het intranet van uw organisatie.
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
Bureau Secretaris-Generaal Turfmarkt 147
3 Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? 94
2511 DP Den Haag Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx
4 De Interne Klachtenadviescommissie 95
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit T 06 51 30 46 56
1 Inleiding
2 Indienen van een klacht
2.1 Waar kun je in eerste instantie met je klacht terecht?
2.2 Bij wie dien ik mijn klacht in?
2.3 Waarover kan ik een klacht indienen?
2.4 Hoe dien ik een klacht in?
2.5 Wie behandelt mijn klacht?
2.6 Hoe behandelt de (hoogste) leidinggevende mijn klacht?
2.7 Informele afhandeling door de (hoogste) leidinggevende
2.8 Formele afhandeling door de (hoogste) leidinggevende
3 Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure?
3.1 Indienen schriftelijke klacht
3.2 Ontvangstbevestiging
3.3 Hoorzitting
3.4 Hoe wordt de klacht afgehandeld?
3.5 Met welke termijnen moet ik rekening houden?
4 De Interne Klachtenadviescommissie
4.1 Wat is de samenstelling van de Interne Klachtenadviescommissie?
4.2 Klachtdossier
4.3 Registratie
4.4 Hoe bereik ik de Interne Klachtenadviescommissie van [Naam organisatieonderdeel…]?
5 Toelichting voor de (hoogste) leidinggevende op het Model Interne Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid
5.1 Bejegeningsklachten op grond van hoofdstuk 9 Algemene Wet Bestuursrecht
5.2 De huidige praktijk
5.3 Bejegeningsklacht als handelingsperspectief
5.4 Een nieuw model voor een Interne Klachtenregeling
5.5 Gevolgen voor de (hoogste) leidinggevende
1 Inleiding
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
[Naam organisatieonderdeel] wil dat alle medewerkers, zowel intern als extern, in een prettige en veilige werkomgeving werken.
Als deze omgeving door gedragingen (ongewenste omgangsvormen) van (externe) collega’s of leidinggevenden negatief wordt beïnvloed, is het belangrijk om dit met hen bespreekbaar te maken. Wanneer je hier niet uitkomt, zijn er verschillende mogelijkheden om dit binnen de organisatie aan te kaarten, onder meer door een formele klacht bij de (hoogste) leiding- gevende in te dienen.
Onder leidinggevende wordt, overeenkomstig het bepaalde in paragraaf 1.3 van de XXX Xxxx, verstaan de persoon die volgens de afspraken binnen uw organisatie rechtens bevoegd is om afspraken met een medewerker te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten waarvan in de XXX Xxxx is beschreven dat een leidinggevende dat kan doen.
Waar in deze instructie wordt gesproken over leidinggevende wordt dus bedoeld de persoon die volgens de afspraken binnen JenV rechtens bevoegd is om afspraken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten.
Goed werkgeverschap vereist dat actief wordt gereageerd op een dergelijke klacht. [Naam organisatieonderdeel] wil dat een melding naar behoren wordt behandeld. De afhandeling van een klacht is in eerste instantie de verant-woordelijkheid van de (hoogste) leidinggevende. [PM specifieke regeling voor zover de klacht zich richt tegen de (hoogste) leidinggevende zelf].
Eventueel kun je je klacht ook indienen bij de Interne Klachtenadviescommissie van [Naam organisatieonderdeel]. Ook dan blijft de (hoogste) leidinggevende verantwoordelijk voor de beslissing die naar aanleiding van de klacht moet worden genomen.
Deze interne regeling is gebaseerd op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de daarin gestelde eisen.
In deze regeling wordt onder ongewenste omgangsvormen verstaan: direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie, ( seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie, geweld en pesten.
2 Indienen van een klacht
2.1 Waar kun je in eerste instantie met je klacht terecht?
Als je een klacht hebt, kun je die in eerste instantie bespreken met:
• de vertrouwenspersoon binnen je organisatie 33;
• je leidinggevende of diens leidinggevende;
• het bedrijfsmaatschappelijk werk.
Op basis van dit gesprek kun je dan besluiten of en zo ja bij wie je een klacht indient.
2.2 Bij wie dien ik mijn klacht in?
Klachten kunnen worden ingediend bij:
• de (hoogste) leidinggevende; of
• de vaste Interne Klachtenadviescommissie.
(Alternatief: Als er geen vaste Interne Klachtencommissie is: Klachten kunnen worden ingediend bij de (hoogste) leidinggevende)
2.3 Waarover kan ik een klacht indienen?
Onder een klacht wordt verstaan iedere uiting van ongenoegen over een gedraging, een handeling of nalaten van een handeling door (een medewerker van) [Naam organisatieonder deel]. Beoordeeld zal worden of (een medewerker van) [Naam organisatieonderdeel] zich (on) behoorlijk heeft gedragen.
In een aantal gevallen, dat in artikel 9:8 van de Algemene wet bestuursrecht is omschreven, is de (hoogste) leidinggevende niet verplicht om de klacht te behandelen. De Awb noemt als voorbeelden gedragingen waartegen bezwaar had kunnen worden gemaakt of beroep had kunnen worden ingesteld of gedragingen die langer dan een jaar geleden voor de indiening
Dienstonderdelen
33 In principe beschikken alle organisatieonderdelen van JenV over één of meer Vertrouwenspersoon/personen Integriteit en Ongewenste Omgangsvormen (VP). Hun contactgegevens zijn binnen deze organisatieonder- delen bekend gemaakt. Mocht deze VP toch ontbreken, dan beschikt XxxX over één landelijk Vertrouwens- persoon Integriteit en Ongewenste Omgangsvormen.
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
2.4 Hoe dien ik een klacht in?
Bij de (hoogste) leidinggevende kun je een klacht mondeling of schriftelijk indienen. Wanneer je een klacht wilt indienen bij de vaste Interne Klachtenadvies -commissie moet je dat altijd schriftelijk doen. Klachten via e-mail worden ook aangemerkt als een schriftelijke klacht.
2.5 Wie behandelt mijn klacht?
Dit hangt af van bij wie je je klacht hebt ingediend, de (hoogste) leidinggevende of de vaste Interne Klachtenadviescommissie.
In het eerste geval behandelt de (hoogste) leidinggevende de klacht zelf of wijst daarvoor een klachtbehandelaar aan.
[Alternatief als er geen vaste Interne Klachtenadviescommissie is):
Ook kan de (hoogste) leidinggevende de behandeling opdragen aan een speciaal daarvoor ingestelde (adhoc) Interne Klachtenadviescommissie.]
In het tweede geval behandelt de vaste Interne Klachtenadvies-commissie de klacht en adviseert daarover de (hoogste) leidinggevende.
In al deze situaties neemt de (hoogste) leidinggevende de beslissing 34.
2.6 Hoe behandelt de (hoogste) leidinggevende mijn klacht?
Wanneer je je klacht bij de (hoogste) leidinggevende hebt ingediend, zijn er twee manieren, waarop je klacht kan worden behandeld: informeel of formeel. De (hoogste) leidinggevende moet zowel mondelinge als schriftelijke klachten zorgvuldig en behoorlijk afhandelen. Wat dat precies inhoudt, kan van geval tot geval verschillen. Uiteraard wordt de beklaagde over de klacht geïnformeerd en krijgt hij/zij gelegenheid om zijn/haar zienswijze op de klacht te geven.
2.7 Informele afhandeling door de (hoogste) leidinggevende
Het geven van opheldering of aanbieden van verontschuldigingen door een beklaagde is soms al een voldoende reactie.
Ook een driegesprek met de klager en beklaagde en een leiding-gevende als gespreksbegelei- der, kan mogelijk de situatie verhelderen en een oplossing bieden.
Een andere optie, wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een probleem tussen medewerker en leidinggevende, is de inzet van een deskundige op het gebied van conflicthantering en/of mediator.
De hier genoemde vormen van afhandeling hebben de voorkeur. Hiermee wordt immers ver- dere escalatie van de situatie voorkomen. Dat kan bijdragen aan het herstel van de werkrelatie tussen de betrokkenen.
Wanneer de situatie naar tevredenheid van de klager is opgelost, vervalt de verplichting tot verdere afhandeling. De hoogste leidinggevende bevestigt dit schriftelijk.
2.8 Formele afhandeling door de (hoogste) leidinggevende
Wanneer de klacht zich niet leent om op informele wijze te worden behandeld, of wanneer de ongewenste situatie niet naar tevredenheid is opgelost, wordt (alsnog) een onderzoek gestart in opdracht van de (hoogste) leidinggevende. In geval van een mondelinge klacht wordt de klager verzocht zijn/haar klacht alsnog op schrift te stellen.
Het onderzoek bestaat uit het verzamelen van informatie, het opvragen van stukken, het informeren van betrokken partijen en het aanleggen van een dossier.
Dienstonderdelen
34 Het kan zijn dat je, bijvoorbeeld door middel van detachering of een andere plaats van tewerkstelling, bij een ander organisatieonderdeel werkt of in je werkzaamheden met dat dienstonderdeel contact hebt en een bejegeningsklacht hebt tegen een medewerker van dat dienstonderdeel. In een dergelijk geval wordt de klachtbehandeling overgedragen aan de (hoogste) leidinggevende van het ontvangende dienstonderdeel (door je eigen (hoogste) leidinggevende). Je eigen (hoogste) leidinggevende bewaakt in dat geval dat de klacht naar behoren wordt behandeld en dat de uitkomst naar jou teruggekoppeld wordt.
3 Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure?
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
3.1 Indienen schrifielijke klacht
Je dient een schriftelijke klacht in bij de (hoogste) leidinggevende of de vaste Interne Klachtenadviescommissie.
[Alternatief (als er geen vaste Interne Klachtenadviescommissie is):
Je dient een schriflelijke klacht in bij de (hoogste) leidinggevende.]
Deze schriftelijke klacht bevat de volgende informatie:
• naam en adres;
• de datum, waarop je de klacht indient;
• een omschrijving van de handeling, de gedraging of het nalaten, waarop de klacht betrek- king heeft;
• het tijdstip of de periode, waarin deze heeft of hebben plaatsgevonden;
• de naam van de beklaagde(n);
• een overzicht van de stappen die al zijn ondernomen;
• (eventueel) documenten als bijlage(n).
3.2 Ontvangstbevestiging
Je ontvangt een ontvangstbevestiging met een beschrijving van het verloop van de procedure en de naam van een contactpersoon. Daarbij wordt ook vermeld of de klacht zal worden behandeld door een klachtbehandelaar, de vaste Interne Klachtenadviescommissie (of een adhoc Interne Klachtenadviescommissie).
Ook de beklaagde wordt geïnformeerd. Het is voor de beklaagde belangrijk te weten dat er een klacht over hem/haar is ingediend en wat de inhoud van de klacht is. Hij/zij krijgt gelegen- heid om zijn/haar schriftelijke zienswijze op de klacht te geven.
3.3 HoorziKing
Beide partijen worden in de gelegenheid gesteld om in een hoorzitting hun verhaal te doen. Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt. Als de (hoogste) leidinggevende zich een duidelijker beeld wil vormen van de situatie waarover wordt geklaagd, heeft hij/zij de mogelijkheid om getuigen te (laten) horen. Daarvan wordt of worden verslag(en) gemaakt.
Deze worden, tenzij zwaarwichtige redenen dat verhinderen, aan de klager en de beklaagde ter beschikking gesteld.
De hoorplicht vormt een essentieel onderdeel van de schriftelijke klachtprocedure. Wanneer de (hoogste) leidinggevende de klacht zelf behandelt, kan hij/zij een ad-hoc-hoorcommissie instellen, die tot taak heeft om betrokkenen te horen. Deze commissie brengt over haar bevindingen verslag uit aan de (hoogste) leidinggevende. Als de klacht door een Klachten- adviescommissie wordt behandeld, zal deze ook de hoorzitting houden.
Tijdens de hoorzitting kunnen vragen worden gesteld en kan informatie worden uitgewisseld en getoetst. De klager en beklaagde worden in de gelegenheid gesteld te reageren op elkaars standpunten.
Omdat de standpunten onderling sterk kunnen verschillen, is het aan de (hoogste) leidingge- vende, de vaste Interne Klachtenadviescommissie (of de adhoc Interne Klachtenadviescommissie of de adhochoorcommissie) om te beoordelen of klager en beklaagde in elkaars aanwezigheid worden gehoord. Aan klager kan de mogelijkheid worden geboden om apart te worden gehoord. Op basis van het dossier wordt ingeschat op welke wijze het beste kan worden gehoord.
Zowel de klager als de beklaagde kan zich door een derde laten bijstaan.
Van de hoorzitting wordt een zakelijk verslag gemaakt, dat aan klager en beklaagde ter kennisgeving wordt toegezonden.
3.4 Hoe wordt de klacht afgehandeld?
• De bevindingen van het onderzoek naar de klacht en de conclusies die daar eventueel aan worden verbonden, worden na de afsluiting van het onderzoek schriftelijk zowel aan de klager als aan de beklaagde toegezonden.
• Onder de bevindingen wordt verstaan een weergave van de feiten die tijdens het klacht- onderzoek zijn komen vast te staan.
Dienstonderdelen
• Als de klacht is behandeld door de vaste Interne Klachtenadviescommissie (of de ad-hoc Interne Klachtenadviescommissie) adviseert deze tevens de (hoogste) leidinggevende. De Klachtenadviescommissie zal het advies aan de (hoogste) leidinggevende voegen bij de schriftelijke onderzoeksbevindingen.
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
– te motiveren waar en waarom van het advies van de Klachtenadviescommissie wordt afgeweken.
• Omdat tegen de genoemde kennisgeving niet de gang naar de geschillencommissie open staat, is daarin opgenomen dat je eventueel bij de Nationale Ombudsman een klacht kunt indienen en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
3.5 Met welke termijnen moet ik rekening houden?
• Binnen zes weken krijgen jij en de beklaagde schriftelijk bericht van de (hoogste) leiding- gevende, de kennisgeving, naar aanleiding van het onderzoek en de hoorzitting, en de conclusies die de (hoogste) leidinggevende daaraan verbindt.
• Bij inschakeling van een vaste Interne Klachtenadviescommissie of een ad-hoc Interne Klachtenadviescommissie bedraagt de termijn tien weken.
• Deze termijnen zullen in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. Vandaar de mogelijkheid de afhandeling met vier weken te verlengen. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als er onvoldoende informatie beschikbaar is om de klacht te kunnen afhandelen.
• Partijen worden schriftelijk op de hoogte gesteld van de termijnoverschrijding.
4 De Interne Klachtenadviescommissie
4.1 Wat is de samenstelling van de Interne Klachtenadviescommissie?
De commissie bestaat uit een vaste voorzitter en minimaal twee leden en wordt ondersteund door een secretaris. De leden hebben plaatsvervangers.
Bij de samenstelling van de vaste Interne Klachtenadviescommissie neemt de (hoogste) leidinggevende de volgende criteria in acht:
• voldoende functionele, persoonlijke en/of fysieke afstand tot potentiële klagers en beklaagden, zodat leden van de commissie objectief en onafhankelijk de klacht, klager en beklaagde behandelen;
• onafhankelijke taakopvatting;
• zelfstandige oordeelsvorming;
• de leden van de commissie zijn zoveel als mogelijk een afspiegeling van het personeels- bestand van het betrokken dienstonderdeel.
[Alternatief (als er geen vaste Interne Klachtenadviescommissie is):
De (adhoc) Interne Klachtenadviescommissie heefl een voorzi7er, een secretaris en minimaal twee leden. Voor de selectie gelden dezelfde criteria als voor de vaste Interne Klachtenadviescommissie.]
4.2 Klachtdossier
Ter bescherming van je privacy worden alle documenten betreffende de klacht in een apart klachtdossier opgeborgen. Als er bij de behandeling gebruik wordt gemaakt van digitale uitwisseling, wordt deze adequaat beveiligd. De klachtdossiers van bejegeningsklachten worden in afzonderlijke fysieke en digitale archieven bewaard. Deze archieven berusten onder verantwoordelijkheid van de (hoogste) leidinggevende. Bij de dossiervorming en de archivering, alsmede bij de toegang tot de dossiers en archieven, worden de desbetreffende wettelijke bepalingen in acht genomen.
4.3 Registratie
De (hoogste) leidinggevende draagt zorg voor de wettelijk verplichte registratie van het aantal en de aard van de ingediende klachten en de wijze waarop deze informeel of formeel worden afgedaan.
[Hiervoor zal een landelijk format beschikbaar komen dat zal aansluiten op de registratie van de VP’s].
4.4 Hoe bereik ik de vaste Interne Klachtenadviescommissie van [Naam dienstonderdeel…]?
Het emailadres van de vaste Interne Klachtenadviescommissie is: [PM].
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
5 Toelichting voor de (hoogste) leidinggevende op het Model Interne Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid
5.1 Bejegeningsklachten op grond van hoofdstuk 9 Algemene Wet Bestuursrecht
Hoofdstuk 9, artikel 3, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) geeft eenieder het recht om schriftelijk of mondeling een klacht in te dienen over de wijze waarop een bestuursorgaan of zijn medewerkers zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of haar heeft gedragen. Het begrip eenieder omvat zowel burgers die een beroep doen op het bestuursorgaan als medewerkers die bij deze organisatie werkzaam zijn. Hoofdstuk 9 van
de Awb biedt hiermee mede-werkers, de Vertrouwenspersonen (VP’s) die hen adviseren en de (hoogste) leidinggevende derhalve een concreet handelingsperspectief bij klachten over ongewenste omgangsvormen.
5.2 De huidige praktijk
Binnen het kader van hoofdstuk 9 Awb is in 2008 een model Klachtenregeling voor het toenmalige ministerie van Justitie vastgesteld.
Een inventarisatie bij zeven dienstonderdelen levert een divers beeld op voor wat betreft de vaststelling en publicatie van een eigen klachtenregeling, al dan niet op basis van dit model.
De meeste van deze dienstonderdelen hebben klachtenregelingen vastgesteld die zich richten op het behandelen van klachten van burgers. De hoofdpunten daarvan zijn doorgaans op de website van dit dienstonderdeel gepubliceerd.
De IND en het CJIB hebben daarnaast klachtenregelingen opgesteld, die specifiek zijn gericht op het behandelen van bejegeningsklachten van medewerkers.
Het is niet bekend in hoeverre er bij de dienstonderdelen gericht met de medewerkers wordt gecommuniceerd over de mogelijkheid om in het geval van ongewenste omgangsvormen een bejegeningsklacht bij de (hoogste) leidinggevende in te dienen. Het is evenmin bekend in hoeverre de VP’s in een dergelijke situatie het indienen van een formele klacht als han- delingsperspectief aan de medewerker voorleggen. Voor zover daarover gegevens konden
worden verstrekt, is het aantal bejegeningsklachten van medewerkers bij de zeven genoemde dienstonderdelen de afgelopen twee jaren beperkt gebleven.
5.3 Bejegeningsklacht als handelingsperspectief
Om een aantal redenen verdient de mogelijkheid tot het indienen van de bejegeningsklacht een plaats in het handelingsrepertoire van de medewerker en de VP.
Zo kan de mogelijkheid van het indienen van een formele klacht een gezonde druk op betrok- kenen leggen om langs informele weg tot een oplossing van het probleem te komen. Zelfs van het binnen de organisatie expliciet communiceren over de klachtmogelijkheid blijkt bij de IND al een preventieve werking uit te gaan.
Ook kan deze optie bijvoorbeeld worden ingezet, wanneer er tussen (een) medewerker(s) en de organisatie geen enkele vorm van vertrouwen meer is.
Een andere reden kan zijn dat de in de Awb genoemde termijn moet worden veilig gesteld. Op grond van de Awb hoeft de (hoogste) leidinggevende namelijk een klacht die betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar geleden heeft plaats gevonden niet te behandelen.
5.4 Een nieuw model voor een Interne Klachtenregeling
De Modelregeling uit 2008 is niet toegesneden op het behandelen van bejegeningsklachten door de (hoogste) leidinggevende van medewerkers over collega’s en leidinggevenden en heeft daarmee voor die categorie klachten onvoldoende toegevoegde waarde. Daarom is een nieuw model voor interne klachtenregelingen binnen JenV opgesteld.
Hierbij is dankbaar gebruik gemaakt van de regeling die de IND in augustus 2015 heeft vastgesteld. Deze regeling neemt de informatiebehoefte van de medewerker als vertrekpunt, maar geeft ook de (hoogste) leidinggevende informatie over de inrichting van het proces.
Het nieuwe model kan inhoudelijk als volgt worden toegelicht:
Bijlage 12, Model Interne klachtenregeling ongewenste omgangsvormen | ||
Uit welke stappen bestaat de schriftelijke klachtenprocedure? | ||
• evenals het model uit 2008 is het model 2017 opgesteld binnen het kader van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en vormt dit daarvan een uitwerking;
• het model schetst voor zowel de (hoogste) leidinggevende als de medewerkers een helder beeld van het proces dat volgt op het indienen van een bejegeningsklacht;
• het model is op een voor de medewerkers toegankelijke wijze geredigeerd;
• de (hoogste) leidinggevende kan voor de klachtbehandeling een keuze maken uit het zelf behandelen van de klacht of het opdragen van de klachtbehandeling aan een klachtbehan- delaar, een vaste Interne Klachtenadviescommissie of een ad-hoc Interne Klachtenadvies- commissie; [Deze laatste optie is in het model cursief als alternatief opgenomen];
• uit een oogpunt van continuïteit en kwaliteit verdient het instellen van een vaste Interne Klachtenadviescommissie de voorkeur;
• wanneer één van de leden van de Klachtenadviescommissie(s) op voordracht van de medezeggenschap wordt benoemd, zal dat het draagvlak en de legitimiteit van hun werkzaamheden versterken.
• voor het samenstellen van een ad-hoc Interne Klachtenadviescommissie zou eventueel een beroep kunnen worden gedaan op een nog te vormen landelijk netwerk van voor- zitters en leden;
• de informele afdoening heeft tijdens de klachtprocedure een duidelijke plaats, waarbij wordt onderstreept dat deze de voorkeur verdient;
• de mogelijkheid van het horen van getuigen is onderdeel van het model;
• het model bevat een aantal zorgvuldigheidsbepalingen (ontvangstbevestigingen e.d.).
5.5 Gevolgen voor de (hoogste) leidinggevende
Voor de (hoogste) leidinggevende vloeien uit dit model de volgende consequenties voort:
• het eventueel instellen van een vaste Interne Klachtenadviescommissie;
• het op ruime schaal communiceren over de klachtenregeling binnen het desbetreffende dienstonderdeel;
• het treffen van een regeling voor de dossiervorming en de archivering;
• het organiseren van een adequate registratie van de indiening en afhandeling van bejege- ningsklachten.
Bijlage 13, Model Leidraad Vertrouwenspersonen
Kaders en Handreikingen
Bureau Secretaris-Generaal Turfmarkt 147
2 | Wettelijke kaders voor de aanwijzing van Vertrouwenspersonen Integriteit (VPI) en Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen (VPOO) | 100 |
3 | Omschrijving integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste omgangsvormen | 101 |
4 | Rechtsbescherming | 101 |
5 | Taken Vertrouwenspersonen | 102 |
6 | Aantal Vertrouwenspersonen per (organisatie)onderdeel en de organisatie daarvan | 103 |
7 | Taakuitvoering | 104 |
8 | Onafhankelijkheid en verantwoording | 105 |
9 | Functieprofiel | 106 |
10 | Werving, selectie en aanwijzing | 106 |
11 | Communicatie | 107 |
12 | Faciliteiten | 107 |
13 | De Vertrouwenspersoon en de Centrale Coördinator Integriteit | 108 |
Bijlage A, Model Jaarverslag Vertrouwenspersonen Integriteit 109 | ||
Bijlage B, Contactgegevens Xxxxxxxxx 000 | ||
0000 XX Xxx Xxxx Xxxxxxx 00000 0000 XX Xxx Xxxx
xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx
Contactpersonen
T.M. Rinkel, Centrale Coördinator Integriteit T 06 51 30 46 56
Bijlagen: 2
1 Inleiding 7
2 Wettelijke kaders voor de aanwijzing van Vertrouwenspersonen Integriteit (VPI) en Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen (VPOO)
3 Omschrijving integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste omgangsvormen
4 Rechtsbescherming
5 Taken Vertrouwenspersonen
6 Aantal Vertrouwenspersonen per (organisatie)onderdeel en de organisatie daarvan
7 Taakuitvoering
8 Onafhankelijkheid en verantwoording
9 Functieprofiel
10 Werving, selectie en aanwijzing
11 Communicatie
12 Faciliteiten
13 De Vertrouwenspersoon en de Centrale Coördinator Integriteit
Bijlage A, Model Jaarverslag Vertrouwenspersonen Integriteit Bijlage B, Contactgegevens Netwerken
1 Inleiding
2 | Wettelijke kaders voor de aanwijzing van Vertrouwenspersonen Integriteit (VPI) en Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen (VPOO) | 100 |
3 | Omschrijving integriteitsschendingen, misstanden en ongewenste omgangsvormen | 101 |
4 | Rechtsbescherming | 101 |
5 | Taken Vertrouwenspersonen | 102 |
6 | Aantal Vertrouwenspersonen per (organisatie)onderdeel en de organisatie daarvan | 103 |
7 | Taakuitvoering | 104 |
8 | Onafhankelijkheid en verantwoording | 105 |
9 | Functieprofiel | 106 |
10 | Werving, selectie en aanwijzing | 106 |
11 | Communicatie | 107 |
12 | Faciliteiten | 107 |
13 | De Vertrouwenspersoon en de Centrale Coördinator Integriteit | 108 |
Bijlage A, Model Jaarverslag Vertrouwenspersonen Integriteit 109 | ||
Bijlage B, Contactgegevens Netwerken | 116 | |
Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) wil een open en transparante organisatie zijn: een betrouwbare partner voor burger, bedrijf, bestuur en media, die resultaat levert in een veranderende samenleving. Om dit te bereiken is in 2016 het meerjarige Programma JenV Verandert van start gegaan.
Als XxxX die geloofwaardige en betrouwbare partner wil zijn, dan moeten zijn medewerkers handelen vanuit de beginselen van onafhankelijkheid, onpartijdigheid, betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en eigen verantwoordelijkheid. Anders gezegd: zij moeten hun taken integer uitvoeren.
JenV Verandert plaatst de zorg voor de integriteit in het bredere kader van zijn verander- opdracht. JenV wil investeren in mensen en gedrag, zodat de bij de organisatieonderdelen werkzame professionals ruimte kunnen nemen en worden aangesproken op resultaat.
Een veilig werkklimaat is een belangrijke voorwaarde voor een integere taakuitvoering. Alleen in een veilige werkomgeving is er voor medewerkers ruimte om over gedragingen te spreken die niet passen bij de waarden en normen die aan de basis van die taakuitvoering liggen.
De Vertrouwenspersoon (VP) vormt een belangrijke schakel in de integriteitszorg. Er zullen zich altijd situaties kunnen voordoen, waarin medewerkers een drempel ervaren om naar hun leidinggevende te stappen. Met het aanwijzen van een VP wordt medewerkers dan de gelegenheid geboden om morele of integriteitsvraag-stukken, (vermoedens van) integri- teitsschendingen en ongewenste omgangsvormen, waaronder ook seksuele intimidatie, aan de orde te stellen, hulp te krijgen bij mogelijke vervolgstappen en een formele (desgewenst vertrouwelijke) melding te doen.
Gezien hun opdracht vereist de rol van VP een professionele invulling. Het is niet een taak die de VP er ”even” bij doet. Opleiding en ontwikkeling moeten de VP een solide basis geven om zijn/haar taak adequaat uit te voeren.
Ook de positionering van de VP binnen het organisatieonderdeel of de organisatie-eenheid is van cruciaal belang voor het effectief vervullen van diens rol. De (hoogste) leidinggevende moet zich bewust zijn van de toegevoegde waarde van de functie van de VP voor de integri- teitszorg en voor de kwaliteit van de organisatie en dat in woord en gedrag uitdragen.
Deze leidraad is van toepassing op organisatieonderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. De Leidraad geldt niet voor de Raad voor de Rechtspraak en de Nationale Politie.
De leidraad richt zich zowel op de (hoogste) leidinggevende als op de VP’s. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen kaders en handreikingen. Onder leidinggevende wordt overeen- komstig paragraaf 1.3 van de CAO Rijk verstaan: de persoon die volgens de afspraken binnen uw organisatie rechtens bevoegd is om afspraken met een medewerker te maken, beslissin- gen te nemen en andere handelingen te verrichten waarvan in de XXX Xxxx is beschreven dat een leidinggevende dat kan doen.
Waar in deze leidraad wordt gesproken over leidinggevende wordt dus bedoeld de persoon die volgens de afspraken binnen JenV rechtens bevoegd is om afspraken met u te maken, beslissingen te nemen en andere handelingen te verrichten.
De kaders betreffen:
• een verwijzing naar relevante wet- en regelgeving waaraan zowel de (hoogste) leidingge- vende als de VP’s zich moeten houden: hun aanwijzing, het vertrouwelijke karakter van hun werk en de rechtsbescherming die daaraan is verbonden;
• vereisten die moeten worden gesteld aan de (hoogste) leidinggevende en de VP’s om de VP’s daadwerkelijk de genoemde schakelfunctie in de integriteitszorg te laten vervullen: de rol van de (hoogste) leidinggevende, het functieprofiel waaraan de VP’s moeten voldoen en de faciliteiten waarover zij moeten beschikken om hun taken adequaat uit te voeren.
Ten slotte bevat de leidraad een groot aantal handreikingen aan de (hoogste) leidinggevende en de VP’s. Daarbij gaat het onder meer om het aantal en de organisatie van de VP’s bij de organisatieonderdelen, de wijze waarop zij hun rol (kunnen) vervullen, de mogelijke aanpak van de werving en selectie van VP’s en de communicatie over hun functie binnen het desbe- treffende organisatieonderdeel.