INKOOPBELEID ANTARES

INKOOPBELEID ANTARES

10 oktober 2011

Inhoudsopgave

1. Uitgangspunten Inkoopbeleid Antares 3

1.1. Scope 3

1.2. Toepassing Bao en ARW 2005 3

1.3. Algemene Voorwaarden 3

1.4. Doelstellingen 3

1.5. Randvoorwaarden 4

1.6. Voorkeursleveranciers (prefered suppliers) 4

1.7. Bouwteam 5

2. Overwegingen in de voorfase 6

2.1. Behoefte 6

2.2. Categorieën van overeenkomsten 6

2.3. Raming van de waarde 6

2.4. Vastlegging en evaluatie 7

2.5. Aanvraag offerte(s) 7

2.6. Gunning van de opdracht 8

2.7. Uitvoering en afwikkeling van de overeenkomsten 8

2.8. Procedurevoorschriften 9

3. Uitsluiting, selectie en gunning 10

3.1. Uitsluitingsgronden 10

3.2. Selectiecriteria 10

3.3. Gunning 11

1. Uitgangspunten Inkoopbeleid Antares

1.1.Scope

Het inkoopbeleid is van toepassing op alle situaties waarin Xxxxxxx optreedt als opdrachtgever bij het verlenen van opdrachten aan externe opdrachtnemers voor het laten uitvoeren van werkzaamheden c.q. het laten leveren van goederen en/of diensten. Het proces van inkopen omvat het aanvragen van offerte(s), het verstrekken van de opdracht en het toezicht houden op en controleren van de uitvoering en afwikkeling van de opdracht.

Als onderwerpen van de inkoop worden onderscheiden, opdrachten voor:

- Werken: zoals (nieuw)bouw, de aanleg van installaties en restauratiewerk;

- Leveringen: zoals de inkoop van kantoorartikelen, automatisering (hardware), inventaris;

- Diensten: de inkoop van professionele zakelijke diensten, diensten van architecten, automatiseringsdiensten, etc.

1.2. Toepassing Bao en ARW 2005

Antares zal slechts in het geval zich de specifieke situatie als genoemd in artikel 8 Bao voordoet of in de situatie dat er een aanbestedingsverplichting uitdrukkelijk aan haar zou worden doorgelegd, aanbesteden conform het Bao. Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 zal uit praktisch oogpunt in ieder geval voor wat betreft de opdrachten met betrekking tot werken, als uitgangspunt gelden. Gelet op de volledigheid van de in het ARW 2005 omschreven procedures, zal Antares - zij het waarnodig met aanpassingen - hiervan ook gebruik maken bij opdrachten voor leveringen en diensten. Antares behoudt zich het recht voor om waar nodig af te wijken van de bepalingen in het ARW 2005.

1.3.Algemene Voorwaarden

Op alle overeenkomsten die Antares sluit naar aanleiding van de in deze notitie voorgeschreven aanbestedingsprocedure, dienen de “Algemene Inkoopvoorwaarden Antares” uitdrukkelijk van toepassing te worden verklaard. Voor zover het opdrachten ten aanzien van werken betreft, geldt dat in het bestek / aanbestedingsleidraad de toepasselijkheid van de Uniforme Administrative Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (hierna: “UAV 1989”) eveneens uitdrukkelijk moet zijn vermeld.

1.4. Doelstellingen

Bij de formalisering van het inkoopbeleid staan de volgende doelstellingen centraal:

- integriteit;

- kostenbesparing (efficiency en rendement);

- kwaliteitsbewaking;

- transparantie;

- duurzaam inkopen;

- sociale betrokkenheid;

- participatie van lokale ondernemers.

1.5. Randvoorwaarden

Functiescheiding

In het traject van voorbereiding en de besluitvorming tot uiteindelijke gunning worden procedureel voldoende primaire functiescheidingen ingebouwd, zodat de onafhankelijkheid is gewaarborgd.

Dossiervorming

De genomen beslissingen en de daarbij gehanteerde onderbouwingen dienen te worden gedocumenteerd en vastgelegd in een dossier (zie ook onderdeel 2.4).

Elke contractspartij dient (indien de wet ketenaansprakelijkheid van toepassing is), gedurende de uitvoering van de opdracht ieder kwartaal een verklaring te overleggen inzake de betaling van loonbelasting en sociale premies.

De toetsing van een contractspartij zal om praktische redenen - in beginsel slechts bij grote opdrachten voor werken of in gevallen waarin er het vermoeden bestaat dat er iets gewijzigd is - als volgt worden vormgegeven:

Het verzenden van eenmalige aanschrijving aan de betreffende contractspartij met het verzoek om een uittreksel Kamer van Koophandel en de laatste goedgekeurde jaarrekening te verstrekken. Vervolgens zal er eenmaal per jaar via raadpleging het register van de Kamer van Koophandel worden nagaan of:

1. er wijzigingen zijn in de organisatiestructuur/bevoegdheden;

2. de laatste jaarrekening op tijd is ingediend;

3. verklaringen over afdracht van belastingen en premies ontvangen zijn.

1.6.Voorkeursleveranciers (prefered suppliers)

Antares maakt gebruik van een lijst met vertrouwde contractspartijen. Deze lijst met voorkeursleveranciers bestaat met name uit regionaal georiënteerde (kleine) ondernemers. Jaarlijks wordt deze lijst geëvalueerd en aangepast. Ter waarborging van een hoog en constant kwaliteitsniveau kunnen opdrachten, afhankelijk van de waarde van de betreffende opdracht, worden verstrekt aan opdrachtnemers die staan vermeld op de door het management vastgestelde lijst van voorkeursleveranciers.

Leveranciers dienen om toegelaten te worden op de lijst van voorkeursleveranciers een (door de accountant goedgekeurde) jaarrekening te verstrekken. Vervolgens zal steekproefsgewijs worden gecontroleerd of de voorkeursleverancier nog voldoet. Zo nodig wordt een terugkoppeling gegeven aan de betreffende voorkeursleverancier, waarin hen gewezen wordt op eventuele geconstateerde tekortkomingen, dan wel wordt

de voorkeursleverancier van de voorkeurslijst verwijderd. De reden daartoe wordt hem schriftelijk medegedeeld.

Indien er in verband met het geformuleerde aanbestedingsbeleid slechts beperkt of geen gebruik kan worden gemaakt van deze lijst, zullen de aanbieders worden geselecteerd op basis van uitsluitingsgronden en selectiecriteria, waardoor de betrouwbaarheid, liquiditeit en ervaring van de potentiële aanbieders voldoen aan de eisen die Antares daaraan stelt.

Bij grote opdrachten dienen voorkeursleveranciers onverminderd te voldoen aan de in het kader van de opdracht gevraagde uitsluitingsgronden, referentie-eisen en selectiecriteria. Onverminderd het feit dat het een voorkeursleverancier betreft, zal deze zo nodig worden verzocht een bankgarantie te verstrekken.

1.7.Bouwteam

Het realiseren van een project doormiddel van een bouwteam kan alleen met goedkeuring van directeur/MT. Xxxxxx in bouwteamverband kan gunstig zijn als er bijvoorbeeld snel handelen geboden is of in verband met de complexiteit van het te behalen resultaat waarbij vanaf het begin expertise van alle partijen is gewenst c.q. vereist. Ten behoeve van het bouwteam zal altijd een afstandsovereenkomst worden opgemaakt. Voordeel van het bouwteam is dat snel een gedegen / adequate afweging kan worden gemaakt tussen de kosten van een bepaald project en de kwaliteit van het project.

Besluit tot aanbesteding via bouwteam zal vroegtijdig plaats vinden, bij voorkeur voorafgaand aan het voorlopig ontwerp (bij nieuwbouw en groot onderhoud).

Alleen in het geval van een zeer complexe opdracht met een waarde boven de EUR 30.000.000,- kan er voor gekozen worden om de opdracht via een concurrentie gerichte dialoog in de markt te zetten.

2. Overwegingen in de voorfase

2.1. Behoefte

Voordat er een aanbestedingsprocedure wordt gestart/een opdracht wordt verstrekt, zal de verantwoordelijk inkoper/manager vooraf vast stellen waar de behoefte van Antares uit bestaat.1 Het is daarbij van belang dat deze vooraf ïnventariseert wat voor producten, diensten of werken (of een combinatie van deze) er nodig zijn en over welke periode deze vraag zich uitstrekt.

2.2. Categorieën van overeenkomsten

Afhankelijk van het onderwerp van de geconstateerde behoefte wordt de contractsvorm bepaald. De te sluiten contracten worden uitdrukkelijk ingedeeld in de volgende categorieën:

1. Standaard contracten

Dit zijn opdrachten die individueel worden voorbereid, gegund en tot uitvoering worden gebracht.

2. Raamcontracten

Opdrachten verstrekt aan een of meerdere opdrachtnemer(s) gedurende een vooraf overeengekomen periode. De opdrachtnemer(s) wordt (worden) gecontracteerd voor het uitvoeren van bepaalde “standaard” werkzaamheden c.q. voor het leveren van goederen en/of diensten. De opdrachtnemer/opdrachtnemers kan/kunnen gedurende de overeengekomen periode onder de voorwaarden (en de afgesproken eenheidsprijzen) in de overeenkomst direct worden aangeschreven ten aanzien van op zichzelf staande (kleinere) opdrachten. Voor het verstrekken van deze opdrachten die binnen de raamovereenkomst worden gegund, hoeft geen nieuwe aanbestedingsprocedure te worden gevoerd. Raamcontracten kunnen met name een uitkomst bieden als het wenselijk is dat er voor langere tijd van een/enkele opdrachtnemer(s) een specifiek product wordt afgenomen (bijvoorbeeld keukens, liftinstallaties, onderhouds- en of reparatiediensten).

2.3. Raming van de waarde

De waarde van de opdracht wordt berekend aan de hand van het totale bedrag dat met de opdracht gemoeid is, exclusief omzetbelasting. Er dient rekening te worden gehouden met eventuele opties en verlengingen van het contract. In geval van opdrachten voor diensten worden hiertoe, voor zover van toepassing, mede gerekend te betalen honoraria, premies, provisies en renten evenals andere vormen van beloning of vergoeding.

1 Hiertoe dient te worden aangesloten bij de onderverdeling per categorie, die is opgenomen in Bijlage I en II van het Bao en de uitvoerige lijst van werken, leveringen en diensten genoemd in de CPV-codering, die onder andere te raadplegen is op: xxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxx/xxxxx-xxx_xx.xxx en de CPV Zoekmachine xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/000/XXX_Xxxxxxxxxxx.xxxx

Indien het een opdracht betreft voor leveringen of diensten die regelmatig terugkeren of die over een langere periode worden verstrekt, dan zal de waarde worden berekend over de voorgenomen contractsduur. Indien de overeenkomst voor onbepaalde tijd wordt aangegaan of een looptijd heeft van langer dan 48 maanden, zal het maandelijkse bedrag worden vermenigvuldigd met 48.

In het geval van een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem wordt de waarde geraamd aan de hand van de maximale waarde van alle voor de totale duur (maximaal 4 jaar) van de raamovereenkomst of het dynamisch aankoopsysteem voorgenomen opdrachten. Indien door of namens Xxxxxxx een raamcontract wordt aanbesteed, geldt als grondslag voor de bepaling van de waarde van de opdracht de geraamde totale waarde van de opdrachten in de periode waarvoor het raamcontract wordt aangegaan. Hierbij wordt uitgegaan van de reële waarde van de tijdens de voorafgaande periode (drie boekjaren) geplaatste soortgelijke opdrachten en de te verwachten wijzigingen in hoeveelheid of waarde gedurende de contractperiode.

Opdrachten met betrekking tot noodzakelijke meerwerken (waarin de oorspronkelijke opdracht niet voorzag) c.q. vervolgopdrachten mogen op basis van enkelvoudige prijsaanbieding of op grond van vooraf overeengekomen eenheidsprijzen worden opgedragen aan degene die de hoofdopdracht heeft gekregen. Dit geldt indien het voor een adequate uitvoering ervan nodig is. Het is slechts uitgesloten in het geval de geraamde waarde ervan meer dan 50% van de oorspronkelijke opdracht omvat.

De berekeningsmethode mag niet worden gebruikt om onder de uit dit beleid voorvloeiende, althans uit het Bao voortvloeiende, drempelbedragen uit te komen.

2.4. Vastlegging en evaluatie

Bij de aanbesteding van opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 10.000,- zal het begeleidingsformulier inkopen gehanteerd worden, althans zal het traject traceerbaar gemaakt worden door de stappen die in het formulier staan, vast te leggen in een digitaal registratiesysteem, waardoor de keuzes ten aanzien van een bepaalde opdracht herleidbaar zijn.

2.5. Aanvraag offerte(s)

De beslissing welke aanbestedingsprocedure moet worden gevoerd en hoeveel potentiële opdrachtnemers mogen inschrijven, althans hoeveel potentiële inschrijvers worden benaderd tot het indienen van een offerte, betreft een belangrijk onderdeel van de voorfase.

Xxxxxx'x in het kader van dit beslismoment zijn:

• het aantal opdrachtnemers dat de mogelijkheid krijgt om op een opdracht in te schrijven wordt te beperkt gehouden, waardoor niet de optimaal mogelijke prijsstelling wordt verkregen;

• de selectie van de potentiële opdrachtnemers die voor het uitbrengen van een offerte zullen worden aangeschreven vindt niet op objectieve gronden plaats;

2.6.Gunning van de opdracht

In de voorfase moet uitdrukkelijk stil worden gestaan bij de vraag hoe en onder welke voorwaarden de gunningbeslissing tot stand zal komen.

Xxxxxx'x in het kader van dit beslissingsmoment zijn:

• selectie van de opdrachtnemer aan wie de opdracht zal worden gegund vindt niet op objectieve gronden plaats;

• de voorwaarden waaronder de opdracht zal worden gegund geven onvoldoende garanties voor een optimale realisering van de opdracht.

Er kan gekozen worden uit twee te onderscheiden gunningscriteria, te weten: de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Voor opdrachten met een geringe waarde is het kostentechnisch niet verantwoord om met het gunningscriterium EMVI te werken.

Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure zal er nadrukkelijk worden nagedacht over de te hanteren termijnen tussen aankondiging/uitnodiging, aanbesteding, het voorlopig gunningsbesluit, het definitieve gunningsbesluit en het sluiten van de overeenkomst. Deze termijnen moeten in verhouding staan tot de (waarde) van de opdracht. Tussen de voorlopige gunningbeslissing en de definitieve gunning van de opdracht zal bij voorkeur een stand-still termijn van 15 dagen aangehouden worden, hiervan kan – slechts in het geval van opdrachten met een waarde onder de Europese drempelbedragen-, mits vooraf uitdrukkelijk gemotiveerd worden afgeweken.

In het kader van een aanbestedingsprocedure waarbij meerdere offertes worden gevraagd, althans meerdere offertes zijn te verwachten, zal een proces-verbaal van aanbesteding/prijsaanbieding opgesteld worden.

Na opening van de ontvangen offertes, zal er een voorlopig gunningsbesluit worden opgesteld. Dit besluit zal aan alle inschrijvers worden verstuurd en zal per inschrijver in ieder geval vermelden, hoe zijn score is afgezet tegen de score van de winnende inschrijver.

2.7. Uitvoering en afwikkeling van de overeenkomsten

In de voorfase zal (afhankelijk van de omvang van de opdracht) aandacht te worden besteed aan de wijze waarop de controle op de uitvoering en de uiteindelijke afronding van de opdracht zal plaatsvinden.

Xxxxxx'x in het kader van dit beslismoment zijn:

• de opdracht leidt niet tot het vooraf afgesproken resultaat;

• de opdracht wordt niet binnen de randvoorwaarden die aan de opdracht zijn gesteld (financieel en tijdsduur e.d.) gerealiseerd.

De (juridische) onzekerheden kunnen voor een groot deel worden weggenomen door dwingend de toepasselijkheid van de Algemene Inkoopvoorwaarden van Antares in het bestek/de aanbestedingsleidraad op de opdracht van toepassing te verklaren. In aansluiting hierop zal de toepasselijkheid van de UAV 1989 worden vermeld.

In deze fase zal er bovendien nagedacht te worden over de noodzakelijkheid van (aanvullende) verzekeringen en/of de wenselijkheid van een bankgarantie en/of (de mate van) voorfinanciering door de opdrachtnemer.

2.8. Procedurevoorschriften

In de aankondiging/offerteaanvraag wordt het navolgende in acht genomen.

a. Bij de opdrachtverlening wordt toegezien op een regelmatige inkoopprocedure. Hiertoe wordt in ieder geval elke gegadigde van gelijke informatie voorzien en wordt in de offerte aanvraag aangegeven waar, wanneer en op welke wijze offertes dienen te worden ingeleverd.

b. De uitnodiging tot het doen van een aanbieding (offerte aanvraag) bevat een duidelijke en objectieve beschrijving van technische eisen, organisatorische en technische randvoorwaarden, alsmede eventuele overige leveringscondities ten aanzien van het uit te voeren werk en het te leveren product resp. de te verlenen dienst. In de daarvoor in aanmerking komende gevallen kan offerte worden gevraagd op basis van volume en eenheidsprijzen.

c. In de uitnodiging tot het doen van een aanbieding wordt het te hanteren gunningscriterium aangegeven. Indien het voornemen bestaat te gunnen op basis van EMVI, worden in de uitnodiging in afnemende volgorde van belangrijkheid de elementen aangegeven die in de beoordeling worden betrokken.

d. Offertes dienen een geldigheidsduur te hebben, althans offertes dienen een gestand- doeningstermijn te hebben, van ten minste drie maanden.

e. Correspondentie met betrekking tot de inkoop wordt in het Nederlands gevoerd.

f. Prijsopgave moet worden gedaan in Euro's exclusief BTW.

g. Gegadigden dienen bij hun inschrijving aan te geven of ze gebruik maken van onderaannemers, althans of ze zich als combinatie wensen in te schrijven. Als de opdracht eenmaal is verstrekt, is het niet toegestaan gebruik te maken van onderaannemers voor het verrichten van de opdracht.

h. Bij de aankondiging/offerteaanvraag wordt expliciet bepaald dat van verlening van de opdracht kan worden afgezien, indien naar het oordeel van de opdrachtgever geen passende aanbieding is gedaan.

i. Bij de aankondiging/offerteaanvraag behoudt Antares zich te allen tijde het recht voor om tijdens een aanbestedingsprocedure de door haar gekozen aanbestedings- procedure af te breken, eventuele selectie of (sub)gunningscriteria te wijzigen en tevens om de opdracht opnieuw conform een andere procedure te gunnen.

De procedures in het kader van de inkoopnota zijn nader uitgewerkt en integraal opgenomen in het handboek Administratieve Organisatie.

3. Uitsluiting, selectie en gunning

3.1. Uitsluitingsgronden

Antares hanteert de volgende uitsluitingsgronden:

Van gunning van de opdracht worden uitgesloten de gegadigden;

1. die in staat van faillissement of surseance van betaling, dan wel niet-Nederlandse equivalenten daarvan, verkeren;

2. wier faillissement is aangevraagd of ten behoeve van wie surseance van betaling is gevraagd dan wel ten aanzien van wie vergelijkbare niet-Nederlandse procedures aanhangig zijn;

3. die bij onherroepelijke gerechtelijke beslissing veroordeeld zijn voor delicten die de beroepsmoraliteit in het gedrang brengen;

4. die in de uitvoering van hun beroep een ernstige fout hebben begaan;

5. die niet hebben voldaan aan hun wettelijke verplichtingen m.b.t. de betaling van sociale verzekeringsbijdragen of belastingen;

6. die zich bij het verstrekken van inlichtingen in het kader van de inkoopprocedure in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan verstrekken en/of afleggen van valse verklaringen.

7. die niet voldoen aan de voor hun bedrijf geldende vestigingseisen;

8. die desgevraagd verklaringen verstrekken uit het handelsregister of het strafregister dan wel van de bedrijfsvereniging of de fiscus, ten aanzien van het al dan niet verkeren in de omstandigheden als bedoeld in dit onderdeel onder sub 1, 2, 3 en 5;

3.2. Selectiecriteria

Voor gunning van de opdracht komen enkel gegadigden in aanmerking die voldoen aan de in de offerteaanvraag gestelde minimumeisen ten aanzien van:

1. specifieke deskundigheid;

2. ervaring met directievoering;

3. ervaring met milieukundige begeleiding van civieltechnische of bodemsaneringswerken (indien nodig);

4. vergelijkbare werkzaamheden (aan de hand van referentieprojecten);

5. omvang van de onderneming, gelet op gerealiseerde omzet of het aantal werknemers en afgezet tegen de waarde van de opdracht;

6. continuïteit van het bedrijf;

7. overige relevante aspecten ten aanzien van de inschrijver en;

8. die alle gevraagde informatie verstrekken ten aanzien van de hiervoor onder 3 bedoelde eisen in de vorm van vakpapieren, referenties, certificering en overige relevante documenten.

3.3. Gunning

De opdracht wordt gegund aan de gegadigde:

1. die niet van gunning wordt uitgesloten op grond van een van de onder 3.1 genoemde criteria;

2. die voldoet aan de onder artikel 3.2 genoemde eisen en criteria en die met behulp van de daar onder 8 genoemde gegevens, heeft aangetoond te beschikken over voldoende capaciteit en ervaring om het betreffende werk op een vakkundige en regelmatige wijze te kunnen uitvoeren;

3. die een in vergelijking met de offerteaanvraag passende aanbieding heeft gedaan;

4. wiens aanbieding in vergelijking met de aanbiedingen van de andere gegadigden, die voldoen aan het onder 1, 2 en 3 gestelde;

o hetzij de laagste prijs bevat;

o hetzij de economisch meest voordelige aanbieding bevat, waarbij (in willekeur van belangrijkheid) de volgende elementen in de beoordeling kunnen worden betrokken:

- prijs;

- kwaliteit (van het product maar bijvoorbeeld ook van in te zetten materieel);

- ervaring en deskundigheid (opleiding) van in te zetten personeel voor zover opdracht specifiek noodzakelijk;

- technische waarde;

- esthetische en functionele kenmerken;

- gebruikskosten;

- klantenservice en technische bijstand;

- datum van levering;

- termijn voor levering en uitvoering;

- personele inzet en uurtarieven;

- doelmatigheid en creativiteit bij uitwerking offerte of alternatieven;

- certificering laboratoriumwerkzaamheden;

- projectorganisatie;

- tarieven m.b.t. opgenomen stelposten en andere eenheids- en verrekenprijzen;

- beschikbaarheid, bereikbaarheid en/of responstijd;

- andere voor de betreffende opdracht relevante elementen.

Indien een volgens de regeling gevoerde opdrachtprocedure geen geschikte gegadigde dan wel geen aanvaardbare aanbieding heeft opgeleverd, mag de opdrachtgever te werk gaan volgens een traject van onderhandelingen. Daarover wordt achteraf bij de verslaglegging verantwoording afgelegd. Voor het geval dat zich (andere) bijzondere omstandigheden voordoen, is bepaald dat Antares op verzoek schriftelijk ontheffing kan verlenen. Dat zal veelal (maar niet altijd, met name in geval van calamiteiten) vooraf kunnen.