GEMEENTE HAARLEMMERLIEDE EN SPAARNWOUDE
GEMEENTE HAARLEMMERLIEDE EN SPAARNWOUDE
reg.nummer: | Ingekomen: | afdoening: datum: paraaf: |
weeklijst/volgnr.: | notulen/volgnr.: | |
Collegebesluit: | ||
ONDERWERP : Aanbesteding Hulpmiddelen Wmo
NAAM OPSTELLER : A. Jonges
AFDELING : BOB
RESULTAAT VOOROVERLEG:
X
OVERIGE AANVULLENDE INFORMATIE T.B.V. BESLUITVORMING DOOR HET COLLEGE
X
Parafen: | Opmerkingen: |
HOOFD AFDELING: | |
SECRETARIS: | |
PORTEFEUILLEHOUDER: |
NOTULEN / VOLGNR.:
ONDERWERP : Aanbesteding Hulpmiddelen Wmo
Voorgesteld besluit:
1. Kennis te nemen van de Notitie Inkoop (VERTROUWELIJK).
2. In te stemmen met het Aanbestedingsdocument Hulpmiddelen Wmo.
3. Dit besluit ter informatie te doen toekomen aan de Raadsvoorbereidingscommissie (C- stuk)
Verdere procesgang:
- 9 juli 2014: Publicatie aankondiging Opdracht
- 8 augustus 2014: Nota van inlichtingen/beantwoording vragen
- 28 augustus 2014: Ontvangst offertes
- 9 september 2014: Voorgenomen gunning
- 1 oktober 2014: Sluiten overeenkomsten
Voorgeschiedenis / aanleiding:
Bijgevoegd treft u (concepten van) de Notitie Inkoop en het aanbestedingsdocument (inclusief Programma van Eisen) voor de inkoop van hulpmiddelen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). De overeenkomst met de huidige aanbieder van hulpmiddelen loopt tot 1 januari 2015. Verlenging is niet meer mogelijk.
Voorgesteld wordt om samen met de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Zandvoort een Europese aanbestedingsprocedure te starten om te komen tot levering, onderhoud en reparatie van Wmo-hulpmiddelen per 1 januari 2015.
Toelichting:
Onder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is de gemeente verantwoordelijk voor de verstrekking van hulpmiddelen (onder andere rolstoelen en scootmobielen), voor zover noodzakelijk voor de zelfredzaamheid en/of participatie van burgers.
Per 1 januari 2011 is na een Europese aanbestedingsprodecure een overeenkomst aangegaan met Jeremiasse-Schreuder (JenS) voor de levering van hulpmiddelen. De overeenkomst met XxxX loopt af per 1 januari 2015. Er is geen mogelijkheid meer tot verlenging van de overeenkomst.
Notitie Inkoop en Aanbestedingsdocument
Ter voorbereiding op de aanbesteding Hulpmiddelen heeft Stichting RIJK de vertrouwelijke notitie inkoop Hulpmiddelen opgesteld. Tevens is het aanbestedingsdocument (inclusief Programma van Eisen) voor de verkrijging van de Wmo-hulpmiddelen opgesteld. Beide documenten zijn als bijlage bijgevoegd.
Regionale inkoop
Voorgesteld wordt wederom met de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Zandvoort gezamenlijk een Europese aanbestedingsprocedure te starten om te komen tot levering van de Wmo-hulpmiddelen per 1 januari 2015.
Planning van de besluitvorming
Het voorliggende Aanbestedingsdocument wordt door de colleges van de betrokken gemeenten op 8 juli 2014 behandeld. Met de aankondiging van de opdracht op 9 juli 2014 wordt vervolgens daadwerkelijk met de het aanbestedingsproces gestart.
Toelichting op de documenten
Beleidsmedewerkers en inkopers van de betrokken gemeenten hebben gezamenlijk aan de opstelling van het aanbestedingsdocument gewerkt. Tevens zijn aanbieders van hulpmiddelen door Stichting RIJK geconsulteerd.
Uitgangspunt voor het opstellen van het aanbestedingsdocument is de huidige overeenkomst voor de levering van hulpmiddelen. De ervaringen hiermee zijn over het algemeen goed. Daar waar mogelijkheden voor verbetering worden gezien (o.a. terugkoppeling door de opdrachtnemer, managementrapportages, kennis en vaardigheden adviseurs) zijn deze verwerkt in het aanbestedingsdocument.
Opdrachtgever
Opdrachtgevers zijn de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort. Gezamenlijk vormen zij de aanbesteder (Opdrachtgever).
Overeenkomst
Na gunning zal elke participerende gemeente individueel met de inschrijver een (gelijkluidende) raamovereenkomst aangaan. De overeenkomst gaat per 1 januari 2015 in en loopt tot en met 31 december 2016. Tevens is een optie tot verlenging opgenomen van tweemaal één jaar.
Sterfhuisconstructie: oud en nieuw
In de raamovereenkomst met XxxX is een sterfhuisconstructie opgenomen van 4 jaar voor de onder de werking van de overeenkomst geleverde hulpmiddelen en afgesloten bruikleenovereenkomsten. Bepaald is dat bruikleenovereenkomsten worden aangegaan voor 4 jaar. In de praktijk betekent dit dat bruikleenovereenkomsten – afhankelijk van het moment waarop ze zijn aangegaan - door kunnen lopen tot uiterlijk 1 januari 2019.
Tevens is bepaald dat XxxX de in gebruik zijnde hulpmiddelen na afloop van de bruikleenovereenkomst van 4 jaar moet aanbieden aan de nieuwe leverancier tegen een in de raamovereenkomst vastgelegde afschrijvingssystematiek. De nieuwe aanbieder wordt verplicht deze hulpmiddelen over te nemen.
Voor de levering van hulpmiddelen in de periode 1 juni 2006 tot 1 juni 2010 zijn de gemeenten een raamovereenkomst aangegaan met Care2Move. In de overeenkomst is destijds een sterfhuisconstructie zonder einddatum opgenomen. Dit betekent dat de huur van de in de contractperiode in bruikleen verstrekte hulpmiddelen doorloopt op basis van de ‘oude’ overeenkomst.
In het aanbestedingsdocument zijn bijlagen opgenomen met daarin een overzicht van de hulpmiddelen die nog uitstaan bij Care2Move en van de hulpmiddelen die uitstaan bij Xxxx.
Beheersmatig is het niet wenselijk om voor de hulpmiddelen drie overeenkomsten naast elkaar te hebben (Care2Move, Xxxx en een nieuwe opdrachtnemer). Daarom wordt onderzocht of het mogelijk is om te komen tot beëindiging van de overeenkomst met Care2Move, bij voorkeur per 1 januari 2015. Care2Move heeft in een gesprek hierover aangegeven de overeenkomst te willen handhaven en geen aanleiding te zien in een voortijdige beëindiging. Hierover wordt u separaat nader geadviseerd.
In het nu voorliggende aanbestedingsdocument is geen sterfhuisconstructie opgenomen. De af te sluiten bruikleenovereenkomsten zullen eindigen op het moment van beëindiging van de raamovereenkomst. De uitstaande hulpmiddelen dienen op het moment van beëindiging van de raamovereenkomst ter overname (volgens een in de overeenkomst vastgelegde prijsberekening) aan de nieuwe opdrachtnemer te worden aangeboden. Deze zal de verplichting tot overname krijgen.
Inzet Paswerk
Paswerk speelt sinds 1994 een belangrijke rol bij de reparatie en het onderhoud van hulpmiddelen. De huidige leverancier van hulpmiddelen, JenS, laat deze werkzaamheden grotendeels door Paswerk uitvoeren. Dit is in overeenstemming met de overeenkomst tussen de gemeenten en JenS waarin de verplichting is opgenomen om Paswerk in te zetten. Ook is een eis aan de omzet gesteld (minimaal 10% van de omzet in het kader van de opdracht). Op dit moment bedraagt de omzet van Paswerk i.c. ruim € 400.000.
Voorgesteld wordt om ook onder de nieuw af te sluiten overeenkomst wederom de verplichting op te leggen om (een deel van) het onderhoud en de reparatie aan de hulpmiddelen door Paswerk te laten uitvoeren.
Huur en/of koop van hulpmiddelen
Uitgangspunt is dat de hulpmiddelen worden gehuurd van de Opdrachtnemer en deze in bruikleen worden verstrekt aan de cliënt. Aan de inschrijver wordt gevraagd een all-in prijs te offreren per periode van 4 weken. De all-in prijs is inclusief (individuele) aanpassingen en reparaties en onderhoud aan het hulpmiddel. Met de keuze voor huur in combinatie met bruikleen wordt de Opdrachtnemer verplicht om zo mogelijk producten uit depot verstrekken.
Beoordeling
In het aanbestedingsdocument zijn uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen opgenomen. Uitsluitingsgronden hebben betrekking op o.a. fraude, faillissement, betaling van premies). Geschiktheidseisen hebben betrekking op o.a. vakbekwaamheid, financieel en economische draagkracht en kwaliteitsborging.
Wanneer de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en de inschrijver voldoet aan de geschiktheidseisen vindt een inhoudelijke beoordeling plaats van de inschrijving. Het maximaal aantal te behalen punten bedraagt 100 en is als volgt verdeeld: 40 voor de prijs en 60 voor de kwaliteit. Dit is uitgewerkt in het aanbestedingsdocument.
Gunning zal plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving: gegund wordt aan de aanbieder met het hoogste aantal punten.
Financiële aspecten:
De kosten voor de Hulpmiddelen komen ten laste van het hiervoor in de begroting opgenomen bedrag. In 2013 bedroegen de uitgaven ongeveer € 50.000.
Juridische aspecten:
- Wet maatschappelijke ondersteuning
- Aanbestedingswet
Communicatieve aspecten:
Zowel de notitie Inkoop Hulpmiddelen als het Programma van eisen (onderdeel van het aanbestedingsdocument) zijn besproken met de Wmo-raad. De Wmo-raad kan zich vinden in de uitgangspunten zoals opgenomen in de notitie Inkoop en de wijze waarop deze zijn vertaald in het Programma van eisen. Het advies van de Wmo-raad is toegevoegd als bijlage.
Gevolgen / relatie met Horizon en Stip:
Het gaat om een tweejarige overeenkomst, die afloopt op 1 januari 2017. Ook de bruikleenovereenkomsten die onder deze overeenkomst zijn afgesloten eindigen op het moment dat de overeenkomst eindigt. Door deze korte termijn blijven de gevolgen bij eventuele ontwikkelingen van de gemeente beperkt.
Wel is het mogelijk dat er onder de bruikleenovereenkomsten die onder de contracten met XxxX en Care2Move zijn afgesloten nog enkelen zijn die doorlopen tot na deze termijn.
Hiervoor zal bij eventuele ontwikkelingen van de gemeente een regeling getroffen moeten worden.
bijlagen | : - | Notitie Inkoop Hulpmiddelen (vertrouwelijk) |
- | Aanbestedingsdocument Hulpmiddelen | |
- | Advies Wmo-raad over de aanbesteding Hulpmiddelen Wmo |
Halfweg, 2-7-2014