PROVINCIAAL REGLEMENT VOOR HET TOEKENNEN VAN MIDDELEN IN HET KADER VAN DE PLATTELANDSSTRATEGIE ZUID-WEST-VLAANDEREN
PROVINCIAAL REGLEMENT VOOR HET TOEKENNEN VAN MIDDELEN IN HET KADER VAN DE PLATTELANDSSTRATEGIE ZUID-WEST-VLAANDEREN
ARTIKEL 1: DOEL
Binnen de perken van de daartoe goedgekeurde kredieten op het budget, verleent de provincie West- Vlaanderen toelagen, onder de voorwaarden in dit reglement bepaald, aan promotoren met een actieve werking in Zuid-West-Vlaanderen die projecten uitvoeren om de plattelandsstrategie voor Zuid-West-Vlaanderen - in bijlage toegevoegd aan dit reglement - uit te voeren en hiermee de plattelandskwaliteiten in Zuid-West-Vlaanderen te versterken. In de plattelandsstrategie voor Zuid- West-Vlaanderen worden twee thema’s afgebakend nl. “agrarisch ondernemerschap” en “landschap en biodiversiteit”. Binnen beide thema’s worden doelstellingen en acties aangegeven. Bij de ‘doelstellingen en acties’ in deze regionale plattelandsstrategie staat telkens vermeld waarop Zuid- West-Vlaanderen wil inzetten. Dit is een niet-limitatieve lijst.
Een plattelandsproject creëert een meerwaarde voor de regio Zuid-West-Vlaanderen en maakt op een bepaalde manier een verschil met reguliere activiteiten.
Vanuit de plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen wordt er extra aandacht geschonken aan bottom-up projecten en opstartende initiatieven waarbij de subsidie als opstartsteun gezien kan worden.
De plattelandsstrategie voor Zuid-West-Vlaanderen vormt inherent onderdeel van dit reglement en is het kader voor de goedkeuring en de beoordeling van de projecten.
ARTIKEL 2: BEGRIPPEN
De in dit reglement gebruikte begrippen dienen als volgt geïnterpreteerd te worden:
Regulier project: een regulier project wordt gedefinieerd als een project dat in overeenstemming is met de plattelandsstrategie van Zuid-West-Vlaanderen en dit reglement. Deze projecten kunnen zowel betrekking hebben op investeringen als op werkingsmiddelen. De maximale looptijd van reguliere projecten bedraagt 2 jaar. Reguliere projecten kunnen een toelage bekomen van maximaal 65% van het totale projectbedrag, met een absoluut maximum van 50.000 euro steun per project.
Microproject: een microproject is een kleinschalig project dat gericht is op kleine lokale actoren, die in een termijn van maximaal 2 jaar kan worden gerealiseerd en een beperkte kostprijs (een maximale projectkost van € 10.000 met een maximale cofinanciering van € 8.500) heeft. Een microproject is eenvoudig en concreet omschreven met zeer meetbare en controleerbare effecten, realisaties en indicatoren.
Eigen inbreng: onder eigen inbreng van de promotor wordt de inbreng verstaan die de promotor, los van het concrete project, sowieso ter beschikking heeft (ook al komt deze bijvoorbeeld via een jaarlijkse dotatie oorspronkelijk uit Vlaamse middelen). Inkomsten uit het project worden niet beschouwd als eigen inbreng van de promotor
Dubbelfinanciering: de cofinanciering kan op factuurniveau nooit meer dan 100% bedragen. Als een (deel van het) project ook elders subsidies krijgt, moet dat op de desbetreffende facturen vermeld worden, bv. aan de hand van een verdeelsleutel.
Plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen: document dat door de lokale stakeholders uit Zuid-West- Vlaanderen en door Provincie West-Vlaanderen werd goedgekeurd als basis voor dit provinciaal reglement. Het document is als bijlage toegevoegd aan dit reglement. Deze plattelandsstrategie bevat een gedegen omgevings- en SWOT-analyse, de verduidelijking van de afbakening van het gebied, de doelstellingen per speerpunt voor de regio waaronder projecten kunnen worden ingediend, wie projecten kan indienen, steunpercentages voor projecten, de selectie van projecten en een beschrijving van de werking.
Promotor: is de instantie of persoon die het project aanvraagt en uitvoert en tevens het aanspreekpunt voor het secretariaat. De promotor ontvangt tevens de subsidie. De promotor is de eindverantwoordelijke voor de uitvoering van het plattelandsproject. De promotor kan hoofdelijk en onverdeeld aansprakelijk worden gesteld bij alle betwistingen over of terugvorderingen van de toegekende subsidie.
Copromotor: naast de promotor kan ook een copromotor bij de uitvoering van het project betrokken zijn. Beiden voeren het project samen uit. Projectuitgaven van de copromotor komen in aanmerking voor subsidiëring.
Partner: Een partner werkt mee aan het project, maar kan geen rechtstreekse kosten indienen in het project en kan dus ook geen subsidie ontvangen. Een partner is dus geen begunstigde. Instanties die niet in aanmerking komen als begunstigde, kunnen wel partner zijn in een project.
ARTIKEL 3: TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 3 §1 Gebiedsafbakening
Deze ondersteuning geldt voor het landelijk gebied van Zuid-West-Vlaanderen, zoals omschreven in de plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen. Concreet betekent dit de deelgemeenten van
Anzegem: Anzegem, Ingooigem, Tiegem, Kaster en Gijzelbrechtegem
Avelgem: Bossuit, Outrijve, Kerkhove en Waarmaarde
Deerlijk
Harelbeke: Bavikhove en Hulste
Lendelede
Menen: Rekkem
Spiere-Helkijn: Spiere en Helkijn
Waregem: Desselgem
Wevelgem: Moorsele
Zwevegem: Zwevegem, Sint-Denijs, Moen, Heestert en Otegem
Enkel voor bovenlokale projecten met een belang voor de volledige regio kunnen ook de andere Zuid- West-Vlaamse gemeenten betrokken worden, met uitzondering van Wervik.
Artikel 3 §2 Mogelijke promotoren / copromotoren
Volgende instanties komen in aanmerking voor subsidiëring:
Publiekrechtelijke rechtspersonen met een actieve werking in de regio:
- Gemeenten, gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen, OCMW’s en verzelfstandigde agentschappen van het OCMW gelegen in de regio Zuid-West- Vlaanderen, met uitzondering van stad Kortrijk, stad Wervik en gemeente Kuurne
- Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid (Projectvereniging, dienstverlenende vereniging en opdrachthoudende vereniging), werkzaam in Zuid-West-Vlaanderen
- Provinciale verzelfstandigde agentschappen en Autonome provinciale bedrijven
- Publiekrechtelijke rechtspersonen. Met uitzondering van de Vlaamse overheid, de verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid en de provincies
Privaatrechtelijke rechtspersonen met een actieve werking in de regio
- Verenigingen zonder winstoogmerk (vzw’s) / Stichtingen / Coöperaties
- Vennootschappen
Entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid met een actieve werking in de regio
- Natuurlijke personen
- Feitelijke verenigingen
- Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Volgende instanties komen niet in aanmerking voor subsidiëring
Federale overheid
Vlaamse overheid
De verzelfstandigde agentschappen van de Federale en Vlaamse overheden
Provinciale overheid
Artikel 3 §3 Steun
Reguliere projecten
De door de provincie verleende toelage bedraagt maximaal 65% van het totale projectbedrag met een absoluut maximum van 50.000 euro steun per project.
Microprojecten
Het totale projectbedrag van een microproject is maximaal 10.000 euro. De door de Provincie verleende toelage bedraagt maximaal 85% van het totale projectbedrag met een absoluut maximum van 8.500 euro steun.
De combinatie met andere toelagen en subsidies is toegelaten, behalve voor microprojecten. De minimale eigen inbreng is evenwel ten alle tijde 15%. Dubbelfinanciering is nooit toegelaten.
ARTIKEL 4: VOORWAARDEN
Een toelage kan enkel worden toegekend indien aan de volgende voorwaarden worden voldaan.
De promotor verkent andere subsidiemogelijkheden en vermeldt waarom het project specifiek bij de plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen wordt ingediend. De promotor die in aanmerking komt voor steun via het Departement Landbouw & Visserij of voor steun via ecoregelingen (bijvoorbeeld erosiemaatregelen, bepaalde beheersovereenkomsten, poelen, weidevogelpompen, …) verkent eerst deze mogelijkheden.
Algemene voorwaarden
- Het voorwerp en het doel van het project passen binnen de plattelandsstrategie Zuid-West- Vlaanderen en passen meer bepaald binnen de 2 aangegeven strategische speerpunten
- Het project wordt uitgevoerd binnen het afgebakend gebied (zie artikel 3 §1). Een bovenlokaal samenwerkingsproject kan gelden voor de ganse regio Zuid-West-Vlaanderen (Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere-Helkijn, Waregem, Wevelgem, Zwevegem) met uitzondering van Wervik.
Ontvankelijkheidscriteria
o Het project wordt uitgevoerd binnen het afgebakende gebied van de plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen.
o Projecten die beperkt zijn tot 1 (deel)gemeente kunnen enkel uitgevoerd worden als deze (deel)gemeenten behoort tot de afgebakende regio
o Bovenlokale samenwerkingsprojecten kunnen voor het volledige gebied van Zuid-West- Vlaanderen (met uitzondering van Wervik)
o De begunstigde staat als toegelaten vermeld - zie mogelijke begunstigden onder Artikel 3 §2 Mogelijke promotoren / copromotoren
o Het project werd tijdig ingediend. Het tijdstip van indiening wordt meegegeven bij elke oproep.
o De promotor en/of de copromotor(en) staan zelf in voor de resterende projectkosten. Minimaal 15 % van die projectkosten bestaan uit eigen inbreng. Desgevallend kan het resterend bedrag uit andere financiering komen. Een plattelandsproject kan niet aangevraagd worden om restfinanciering van een ander subsidieproject te voorzien.
o De projectaanvraag bevat een raming van de kosten, met een indicatie van de verschillende financieringsbronnen. Er moet duidelijkheid zijn over de herkomst van de eigen inbreng en wie (promotor-copromotor) welke kosten zal financieren.
o Xxxxxxx xxx xxxxxxxx (co-)promotoren en partners bezorgt de promotor een ondertekende samenwerkingsovereenkomst tussen de betrokken partijen. Dit document wordt ten laatste tegen de datum van de bijeenkomst van de stuurgroep bezorgd aan de coördinator van de Plattelandsstrategie voor Zuid-West-Vlaanderen.
Aan alle ontvankelijkheidscriteria dient voldaan te zijn.
Selectiecriteria
De selectiecriteria vormen de verdere basis voor de beoordeling van de projecten en de opmaak van het advies door de werkgroep.
Criteria 1 tot en met 4 zijn dwingende criteria waaraan een project volledig moet voldoen.
Aan de volgende criteria (5 tem 16) moet tevens voldaan zijn maar dit zal in diverse gradaties zijn en afhankelijk zijn van de inhoud en/of de aard van het project. Hoe beter beantwoord wordt aan deze criteria hoe meer kans op een goedgekeurd project.
1. De doelstelling van het project past binnen één van de 2 prioritaire thema’s van de Plattelandsstrategie.
2. Er zijn geen andere primaire betoelagingsmogelijkheden voor het project
3. Het project biedt een meerwaarde voor de regio.
4. De acties zijn geen reguliere opdrachten van de promotor die nu al op dezelfde manier worden uitgevoerd.
5. Geschiktheid van de promotor (expertise, beroepsvorming, kwalificaties, professionaliteit, …).
6. Effectieve haalbaarheid van het project
7. Continuïteit na afloop van het project.
8. Effectiviteit: de projectpromotor wil voldoende potentiële begunstigden (door bekendheid en/of werkwijze) bereiken.
9. Samenwerking: betrekt de projectpromotor de noodzakelijke partners in het project?
10. Participatie: welke doelgroep wordt beoogd met het project? Wordt het project gedragen door deze doelgroep, de buurt of door de bevolking? Op welke manier werd en wordt participatie georganiseerd?
11. Is het project complementair met andere projecten van de Plattelandsstrategie en/of andere projecten in de regio
12. Heeft het project oog voor duurzaamheid?
13. Innovativiteit: heeft het project een origineel of vernieuwend karakter? Het toont aan dat het inhoudelijk, methodologisch, op vlak van samenwerking of voor Zuid-West-Vlaanderen innovatie introduceert.
14. Integraliteit: het project bekijkt de noden niet alleen vanuit de eigen sector maar probeert samenhangende oplossingen te vinden.
15. Voorbeeldfunctie en overdraagbaarheid: de resultaten kunnen ook anderen inspireren.
16. Geschiktheid van de indicatoren: zijn ze meetbaar, relevant en bruikbaar?
Voor microprojecten gelden dezelfde selectiecriteria als voor reguliere projecten, echter wordt hier bij de beoordeling rekening gehouden met de kleinschaligheid van het project en de beperkte reikwijdte, die de beperkte middelen met zich meebrengt.
Door een aanvraag in te dienen onderschrijven projectpromotoren het provinciaal reglement met alle voorwaarden en modaliteiten waaronder ook het zorg dragen voor de provinciale herkenbaarheid zoals omschreven in het reglement provinciale herkenbaarheid van 2005. Het desbetreffende reglement is terug te vinden op de website van de provincie: xxxxx://xxx.xxxx- xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx
ARTIKEL 5 -SUBSIDIABILITEITSREGELS
Kosten moeten binnen de projectperiode vallen. De projectkosten zijn subsidiabel vanaf de startdatum van het project en ten vroegste vanaf de goedkeuring van het project door de deputatie. De goedkeuringsbrief bevat de start- en einddatum van het project, dit is ook de periode waarbinnen de subsidies verleend worden. De einddatum voor een regulier project kan door een goedgekeurde, tijdig aangevraagde eenmalige verlenging wel gewijzigd worden ten opzichte van de goedkeuringsbrief. De factuurdatum geldt als bewijs. Voor microprojecten is geen verlenging van de einddatum mogelijk.
Acties die voltooid zijn vóór de indiening van de projectaanvraag, komen niet in aanmerking voor subsidiëring, ongeacht of alle betalingen in kwestie door de begunstigde en tijdens de projectperiode zijn verricht.
Aangezien het in deze om allemaal relatief kleinschalige projecten gaat moeten inkomsten niet in rekening gebracht worden.
Art 5 §1 NIET-SUBSIDIABELE KOSTEN
De volgende uitgaven komen in geen geval in aanmerking voor subsidie:
Personeelskosten
Overheadkosten
Subsidiabele bedragen die lager zijn dan € 50
De aankoop van grond;
De aankoop van onroerende goederen;
De aankoop van bedrijfswagens;
Aankoop van landbouwproductierechten
Aankoop van betalingsrechten;
De aankoop van dieren en de aankoop van zaai- en pootgoed van eenjarige gewassen alsook het planten daarvan met uitzondering voor het herstellen van landbouw of bosbouwpotentieel na een (natuurlijke) ramp of ongunstige weersomstandigheden, voor het beschermen van vee tegen grote predatoren, voor het gebruik in bosbouw in plaats van machines of voor het behoud van bedreigde soorten of rassen;
Zuivere studies (studies zonder geplande acties);
Interest op schulden;
Grote afbraakkosten;
Reguliere kosten;
Boetes;
Proceskosten;
Xxxxxxxxx en belastingen (m.u.v. niet-terugvorderbare btw)
Presentiegelden, zitpenningen;
Investeringen in bebossing die niet verenigbaar zijn met de milieu- en klimaatgerelateerde doelstellingen overeenkomstig de beginselen van duurzaam bosbeheer, zoals ontwikkeld in het kader van de pan-Europese richtsnoeren voor bebossing en herbebossing;
Investeringen waarvoor een betaalbaar duidelijk alternatief bestaat met minder milieu-impact.
Leasing of huurkoop van alle soorten goederen
Art 5. §2 SUBSIDIABELE KOSTEN
1. Externe prestaties
Dit zijn kosten van de prestaties die door externen, derden, voor de uitvoering van het project geleverd worden. Het gaat om volgende kosten:
- Vergoeding voor consulentenbureaus;
- Ontwerpers;
- Technisch advies of anderen;
- Uitgaven voor ondersteuning door externe organisaties;
- Uitgaven voor studies indien ze verband houden met een specifieke concrete actie in het kader van de uitvoering van het project.
Externe prestaties zijn verifieerbaar aan de hand van facturen en betaalbewijzen.
2. Werkingskosten
Volgende kosten kunnen als werkingskosten gedeclareerd worden:
- Exploitatiekosten;
- Opleidingskosten;
- Kosten voor folders en brochures;
- Activiteitenkosten.
3. Investeringskosten
Volgende investeringskosten komen in aanmerking voor subsidie:
- Investeringen in onroerende goederen met inbegrip van de inrichting van onroerende goederen;
- Investeringen in installaties, machines en uitrusting;
- Investeringen in, en de ontwikkeling van, software en sturingsprogramma’s;
- Investeringen in multimediamateriaal;
- Het uitvoeren van landschapswerken;
- De uitvoering van haalbaarheidsstudies;
- Octrooien en licenties die rechtstreeks aan de investering gekoppeld zijn.
- Tweedehands uitrusting is alleen subsidiabel als het kan gestaafd worden met een factuur of een kasticket.
Investeringskosten zijn verifieerbaar aan de hand van facturen en betaalbewijzen.
4. BTW
BTW is subsidiabel als ze effectief en definitief door de promotor wordt gedragen. BTW waarvoor recht op aftrek bestaat, is niet subsidiabel ongeacht of de BTW-aftrek effectief werd uitgeoefend. Regularisaties en aanpassingen van BTW die betrekking hebben op de ingediende projectuitgaven, kunnen aanleiding geven tot correcties (bv. vaststelling definitief verhoudingsgetal, wijzigingen aan recht op aftrek, …).
Mogelijke BTW-statuten
- De begunstigde is niet BTW-plichtig: BTW is een subsidiabele uitgave, facturen mogen inclusief BTW ingediend worden.
- De begunstigde is BTW-plichtig: BTW is geen subsidiabele uitgave, facturen dienen exclusief BTW ingegeven te worden.
- De begunstigde is gemengd BTW-plichtig (BTW-plichtige activiteiten waarbij een gedeelte van de activiteiten is vrijgesteld van BTW-plicht): BTW is subsidiabel volgens het systeem van algemeen verhoudingsgetal of van werkelijk gebruik.
- De begunstigde is gedeeltelijk BTW-plichtig (BTW-plichtige en niet BTW-plichtige activiteiten): BTW op de niet BTW-plichtige activiteiten is een subsidiabele uitgave.
ARTIKEL 6: PROCEDURE
Maximaal tweemaal per jaar, afhankelijk van de beschikbare middelen, wordt een oproep gelanceerd voor projecten in het kader van plattelandssteun voor Zuid-West-Vlaanderen, met respectievelijke indieningsdatum op 1 april en op 1 oktober [of de eerstvolgende werkdag].
Wanneer een promotor een projectidee heeft wordt ten stelligste aangeraden om eerst contact op te nemen met het secretariaat plattelandsstrategie ZWVL.
Artikel 6 §1 indienen projectaanvraag
Om subsidie voor een project te kunnen aanvragen zal een uitgewerkt projectvoorstel geschreven moeten worden. De promotoren dienen een aanvraag in via een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier volgens het aangeleverde sjabloon, met inbegrip van de projectbegroting. De plattelandscoördinator van Zuid-West-Vlaanderen zal potentiële promotoren ondersteunen met hun projectaanvraag.
De vraag tot betoelaging wordt digitaal ingediend bij het secretariaat van het plattelandsprogramma Zuid-West-Vlaanderen, volgens de instructies die geleverd worden door het secretariaat. De aanvraag wordt aangeleverd via het e-loket dat ter beschikking gesteld wordt. Indien het e-loket nog niet beschikbaar is wordt de aanvraag ingediend aan de hand van het voorgeschreven aanvraagformulier via mail gericht aan het secretariaat xxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx. De aanvraag is slechts geldig na ontvangstbevestiging door het secretariaat of het e-loket.
De projectaanvraag bevat
- Gegevens van de promotor
- Gegevens van partners
- De projectinhoud:
o Een uitgewerkt projectvoorstel
o Wat zijn de doelstellingen van het project
o Voor welke onderdelen wil je subsidie aanvragen?
- Een motivatie hoe het project bijdraagt tot de plattelandsstrategie voor ZWVL
- Informatie over participatie en communicatie
- De verwachte looptijd van het project
- Een financieel plan van het project met ramingen en een detaillering van de kosten per rubriek
- Een projectplanning
- De bijlagen die noodzakelijk zijn om een duidelijk beeld te krijgen op het project zoals bijvoorbeeld
o Een volmacht voor het indienen van de projectaanvraag
o Het ontvangstbewijs van de indiening van de omgevingsvergunning of de omgevingsvergunning zelf (tegen de stuurgroep)
o Een raming van het project eventueel met offertes
o Andere relevante stukken die het project staven
Het aantal tekens wordt beperkt per vraag. Er wordt geen overschrijding van het aantal tekens aanvaard.
Artikel 6 §2 beoordeling projectaanvragen
Het secretariaat beoordeelt de projecten op de ontvankelijkheid aan de hand van de ontvankelijkheidscriteria vermeld bij artikel 4 voorwaarden.
Alleen ontvankelijke projecten worden in de verdere beoordelingsprocedure behandeld. De lijst van niet ontvankelijke projecten wordt wel voorgelegd aan de expertengroep en de stuurgroep.
De samenstelling van het secretariaat, de expertengroep en de stuurgroep is terug te vinden onder hoofdstuk 7 van de Plattelandsstrategie Zuid-West-Vlaanderen, zoals toegevoegd in de bijlage.
De ontvankelijke projecten worden overgemaakt aan de expertengroep die de ingediende projecten beoordeelt aan de hand van de selectiecriteria, aanbevelingen geeft en een gemotiveerd advies opmaakt voor de stuurgroep. Desgevallend kunnen er bijkomende vragen gesteld worden aan de promotor, suggesties gegeven voor de verbetering van het project of voorwaarden opgelegd. Voor de microprojecten zal de expertengroep een voorstel formuleren van wat als bewijs van realisatie verwacht wordt.
De stuurgroep maakt een bindend advies op, dat wordt voorgelegd aan de deputatie. De stuurgroep zal hierbij rekening houden met het advies van de expertengroep en zal grondig motiveren waarom zij desgevallend zou afwijken van het advies van de expertengroep. De stuurgroep zal tevens het bewijs van realisatie vastleggen die verwacht wordt van de microprojecten.
Het advies van de stuurgroep kan een goedkeuring zijn, een goedkeuring met voorwaarden of een afkeuring van het project. De al dan niet toekenning van de subsidiemiddelen gebeurt op beslissing van de deputatie, op basis van het provinciaal reglement en het bindend advies van de stuurgroep.
Na goedkeuring wordt aan de projectpromotoren een goedkeuring verstuurd waarin het goedgekeurde bedrag vermeld wordt, de start- en einddatum van het project en indien van toepassing het gevraagde bewijs van realisatie.
ARTIKEL 7: UITVOERING
Een project binnen de plattelandsstrategie ZWVL heeft een maximale duurtijd van 2 jaar. De start- en einddatum worden aangegeven in het projectformulier. De startdatum moet binnen de drie maanden na de goedkeuringsdatum liggen, het project moet dan ook effectief starten.
Mits voldoende motivering kan een regulier project maximaal 1 jaar verlengd worden, dit evenwel zonder bijkomende middelen. De verlenging wordt aangevraagd via het e-loket of indien deze niet functioneel is via een gemotiveerde e-mail aan het secretariaat van de plattelandsstrategie ZWVL, xxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx.
De plattelandscoördinator Zuid-West-Vlaanderen staat in voor de correcte begeleiding tijdens de uitvoering en gaat na of de promotor aan alle bepalingen uit het provinciaal reglement blijft voldoen. Hij/zij kan hiervoor de nodige handelingen voeren en kan overgaan tot een tussentijdse controle.
Verbintenisvoorwaarden
o In de gevallen dat de wet op de overheidsopdrachten van toepassing is moet de promotor de wetgeving volgen
o Indien een project investeringen bevat dan moeten deze hun functie behouden ten minste 5 jaar na afloop van het project.
o De promotoren en begunstigden leven de communicatieverplichtingen na vermeld in het reglement provinciale herkenbaarheid
o De promotor dient jaarlijks een tussentijds rapport in en bij afloop een inhoudelijk en financieel eindrapport, volgens de modaliteiten bepaald in dit reglement
o De promotor treft de nodige schikkingen tijdens en na uitvoering van het project om controle en toezicht op de uitvoering van het project mogelijk te maken
o Alle wijzigingen aan de gegevens in de projectaanvraag moeten onmiddellijk meegedeeld worden
ARTIKEL 8 – PROJECTADMINISTRATIE
Alle documenten over het project moeten bewaard worden in een overzichtelijke projectadministratie. De projectadministratie bestaat zowel uit inhoudelijke als financiële documenten.
Bewijsstukken dienen ten minste tien jaar na de laatste betaling bijgehouden te worden voor controle.
Alle voor het project gemaakte kosten moeten aantoonbaar gemaakt zijn ten behoeve van het project.
Van elke factuur moet het spoor naar de betaling, eventueel het contract en/of aanbestedingsproces te volgen zijn. Alle onderbouwende stukken moeten in de administratie aanwezig zijn en getoond kunnen worden. Denk aan betaalbatches, geautoriseerde facturen, specificaties, gunningen, offertes, leveringen;
Uit de bewijsstukken dient duidelijk opgemaakt te kunnen worden welk deel van de uitgave betrekking heeft op het project. Het gedeclareerde bedrag dient ondubbelzinnig uit de factuur te kunnen worden gehaald. Indien het gedeclareerde bedrag niet ondubbelzinnig uit de factuur kan worden gehaald dient de projectpartner een gepaste verdeelsleutel toe te passen en deze te motiveren.
De beoogde en gerealiseerde projectresultaten liggen vast in het projectformulier. Deze resultaten moeten bewezen worden aan de hand van bewijsmateriaal zoals bv foto’s.
ARTIKEL 9 – WIJZIGINGEN AAN HET PROJECT
Op gemotiveerd verzoek van de promotor kan de stuurgroep voor technische en inhoudelijke zaken de oorspronkelijke goedkeuring aanpassen.
Voor volgende wijzigingen vraagt de promotor een aanpassing van de goedkeuring aan:
- Verschuiving van de projectkost tussen rubrieken (vanaf een verhoging van 10% van de desbetreffende rubriek, moet de wijziging aangevraagd worden);
- Beperkte verlenging van het project (aanvragen 14 dagen voor de beëindiging van het project, een verlenging kan maximaal voor 1 jaar voor reguliere projecten. Microprojecten kunnen niet verlengd worden);
- Doelstellingen van het project wijzigen;
- Het project op een andere manier uitvoeren;
Aanvragen tot wijziging van projecten dienen te worden ingediend vóór de einddatum van het project. Na deze datum worden dergelijke aanvragen niet meer geaccepteerd. Een verzoek tot
projectverlenging moet uiterlijk veertien dagen vóór de beëindiging van het projecten worden ingediend. Aanvragen voor budgetverhogingen zijn niet toegestaan.
ARTIKEL 10 - OPVRAGEN TOEGEKENDE PROJECTSUBSIDIE
Reguliere projecten
Voor goedgekeurde reguliere projecten worden de toegekende middelen jaarlijks uitbetaald na ontvangst en goedkeuring van een tussentijds rapport met
Een inhoudelijk voorgangsrapport dat omvat
o Een verslag dat bewijst dat er gewerkt wordt aan het subject van de aanvraag en dat de stand van zaken weergeeft, met inbegrip van de voortgang van de indicatoren
o Bewijzen dat er rekening gehouden wordt met de regels betreffende de toepassing van het Reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale toelage.
Het financieel voortgangsrapport dat omvat
o Een projectafrekening met een duidelijk overzicht van de ontvangsten en uitgaven
o Facturen en betaalbewijzen van de effectieve kosten die gemaakt worden om het project te realiseren conform de projectbegroting in de goedgekeurde projectaanvraag.
Microprojecten
Voor goedgekeurde microprojecten worden de toegekende middelen eenmalig uitbetaald na afloop van het project en na ontvangst en goedkeuring van een eindrapport met
Een bewijs dat de gevraagde resultaten gerealiseerd werden. De omschrijving van de gevraagde resultaten en de manier waarop het bewijs moet geleverd worden maakt deel uit van de goedkeuring van het project en wordt beschreven in de goedkeuringsbrief.
Bewijzen dat er rekening gehouden wordt met de regels inzake provinciale zichtbaarheid aan de hand van het verslagformulier betreffende de toepassing het Reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale toelage.
Microprojecten kunnen een voorschot van 25% van de toegekende steun vragen bij de opstart van het project. Ze moeten dit opvragen via het e-loket. Als dit e-loket nog niet functioneel is kan de promotor het voorschot na bericht van goedkeuring van hun project opvragen via een schrijven aan het secretariaat van de plattelandsstrategie ZWVL.
De provinciale subsidie wordt uitbetaald door een overschrijving op post- of bankrekening van de aanvrager, overeenkomstig de regels van de provinciale boekhouding.
De voortgangsrapporten dienen aangeleverd te worden tegen 15 maart van het jaar dat volgt op de werking waarop het rapport slaat en een eindrapport ten laatste vier weken na afloop van het project. In het begin van het jaar worden hiervoor telkens sjablonen en instructies verstuurd die gelden voor het ganse jaar. Alle documenten worden ook telkens ter beschikking gesteld op de provinciale website: xxxxx://xxx.xxxx-xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
Aandachtspunten
Afwijkingen tussen de kostenrubrieken onderling ten opzichte van de oorspronkelijke ingediende kostenrubrieken in de projectfiche van meer dan 10%, worden enkel aanvaard indien de wijziging werd aangevraagd en goedgekeurd (zie wijzigen van het project);
Noch de totaal aanvaarde subsidiabele projectkost, noch de toegekende subsidie kunnen verhoogd worden;
De ingediende kosten mogen op geen enkele wijze dubbel gesubsidieerd of overgefinancierd worden;
Acties die voltooid zijn voor de indiening van de projectaanvraag, komen niet in aanmerking voor subsidiëring, ongeacht of de betalingen in kwestie door de begunstigde al zijn verricht;
Om de volledige goedgekeurde subsidie te ontvangen, bewijst de promotor het volledige bedrag van de voorziene uitgaven. Als er minder wordt bewezen dan de voorziene totale uitgaven, wordt het goedgekeurde cofinancieringspercentage toegepast op de lagere uitgaven die effectief verricht zijn, waardoor de subsidie minder zal zijn dan bepaald was;
De begunstigde waakt er over dat elke uitgave marktconform is en dat de begunstigde in het algemeen gehandeld heeft als een voorzichtig en redelijk persoon. In de goedkeuringsfase wordt de redelijkheid van de projectkosten beoordeeld. Begunstigden die onderworpen zijn aan de wet op de overheidsopdrachten toetsen de redelijkheid van kosten via de toepassing van de procedures voorgeschreven door de wet op de overheidsopdrachten. Begunstigden die niet onderworpen zijn aan de wet op de overheidsopdrachten zorgen voor prijsvergelijkingen en houden deze bij in hun projectadministratie.
ARTIKEL 11 –TERUGVORDERING TOELAGE
De provincie West-Vlaanderen kan de toegekende toelage geheel of gedeeltelijk inhouden of, vermeerderd met de wettelijke interest terugvorderen, op eenvoudig verzoek daartoe bij aangetekende brief, als:
- Zou blijken dat de voorwaarden vermeld in dit reglement niet volledig werden nageleefd.
- De toelage ten onrechte verkregen werd als gevolg van onjuiste informatie.
- De toelage niet voor het in de toekenning vermelde doel werden aangewend.
- Er sprake is van dubbelfinanciering of fraude.
- De afgesproken resultaten niet bereikt zijn.
- De bepalingen uit het reglement op provinciale herkenbaarheid niet gevolgd zijn.
ARTIKEL 12 - CONTROLE
Het secretariaat van de plattelandsstrategie ZWVL controleert het voortgangsrapport vooraleer de toelage uitbetaald wordt. De Provincie kan ook een terreincontrole uitvoeren.
ARTIKEL 13 - BETWISTINGEN
De deputatie wordt ertoe gemachtigd om alle onderzoeken in te stellen of te laten instellen, documenten te doen voorleggen of meedelen, alle modaliteiten voor te schrijven en maatregelen te treffen die ze nodig of nuttig acht voor het toekennen en uitbetalen van de toelage en voor de uitvoering van dit reglement. De deputatie doet billijkheidshalve uitspraak over al de betwistingen of gevallen die niet voorzien zijn in dit reglement.
ART. 14 - GELDIGHEID
Dit reglement gaat in op 20 juni 2024 en loopt af op 31 december 2025. Behalve voor de nog lopende projecten die op basis van dit reglement die werden goedgekeurd door de deputatie.
Handtekening(en)