Gebruiksvoorwaarden
Dit zijn de afspraken over het gebruik van fENNA als systeem om bedrijfsadministratie te voeren. De afspraken gelden vanaf het moment dat de Gebruiker zijn account activeert, door een wachtwoord aan te maken in fENNA. Als het gebruik van fENNA ophoudt, door het beëindigen van de account blijven de afspraken geldig.
Op de afspraken is het Nederlands Recht van toepassing.
• Gebruiker: degene die zich met een account registreert bij het fENNA systeem, en alle personen die gebruik maken van dat account, of die, met toestemming, in de bij het account horende bedrijfsadministratie werken.
• fENNA: de online dienst die de ondersteuning biedt in de bedrijfsadministratie, beschikbaar op xxxx.xxxxx.xx.
• Account: de openstelling van fENNA voor de Gebruiker, gebaseerd op een e-mailadres.
• Team fENNA: het bedrijf dat verantwoordelijk is voor fENNA, gevestigd in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel met nummer: 60369949.
1. Voor een account moet de Gebruiker een vergoeding betalen. Deze kan alleen door Team fENNA worden kwijtgescholden. De vergoeding wordt vooruit in rekening gebracht, zodat het account voor die periode beschikbaar is voor de Gebruiker. Accounts die zonder vergoeding beschikbaar zijn gesteld hebben verminderde functionaliteit.
2. Voor het gebruik van een account moet autorisatie worden gegeven voor automatische afschrijving van de vergoeding, tenzij geen vergoeding vereist is. Als om wat voor reden dan ook gedurende 3 maanden geen vergoeding geïncasseerd kan worden, vervalt de toegang tot het account, zonder dat de verplichting voor de vergoeding voor het gebruik van het account vervalt.
3. De Gebruiker kan het account opheffen door op te zeggen via de functie “abonnement” in het “Instellingen” menu. De Gebruiker houdt toegang tot het account tot het einde van de (vooruit) in rekening gebrachte periode.
Gratis accounts worden automatisch geblokkeerd nadat er gedurende 6 maanden niet is ingelogd door de Gebruiker.
4. De controle op juistheid van de gegevens is de taak van de Gebruiker. Dat wil zeggen dat de Gebruiker de gegevens moet controleren alvorens deze naar een derde partij (zoals een klant of de Belastingdienst) te versturen.
5. fENNA is niet altijd beschikbaar. Team fENNA geeft de Gebruiker vooraf aankondiging als het systeem niet te gebruiken is, tenzij het gaat om een onverwachte technische storing.
6. Team fENNA mag de Gebruiker via e-mail en telefoon benaderen om informatie te geven of te vragen over fENNA en de administratie van de Gebruiker. Ook mag Team fENNA of een partij die als ondersteuner werkt voor fENNA, de administratie bekijken en wijzigen, om de Gebruiker te helpen.
7. Om de privacy van contacten van de Gebruiker, en naleving van de AVG te verzekeren, maakt de onderstaande Verwerkersovereenkomst onderdeel uit van de afspraken.
8. Team fENNA is niet verantwoordelijk voor schade door het gebruik van fENNA, tenzij sprake is van grove nalatigheid door Team fENNA. Een schadevergoeding kan maximaal 4.000 euro bedragen.
9. Deze afspraken kunnen veranderen, maar Team fENNA geeft de Gebruiker altijd vooraf inzage in de nieuwe, zodat de Gebruiker kan beslissen of die daarmee verder wil.
Verwerkersovereenkomst
Deze Verwerkersovereenkomst is een onderdeel van de Gebruiksvoorwaarden van fENNA, en geldig als die geldig zijn. De Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens in fENNA. De Verwerkersovereenkomst is niet niet van toepassing op de gegevens die betrekkking hebben op de Gebruiker, alleen op de gegevens van derden.
De Gebruiker en Team fENNA worden hieronder gezamenlijk aangeduid als Partijen.
Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
• Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerken of Verwerking: handelingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals beschreven in Atrikel 4 EU-AVG, zoals het opslaan, bewerken, beschikbaar stellen en wissen van persoonsgegevens.
• Datalek: een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens, en die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van Betrokkene(n);
• Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
• AP: de Autoriteit Persoonsgegevens, het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op de Verwerking van Persoonsgegevens;
• AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst.
Verwerkingen
De Verwerkingen die in fENNA plaatsvinden zijn:
Aanmaak, wijziging en opslag en beschikbaar stelling aan de Gebruiker van persoonsgevens, te weten:
1. naamgegevens
2. adresgegevens
3. geslacht
4. contactgegevens (emailadressen, telefoonnummers, web-adressen)
5. bankrekeningnnummers (IBAN)
Aanmaken wijziging en opslag en beschikbaar stelling aan de Gebruiker van koppelingen van:
1. persoonsgegevens aan grootboek-rekening of kostensoort
2. bankrekeningnummers aan grootboek-rekening of kostensoort
Anoniem beschikbaar stellen aan alle Gebruikers van fENNA van koppelingen van:
1. bankrekeningnummers aan grootboek-rekening of kostensoort
1. Bepalingen – geheimhouding
1.1 Op alle Persoonsgegevens die in fENNA bewaard worden rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Team fENNA zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan het ondersteunen van de bedrijfsadministratie van de Gebruiker, of het verbeteren daarvan. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
2 Bepalingen – verplichtingen jegens Betrokkenen
2.1 Team fENNA zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkings- verantwoordelijke in het nakomen van zijn verplichtingen:
i) om verzoeken te beantwoorden van Xxxxxxxxxxx die hun rechten uitoefenen onder de AVG;
ii) met betrekking tot de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens, de melding van Datalekken aan de AP en de Betrokkenen;
iii) een mogelijk vereiste gegevensbeschermingseffectbeoordeling (‘Privacy Impact Assessment’) en voorafgaande raadpleging van de AP.
Team fENNA is gerechtigd redelijke kosten voor het verlenen van deze bijstand aan de Gebruiker door te belasten.
2.2 In het geval dat een Betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Team fENNA, zal Team fENNA het verzoek doorsturen aan de Gebruiker.
3 Bepalingen – onderaannemers, locatie en beveiliging
3.1 Een actuele lijst van onderaannemers die door Team fENNA worden ingeschakeld bij de Verwerking is:
• IXL-hosting – hostingprovider (Kvk nummer: 56267908)
• Mailchimp – email-communicatie diensten (The Rocket Science Group LLC, 000 Xxxxx xx Xxxx Xxx XX, Xxxxx 0000, Xxxxxxx, XX 00000 XXX)
• Unified Post – PSD2 bankkoppeling (België - bedrijfsnummer: 0649.860.804 )
3.2 Bij inschakelen van een nieuwe onderaannemer zal Team fENNA dit tevoren melden aan de Gebruiker. Team fENNA zal ervoor zorgen dat, bij het inschakelen van onderaannemers, de naleving van deze Verwerkersovereenkomst gehandhaafd blijft.
3.3 Team fENNA mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar landen buiten de EER is zonder toestemming van de Verwerkings- verantwoordelijke verboden.
De Gebruiker geeft in deze overeenkomst toestemming om het aanmeld-emailadres naar de VS te sturen voor verwerking door Mailchimp.
3.4 Team fENNA zal passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, openbaring of onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens. Deze zijn opgenomen in een Beveiligingsprotocol.
3.5 Team fENNA mag het Beveiligingsprotocol op ieder moment eenzijdig aanpassen, zolang de aanpassingen het nakomen van de verplichtingen van Team fENNA niet beperken.
3.6 Het Beveiligingsprotocol wordt op aanvraag door Team fENNA ter beschikking gesteld aan de Gebruiker.
4 Bepalingen – datalekkage
4.1 De Gebruiker is te allen tijde verantwoordelijk voor de wettelijk vereiste melding van een Datalek aan de AP en/of Betrokkenen.
4.2 Om de Gebruiker in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Team fENNA de Gebruiker onverwijld en indien mogelijk binnen 3 dagen nadat is vastgesteld dat sprake is van een Datalek, op de hoogte van een eventueel Datalek. Melding wordt gedaan aan de aan ons bekende contactgegevens, dan wel de gangbare communicatie kanalen die daarvoor bedoeld zijn.
4.3 De mededeling door Team fENNA maakt in elk geval melding van het feit dat er een Datalek is geweest. Daarnaast beschrijft de mededeling:
• de aard van het Datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en, bij benadering, de duur en omvang van het Datalek;
• de naam en de contactgegevens van de functionaris van Team fENNA waar meer informatie kan worden verkregen;
• de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek;
• de maatregelen die Team fENNA heeft voorgesteld of genomen om het Datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
5 Bepalingen – controle op naleving
5.1. Indien het voor de Gebruiker noodzakelijk is om meer zekerheden te verkrijgen over de naleving van deze Verwerkersovereenkomst, dan zal Team fENNA dit in overleg faciliteren. Team fENNA is gerechtigd alle daaraan verbonden kosten in rekening te brengen bij de Gebruiker.
5.2. Xxxxxxxxx heeft het recht om audits uit te laten voeren op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst indien dit gebeurt door of namens een wettelijke toezichthouder (“right to examine/right to audit”) op grond van een wettelijke bevoegdheid tot controle van naleving van de AVG of andere op de Gebruiker toepasselijke wet- en regelgeving. Op verzoek van Team fENNA toont de Gebruiker aan dat sprake is van een dergelijke wettelijke bevoegdheid.
5.3. Team fENNA zal aan de in het vorige artikellid genoemde audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante gegevens en medewerkers tijdig ter beschikking stellen.
5.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen aan Team fENNA beschikbaar worden gesteld en door Team fENNA worden beoordeeld en kunnen, naar eigen goeddunken van Team fENNA en op de wijze zoals Team fENNA zelf bepaalt, worden doorgevoerd door Team fENNA.
5.5. Alle kosten in verband met de audit worden door de Gebruiker gedragen. Team fENNA is gerechtigd redelijke kosten, voor het verlenen van bijstand aan de audit, aan de Gebruiker door te belasten.
6 Bepalingen – bewaartermijnen
6.1 Bij beëindiging van de registratie door de gebruiker, zullen de persoonsgegevens die in fENNA opgeslagen zijn, net als de andere gegevens van de bedrijfsadministratie, na uiterlijk 10 jaar gewist worden. Op verzoek van de Gebruiker kunnen ze eerder gewist worden.
6.2 Er worden back-ups gemaakt van gegevensbestanden, dit gebeurt om gegevensverlies te voorkomen. Deze back-ups blijven maximaal één jaar bewaard. De Persoonsgegevens hierin kunnen enkel door Team fENNA geraadpleegd worden, tenzij de back-up als geheel wordt gebruikt voor gegevensherstel.